Chiedi a dieci ristoratori cosa significa “POS cloud” e la maggior parte ti dirà “funziona su un iPad”. Non è sbagliato, ma tralascia la parte più importante. Un sistema di cassa cloud è quello in cui il menu, le vendite, le scorte e le impostazioni risiedono su server che non ti appartengono, e ogni cassa, dispositivo portatile e schermo in cucina nell’edificio funziona sulla stessa copia. Il tablet è solo la finestra. Se quella finestra continua a funzionare il sabato sera quando la banda larga va in tilt è la domanda che distingue un buon sistema POS per ristoranti da uno rischioso.
Per la maggior parte dei ristoranti, il passaggio al cloud è già una scelta scontata. I sistemi tradizionali con un server nel back office stanno diventando sempre più difficili da acquistare, da gestire e da integrare con le app di consegna a domicilio, i menu QR e i pagamenti integrati. Quindi la domanda utile non è se passare al cloud, ma cosa dovrebbe fare un sistema di cassa cloud per un ristorante, cosa non dovrebbe mai fare e come capire la differenza durante una demo. Questa guida tratta proprio questo.
Cosa significa davvero “basato sul cloud”
Un POS tradizionale tiene il suo “cervello” all’interno del locale. C’è un server, spesso un box beige sotto la scrivania dell’ufficio, che contiene il menu, i prezzi e la cronologia delle vendite. I registratori di cassa comunicano con quel box tramite la rete locale. Se il box smette di funzionare, i registratori di cassa si bloccano. Se vuoi controllare le vendite di ieri sera da casa, devi andare in ufficio o pagare qualcuno per configurare l’accesso remoto.
Un POS cloud sposta quel “cervello” in un data center. Il software gira su server gestiti dal fornitore, e ogni dispositivo del tuo ristorante si connette a essi tramite Internet. Modifica un prezzo sul tuo portatile da casa e la modifica arriva a tutti i registratori di cassa in ogni sede in pochi secondi. Vendi l’ultima porzione dell’offerta speciale al bar e il palmare del cameriere sa subito che è finita.
Da questa struttura derivano tre vantaggi. Primo, non c’è nulla da installare: il software si aggiorna automaticamente dal lato del fornitore. In secondo luogo, puoi accedere ai tuoi dati da qualsiasi luogo con un semplice login. Terzo, il sistema ora dipende dalla tua connessione a Internet, il che va bene solo se il fornitore ha fatto il lavoro necessario per garantire che continui a funzionare anche in caso di interruzione della connessione. È proprio su questo terzo punto che i sistemi cloud differiscono maggiormente, e ci torneremo più avanti.
Vedrai anche i termini “POS basato sul web” ed “EPOS” usati per indicare lo stesso concetto. Descrivono la stessa famiglia di sistemi; la nostra guida su cosa sono i sistemi EPOS chiarisce la terminologia se ti sembra confusa.
Il cloud contro il server nel back office
Le differenze sono più pratiche che tecniche e si riflettono nella gestione dell’attività.
Dove risiedono i dati. Su un sistema tradizionale, i dati risiedono su un computer nella tua sede, con un backup se qualcuno se ne è ricordato. Su un sistema cloud, risiedono nei data center del fornitore, con backup automatico, e sopravvivono a un’alluvione, a un furto o a un caffè rovesciato sul server.
Come arrivano gli aggiornamenti. I sistemi tradizionali si aggiornano quando passa un tecnico, il che in pratica significa raramente. I sistemi cloud si aggiornano continuamente, quindi nuove norme fiscali, nuovi metodi di pagamento e nuove integrazioni arrivano senza bisogno di un appuntamento.
Come si paga. I sistemi tradizionali si acquistano per lo più in anticipo: licenze, un server, l’installazione e un contratto di assistenza. I sistemi cloud prevedono solitamente un abbonamento mensile per sede o per terminale, con l’hardware che magari possiedi già.
Cosa succede quando qualcosa si rompe. Quando un server tradizionale si guasta, l’intero ristorante si ferma finché non viene riparato. Quando un tablet cloud si guasta, ne prendi un altro, accedi e vai avanti, perché sul dispositivo guasto non era memorizzato nulla di importante.
