Software per il back of house dei ristoranti: Ottimizzare la cucina

Il software per la gestione interna del ristorante si occupa delle attività dietro le quinte che determinano se il tuo ristorante guadagna o perde denaro. Questo software di gestione ristoranti si occupa di tutto ciò che accade dietro le porte della cucina, come tenere traccia dell'inventario, gestire le ricette, programmare i turni dei dipendenti, trattare con i fornitori e redigere rapporti finanziari che mantengono la sanità mentale dei team contabili.

Questo articolo tratta delle attività più importanti che i proprietari di ristoranti devono svolgere per contenere le spese e aumentare i profitti: gestione dell'inventario, gestione del personale, gestione della cucina e gestione dei fornitori. Non entreremo nel dettaglio dei sistemi POS di sala o degli strumenti di prenotazione che i clienti possono utilizzare. Questi argomenti richiedono una trattazione a parte. Se sei un proprietario, un gestore o un manager di un ristorante e desideri rendere più fluido il funzionamento della tua attività e rendere più efficiente il tuo back office, sei nel posto giusto.

Il software per il back office dei ristoranti è uno strumento potente che combina in un unico sistema le operazioni di cucina, il monitoraggio dell'inventario, la pianificazione del personale e l'amministrazione dei fornitori. Questo aiuta i ristoranti a ridurre i costi di cibo e manodopera del 15-25% e ad eliminare la confusione derivante dall'avere sistemi separati.

Una volta terminata questa guida, saprai:

• Le caratteristiche chiave che distinguono un software adeguato per il back office dalle soluzioni che favoriscono la redditività
• Come valutare e confrontare le opzioni di software di gestione dei ristoranti per la tua attività specifica
• Le strategie di implementazione che coinvolgono tutto il tuo team senza interrompere le operazioni quotidiane
• Le tattiche di controllo dei costi che garantiscono risparmi reali entro i primi 90 giorni
• I requisiti di integrazione che garantiscono che il tuo stack tecnologico funzioni in modo perfettamente integrato

Comprendere il software per la gestione interna dei ristoranti

Il software per la gestione interna dei ristoranti collega tutte le funzioni che i tuoi ospiti non vedono mai, ma da cui dipendono completamente. Trasforma il solito caos di biglietti cartacei, conteggi manuali dell'inventario e pianificazione su fogli di calcolo in un sistema facile da usare che ti fornisce informazioni in tempo reale sulle operazioni in cucina, lo stoccaggio, le postazioni di preparazione e le attività amministrative.

Il software per il back office è diverso dal tuo sistema POS perché si concentra su ciò che accade dopo che l'ordine è stato effettuato. Il tuo sistema POS copre l'elaborazione dei pagamenti e la gestione delle transazioni con i clienti. Il software POS tiene traccia di ciò che è stato venduto, mentre gli strumenti di back office ti dicono quanto è costato, chi lo ha creato, se hai scorte sufficienti per riprodurlo e se hai abbastanza personale per gestire i periodi di maggiore affluenza.

Funzioni operative fondamentali

Ci sono tre attività principali di back-of-house che hanno un effetto diretto sui tuoi profitti: tenere traccia del tuo inventario, gestire le tue ricette e calcolare quanto costa il tuo cibo.

Il monitoraggio dell'inventario mostra in tempo reale la quantità di scorte disponibili, consentendo di sapere quando i materiali scendono al di sotto dei livelli accettabili e impedendo di esaurire le scorte o di ordinare quantità eccessive. La gestione delle ricette garantisce che tutti i tuoi piatti siano uguali, fornendoti i costi esatti di ogni ingrediente e delle porzioni. In questo modo, la qualità sarà sempre la stessa, indipendentemente da chi cucina. L'analisi dei costi delle materie prime esamina la differenza tra il costo teorico dei tuoi piatti e il loro costo reale, evidenziando le perdite dovute a porzioni eccessive, furti o deterioramento.

Queste funzioni sono strettamente correlate al guadagno. È possibile prendere decisioni basate sui dati relativi ai prezzi del menu, agli acquisti e al controllo delle porzioni quando si è in grado di tenere traccia delle scorte in modo efficace, confrontare i prezzi di diversi fornitori e mantenere le ricette invariate.

Impatto sul business e ROI

Il software per la gestione interna dei ristoranti si concentra sui due maggiori costi controllabili nel settore della ristorazione: il cibo e la manodopera. I buoni gestori mantengono le spese alimentari tra il 30% e il 35% delle vendite e i costi di manodopera tra il 25% e il 35%. Ma senza dati in tempo reale, è difficile sapere come raggiungere questi obiettivi.

