Restaurant Back of House Software: Optimieren Sie Ihre Küche

Die Back-of-House-Software für Restaurants kümmert sich um die Aufgaben hinter den Kulissen, die darüber entscheiden, ob Ihr Restaurant Geld verdient oder verliert. Diese Restaurant-Management-Software kümmert sich um alles, was hinter den schwenkbaren Küchentüren vor sich geht, wie z. B. die Bestandsverfolgung, die Verwaltung von Rezepten, die Einsatzplanung der Mitarbeiter, den Umgang mit Lieferanten und die Erstellung von Finanzberichten, die die Buchhaltungsteams bei Verstand halten.

Dieser Artikel befasst sich mit den wichtigsten Back-of-House-Aufgaben, die Restaurantbesitzer übernehmen müssen, um die Kosten niedrig und die Gewinne hoch zu halten: Bestandsverwaltung, Personalverwaltung, Küchenbetrieb und Lieferantenmanagement. Wir gehen nicht im Detail auf Front-of-House-Kassensysteme oder Reservierungstools ein, die Kunden nutzen können. Diese Themen müssen separat behandelt werden. Wenn Sie Restaurantbesitzer, -betreiber oder -manager sind und den Ablauf optimieren und Ihr Backoffice effizienter gestalten möchten, sind Sie hier genau richtig.

Back-of-House-Software für Restaurants ist ein leistungsstarkes Tool, das Küchenbetrieb, Bestandsüberwachung, Personalplanung und Lieferantenverwaltung in einem System vereint. Damit können Restaurants ihre Lebensmittel- und Arbeitskosten um 15 bis 25 % senken und die Unübersichtlichkeit beseitigen, die durch separate Systeme entsteht.

Nach der Lektüre dieses Leitfadens wissen Sie:

• die wichtigsten Funktionen, die eine gute Back-of-House-Software von Lösungen unterscheiden, die die Rentabilität steigern
• Wie Sie verschiedene Restaurant-Management-Softwareoptionen für Ihren spezifischen Betrieb bewerten und vergleichen können
• Implementierungsstrategien, mit denen Sie Ihr gesamtes Team einbinden können, ohne den täglichen Betrieb zu stören
• Kostenkontrollmaßnahmen, die innerhalb der ersten 90 Tage zu echten Einsparungen führen
• Integrationsanforderungen, die sicherstellen, dass Ihre Technologie nahtlos zusammenarbeitet

Restaurant-Back-of-House-Software verstehen

Restaurant-Back-of-House-Software verbindet alle Funktionen, die Ihre Gäste nie zu Gesicht bekommen, auf die sie sich aber voll und ganz verlassen. Sie verwandelt das übliche Durcheinander aus Papierbelegen, manuellen Bestandszählungen und Tabellenkalkulationen in ein benutzerfreundliches System, das Ihnen Echtzeitinformationen über Küchenabläufe, Lagerhaltung, Vorbereitungsstationen und Verwaltungsaufgaben liefert.

Back-of-House-Software unterscheidet sich von Ihrem POS-System, da sie sich auf die Vorgänge nach der Bestellung konzentriert. Ihr POS-System deckt die Zahlungsabwicklung und die Transaktionen mit Kunden ab. Die POS-Software verfolgt, was verkauft wurde, während Back-of-House-Tools Ihnen sagen, wie viel es gekostet hat, wer es erstellt hat, ob Sie genügend Vorrat haben, um es erneut herzustellen, und ob Sie genügend Personal haben, um Stoßzeiten zu bewältigen.

Kernfunktionen

Es gibt drei wichtige Back-of-House-Aufgaben, die sich direkt auf Ihren Gewinn auswirken: die Verfolgung Ihres Lagerbestands, die Verwaltung Ihrer Rezepte und die Ermittlung Ihrer Lebensmittelkosten.

Die Bestandsverfolgung zeigt Ihnen in Echtzeit, wie viel Lagerbestand Sie haben, sodass Sie wissen, wann die Vorräte unter ein akzeptables Niveau fallen, und Sie nicht vor einem Lagerengpass oder einer Überbestellung bewahrt werden. Die Rezeptverwaltung stellt sicher, dass alle Ihre Gerichte gleich sind, indem sie Ihnen die genauen Kosten für jede Zutat und Portionsgröße angibt. Auf diese Weise bleibt die Qualität immer gleich, unabhängig davon, wer kocht. Die Lebensmittelkostenanalyse untersucht die Differenz zwischen den Soll- und Ist-Kosten Ihrer Gerichte und zeigt Verluste durch Überportionierung, Diebstahl oder Verderb auf.

