Informativa sulla Privacy di Prostay

1. Ambito di applicazione e nostri ruoli

1.1 Visitatori del sito web e potenziali clienti

Quando visitate il nostro Sito Web, richiedete una demo o ci contattate, Prostay agisce generalmente in qualità di titolare del trattamento (o equivalente) dei dati personali che raccogliamo per tali finalità.

1.2 Account dei clienti e Dati del Cliente

Prostay è un software business-to-business. I clienti (ad esempio, hotel e aziende del settore dell'ospitalità) possono caricare o creare dati nel Servizio relativi a ospiti, prenotazioni, personale, fornitori e operazioni aziendali ("Dati del Cliente"). Per la maggior parte dei Dati del Cliente, il nostro cliente controlla cosa viene raccolto e come viene utilizzato, e Prostay tratta i Dati del Cliente per conto del cliente al fine di fornire il Servizio.

Se siete un dipendente, un collaboratore o un ospite di uno dei nostri clienti e desiderate esercitare i Vostri diritti relativi ai Dati del Cliente, Vi preghiamo di contattare direttamente il cliente interessato. Se riceviamo una tale richiesta, potremmo indirizzarVi al cliente o assistere il cliente ove opportuno.

1.3 Integrazioni

Se attivate delle integrazioni (inclusa l'integrazione QuickBooks), trattiamo le informazioni provenienti dal servizio di terze parti connesso secondo la Vostra configurazione e le Vostre autorizzazioni. L'Appendice A descrive il trattamento specifico per QuickBooks.

2. Informazioni che raccogliamo

2.1 Informazioni fornite direttamente

• Informazioni di contatto: nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, nome dell'azienda, qualifica professionale e dettagli simili (ad esempio, quando richiedete una demo o assistenza).
• Informazioni sull'account: dettagli del profilo utente, assegnazioni di ruolo/permessi, credenziali di autenticazione e impostazioni dell'account.
• Informazioni di fatturazione e abbonamento: dettagli del contatto di fatturazione, dettagli delle fatture, dettagli fiscali/IVA (se applicabile) e stato dei pagamenti. L'elaborazione delle carte di pagamento è generalmente gestita dal nostro processore di pagamenti; non memorizziamo intenzionalmente i numeri completi delle carte.
• Assistenza e comunicazioni: messaggi, allegati e informazioni che fornite quando contattate l'assistenza, segnalate problemi o partecipate a sondaggi.
• Dati del Cliente: informazioni caricate o create nel Servizio da Voi o per Vostro conto (come registri di prenotazione, profili degli ospiti, note operative e file), sotto il controllo dell'account del cliente.

2.2 Informazioni raccolte automaticamente

• Dati del dispositivo e di registro: indirizzo IP, identificatori del dispositivo, tipo di browser, sistema operativo, pagine visualizzate, pagine di provenienza/uscita, timestamp e registri diagnostici.
• Dati di utilizzo: utilizzo delle funzionalità, clic e interazioni, metriche di prestazione, eventi di errore e telemetria simile.
• Cookie e tecnologie simili: identificatori e impostazioni memorizzati sul Vostro dispositivo; vedere la Sezione 11.

2.3 Registrazione delle sessioni e dati di interazione

Utilizziamo strumenti di registrazione delle sessioni e di analisi comportamentale per comprendere come gli utenti interagiscono con il nostro Sito Web e per migliorare l'usabilità e le prestazioni. Questi strumenti possono raccogliere dati di interazione come la navigazione tra le pagine, i movimenti del mouse, i clic, lo scorrimento, le informazioni sul dispositivo e gli eventi di errore. Configuriamo questi strumenti per ridurre la raccolta di dati sensibili e per mascherare o escludere determinati input ove possibile.

2.4 Informazioni sulla posizione

Se l'Applicazione offre funzionalità basate sulla posizione e le attivate, potremmo trattare informazioni di posizione approssimativa o precisa in base alle impostazioni e ai permessi del Vostro dispositivo. Potete controllare i permessi di localizzazione tramite le impostazioni del Vostro dispositivo.

2.5 Informazioni da terze parti

• Fornitori di servizi: ad esempio, fornitori di hosting, analisi, comunicazioni, sicurezza e strumenti di assistenza clienti.
• Partner di integrazione: se attivate un'integrazione, potremmo ricevere informazioni dalla piattaforma connessa come autorizzato da Voi e necessario per fornire l'integrazione.

