¿Qué es una unidad de mantenimiento de existencias (SKU)? Cómo funciona

¿Qué es una unidad de mantenimiento de existencias? Las empresas utilizan una unidad de mantenimiento de existencias (SKU), que es un código alfanumérico único, para realizar un seguimiento de cada artículo de su inventario. Para los hoteles que manejan miles de artículos, desde sábanas y artículos de tocador hasta suministros para restaurantes y herramientas de mantenimiento, conocer las SKU convierte los almacenes desordenados en operaciones bien organizadas y eficientes.

Este artículo repasa los conceptos básicos de las unidades de almacenamiento, cómo se pueden utilizar en el sector hotelero, cómo ponerlas en práctica y las mejores formas de gestionar el inventario de hoteles y restaurantes. Este contenido trata sobre los principales problemas a los que se enfrenta al intentar mantener registros de inventario precisos en varios departamentos, ya sea usted un gerente de hotel que se enfrenta a la escasez de suministros, un gerente de restaurante que busca registros de inventario más precisos o un operador hotelero que intenta reducir costes.

Una unidad de mantenimiento de existencias (SKU) es un código único que se asigna a cada artículo del sistema de inventario. Esto le permite realizar un seguimiento y gestionar todos los artículos que su hotel utiliza a diario. Cada SKU representa una versión diferente de un producto. Esto le permite realizar un seguimiento de las existencias que tiene, predecir correctamente cuánto necesitará y evitar quedarse sin existencias o tener un exceso.

Al final de esta guía, usted:

• Comprender cómo funcionan los sistemas SKU y por qué son importantes para la hostelería.
• Aprender a implementar estructuras de SKU eficaces adaptadas a las operaciones hoteleras.
• Adquirir estrategias para un seguimiento preciso del inventario en todos los departamentos
• Reducir los costes operativos mediante una gestión optimizada del inventario.
• Mejorar la satisfacción del cliente mediante una disponibilidad constante del suministro

Comprender las unidades de mantenimiento de stock

Una unidad de mantenimiento de existencias es como una huella digital de todo lo que su hotel compra, almacena o utiliza. Le ayuda a llevar un control de lo que tiene. Las empresas no utilizan estándares globales, sino que crean su propio sistema SKU adaptado a sus necesidades individuales. Codifican la información sobre los productos, como la categoría, la marca, el tamaño y las especificaciones, en códigos que pueden escanearse.

Este sistema de codificación interno es muy útil para la gestión de hoteles. Necesita diferentes formas de llevar un control de los suministros de limpieza, los servicios para los huéspedes, el inventario de alimentos y bebidas y los materiales de mantenimiento. Con un sistema SKU sólido, puede llevar un control de su inventario en todas estas categorías, ver cuánto stock tiene en tiempo real y mantener registros de inventario precisos sin cometer errores al contar.

Estructura y componentes de los SKU

Los formatos SKU utilizan letras y números ordenados de forma lógica para codificar las características de un producto. Por ejemplo, «LIN-BATH-WHT-KNG» podría ser una buena estructura SKU para ropa de baño blanca de tamaño king, mientras que «AMN-SOAP-LUX-50» podría ser una buena estructura para 50 jabones de lujo.

Los códigos SKU suelen incluir información importante sobre un producto, como su categoría, marca o nivel de calidad, tamaño o color, y el número de artículos que contiene el paquete. Cualquiera que escanee las unidades de almacenamiento sabrá de inmediato qué producto está manejando, dónde pertenece y cuántos artículos de ese tipo quedan en stock gracias a este método organizado.

Este método organizado permite realizar un seguimiento fácil de todo lo que ocurre en el almacén. El sistema de inventario de su restaurante puede realizar un seguimiento de los productos con mucha más precisión que las técnicas manuales cuando cada tipo de toalla, tamaño de artículos de tocador y producto de limpieza tiene su propio SKU.

SKU frente a otros identificadores de productos

Las unidades de almacenamiento (SKU) son exclusivas de su empresa y se utilizan para identificar artículos. El código universal de producto (UPC), por otro lado, funciona de manera diferente. Un UPC es un código de barras de 12 dígitos que los fabricantes proporcionan a los productos y que todos los puntos de venta minoristas y socios de la cadena de suministro pueden leer. Si compra el mismo producto a un distribuidor en Nueva York o Los Ángeles, tendrá el mismo UPC.

