Cloud-basiertes POS-System: Wie es funktioniert

Ein cloudbasiertes Kassensystem ist eine webbasierte Software, die Transaktionen abwickelt, das Geschäft betreibt und alle Daten auf Remote-Servern statt auf lokaler Hardware speichert. Das bedeutet, dass es auf jedem Gerät verwendet werden kann, das mit dem Internet verbunden ist. Wenn Sie einen Einzelhandelsladen, ein Restaurant oder ein Hotel besitzen und in Sachen Zahlungsoptionen mit der Zeit gehen möchten, sollten Sie wissen, wie diese Technologie funktioniert.

In diesem Artikel wird erklärt, was ein cloudbasiertes POS-System ist und wie es funktioniert. Außerdem werden die wichtigsten Funktionen und Kriterien aufgeführt, die Sie bei der Auswahl des für Ihre Anforderungen am besten geeigneten POS-Systems berücksichtigen sollten. Dieser Inhalt befasst sich mit den praktischen Fragen, die Sie bei der Modernisierung Ihres Kassensystems berücksichtigen müssen, unabhängig davon, ob Sie eine kleine Boutique, eine Restaurantkette mit mehreren Standorten oder ein Hotelunternehmen besitzen.

Ein cloudbasiertes Kassensystem sendet Transaktionsdaten über das Internet an Remote-Server, wo sie in Echtzeit verarbeitet, gespeichert und über alle verbundenen Geräte synchronisiert werden. Das bedeutet, dass Sie keine teuren Server vor Ort kaufen müssen und das System von überall aus nutzen können.

Am Ende dieses Leitfadens zum Cloud-Kassensystem werden Sie:

• verstehen, wie die Cloud-Kassentechnologie auf technischer Ebene funktioniert
• die entscheidenden Unterschiede zwischen cloudbasierten Systemen und herkömmlichen POS-Systemen erkennen
• die wesentlichen Funktionen für Ihre Branche identifizieren
• wissen, wie Sie das beste POS-System für Ihr Unternehmenswachstum auswählen und implementieren

Cloud-basierte POS-Systeme verstehen

Ein Cloud-basiertes POS-System verwendet Hardware wie Tablets und Kartenlesegeräte sowie Cloud-basierte Software, die über das Internet läuft, um alle Aufgaben von der Zahlungsabwicklung bis zur Bestandsverfolgung zu erledigen. Cloud-POS speichert und verarbeitet Daten auf Remote-Servern, die von Cloud-Dienstleistern verwaltet werden, im Gegensatz zu herkömmlichen Systemen, die Daten auf lokalen Servern speichern.

Für Unternehmen, die heute flexibel sein wollen, liegt der Vorteil auf der Hand: Sie können von überall auf Daten zugreifen, Verkäufe verfolgen und mehrere Standorte verwalten, ohne an einen einzigen physischen Terminal gebunden zu sein.

So funktionieren Cloud-Kassensysteme

Wenn Sie an Ihrem Terminal Artikel scannen, Rabatte gewähren oder Zahlungen verarbeiten, werden die Daten sofort über Ihre Internetverbindung an entfernte Server gesendet. Diese Server übernehmen die Berechnungen: Sie addieren Summen, erstellen Berichte, verfolgen Lagerbestände und stellen sicher, dass alle verbundenen Geräte über die gleichen Informationen verfügen.

Änderungen, die an einem Ort vorgenommen werden, werden aufgrund dieser Echtzeit-Synchronisation sofort an anderen Orten angezeigt. Wenn jemand den letzten Artikel in Ihrem Geschäft in der Innenstadt kauft, wird diese Änderung sofort in Ihrem Lagerbestand angezeigt. Die Architektur funktioniert wie Cloud-Speicherdienste wie Google Fotos. Sie können von einem Gerät aus hochladen und mit den richtigen Anmeldedaten von jedem Gerät aus darauf zugreifen.

