Was ist eine Stock Keeping Unit (SKU)? Wie sie funktioniert

Was ist eine Lagerhaltungseinheit? Unternehmen verwenden eine Lagerhaltungseinheit (SKU), einen eindeutigen alphanumerischen Code, um jeden Artikel in ihrem Bestand zu verfolgen. Für Hotels, die Tausende von Artikeln verwalten, von Bettwäsche und Toilettenartikeln bis hin zu Restaurantbedarf und Wartungswerkzeugen, verwandelt die Kenntnis der SKUs unordentliche Lagerräume in gut organisierte, effiziente Betriebe.

Dieser Artikel behandelt die Grundlagen von Lagerhaltungseinheiten, ihre Verwendung in der Hotellerie, ihre Umsetzung und die besten Methoden zur Verwaltung des Lagerbestands von Hotels und Restaurants. Dieser Inhalt befasst sich mit den Hauptproblemen, denen Sie gegenüberstehen, wenn Sie versuchen, genaue Bestandsaufzeichnungen über mehrere Abteilungen hinweg zu führen, unabhängig davon, ob Sie ein Hotelmanager sind, der mit Lieferengpässen zu kämpfen hat, ein Restaurantmanager, der nach genaueren Bestandsaufzeichnungen sucht, oder ein Hotelbetreiber, der versucht, Kosten zu senken.

Eine Lagerhaltungseinheit (SKU) ist ein eindeutiger Code, den Sie jedem Artikel in Ihrem Inventarsystem zuweisen. Auf diese Weise können Sie jeden Artikel, den Ihr Hotel täglich verwendet, nachverfolgen und verwalten. Jede SKU steht für eine andere Version eines Produkts. So können Sie Ihren Lagerbestand im Blick behalten, den Bedarf richtig einschätzen und vermeiden, dass Ihnen Artikel ausgehen oder Sie zu viel auf Lager haben.

Am Ende dieses Leitfadens werden Sie:

• verstehen, wie SKU-Systeme funktionieren und warum sie für das Gastgewerbe wichtig sind
• lernen, wie Sie effektive SKU-Strukturen implementieren, die auf den Hotelbetrieb zugeschnitten sind
• Strategien für eine genaue Bestandsverfolgung in allen Abteilungen kennen
• die Betriebskosten durch optimiertes Bestandsmanagement senken
• die Kundenzufriedenheit durch eine konsistente Verfügbarkeit des Angebots verbessern

Stock Keeping Units verstehen

Eine Lagerhaltungseinheit ist wie ein digitaler Fingerabdruck für alles, was Ihr Hotel kauft, lagert oder verwendet. Sie hilft Ihnen dabei, den Überblick über Ihre Bestände zu behalten. Unternehmen verwenden keine globalen Standards, sondern erstellen ihr eigenes SKU-System, das auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Sie kodieren Informationen über Produkte wie Kategorie, Marke, Größe und Spezifikationen in Codes, die gescannt werden können.

Dieses interne Kodierungssystem ist für den Betrieb von Hotels sehr hilfreich. Sie benötigen verschiedene Methoden, um den Überblick über Ihre Reinigungsartikel, Gästeausstattung, Lebensmittel- und Getränkebestände sowie Wartungsmaterialien zu behalten. Mit einem leistungsstarken SKU-System können Sie Ihren Bestand in all diesen Kategorien verfolgen, in Echtzeit sehen, wie viel Sie auf Lager haben, und genaue Bestandsaufzeichnungen führen, ohne beim Zählen Fehler zu machen.

SKU-Struktur und Komponenten

SKU-Formate verwenden Buchstaben und Zahlen in einer logischen Reihenfolge, um die Eigenschaften eines Produkts zu kodieren. Beispielsweise könnte „LIN-BATH-WHT-KNG” eine gute SKU-Struktur für weiße King-Size-Badwäsche sein, während „AMN-SOAP-LUX-50” eine gute Struktur für 50 Stück Luxus-Seifen-Annehmlichkeiten sein könnte.

SKU-Codes enthalten in der Regel wichtige Informationen über ein Produkt, wie z. B. seine Kategorie, Marke oder Qualitätsstufe, Größe oder Farbe und die Anzahl der Artikel in der Verpackung. Dank dieser organisierten Methode weiß jeder, der Lagerhaltungseinheiten scannt, sofort, um welches Produkt es sich handelt, wo es hingehört und wie viele Artikel noch auf Lager sind.