2.6 Informazioni sensibili

Non raccogliamo intenzionalmente categorie particolari di dati personali sensibili a meno che non scegliate di inviare tali dati nel Servizio. I clienti dovrebbero evitare di caricare informazioni sensibili a meno che non sia necessario per le proprie finalità aziendali e dispongano di una base giuridica e di garanzie adeguate.

3. Come utilizziamo le informazioni

Utilizziamo i dati personali per le seguenti finalità:

• Fornire e gestire il Servizio: creare e amministrare gli account, autenticare gli utenti, fornire le funzionalità principali e offrire le funzionalità richieste.
• Assistenza clienti: rispondere alle richieste, risolvere problemi e fornire supporto tecnico.
• Sicurezza e prevenzione delle frodi: proteggere gli account, prevenire gli abusi, rilevare attività sospette e mantenere l'integrità dei nostri sistemi.
• Miglioramento e sviluppo: analizzare l'utilizzo per migliorare le prestazioni, l'affidabilità e l'esperienza dell'utente, e per sviluppare nuove funzionalità.
• Comunicazioni: inviare avvisi relativi al servizio, messaggi amministrativi, avvisi di sicurezza e comunicazioni sui prodotti.
• Marketing: ove consentito dalla legge, inviare comunicazioni di marketing e misurare l'efficacia delle campagne. Potete rinunciare in qualsiasi momento.
• Fatturazione e gestione dell'account: elaborare gli abbonamenti, gestire le fatture e amministrare i pagamenti.
• Conformità e aspetti legali: rispettare la legge applicabile, rispondere a richieste legittime, far valere i nostri accordi e proteggere i nostri diritti e i nostri utenti.
• Integrazioni: fornire e gestire le integrazioni da Voi attivate, inclusi i flussi di lavoro di sincronizzazione e riconciliazione come da Voi configurati.

Non utilizziamo i Dati del Cliente di un account cliente a beneficio di un altro account cliente, salvo su indicazione del cliente (ad esempio, quando un cliente collega esplicitamente più account) o quando le informazioni sono aggregate e anonimizzate in modo tale da non identificare alcun cliente, utente o ospite.

4. Basi giuridiche (SEE/Regno Unito e leggi simili)

Ove la legge applicabile richieda una base giuridica per il trattamento, ci basiamo su una o più delle seguenti:

• Contratto: per fornire il Servizio, amministrare gli account e adempiere ai nostri obblighi contrattuali.
• Interessi legittimi: per proteggere e migliorare il Servizio, prevenire le frodi e comunicare con i clienti in merito al Servizio (bilanciati con i Vostri diritti).
• Consenso: per determinati cookie, registrazioni delle sessioni e tecnologie di marketing/pubblicità ove richiesto dalla legge.
• Obbligo legale: per rispettare le leggi applicabili e le richieste legittime.

5. Analisi, pubblicità e registrazione delle sessioni

5.1 Google Analytics 4 (GA4)

Utilizziamo Google Analytics 4 per comprendere il traffico e i modelli di utilizzo del Sito Web (ad esempio, visualizzazioni di pagina, riferimenti e interazioni) e per migliorare il nostro Sito Web e il Servizio. GA4 utilizza cookie e tecnologie simili per raccogliere informazioni sul Vostro dispositivo e sulle Vostre interazioni con il nostro Sito Web.

5.2 Meta Pixel

Utilizziamo il Meta Pixel per misurare l'efficacia della pubblicità e per comprendere le azioni che le persone intraprendono sul nostro Sito Web dopo aver visualizzato o interagito con i nostri annunci. Ciò può comportare l'uso di cookie e la raccolta di informazioni sul Vostro browser e sulle Vostre interazioni con il nostro Sito Web.

5.3 LinkedIn Insight Tag

Utilizziamo il LinkedIn Insight Tag per misurare le prestazioni delle campagne e comprendere le interazioni con il Sito Web associate agli annunci LinkedIn. Ciò può comportare l'uso di cookie e la raccolta di informazioni sul Vostro browser e sulle interazioni con il Sito Web.

5.4 Microsoft Clarity

Utilizziamo Microsoft Clarity per analizzare il modo in cui gli utenti interagiscono con il nostro Sito Web mediante metriche comportamentali, registrazione delle sessioni e mappe di calore. Clarity può raccogliere dati di interazione come i movimenti del mouse, i clic, lo scorrimento, la navigazione tra le pagine, le informazioni sul dispositivo e gli eventi di errore. Configuriamo Clarity per ridurre la raccolta di dati sensibili e per mascherare o escludere determinati input ove possibile.

