Sistema de gestión de pedidos de restaurantes: Qué es y cómo se utiliza

Un sistema de gestión de pedidos para restaurantes es como el cerebro que controla todos los pedidos, desde la toma del pedido del cliente hasta su entrega. Reúne todo el trabajo realizado en la sala, la cocina y la entrega. Los operadores de restaurantes que desean eliminar el caos operativo y aumentar las ventas deben saber cómo funcionan estos sistemas para tener éxito en la industria de la restauración actual.

Este artículo está dirigido a restaurantes de todos los tamaños y trata sobre los distintos tipos de sistemas, sus principales características, cómo configurarlos y cómo elegir un proveedor. Encontrará consejos útiles que se adaptan a las necesidades específicas de su negocio, tanto si es propietario de una cafetería, gestiona varios restaurantes o dirige una flota de food trucks. Solo hablamos de sistemas de gestión de pedidos. Mencionamos la gestión de inventario, los programas de fidelización de clientes y los análisis sofisticados cuando son aplicables, pero no son nuestro objetivo principal.

Un sistema de gestión de pedidos para restaurantes también mejora el proceso de pedidos online al combinar pedidos de diferentes fuentes, como comidas en el local, pedidos online, aplicaciones de terceros como Uber Eats, llamadas telefónicas y pedidos móviles, en un único panel de control. Este panel envía los pedidos a su sistema POS, a los sistemas de visualización de la cocina y a las impresoras, y mantiene su menú actualizado en tiempo real para evitar errores y que se agoten las existencias.

Comprender los sistemas de gestión de pedidos de restaurantes

Un sistema de gestión de pedidos para restaurantes es un completo sistema de punto de venta basado en la nube que toma los pedidos de todos los canales de venta de su negocio, comprueba su exactitud, los distribuye y realiza un seguimiento de ellos. Un sistema de gestión de pedidos es diferente de un sistema POS estándar para restaurantes, ya que gestiona todo el proceso de pedido, desde que el cliente realiza el pedido hasta que se prepara en la cocina y se entrega o se recoge.

La diferencia es importante, ya que los restaurantes modernos necesitan algo más que procesar transacciones para funcionar correctamente. Su menú en Internet, sus operaciones culinarias y su logística de entrega deben estar sincronizados entre sí en tiempo real. Cuando un consumidor realiza un pedido en su sitio web, este debe actualizar automáticamente el inventario, aparecer en las pantallas de la cocina por orden de tiempo de preparación y sincronizarse con el envío del repartidor, todo ello sin necesidad de su intervención.

Componentes básicos del sistema de gestión de pedidos de restaurantes

La base de todo sistema de gestión de pedidos de restaurantes o sistema de pedidos online es la capacidad de capturar y procesar pedidos. Esto incluye terminales POS con pantalla táctil para los empleados, quioscos para uso de los clientes, pedidos online a través de su sitio web y conexión con otros mercados. El sistema comprueba los niveles de existencias, aplica los precios y descuentos correctos y envía el pedido a la estación de preparación adecuada para asegurarse de que es válido.

Los sistemas de visualización de cocina (KDS) utilizan pantallas que pueden soportar el calor en lugar de tickets de papel. Priorizan los pedidos en función del tiempo que tardan en prepararse, su dificultad y el orden en que deben servirse. En lugar de organizar los pedidos por orden de llegada, su equipo de cocina los organiza por urgencia. Esto les permite agrupar los productos que deben cocinarse al mismo tiempo y servir varios platos a la vez.

Con las funciones de integración, puede vincular su sistema de gestión de pedidos a su actual sistema de punto de venta, seguimiento de inventario, procesamiento de pagos y sistemas de entrega. Un sistema completamente integrado elimina la doble entrada, reduce el riesgo de cometer errores con los pedidos y proporciona a toda su empresa un único lugar donde encontrar la información veraz.

El seguimiento de los pedidos y las actualizaciones de estado en tiempo real mantienen informados tanto a su personal como a sus clientes. Los clientes pueden ver el progreso de sus pedidos desde el momento en que los realizan hasta que se entregan. Los gerentes pueden obtener informes completos sobre los tiempos de entrega, los platos más populares y las tendencias de ventas en todos los canales.

Integración de pedidos multicanal

La gestión de pedidos en el restaurante se encarga del servicio de mesa, desde la asignación de asientos hasta el pago. Los camareros envían los pedidos directamente a las estaciones de cocina correspondientes. Los controles de tiempo de los platos garantizan que los aperitivos, los platos principales y los postres se sirvan en el momento adecuado. La integración con la gestión de mesas agiliza la rotación de mesas y aprovecha al máximo el espacio disponible.