Diese organisierte Methode ermöglicht es, alles, was im Lager vor sich geht, leicht im Blick zu behalten. Ihr Restaurant-Inventarsystem kann Produkte viel genauer verfolgen als manuelle Techniken, wenn jeder Handtuchtyp, jede Toilettenartikelgröße und jedes Reinigungsmittel eine eigene SKU hat.

SKU vs. andere Produktkennungen

SKUs (Stock Keeping Units) sind für Ihr Unternehmen einzigartig und dienen zur Identifizierung von Artikeln. Der Universal Product Code (UPC) hingegen funktioniert anders. Ein UPC ist ein 12-stelliger Barcode, den Hersteller ihren Produkten zuweisen und der von allen Einzelhandelsgeschäften und Partnern in der Lieferkette gelesen werden kann. Wenn Sie dasselbe Produkt bei einem Händler in New York oder Los Angeles kaufen, hat es denselben UPC.

Die SKUs für die Bestandsverwaltung Ihres Hotels können hingegen beliebig geändert werden. Sie können SKUs mit Standortcodes, Abteilungspräfixen oder Nachbestellschwellenwerten vergeben. Ein Universal Product Code kann Ihnen diese Informationen nicht liefern. Zwei Hotels, die dasselbe Produkt von derselben Quelle kaufen, würden wahrscheinlich SKUs mit sehr unterschiedlichen Strukturen erstellen, um ihren eigenen betrieblichen Anforderungen gerecht zu werden.

Wenn man den Unterschied kennt, wird klar, warum Restaurants und Hotels beides benötigen: Mit UPCs können Sie Bestellungen bei Lieferanten aufgeben und Lieferungen überprüfen, während Ihr eigenes SKU-System Ihren Bestand verfolgt und Verkaufsdaten analysiert. Mit dieser zweigleisigen Strategie können Sie den Bestand aller Ihrer Verkäufe verfolgen und Ihren Bestand standortübergreifend verwalten.

SKU-Anwendungen im Gastgewerbe

In der Praxis haben Hotels Bestandsprobleme, die mit generischen Einzelhandelslösungen nicht gelöst werden können. Gäste wünschen sich eine gleichbleibende Qualität, stellen je nach Saison schwer vorhersehbare Anforderungen und verschiedene Abteilungen konkurrieren um begrenzten Lagerplatz, benötigen aber dennoch unterschiedliche Vorräte.

Hauswirtschaft und Zimmerausstattung

Im Hotelbetrieb hat die Reinigungsabteilung in der Regel die meisten Bestandsartikel zu verfolgen. Möglicherweise müssen Sie Dutzende verschiedener Artikel in einem einzigen Gästezimmer verfolgen, z. B. Bettwäsche in verschiedenen Größen, Badetücher, Waschlappen, Toilettenartikel, Papierprodukte und Reinigungsmittel. Wenn Sie nicht jedem Artikel eine eindeutige SKU zuweisen, wird es schwierig, den Überblick darüber zu behalten, welche Artikel nachbestellt werden müssen.

Stellen Sie sich ein Hotel mit 200 Zimmern vor, von denen einige mit Kingsize- und Queensize-Betten ausgestattet sind. Sie benötigen für jede Bettgröße unterschiedliche Spannbettlaken, und jede Qualitätsstufe der Laken (Standard, Premium, Luxus) ist ein separater Artikel in Ihrem Bestandsverwaltungssystem. Wenn Sie jeder Variante eine eindeutige Kennung zuweisen, z. B. „SHT-FIT-KNG-PRM” für Premium-Spannbettlaken für Kingsize-Betten, können Sie Ihren Lagerbestand im Blick behalten und ihn entsprechend den Auslastungsprognosen anpassen.

Diese detaillierten SKU-Daten verhindern das typische Problem, dass zu viele Queen-Bettwäsche und zu wenige King-Bettlaken vorhanden sind oder dass zu viele gewöhnliche Annehmlichkeiten und zu wenige Premium-Toilettenartikel in Luxussuiten vorhanden sind.

Lebensmittel- und Getränkebestand

Wenn Sie ein Restaurant oder eine Bar betreiben, müssen Sie sich mit verderblichen Waren, der Nachverfolgung von Portionen und schnell verkauften Artikeln befassen. Gutes SKU-Management bei Lebensmitteln und Getränken geht über das einfache Anbringen von Etiketten hinaus. Es umfasst auch die Nachverfolgung von Verkäufen, Abfällen und Menükosten.