Diese Funktionen stehen in engem Zusammenhang mit der Erzielung von Gewinnen. Sie können datengestützte Entscheidungen hinsichtlich der Preisgestaltung für Speisen, des Einkaufs und der Portionskontrolle treffen, wenn Sie Ihren Lagerbestand effektiv verfolgen, die Preise verschiedener Lieferanten vergleichen und Ihre Rezepte einheitlich halten können.

Auswirkungen auf das Geschäft und ROI

Restaurant-Back-of-House-Software zielt auf die beiden größten kontrollierbaren Kosten im Restaurantgeschäft ab: Lebensmittel und Personal. Gute Betreiber halten die Lebensmittelkosten zwischen 30 % und 35 % des Umsatzes und die Personalkosten zwischen 25 % und 35 %. Ohne Echtzeitdaten ist es jedoch schwierig zu wissen, wie diese Ziele erreicht werden können.

Die Lebensmittelkosten sinken in der Regel um 5 bis 7 Prozentpunkte, wenn Restaurants umfassende Back-of-House-Systeme einsetzen, da sie weniger verschwenden, besser einkaufen und die Portionen genauer kontrollieren. Auch die Funktionen zur Personalverwaltung erzielen hervorragende Ergebnisse. Betreiber geben an, dass sie durch den Einsatz von Analysen zur Personalplanung auf Basis des tatsächlichen Bedarfs 10 bis 15 % der Personalkosten einsparen.

Es dauert nicht lange, bis man sieht, wie sich diese Einsparungen auf die Investitionen in die Technologie auswirken. Ein Restaurant, das 1 Million Dollar pro Jahr umsetzt und die Lebensmittelabfälle um nur 3 % reduziert, steigert seinen Gewinn sofort um 30.000 Dollar, was oft mehr ist als die gesamten jährlichen Kosten für die Software.

Wesentliche Funktionen und Fähigkeiten

Es ist eine Sache, zu wissen, was die Back-of-House-Software eines Restaurants leisten sollte. Um herauszufinden, welche wesentlichen Elemente wirklich für einen reibungsloseren Ablauf sorgen und nützliche Informationen liefern, müssen Sie sich die einzelnen Funktionsbereiche genauer ansehen.

Bestandsverwaltung und Kostenkontrolle

Modernes Bestandsmanagement ist viel mehr als nur das Zählen von Kisten im Lagerraum. Die Echtzeit-Bestandsverfolgung arbeitet mit Ihrem POS-System zusammen, um den Lagerbestand zu verfolgen, ohne dass Sie ihn ständig zählen müssen. Dazu werden die Zutaten automatisch vom Lagerbestand abgezogen, wenn Mahlzeiten verkauft werden.

Wenn Ihr Lagerbestand unter die von Ihnen festgelegten Werte fällt, werden automatisch Bestellungen ausgelöst. So müssen Sie keine Notfallbestellungen mehr aufgeben und vermeiden übermäßige Bestellungen, die Ihr Kapital in zusätzlichen Lagerbeständen binden. Mit der Abfallüberwachung können Sie genau sehen, wohin Produkte gelangen, wenn sie nicht verkauft werden, einschließlich Verderb, Verschüttungen und kostenlosen Gerichten.

Die Rezeptpreisberechnung ermittelt die genauen Kosten jeder Zutat für jedes Menüelement und wird automatisch aktualisiert, wenn sich die Preise der Lieferanten ändern. Auf diese Weise können Sie Menü-Engineering betreiben, d. h. Sie können sich ansehen, wie viel Geld jedes Gericht einbringt und wie schnell es verkauft wird, um Ihr Menü zu verbessern. Die Analyse der Lebensmittelkosten in Prozent vergleicht Ihre tatsächlichen Ausgaben mit den potenziellen Preisen auf der Grundlage von Rezepten. So werden Probleme wie zu große Portionen oder Bestandsverluste schnell sichtbar.

Die Integration mit den Bestellsystemen der Lieferanten schließt den Kreis, sodass Sie Bestellungen direkt aus den Par-Werten heraus aufgeben, Lieferungen anhand von Rechnungen verfolgen und alle Finanzdaten Ihres Restaurants zu jeder eingehenden Zutat speichern können.

Personalplanung und Personalmanagement

Mit einer guten Personalplanung wird der Personalaufwand von Ihrer größten Belastung zu einem Kostenfaktor, den Sie kontrollieren können. Die bedarfsorientierte Planung berücksichtigt vergangene Verkaufsmuster, Reservierungen und sogar das Wetter, um die Anzahl der Gäste zu schätzen und die richtige Anzahl an Mitarbeitern vorzuschlagen.