Por otro lado, los SKU de gestión de inventario de su hotel se pueden cambiar como usted desee. Puede asignar SKU con códigos de ubicación, prefijos de departamento o umbrales de reposición. Un código universal de producto no le proporciona esta información. Dos hoteles que compran el mismo producto de la misma fuente probablemente crearían SKU con estructuras muy diferentes para satisfacer sus propias necesidades operativas.

Conocer la diferencia deja claro por qué los restaurantes y los hoteles necesitan ambos: los UPC le permiten realizar pedidos a los proveedores y comprobar las entregas, mientras que su propio sistema de SKU realiza un seguimiento de su inventario y analiza los datos de ventas. Esta estrategia doble le permite realizar un seguimiento del inventario de todas sus ventas y gestionar su inventario en toda su ubicación.

Aplicaciones de los SKU en las operaciones hoteleras

En la práctica, los hoteles tienen problemas de inventario que las soluciones minoristas genéricas no resuelven. Los huéspedes quieren una calidad constante, exigen cambios con las estaciones que son difíciles de predecir y los diferentes departamentos compiten por un espacio de almacén limitado, al tiempo que necesitan suministros diferentes.

Limpieza y suministros para las habitaciones

En las operaciones hoteleras, el departamento de limpieza suele ser el que tiene más artículos de inventario que controlar. Es posible que tenga que llevar un control de docenas de artículos diferentes en una sola habitación, como sábanas de diferentes tamaños, toallas de baño, paños, artículos de tocador, productos de papel y artículos de limpieza. Si no asigna a cada artículo un SKU único, resulta difícil saber cuáles hay que volver a pedir.

Piense en un hotel con 200 habitaciones, algunas de las cuales son habitaciones con camas king y queen. Necesita sábanas ajustables diferentes para cada tamaño de cama, y cada nivel de calidad de sábana (estándar, premium, lujo) es un artículo independiente en su sistema de gestión de inventario. Asignar a cada variedad una identificación única, como «SHT-FIT-KNG-PRM» para las sábanas ajustables king premium, le permite realizar un seguimiento de sus niveles de inventario y modificarlos en función de las previsiones de ocupación.

Estos datos detallados de SKU evitan el problema habitual de tener demasiadas sábanas queen y no suficientes sábanas king, o tener demasiados artículos de tocador normales y no suficientes artículos de tocador premium en las suites de lujo.

Inventario de alimentos y bebidas

Cuando se gestiona un restaurante o un bar, hay que lidiar con suministros perecederos, controlar las raciones y los artículos que se venden rápidamente. Una buena gestión de los SKU en alimentos y bebidas va más allá de simplemente poner etiquetas a los productos. También incluye el seguimiento de las ventas, los residuos y los costes del menú.

Un restaurante de hotel puede crear SKU que incluyan el proveedor, el tipo de alimento y el tamaño del envase. Por ejemplo, «MEAT-BEEF-TEND-10LB» significa solomillo de ternera en trozos de diez libras. Este método permite a los responsables de cocina controlar los niveles de existencias en comparación con los datos de ventas anteriores, detectar las tendencias de ventas de determinados productos y planificar el inventario para eventos o ajustes de menú que se producen cada temporada.

Cuando ambos departamentos utilizan la misma plataforma de software de gestión de inventario, queda patente cómo están conectados con el inventario de limpieza. Tener el mismo formato de SKU en todos los departamentos permite informar sobre toda la propiedad, planificar el inventario con precisión y realizar pedidos a proveedores compartidos de una sola vez.

Mantenimiento y seguimiento de equipos

Los departamentos de ingeniería y mantenimiento de un hotel suelen tener las líneas de productos más amplias. Se encargan de todo, desde filtros de climatización y bombillas hasta piezas únicas para equipos de cocina. Muchos productos de mantenimiento se piden con menos frecuencia que los consumibles, pero son muy importantes cuando se necesitan.

La creación de SKU para el inventario de mantenimiento garantiza que, cuando se rompe una pieza del ascensor o hay que reparar una unidad de refrigeración, el personal pueda comprobar la disponibilidad de inmediato en lugar de realizar pedidos de emergencia. Para el mantenimiento, un SKU puede ser un identificador de equipo como «HVAC-FLT-20x25-MRV8» para un determinado tamaño y clasificación de eficiencia de un filtro.