Kernkomponenten und Infrastruktur

Frontend-Hardware ist die Ausrüstung, die Ihre Mitarbeiter und Kunden direkt verwenden. Dazu gehören POS-Terminals, bei denen es sich um Tablets, Smartphones oder spezielle stationäre Geräte handeln kann, Barcode-Scanner, die Produkte schnell identifizieren, Belegdrucker, Kassenschubladen für Bargeld und Kartenlesegeräte, die Kredit-, Debit-, kontaktlose und Mobile-Wallet-Zahlungen akzeptieren.

Die Backend-Software umfasst die wesentlichen Vorgänge, die auf einer skalierbaren Cloud-Infrastruktur ausgeführt werden. Dazu gehören Zahlungsabwicklungskonnektoren, ein cloudbasiertes POS-System zur Verkaufsabwicklung, Funktionen zur Bestandsverwaltung mit Bestandsverfolgung und Nachbestellungsbenachrichtigungen, Kundenmanagement-Tools zur Verfolgung der Kaufhistorie und Berichtsmodule zur Analyse von Verkaufsdaten. Cloud-Dienstleister kümmern sich um die sichere Datenspeicherung, automatische Backups und Software-Updates, sodass Sie sich weniger um Ihre eigenen IT-Anforderungen kümmern müssen.

Wenn Sie diesen technischen Hintergrund kennen, können Sie cloudbasierte POS-Lösungen besser mit den älteren POS-Systemen vergleichen, die viele Unternehmen noch immer verwenden.

Cloudbasierte vs. herkömmliche POS-Systeme

Der Umstieg von traditionellen Point-of-Sale-Systemen (POS) auf cloudbasierte POS-Systeme ist eine große Veränderung in der Art und Weise, wie Unternehmen Zahlungen abwickeln, Daten speichern und ihre Abläufe verwalten. Das Verständnis dieser Unterschiede kann Ihnen helfen, die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Wichtige Unterschiede bei der Datenspeicherung und dem Datenzugriff

Alle Unternehmensdaten werden über herkömmliche POS-Systeme auf lokalen Servern gespeichert und verarbeitet. Ihre Informationen werden an Ihrem Standort gespeichert und können nur von Terminals aus abgerufen werden, die mit diesem Server verbunden sind. Diese Art von Architektur hat für Unternehmen vor dem Zeitalter des Breitbandinternets gut funktioniert, entspricht aber nicht mehr den heutigen Anforderungen.

Cloudbasierte POS-Systeme beseitigen diese Einschränkungen. Ihre Verkaufsdaten, Kundendaten und Bestandsinformationen werden alle auf Remote-Servern gespeichert, auf die von jeder Internetverbindung aus zugegriffen werden kann. Unternehmer können die Leistung von zu Hause aus im Auge behalten, Regionalmanager können mehrere Standorte von einem einzigen Dashboard aus verwalten und Mitarbeiter an verschiedenen Standorten können mit denselben aktuellen Informationen arbeiten.

Kostenstruktur und Implementierung

Herkömmliche Point-of-Sale-Systeme erfordern in der Regel hohe Vorabinvestitionen für den Kauf von Servern, die Einrichtung der Hardware und die professionelle Installation. Bevor Sie überhaupt eine Transaktion durchführen können, können die Kosten für die Installation eines einzigen alten Terminals über 1.000 US-Dollar betragen.

Die Abrechnung der Dienste von Cloud-Kassensystemen erfolgt anders. Die meisten cloudbasierten Kassensoftwareprogramme berechnen eine monatliche Gebühr für jedes Terminal, die in der Regel zwischen 50 und 200 US-Dollar liegt. Das bedeutet, dass Sie im Voraus nicht viel Geld ausgeben müssen. Cloud-Dienstleister kümmern sich um Dinge wie die Aktualisierung der Server, die Erhöhung ihrer Sicherheit und den Ausbau der Infrastruktur. Sie müssen nicht regelmäßig für die Serverwartung, manuelle Backup-Systeme oder IT-Support für Ihre lokale Infrastruktur bezahlen.

