Fragen Sie zehn Restaurantbesitzer, was „Cloud-Kassensystem“ bedeutet, und die meisten werden antworten: „Es läuft auf einem iPad.“ Das ist zwar nicht falsch, lässt jedoch den entscheidenden Aspekt außer Acht. Ein Cloud-Kassensystem ist ein System, bei dem die Speisekarte, die Umsätze, der Lagerbestand und die Einstellungen auf Servern gespeichert sind, die Ihnen nicht gehören, und bei dem jede Kasse, jedes Handterminal und jeder Küchenbildschirm im Gebäude mit derselben Kopie arbeitet. Das Tablet ist lediglich das Fenster. Ob dieses Fenster auch an einem Samstagabend weiterfunktioniert, wenn die Breitbandverbindung ausfällt, ist die Frage, die ein gutes Restaurant-Kassensystem von einem risikobehafteten unterscheidet.
Für die meisten Restaurants ist der Umstieg auf die Cloud bereits beschlossene Sache. Ältere Systeme mit einem Server im Backoffice lassen sich immer schwerer beschaffen, immer schwieriger warten und immer weniger mit Liefer-Apps, QR-Speisekarten und integrierten Zahlungslösungen verbinden. Die entscheidende Frage lautet also nicht, ob man auf die Cloud umsteigen soll, sondern was ein Cloud-Kassensystem für ein Restaurant leisten sollte, was es auf keinen Fall leisten darf und wie man den Unterschied in einer Demo erkennen kann. Genau darum geht es in diesem Leitfaden.
Was „Cloud-basiert“ eigentlich bedeutet
Bei einem herkömmlichen Kassensystem befindet sich das „Gehirn“ im Gebäude. Es gibt einen Server, oft ein beiges Gehäuse unter dem Schreibtisch im Büro, auf dem die Speisekarte, die Preise und die Verkaufshistorie gespeichert sind. Die Kassen kommunizieren über das lokale Netzwerk mit diesem Server. Wenn der Server ausfällt, stehen die Kassen still. Wenn Sie von zu Hause aus die Umsätze der letzten Nacht abrufen möchten, müssen Sie entweder vor Ort vorbeifahren oder jemanden dafür bezahlen, einen Fernzugriff einzurichten.
Ein Cloud-Kassensystem verlagert dieses „Gehirn“ in ein Rechenzentrum. Die Software läuft auf Servern, die vom Anbieter betrieben werden, und jedes Gerät in Ihrem Restaurant verbindet sich über das Internet mit ihnen. Ändern Sie einen Preis auf Ihrem Laptop zu Hause, und die Änderung erreicht innerhalb von Sekunden jede Kasse an jedem Standort. Verkaufen Sie die letzte Portion des Tagesangebots an der Bar, und das Handheld-Gerät des Kellners weiß sofort, dass sie ausverkauft ist.
Aus diesem Aufbau ergeben sich drei Vorteile. Erstens müssen Sie nichts installieren: Die Software aktualisiert sich auf Seiten des Anbieters selbst. Zweitens können Sie mit einem Login von überall auf Ihre Daten zugreifen. Drittens ist das System nun von Ihrer Internetverbindung abhängig, was nur dann problemlos funktioniert, wenn der Anbieter die notwendigen Vorkehrungen getroffen hat, damit der Betrieb auch bei einem Verbindungsausfall weiterläuft. Bei diesem dritten Punkt unterscheiden sich Cloud-Systeme am stärksten voneinander, und wir werden im Folgenden noch darauf zurückkommen.
Sie werden auch die Begriffe „webbasiertes Kassensystem“ und „EPOS“ im Zusammenhang mit demselben Konzept finden. Sie beschreiben dieselbe Systemfamilie; unser Leitfaden zum Thema EPOS-Systeme klärt die Begrifflichkeiten, falls diese verwirrend sein sollten.
Cloud versus Server im Backoffice
Die Unterschiede sind eher praktischer als technischer Natur und zeigen sich im Geschäftsbetrieb.