La sincronización de su plataforma de pedidos y entregas online reúne los pedidos de Uber Eats, DoorDash, su propio sitio web y otras fuentes en un solo panel de control. Su personal no tiene que lidiar con un montón de tabletas de diferentes plataformas, sino que puede hacerlo todo desde una sola interfaz. La sincronización del menú en tiempo real evita que los clientes pidan cosas que ya no están disponibles, lo que reduce las cancelaciones y la frustración.

Procesar pedidos para llevar y recoger en la acera es ahora imprescindible para mantener a los clientes satisfechos. Para que su negocio funcione sin problemas, su sistema debe proporcionarle estimaciones de tiempo precisas, enviar alertas automáticas cuando los pedidos estén disponibles y realizar un seguimiento de cuándo se recogen.

Conocer estos aspectos básicos le ayudará a determinar qué cualidades concretas necesita más su tipo de restaurante.

Características del sistema según el tipo de restaurante

Un sistema de gestión de pedidos de restaurante necesita cosas diferentes para cada tipo de restaurante. Una cocina fantasma que recibe cientos de pedidos a domicilio cada día tiene necesidades muy diferentes a las de un restaurante de alta cocina que se centra en menús degustación de varios platos. A la hora de elegir el sistema de pedidos adecuado, es necesario saber qué características ayudarán realmente a su negocio a generar ingresos.

Restaurantes de servicio rápido (QSR)

Los restaurantes de servicio rápido anteponen la rapidez y el volumen a todo lo demás. Su sistema de pedidos debe ser capaz de gestionar las transacciones en segundos, no en minutos. También debe tener una interfaz fácil de usar que reduzca el tiempo de formación y los costes de mano de obra.

Para procesar un gran número de pedidos se necesitan sistemas que puedan gestionar los picos de actividad sin ralentizarse. Los sistemas POS basados en la nube con una infraestructura sólida siguen funcionando bien incluso cuando tienen que gestionar cientos de pedidos por hora. Esto significa que nunca perderá ventas por problemas técnicos.

La integración de quioscos de autoservicio y pedidos móviles reduce el número de trabajadores necesarios entre un 20 % y un 30 %, al tiempo que aumenta el importe medio de los pedidos. Esto se debe a que los clientes que realizan sus pedidos en los quioscos tienden a añadir más productos sin sentirse juzgados. Estos canales permiten a su personal centrarse en cocinar y atender a los clientes en lugar de introducir pedidos.

Para gestionar los pedidos en el drive-thru, necesitas sistemas de sincronización que realicen un seguimiento del progreso de cada coche desde que realiza el pedido hasta que lo recoge. La integración con sistemas de auriculares, paneles de confirmación y pantallas de cocina garantiza que todo sea correcto y rápido, lo que influye directamente en la satisfacción de los clientes y en la probabilidad de que vuelvan.

Restaurantes de servicio completo

Los restaurantes de servicio completo necesitan elementos que mejoren el servicio humano, no que lo sustituyan, para que puedan ser eficientes y acogedores.

La integración de la gestión de mesas y los controles de sincronización de platos mantienen sincronizados a los camareros, los expedidores y las estaciones de cocina. Su sistema debe permitir a los camareros saber cuándo los comensales están listos para el siguiente plato, enviando automáticamente los tickets correctos y manteniendo el orden adecuado en las mesas con diferentes ritmos de comida.

La capacidad de asignar camareros y cambiar pedidos le da la libertad de gestionar las solicitudes de los clientes sin causar confusión. Los cambios, sustituciones y solicitudes especiales deben llegar fácilmente a la cocina, donde se pueden ver, lo que reducirá los errores y el desperdicio de comida.

La división de la factura y el procesamiento del pago agilizan lo que suele ralentizar la conclusión de una comida. Los comensales pueden pagar con tarjetas, monederos móviles o incluso dividiendo la factura por plato. Su personal procesará los pagos rápidamente para agilizar la rotación de las mesas.

Camiones de comida y vendedores ambulantes

Los food trucks tienen que hacer frente a algunos problemas particulares, como el espacio limitado, las conexiones a Internet poco fiables y la necesidad de desplazarse mucho, lo que les obliga a ser muy flexibles.

No necesitas un hardware de punto de venta engorroso para utilizar interfaces móviles en tabletas y teléfonos inteligentes. Para operaciones que se trasladan a un lugar diferente cada día, es importante disponer de equipos pequeños que puedan soportar los desplazamientos y las inclemencias del tiempo.