Vergleich von Skalierbarkeit und Flexibilität

Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie für ältere Systeme mehr Serverplatz kaufen und an jedem Standort neue Hardware einrichten. Die Skalierung wird zu einem Projekt, das viel Geld und IT-Kenntnisse erfordert.

Mit Ihrem Abonnement können Sie weitere cloudbasierte POS-Systeme hinzufügen. Das Einrichten von Tablets, die Verbindung mit Ihrem bestehenden Cloud-System und der sofortige Zugriff auf Ihre konsolidierten Daten sind alles Dinge, die passieren, wenn Sie einen neuen Standort hinzufügen. Unternehmen mit mehreren Standorten profitieren am meisten davon. Sie können den Lagerbestand über alle Filialen hinweg verwalten, die Leistung zwischen den Standorten bewerten und Kundenbindungsprogramme über alle Standorte hinweg von einer einzigen Schnittstelle aus einheitlich gestalten.

Dieser Vergleich zeigt, warum mittlerweile mehr als 65 % der kleinen Unternehmen cloudbasierte POS-Systeme nutzen. Wenn Sie jedoch wissen, welche Funktionen Sie benötigen, können Sie die für Ihre Anforderungen am besten geeignete Lösung auswählen.

Wesentliche Funktionen und Implementierung

Wenn Sie sich für ein Cloud-Kassensystem interessieren, müssen Sie sicherstellen, dass dessen Funktionen zu Ihrer Unternehmensstruktur passen. Was einem Einzelhandelsgeschäft hilft, sich weiterzuentwickeln, unterscheidet sich von dem, was einem Gastgewerbebetrieb zum Erfolg verhilft.

Kernfunktionen für die Zahlungsabwicklung

1. Unterstützung mehrerer Zahlungsmethoden: Akzeptieren Sie Zahlungen per Kreditkarte, Debitkarte, kontaktlos und über mobile Geldbörsen – so bieten Sie Ihren Kunden Flexibilität, während Sie Transaktionen über ein einheitliches Berichtswesen abwickeln.
2. Transaktionsverarbeitung in Echtzeit: Verarbeiten Sie Verkäufe sofort mit automatischer Quittungserstellung, egal ob gedruckt oder per E-Mail, während die Daten mit Ihrem Cloud-System synchronisiert werden und sofort sichtbar sind.
3. Integration von Zahlungsabwicklern: Die nahtlose Integration mit Händlerkonten und Zahlungsabwicklern macht manuelle Abstimmungen überflüssig und reduziert Fehler in Ihrer Buchhaltungssoftware.
4. Offline-Zahlungsfunktion: Unverzichtbar für Unternehmen in Gebieten mit unzuverlässiger Internetverbindung – Systeme, die offline weiterarbeiten, indem sie Transaktionen lokal zwischenspeichern und dann automatisch alles synchronisieren, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.

Funktionen für die Unternehmensverwaltung

Ihr Cloud-System ist nützlicher, wenn es mit anderen Systemen verbunden werden kann. Achten Sie auf integrierte Links zu E-Commerce-Websites, über die Sie sowohl Online- als auch Ladenverkäufe tätigen können, auf Buchhaltungssoftware, die Ihre Buchhaltung automatisch erledigt, und auf Business-Tools, die auf Ihren Bereich spezialisiert sind. Diese Integrationen reduzieren Fehler und sparen Ihnen stundenlange manuelle Dateneingaben in Ihren Backoffice-Abläufen.

Branchenspezifische Anwendungen

Zu den Funktionen für den Einzelhandel gehören das Scannen von Barcodes zur Beschleunigung des Kassiervorgangs, die Bestandsverwaltung mit Variantenüberwachung (Größe, Farbe, Stil), Kundenbindungsprogramme auf Basis der Kaufhistorie und Berichte, die Ihnen anhand von Verkaufsmustern bei Kaufentscheidungen helfen.

Restaurants und Hotels benötigen Tischverwaltung, die Möglichkeit, das Menü mit Modifikatoren zu ändern, die Integration von Küchendisplays, Trinkgeldverwaltung und für Hotels die Möglichkeit, Zimmer zu berechnen. In den meisten Fällen muss ein Gastgewerbeunternehmen enger mit Immobilienverwaltungssystemen verbunden sein.

