Software para la trastienda del restaurante: Optimice su cocina

El software para la trastienda de los restaurantes se encarga de las tareas entre bastidores que determinan si tu restaurante gana o pierde dinero. Este software de gestión de restaurantes se ocupa de todo lo que ocurre detrás de las puertas de la cocina, como llevar un control del inventario, gestionar las recetas, programar los turnos de los trabajadores, tratar con los proveedores y elaborar informes financieros que mantienen la cordura de los equipos de contabilidad.

Este artículo trata sobre las tareas administrativas más importantes que los propietarios de restaurantes deben realizar para mantener bajos los gastos y altos los beneficios: gestionar el inventario, gestionar el personal, dirigir la cocina y gestionar a los proveedores. No entraremos en detalles sobre los sistemas de punto de venta o las herramientas de reserva que pueden utilizar los clientes. Esos temas requieren una cobertura aparte. Si eres propietario, operador o gerente de un restaurante y quieres que todo funcione mejor y que tu back office sea más eficiente, estás en el lugar perfecto.

El software de gestión interna para restaurantes es una potente herramienta que combina las operaciones de cocina, la supervisión del inventario, la programación del personal y la administración de proveedores en un solo sistema. Esto ayuda a los restaurantes a reducir los costes de alimentos y mano de obra entre un 15 % y un 25 %, y a eliminar la confusión que supone tener sistemas separados.

Cuando termine de leer esta guía, sabrá:

• Las características clave que diferencian un software adecuado para la gestión interna de las soluciones que impulsan la rentabilidad.
• Cómo evaluar y comparar las opciones de software de gestión de restaurantes para su operación específica
• Estrategias de implementación que permiten involucrar a todo su equipo sin interrumpir las operaciones diarias.
• Tácticas de control de costes que proporcionan ahorros reales en los primeros 90 días.
• Los requisitos de integración que garantizan que su tecnología funcione a la perfección.

Comprender el software de gestión interna de restaurantes

El software para la trastienda de restaurantes conecta todas las funciones que sus clientes nunca ven, pero de las que dependen por completo. Convierte el habitual desorden de tickets en papel, recuentos manuales de inventario y hojas de cálculo en un sistema fácil de usar que le proporciona información en tiempo real sobre las operaciones de la cocina, el almacenamiento, las estaciones de preparación y las tareas administrativas.

El software para la trastienda es diferente de su sistema de punto de venta (POS), ya que se centra en lo que ocurre después de que se realiza el pedido. Su sistema POS se encarga de procesar los pagos y gestionar las transacciones con los clientes. El software POS lleva un registro de lo que se vende, mientras que las herramientas para la trastienda le indican cuánto cuesta, quién lo ha creado, si tiene suficiente stock para volver a hacerlo y si cuenta con suficiente personal para gestionar las horas punta.

Funciones operativas básicas

Hay tres tareas principales de back-of-house que tienen un efecto directo en sus resultados: llevar un control de su inventario, gestionar sus recetas y calcular cuánto le cuesta la comida.

El seguimiento del inventario le muestra cuánto stock tiene en tiempo real, lo que le permite saber cuándo los materiales caen por debajo de los niveles aceptables y evita que se quede sin stock o que haga pedidos excesivos. La gestión de recetas garantiza que todos sus platos sean iguales, ya que le proporciona los costes exactos de cada ingrediente y el tamaño de las raciones. De esta manera, la calidad siempre será la misma, independientemente de quién cocine. El análisis del coste de los alimentos examina la diferencia entre lo que deberían costar sus comidas y lo que realmente cuestan, mostrando las pérdidas por raciones excesivas, robos o deterioro.

Estas funciones están estrechamente relacionadas con la obtención de beneficios. Puede tomar decisiones basadas en datos sobre los precios del menú, las compras y el control de las raciones cuando puede realizar un seguimiento eficaz de su inventario, comparar los precios de diferentes proveedores y mantener sus recetas iguales.

Impacto en el negocio y retorno de la inversión

El software para la trastienda de los restaurantes se centra en los dos mayores costes controlables del negocio de la restauración: la comida y la mano de obra. Los buenos operadores mantienen los gastos de comida entre el 30 % y el 35 % de las ventas y los costes de mano de obra entre el 25 % y el 35 %. Pero sin datos en tiempo real, es difícil saber cómo alcanzar estos objetivos.