La funcionalidad sin conexión evita que se pierdan compras cuando la conexión no es buena. Su sistema debe seguir procesando los pedidos y sincronizar inmediatamente los datos con la nube cuando se restablezca la conexión. De esta manera, nunca tendrá que dejar de tomar pedidos debido a problemas técnicos.

Los clientes pueden encontrarte y saber cuándo está lista su comida gracias a la coordinación de pedidos y recogidas basada en la ubicación. Aunque tu negocio sea móvil, la integración con servicios GPS y notificaciones automáticas le da un toque profesional.

Resumen de las características clave necesarias: los restaurantes de comida rápida necesitan velocidad y autoservicio; los restaurantes de servicio completo necesitan pagos flexibles y horarios de cursos; y los camiones de comida deben ser portátiles y poder funcionar sin conexión. Conocer estas diferencias puede ayudarle a encontrar soluciones rentables que se adapten a sus necesidades operativas reales.

Una vez que los requisitos de las funciones estén claros, la siguiente etapa es elaborar un plan para implementarlos que garantice su funcionamiento.

Estrategia de implementación y selección del sistema

Elegir e implementar un sistema de gestión de pedidos para restaurantes es una decisión importante para su organización. El método ideal es aquel que logra un equilibrio entre lo que necesita ahora y lo que podría necesitar en el futuro, asegurándose de que su inversión siga dando frutos a medida que su negocio se expande.

Proceso de evaluación del sistema

Antes de buscar proveedores, realice una revisión interna completa:

1. Haga un seguimiento de dónde se pierden los pedidos, se retrasan o son incorrectos para descubrir qué problemas operativos tiene en este momento. Averigüe qué canales generan más pedidos y dónde su equipo dedica tiempo a hacer cosas manualmente que la tecnología podría hacer por ellos.
2. Analice cómo deben funcionar conjuntamente sus tecnologías actuales. Su nuevo sistema de pedidos debe ser compatible con el sistema de punto de venta (POS) actual de su restaurante, el software de gestión de inventario, el software de contabilidad y los servicios de entrega. Dé prioridad a las soluciones que incluyen API sólidas e integraciones preconfiguradas frente a aquellas que requieren un desarrollo personalizado.
3. Calcule el ahorro de tiempo, la reducción de errores y las perspectivas de ingresos para determinar el posible retorno de la inversión. Los restaurantes pueden ahorrar entre un 25 % y un 35 % en costes de mano de obra mediante la automatización de tareas, un 15 % en pérdidas de alimentos gracias a un mejor control de su inventario y entre un 15 % y un 30 % de sus ingresos al reducir las comisiones de las aplicaciones de terceros mediante pedidos directos en línea.
4. Compruebe si el sistema funciona durante las horas punta. Su solución debe ser capaz de gestionar las horas de mayor actividad sin ralentizarse. Solicite periodos de prueba que abarquen sus noches de mayor afluencia, no solo las tardes de los martes, cuando no hay mucha gente.

Marco de comparación de proveedores

Tableview es el mejor sistema de gestión de pedidos para restaurantes que desean trabajar con muchos tipos de locales. Su potente agregación de pedidos le permite gestionar más pedidos sin las tarifas por pedido que merman los beneficios. El enrutamiento en tiempo real de POS y KDS elimina la necesidad de coordinación manual. Con paneles de control unificados en tabletas, su equipo puede gestionar los cambios, los reembolsos y la logística de entrega desde un solo lugar. Los estudios de casos de usuarios muestran que pueden gestionar el doble de pedidos sin ningún problema, lo que es muy importante para ampliar las operaciones.

El énfasis de Tableview en el backend y el auto-86ing en todas las plataformas evitan que las cocinas fantasma que gestionan marcas imaginarias se ganen el enfado de los consumidores que piden productos que no están disponibles. La integración de la gestión de mesas proporciona a los restaurantes de servicio completo la programación y la coordinación del servicio que necesitan para cumplir con los estándares de la alta cocina. Esta versatilidad lo convierte en la mejor opción para los operadores que puedan cambiar su concepto o crecer para incluir más de un formato.

Elegir el proveedor adecuado te prepara para el éxito, pero poner el plan en marcha puede ser difícil y requiere soluciones agresivas.

Retos y soluciones comunes de implementación

Si la implementación sale mal, ni siquiera el mejor sistema de pedidos funcionará. Su equipo solo obtendrá las mejoras de eficiencia que prometen estas tecnologías si planifica los problemas típicos y encuentra soluciones con antelación.