Cosa dipende da Internet. Un sistema tradizionale quasi non si accorge di un’interruzione di connessione. Un sistema cloud mal progettato si blocca completamente. Uno ben progettato continua a prendere ordini e pagamenti e recupera il ritardo in un secondo momento. Questa è la cosa più importante da testare e merita una sezione a parte.
Cosa succede quando Internet smette di funzionare
Prima o poi ogni ristorante perde la connessione, e sembra che succeda sempre proprio durante il servizio. Un POS cloud che non funziona offline trasforma un guasto alla banda larga in un ristorante chiuso: niente ordini in cucina, niente pagamenti con carta, niente conti.
I sistemi migliori sono progettati pensando prima di tutto alla modalità offline. Memorizzano nella cache il menu, le opzioni, i prezzi e le regole fiscali su ogni dispositivo e mettono in coda i pagamenti con carta per regolarli quando torna la connessione. Tableview funziona proprio così. È basato sul cloud con una modalità offline completa: il personale prende le ordinazioni, elabora i pagamenti con carta e stampa gli scontrini senza Internet per un massimo di 72 ore; i pagamenti vengono regolati quando torni online e tutto si sincronizza al momento della riconnessione.
C’è un limite oggettivo che vale per ogni sistema: mentre sei offline, nulla può arrivare dall’esterno. Gli ordini delle app di consegna a domicilio e quelli online non hanno dove arrivare finché non torna la connessione. La modalità offline protegge la sala e il bancone, che è dove la maggior parte dei ristoranti guadagna di più nelle serate di punta. Nella guida alla scelta di un sistema POS offline ti spieghiamo cosa testare e cosa mettere in atto.
Dove risiedono i tuoi dati e chi può vederli
È normale preoccuparsi di affidare la cronologia delle vendite e i dati dei tuoi clienti ai server di un fornitore. La soluzione non è fidarsi ciecamente, ma porre domande specifiche, e un buon fornitore risponderà a tutte per iscritto.
Chiedi come vengono crittografati i dati, sia in transito che inattivi. Chiedi dove vengono archiviati i dati delle carte. Chiedi dei certificati di conformità, dei backup e di chi, all’interno del tuo team, può vedere cosa. A titolo di riferimento, Tableview pubblica le sue risposte sulla pagina dedicata alla sicurezza dei dati: TLS 1.3 durante il trasferimento e AES-256 in archiviazione, dati delle carte di pagamento tokenizzati al momento dell’inserimento e mai archiviati sui tuoi dispositivi o sui server dell’applicazione, conformità PCI DSS Livello 1 con audit annuali da parte di terzi, conformità al GDPR e al CCPA, backup crittografati in data center geograficamente separati, infrastruttura certificata SOC 2 Tipo II, accesso basato sui ruoli in modo che il personale veda solo ciò di cui ha bisogno, autenticazione a più fattori per gli account amministrativi e un registro di ogni evento di accesso.
Vale la pena porsi altre due domande che la maggior parte degli acquirenti dimentica. Puoi esportare tutti i tuoi dati quando vuoi? E cosa succede ai dati se decidi di andartene? Tableview conserva i dati aziendali finché l’account è attivo più un periodo di liquidazione, e puoi richiedere un’esportazione completa o la cancellazione in qualsiasi momento. Un fornitore che è vago riguardo alla possibilità di andarsene ti sta dicendo qualcosa sul fatto di restare.
La sicurezza delle carte di credito è un argomento a sé stante, e la nostra guida alla conformità PCI per i ristoranti spiega di cosa è ancora responsabile il ristorante anche quando è il fornitore a gestire i dati delle carte.
L’hardware che puoi tenere
Uno dei vantaggi spesso sottovalutati di un sistema cloud è che l’hardware diventa intercambiabile. Poiché il software gira nel browser, la cassa può essere un iPad, un tablet Android o un terminale Windows, e passare da uno all’altro richiede solo un login, non un progetto.
Tableview funziona nel browser su qualsiasi dispositivo, che sia un iPad, un tablet Android o il terminale che già possiedi, senza bisogno di installare o aggiornare nulla. Si collega alle stampanti Star, Epson e Sunmi e supporta i lettori di carte Stripe Terminal. Questo significa che un ristorante che sostituisce un sistema obsoleto spesso può tenere le proprie stampanti e alcuni dei propri schermi, e comprare solo ciò che effettivamente manca. Se stai scegliendo i dispositivi da zero, le nostre guide sui tablet POS per ristoranti, sui sistemi POS per iPad e sui POS per Android mettono a confronto le diverse opzioni.