Wo die Daten gespeichert sind. Bei einem Altsystem befinden sie sich auf einem Rechner in Ihrem Gebäude und werden gesichert, sofern jemand daran gedacht hat. Bei einem Cloud-System befinden sie sich in den Rechenzentren des Anbieters, werden automatisch gesichert und überstehen eine Überschwemmung, einen Diebstahl oder Kaffee, der auf den Server verschüttet wurde.
Wie Updates bereitgestellt werden. Altsysteme werden aktualisiert, wenn ein Techniker vor Ort ist, was in der Praxis selten vorkommt. Cloud-Systeme werden kontinuierlich aktualisiert, sodass neue Steuerregelungen, neue Zahlungsmethoden und neue Integrationen ohne vorherige Terminvereinbarung bereitgestellt werden.
Wie Sie bezahlen. Altsysteme werden meist im Voraus erworben: Lizenzen, ein Server, die Installation und ein Supportvertrag. Cloud-Systeme werden in der Regel als monatliches Abonnement pro Standort oder pro Terminal abgerechnet, wobei Sie die Hardware möglicherweise bereits besitzen.
Was passiert, wenn etwas ausfällt? Wenn ein herkömmlicher Server ausfällt, steht das gesamte Restaurant still, bis er repariert ist. Wenn ein Cloud-Tablet ausfällt, nehmen Sie ein anderes Gerät, melden sich an und arbeiten weiter, da auf dem defekten Gerät nichts Wichtiges gespeichert war.
Was vom Internet abhängt. Ein Altsystem nimmt einen Ausfall kaum wahr. Ein schlecht aufgebautes Cloud-System kommt sofort zum Stillstand. Ein gut aufgebautes System nimmt weiterhin Bestellungen und Zahlungen entgegen und holt den Rückstand später auf. Dies ist der wichtigste Testpunkt überhaupt und verdient einen eigenen Abschnitt.
Was passiert, wenn die Internetverbindung unterbrochen wird?
Jedes Restaurant verliert irgendwann einmal die Verbindung, und es scheint immer gerade während des Service zu passieren. Ein Cloud-Kassensystem, das nicht offline funktionieren kann, verwandelt einen Breitbandausfall in ein geschlossenes Restaurant: keine Bestellungen an die Küche, keine Kartenzahlungen, keine Rechnungen.
Die besseren Systeme sind „Offline-First“ konzipiert. Sie speichern die Speisekarte, Zusatzoptionen, Preise und Steuerregeln auf jedem Gerät im Cache und stellen Kartenzahlungen in eine Warteschlange, um sie abzuwickeln, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Tableview funktioniert auf diese Weise. Es ist cloudbasiert und verfügt über einen vollständigen Offline-Modus: Das Personal nimmt Bestellungen entgegen, wickelt Kartenzahlungen ab und druckt Quittungen bis zu 72 Stunden lang ohne Internetverbindung aus; die Zahlungen werden abgewickelt, sobald Sie wieder online sind, und alles wird synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.
Es gibt eine klare Einschränkung, die für jedes System gilt: Solange Sie offline sind, können keine Daten von außen eingehen. Bestellungen über Liefer-Apps und Online-Bestellungen können erst verarbeitet werden, wenn die Verbindung wiederhergestellt ist. Der Offline-Modus schützt den Gastraum und die Theke, genau dort, wo die meisten Restaurants an einem geschäftigen Abend den Großteil ihres Umsatzes erzielen. In unserem Leitfaden zur Auswahl eines Offline-Kassensystems gehen wir darauf ein, was Sie testen und welche Maßnahmen Sie ergreifen sollten.
Wo Ihre Daten gespeichert sind und wer Zugriff darauf hat
Es ist durchaus berechtigt, Bedenken zu haben, wenn Sie Ihre Verkaufshistorie und die Daten Ihrer Kunden auf die Server eines Anbieters übertragen. Die Lösung liegt nicht in blindem Vertrauen, sondern in konkreten Fragen, und ein guter Anbieter wird alle diese Fragen schriftlich beantworten.