Le spese alimentari di solito diminuiscono del 5-7% quando i ristoranti utilizzano sistemi completi per il back-of-house, perché riducono gli sprechi, acquistano meglio e controllano più strettamente le porzioni. Anche le funzionalità di gestione del personale danno ottimi risultati. Gli operatori affermano di risparmiare il 10-15% sulle spese di manodopera utilizzando l'analisi dei dati per pianificare il personale in base alla domanda effettiva.

Non ci vuole molto per capire come questi risparmi siano correlati al vostro investimento in tecnologia. Un ristorante che guadagna 1 milione di dollari all'anno e riduce gli sprechi alimentari solo del 3% aggiunge immediatamente 30.000 dollari al suo risultato finale, che spesso è superiore al costo annuale complessivo del software.

Funzionalità e capacità essenziali

Una cosa è sapere cosa dovrebbe fare il software di gestione interna di un ristorante. Per capire quali elementi essenziali rendono davvero più fluido il funzionamento e forniscono informazioni utili, è necessario esaminare più da vicino ciascuna area funzionale.

Gestione dell'inventario e controllo dei costi

La moderna gestione dell'inventario è molto più che contare le casse nel magazzino. Il monitoraggio dell'inventario in tempo reale funziona con il sistema POS per tenere traccia dei livelli delle scorte senza doverle contare continuamente. Lo fa sottraendo automaticamente gli ingredienti dalle scorte quando i pasti vengono venduti.

Quando le scorte scendono al di sotto dei livelli stabiliti, i punti di riordino automatici inviano gli ordini di acquisto. Questo evita di dover fare corse di emergenza e riduce gli ordini eccessivi, che immobilizzano il denaro in scorte extra. Con il monitoraggio degli sprechi, è possibile vedere esattamente dove finiscono i prodotti quando non vengono venduti, compresi quelli deteriorati, versati e i piatti omaggiati.

Il prezzo delle ricette calcola il costo esatto di ogni ingrediente per ogni voce del menu e si aggiorna automaticamente al variare dei prezzi dei fornitori. Questo ti consente di ottimizzare il menu, valutando quanto guadagni con ogni piatto e quanto velocemente viene venduto. L'analisi della percentuale di costo degli alimenti confronta le tue spese reali con i prezzi potenziali basati sulle ricette. Questo mostra rapidamente problemi come l'eccessiva quantità di cibo servita o la perdita di inventario.

L'integrazione con i sistemi di ordinazione dei fornitori chiude il cerchio, consentendoti di effettuare ordini di acquisto direttamente dai livelli par, tenere traccia delle consegne rispetto alle fatture e conservare tutti i registri finanziari del tuo ristorante su ogni ingrediente in entrata.

Pianificazione del personale e gestione della manodopera

Con una buona pianificazione del personale, la manodopera passa dall'essere il tuo onere maggiore a un centro di costo che puoi controllare. La pianificazione basata sulla domanda esamina i modelli di vendita passati, le prenotazioni e persino il tempo atmosferico per ipotizzare il numero di coperti e suggerire il numero giusto di lavoratori.

La previsione delle spese di manodopera ti fornisce i costi previsti prima della pubblicazione della pianificazione. Ciò ti consente di apportare modifiche che ti evitano sorprese dovute a straordinari o carenza di personale durante i periodi di maggiore affluenza. Il monitoraggio dell'orario registra gli orari effettivi di entrata e uscita, che vengono inseriti direttamente nell'integrazione delle buste paga, così non devi fare calcoli a mano.

Grazie all'accesso mobile, i manager e il personale interno possono visualizzare e modificare i turni da qualsiasi luogo, riducendo così le telefonate che si verificano quando cambiano i turni o qualcuno si dà malato. Gli avvisi di gestione degli straordinari ti informano quando i dipendenti si avvicinano al limite degli straordinari. Questo ti dà il tempo di spostare le ore e ridurre i costi del personale prima che aumentino.

Queste tecnologie aiutano i ristoranti ad affrontare la carenza di personale in modo intelligente, assicurandosi di avere abbastanza personale senza perdere denaro assumendo troppe persone durante i periodi di calma.

Operazioni di cucina e flusso di lavoro

I sistemi di visualizzazione della cucina KDS utilizzano schermi digitali invece di biglietti cartacei per indicare gli ordini in tempo reale, codificati con colori diversi in base alla tempistica delle portate e alla postazione. Ciò accelera il servizio e riduce gli errori, perché i cuochi possono vedere esattamente ciò di cui hanno bisogno senza dover leggere biglietti scritti a mano o gridare attraverso la linea.