Formación del personal y resistencia a la adopción

Utilice un método de formación por etapas que incluya sesiones prácticas antes de la puesta en marcha. Empiece por formar a los miembros del equipo que estén entusiasmados con el sistema y puedan ser sus mayores defensores. A continuación, forme al resto del personal en pequeños grupos. Hable directamente con los empleados sobre sus preocupaciones. Muchos de ellos piensan que la tecnología les quitará el trabajo, pero en realidad les da más tiempo para centrarse en el servicio al cliente y otras cosas que les gustan más. Planifique la formación para los momentos en los que el negocio esté más tranquilo y asegúrese de que su equipo pueda acceder a los materiales de referencia de inmediato cuando tengan dudas.

Complejidad de la integración con los sistemas heredados

Antes de comprar, compruebe completamente la API para asegurarse de que funciona con los sistemas actuales de punto de venta y de inventario de su restaurante. Muchas soluciones actuales incluyen middleware que conecta la tecnología obsoleta con las nuevas plataformas. Esto permite que los datos fluyan sin problemas sin tener que sustituir todo de una vez. Planifique el trabajo de integración y prevea que habrá que solucionar algunos problemas al principio. Incluso los sistemas bien diseñados deben configurarse según sus necesidades individuales. Trabaje con proveedores que ofrezcan asistencia dedicada a la integración, en lugar de solo documentación general.

Rendimiento en horas punta y fiabilidad del sistema

Antes de la implementación completa, configure procesos de pruebas de carga imitando las situaciones de mayor actividad de su servicio. Compruebe que su conexión a Internet puede satisfacer las necesidades de un sistema de punto de venta basado en la nube y configure planes de respaldo, como capacidades sin conexión, conmutación por error de puntos de acceso móviles o respaldo de tickets impresos, para mantener el servicio en funcionamiento si los sistemas principales fallan. La mayoría de los problemas de rendimiento se deben a una infraestructura de red deficiente, no a los propios sistemas. Por lo tanto, invierta en una conectividad fiable.

Al abordar estos problemas de forma proactiva, la implementación pasa de ser un problema a ser una oportunidad para mejorar las cosas.

Reflexiones finales

Un sistema de gestión de pedidos para restaurantes hace que su negocio funcione con mayor fluidez al reunir la toma de pedidos, la coordinación de la cocina y el cumplimiento en todos sus canales. Estas soluciones tienen un efecto directo en sus resultados al reducir el número de pedidos incorrectos que molestan a los clientes y al permitirle tomar decisiones basadas en datos sobre la optimización del personal y el menú.

Sus próximos pasos inmediatos:

1. Realice una evaluación operativa esta semana: documente sus puntos débiles actuales, los volúmenes de pedidos por canal y los requisitos de integración.
2. Programe demostraciones con 2-3 proveedores, incluido Tableview, y pruebe específicamente sus escenarios en horas punta.
3. Realice una prueba piloto en un solo establecimiento o durante un horario limitado antes de la implementación completa.
4. Planifique la implementación completa con formación por fases, verificación de la integración y procedimientos de respaldo.

Para mejorar sus operaciones, considere la integración de la gestión de inventario para ver los niveles de existencias en tiempo real en todo su menú, los programas de fidelización de clientes que recopilan información de contacto de los clientes y fomentan la repetición de compras, y los análisis avanzados que muestran las tendencias de ventas y las formas de mejorar la comunicación en su equipo.

Tableview es el mejor sistema de gestión de pedidos para restaurantes para una amplia gama de locales debido a su gran flexibilidad. Tanto si gestiona cafeterías, food trucks, restaurantes de comida rápida o restaurantes de servicio completo en más de una ubicación, su flexibilidad, su estructura sin comisiones y su capacidad para funcionar con otros sistemas preparan a su negocio para el éxito y la expansión a largo plazo.

Recursos adicionales

Preparación para la implementación:

• Hoja de trabajo de evaluación operativa que documenta el flujo actual de pedidos y los puntos débiles
• Tarjeta de puntuación de evaluación de proveedores basada en los criterios de comparación anteriores
• Lista de verificación de compatibilidad de integración para su tecnología existente

Herramientas de cálculo del retorno de la inversión:

• Plantilla de análisis de costes laborales que compara los flujos de trabajo actuales con los automatizados.
• Formulario de seguimiento de la precisión de los pedidos para establecer una referencia
• Calculadora de oportunidades de ingresos para pedidos directos en línea frente a aplicaciones de terceros

Preparación del equipo:

• Plantilla de calendario de formación por fases con módulos específicos para cada función
• Guías de referencia rápida para funciones comunes del sistema durante el servicio
• Plantillas de comunicación para la gestión del cambio para anuncios al personal