Fragen Sie, wie Daten verschlüsselt werden, sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand. Fragen Sie, wo Kartendaten gespeichert werden. Erkundigen Sie sich nach Compliance-Zertifikaten, Backups und danach, wer in Ihrem eigenen Team welche Daten einsehen darf. Zur Information: Tableview veröffentlicht seine Antworten auf seiner Seite zu Datensicherheit und Datenschutz: TLS 1.3 während der Übertragung und AES-256 im Ruhezustand, Zahlungskartendaten werden bei der Eingabe tokenisiert und niemals auf Ihren Geräten oder den Anwendungsservern des Anbieters gespeichert, PCI-DSS-Level-1-Konformität mit jährlichen Audits durch unabhängige Dritte, Einhaltung der DSGVO und des CCPA, verschlüsselte Backups in geografisch getrennten Rechenzentren, SOC-2-Typ-II-zertifizierte Infrastruktur, rollenbasierter Zugriff, sodass Mitarbeiter nur das sehen, was sie benötigen, Multi-Faktor-Authentifizierung für Administratorkonten sowie ein Protokoll über jedes Zugriffsereignis.
Zwei weitere Fragen sind es wert, gestellt zu werden, die die meisten Käufer vergessen. Können Sie alle Ihre Daten jederzeit exportieren? Und was geschieht mit ihnen, wenn Sie den Dienst verlassen? Tableview bewahrt Geschäftsdaten so lange auf, wie das Konto aktiv ist, sowie während einer Abwicklungsphase, und Sie können jederzeit einen vollständigen Export oder die Löschung beantragen. Ein Anbieter, der sich hinsichtlich der Kündigung vage äußert, gibt damit einen Hinweis darauf, wie er sich bei einem Verbleib verhält.
Die Kartensicherheit ist ein Thema für sich, und unser Leitfaden zur PCI-Konformität für Restaurants behandelt, wofür das Restaurant auch dann noch verantwortlich ist, wenn der Anbieter die Kartendaten verarbeitet.
Die Hardware, die Sie behalten können
Einer der stillen Vorteile eines Cloud-Systems besteht darin, dass die Hardware austauschbar wird. Da die Software in einem Browser läuft, kann die Kasse ein iPad, ein Android-Tablet oder ein Windows-Terminal sein, und der Wechsel von einem Gerät zum anderen erfordert lediglich eine Anmeldung und ist kein großes Projekt.
Tableview läuft im Browser auf jedem Gerät, sei es ein iPad, ein Android-Tablet oder das Terminal, das Sie bereits besitzen, ohne dass etwas installiert oder aktualisiert werden muss. Es lässt sich mit Druckern von Star, Epson und Sunmi verbinden und unterstützt Stripe Terminal-Kartenlesegeräte. Das bedeutet, dass ein Restaurant, das ein Altsystem ersetzt, oft seine Drucker und einen Teil seiner Bildschirme behalten und nur das anschaffen kann, was tatsächlich fehlt. Wenn Sie Geräte von Grund auf neu auswählen, finden Sie in unseren Leitfäden zu POS-Tablets für Restaurants, iPad-Kassensystemen und POS-Lösungen für Android einen Vergleich der verschiedenen Optionen.
Der Praxistest: Melden Sie sich in der Demo auf einem Gerät an, das der Anbieter nicht mitgebracht hat. Wenn das System nur auf dem eigenen Terminal des Anbieters funktioniert, ist es zwar cloudbasiert, aber nicht wirklich geräteunabhängig.
Updates, die Sie nie installieren müssen
Bei einem Altsystem ist ein Update ein großes Ereignis. Jemand bestellt einen Techniker, die Kassen werden nach Geschäftsschluss heruntergefahren, und gelegentlich funktioniert etwas, das gestern noch lief, heute nicht mehr. Daher schieben Restaurants Updates auf, manchmal über Jahre hinweg, und verwenden am Ende Software, die mit neuen Systemen nicht kompatibel ist.