5.5 Le Vostre scelte

Potete gestire le Vostre preferenze per i cookie analitici e pubblicitari tramite i nostri controlli delle preferenze sui cookie (vedere la Sezione 11) e tramite le impostazioni del Vostro browser. Ove richiesto dalla legge, raccoglieremo il Vostro consenso prima di utilizzare cookie non essenziali e tecnologie simili.

6. Come condividiamo le informazioni

6.1 Fornitori di servizi

Condividiamo informazioni con fornitori e prestatori di servizi che ci aiutano a gestire il Servizio (ad esempio, hosting cloud, analisi, registrazione delle sessioni, strumenti di assistenza clienti, consegna e-mail, sicurezza e elaborazione dei pagamenti). Richiediamo ai fornitori di servizi di proteggere le informazioni e di utilizzarle esclusivamente per fornire servizi a noi.

6.2 Partner di analisi e pubblicità

Potremmo divulgare informazioni a partner di analisi e pubblicità (come Google, Meta, LinkedIn e Microsoft) tramite cookie, pixel, tag, SDK e tecnologie simili, per misurare le prestazioni, migliorare il nostro Sito Web e comprendere l'efficacia del marketing. Ove richiesto dalla legge, lo facciamo solo con il Vostro consenso.

6.3 Società affiliate

Potremmo condividere informazioni con le nostre società affiliate per operazioni aziendali interne, nel rispetto di adeguate garanzie.

6.4 Condivisione controllata dal cliente

Il Servizio può consentire ai clienti di condividere informazioni con terze parti su indicazione del cliente (ad esempio, esportando report, inviando fatture o attivando integrazioni). Tale condivisione è controllata dalla configurazione del cliente e dai permessi degli utenti.

6.5 Aspetti legali e sicurezza

Potremmo divulgare informazioni ove riteniamo sia necessario per rispettare la legge, rispondere a richieste legittime, proteggere i diritti e la sicurezza di Prostay, dei nostri clienti, utenti o altri, indagare su frodi o far valere i nostri accordi.

6.6 Trasferimenti aziendali

In caso di fusione, acquisizione, finanziamento, riorganizzazione o vendita di tutta o parte della nostra attività o dei nostri beni, le informazioni potrebbero essere trasferite nell'ambito di tale operazione, nel rispetto di adeguate garanzie.

6.7 Nessuna vendita di dati personali

Prostay non vende dati personali a fini di lucro. Alcune leggi sulla privacy definiscono la "vendita" o la "condivisione" in modo ampio, includendo determinate divulgazioni per la pubblicità mirata. Ove applicabile, potete rinunciare a determinate divulgazioni relative alla pubblicità tramite le nostre preferenze sui cookie e altri controlli descritti nella Sezione 10 e nella Sezione 11.

7. Trasferimenti internazionali

Prostay ha sede a Hong Kong e può trattare le informazioni a Hong Kong e in altri Paesi in cui operiamo noi o i nostri fornitori di servizi. Ove richiesto, utilizziamo garanzie adeguate per i trasferimenti transfrontalieri, come protezioni contrattuali e altri meccanismi riconosciuti dalla legge applicabile.

8. Sicurezza

Implementiamo misure amministrative, tecniche e organizzative ragionevoli volte a proteggere i dati personali contro la distruzione accidentale o illecita, la perdita, l'alterazione, la divulgazione non autorizzata o l'accesso non autorizzato. Nessuna misura di sicurezza è perfetta e non possiamo garantire una sicurezza assoluta.

Siete responsabili del mantenimento della riservatezza delle Vostre credenziali e dell'utilizzo di controlli di accesso e permessi appropriati per i Vostri Utenti Autorizzati.

9. Conservazione dei dati

Conserviamo i dati personali per il tempo necessario a fornire il Servizio, rispettare gli obblighi legali, risolvere le controversie, far valere gli accordi e per finalità aziendali legittime. I periodi di conservazione variano in base al tipo di informazioni e al loro utilizzo.