L'inoltro degli ordini invia automaticamente i prodotti alle stazioni giuste, ad esempio le app alla linea fredda e gli antipasti alla griglia. Questo rende il lavoro più fluido nei momenti di maggiore affluenza. Sulla base delle vendite previste, il programma di preparazione indica cosa deve essere preparato. Questo riduce gli sprechi dovuti a una preparazione eccessiva e lo stress di una preparazione insufficiente.

Le ricette standardizzate sugli schermi della cucina garantiscono che tutti cucinino allo stesso modo, con istruzioni chiare e fotografie su come impiattare il cibo che aiutano i nuovi assunti ad imparare rapidamente. Le funzioni di gestione della qualità tengono traccia dei registri di temperatura, dei tempi di conservazione e della conformità ai requisiti di sicurezza alimentare. Questo aiuta a garantire la soddisfazione degli ospiti e il buon esito delle ispezioni sanitarie.

La gestione delle attività assegna a determinati membri del team programmi di pulizia, manutenzione delle attrezzature e lavori secondari, e tiene traccia di quando tali attività vengono completate, assicurando che il personale sia responsabile e che la cucina sia pronta per l'ispezione.

Gestione dei fornitori e della catena di approvvigionamento

Gli strumenti di gestione dei fornitori trasformano gli acquisti da una reazione frenetica a un acquisto pianificato. Quando si crea un ordine di acquisto, il sistema utilizza i dati di inventario e i livelli par per assicurarsi che venga ordinato il numero corretto di articoli, eliminando sia le carenze che gli eccessi.

Il monitoraggio delle prestazioni dei fornitori tiene sotto controllo l'accuratezza delle consegne, la cronologia dei prezzi e i problemi di qualità. Ciò consente di ottenere condizioni migliori o di cambiare fornitore in caso di peggioramento del servizio. Gli strumenti di confronto dei costi aiutano a vedere quanto i diversi fornitori fanno pagare per le stesse cose, in modo da essere sicuri di ottenere l'offerta migliore.

La pianificazione delle consegne garantisce che queste avvengano al momento giusto per il personale, mentre l'automazione dell'AP semplifica il collegamento delle consegne agli ordini e alle fatture. L'integrazione con il software di contabilità del ristorante invia i dati finanziari direttamente ai tuoi libri contabili, riducendo la doppia registrazione e velocizzando le chiusure di fine mese.

Per i marchi di ristoranti con diverse sedi, la visibilità della catena di approvvigionamento rivela i livelli delle scorte in tutti i loro stabilimenti. Ciò rende più facile trasferire articoli tra i negozi e acquistare all'ingrosso per ottenere prezzi migliori.

Processo di implementazione e selezione

È necessario adottare una strategia metodica che si adatti alle esigenze della vostra attività quando si sceglie il software back-of-house adeguato per il ristorante. Dimostrazioni impressionanti e presentazioni di vendita persuasive non sono sufficienti.

Metodologia di selezione del software

È il momento di cercare un nuovo software per il back-of-house quando il metodo attuale, che si tratti di fogli di calcolo, sistemi scollegati o piattaforme obsolete, comporta uno spreco di tempo maggiore rispetto al costo di installarne uno nuovo.

1. Valutate gli attuali punti deboli operativi: annotate dove state sprecando tempo e denaro, ad esempio quando dovete fare inventari manuali, gestire conflitti di programmazione o non riuscite a individuare modelli nelle spese alimentari. Le vostre caratteristiche principali sono questi punti deboli.
2. Definisci i requisiti delle funzionalità e le esigenze di integrazione: fai un elenco delle cose necessarie e di quelle che sarebbe utile avere. È importante capire con quali sistemi il programma deve funzionare, come il tuo sistema POS, il software di contabilità del ristorante, il fornitore di servizi di gestione stipendi e qualsiasi portale di fornitori che già utilizzi.
3. Valuta le opzioni dei fornitori e richiedi delle dimostrazioni: limita la tua scelta a tre o quattro fornitori le cui caratteristiche soddisfano le tue esigenze. Assicurati che le demo utilizzino dati e situazioni reali, non generici.
4. Calcola il costo totale di proprietà e le proiezioni del ROI: guarda oltre i canoni mensili per considerare i costi di installazione del sistema, formazione, integrazione e assistenza continua. In base ai tuoi attuali costi di cibo e manodopera, calcola quanto puoi realisticamente risparmiare.
5. Pianifica la tempistica di implementazione e la formazione del personale: pianifica un calendario di implementazione che funzioni per te e che non coincida con il periodo più intenso dell'anno. Dedica tempo sufficiente alla formazione; affrettare questa fase compromette sia l'adozione che i risultati.

Struttura di confronto dei software

Le soluzioni autonome sono ottime per i proprietari di ristoranti che hanno una sola sede e determinati problemi, tra cui la gestione dell'inventario quando la programmazione funziona già bene. Le piattaforme integrate sono più utili per le aziende in crescita o che hanno sistemi non collegati, il che può portare a lacune nei dati tra le funzioni.

