Sistema POS basato su cloud: Come funziona

Un sistema POS basato su cloud è un software web che gestisce le transazioni, amministra l'attività e conserva tutti i dati su server remoti anziché su hardware locale. Ciò significa che può essere utilizzato su qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Se possiedi un negozio al dettaglio, un ristorante o un hotel e desideri stare al passo con i tempi in termini di opzioni di pagamento, devi sapere come funziona questa tecnologia.

Questo articolo spiega cos'è un sistema POS basato su cloud e come funziona. Elenca inoltre le caratteristiche più importanti da ricercare e i criteri da utilizzare nella scelta del sistema POS più adatto alle tue esigenze. Questo contenuto tratta le questioni pratiche da considerare quando si modernizza il proprio sistema di punti vendita, sia che si possieda una piccola boutique, una catena di ristoranti con più sedi o un'azienda alberghiera.

Un sistema POS basato su cloud invia i dati delle transazioni tramite Internet a server remoti, dove vengono elaborati, archiviati e sincronizzati in tempo reale su tutti i dispositivi collegati. Ciò significa che non è necessario acquistare costosi server in loco e che è possibile utilizzare il sistema da qualsiasi luogo.

Alla fine di questa guida al sistema POS cloud, sarete in grado di:

• Comprendere come funziona la tecnologia POS cloud a livello tecnico
• Riconoscere le differenze fondamentali tra i sistemi basati su cloud e i sistemi POS tradizionali
• Identificare le caratteristiche essenziali per il tuo settore verticale
• Saprete come selezionare e implementare il miglior sistema POS per la crescita della vostra attività

Comprendere i sistemi POS basati su cloud

Un sistema POS basato su cloud utilizza hardware come tablet e lettori di carte e software basato su cloud che funziona su Internet per gestire tutto, dall'elaborazione dei pagamenti al monitoraggio delle scorte. Il POS cloud memorizza ed elabora i dati su server remoti gestiti da fornitori di servizi cloud, a differenza dei sistemi tradizionali che salvano i dati su server locali.

Per le aziende odierne che desiderano essere flessibili, la rilevanza è chiara: è possibile accedere ai dati, tenere traccia delle vendite e gestire diverse sedi da qualsiasi luogo senza essere vincolati a un unico terminale fisico.

Come funzionano i sistemi POS cloud

Quando si scansionano articoli, si applicano sconti o si elaborano pagamenti sul terminale, i dati vengono inviati immediatamente tramite la connessione Internet a server remoti. Questi server eseguono i calcoli: sommano i totali, creano report, tengono traccia delle quantità in magazzino e assicurano che tutti i dispositivi collegati dispongano delle stesse informazioni.

Le modifiche apportate in un luogo vengono visualizzate immediatamente in altri luoghi grazie a questa sincronizzazione in tempo reale. Se qualcuno acquista l'ultimo articolo nel tuo negozio in centro, l'inventario del tuo magazzino mostrerà immediatamente tale modifica. L'architettura funziona come i servizi di archiviazione cloud come Google Foto. È possibile caricare da un dispositivo e accedervi da qualsiasi dispositivo con le giuste informazioni di accesso.

Componenti principali e infrastruttura

L'hardware front-end è l'attrezzatura che i tuoi dipendenti e clienti utilizzano direttamente. Ciò include terminali POS che possono essere tablet, smartphone o unità fisse dedicate; lettori di codici a barre che identificano rapidamente i prodotti; stampanti di ricevute; cassetti portadenaro per il contante; e lettori di carte che accettano pagamenti con carte di credito, debito, contactless e portafogli mobili.

Il software backend include le operazioni essenziali che vengono eseguite su un'infrastruttura cloud scalabile. Ciò include connettori per l'elaborazione dei pagamenti, un sistema POS basato su cloud per l'elaborazione delle vendite, funzioni di gestione dell'inventario con tracciamento delle scorte e avvisi di riordino, strumenti di gestione dei clienti per tenere traccia della cronologia degli acquisti e moduli di reporting per l'analisi dei dati di vendita. I fornitori di servizi cloud si occupano dell'archiviazione sicura dei dati, dei backup automatici e degli aggiornamenti software, il che significa che non dovrete preoccuparvi delle vostre esigenze IT.

