Che cos'è una Stock Keeping Unit (SKU)? Come funziona

Che cos'è un'unità di stoccaggio? Le aziende utilizzano un'unità di stoccaggio (SKU), ovvero un codice alfanumerico univoco, per tenere traccia di ogni articolo nel proprio inventario. Per gli hotel che gestiscono migliaia di articoli, dalle lenzuola e dai prodotti da bagno alle forniture per il ristorante e agli strumenti di manutenzione, conoscere gli SKU trasforma i magazzini disordinati in operazioni ben organizzate ed efficienti.

Questo articolo illustra le nozioni di base sulle unità di stoccaggio, come possono essere utilizzate nel settore alberghiero, come metterle in pratica e i modi migliori per gestire l'inventario di hotel e ristoranti. Questo contenuto tratta i principali problemi che si incontrano quando si cerca di tenere registri di inventario accurati in diversi reparti, che si tratti di un direttore d'albergo che deve affrontare carenze di forniture, di un direttore di ristorante alla ricerca di registri di inventario più accurati o di un operatore alberghiero che cerca di ridurre i costi.

Un'unità di stoccaggio (SKU) è un codice univoco che viene assegnato a ogni articolo nel sistema di inventario. Ciò consente di tenere traccia e gestire ogni articolo utilizzato quotidianamente dall'hotel. Ogni SKU rappresenta una versione diversa di un prodotto. Ciò consente di tenere traccia delle scorte disponibili, prevedere correttamente quelle necessarie ed evitare di rimanere senza scorte o di averne in eccesso.

Alla fine di questa guida, sarete in grado di:

• Comprendere come funzionano i sistemi SKU e perché sono importanti per il settore alberghiero
• Imparare a implementare strutture SKU efficaci su misura per le operazioni alberghiere
• Acquisire strategie per un monitoraggio accurato dell'inventario in tutti i reparti
• Ridurre i costi operativi attraverso una gestione ottimizzata dell'inventario
• Migliorerai la soddisfazione dei clienti grazie alla disponibilità costante delle forniture

Comprendere le unità di stoccaggio

Una unità di stoccaggio è come un'impronta digitale digitale per ogni cosa che il tuo hotel acquista, immagazzina o utilizza. Ti aiuta a tenere traccia di ciò che hai. Le aziende non utilizzano standard globali, ma creano il proprio sistema SKU su misura per le loro esigenze individuali. Codificano le informazioni sui prodotti, come categoria, marca, dimensioni e specifiche, in codici che possono essere scansionati.

Questo sistema di codifica interno è molto utile per la gestione degli hotel. Sono necessari diversi metodi per tenere traccia delle forniture per le pulizie, dei prodotti di cortesia per gli ospiti, delle scorte di cibo e bevande e dei materiali di manutenzione. Con un solido sistema SKU, è possibile tenere traccia delle scorte in tutte queste categorie, vedere in tempo reale la quantità di merce disponibile e mantenere registri accurati senza commettere errori durante il conteggio.

Struttura e componenti dello SKU

I formati SKU utilizzano lettere e numeri ordinati in modo logico per codificare le caratteristiche di un prodotto. Ad esempio, "LIN-BATH-WHT-KNG" potrebbe essere una buona struttura SKU per biancheria da bagno bianca king size, mentre "AMN-SOAP-LUX-50" potrebbe essere una buona struttura per 50 saponi di lusso.

I codici SKU di solito includono informazioni importanti su un prodotto, come la sua categoria, il marchio o il livello di qualità, la dimensione o il colore e il numero di articoli nella confezione. Chiunque scansiona le unità di stoccaggio saprà immediatamente quale prodotto sta maneggiando, dove appartiene e quanti articoli di quel tipo sono ancora disponibili grazie a questo metodo organizzato.

Questo metodo organizzato consente di tenere facilmente traccia di tutto ciò che accade nel magazzino. Il sistema di inventario del vostro ristorante può tenere traccia dei prodotti in modo molto più accurato rispetto alle tecniche manuali, poiché ogni tipo di asciugamano, dimensione di articoli da toeletta e prodotto per la pulizia ha il proprio codice SKU.

SKU vs altri identificatori di prodotto

Le unità di stoccaggio (SKU) sono uniche per la vostra azienda e vengono utilizzate per identificare gli articoli. Il codice universale del prodotto (UPC), invece, funziona in modo diverso. Un UPC è un codice a barre di 12 cifre che i produttori forniscono ai prodotti e che tutti i punti vendita al dettaglio e i partner della catena di fornitura possono leggere. Se acquistate lo stesso prodotto da un distributore a New York o Los Angeles, avrà lo stesso UPC.