Cloud-Systeme werden auf Seiten des Anbieters kontinuierlich aktualisiert. Für ein Restaurant bedeutet dies, dass neue Zahlungsmethoden, neue Lieferintegrationen und Änderungen bei der Steuerabwicklung ohne Vor-Ort-Besuch und ohne Ausfallzeiten bereitgestellt werden. Die Kehrseite ist, dass Sie nicht selbst bestimmen können, wann sich etwas ändert. Fragen Sie daher den Anbieter, wie er Änderungen ankündigt und ob er ein Änderungsprotokoll veröffentlicht. Tableview veröffentlicht Produkt-Updates und ein Änderungsprotokoll auf seiner Website.
Eine Speisekarte, überall gleichzeitig
Hier spielt die Cloud in einem modernen Restaurant ihre Stärken aus. Dieselbe Speisekarte muss nun an den Kassen, auf den Handhelds der Kellner, auf den Bildschirmen in der Küche, als QR-Menü auf dem Tisch, auf Ihrer eigenen Bestellwebsite sowie in zwei oder drei Liefer-Apps erscheinen. Bei einem Altsystem handelt es sich bei jedem dieser Elemente um eine separate Kopie, und jede Preisänderung führt zu einem Vormittag voller Bearbeitungen und einer Woche voller Unstimmigkeiten.
In einem Cloud-System gibt es nur eine Speisekarte. Bei Tableview werden Änderungen an der Speisekarte dank Echtzeit-Synchronisierung auf allen Geräten sofort auf jedem Terminal übernommen. Dieselbe Speisekarte dient auch als Grundlage für die QR-Bestellung, bei der Sie einen Artikel mit einem Fingertipp als ausverkauft kennzeichnen können, sodass Gäste ihn nicht mehr bestellen können, und sie synchronisiert sich nach außen hin mit den Lieferplattformen, sodass eine Preisänderung oder ein nicht verfügbares Gericht überall gleichzeitig veröffentlicht wird. Die zeitgesteuerte Preisgestaltung kümmert sich um das Mittagsmenü und die Happy Hour, ohne dass jemand daran denken muss, diese umzuschalten.
Wenn Sie Liefer-Apps betreiben, befasst sich die Integration von Liefer-Apps damit, wie die Verbindung zu den einzelnen Plattformen funktioniert und was Sie überprüfen sollten, bevor Sie sich darauf verlassen.
Was die Cloud in der Küche verändert
In der Küche zahlt sich ein einziges gemeinsames System am schnellsten aus. Bei einer veralteten Einrichtung werden Bestellungen aus dem Speisesaal auf einem Drucker ausgedruckt, Barbestellungen auf einem anderen, und Lieferbestellungen gehen auf einem Tablet ein, das jemand vorlesen muss. Die einzelnen Systeme wissen nichts voneinander, und der Küchenmitarbeiter erfährt erst dann, dass ein Gericht verspätet ist, wenn der Gast danach fragt.
Mit einem Cloud-Kassensystem, das ein Küchenanzeigesystem (KDS) speist, erscheint jede Bestellung aus jeder Quelle sofort nach ihrer Eingabe auf denselben Bildschirmen. In Tableview leitet das KDS die Positionen automatisch nach Arbeitsstation, Grill, Fritteuse und Kaltzubereitung weiter, kennzeichnet die Bestellungen je nach Zubereitungszeit farblich mit Grün, Gelb und Rot, vermerkt auf jedem Bestellschein Allergene und Ernährungshinweise und misst die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Station und Stunde, sodass Sie erkennen können, wo es zu Verzögerungen im Service kommt. Das KDS ist im Pro-Tarif enthalten. Eine Frage, die Sie jedem Anbieter, einschließlich Tableview, stellen sollten: Erreichen Bestellungen bei einem Internetausfall weiterhin die Küchenbildschirme, oder greift die Küche dann auf gedruckte Bestellzettel zurück? Testen Sie dies in der Demo, anstatt sich blind auf die Antwort zu verlassen.