En todos los departamentos, los datos a nivel de SKU hacen que las operaciones se desarrollen con mayor fluidez, ya que reducen el tiempo dedicado a buscar productos, disminuyen el coste de los pedidos de emergencia y permiten una reposición proactiva basada en las tendencias de consumo, en lugar de respuestas reactivas a la falta de existencias.

Creación e implementación de sistemas SKU

Una vez que se conoce cómo funcionan los sistemas de gestión de existencias en hoteles y restaurantes, el siguiente paso es ponerlos en práctica. Es necesario planificar cuidadosamente la creación de unidades de gestión de existencias. Un sistema mal diseñado puede causar problemas, mientras que un buen sistema de SKU puede ayudar a que su negocio funcione sin problemas.

Proceso paso a paso para la creación de SKU

Antes de crear SKU, los hoteles deben examinar todos sus productos en inventario y agruparlos de forma lógica. Los siguientes pasos le ayudarán a poner esto en práctica:

1. Defina las categorías y los atributos de los productos: identifique cómo agrupa los productos su hotel de forma natural: por departamento, por proveedor, por ubicación de almacenamiento o por frecuencia de uso. Enumere los atributos clave que diferencian los artículos dentro de cada categoría.
2. Establezca convenciones de nomenclatura: decida los límites de caracteres, los símbolos separadores y las normas de abreviatura. La coherencia es más importante que la elegancia: «AMEN-SOAP-LUX-50ML» funciona si todo el mundo entiende el formato.
3. Cree plantillas de formato estandarizadas: documente la estructura de sus sku con ejemplos para cada departamento. Una plantilla garantiza que los nuevos productos reciban sku siguiendo patrones establecidos en lugar de códigos improvisados.
4. Pruebe con lectores de códigos de barras y software: antes de la implementación completa, verifique que su software de gestión de inventario y su sistema de punto de venta lean y procesen correctamente sus números de sku. Pruebe los lectores de códigos de barras en varios puntos de registro.
5. Forme al personal e integre la gestión de la propiedad: genere skus para todo su catálogo, cárguelos en su sistema de inventario y forme a los jefes de departamento en los procedimientos adecuados de escaneo y seguimiento.

Gestión manual frente a automatizada de los SKU

Los restaurantes deben elegir entre métodos manuales y automatizados para gestionar su inventario. Esta elección está muy influenciada por el tamaño del establecimiento, el presupuesto y los planes de crecimiento.

Para los pequeños hoteles boutique con pocas habitaciones, el uso de hojas de cálculo y otros métodos manuales puede ser suficiente al principio. Los sistemas automatizados de gestión de inventario que realizan un seguimiento de los niveles de inventario en todas las ubicaciones, crean skus para nuevos productos y proporcionan previsiones de ventas basadas en datos históricos son muy útiles para los hoteles más grandes o aquellos que quieren crecer.

En última instancia, la respuesta depende del número de referencias que tenga su establecimiento y de la frecuencia con la que cambie el inventario. Los establecimientos con catálogos estables y limitados no necesitan actuar con tanta rapidez como aquellos con operaciones dinámicas de restauración o varios puntos de venta que necesitan llevar un control del stock entre las distintas ubicaciones.

Retos y soluciones comunes

Incluso los sistemas de SKU bien planificados tienen dificultades para ponerse en práctica. Los hoteles y restaurantes pueden idear formas de evitar los problemas antes de que se produzcan, en lugar de solucionarlos después, si saben que van a ocurrir.

Creación inconsistente de SKU entre departamentos

Cuando los departamentos de limpieza, F&B y mantenimiento crean sus propios formularios de SKU sin comunicarse entre sí, se produce confusión y los datos no son compatibles entre sí. Los distintos departamentos pueden asignar diferentes códigos SKU al mismo producto, lo que alteraría las estadísticas de inventario y dificultaría el análisis de la cadena de suministro.

La solución es contar con una gestión centralizada de las unidades de stock, es decir, una autoridad única (normalmente, la dirección de operaciones o compras) que apruebe todos los nuevos números de SKU, mantenga actualizada la referencia del sistema de codificación maestro y se asegure de que los demás departamentos sigan los mismos procedimientos. Esta centralización permite mantener datos de inventario precisos sin necesidad de departamentos separados.

SKU duplicados y confusión en el inventario

Cuando productos idénticos reciben el mismo SKU, cuando el personal realiza nuevas entradas sin comprobar los códigos existentes o cuando el mismo producto llega con un embalaje diferente, aparecen unidades de almacenamiento duplicadas. Estas duplicaciones alteran el control de las ventas, hacen que los niveles de inventario parezcan erróneos y dificultan la obtención del número correcto de artículos para reponer.