• Informazioni sull'account: conservate mentre l'account è attivo e per un periodo limitato successivamente per finalità amministrative, legali e di sicurezza.
• Dati del Cliente: conservati in base all'abbonamento e alla configurazione del cliente; dopo la cessazione, i clienti possono richiedere l'esportazione entro trenta (30) giorni, dopodiché i dati possono essere cancellati o anonimizzati in conformità con le nostre Condizioni e gli obblighi legali.
• Comunicazioni di assistenza: conservate per un periodo ragionevole per monitorare e risolvere i problemi e migliorare la qualità dell'assistenza.
• Registri e log di sicurezza: conservati per finalità di sicurezza, risoluzione dei problemi e audit per un periodo limitato, nel rispetto dei requisiti legali.
• Token dell'integrazione QuickBooks: conservati solo mentre l'integrazione rimane connessa e cancellati/invalidati entro un periodo commercialmente ragionevole dopo la disconnessione o la revoca (vedere l'Appendice A).

10. I Vostri diritti e le Vostre scelte

10.1 Preferenze dell'account e di marketing

• Potete aggiornare determinati dettagli dell'account all'interno del Servizio (ove disponibile).
• Potete rinunciare alle e-mail di marketing utilizzando il link di cancellazione dell'iscrizione presente in tali messaggi o contattandoci.
• Potete controllare i cookie e le tecnologie simili come descritto nella Sezione 11.

10.2 Diritti ai sensi delle leggi sulla protezione dei dati

A seconda della Vostra posizione geografica, potreste avere il diritto di accedere, rettificare, cancellare, limitare, opporVi al trattamento o richiedere la portabilità dei Vostri dati personali. Potreste inoltre avere il diritto di revocare il consenso ove il trattamento sia basato sul consenso.

Se siete un dipendente o un ospite di uno dei nostri clienti e la Vostra richiesta riguarda i Dati del Cliente, il cliente controlla tali dati. Vi preghiamo di contattare direttamente il cliente. Se ci contattate, potremmo inoltrare la Vostra richiesta al cliente interessato o assisterlo nella risposta.

10.3 Diritti alla privacy della California

Se siete residenti in California, potreste avere diritti ai sensi del CCPA/CPRA, incluso il diritto di conoscere, cancellare, rettificare e rinunciare a determinate divulgazioni per la pubblicità comportamentale cross-context (talvolta denominata "condivisione"). Per presentare una richiesta, contattateci all'indirizzo [email protected].

Potete inoltre rinunciare ai cookie e alle tecnologie simili relativi alla pubblicità tramite le nostre preferenze sui cookie (vedere la Sezione 11). Ove Prostay tratti i Dati del Cliente per conto di un cliente, Prostay può agire in qualità di fornitore di servizi/responsabile del trattamento e gestirà le richieste in conformità con i nostri contratti con i clienti e la legge applicabile.

11. Cookie e tecnologie simili

Utilizziamo cookie e tecnologie simili (come pixel, tag, SDK e archiviazione locale) per fornire il Sito Web e il Servizio, ricordare le preferenze, comprendere l'utilizzo, migliorare le prestazioni e misurare l'efficacia del marketing. Ove richiesto dalla legge, presentiamo controlli per il consenso ai cookie affinché possiate scegliere se consentire i cookie non essenziali.

11.1 Categorie di cookie

• Strettamente necessari: necessari per le funzionalità principali, la sicurezza e per fornire il Sito Web e il Servizio.
• Funzionali: ricordano le preferenze e le impostazioni.
• Analitici: ci aiutano a comprendere le prestazioni e l'utilizzo (ad esempio, GA4 e Microsoft Clarity).
• Pubblicitari: misurano l'efficacia del marketing e supportano le analisi relative alla pubblicità (ad esempio, Meta Pixel e LinkedIn Insight Tag).

11.2 Strumenti che utilizziamo

• Google Analytics 4 (GA4) – Analisi del sito web e misurazione delle prestazioni.
• Microsoft Clarity – Analisi dell'usabilità del sito web, incluse mappe di calore e registrazione delle sessioni.
• Meta Pixel – Misurazione dell'efficacia pubblicitaria e analisi correlate.
• LinkedIn Insight Tag – Misurazione dell'efficacia pubblicitaria e analisi correlate.

11.3 Gestione dei cookie e delle preferenze

Potete gestire le preferenze sui cookie utilizzando il nostro banner sui cookie o i controlli "Preferenze Cookie" (se visualizzati) e tramite le impostazioni del Vostro browser. Se disabilitate determinati cookie, alcune parti del Sito Web o del Servizio potrebbero non funzionare correttamente.

11.4 Controlli del browser e della piattaforma

Alcuni browser e dispositivi consentono di bloccare o eliminare i cookie e di gestire i controlli di tracciamento. La Vostra possibilità di rinuncia può dipendere dal Vostro browser, dal dispositivo e dalla legge applicabile.