Durch die Prognose der Personalkosten erhalten Sie die zu erwartenden Kosten, bevor der Dienstplan veröffentlicht wird. So können Sie Änderungen vornehmen, die Sie vor Überraschungen durch Überstunden oder Personalmangel in Stoßzeiten bewahren. Die Zeiterfassung zeichnet die tatsächlichen Ein- und Ausstempelzeiten auf, die direkt in die Lohnabrechnung einfließen, sodass Sie keine Berechnungen von Hand vornehmen müssen.

Dank mobilem Zugriff können Manager und Mitarbeiter von überall aus den Dienstplan einsehen und ändern, was das Hin und Her am Telefon bei Schichtwechseln oder Krankmeldungen reduziert. Überstundenmanagement-Benachrichtigungen informieren Sie, wenn Mitarbeiter sich der Überstundengrenze nähern. So haben Sie Zeit, Arbeitszeiten zu verschieben und Personalkosten zu senken, bevor sie steigen.

Diese Technologien helfen Restaurants, Personalengpässe auf intelligente Weise zu bewältigen, indem sie sicherstellen, dass sie über genügend Personal verfügen, ohne durch die Einstellung zu vieler Mitarbeiter in ruhigen Zeiten Geld zu verlieren.

Küchenbetrieb und Arbeitsabläufe

Küchenanzeigesysteme (KDS) verwenden digitale Bildschirme anstelle von Papierbelegen, um Bestellungen in Echtzeit anzuzeigen, farblich gekennzeichnet nach Gangzeitpunkt und Station. Dies beschleunigt den Service und reduziert Fehler, da die Köche genau sehen können, was sie brauchen, ohne handschriftliche Belege lesen oder über die Theke rufen zu müssen.

Die Auftragsweiterleitung sendet Produkte automatisch an die richtigen Stationen, z. B. Vorspeisen an die kalte Linie und Hauptgerichte an den Grill. Dadurch läuft der Betrieb in Stoßzeiten reibungsloser. Basierend auf den prognostizierten Umsätzen gibt Ihnen der Vorbereitungsplan Auskunft darüber, was vorbereitet werden muss. Dies reduziert Verschwendung durch Übervorbereitung und den Stress durch Untervorbereitung.

Standardisierte Rezepte auf den Küchenbildschirmen stellen sicher, dass alle auf die gleiche Weise kochen, mit klaren Anweisungen und Fotos, wie das Essen angerichtet werden soll, was neuen Mitarbeitern hilft, sich schnell einzuarbeiten. Qualitätsmanagement-Funktionen verfolgen Temperaturprotokolle, Haltezeiten und die Einhaltung von Lebensmittelsicherheitsanforderungen. Dies trägt dazu bei, dass die Gäste zufrieden sind und die Gesundheitsinspektionen gut verlaufen.

Das Aufgabenmanagement weist bestimmten Teammitgliedern Reinigungspläne, Gerätewartung und Nebenarbeiten zu und verfolgt, wann diese Aufgaben erledigt sind, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter verantwortungsbewusst handeln und Ihre Küche für die Inspektion bereit ist.

Lieferanten- und Lieferkettenmanagement

Mit Tools für das Lieferantenmanagement wird der Einkauf von einer hektischen Reaktion zu einem geplanten Vorgang. Wenn Sie eine Bestellung erstellen, werden anhand von Bestandsdaten und Par-Werten sichergestellt, dass die richtige Anzahl von Artikeln bestellt wird, wodurch sowohl Engpässe als auch Überschüsse vermieden werden.

Die Lieferantenleistungsüberwachung behält die Liefergenauigkeit, die Preisentwicklung und Qualitätsprobleme im Auge. So können Sie bessere Konditionen erzielen oder bei Verschlechterung der Dienstleistungen den Lieferanten wechseln. Mit Kostenvergleichstools können Sie sehen, wie viel verschiedene Lieferanten für die gleichen Artikel verlangen, sodass Sie wissen, dass Sie das beste Angebot erhalten.

Die Lieferplanung stellt sicher, dass die Lieferungen zum richtigen Zeitpunkt für das Personal eintreffen, während die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung die Verknüpfung von Lieferungen mit Bestellungen und Rechnungen erleichtert. Durch die Integration mit Restaurant-Buchhaltungssoftware werden Finanzdaten direkt in Ihre Bücher übertragen, was Doppelbuchungen reduziert und den Monatsabschluss beschleunigt.