Il test pratico: durante la demo, accedi su un dispositivo che il fornitore non ha portato. Se il sistema funziona solo sul proprio terminale, significa che è ospitato su cloud ma non è realmente indipendente dal dispositivo.
Aggiornamenti che non devi mai installare
Su un sistema legacy, un aggiornamento è un vero e proprio evento. Qualcuno chiama un tecnico, i registratori di cassa vengono spenti dopo la chiusura e, a volte, qualcosa che ieri funzionava oggi smette di funzionare. Così i ristoranti rimandano gli aggiornamenti, a volte per anni, e finiscono per usare un software che non è in grado di interagire con nulla di nuovo.
I sistemi cloud si aggiornano automaticamente da parte del fornitore, in modo continuo. Per un ristorante questo significa che nuovi metodi di pagamento, nuove integrazioni per le consegne a domicilio e modifiche alla gestione delle imposte arrivano senza bisogno di visite e senza tempi di inattività. Il rovescio della medaglia è che non sei tu a scegliere quando cambiano le cose, quindi chiedi al fornitore come annuncia le modifiche e se pubblica un log delle modifiche. Tableview pubblica gli aggiornamenti del prodotto e un log delle modifiche sul proprio sito.
Un unico menu, ovunque contemporaneamente
È qui che il cloud dimostra il suo valore in un ristorante moderno. Lo stesso menu ora deve apparire sui registratori di cassa, sui dispositivi portatili dei camerieri, sugli schermi in cucina, sul menu QR sul tavolo, sul tuo sito web per le ordinazioni e su due o tre app di consegna a domicilio. Su un sistema tradizionale, ognuna di queste è una copia separata, e ogni modifica di prezzo si traduce in una mattinata di modifiche e una settimana di discrepanze.
In un sistema cloud c’è un unico menu. In Tableview, le modifiche al menu vengono pubblicate all’istante su ogni terminale grazie alla sincronizzazione in tempo reale su tutti i dispositivi. Lo stesso menu gestisce gli ordini tramite QR code, dove puoi contrassegnare un piatto come esaurito con un solo tocco in modo che gli ospiti non possano ordinarlo, e si sincronizza con le piattaforme di consegna, così una modifica di prezzo o un piatto non disponibile viene pubblicata ovunque contemporaneamente. La funzione di prezzi programmati gestisce il menu del pranzo e l’happy hour senza che nessuno debba ricordarsi di cambiarli.
Se utilizzi app di consegna a domicilio, l’integrazione con queste app riguarda il funzionamento della connessione con ciascuna piattaforma e cosa controllare prima di affidarti a esse.
Cosa cambia in cucina con il cloud
La cucina è il luogo in cui un unico sistema condiviso dà i suoi frutti più rapidamente. In una configurazione tradizionale, gli ordini dalla sala da pranzo vengono stampati su una stampante, quelli dal bar su un’altra, mentre gli ordini da asporto arrivano su un tablet che qualcuno deve leggere ad alta voce. Nessuna parte è a conoscenza di ciò che accade nelle altre, e il passante scopre che un piatto è in ritardo solo quando l’ospite lo chiede.
Con un POS cloud collegato a un sistema di visualizzazione in cucina, ogni ordine proveniente da qualsiasi fonte appare sugli stessi schermi nell’istante stesso in cui viene effettuato. In Tableview, il KDS indirizza automaticamente le voci per postazione, griglia, friggitrice e preparazione a freddo, codifica i ticket con i colori verde, giallo e rosso in base al tempo di preparazione, riporta le indicazioni relative ad allergeni e diete su ogni ticket e misura il tempo medio di evasione per postazione e ora, così puoi vedere dove il servizio rallenta. Il KDS è incluso nel piano Pro. Una domanda da fare a ogni fornitore, Tableview compreso: in caso di interruzione della connessione Internet, gli ordini arrivano comunque sugli schermi della cucina o la cucina ricorre ai ticket stampati? Provalo nella demo invece di fidarti ciecamente della risposta.
Pagamenti all’interno dello stesso sistema
Molti ristoranti gestiscono ancora il POS e il terminale per carte come due sistemi separati. Il cameriere prepara il conto, poi digita l’importo su un terminale di un’altra azienda e, a fine serata, qualcuno deve riconciliare due serie di cifre che non combaciano mai del tutto.