Ein Hotelrestaurant könnte SKUs erstellen, die den Lieferanten, die Art des Lebensmittels und die Größe des Behälters enthalten. Beispielsweise bedeutet „MEAT-BEEF-TEND-10LB” Rinderfilet in Stücken von zehn Pfund. Mit dieser Methode können Küchenmanager die Lagerbestände im Vergleich zu früheren Verkaufsdaten im Auge behalten, Verkaufstrends für bestimmte Waren erkennen und den Lagerbestand für Veranstaltungen oder saisonale Menüanpassungen planen.

Wenn beide Abteilungen dieselbe Softwareplattform für die Bestandsverwaltung nutzen, wird deutlich, wie sie mit dem Hauswirtschaftsbestand verbunden sind. Durch die Verwendung desselben SKU-Formats in allen Abteilungen ist es möglich, Berichte über die gesamte Immobilie zu erstellen, den Bestand genau zu planen und Bestellungen bei gemeinsamen Lieferanten auf einmal aufzugeben.

Wartung und Geräteverfolgung

Die Technik- und Wartungsabteilungen eines Hotels verfügen in der Regel über die umfangreichsten Produktpaletten. Sie kümmern sich um alles, von HVAC-Filtern und Glühbirnen bis hin zu Spezialteilen für Küchengeräte. Viele Wartungsartikel werden seltener bestellt als Verbrauchsmaterialien, sind aber sehr wichtig, wenn sie benötigt werden.

Durch die Erstellung von SKUs für das Wartungsinventar wird sichergestellt, dass das Personal bei einem Defekt eines Aufzugsteils oder einer Kühlvorrichtung sofort die Verfügbarkeit überprüfen kann, anstatt Notfallbestellungen aufzugeben. Für die Wartung kann eine SKU eine Gerätekennung wie „HVAC-FLT-20x25-MRV8” für eine bestimmte Größe und Effizienzklasse eines Filters sein.

In allen Abteilungen sorgen Daten auf SKU-Ebene für einen reibungsloseren Ablauf, da sie den Zeitaufwand für die Suche nach Produkten reduzieren, die Kosten für Notfallbestellungen senken und eine proaktive Nachbestellung auf der Grundlage von Verbrauchstrends anstelle von reaktiven Reaktionen auf Lagerengpässe ermöglichen.

Erstellung und Implementierung von SKU-Systemen

Sobald Sie wissen, wie Lagerhaltungssysteme in Hotels und Restaurants funktionieren, ist der nächste Schritt, sie in die Praxis umzusetzen. Bei der Erstellung von Lagerhaltungseinheiten müssen Sie sorgfältig planen. Ein schlecht konzipiertes System kann Probleme verursachen, während ein gutes SKU-System zum reibungslosen Ablauf Ihres Geschäftsbetriebs beitragen kann.

Schritt-für-Schritt-Prozess zur Erstellung von SKUs

Bevor SKUs erstellt werden, sollten Hotels alle ihre Lagerbestände überprüfen und sie in logische Gruppen einteilen. Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei, dies umzusetzen:

1. Definieren Sie Produktkategorien und -attribute: Identifizieren Sie, wie Ihr Hotel Produkte auf natürliche Weise gruppiert – nach Abteilung, Lieferant, Lagerort oder Nutzungshäufigkeit. Listen Sie die wichtigsten Attribute auf, die die Artikel innerhalb jeder Kategorie unterscheiden.
2. Legen Sie Namenskonventionen fest: Legen Sie Zeichenbeschränkungen, Trennzeichen und Abkürzungsstandards fest. Konsistenz ist wichtiger als Eleganz – „AMEN-SOAP-LUX-50ML” funktioniert, wenn jeder das Format versteht.
3. Erstellen Sie standardisierte Formatvorlagen: Dokumentieren Sie Ihre SKU-Struktur mit Beispielen für jede Abteilung. Eine Vorlage stellt sicher, dass neue Produkte SKUs nach festgelegten Mustern erhalten und nicht nach improvisierten Codes.
4. Testen Sie mit Barcode-Scannern und Software: Vergewissern Sie sich vor der vollständigen Einführung, dass Ihre Bestandsverwaltungssoftware und Ihr Kassensystem Ihre SKU-Nummern korrekt lesen und verarbeiten. Testen Sie Barcode-Scanner an verschiedenen Check-in-Punkten.
5. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und integrieren Sie die SKU-Verwaltung in die Immobilienverwaltung: Generieren Sie SKUs für Ihren gesamten Katalog, laden Sie diese in Ihr Bestandsverwaltungssystem und schulen Sie die Abteilungsleiter in den richtigen Scan- und Nachverfolgungsverfahren.