Conoscere questo background tecnico vi aiuterà a confrontare le soluzioni POS basate su cloud con i sistemi POS più vecchi che molte organizzazioni utilizzano ancora.

Sistemi POS basati su cloud vs sistemi POS legacy

Il passaggio dai sistemi POS tradizionali ai sistemi POS basati su cloud rappresenta un grande cambiamento nel modo in cui le aziende gestiscono i pagamenti, archiviano i dati e svolgono le loro operazioni. Comprendere queste differenze potrebbe aiutarti a scegliere la soluzione migliore per la tua attività.

Differenze chiave nell'archiviazione e nell'accesso ai dati

Tutti i dati aziendali vengono archiviati ed elaborati su server locali tramite sistemi POS legacy. Le tue informazioni sono archiviate nella tua sede e sono accessibili solo dai terminali collegati a quel server. Questo tipo di architettura funzionava bene per le organizzazioni prima dell'avvento della banda larga, ma non è altrettanto efficace per le esigenze odierne.

I sistemi POS basati su cloud eliminano questi limiti. I dati di vendita, i dati dei clienti e le informazioni sull'inventario sono tutti archiviati su server remoti accessibili da qualsiasi connessione Internet. Gli imprenditori possono tenere d'occhio le prestazioni da casa, i responsabili regionali possono gestire diverse sedi da un unico pannello di controllo e il personale di sedi diverse può lavorare con le stesse informazioni aggiornate.

Struttura dei costi e implementazione

I sistemi tradizionali di punti vendita richiedono solitamente un investimento iniziale considerevole per l'acquisto dei server, la configurazione dell'hardware e l'installazione professionale. Prima ancora di effettuare una transazione, il costo di installazione di un singolo terminale tradizionale può superare i 1.000 dollari.

Il modo in cui i sistemi POS cloud addebitano i loro servizi è diverso. La maggior parte dei software POS basati su cloud addebita un canone mensile per ogni terminale, che di solito è compreso tra 50 e 200 dollari. Ciò significa che non è necessario spendere molto denaro in anticipo. I fornitori di servizi cloud si occupano di mantenere aggiornati i server, renderli più sicuri e far crescere l'infrastruttura. Non è necessario pagare regolarmente per la manutenzione dei server, i sistemi di backup manuale o l'assistenza IT per l'infrastruttura locale.

Confronto tra scalabilità e flessibilità

Quando la tua azienda cresce, i sistemi legacy richiedono l'acquisto di più spazio sul server e l'installazione di nuovo hardware in ogni sede. Il ridimensionamento diventa un progetto che richiede molto denaro e conoscenze IT.

L'abbonamento consente di aggiungere altri sistemi POS basati su cloud. L'installazione di tablet, la connessione al sistema cloud esistente e l'accesso immediato ai dati consolidati sono tutte operazioni che avvengono quando si aggiunge una nuova sede. Le aziende con più sedi traggono i maggiori vantaggi. È possibile gestire l'inventario di tutti i negozi, valutare le prestazioni tra le sedi e mantenere gli stessi programmi di fidelizzazione dei clienti in tutte le sedi da un'unica interfaccia.

Questo confronto mostra perché oltre il 65% delle piccole imprese utilizza ora POS basati su cloud. Tuttavia, sapere quali funzionalità sono necessarie aiuterà a scegliere l'implementazione più adatta alle proprie esigenze.

Funzionalità essenziali e implementazione

Quando si valuta un sistema POS cloud, è necessario assicurarsi che le sue funzionalità siano adeguate al modo di lavorare della propria organizzazione. Gli elementi che aiutano uno store al dettaglio a svilupparsi sono diversi da quelli che aiutano un'azienda del settore alberghiero a prosperare.