Gli SKU di gestione dell'inventario del tuo hotel, invece, possono essere modificati a tuo piacimento. Puoi assegnare SKU con codici di posizione, prefissi di reparto o soglie di riordino. Un codice prodotto universale non può fornirti queste informazioni. Due hotel che acquistano lo stesso prodotto dalla stessa fonte probabilmente creerebbero SKU con strutture molto diverse per soddisfare le proprie esigenze operative.

Conoscere la differenza chiarisce perché ristoranti e hotel hanno bisogno di entrambi: gli UPC consentono di effettuare ordini con i fornitori e controllare le consegne, mentre il proprio sistema SKU tiene traccia dell'inventario e analizza i dati di vendita. Questa strategia su due fronti consente di tenere traccia dell'inventario di tutte le vendite e di gestire l'inventario in tutta la sede.

Applicazioni degli SKU nelle operazioni di ospitalità

In pratica, gli hotel hanno problemi di inventario che le soluzioni generiche per la vendita al dettaglio non risolvono. Gli ospiti desiderano una qualità costante, le richieste cambiano con le stagioni in modi difficili da prevedere e i diversi reparti competono per lo spazio limitato del magazzino, pur avendo bisogno di forniture diverse.

Servizio di pulizia e forniture per le camere

Nelle operazioni alberghiere, il reparto di pulizie è solitamente quello che ha il maggior numero di articoli di inventario da tenere sotto controllo. Potrebbe essere necessario tenere traccia di decine di articoli diversi in una singola camera, come lenzuola di diverse dimensioni, asciugamani da bagno, salviette, articoli da toeletta, prodotti di carta e prodotti per la pulizia. Se non si assegna a ogni articolo un SKU univoco, diventa difficile tenere traccia di quelli che devono essere riordinati.

Pensate a un hotel con 200 camere, alcune delle quali sono camere king e queen. Avete bisogno di lenzuola con angoli diverse per ogni dimensione del letto e ogni livello di qualità delle lenzuola (standard, premium, lusso) è un articolo separato nel vostro sistema di gestione dell'inventario. Assegnando a ogni varietà un'identificazione univoca, ad esempio "SHT-FIT-KNG-PRM" per le lenzuola con angoli king premium, potete tenere traccia dei livelli di inventario e modificarli in base alle previsioni di occupazione.

Questi dati SKU dettagliati risolvono il tipico problema di avere troppe lenzuola queen e non abbastanza lenzuola king, o di avere troppi articoli da bagno ordinari e non abbastanza articoli da bagno premium nelle suite di lusso.

Inventario di alimenti e bevande

Quando si gestisce un ristorante o un bar, è necessario occuparsi di forniture deperibili, tenere traccia delle porzioni e degli articoli che si vendono rapidamente. Una buona gestione degli SKU nel settore alimentare e delle bevande va oltre la semplice etichettatura dei prodotti. Comprende anche il monitoraggio delle vendite, degli sprechi e dei costi del menu.

Un ristorante di un hotel potrebbe creare SKU che includono il fornitore, il tipo di alimento e le dimensioni del contenitore. Ad esempio, "MEAT-BEEF-TEND-10LB" significa filetto di manzo in pezzi da dieci libbre. Questo metodo consente ai responsabili della cucina di tenere d'occhio i livelli delle scorte rispetto ai dati di vendita passati, individuare le tendenze di vendita di determinati prodotti e pianificare l'inventario per eventi o adeguamenti del menu che si verificano ogni stagione.

Quando entrambi i reparti utilizzano la stessa piattaforma software di gestione dell'inventario, diventa evidente come sono collegati all'inventario delle pulizie. Avere lo stesso formato SKU in tutti i reparti consente di generare report sull'intera struttura, pianificare accuratamente l'inventario ed effettuare ordini da fornitori condivisi in una sola volta.

Manutenzione e tracciabilità delle attrezzature

I reparti di ingegneria e manutenzione di un hotel hanno solitamente le linee di prodotti più estese. Si occupano di tutto, dai filtri HVAC e dalle lampadine alle parti uniche per le attrezzature da cucina. Molti articoli di manutenzione vengono ordinati meno spesso dei materiali di consumo, ma sono molto importanti quando servono.

La creazione di SKU per l'inventario di manutenzione garantisce che, quando un componente dell'ascensore si rompe o un'unità di refrigerazione deve essere riparata, il personale possa verificare immediatamente la disponibilità invece di effettuare ordini di emergenza. Per la manutenzione, uno SKU può essere un identificatore di attrezzatura come "HVAC-FLT-20x25-MRV8" per una determinata dimensione e classe di efficienza di un filtro.

