TPV en la nube: Cómo funciona

Un sistema POS basado en la nube es un software basado en la web que gestiona las transacciones, dirige el negocio y almacena todos los datos en servidores remotos en lugar de en hardware local. Esto significa que se puede utilizar en cualquier dispositivo conectado a Internet. Si tienes una tienda minorista, un restaurante o un hotel y quieres estar a la última en cuanto a opciones de pago, necesitas saber cómo funciona esta tecnología.

En este artículo se explica qué es un sistema POS basado en la nube y cómo funciona. También se enumeran las características más importantes que hay que tener en cuenta y los criterios que se deben aplicar a la hora de elegir el mejor sistema POS para sus necesidades. Este contenido trata sobre las cuestiones prácticas que debe tener en cuenta a la hora de modernizar su sistema de punto de venta, tanto si es propietario de una pequeña boutique, una cadena de restaurantes con varios locales o una empresa hotelera.

Un sistema POS basado en la nube envía los datos de las transacciones a través de Internet a servidores remotos, donde se procesan, almacenan y sincronizan en tiempo real en todos los dispositivos conectados. Esto significa que no es necesario comprar costosos servidores in situ y que se puede utilizar el sistema desde cualquier lugar.

Al final de esta guía sobre sistemas POS en la nube, usted:

• Comprender cómo funciona la tecnología de los sistemas POS en la nube a nivel técnico.
• Reconocer las diferencias fundamentales entre los sistemas basados en la nube y los sistemas POS tradicionales.
• Identificar las características esenciales para su sector vertical
• Sabrá cómo seleccionar e implementar el mejor sistema POS para el crecimiento de su negocio

Comprender los sistemas POS basados en la nube

Un sistema POS basado en la nube utiliza hardware como tabletas y lectores de tarjetas, y software basado en la nube que se ejecuta en Internet para gestionar todo, desde el procesamiento de pagos hasta el seguimiento de las existencias. El POS en la nube almacena y procesa los datos en servidores remotos gestionados por proveedores de servicios en la nube, a diferencia de los sistemas tradicionales que guardan los datos en servidores locales.

Para las empresas actuales que desean ser flexibles, la relevancia es clara: se puede acceder a los datos, realizar un seguimiento de las ventas y gestionar varias ubicaciones desde cualquier lugar sin estar atado a un único terminal físico.

Cómo funcionan los sistemas POS en la nube

Cuando se escanean artículos, se aplican descuentos o se procesan pagos en el terminal, los datos se envían inmediatamente a través de la conexión a Internet a servidores remotos. Estos servidores realizan los cálculos: suman los totales, elaboran informes, realizan un seguimiento del inventario y se aseguran de que todos los dispositivos conectados tengan la misma información.

Los cambios realizados en un lugar se reflejan inmediatamente en los demás gracias a esta sincronización en tiempo real. Si alguien compra el último artículo de su tienda del centro, el inventario de su almacén reflejará ese cambio de inmediato. La arquitectura funciona como los servicios de almacenamiento en la nube, como Google Fotos. Puede cargar archivos desde un dispositivo y acceder a ellos desde cualquier otro dispositivo con la información de inicio de sesión adecuada.

Componentes básicos e infraestructura

El hardware frontal es el equipo que utilizan directamente sus empleados y clientes. Esto incluye terminales de punto de venta que pueden ser tabletas, teléfonos inteligentes o unidades fijas dedicadas; escáneres de códigos de barras que identifican rápidamente los productos; impresoras de recibos; cajones para el dinero en efectivo; y lectores de tarjetas que aceptan pagos con tarjetas de crédito, débito, sin contacto y monederos móviles.

El software backend incluye las operaciones esenciales que se ejecutan en una infraestructura en la nube que se puede ampliar. Esto incluye conectores de procesamiento de pagos, un sistema POS basado en la nube para procesar las ventas, funciones de gestión de inventario con seguimiento de existencias y alertas de reposición, herramientas de gestión de clientes para realizar un seguimiento del historial de compras y módulos de informes para analizar los datos de ventas. Los proveedores de servicios en la nube se encargan del almacenamiento seguro de los datos, las copias de seguridad automáticas y las actualizaciones de software, lo que significa que no tiene que preocuparse tanto por sus propias necesidades informáticas.