Zu den Funktionen für Dienstleistungsunternehmen gehören die Vereinbarung von Terminen, die Pflege von Kundenprofilen mit Servicegeschichte und das Angebot von Optionen für wiederkehrende Abrechnungen. Mit diesen Funktionen können Sie Kunden schnell bedienen und langfristige Beziehungen zu ihnen aufbauen.

Häufige Herausforderungen und Lösungen

Es gibt gute Gründe, sich über die Verwendung von cloudbasierter POS-Software Gedanken zu machen. Wenn Sie sich im Voraus um diese Dinge kümmern, stellen Sie eine erfolgreiche Bereitstellung sicher.

Abhängigkeit von der Internetverbindung

Ein Cloud-Kassensystem benötigt das Internet, um sich mit weit entfernten Servern zu synchronisieren, was es weniger sicher macht, wenn das Internet ausfällt. Es gibt jedoch bereits gute Möglichkeiten, dieses Problem zu lösen.

Lösung: Wählen Sie Systeme mit einem starken Offline-Modus, der auch bei Verbindungsausfall weiter funktioniert. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, synchronisiert das System automatisch alle zwischengespeicherten Transaktionen. Tableview verfügt beispielsweise über diese Hybridfunktion, mit der Sie Ihre Kunden auch bei einem Internetausfall weiterhin bedienen können.

Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit

Die Speicherung von Geschäfts- und Kundendaten bei Cloud-Dienstleistern wirft echte Sicherheitsbedenken auf, insbesondere wenn die Zahlungsabwicklung den PCI-Compliance-Regeln entsprechen muss.

Überprüfen Sie, ob Ihr Anbieter weiterhin PCI DSS-konform ist, Daten bei der Übertragung und Speicherung verschlüsselt und mehrschichtige Protokolle einsetzt, um die Sicherheit noch weiter zu verbessern. Die meisten kleinen Unternehmen können es sich nicht leisten, ihre alten Systeme mit so vielen Sicherheitsfunktionen auszustatten wie cloudbasierte Plattformen.

Mitarbeiterschulung und Akzeptanz

Wenn Mitarbeiter Probleme mit der Nutzung neuer Technologien haben, kann dies den Betrieb beeinträchtigen, insbesondere beim Umstieg von älteren Systemen.

Die Lösung besteht darin, die Benutzeroberfläche einfach zu gestalten und nicht zu schwer verständlich zu machen. Moderne Cloud-Kassensysteme zeichnen sich durch ein leicht verständliches Design aus und basieren in der Regel auf Tablets, die in der Unterhaltungselektronik weit verbreitet sind. Umfassende Support-Tools wie On-Demand-Schulungen und schneller Kundensupport beschleunigen die Einführung.

Komplexität der Integration

Wenn Sie sich nicht im Voraus vorbereiten, kann es schwierig sein, Ihr neues Cloud-Kassensystem mit Ihrer aktuellen Unternehmenssoftware wie Buchhaltung, Lagerverwaltung und E-Commerce zu verbinden.

Lösung: Setzen Sie Lösungen, die sich leicht mit Ihren aktuellen Tools verbinden lassen, ganz oben auf Ihre Liste. Native Schnittstellen zu bekannter Buchhaltungssoftware, E-Commerce-Plattformen und Apps für bestimmte Branchen erleichtern die Einrichtung und Pflege.

Diese Ideen bieten eine einfache Möglichkeit zur Auswahl.

Fazit und nächste Schritte

Cloud-basierte Kassensysteme sind flexibler, kostengünstiger und skalierbarer als herkömmliche Kassensysteme. Ihr Unternehmen ist auf langfristiges Wachstum ausgerichtet, da Sie von überall auf Daten zugreifen, viele Standorte über ein einziges Dashboard verwalten und wachsen können, ohne neue Geräte kaufen zu müssen.