In tutti i reparti, i dati a livello di SKU rendono le operazioni più fluide riducendo il tempo dedicato alla ricerca dei prodotti, abbassando il costo degli ordini di emergenza e consentendo un rifornimento proattivo basato sulle tendenze di consumo invece che su risposte reattive alle rotture di stock.

Creazione e implementazione dei sistemi SKU

Una volta compreso il funzionamento dei sistemi di gestione delle scorte negli hotel e nei ristoranti, il passo successivo è metterli in pratica. È necessario pianificare attentamente la creazione delle unità di stoccaggio. Un sistema mal progettato può causare problemi, mentre un buon sistema SKU può aiutare la vostra attività a funzionare senza intoppi.

Processo di creazione SKU passo dopo passo

Prima di creare gli SKU, gli hotel dovrebbero esaminare tutte le loro merci in inventario e raggrupparle in modo logico. I seguenti passaggi vi aiuteranno a mettere in pratica questo processo:

1. Definire le categorie e gli attributi dei prodotti: identificare come il vostro hotel raggruppa naturalmente i prodotti: per reparto, per fornitore, per luogo di stoccaggio o per frequenza di utilizzo. Elencare gli attributi chiave che differenziano gli articoli all'interno di ciascuna categoria.
2. Stabilisci le convenzioni di denominazione: decidi i limiti di caratteri, i simboli separatori e gli standard di abbreviazione. La coerenza è più importante dell'eleganza: "AMEN-SOAP-LUX-50ML" funziona se tutti comprendono il formato.
3. Crea modelli di formato standardizzati: documenta la struttura degli SKU con esempi per ogni reparto. Un modello garantisce che i nuovi prodotti ricevano SKU che seguono modelli prestabiliti anziché codici improvvisati.
4. Esegui dei test con scanner di codici a barre e software: prima dell'implementazione completa, verifica che il tuo software di gestione dell'inventario e il sistema POS leggano ed elaborino correttamente i tuoi numeri SKU. Testa gli scanner di codici a barre in vari punti di controllo.
5. Formare il personale e integrare la gestione della proprietà: generare gli SKU per l'intero catalogo, caricarli nel sistema di inventario e formare i responsabili di reparto sulle corrette procedure di scansione e tracciamento.

Gestione manuale vs automatizzata degli SKU

I ristoranti devono scegliere tra metodi manuali e automatizzati per gestire il proprio inventario. Questa scelta è fortemente influenzata dalle dimensioni della struttura, dal budget e dai piani di crescita.

Per i piccoli boutique hotel con poche camere, all'inizio può essere sufficiente utilizzare fogli di calcolo e altri approcci manuali. I sistemi automatizzati di gestione dell'inventario che tengono traccia dei livelli di inventario in tutte le sedi, creano sku per i nuovi prodotti e forniscono previsioni di vendita basate sui dati passati sono molto utili per gli hotel più grandi o per quelli che vogliono crescere.

In definitiva, la risposta dipende dal numero di SKU della vostra struttura e dalla frequenza con cui cambia l'inventario. Le strutture con cataloghi stabili e limitati non hanno bisogno di agire con la stessa rapidità di quelle con attività di ristorazione dinamiche o con diversi punti vendita che devono tenere traccia delle scorte tra le varie sedi.

Sfide comuni e soluzioni

Anche i sistemi SKU ben pianificati hanno difficoltà ad essere messi in pratica. Gli hotel e i ristoranti possono trovare il modo di prevenire i problemi prima che si verifichino, invece di risolverli dopo che si sono verificati, se sanno che si verificheranno.

Creazione di SKU incoerente tra i reparti

Quando il personale addetto alle pulizie, al F&B e alla manutenzione crea i propri moduli SKU senza comunicarsi tra loro, si crea confusione e i dati non sono compatibili tra loro. I vari reparti potrebbero assegnare allo stesso prodotto codici SKU diversi, il che comprometterebbe le statistiche di inventario e renderebbe più difficile l'analisi della catena di approvvigionamento.

La soluzione è quella di avere una governance centralizzata delle unità di stoccaggio, ovvero un'unica autorità (di solito la direzione operativa o quella acquisti) che approva tutti i nuovi codici SKU, mantiene aggiornato il sistema di codifica principale e si assicura che gli altri reparti seguano le stesse procedure. Questa centralizzazione consente di mantenere dati di inventario accurati senza avere reparti separati.