Conocer estos antecedentes técnicos le ayudará a comparar las soluciones de punto de venta basadas en la nube con los sistemas de punto de venta más antiguos que muchas organizaciones siguen utilizando.

Sistemas POS basados en la nube frente a sistemas POS heredados

Pasar de los sistemas de punto de venta (POS) tradicionales a los sistemas POS basados en la nube supone un gran cambio en la forma en que las empresas gestionan los pagos, almacenan los datos y llevan a cabo sus operaciones. Comprender estas diferencias puede ayudarle a elegir la mejor solución para su negocio.

Diferencias clave en el almacenamiento y el acceso a los datos

Todos los datos de la empresa se almacenan y procesan en servidores locales a través de sistemas POS heredados. Su información se almacena en su ubicación y solo se puede acceder a ella desde terminales conectados a ese servidor. Este tipo de arquitectura funcionaba bien para las organizaciones antes de la banda ancha, pero no funciona tan bien para las necesidades actuales.

Los sistemas POS basados en la nube eliminan estas limitaciones. Sus datos de ventas, datos de clientes e información de inventario se almacenan en servidores remotos a los que se puede acceder desde cualquier conexión a Internet. Los propietarios de negocios pueden supervisar el rendimiento desde casa, los gerentes regionales pueden gestionar varias ubicaciones desde un único panel de control y el personal de diferentes ubicaciones puede trabajar con la misma información actualizada.

Estructura de costes e implementación

Los sistemas de punto de venta tradicionales suelen requerir una gran inversión inicial para comprar servidores, configurar el hardware y pagar la instalación profesional. Antes incluso de realizar una transacción, el coste de instalar un solo terminal antiguo puede superar los 1000 dólares.

La forma en que los sistemas de punto de venta en la nube cobran por sus servicios es diferente. La mayoría de los programas de punto de venta basados en la nube cobran una cuota mensual por cada terminal, que suele oscilar entre 50 y 200 dólares. Esto significa que no hay que gastar mucho dinero por adelantado. Los proveedores de servicios en la nube se encargan de mantener los servidores actualizados, hacerlos más seguros y ampliar la infraestructura. No tiene que pagar por el mantenimiento de los servidores, los sistemas de copia de seguridad manuales o la asistencia informática para su infraestructura local de forma regular.

Comparación de escalabilidad y flexibilidad

Cuando su empresa crece, los sistemas heredados le obligan a comprar más espacio en el servidor y a instalar nuevo hardware en cada sitio. La escalabilidad se convierte en un proyecto que requiere mucho dinero y conocimientos de TI.

Su suscripción le permite añadir más sistemas POS basados en la nube. Configurar tabletas, conectarse a su sistema en la nube existente y acceder a sus datos consolidados de inmediato son cosas que suceden cuando se añade una nueva ubicación. Las empresas con varias ubicaciones son las que más se benefician. Puede gestionar el inventario de todas las tiendas, evaluar el rendimiento entre los distintos sitios y mantener los programas de fidelización de clientes iguales en todas las ubicaciones desde una sola interfaz.

Esta comparación muestra por qué más del 65 % de las pequeñas empresas utilizan ahora puntos de venta basados en la nube. Sin embargo, saber qué funciones necesita le ayudará a elegir la mejor implementación para sus necesidades.

Características esenciales e implementación

Cuando se analiza un sistema de punto de venta en la nube, es necesario asegurarse de que sus características se ajustan al funcionamiento de su organización. Los elementos que ayudan al desarrollo de una tienda minorista son diferentes de los que contribuyen al florecimiento de un negocio de hostelería.