11.5 Do Not Track

Alcuni browser offrono un'impostazione "Do Not Track" ("DNT"). Non esiste un approccio standard di settore per rispondere ai segnali DNT e il nostro Sito Web potrebbe non rispondere al DNT.

12. Siti e servizi di terze parti

Il Servizio può contenere link a siti web o servizi di terze parti. La presente Informativa sulla Privacy non si applica a terze parti e non siamo responsabili delle loro pratiche. Vi preghiamo di consultare l'informativa sulla privacy della terza parte prima di fornire informazioni.

13. Modifiche alla presente Informativa sulla Privacy

Potremmo aggiornare la presente Informativa sulla Privacy di volta in volta. Pubblicheremo l'informativa aggiornata su questa pagina e aggiorneremo la data di "Ultimo aggiornamento". Se le modifiche sono sostanziali, forniremo un ulteriore avviso ove opportuno (ad esempio, nel Servizio o via e-mail agli amministratori degli account).

14. Contatti

Per contattare Prostay in merito a questioni relative alla privacy, inviate un'e-mail a [email protected].

Appendice A: Informativa sulla Privacy dell'integrazione QuickBooks

La presente Appendice si applica esclusivamente se attivate l'integrazione di Prostay con Intuit QuickBooks (l'"Integrazione QuickBooks"). "QuickBooks" è un servizio di terze parti fornito da Intuit Inc. L'utilizzo di QuickBooks è regolato dal/dai Vostro/i accordo/i con Intuit.

A1. Quali dati Prostay accede da QuickBooks

Quando connettete l'Integrazione QuickBooks, autorizzate Prostay ad accedere ai dati di QuickBooks in base ai permessi da Voi concessi. A seconda delle funzionalità attivate e della Vostra configurazione, ciò può includere informazioni quali i dettagli del profilo aziendale, il piano dei conti, i clienti, i prodotti/servizi, i codici fiscali, le fatture, i pagamenti, i fornitori, le fatture passive, le registrazioni contabili e i relativi metadati.

A2. Finalità dell'utilizzo dei dati QuickBooks

Prostay utilizza i dati di QuickBooks esclusivamente per fornire e gestire le funzionalità dell'Integrazione QuickBooks da Voi attivate, inclusa la sincronizzazione dei dati tra Prostay e QuickBooks, il supporto ai flussi di lavoro di riconciliazione e reportistica come da Voi configurati, e la risoluzione dei problemi e l'assistenza per l'Integrazione. Prostay non utilizza i dati di QuickBooks per finalità pubblicitarie o di marketing.

A3. Condivisione e utilizzo tra clienti

Prostay non condivide i dati di QuickBooks di un account cliente con un altro account cliente. Prostay non vende i dati di QuickBooks. Se Prostay fornisce analisi comparative o benchmark, lo farà esclusivamente utilizzando dati aggregati e anonimizzati che non identificano alcun cliente, utente o ospite.

A4. Token, sicurezza e archiviazione

L'Integrazione QuickBooks utilizza token emessi da Intuit per accedere ai dati di QuickBooks. Prostay non richiede la Vostra password di QuickBooks. Ove Prostay memorizzi token (ad esempio, token di aggiornamento), Prostay li protegge utilizzando controlli di sicurezza ragionevoli.

A5. Disconnessione e revoca dell'accesso

Potete disconnettere o revocare l'accesso all'Integrazione QuickBooks tramite le impostazioni di integrazione di Prostay e/o gli strumenti di gestione delle connessioni di Intuit. Dopo la revoca o la disconnessione, Prostay interromperà le nuove chiamate API a QuickBooks per quella connessione entro un periodo commercialmente ragionevole e cancellerà o invaliderà i token memorizzati entro un periodo commercialmente ragionevole.

A6. Conservazione dei dati dopo la disconnessione

La disconnessione dell'Integrazione QuickBooks interrompe l'accesso continuo a QuickBooks. Prostay può conservare i dati precedentemente sincronizzati in Prostay come Dati del Cliente (ad esempio, fatture create in Prostay, audit trail e mappature contabili) fino alla loro cancellazione da parte Vostra, alla rimozione in base alle Vostre impostazioni di conservazione, o alla cancellazione in conformità con la presente Informativa sulla Privacy e le nostre Condizioni di Servizio.

A7. Avviso sui marchi

Intuit e QuickBooks sono marchi registrati di Intuit Inc. Utilizzati con autorizzazione.