La mayoría de los duplicados se detienen automáticamente cuando se utiliza la comprobación de identificadores únicos en el software de gestión de inventario. Las auditorías periódicas del sistema, que comparan el inventario físico con los registros del sistema cada tres meses, descubren errores que pasan desapercibidos en otras comprobaciones. Muchos sistemas actuales advierten a los trabajadores sobre posibles duplicados cuando intentan asignar SKU que ya están en el sistema.

Formación del personal y resistencia a la adopción

Sin el apoyo de los trabajadores, la implementación de nuevas tecnologías no funciona. A los trabajadores que están acostumbrados a métodos informales de control del inventario puede que no les gusten los sistemas de SKU organizados, ya que los ven como una burocracia adicional en lugar de una forma de mejorar las operaciones.

Esta oposición puede superarse con sesiones de formación exhaustivas que muestren cómo pueden ayudar a mejorar la eficiencia. Explique al personal de limpieza cómo el escaneo de las unidades de almacenamiento puede ayudarles a encontrar las cosas más rápidamente en los almacenes. Muestre a los responsables de cocina cómo los datos de los SKU pueden ayudarles a calcular cuánto cobrar por cada plato del menú. Cuando los empleados saben que el sistema satisface sus necesidades y no solo los informes de gestión, les resulta mucho más fácil utilizarlo.

Para que la implementación sea satisfactoria, es necesario un apoyo continuo tras la formación inicial. Las guías de referencia rápida, los responsables de departamento que ayudan a sus compañeros de trabajo y el soporte informático que responde con rapidez contribuyen al uso continuado y adecuado del sistema.

Conclusión y próximos pasos

Las unidades de mantenimiento de existencias son la parte más importante de la buena gestión del inventario de un restaurante. Las SKU le proporcionan la precisión que necesita para llevar un control de la mantelería y los artículos de aseo, los suministros del restaurante y los componentes de mantenimiento. Esto es lo que diferencia a los establecimientos bien gestionados de aquellos que a menudo se quedan sin existencias o tienen un exceso de ellas.

Estos rápidos pasos cambiarán el funcionamiento del inventario de su hotel:

1. Audite las prácticas actuales de inventario para identificar lagunas e inconsistencias en el seguimiento.
2. Diseñe una plantilla de estructura de SKU adecuada para los departamentos y la escala de su establecimiento.
3. Pruebe el sistema con un departamento (el de limpieza suele ser el caso de prueba más claro).
4. Integre los formatos de sku verificados con su sistema de gestión de propiedades y sus procesos de pedido.
5. Establezca una gobernanza continua para mantener registros de inventario precisos a medida que evoluciona su catálogo.

Para seguir optimizando, consulte temas relacionados, como los sistemas de automatización de inventario que reducen el trabajo humano, los conectores del sistema de gestión de la propiedad que reúnen todos sus datos operativos y las tácticas de marketing que utilizan datos a nivel de sku para planificar promociones específicas y gestionar los ingresos.

Recursos adicionales

Ejemplos de plantillas de SKU para departamentos de hotel:

• Servicio de limpieza: [DEPT]-[CATEGORY]-[ATTRIBUTE]-[SIZE] (por ejemplo, HSK-TOWEL-BATH-STD)
• Alimentación y bebidas: [FUENTE]-[TIPO]-[ESPECIFICACIÓN]-[UNIDAD] (por ejemplo, PROD-VEG-ORG-5LB)
• Mantenimiento: [SISTEMA]-[PIEZA]-[ESPEC]-[CLASIFICACIÓN] (por ejemplo, ELEC-BULB-LED-60W)

Consideraciones de integración:

• Verifique la compatibilidad del formato de sku con el PMS existente antes de la implementación
• Pruebe la funcionalidad del escáner de códigos de barras con las longitudes de sku propuestas
• Confirme que los minoristas y proveedores en línea pueden asignar sus códigos de producto a sus skus internos

Prácticas recomendadas para la gestión continua:

• Revise el rendimiento de los SKU trimestralmente utilizando datos de ventas y métricas de rotación.
• Archivar los SKU descatalogados en lugar de eliminarlos para conservar la capacidad de análisis histórico.
• Documente todos los cambios en las unidades de stock para mantener registros de auditoría y pronosticar la demanda con precisión