Características básicas de procesamiento de pagos

1. Compatibilidad con múltiples métodos de pago: acepte pagos con tarjetas de crédito, tarjetas de débito, pagos sin contacto y monederos móviles, lo que ofrece flexibilidad a los clientes mientras usted procesa las transacciones a través de informes unificados.
2. Procesamiento de transacciones en tiempo real: procese las ventas al instante con la generación automática de recibos, ya sean impresos o enviados por correo electrónico, mientras los datos se sincronizan con su sistema en la nube para una visibilidad inmediata.
3. Integración del procesador de pagos: la integración perfecta con las cuentas y los procesadores de los comerciantes elimina la conciliación manual y reduce los errores en su software de contabilidad.
4. Capacidad de pago sin conexión: fundamental para empresas en zonas con conectividad a Internet poco fiable, los sistemas siguen funcionando sin conexión almacenando las transacciones en caché localmente y sincronizando automáticamente todo cuando se restablece la conexión.

Capacidades de gestión empresarial

Su sistema en la nube es más útil cuando se puede conectar a otros sistemas. Busque enlaces integrados a sitios de comercio electrónico que le permitan realizar ventas tanto en línea como en la tienda, software de contabilidad que haga su contabilidad automáticamente y herramientas empresariales especializadas en su campo. Estas integraciones reducen los errores y le ahorran horas de introducción manual de datos en sus operaciones internas.

Aplicaciones específicas del sector

Las funciones para el comercio minorista incluyen el escaneo de códigos de barras para agilizar el pago, la gestión de inventario con supervisión de variantes (talla, color, estilo), programas de fidelización de clientes basados en el historial de compras e informes que le ayudan a tomar decisiones de compra observando los patrones de venta.

Los restaurantes y hoteles necesitan gestión de mesas, la posibilidad de cambiar el menú con modificadores, integración de pantallas en la cocina, gestión de propinas y, en el caso de los hoteles, la posibilidad de facturar las habitaciones. La mayoría de las veces, una empresa de hostelería necesita estar más estrechamente conectada con los sistemas de gestión de propiedades.

Las funciones de las empresas de servicios incluyen la organización de citas, el mantenimiento de perfiles de clientes con historial de servicios y la oferta de opciones de facturación periódica. Estas funciones le permiten atender a los clientes rápidamente y crear relaciones a largo plazo con ellos.

Retos comunes y soluciones

Hay buenas razones para preocuparse por el uso de software de punto de venta basado en la nube. Ocuparse de estas cosas con antelación garantiza una implementación exitosa.

Dependencia de la conectividad a Internet

Un sistema de punto de venta en la nube necesita Internet para sincronizarse con servidores que se encuentran lejos, lo que lo hace menos seguro cuando se cae Internet. Pero ya existen buenas formas de resolver este problema.

Solución: elija sistemas con un modo sin conexión sólido que siga funcionando incluso cuando se interrumpa la conexión. Cuando se restablece la conexión, el sistema sincroniza automáticamente todas las transacciones almacenadas en la caché. Por ejemplo, Tableview tiene esta función híbrida que le permite seguir atendiendo a los clientes incluso cuando se interrumpe la conexión a Internet.

Preocupaciones sobre la seguridad de los datos

Existen preocupaciones reales en materia de seguridad al almacenar datos empresariales y de clientes en proveedores de servicios en la nube, especialmente cuando el procesamiento de pagos debe cumplir las normas de conformidad con PCI.

Compruebe si su proveedor sigue cumpliendo con la norma PCI DSS, si cifra los datos cuando se envían y almacenan, y si emplea protocolos multicapa para mejorar aún más la seguridad. La mayoría de las pequeñas empresas no pueden permitirse añadir a sus antiguos sistemas tantas funciones de seguridad como las que ofrecen las plataformas basadas en la nube.

Formación y adopción por parte del personal

Si los empleados tienen dificultades para utilizar las nuevas tecnologías, esto puede afectar negativamente a las operaciones, especialmente cuando se pasa de sistemas antiguos.

La solución es crear una interfaz fácil de usar y que no sea demasiado difícil de entender. Los modernos sistemas de punto de venta en la nube cuentan con diseños fáciles de entender y, por lo general, se basan en tabletas, que son comunes en la electrónica de consumo. Las herramientas de asistencia integral, como la formación bajo demanda y la asistencia rápida al cliente, aceleran la adopción.

Complejidad de la integración

Si no se prepara con antelación, puede resultar difícil conectar su nuevo sistema de punto de venta en la nube a su software empresarial actual, como el de contabilidad, inventario y comercio electrónico.

