Sistema di gestione degli ordini dei ristoranti: Cos'è, come si usa

Un sistema di gestione degli ordini per ristoranti è come il cervello che controlla ogni ordine, dalla presa dell'ordine del cliente alla consegna. Riunisce tutto il lavoro svolto in sala, in cucina e nella consegna. I gestori di ristoranti che desiderano eliminare il caos operativo e aumentare le vendite devono conoscere il funzionamento di questi sistemi per avere successo nel settore della ristorazione odierno.

Questo articolo è rivolto a ristoranti di tutte le dimensioni e tratta i diversi tipi di sistemi, le loro caratteristiche principali, come configurarli e come scegliere un fornitore. Troverete consigli utili specifici per le vostre esigenze aziendali, sia che possediate una caffetteria, gestiate diversi ristoranti o una flotta di food truck. Parliamo solo di sistemi di gestione degli ordini. Accenniamo alla gestione dell'inventario, ai programmi di fidelizzazione dei clienti e alle analisi sofisticate quando sono applicabili, ma non sono il nostro obiettivo principale.

Un sistema di gestione degli ordini per ristoranti migliora anche il processo di ordinazione online combinando ordini provenienti da diverse fonti, come consumazioni in loco, ordini online, app di terze parti come Uber Eats, telefonate e ordini da dispositivi mobili, in un unico pannello di controllo. Questo pannello invia gli ordini al tuo sistema POS, ai sistemi di visualizzazione della cucina e alle stampanti, e mantiene il tuo menu aggiornato in tempo reale per evitare errori e esaurimento delle scorte.

Comprendere i sistemi di gestione degli ordini dei ristoranti

Un sistema di gestione degli ordini dei ristoranti è un sistema completo di punti vendita basato su cloud che riceve gli ordini da tutti i canali di vendita della tua attività, ne verifica l'accuratezza, li inoltra e ne tiene traccia. Un sistema di gestione degli ordini è diverso da un sistema POS standard per ristoranti poiché gestisce l'intero processo di ordinazione, dal momento in cui un cliente effettua un ordine a quando viene preparato in cucina e consegnato o ritirato.

La differenza è importante poiché i ristoranti moderni hanno bisogno di qualcosa di più della semplice elaborazione delle transazioni per funzionare senza intoppi. Il loro menu online, le operazioni culinarie e la logistica delle consegne devono essere sincronizzati tra loro in tempo reale. Quando un consumatore effettua un ordine sul tuo sito web, l'inventario dovrebbe aggiornarsi automaticamente, apparire sugli schermi della cucina in ordine di tempo di preparazione e sincronizzarsi con la spedizione dell'autista, il tutto senza alcun aiuto da parte tua.

Componenti fondamentali del sistema di gestione degli ordini dei ristoranti

La base di ogni sistema di gestione degli ordini di un ristorante o di un sistema di ordinazione online è la capacità di acquisire ed elaborare gli ordini. Ciò include terminali POS touchscreen per i dipendenti, chioschi per i clienti, ordinazioni online tramite il tuo sito web e il collegamento con altri mercati. Il sistema controlla i livelli delle scorte, applica i prezzi e gli sconti corretti e invia l'ordine alla stazione di preparazione giusta per assicurarsi che sia valido.

I sistemi di visualizzazione in cucina (KDS) utilizzano schermi resistenti al calore al posto dei biglietti cartacei. Essi danno priorità agli ordini in base al tempo necessario per la loro preparazione, alla loro difficoltà e alla sequenza in cui devono essere serviti. Invece di organizzare gli ordini in base al momento in cui arrivano, il vostro team di cucina li organizza in base alla loro urgenza. Ciò consente di raggruppare i prodotti che devono essere cucinati contemporaneamente e di servire più portate allo stesso tempo.