Sofort umsetzbare Maßnahmen:

1. Bewerten Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen: Listen Sie die wesentlichen Funktionen für Ihre Branche und Ihre betrieblichen Anforderungen auf.
2. Bewerten Sie die Offline-Fähigkeiten: Stellen Sie sicher, dass Ihr System auch bei Internetunterbrechungen nahtlos funktioniert.
3. Testen Sie die Benutzeroberflächen: Planen Sie Demos, um sicherzustellen, dass die Einführung durch die Mitarbeiter reibungslos verläuft.
4. Überprüfen Sie die Integrationsoptionen: Vergewissern Sie sich, dass vorgefertigte Verbindungen für Ihre Buchhaltungssoftware und bestehende Geschäftstools vorhanden sind.

Speziell für Unternehmen im Gastgewerbe: Ziehen Sie das Cloud-Kassensystem Tableview in Betracht, das Ihnen alle Vorteile einer cloudbasierten Software bietet, offline gut funktioniert und sich automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Tableview lässt sich gut mit Property-Management-Systemen kombinieren und ist daher eine gute Wahl für Hotels und andere Veranstaltungsorte, die das Gästeerlebnis an einem einzigen Ort verwalten müssen.

Einige verwandte Themen, die einen Blick wert sind, sind Strategien zur Integration von Property-Management-Systemen, der Einsatz mobiler POS-Systeme für einen flexibleren Service und Möglichkeiten zur Optimierung der Gastgewerbetechnologie, die Ihrem Unternehmen helfen, langfristig zu wachsen.

Weitere Ressourcen

Häufig gestellte Fragen

Wie sicher ist ein cloudbasiertes POS-System? Seriöse Anbieter implementieren Datenverschlüsselung, PCI-DSS-Konformität und Sicherheitsfunktionen, die in der Regel über das hinausgehen, was kleine Unternehmen auf lokalen Servern aufrechterhalten können. Überprüfen Sie immer die spezifischen Sicherheitszertifizierungen, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden.

Was passiert, wenn die Internetverbindung unterbrochen wird? Hochwertige Cloud-Kassensysteme verfügen über einen Offline-Modus, der den vollständigen Betrieb lokal fortsetzt und dann automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Dieser hybride Ansatz beseitigt die Hauptsorge hinsichtlich der Abhängigkeit von der Cloud.

Wie entwickeln sich die Kosten für Cloud-Kassensysteme im Laufe der Zeit? Zwar fallen monatliche Gebühren auf unbestimmte Zeit an, aber Sie vermeiden hohe Vorabkosten für Hardware, Wartungs- und IT-Supportkosten, die mit herkömmlichen Systemen verbunden sind. Die meisten Unternehmen finden, dass die Kosten für Cloud-Kassensysteme über einen Zeitraum von 3 bis 5 Jahren besser vorhersehbar und oft niedriger sind.

Wie lange dauert die Implementierung? Die grundlegende Bereitstellung kann innerhalb weniger Tage erfolgen: Die Hardware wird geliefert, Sie stellen eine Verbindung zu den Cloud-Dienstanbietern her, konfigurieren Ihre Einstellungen und beginnen mit der Verarbeitung. Bei komplexen Unternehmen mit mehreren Standorten und umfangreichen Integrationen kann die vollständige Bereitstellung mehrere Wochen dauern.

Checkliste zur Bewertung von Cloud-Kassensystemen

• [ ] Offline-Funktionalität mit automatischer Synchronisierung
• [ ] Integration in Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware
• [ ] Branchenspezifische Funktionen (Bestandsverwaltung, Tischverwaltung usw.)
• [ ] Benutzerfreundliche Oberfläche, die für Ihre Mitarbeiter geeignet ist
• [ ] Transparente Preisgestaltung ohne versteckte monatliche Gebühren
• [ ] PCI-Konformität und Datenverschlüsselungsüberprüfung
• [ ] Reaktionsschneller Kundensupport
• [ ] Skalierbarkeit für geplantes Unternehmenswachstum