Für Restaurantketten mit mehreren Standorten zeigt die Transparenz der Lieferkette die Lagerbestände aller Filialen an. Dies erleichtert den Transfer von Artikeln zwischen den Filialen und den Einkauf in großen Mengen, um bessere Preise zu erzielen.

Implementierungs- und Auswahlprozess

Bei der Auswahl der richtigen Back-of-House-Software für Restaurants müssen Sie eine methodische Strategie verfolgen, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht. Beeindruckende Demos und überzeugende Verkaufsargumente reichen nicht aus.

Methodik zur Softwareauswahl

Es ist an der Zeit, sich nach einer neuen Back-of-House-Software umzusehen, wenn Ihre derzeitige Methode, sei es mit Tabellenkalkulationen, getrennten Systemen oder alten Plattformen, Sie mehr Zeit kostet, als die Einrichtung einer neuen Methode.

1. Bewerten Sie aktuelle operative Schwachstellen: Notieren Sie, wo Sie Zeit und Geld verschwenden, z. B. wenn Sie manuelle Inventuren durchführen müssen, Terminkonflikte bewältigen müssen oder keine Muster bei den Lebensmittelausgaben erkennen können. Diese Schwachstellen sind Ihre wichtigsten Funktionen.
2. Definieren Sie die Anforderungen an die Funktionen und die Integrationsbedürfnisse: Erstellen Sie eine Liste der Dinge, die notwendig sind, und der Dinge, die wünschenswert wären. Es ist wichtig, herauszufinden, mit welchen Systemen das Programm zusammenarbeiten muss, z. B. Ihrem POS-System, Ihrer Restaurantbuchhaltungssoftware, Ihrem Lohnbuchhaltungsanbieter und allen Lieferantenportalen, die Sie bereits haben.
3. Bewerten Sie die Anbieteroptionen und fordern Sie Vorführungen an: Beschränken Sie Ihre Auswahl auf drei oder vier Anbieter, deren Funktionen Ihren Anforderungen entsprechen. Achten Sie darauf, dass die Demos Ihre realen Daten und Situationen verwenden und keine generischen.
4. Berechnen Sie die Gesamtbetriebskosten und ROI-Prognosen: Schauen Sie über die monatlichen Gebühren hinaus und berücksichtigen Sie die Kosten für die Einrichtung des Systems, die Schulung, die Integration und den laufenden Support. Ermitteln Sie auf der Grundlage Ihrer aktuellen Lebensmittel- und Arbeitskosten, wie viel Sie realistisch einsparen können.
5. Planen Sie den Zeitplan für die Implementierung und die Mitarbeiterschulung: Planen Sie einen Rollout-Zeitplan, der für Sie passt und nicht in Ihre geschäftigste Zeit des Jahres fällt. Nehmen Sie sich genügend Zeit für die Schulung; wenn Sie diesen Schritt überstürzen, beeinträchtigt das sowohl die Akzeptanz als auch die Ergebnisse.

Rahmen für den Softwarevergleich

Standalone-Lösungen eignen sich hervorragend für Restaurantbesitzer, die nur einen Standort haben und bestimmte Probleme, darunter die Bestandsverwaltung, wenn die Planung bereits gut läuft. Integrierte Plattformen sind nützlicher für Unternehmen, die wachsen oder über nicht miteinander verbundene Systeme verfügen, was zu Datenlücken zwischen den Funktionen führen kann.

Integrierte Plattformen mit zentralisierten Dashboards bieten Bezirksleitern, die für mehr als einen Standort verantwortlich sind, den Überblick über die Filialleistung, den sie benötigen, um einen reibungslosen Betrieb in ihrem gesamten Portfolio zu gewährleisten. Die höheren monatlichen Gebühren machen sich in der Regel bezahlt, da sie die Effizienz steigern und die Kosten für die Aufrechterhaltung der Integration entfallen.

Häufige Herausforderungen und Lösungen

Selbst die beste Restaurant-Software kann bei der Ersteinrichtung und bei häufiger Nutzung Probleme verursachen. Wenn Sie diese Probleme im Voraus kennen, können Sie sich darauf einstellen.

Mehrere getrennte Systeme

Sie verlieren die Echtzeitinformationen, die für einen reibungslosen Ablauf sorgen, wenn die Bestandsverwaltung in einem System, die Terminplanung in einem anderen und die Lieferantenverwaltung in Tabellenkalkulationen erfolgt. Die Daten werden an verschiedenen Orten gespeichert, was bedeutet, dass sie manuell abgeglichen werden müssen, was Zeit kostet und zu Fehlern führen kann.