Grazie alle funzionalità di integrazione, è possibile collegare il sistema di gestione degli ordini al POS del ristorante, al monitoraggio dell'inventario, all'elaborazione dei pagamenti e ai sistemi di consegna. Un sistema completamente integrato elimina la doppia immissione dei dati, riduce il rischio di errori negli ordini e offre all'intera azienda un unico punto di riferimento per trovare le informazioni corrette.

Il monitoraggio degli ordini e gli aggiornamenti di stato in tempo reale mantengono aggiornati sia il personale che i clienti. Gli ospiti possono vedere lo stato di avanzamento dei loro ordini dal momento in cui vengono effettuati fino alla consegna. I manager possono ottenere report completi sui tempi di consegna, sui piatti più richiesti e sulle tendenze di vendita su tutti i canali.

Integrazione degli ordini multicanale

La gestione degli ordini in sala si occupa del servizio al tavolo, dall'assegnazione dei posti al pagamento. I camerieri inviano gli ordini che arrivano direttamente alle postazioni di cucina competenti. I controlli sui tempi delle portate assicurano che antipasti, primi piatti e dessert arrivino al momento giusto. L'integrazione con la gestione dei tavoli rende più veloce la rotazione dei tavoli e sfrutta al meglio lo spazio a disposizione.

La sincronizzazione della piattaforma di ordinazione e consegna online riunisce gli ordini provenienti da Uber Eats, DoorDash, dal proprio sito web e da altre fonti in un'unica dashboard. Il personale non deve gestire una serie di tablet di piattaforme diverse, ma può fare tutto da un'unica interfaccia. La sincronizzazione del menu in tempo reale impedisce ai clienti di ordinare prodotti che non sono più disponibili, riducendo così le cancellazioni e la frustrazione.

L'elaborazione degli ordini da asporto e con ritiro davanti al locale è ormai indispensabile per soddisfare i clienti. Per garantire il buon funzionamento della tua attività, il tuo sistema dovrebbe fornirti stime precise sui tempi, inviare avvisi automatici quando gli ordini sono disponibili e tenere traccia di quando vengono effettuati i ritiri.

Conoscere questi elementi di base ti aiuterà a capire quali sono le caratteristiche precise di cui il tuo tipo di ristorante ha più bisogno.

Caratteristiche del sistema in base al tipo di ristorante

Un sistema di gestione degli ordini per ristoranti richiede caratteristiche diverse a seconda del tipo di ristorante. Una cucina fantasma che riceve centinaia di ordini di consegna ogni giorno ha esigenze molto diverse da quelle di un ristorante di alta cucina che si concentra su menu degustazione a più portate. Quando scegli il sistema di ordinazione corretto, devi sapere quali caratteristiche aiuteranno davvero la tua attività a guadagnare.

Ristoranti a servizio rapido (QSR)

I ristoranti a servizio rapido mettono la velocità e il volume al primo posto. Il tuo sistema di ordinazione dovrebbe essere in grado di gestire le transazioni in pochi secondi, non in minuti. Dovrebbe anche avere un'interfaccia facile da usare che riduca i tempi di formazione e i costi di manodopera.

Per elaborare un gran numero di ordini sono necessari sistemi in grado di gestire i picchi di affluenza senza rallentamenti. I sistemi POS basati su cloud con un'infrastruttura solida continuano a funzionare bene anche quando devono gestire centinaia di ordini all'ora. Ciò significa che non perderete mai vendite a causa di problemi tecnici.

L'integrazione di chioschi self-service e ordini mobili riduce il numero di lavoratori necessari dal 20% al 30%, aumentando al contempo l'importo medio degli ordini. Questo perché i clienti che ordinano ai chioschi tendono ad aggiungere più prodotti senza sentirsi giudicati. Questi canali consentono al tuo personale di concentrarsi sulla cucina e sull'assistenza ai clienti invece che sull'inserimento degli ordini.