Funzionalità di base per l'elaborazione dei pagamenti

1. Supporto di più metodi di pagamento: accetta pagamenti tramite carte di credito, carte di debito, pagamenti contactless e portafogli mobili, offrendo ai clienti flessibilità mentre elabori le transazioni attraverso report unificati.
2. Elaborazione delle transazioni in tempo reale: elabora le vendite istantaneamente con la generazione automatica di ricevute, sia stampate che inviate via e-mail, mentre i dati vengono sincronizzati con il tuo sistema cloud per una visibilità immediata.
3. Integrazione del processore di pagamento: l'integrazione perfetta con i conti commerciali e i processori elimina la riconciliazione manuale e riduce gli errori nel software di contabilità.
4. Funzionalità di pagamento offline: fondamentale per le aziende in aree con connettività Internet inaffidabile, i sistemi continuano a funzionare offline memorizzando le transazioni in cache a livello locale, quindi sincronizzando automaticamente tutto quando la connessione viene ripristinata.

Funzionalità di gestione aziendale

Il tuo sistema cloud è più utile quando può connettersi ad altri sistemi. Cerca collegamenti integrati a siti di e-commerce che ti consentono di effettuare vendite sia online che in negozio, software di contabilità che gestiscono automaticamente la tua contabilità e strumenti aziendali specializzati nel tuo settore. Queste integrazioni riducono gli errori e ti fanno risparmiare ore di inserimento manuale dei dati nelle operazioni interne.

Applicazioni specifiche per il settore

Le funzionalità per la vendita al dettaglio includono la scansione dei codici a barre per velocizzare il checkout, la gestione dell'inventario con monitoraggio delle varianti (taglia, colore, stile), programmi di fidelizzazione dei clienti basati sulla cronologia degli acquisti e reportistica per aiutarti a prendere decisioni di acquisto osservando i modelli di vendita.

I ristoranti e gli hotel hanno bisogno di gestione dei tavoli, possibilità di modificare il menu con modificatori, integrazione del display della cucina, gestione delle mance e, per gli hotel, possibilità di fatturare le camere. Il più delle volte, un'azienda del settore alberghiero deve essere più strettamente collegata ai sistemi di gestione delle proprietà.

Le funzionalità delle aziende di servizi includono la pianificazione degli appuntamenti, la conservazione dei profili dei clienti con la cronologia dei servizi e l'offerta di opzioni di fatturazione ricorrente. Queste funzionalità consentono di servire rapidamente i clienti e di creare con loro relazioni a lungo termine.

Sfide comuni e soluzioni

Ci sono buoni motivi per essere preoccupati quando si utilizza un software POS basato su cloud. Occuparsi di questi aspetti in anticipo garantisce un'implementazione di successo.

Dipendenza dalla connettività Internet

Un sistema POS cloud necessita di Internet per sincronizzarsi con server lontani, il che lo rende meno sicuro in caso di interruzione della connessione. Tuttavia, esistono già ottimi modi per risolvere questo problema.

Soluzione: scegli sistemi con una modalità offline potente che continui a funzionare anche quando la connessione si interrompe. Quando la connessione viene ripristinata, il sistema sincronizza automaticamente tutte le transazioni memorizzate nella cache. Ad esempio, Tableview ha questa funzione ibrida che ti consente di continuare a servire i clienti anche quando Internet non funziona.

Preoccupazioni relative alla sicurezza dei dati

Esistono reali preoccupazioni relative alla sicurezza quando si archiviano dati aziendali e dei clienti su fornitori di servizi cloud, specialmente quando l'elaborazione dei pagamenti deve seguire le regole di conformità PCI.

Verificate che il vostro fornitore sia ancora conforme allo standard PCI DSS, crittografi i dati durante l'invio e l'archiviazione e utilizzi protocolli multilivello per migliorare ulteriormente la sicurezza. La maggior parte delle piccole imprese non può permettersi di aggiungere ai propri sistemi legacy tutte le funzionalità di sicurezza offerte dalle piattaforme basate su cloud.

Formazione e adozione da parte del personale

Se i dipendenti hanno difficoltà a utilizzare le nuove tecnologie, ciò può compromettere le operazioni, soprattutto quando si passa da sistemi più vecchi.

La soluzione è rendere l'interfaccia facile da usare e non troppo difficile da comprendere. I moderni sistemi POS cloud presentano un design intuitivo e sono generalmente basati su tablet, comuni nell'elettronica di consumo. Strumenti di supporto completi, come la formazione su richiesta e l'assistenza clienti rapida, accelerano l'adozione.