Los gastos en alimentos suelen reducirse entre 5 y 7 puntos porcentuales cuando los restaurantes emplean sistemas completos para la trastienda, ya que desperdician menos, compran mejor y controlan las raciones con mayor rigor. Las funciones de gestión de la mano de obra también dan excelentes resultados. Los operadores afirman que ahorran entre un 10 % y un 15 % en gastos de mano de obra al utilizar análisis para programar el personal en función de la demanda real.

No hace falta mucho tiempo para ver cómo estos ahorros se relacionan con su inversión en tecnología. Un restaurante que gana un millón de dólares al año y reduce el desperdicio de alimentos en solo un 3 % añade inmediatamente 30 000 dólares a sus resultados, lo que a menudo supera el coste total anual del software.

Características y capacidades esenciales

Una cosa es saber lo que debe lograr el software de gestión interna de un restaurante. Para averiguar qué elementos esenciales realmente hacen que todo funcione con mayor fluidez y proporcionan información útil, es necesario examinar más detenidamente cada área funcional.

Gestión de inventario y control de costes

La gestión moderna del inventario es mucho más que contar cajas en la cámara frigorífica. El seguimiento del inventario en tiempo real funciona con su sistema de punto de venta para controlar los niveles de existencias sin tener que contarlas constantemente. Para ello, resta automáticamente los ingredientes del stock cuando se venden las comidas.

Cuando su inventario cae por debajo de los niveles que usted establece, los puntos de reorden automatizados envían órdenes de compra. Esto le evita tener que hacer compras de emergencia y reduce los pedidos excesivos, que inmovilizan el efectivo en existencias adicionales. Con la supervisión de residuos, puede ver exactamente dónde van los productos cuando no se venden, incluyendo los desperdicios, los derrames y los platos compensados.

El precio de las recetas calcula el coste exacto de cada ingrediente para cada plato del menú y se actualiza automáticamente a medida que cambian los precios de los proveedores. Esto le permite realizar una ingeniería de menús, es decir, analizar cuánto dinero genera cada plato y con qué rapidez se vende para mejorar su menú. El análisis del porcentaje del coste de los alimentos compara sus gastos reales con los precios potenciales basados en las recetas. Esto muestra rápidamente problemas como dar demasiada comida o perder inventario.

La integración con los sistemas de pedidos de los proveedores cierra el círculo, permitiéndole realizar pedidos de compra directamente desde los niveles par, realizar un seguimiento de las entregas frente a las facturas y mantener todos los registros financieros de su restaurante sobre cada ingrediente que entra.

Programación del personal y gestión de la mano de obra

Con una buena programación del personal, la mano de obra pasa de ser su mayor carga a un centro de costes que puede controlar. La programación basada en la demanda analiza los patrones de ventas anteriores, las reservas e incluso el tiempo para estimar cuántos comensales habrá y sugerir el número adecuado de trabajadores.

La previsión de los gastos de mano de obra le permite conocer los costes previstos antes de publicar la programación. Esto le permite realizar cambios que le evitan sorpresas por horas extras o falta de personal en las horas punta. El control del tiempo registra las horas reales de entrada y salida, que se integran directamente en la nómina, por lo que no tiene que hacer ningún cálculo a mano.

Gracias al acceso móvil, los gerentes y el personal de la casa pueden ver y cambiar los horarios desde cualquier lugar, lo que reduce las llamadas telefónicas que se producen cuando cambian los turnos o alguien se da de baja por enfermedad. Las alertas de gestión de horas extras le avisan cuando los empleados se acercan a los límites de horas extras. Esto le da tiempo para reorganizar las horas y reducir los costes laborales antes de que aumenten.

Estas tecnologías ayudan a los restaurantes a gestionar la escasez de personal de forma inteligente, asegurándose de que cuentan con suficiente personal sin perder dinero por contratar a demasiada gente durante las épocas de menor actividad.

Operaciones de cocina y flujo de trabajo

Los sistemas de visualización de cocina (KDS) utilizan pantallas digitales en lugar de tickets de papel para indicar los pedidos en tiempo real, codificados por colores según el tiempo de cada plato y la estación. Esto agiliza el servicio y reduce los errores, ya que los cocineros pueden ver exactamente lo que necesitan sin tener que leer tickets escritos a mano o gritar al otro lado de la línea.

El enrutamiento de pedidos envía los productos a las estaciones correctas automáticamente, como las aplicaciones a la línea fría y los entrantes a la parrilla. Esto hace que todo funcione con mayor fluidez en las horas punta. Basándose en las ventas previstas, el programa de preparación le indica lo que hay que preparar. Esto reduce el desperdicio por exceso de preparación y el estrés por falta de preparación.