Per gestire gli ordini al drive-through, sono necessari sistemi di temporizzazione che tengano traccia dell'avanzamento di ogni auto dall'invio dell'ordine al ritiro. L'integrazione con sistemi di cuffie, tabelloni di conferma e display in cucina garantisce che tutto sia corretto e veloce, il che influisce direttamente sulla soddisfazione dei clienti e sulla loro propensione a tornare.

Ristoranti con servizio completo

I ristoranti con servizio completo hanno bisogno di elementi che migliorino il servizio umano, non che lo sostituiscano, in modo da essere sia efficienti che accoglienti.

L'integrazione della gestione dei tavoli e i controlli dei tempi delle portate mantengono sincronizzati camerieri, addetti alla consegna e postazioni in cucina. Il sistema dovrebbe consentire ai camerieri di sapere quando gli ospiti sono pronti per la portata successiva, inviando automaticamente i ticket corretti e mantenendo l'ordine corretto tra i tavoli con velocità di consumo diverse.

La possibilità di assegnare i camerieri e modificare gli ordini ti dà la libertà di gestire le richieste degli ospiti senza creare confusione. Modifiche, sostituzioni e richieste speciali dovrebbero arrivare facilmente in cucina dove possono essere viste, il che porterà a un minor numero di errori e a una riduzione degli sprechi alimentari.

La suddivisione del conto e l'elaborazione dei pagamenti accelerano ciò che di solito rallenta la conclusione di un pasto. Gli ospiti possono pagare con carte, portafogli mobili o anche dividendo il conto per voce di menu. Il tuo personale elaborerà i pagamenti rapidamente per accelerare la rotazione dei tavoli.

Food truck e venditori ambulanti

I food truck devono affrontare alcuni problemi particolari, come lo spazio limitato, le connessioni Internet inaffidabili e la necessità di spostarsi spesso, il che richiede loro di essere molto flessibili.

Non è necessario un ingombrante hardware POS per utilizzare interfacce mobili su tablet e smartphone. Per le attività che si spostano ogni giorno in un luogo diverso, è importante disporre di attrezzature leggere che possano essere trasportate e resistano alle intemperie.

La funzionalità offline impedisce di perdere acquisti quando la connessione non è forte. Il sistema dovrebbe continuare a elaborare gli ordini e sincronizzare immediatamente i dati sul cloud quando la connessione viene ripristinata. In questo modo, non dovrete mai interrompere l'accettazione degli ordini a causa di problemi tecnici.

I clienti possono trovarvi e sapere quando il loro pasto è pronto grazie agli ordini basati sulla posizione e al coordinamento del ritiro. Anche se la vostra attività è mobile, l'integrazione con i servizi GPS e le notifiche automatiche la rendono professionale.

Riepilogo delle caratteristiche chiave necessarie: i fast food hanno bisogno di velocità e self-service; i ristoranti con servizio completo hanno bisogno di pagamenti flessibili e orari dei corsi; i food truck devono essere portatili e in grado di funzionare offline. Conoscere queste differenze può aiutarti a trovare soluzioni convenienti che si adattino alle tue reali esigenze operative.

Una volta chiariti i requisiti delle funzionalità, la fase successiva consiste nell'elaborare un piano per la loro implementazione che ne garantisca il funzionamento.

Strategia di implementazione e selezione del sistema

La scelta e l'implementazione di un sistema di gestione degli ordini per ristoranti è una decisione importante per la tua organizzazione. Il metodo ideale è quello che trova un equilibrio tra ciò di cui hai bisogno ora e ciò di cui potresti aver bisogno in futuro, assicurandoti che il tuo investimento continui a dare i suoi frutti man mano che la tua attività si espande.