Un POS cloud con pagamenti integrati elimina questo passaggio. In Tableview l’importo passa direttamente dall’ordine al lettore di carte, così nessuno deve digitarlo due volte. Gli ospiti possono pagare con chip, contactless o portafoglio digitale, dividere il conto per voce, posto a sedere o importo, oppure combinare diversi metodi di pagamento su un unico conto; inoltre, i conti al bar possono essere tenuti aperti con una pre-autorizzazione. Le mance possono essere modificate a posteriori senza dover ripassare la carta. Le vendite per tipo di carta, contanti e mobile si riconciliamo automaticamente, e se la connessione si interrompe, la modalità offline mette in coda le transazioni finché non torna. Chiedi a qualsiasi fornitore se i suoi pagamenti sono integrati nativamente o se si tratta di un partner aggiunto in un secondo momento, perché la risposta determina quanta parte del lavoro di fine giornata dovrai ancora fare a mano.
Accessi del personale e chi vede cosa
Un sistema condiviso solleva una nuova domanda: chi dovrebbe poter fare cosa? Un cameriere deve aprire i tavoli e incassare i pagamenti. Un responsabile di turno deve poter annullare transazioni e applicare sconti. Solo il proprietario ha bisogno del report sui margini e della possibilità di modificare i prezzi.
I sistemi cloud gestiscono tutto questo tramite ruoli, invece che con una carta gestore condivisa dietro al bancone. Imposta i ruoli prima di andare in produzione, assegna a ciascuno il proprio accesso e controlla settimanalmente il report degli annullamenti e degli sconti. È la misura di prevenzione delle perdite più economica che un ristorante possa adottare.
Gestire più di una sede
Il cloud diventa fondamentale quando si aggiunge una seconda sede. Con un sistema tradizionale, ogni sede ha il proprio server, la propria copia del menu e i propri report, e la reportistica di gruppo significa che qualcuno deve copiare i numeri in un foglio di calcolo il lunedì mattina.
Con un sistema cloud, ogni sede invia i dati nello stesso posto. Puoi confrontare vendite, manodopera e margini tra le sedi, applicare una modifica al menu a tutte contemporaneamente e vedere come sta andando la nuova apertura direttamente dal tuo telefono. Tableview ha un prezzo per sede, con gruppi multi-sede disponibili nel piano Enterprise, che aggiunge integrazioni aziendali e garanzie SLA e di uptime. La nostra guida alla gestione di catene di ristoranti copre l’aspetto operativo della gestione di un gruppo.
Report da qualsiasi luogo
Il proprietario che controlla le vendite dal divano alle 22:00 è il cliché del POS cloud, ed è un cliché proprio perché è vero. Più utile del controllo a tarda notte è ciò che i dati in tempo reale ti permettono di fare durante il giorno: spostare un cameriere da una zona poco frequentata, promuovere un piatto di cui hai scorte in eccesso o renderti conto prima dell’ora di punta che la cucina è in ritardo.
La dashboard delle vendite in tempo reale di Tableview mostra il fatturato con una ripartizione oraria, l’analisi del mix di prodotti e dei margini, le prestazioni del personale e i riepiloghi dei turni, e tutto può essere esportato in CSV o collegato al tuo commercialista. Il report più importante per la maggior parte dei ristoranti rimane quello di fine giornata, e la nostra guida sul report Z del ristorante spiega cosa dovrebbe contenere.
Quanto costa rispetto a un sistema tradizionale
Il costo di un sistema tradizionale è concentrato all’inizio: licenze, server, terminali, installazione, poi un contratto di assistenza e occasionali interventi a pagamento. Il costo di un sistema cloud è distribuito nel tempo: un abbonamento mensile e l’hardware che devi ancora acquistare.
Confrontali su un arco di tre anni, non solo sul primo mese. Un sistema cloud che sembra più costoso al mese spesso risulta più conveniente una volta considerati la sostituzione del server, gli interventi di assistenza e le integrazioni per cui un sistema tradizionale addebita un costo aggiuntivo. E calcola onestamente il costo dei tempi di inattività: un sabato sera perso a causa di un server fuori uso può costare più di un anno di abbonamento.