Complessità dell'integrazione

Se non ci si prepara in anticipo, può essere difficile collegare il nuovo sistema POS cloud al software aziendale attuale, come quello di contabilità, inventario ed e-commerce.

Soluzione: mettete in cima alla vostra lista le soluzioni che possono connettersi facilmente ai vostri strumenti attuali. Le interfacce native con noti software di contabilità, piattaforme di e-commerce e app create per determinati settori rendono più facile la configurazione e l'aggiornamento.

Queste idee suggeriscono un modo semplice per scegliere.

Conclusione e passi successivi

I sistemi POS basati su cloud sono più flessibili, convenienti e scalabili rispetto ai sistemi POS tradizionali. La tua azienda è pronta per una crescita a lungo termine perché puoi accedere ai dati da qualsiasi luogo, gestire più sedi da un unico dashboard e crescere senza dover acquistare nuove attrezzature.

Passi immediati da intraprendere:

1. Valutate le esigenze della vostra azienda: elencate le caratteristiche essenziali per il vostro settore verticale e i requisiti operativi
2. Valutate le funzionalità offline: assicuratevi che il vostro sistema funzioni senza interruzioni durante le interruzioni di Internet
3. Testare le interfacce utente: programmare delle demo per verificare che l'adozione da parte del personale proceda senza intoppi
4. Verificate le opzioni di integrazione: assicuratevi che esistano connessioni predefinite per il vostro software di contabilità e gli strumenti aziendali esistenti

Specificamente per le aziende del settore alberghiero: prendete in considerazione il sistema POS cloud Tableview, che offre tutti i vantaggi del software basato su cloud e funziona bene offline, sincronizzandosi automaticamente quando la connessione viene ripristinata. Tableview funziona bene con i sistemi di gestione delle proprietà, il che lo rende un'ottima scelta per gli hotel e altre strutture che hanno bisogno di gestire l'esperienza degli ospiti in un unico posto.

Alcuni argomenti correlati che vale la pena approfondire sono le strategie per l'integrazione dei sistemi di gestione immobiliare, l'implementazione di POS mobili per un servizio più flessibile e i modi per ottimizzare la tecnologia alberghiera che aiuterà la vostra attività a espandersi nel lungo termine.

Risorse aggiuntive

Domande frequenti

Quanto è sicuro un sistema POS basato su cloud? I fornitori affidabili implementano la crittografia dei dati, la conformità PCI DSS e funzionalità di sicurezza che in genere superano ciò che le piccole imprese possono mantenere sui server locali. Verifica sempre le certificazioni di sicurezza specifiche prima di selezionare un fornitore.

Cosa succede quando la connessione Internet si interrompe? I sistemi POS cloud di qualità includono una modalità offline che continua a funzionare localmente, per poi sincronizzarsi automaticamente quando la connettività viene ripristinata. Questo approccio ibrido elimina la preoccupazione principale relativa alla dipendenza dal cloud.

Come si confrontano i costi dei POS cloud nel tempo? Sebbene i canoni mensili continuino a tempo indeterminato, si evitano i costi iniziali elevati per l'hardware, le spese di manutenzione e i costi di assistenza IT associati ai sistemi legacy. La maggior parte delle aziende ritiene che i costi dei POS cloud siano più prevedibili e spesso inferiori su un periodo di 3-5 anni.

Quanto tempo richiede l'implementazione? L'implementazione di base può avvenire in pochi giorni: arriva l'hardware, ci si connette ai fornitori di servizi cloud, si configurano le impostazioni e si inizia l'elaborazione. Le aziende complesse con più sedi e integrazioni estese possono richiedere diverse settimane per l'implementazione completa.

Lista di controllo per la valutazione dei POS cloud

• [ ] Funzionalità offline con sincronizzazione automatica
• [ ] Integrazione con il tuo attuale software di contabilità
• [ ] Funzionalità specifiche del settore (gestione dell'inventario, gestione dei tavoli, ecc.)
• [ ] Interfaccia intuitiva adatta al personale
• [ ] Prezzi trasparenti senza costi mensili nascosti
• [ ] Conformità PCI e verifica della crittografia dei dati
• [ ] Assistenza clienti reattiva e disponibile
• [ ] Scalabilità per la crescita aziendale pianificata