SKU duplicati e confusione nell'inventario

Quando prodotti identici ricevono lo stesso codice SKU, quando il personale inserisce nuovi dati senza controllare i codici esistenti o quando lo stesso prodotto viene fornito con imballaggi diversi, si verificano duplicati delle unità di stoccaggio. Questi duplicati compromettono il monitoraggio delle vendite, rendono errati i livelli di inventario e rendono più difficile ottenere il numero corretto di articoli da rifornire.

La maggior parte dei duplicati viene automaticamente bloccata quando si utilizza il controllo dell'identificatore univoco nel software di gestione dell'inventario. Regolari controlli di sistema, che confrontano l'inventario fisico con i registri di sistema ogni tre mesi, rivelano errori che sfuggono ad altri controlli. Molti sistemi attuali avvisano i lavoratori di possibili duplicati quando cercano di assegnare SKU già presenti nel sistema.

Formazione del personale e resistenza all'adozione

Senza il supporto dei lavoratori, l'implementazione di nuove tecnologie non funziona. I lavoratori abituati a metodi informali di monitoraggio dell'inventario potrebbero non apprezzare i sistemi SKU organizzati, perché li considerano un'ulteriore burocrazia piuttosto che un modo per migliorare le operazioni.

Questa opposizione può essere superata con sessioni di formazione approfondite che mostrano come possono contribuire all'efficienza. Spiegate al personale addetto alle pulizie come la scansione delle unità di stoccaggio possa aiutarli a trovare più rapidamente gli articoli nei magazzini. Mostrate ai responsabili della cucina come i dati SKU possano aiutarli a calcolare il prezzo di ogni voce del menu. Quando i dipendenti capiscono che il sistema soddisfa le loro esigenze e non serve solo per i rapporti di gestione, diventa molto più facile per loro utilizzarlo.

Per una corretta implementazione è necessario un supporto continuo dopo la formazione iniziale. Guide di riferimento rapido, responsabili di reparto che aiutano i colleghi e un supporto IT reattivo contribuiscono all'uso continuativo e corretto del sistema.

Conclusione e prossimi passi

Le unità di stoccaggio sono la parte più importante per una buona gestione dell'inventario di un ristorante. Gli SKU forniscono la precisione necessaria per tenere traccia della biancheria e dei servizi, delle forniture del ristorante e dei componenti di manutenzione. Questo è ciò che distingue le strutture ben gestite da quelle che spesso esauriscono le scorte o ne hanno in eccesso.

Questi rapidi passaggi cambieranno il modo in cui funziona l'inventario del vostro hotel:

1. Verificate le attuali pratiche di inventario per identificare lacune e incongruenze nel monitoraggio
2. Progettare un modello di struttura SKU adeguato ai reparti e alle dimensioni della vostra struttura
3. Testare il sistema con un reparto (il reparto pulizie spesso fornisce il caso di prova più chiaro)
4. Integrate i formati sku verificati con il vostro sistema di gestione della struttura e i processi di ordinazione
5. Stabilisci una governance continua per mantenere registrazioni accurate dell'inventario man mano che il tuo catalogo si evolve

Per continuare a ottimizzare, esaminate argomenti correlati come i sistemi di automazione dell'inventario che riducono il lavoro umano, i connettori del sistema di gestione della struttura che riuniscono tutti i vostri dati operativi e le tattiche di marketing che utilizzano i dati a livello di SKU per pianificare promozioni mirate e gestire i ricavi.

Risorse aggiuntive

Esempi di modelli SKU per i reparti alberghieri:

• Servizio di pulizia: [DEPT]-[CATEGORY]-[ATTRIBUTE]-[SIZE] (ad es. HSK-TOWEL-BATH-STD)
• Ristorazione: [FONTE]-[TIPO]-[SPEC]-[UNITÀ] (ad es. PROD-VEG-ORG-5LB)
• Manutenzione: [SISTEMA]-[PARTE]-[SPEC]-[VALUTAZIONE] (ad es. ELEC-BULB-LED-60W)

Considerazioni sull'integrazione:

• Verificare la compatibilità del formato sku con il PMS esistente prima dell'implementazione
• Testare la funzionalità dello scanner di codici a barre con le lunghezze SKU proposte
• Confermare che i rivenditori online e i fornitori possano mappare i loro codici prodotto agli sku interni

Migliori pratiche per la gestione continua:

• Rivedere trimestralmente le prestazioni degli SKU utilizzando i dati di vendita e le metriche di fatturato
• Archiviare gli SKU fuori produzione anziché eliminarli per preservare la capacità di analisi storica
• Documenta tutte le modifiche alle unità di stoccaggio per mantenere le tracce di audit e prevedere accuratamente la domanda