Processo di valutazione del sistema

Prima di valutare i fornitori, effettuate una revisione interna completa:

1. Tenete traccia di dove gli ordini vanno persi, sono in ritardo o sono errati per scoprire quali problemi operativi avete attualmente. Scoprite quali canali portano il maggior numero di ordini e dove il vostro team impiega tempo a fare manualmente cose che la tecnologia potrebbe fare per loro.
2. Esamina come le tue attuali tecnologie devono interagire tra loro. Il tuo nuovo sistema di ordinazione deve funzionare con l'attuale sistema POS del ristorante, il software di gestione dell'inventario, il software di contabilità e i servizi di consegna. Dai la priorità alle soluzioni dotate di API potenti e integrazioni predefinite rispetto a quelle che richiedono uno sviluppo personalizzato.
3. Stimate il risparmio di tempo, la riduzione degli errori e le prospettive di guadagno per calcolare il possibile ROI. I ristoranti possono risparmiare il 25-35% sui costi di manodopera automatizzando le attività, il 15% sulle perdite di cibo grazie a una migliore tracciabilità delle scorte e il 15-30% delle entrate riducendo le commissioni delle app di terze parti attraverso gli ordini online diretti.
4. Verificate che il sistema funzioni durante le ore di punta. La vostra soluzione dovrebbe essere in grado di gestire le ore di maggiore affluenza senza rallentamenti. Richiedete periodi di prova che comprendano le vostre serate di punta, non solo i martedì pomeriggio quando non c'è molta gente in giro.

Struttura di confronto dei fornitori

Tableview è il miglior sistema di gestione degli ordini per i ristoranti che desiderano lavorare con diversi tipi di locali. La sua potente funzione di aggregazione degli ordini consente di gestire un numero maggiore di ordini senza le commissioni per ordine che riducono i profitti. Il POS in tempo reale e il routing KDS eliminano la necessità di coordinamento manuale. Grazie alle dashboard unificate su tablet, il tuo team può gestire modifiche, rimborsi e logistica delle consegne da un unico posto. I casi di studio degli utenti dimostrano che è possibile gestire il doppio degli ordini senza alcun problema, il che è molto importante per espandere le operazioni.

L'enfasi di Tableview solo sul backend e l'auto-86ing su tutte le piattaforme impediscono alle cucine fantasma che gestiscono marchi immaginari di ricevere consumatori arrabbiati che ordinano prodotti non disponibili. L'integrazione della gestione dei tavoli offre ai ristoranti con servizio completo la programmazione e il coordinamento del servizio necessari per soddisfare gli standard della ristorazione di alto livello. Questa versatilità lo rende la scelta migliore per gli operatori che potrebbero cambiare il loro concetto o crescere fino a includere più di un formato.

Scegliere il fornitore giusto è fondamentale per il successo, ma mettere in atto il piano può essere difficile e richiede soluzioni aggressive.

Sfide e soluzioni comuni nell'implementazione

Se l'implementazione non va a buon fine, anche il miglior sistema di ordinazione non funzionerà. Il tuo team otterrà i miglioramenti in termini di efficienza promessi da queste tecnologie solo se pianificherai i problemi tipici e troverai soluzioni in anticipo.

Formazione del personale e resistenza all'adozione

Utilizza un metodo di formazione graduale che includa sessioni pratiche prima della messa in funzione. Inizia formando i membri del team che sono entusiasti del sistema e possono diventare i suoi maggiori sostenitori. Quindi, forma le altre persone in piccoli gruppi. Parla direttamente con i dipendenti delle loro preoccupazioni. Molti di loro pensano che la tecnologia sostituirà il loro lavoro, ma in realtà offre loro più tempo per concentrarsi sul servizio clienti e su altre attività che apprezzano di più. Pianificate la formazione nei periodi di calma e assicuratevi che il vostro team possa accedere immediatamente al materiale di riferimento in caso di domande.