Las recetas estandarizadas en las pantallas de la cocina garantizan que todo el mundo cocine de la misma manera, con instrucciones claras y fotografías de cómo emplatar los alimentos, lo que ayuda a los nuevos empleados a aprender rápidamente. Las funciones de gestión de la calidad realizan un seguimiento de los registros de temperatura, los tiempos de conservación y el cumplimiento de los requisitos de seguridad alimentaria. Esto ayuda a garantizar la satisfacción de los clientes y el buen desarrollo de las inspecciones sanitarias.

La gestión de tareas asigna a determinados miembros del equipo horarios de limpieza, mantenimiento de equipos y tareas secundarias, y realiza un seguimiento de cuándo se completan esas tareas, lo que garantiza que su personal sea responsable y que su cocina esté lista para la inspección.

Gestión de proveedores y cadena de suministro

Las herramientas de gestión de proveedores convierten las compras en una acción planificada en lugar de una reacción frenética. Cuando se crea una orden de compra, se utilizan los datos de inventario y los niveles par para garantizar que se pide la cantidad adecuada de artículos, lo que elimina tanto la escasez como el exceso.

El seguimiento del rendimiento de los proveedores controla la precisión de las entregas, el historial de precios y los problemas de calidad. Esto le permite obtener mejores condiciones o cambiar de proveedor si el servicio empeora. Las herramientas de comparación de costes le ayudan a ver cuánto cobran los diferentes proveedores por los mismos productos, para que sepa que está obteniendo la mejor oferta.

La programación de entregas garantiza que estas se realicen en el momento adecuado para el personal, mientras que la automatización de las cuentas por pagar facilita la vinculación de las entregas con los pedidos y las facturas. La integración con el software de contabilidad para restaurantes envía los datos financieros directamente a sus libros, lo que reduce la doble entrada y agiliza los cierres de fin de mes.

Para las marcas de restaurantes con varios locales, la visibilidad de la cadena de suministro revela los niveles de inventario en todos sus establecimientos. Esto facilita la transferencia de artículos entre tiendas y la compra al por mayor para obtener mejores precios.

Proceso de implementación y selección

A la hora de elegir el software adecuado para la trastienda de un restaurante, es necesario adoptar una estrategia metódica que se adapte a las necesidades de su negocio. No basta con impresionantes demostraciones y persuasivos argumentos de venta.

Metodología de selección de software

Es hora de buscar un nuevo software para la trastienda cuando su método actual, ya sean hojas de cálculo, sistemas desconectados o plataformas antiguas, le está costando más en tiempo perdido de lo que le costaría instalar uno nuevo.

1. Evalúe los puntos débiles operativos actuales: anote dónde está perdiendo tiempo y dinero, como cuando tiene que hacer recuentos manuales de inventario, lidiar con conflictos de horarios o no puede ver patrones en los gastos de alimentos. Sus características principales son estos puntos débiles.
2. Defina los requisitos de las funciones y las necesidades de integración: haga una lista de las cosas que son necesarias y de las que sería bueno tener. Es importante determinar con qué sistemas debe funcionar el programa, como su sistema de punto de venta, el software de contabilidad del restaurante, el proveedor de nóminas y cualquier portal de proveedores que ya tenga.
3. Evalúa las opciones de proveedores y solicita demostraciones: limita tus opciones a tres o cuatro proveedores cuyas características satisfagan tus necesidades. Asegúrate de que las demostraciones utilicen tus datos y situaciones reales, no genéricos.
4. Calcule el coste total de propiedad y las previsiones de retorno de la inversión: mire más allá de las cuotas mensuales para ver los costes de configuración del sistema, formación, integración y asistencia continua. Basándose en sus costes actuales de alimentos y mano de obra, calcule cuánto puede ahorrar de forma realista.
5. Planifique el calendario de implementación y la formación del personal: planifique un calendario de implementación que se adapte a sus necesidades y que no coincida con la época más ajetreada del año. Reserve tiempo suficiente para la formación; precipitarse en este paso perjudica tanto la adopción como los resultados.

Marco de comparación de software

Las soluciones independientes son ideales para propietarios de restaurantes que solo tienen una ubicación y ciertos problemas, como la gestión del inventario cuando la programación ya funciona bien. Las plataformas integradas son más útiles para empresas que están creciendo o que tienen sistemas que no están conectados, lo que puede provocar lagunas en los datos entre funciones.