Manuelle vs. automatisierte SKU-Verwaltung

Restaurants müssen sich zwischen manuellen und automatisierten Methoden zur Bestandsverwaltung entscheiden. Diese Entscheidung wird stark von der Größe des Betriebs, dem Budget und den Wachstumsplänen beeinflusst.

Für kleine Boutique-Hotels mit wenigen Zimmern können zunächst Tabellenkalkulationen und andere manuelle Ansätze ausreichend sein. Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme, die den Lagerbestand an verschiedenen Standorten verfolgen, SKUs für neue Produkte erstellen und auf der Grundlage historischer Daten Umsatzprognosen erstellen, sind für größere Hotels oder solche, die wachsen möchten, sehr hilfreich.

Letztendlich hängt die Antwort davon ab, wie viele SKUs Ihre Immobilie hat und wie oft sich der Bestand ändert. Immobilien mit stabilen, begrenzten Katalogen müssen nicht so schnell handeln wie solche mit dynamischen F&B-Betrieben oder mehreren Verkaufsstellen, die den Bestand zwischen den Standorten verfolgen müssen.

Häufige Herausforderungen und Lösungen

Selbst gut geplante SKU-Systeme lassen sich nur schwer in die Praxis umsetzen. Hotels und Restaurants können Wege finden, Probleme zu vermeiden, bevor sie auftreten, anstatt sie nach ihrem Auftreten zu beheben, wenn sie wissen, dass sie auftreten werden.

Inkonsistente SKU-Erstellung in verschiedenen Abteilungen

Wenn Housekeeping, F&B und Wartung jeweils ihre eigenen SKU-Formulare erstellen, ohne sich miteinander abzustimmen, führt dies zu Verwirrung und Daten, die nicht zusammenpassen. Verschiedene Abteilungen könnten demselben Produkt unterschiedliche SKU-Codes zuweisen, was die Bestandsstatistiken durcheinanderbringen und die Analyse der Lieferkette erschweren würde.

Die Lösung besteht in einer zentralisierten SKU-Verwaltung, d. h. einer einzigen Instanz (in der Regel die Betriebs- oder Einkaufsleitung), die alle neuen SKU-Nummern genehmigt, das Master-Codierungssystem auf dem neuesten Stand hält und sicherstellt, dass andere Abteilungen die gleichen Verfahren befolgen. Diese Zentralisierung ermöglicht es, genaue Bestandsdaten zu führen, ohne dass separate Abteilungen erforderlich sind.

Doppelte SKUs und Verwirrung im Lagerbestand

Wenn identische Produkte die gleiche SKU erhalten, wenn Mitarbeiter neue Einträge vornehmen, ohne die vorhandenen Codes zu überprüfen, oder wenn dasselbe Produkt in unterschiedlichen Verpackungen geliefert wird, kommt es zu doppelten Lagerhaltungseinheiten. Diese Duplikate beeinträchtigen die Umsatzüberwachung, verfälschen die Bestandsmengen und erschweren die Bestimmung der richtigen Nachbestellmenge.

Die meisten Duplikate werden automatisch verhindert, wenn Sie in Ihrer Bestandsverwaltungssoftware eine Überprüfung anhand eindeutiger Identifikatoren durchführen. Regelmäßige Systemprüfungen, bei denen alle drei Monate der physische Bestand mit den Systemaufzeichnungen verglichen wird, decken Fehler auf, die bei anderen Prüfungen übersehen werden. Viele aktuelle Systeme warnen Mitarbeiter vor möglichen Duplikaten, wenn sie versuchen, SKUs zuzuweisen, die bereits im System vorhanden sind.

Mitarbeiterschulung und Widerstände gegen die Einführung

Ohne die Unterstützung der Mitarbeiter funktioniert die Einführung neuer Technologien nicht. Mitarbeiter, die an informelle Methoden zur Bestandsverfolgung gewöhnt sind, mögen organisierte SKU-Systeme möglicherweise nicht, da sie diese als zusätzlichen bürokratischen Aufwand und nicht als Möglichkeit zur Verbesserung der Abläufe betrachten.