Solución: Priorice las soluciones que se puedan conectar fácilmente a sus herramientas actuales. Las interfaces nativas con software de contabilidad conocido, plataformas de comercio electrónico y aplicaciones creadas para determinados sectores facilitan la configuración y el mantenimiento.

Estas ideas sugieren una forma sencilla de elegir.

Conclusión y próximos pasos

Los sistemas de punto de venta basados en la nube son más flexibles, rentables y escalables que los sistemas de punto de venta tradicionales. Su empresa está preparada para un crecimiento a largo plazo, ya que puede acceder a los datos desde cualquier lugar, gestionar muchas ubicaciones desde un único panel de control y crecer sin tener que comprar nuevos equipos.

Medidas inmediatas que se pueden tomar:

1. Evalúe las necesidades de su empresa: enumere las características esenciales para su sector vertical y los requisitos operativos.
2. Evalúe las capacidades sin conexión: asegúrese de que su sistema funcione a la perfección durante las interrupciones de Internet.
3. Pruebe las interfaces de usuario: programe demostraciones para verificar que la adopción por parte del personal se llevará a cabo sin problemas.
4. Verifique las opciones de integración: confirme que existen conexiones preconfiguradas para su software de contabilidad y las herramientas empresariales existentes.

Específicamente para empresas del sector hotelero: considere el sistema POS en la nube Tableview, que le ofrece todas las ventajas del software basado en la nube y funciona bien sin conexión, sincronizándose automáticamente cuando se restablece la conexión. Tableview funciona bien con los sistemas de gestión de propiedades, lo que lo convierte en una excelente opción para hoteles y otros establecimientos que necesitan gestionar la experiencia de los huéspedes en un solo lugar.

Algunos temas relacionados que vale la pena examinar son las estrategias para integrar los sistemas de gestión de propiedades, la implementación de puntos de venta móviles para un servicio más flexible y las formas de optimizar la tecnología hotelera que ayudarán a su negocio a expandirse a largo plazo.

Recursos adicionales

Preguntas frecuentes

¿Qué grado de seguridad ofrece un sistema de punto de venta basado en la nube? Los proveedores de confianza implementan cifrado de datos, cumplimiento de la norma PCI DSS y funciones de seguridad que suelen superar lo que las pequeñas empresas pueden mantener en servidores locales. Compruebe siempre las certificaciones de seguridad específicas antes de seleccionar un proveedor.

¿Qué ocurre cuando se cae la conexión a Internet? Los sistemas de punto de venta en la nube de calidad incluyen un modo sin conexión que continúa funcionando plenamente a nivel local y luego se sincroniza automáticamente cuando se restablece la conectividad. Este enfoque híbrido elimina la principal preocupación sobre la dependencia de la nube.

¿Cómo se comparan los costes de los POS en la nube a lo largo del tiempo? Aunque las cuotas mensuales continúan indefinidamente, se evitan los grandes costes iniciales de hardware, los gastos de mantenimiento y los costes de soporte informático asociados a los sistemas heredados. La mayoría de las empresas consideran que el coste de los POS en la nube es más predecible y, a menudo, más bajo en un periodo de 3 a 5 años.

¿Cuánto tiempo lleva la implementación? La implementación básica puede realizarse en pocos días: llega el hardware, se conecta a los proveedores de servicios en la nube, se configuran los ajustes y se comienza a procesar. Las empresas complejas con múltiples ubicaciones y amplias integraciones pueden necesitar varias semanas para la implementación completa.

Lista de verificación para la evaluación de los sistemas POS en la nube

• [ ] Funcionalidad sin conexión con sincronización automática
• [ ] Integración con su software de contabilidad actual
• [ ] Funciones específicas del sector (gestión de inventario, gestión de mesas, etc.)
• [ ] Interfaz fácil de usar adecuada para su personal
• [ ] Precios transparentes sin cuotas mensuales ocultas
• [ ] Cumplimiento de la normativa PCI y verificación del cifrado de datos
• [ ] Disponibilidad de un servicio de atención al cliente receptivo
• [ ] Escalabilidad para el crecimiento empresarial previsto