Las plataformas integradas con paneles de control centralizados proporcionan a los gerentes de distrito a cargo de más de un sitio la visibilidad del rendimiento de la tienda que necesitan para mantener las operaciones funcionando sin problemas en toda su cartera. Las tarifas mensuales más altas suelen amortizarse al hacer las cosas más eficientes y eliminar los costos de mantenimiento de la integración.

Retos comunes y soluciones

Incluso el mejor software para restaurantes puede causar problemas cuando se instala por primera vez y cuando se utiliza con frecuencia. Si conoce estos problemas de antemano, puede planificarlos.

Múltiples sistemas desconectados

Se pierde la información en tiempo real que hace que todo funcione con mayor fluidez cuando el inventario está en un sistema, la programación en otro y la gestión de proveedores en hojas de cálculo. Los datos se almacenan en lugares separados, lo que significa que hay que conciliarlos manualmente, lo que lleva tiempo y puede dar lugar a errores.

Elija plataformas integradas que combinen el inventario, la programación y la administración de proveedores en un solo sistema administrativo. Si la consolidación total no es posible en este momento, concéntrese en productos con sólidas capacidades API que puedan comunicar datos a través de toda su tecnología.

Resistencia del personal a las nuevas tecnologías

Para que la tecnología de su restaurante sea útil, todo el personal, desde el chef ejecutivo hasta los cocineros preparadores, debe aprender a utilizarla. La gente suele resistirse porque teme ser observada, se siente frustrada por lo difícil que es o simplemente le gusta hacer las cosas como siempre las ha hecho.

Ofrezca programas de formación completos que se centren en cómo ayudarán al equipo, por ejemplo, facilitando la programación, aclarando las expectativas y recompensando la eficiencia. Elija interfaces que sean fáciles de usar, a las que se pueda acceder desde dispositivos móviles y que se adapten a las necesidades de los trabajadores.

Datos inexactos sobre el inventario y los costes

Se obtiene lo que se invierte. Incluso la mejor tecnología para restaurantes puede proporcionar información errónea que conduzca a malas decisiones si los recuentos de inventario son incorrectos y no se lleva un control de los residuos.

Establezca métodos regulares para realizar recuentos con líneas de responsabilidad claras. Utilice el seguimiento automatizado siempre que sea posible. Las integraciones que deducen automáticamente el inventario en función de las ventas del punto de venta reducen los errores que se cometen al introducir los datos a mano. Las auditorías periódicas que comparan los recuentos físicos con los datos del sistema detectan los problemas antes de que empeoren.

Mala integración con los sistemas existentes

Cuando los sistemas que deberían comunicarse entre sí automáticamente no lo hacen, nada destruye el retorno de la inversión del software interno más rápido que tener que mover los datos manualmente.

Cuando evalúe el software, dé prioridad a aquellos que tengan un historial de buen funcionamiento con su sistema de punto de venta y su plataforma de contabilidad para restaurantes. Pida referencias a clientes que tengan configuraciones similares. Antes de ponerlo en marcha, asegúrese de incluir pruebas de integración en su calendario de implementación.

En conclusión

El software de gestión interna de restaurantes ha pasado de ser una herramienta útil para mejorar la productividad a convertirse en una tecnología esencial para mantener bajos los gastos de alimentos y mano de obra en un sector con márgenes de beneficio muy reducidos. Las herramientas disponibles en la actualidad permiten a los operadores de restaurantes ver lo que ocurre en la cocina, con el inventario, el personal y los proveedores en tiempo real. Este tipo de visibilidad puede ayudarle a ahorrar tiempo, reducir el desperdicio y ganar más dinero.

Sus próximos pasos inmediatos:

1. Audite sus procesos actuales en la trastienda y documente dónde los sistemas desconectados o los métodos manuales crean ineficiencias.
2. Identifique sus tres características prioritarias en función de sus mayores oportunidades de control de costes.
3. Solicite demostraciones a dos o tres proveedores cuyas plataformas se ajusten a sus necesidades.
4. Calcule el retorno de la inversión previsto basándose en reducciones realistas de los costes de alimentos y mano de obra.

Hay muchos temas relacionados que hay que tener en cuenta, como la forma de integrar los sistemas de punto de venta basados en la nube, la forma de coordinar al personal de sala para que los pedidos fluyan con fluidez y la forma de seguir optimizando las estrategias que ayudan a los restaurantes a mejorar el rendimiento del negocio una vez que se han implantado las tecnologías básicas.