Complessità dell'integrazione con i sistemi legacy

Prima dell'acquisto, esegui un controllo completo dell'API per assicurarti che funzioni con i tuoi attuali sistemi POS e di inventario del ristorante. Molte soluzioni attuali sono dotate di middleware che collega la tecnologia obsoleta alle nuove piattaforme. Ciò consente un flusso di dati fluido senza dover sostituire tutto in una volta. Pianifica il lavoro di integrazione e prevedi di dover risolvere alcuni problemi all'inizio. Anche i sistemi ben progettati devono essere configurati in base alle tue esigenze individuali. Collabora con fornitori che offrono un supporto dedicato all'integrazione invece di una semplice documentazione generale.

Prestazioni nelle ore di punta e affidabilità del sistema

Prima di procedere alla piena implementazione, impostate dei processi di test di carico simulando le situazioni di maggiore affluenza per il vostro servizio. Verificate che la vostra connessione Internet sia in grado di gestire le esigenze di un sistema POS basato su cloud e predisponete dei piani di backup come funzionalità offline, failover dell'hotspot mobile o backup dei biglietti stampati per mantenere il servizio attivo in caso di guasto dei sistemi principali. La maggior parte dei problemi di prestazioni è causata da un'infrastruttura di rete scadente, non dai sistemi stessi. Quindi, investite in una connettività affidabile.

Affrontando questi problemi in modo proattivo, l'implementazione passa dall'essere un problema a essere un'opportunità per migliorare le cose.

Considerazioni finali

Un sistema di gestione degli ordini per ristoranti rende più fluida la gestione della vostra attività, riunendo la presa degli ordini, il coordinamento della cucina e l'evasione degli ordini su tutti i vostri canali. Queste soluzioni hanno un effetto diretto sui vostri profitti, riducendo il numero di ordini errati che infastidiscono i clienti e consentendovi di prendere decisioni basate sui dati in merito al personale e all'ottimizzazione del menu.

I tuoi prossimi passi immediati:

1. Effettuate una valutazione operativa questa settimana: documentate i vostri attuali punti deboli, i volumi degli ordini per canale e i requisiti di integrazione
2. Organizza dimostrazioni con 2-3 fornitori, tra cui Tableview, testando in modo specifico gli scenari delle ore di punta
3. Esegui un test pilota in un'unica sede o durante un orario limitato prima della piena implementazione
4. Pianifica l'implementazione completa con formazione graduale, verifica dell'integrazione e procedure di backup

Per migliorare le vostre operazioni, prendete in considerazione l'integrazione della gestione dell'inventario per vedere i livelli delle scorte in tempo reale nel vostro menu, i programmi di fidelizzazione dei clienti che raccolgono le informazioni di contatto dei clienti e incoraggiano la fidelizzazione, e le analisi avanzate che mostrano le tendenze di vendita e i modi per migliorare la comunicazione all'interno del vostro team.

Tableview è il miglior sistema di gestione degli ordini per ristoranti per un'ampia gamma di locali grazie alla sua grande flessibilità. Che gestiate caffetterie, food truck, ristoranti fast food o ristoranti con servizio completo in più di una sede, la sua flessibilità, la struttura senza commissioni e la capacità di interagire con altri sistemi rendono la vostra attività pronta per il successo e l'espansione a lungo termine.

Risorse aggiuntive

Preparazione all'implementazione:

• Foglio di lavoro per la valutazione operativa che documenta l'attuale flusso degli ordini e i punti critici
• Scheda di valutazione dei fornitori basata sui criteri di confronto sopra indicati
• Lista di controllo della compatibilità di integrazione per il tuo stack tecnologico esistente

Strumenti di calcolo del ROI:

• Modello di analisi dei costi di manodopera che confronta i flussi di lavoro attuali con quelli automatizzati
• Modulo di monitoraggio dell'accuratezza degli ordini per la definizione della linea di base
• Calcolatore delle opportunità di guadagno per gli ordini online diretti rispetto alle app di terze parti

Preparazione del team:

• Modello di programma di formazione graduale con moduli specifici per ruolo
• Guide di riferimento rapido per le funzioni di sistema comuni durante il servizio
• Modelli di comunicazione per la gestione del cambiamento per gli annunci al personale