A titolo di riferimento, Tableview ha un prezzo per sede, non per cassa. Il piano Starter costa 69 dollari al mese con due registratori inclusi e 49 dollari per ogni registratore in più. Il piano Pro costa 189 dollari al mese con registratori illimitati e include il sistema di visualizzazione in cucina, la gestione avanzata dell’inventario e i report avanzati. Il piano Enterprise è pensato per gruppi con più sedi. Non ci sono costi di installazione, e i servizi opzionali di avvio, come la formazione del personale, la configurazione del menu e la migrazione dei dati, sono disponibili a un costo forfettario una tantum. Il confronto completo lo trovi sulla pagina dei piani tariffari di Tableview, mentre la nostra analisi dei costi di una cassa per ristoranti illustra quanto costa il resto del mercato.
Passare da un POS tradizionale
Cambiare sistema è la parte che i proprietari temono di più, soprattutto per la paura di perdere dati e di dover dedicare tempo alla formazione. Entrambe le cose sono gestibili con un piano ben definito.
Inizia da ciò che devi trasferire: il menu con le sue opzioni e i prezzi, il database dei clienti e una cronologia degli ordini sufficiente a garantire la validità dei tuoi report. Tableview offre assistenza per la migrazione di cataloghi prodotti, database clienti e cronologia degli ordini dalla maggior parte delle principali piattaforme POS. Poi scegli con cura il giorno del passaggio, che dovrebbe essere un giorno tranquillo, mai un venerdì, e fai funzionare il nuovo sistema in parallelo con quello vecchio per almeno un turno, se possibile.
Fai la formazione su ordini reali, non su un menu demo. Assegna a ogni membro dello staff cinque ordini reali della settimana scorsa da registrare, compresi quelli più complicati, prima del loro primo turno con il nuovo sistema. La nostra guida al cambio di cassa contiene la checklist completa.
Domande da porre a qualsiasi fornitore di POS cloud
La maggior parte delle demo mostra solo lo scenario ideale. Queste domande ti aiutano a andare oltre.
Cosa continua a funzionare esattamente quando Internet non funziona, e per quanto tempo? Stacca il cavo del router durante la demo e scoprilo. È ancora possibile accettare pagamenti con carta offline, e cosa succede a questi pagamenti in seguito? Dove vengono archiviati i miei dati, come vengono crittografati e posso esportarli tutti oggi stesso? Su quali dispositivi funziona e posso usare quelli che ho già? Quanto mi costerà per il mio numero di sedi e terminali nell’arco di tre anni, compreso l’hardware e i pagamenti? Come faccio a trasferire il mio menu, i clienti e la cronologia dal mio sistema attuale? E come vengono comunicate le modifiche, così da non trovarmi di fronte a una nuova schermata di venerdì senza preavviso?
Un fornitore che risponde chiaramente a tutte queste domande, per iscritto, merita un secondo incontro. Chi risponde alla prima domanda con “il nostro tempo di attività è eccellente” non ha capito la domanda.
Un sistema di cassa cloud è adatto a tutti i ristoranti?
Per quasi tutti i ristoranti che stanno acquistando oggi, sì, a una condizione: deve funzionare correttamente anche offline. Un sistema di cassa cloud che si blocca quando la connessione cade è peggiore del sistema tradizionale che sostituisce, perché un sistema tradizionale almeno continua a funzionare.
I vantaggi aumentano con la complessità. Un singolo bar con un solo cassa guadagna in praticità e reportistica remota. Un ristorante con sala da pranzo, bar, schermo in cucina e app per le consegne ottiene un unico menu e un unico set di dati. Un gruppo di locali acquisisce la possibilità di gestirli come un’unica attività. Gli hotel hanno la loro versione di questa questione, con i punti vendita e gli addebiti in camera, che trattiamo separatamente nella nostra guida al POS cloud per hotel.
Ecco il test che vale la pena fare prima di firmare qualsiasi cosa. Prendi tre ordini reali dalla tua serata più affollata, inseriscili nel sistema del fornitore sul tuo dispositivo, poi disconnetti Internet e ripeti l’operazione, includendo un pagamento con carta. Quello che succede nella seconda parte di quel test ti dirà più di qualsiasi brochure.
Leggi anche: lo stack tecnologico per ristoranti per capire come il POS si integra con tutto il resto, la scelta di un POS con una checklist di acquisto più ampia e il software di back-office per la cucina e la gestione delle scorte.