Dieser Widerstand kann durch gründliche Schulungen überwunden werden, in denen gezeigt wird, wie sie zur Effizienzsteigerung beitragen können. Erklären Sie dem Reinigungspersonal, wie das Scannen von Lagerhaltungseinheiten ihnen helfen kann, Dinge im Lager schneller zu finden. Zeigen Sie den Küchenleitern, wie SKU-Daten ihnen helfen können, die Preise für die einzelnen Menüpunkte zu berechnen. Wenn die Mitarbeiter wissen, dass das System ihren Bedürfnissen entspricht und nicht nur den Anforderungen des Managements, fällt ihnen die Nutzung viel leichter.

Für eine erfolgreiche Einführung ist nach der ersten Schulung eine kontinuierliche Unterstützung erforderlich. Schnellreferenzhandbücher, Abteilungsleiter, die ihren Kollegen helfen, und ein schnell reagierender IT-Support tragen zur kontinuierlichen und ordnungsgemäßen Nutzung bei.

Fazit und nächste Schritte

SKUs sind der wichtigste Bestandteil einer guten Bestandsverwaltung in Restaurants. SKUs bieten Ihnen die Genauigkeit, die Sie benötigen, um den Überblick über Tischwäsche und Ausstattung, Restaurantbedarf und Wartungskomponenten zu behalten. Das ist es, was gut geführte Betriebe von denen unterscheidet, die oft mit Lieferengpässen oder Überbeständen zu kämpfen haben.

Diese schnellen Schritte werden die Funktionsweise des Inventars Ihres Hotels verändern:

1. Überprüfen Sie die aktuellen Bestandsverfahren, um Lücken und Unstimmigkeiten bei der Nachverfolgung zu identifizieren.
2. Entwerfen Sie eine SKU-Strukturvorlage, die für die Abteilungen und die Größe Ihres Unternehmens geeignet ist.
3. Testen Sie das System in einer Abteilung (die Hauswirtschaft bietet oft den besten Testfall).
4. Integrieren Sie verifizierte SKU-Formate in Ihr Property Management System und Ihre Bestellprozesse.
5. Richten Sie eine kontinuierliche Governance ein, um genaue Bestandsaufzeichnungen zu führen, während sich Ihr Katalog weiterentwickelt

Um die Optimierung fortzusetzen, sollten Sie sich mit verwandten Themen befassen, wie z. B. Bestandsautomatisierungssystemen, die den Arbeitsaufwand reduzieren, Konnektoren für Immobilienverwaltungssysteme, die alle Ihre Betriebsdaten zusammenführen, und Marketingstrategien, die Daten auf SKU-Ebene nutzen, um gezielte Werbeaktionen zu planen und Einnahmen zu verwalten.

Weitere Ressourcen

Beispiele für SKU-Vorlagen für Hotelabteilungen:

• Hauswirtschaft: [ABTEILUNG]-[KATEGORIE]-[EIGENSCHAFT]-[GRÖSSE] (z. B. HSK-TOWEL-BATH-STD)
• F&B: [SOURCE]-[TYPE]-[SPEC]-[UNIT] (z. B. PROD-VEG-ORG-5LB)
• Wartung: [SYSTEM]-[PART]-[SPEC]-[RATING] (z. B. ELEC-BULB-LED-60W)

Integrationshinweise:

• Überprüfen Sie vor der Implementierung die Kompatibilität des SKU-Formats mit dem bestehenden PMS.
• Testen Sie die Funktionalität des Barcode-Scanners mit den vorgeschlagenen SKU-Längen
• Stellen Sie sicher, dass Online-Händler und Lieferanten ihre Produktcodes Ihren internen SKUs zuordnen können.

Bewährte Verfahren für die laufende Verwaltung:

• Überprüfen Sie die SKU-Leistung vierteljährlich anhand von Verkaufsdaten und Umsatzkennzahlen.
• Archivieren Sie auslaufende SKUs, anstatt sie zu löschen, um die Möglichkeit zur historischen Analyse zu erhalten
• Dokumentieren Sie alle Änderungen an den Lagerhaltungseinheiten, um Prüfpfade zu erhalten und die Nachfrage genau zu prognostizieren