Entscheiden Sie sich für integrierte Plattformen, die Bestandsverwaltung, Terminplanung und Lieferantenverwaltung in einem Backoffice-System vereinen. Wenn eine vollständige Konsolidierung derzeit nicht möglich ist, konzentrieren Sie sich auf Produkte mit starken API-Fähigkeiten, die Daten über alle Ihre Technologien hinweg kommunizieren können.

Widerstand der Mitarbeiter gegen neue Technologien

Damit Ihre Restauranttechnologie nützlich ist, müssen alle Mitarbeiter, vom Küchenchef bis zu den Küchenhilfen, lernen, wie man sie benutzt. Die Menschen sträuben sich in der Regel dagegen, weil sie Angst haben, beobachtet zu werden, weil sie frustriert sind, wie schwierig die Dinge sind, oder weil sie es einfach vorziehen, die Dinge so zu tun, wie sie es gewohnt sind.

Bieten Sie umfassende Schulungsprogramme an, die sich darauf konzentrieren, wie sie dem Team helfen, z. B. durch einfachere Planung, klarere Erwartungen und Belohnung von Effizienz. Wählen Sie Benutzeroberflächen, die einfach zu bedienen sind, auf mobilen Geräten zugänglich sind und den Mitarbeitern entgegenkommen.

Ungenaue Bestands- und Kostendaten

Man bekommt das, was man investiert. Selbst die beste Restauranttechnologie kann Ihnen falsche Informationen liefern, die zu schlechten Entscheidungen führen, wenn Ihre Bestandszahlen nicht stimmen und Sie den Abfall nicht im Blick behalten.

Richten Sie regelmäßige Zählverfahren mit klaren Verantwortlichkeiten ein. Nutzen Sie automatisierte Nachverfolgung, wann immer dies möglich ist. Integrationen, die den Bestand automatisch auf der Grundlage der POS-Verkäufe abziehen, reduzieren Fehler, die bei der manuellen Dateneingabe entstehen. Regelmäßige Audits, bei denen die physischen Bestände mit den Systemdaten verglichen werden, decken Probleme auf, bevor sie sich verschlimmern.

Schlechte Integration in bestehende Systeme

Wenn Systeme, die automatisch miteinander kommunizieren sollten, dies nicht tun, gibt es nichts, was den ROI Ihrer Back-of-House-Software schneller zerstört, als Daten manuell übertragen zu müssen.

Wenn Sie Software evaluieren, geben Sie solchen Vorrang, die in der Vergangenheit gut mit Ihrem POS-System und Ihrer Restaurantbuchhaltungsplattform zusammengearbeitet haben. Fragen Sie Kunden mit ähnlichen Konfigurationen nach Referenzen. Bevor Sie live gehen, sollten Sie Integrationstests in Ihren Implementierungsplan aufnehmen.

Fazit

Back-of-House-Software für Restaurants hat sich von einem nützlichen Tool zur Produktivitätssteigerung zu einer unverzichtbaren Technologie entwickelt, um die Lebensmittel- und Arbeitskosten in einer Branche mit sehr geringen Gewinnspannen niedrig zu halten. Mit den heute verfügbaren Tools können Restaurantbetreiber in Echtzeit sehen, was in der Küche, mit dem Lagerbestand, dem Personal und den Lieferanten vor sich geht. Diese Transparenz hilft Ihnen, Zeit zu sparen, Verschwendung zu reduzieren und mehr Geld zu verdienen.

Ihre nächsten Schritte:

1. Überprüfen Sie Ihre aktuellen Back-of-House-Prozesse und dokumentieren Sie, wo getrennte Systeme oder manuelle Methoden zu Ineffizienzen führen.
2. Identifizieren Sie Ihre drei wichtigsten Funktionen auf der Grundlage Ihrer größten Möglichkeiten zur Kostenkontrolle.
3. Fordern Sie Vorführungen von zwei bis drei Anbietern an, deren Plattformen Ihren Anforderungen entsprechen.
4. Berechnen Sie den prognostizierten ROI auf der Grundlage realistischer Einsparungen bei den Lebensmittel- und Arbeitskosten.

Es gibt viele verwandte Themen, die es zu untersuchen gilt, z. B. wie man cloudbasierte POS-Systeme integriert, wie man das Personal im Servicebereich koordiniert, um einen reibungslosen Ablauf der Bestellungen zu gewährleisten, und wie man Strategien optimiert, die Restaurants dabei helfen, ihre Geschäftsleistung weiter zu verbessern, sobald die grundlegenden Technologien vorhanden sind.