Le piattaforme integrate con dashboard centralizzate offrono ai responsabili di zona che gestiscono più di una sede la visibilità sulle prestazioni dei negozi di cui hanno bisogno per garantire il corretto funzionamento delle operazioni in tutto il loro portafoglio. I costi mensili più elevati vengono solitamente ammortizzati grazie a una maggiore efficienza e all'eliminazione dei costi di manutenzione dell'integrazione.

Sfide comuni e soluzioni

Anche il miglior software per ristoranti può causare problemi quando viene installato per la prima volta e quando viene utilizzato spesso. Se si conoscono questi problemi in anticipo, è possibile pianificarli.

Sistemi multipli non collegati

Si perdono le informazioni in tempo reale che rendono più fluido il funzionamento quando l'inventario è in un sistema, la pianificazione in un altro e la gestione dei fornitori in fogli di calcolo. I dati sono archiviati in luoghi separati, il che significa che devono essere riconciliati manualmente, il che richiede tempo e può portare a errori.

Scegli piattaforme integrate che combinano inventario, pianificazione e amministrazione dei fornitori in un unico sistema di back office. Se al momento non è possibile un consolidamento completo, concentrati su prodotti con solide capacità API in grado di comunicare i dati attraverso tutta la tua tecnologia.

Resistenza del personale alle nuove tecnologie

Affinché la tecnologia del tuo ristorante sia utile, tutto il personale, dallo chef esecutivo ai cuochi addetti alla preparazione, deve imparare a usarla. Le persone di solito oppongono resistenza perché hanno paura di essere osservate, sono frustrate dalla difficoltà delle cose o semplicemente preferiscono fare le cose come sono abituate.

Offri programmi di formazione completi che si concentrino su come queste tecnologie possono aiutare il team, ad esempio semplificando la pianificazione, chiarendo le aspettative e premiando l'efficienza. Scegli interfacce facili da usare, accessibili da dispositivi mobili e che soddisfino le esigenze dei lavoratori.

Dati di inventario e costi imprecisi

Si ottiene ciò che si investe. Anche la migliore tecnologia per ristoranti può fornire informazioni errate che portano a decisioni sbagliate se il conteggio dell'inventario non è corretto e non si tiene traccia degli sprechi.

Stabilisci modalità regolari per il conteggio delle scorte con chiare linee di responsabilità. Utilizza il monitoraggio automatico ogni volta che puoi. Le integrazioni che deducono automaticamente le scorte in base alle vendite POS riducono gli errori commessi durante l'inserimento manuale dei dati. Audit regolari che confrontano i conteggi fisici con i dati di sistema individuano i problemi prima che peggiorino.

Scarsa integrazione con i sistemi esistenti

Quando i sistemi che dovrebbero comunicare automaticamente tra loro non lo fanno, nulla distrugge il ROI del software di back-office più rapidamente del dover spostare i dati manualmente.

Quando valutate un software, date la priorità a quelli che hanno una storia di buon funzionamento con il vostro sistema POS e la vostra piattaforma di contabilità del ristorante. Chiedete referenze ai clienti che hanno configurazioni simili. Prima di andare in produzione, assicuratevi di includere i test di integrazione nel vostro programma di implementazione.

In conclusione

Il software di back-office per ristoranti è passato dall'essere uno strumento utile per migliorare la produttività a una tecnologia essenziale per contenere le spese alimentari e di manodopera in un settore con margini di profitto molto ridotti. Gli strumenti disponibili oggi consentono ai gestori di ristoranti di vedere in tempo reale cosa succede in cucina, con l'inventario, il personale e i fornitori. Questo tipo di visibilità può aiutarti a risparmiare tempo, ridurre gli sprechi e guadagnare di più.

I tuoi prossimi passi immediati:

1. Verificate i vostri attuali processi interni, documentando dove i sistemi scollegati o i metodi manuali creano inefficienze
2. Identificate le tre caratteristiche prioritarie in base alle maggiori opportunità di controllo dei costi
3. Richiedi dimostrazioni a 2-3 fornitori le cui piattaforme soddisfano i tuoi requisiti
4. Calcola il ROI previsto sulla base di riduzioni realistiche dei costi alimentari e della manodopera

Ci sono molti argomenti correlati da esaminare, come ad esempio come integrare i sistemi POS basati su cloud, come coordinare il personale di sala per garantire un flusso regolare degli ordini e come continuare a ottimizzare le strategie che aiutano i ristoranti a migliorare le prestazioni aziendali una volta implementate le tecnologie di base.