Zahlungen innerhalb desselben Systems
Viele Restaurants betreiben das Kassensystem und das Kartenterminal nach wie vor als zwei getrennte Systeme. Der Kellner schließt die Rechnung ab, gibt den Betrag dann in ein Terminal eines anderen Herstellers ein, und am Ende des Abends gleicht jemand zwei Zahlenreihen ab, die nie ganz übereinstimmen.
Ein Cloud-Kassensystem mit integrierten Zahlungsfunktionen macht diesen Schritt überflüssig. In Tableview wird der Betrag direkt von der Bestellung an das Kartenterminal weitergeleitet, sodass niemand ihn zweimal eingeben muss. Gäste können per Chip, kontaktlos oder über eine mobile Geldbörse bezahlen, die Rechnung nach Position, Sitzplatz oder Betrag aufteilen oder Zahlungsmethoden auf einer Rechnung kombinieren, und Barrechnungen können durch eine Vorautorisierung offen gehalten werden. Trinkgelder können nachträglich angepasst werden, ohne die Karte erneut durchziehen zu müssen. Umsätze nach Kartentyp, Barzahlung und mobilem Bezahlen werden automatisch abgeglichen, und bei einem Verbindungsabbruch werden Transaktionen im Offline-Modus in einer Warteschlange gespeichert, bis die Verbindung wiederhergestellt ist. Fragen Sie jeden Anbieter, ob seine Zahlungsfunktionen nativ integriert sind oder von einem Partner bereitgestellt werden, denn die Antwort entscheidet darüber, wie viel von der Tagesabschlussarbeit Sie noch manuell erledigen müssen.
Mitarbeiter-Logins und Zugriffsrechte
Ein gemeinsames System wirft eine neue Frage auf: Wer darf was tun? Ein Kellner muss Tische bedienen und Zahlungen entgegennehmen. Ein Schichtleiter benötigt die Funktionen für Stornierungen und Rabatte. Nur der Inhaber benötigt den Margenbericht und die Möglichkeit, Preise zu ändern.
Cloud-Systeme regeln dies über Rollen und nicht über eine gemeinsam genutzte Managerkarte hinter der Theke. Richten Sie die Rollen vor der Inbetriebnahme ein, vergeben Sie jeder Person einen eigenen Login und überprüfen Sie wöchentlich den Bericht über Stornierungen und Rabatte. Dies ist die kostengünstigste Maßnahme zur Verlustprävention, die ein Restaurant ergreifen kann.
Betrieb von mehr als einem Standort
Die Cloud spielt erst dann eine entscheidende Rolle, wenn es einen zweiten Standort gibt. Bei einem Altsystem verfügt jeder Standort über einen eigenen Server, eine eigene Speisekarte und eigene Berichte, und die gruppenweite Berichterstattung bedeutet, dass jemand am Montagmorgen Zahlen in eine Tabellenkalkulation kopieren muss.
Bei einem Cloud-System werden die Daten aller Standorte an ein und denselben Ort übermittelt. Sie können Umsatz, Personalkosten und Margen zwischen den Standorten vergleichen, eine Menüänderung sofort an allen Standorten einführen und direkt von Ihrem Smartphone aus verfolgen, wie sich die neue Filiale entwickelt. Tableview wird pro Standort abgerechnet; Gruppen mit mehreren Standorten sind im Enterprise-Tarif enthalten, der zusätzlich Unternehmensintegrationen sowie SLA- und Verfügbarkeitsgarantien umfasst. Unser Leitfaden zum Management mehrerer Standorte behandelt die betrieblichen Aspekte der Führung einer Restaurantgruppe.
Berichte von überall
Der Inhaber, der um 22 Uhr vom Sofa aus die Umsätze überprüft, ist das Klischee eines Cloud-Kassensystems, und es ist ein Klischee, weil es der Wahrheit entspricht. Nützlicher als die nächtliche Überprüfung ist jedoch, was Sie dank der Echtzeitdaten tagsüber tun können: einen Kellner aus einem ruhigen Bereich versetzen, ein Gericht mit Überbestand besonders bewerben oder bereits vor dem Ansturm erkennen, dass die Küche im Rückstand ist.
Das Echtzeit-Umsatz-Dashboard von Tableview zeigt den Umsatz mit stündlicher Aufschlüsselung, Produktmix- und Margenanalyse sowie Leistungs- und Schichtübersichten der Mitarbeiter an, und alles lässt sich als CSV-Datei exportieren oder mit Ihrem Buchhalter verknüpfen. Der für die meisten Restaurants wichtigste Bericht ist nach wie vor der Tagesabschlussbericht, und in unserer Erläuterung zum Z-Bericht für Restaurants erfahren Sie, welche Angaben darin enthalten sein sollten.
Kosten im Vergleich zu einem Altsystem
Die Kosten für ein Altsystem fallen vor allem zu Beginn an: Lizenzen, ein Server, Terminals, die Installation sowie ein Supportvertrag und gelegentliche kostenpflichtige Vor-Ort-Einsätze. Die Kosten für ein Cloud-System verteilen sich über die Laufzeit: ein monatliches Abonnement und die Hardware, die Sie noch anschaffen müssen.
Vergleichen Sie die Kosten über einen Zeitraum von drei Jahren, nicht nur über den ersten Monat. Ein Cloud-System, das auf den ersten Blick monatlich teurer erscheint, erweist sich oft als günstiger, wenn Sie den Serveraustausch, die Supportbesuche und die Integrationen mit einberechnen, für die bei einem herkömmlichen System zusätzliche Kosten anfallen. Und berechnen Sie die Kosten für Ausfallzeiten ehrlich: Ein durch einen Serverausfall verlorener Samstagabend kann mehr kosten als ein Jahr Abonnement.
Zur Orientierung: Die Preise für Tableview richten sich nach dem Standort, nicht nach der Anzahl der Kassen. Der „Starter“-Tarif kostet 69 Dollar pro Monat inklusive zweier Kassen und 49 Dollar für jede weitere Kasse. Der „Pro“-Tarif kostet 189 Dollar pro Monat mit einer unbegrenzten Anzahl an Kassen und umfasst zusätzlich das Küchenanzeigesystem, erweiterte Bestandsverwaltung sowie erweiterte Auswertungsfunktionen. Der „Enterprise“-Tarif ist für Gruppen mit mehreren Standorten ausgelegt. Es fallen keine Einrichtungsgebühren an, und optionale Einführungsleistungen wie Mitarbeiterschulungen, Menükonfiguration und Datenmigration sind gegen eine einmalige Pauschale erhältlich. Den vollständigen Vergleich finden Sie auf der Seite mit den Tableview-Tarifen, und unsere Aufschlüsselung der Kosten für Restaurant-Kassensysteme gibt einen Überblick über die Preise des restlichen Marktes.
Umstieg von einem älteren Kassensystem
Der Systemwechsel ist der Teil, den Inhaber fürchten, und der größte Teil dieser Befürchtungen betrifft den Datenverlust sowie Ausfallzeiten aufgrund von Schulungen. Beides lässt sich mit einem gut durchdachten Plan bewältigen.
Beginnen Sie mit den Daten, die Sie übertragen müssen: die Speisekarte mit ihren Optionen und Preisen, die Kundendatenbank sowie genügend Bestellhistorie, damit Ihre Auswertungen aussagekräftig bleiben. Tableview bietet Migrationsunterstützung für Produktkataloge, Kundendatenbanken und Bestellhistorien aus den meisten gängigen Kassensystemen. Wählen Sie dann den Umstellungstag sorgfältig aus, am besten einen ruhigen Tag, auf keinen Fall einen Freitag, und lassen Sie das neue System nach Möglichkeit mindestens einen Service lang parallel zum alten laufen.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter anhand echter Bestellungen, nicht anhand eines Demo-Menüs. Geben Sie jedem Mitarbeiter vor seiner ersten Schicht mit dem neuen System fünf echte Bestellungen aus der vergangenen Woche zum Abwickeln, einschließlich der komplizierten Fälle. Unser Leitfaden zum Wechsel von Restaurant-Kassensystemen enthält die vollständige Checkliste.
Fragen, die Sie jedem Anbieter von Cloud-Kassensystemen stellen sollten
Die meisten Demos zeigen den „Happy Path“. Diese Fragen führen Sie davon weg.
Was genau funktioniert weiterhin, wenn das Internet ausfällt, und wie lange? Ziehen Sie in der Demo das Routerkabel ab und finden Sie es heraus. Können Kartenzahlungen auch offline entgegengenommen werden, und was geschieht anschließend damit? Wo werden meine Daten gespeichert, wie werden sie verschlüsselt, und kann ich sie heute vollständig exportieren? Auf welchen Geräten läuft das System, und kann ich meine vorhandenen Geräte weiterverwenden? Wie hoch sind die Kosten für meine Anzahl an Standorten und Terminals über drei Jahre, einschließlich Hardware und Zahlungsabwicklung? Wie kann ich meine Speisekarte, meine Kundendaten und meine Historie aus meinem derzeitigen System exportieren? Und wie werden Änderungen angekündigt, damit ich nicht an einem Freitag von einem neuen Bildschirm überrascht werde?
Ein Anbieter, der all diese Fragen klar und schriftlich beantwortet, ist ein zweites Gespräch wert. Wer die erste Frage mit „Unsere Verfügbarkeit ist ausgezeichnet“ beantwortet, hat die Frage nicht verstanden.
Ist ein Cloud-Kassensystem für jedes Restaurant geeignet?
Für fast jedes Restaurant, das heute ein solches System anschafft, ja, unter einer Bedingung: Es muss offline einwandfrei funktionieren. Ein Cloud-Kassensystem, das bei einem Verbindungsabbruch ausfällt, ist schlechter als das Altsystem, das es ersetzt, denn ein Altsystem hält den Betrieb zumindest aufrecht.
Die Vorteile nehmen mit der Komplexität zu. Ein einzelnes Café mit einer Kasse profitiert von mehr Komfort und der Möglichkeit zur Fernauswertung. Ein Restaurant mit Speisesaal, Bar, Küchenbildschirm und Liefer-Apps erhält eine einheitliche Speisekarte und einen einheitlichen Zahlenüberblick. Eine Gruppe von Standorten erhält die Möglichkeit, diese als ein einziges Unternehmen zu führen. Hotels haben ihre eigene Variante dieser Frage, mit Verkaufsstellen und Zimmerabrechnungen, auf die wir in unserem Leitfaden zum Hotel-Cloud-Kassensystem gesondert eingehen.
Hier ist ein Test, den Sie unbedingt durchführen sollten, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen. Nehmen Sie drei echte Bestellungen von Ihrem geschäftigsten Abend, geben Sie diese auf dem System des Anbieters auf Ihrem eigenen Gerät ein, trennen Sie dann die Internetverbindung und wiederholen Sie den Vorgang, einschließlich einer Kartenzahlung. Was in der zweiten Hälfte dieses Tests geschieht, sagt mehr aus als jede Broschüre.
Lesen Sie als Nächstes: den Restaurant-Tech-Stack, um zu erfahren, wie sich das Kassensystem in das Gesamtkonzept einfügt, die Auswahl eines Restaurant-Kassensystems anhand einer umfassenden Kaufcheckliste sowie Back-of-House-Software für Küche und Lagerverwaltung.
