Restaurant Order Management System: Was es ist, wie man es benutzt

Ein Bestellverwaltungssystem für Restaurants ist wie das Gehirn, das jede Bestellung steuert, von der Entgegennahme der Bestellung des Kunden bis zur Auslieferung. Es vereint alle Arbeiten, die im Servicebereich, in der Küche und bei der Auslieferung anfallen. Restaurantbetreiber, die operative Turbulenzen beseitigen und ihren Umsatz steigern möchten, müssen wissen, wie diese Systeme funktionieren, um in der heutigen Gastronomiebranche erfolgreich zu sein.

Dieser Artikel richtet sich an Restaurants jeder Größe und behandelt die verschiedenen Arten von Systemen, ihre Hauptfunktionen, ihre Einrichtung und die Auswahl eines Anbieters. Sie finden hier nützliche Ratschläge, die speziell auf Ihre geschäftlichen Anforderungen zugeschnitten sind, unabhängig davon, ob Sie ein Café besitzen, mehrere Restaurants betreiben oder eine Flotte von Food Trucks leiten. Wir sprechen nur über Bestellmanagementsysteme. Wir erwähnen zwar auch Bestandsmanagement, Kundenbindungsprogramme und ausgefeilte Analysen, wenn diese relevant sind, aber sie stehen nicht im Mittelpunkt unseres Interesses.

Ein Bestellmanagementsystem für Restaurants verbessert auch den Online-Bestellprozess, indem es Bestellungen aus verschiedenen Quellen, wie z. B. Restaurantbesuche, Online-Bestellungen, Drittanbieter-Apps wie Uber Eats, Telefonanrufe und mobile Bestellungen, in einem einzigen Dashboard zusammenfasst. Dieses Dashboard sendet die Bestellungen an Ihr Kassensystem, Ihre Küchenanzeigesysteme und Ihre Drucker und hält Ihre Speisekarte in Echtzeit auf dem neuesten Stand, um Fehler und Lieferengpässe zu vermeiden.

Restaurant-Bestellmanagementsysteme verstehen

Ein Restaurant-Bestellmanagementsystem ist ein komplettes cloudbasiertes Kassensystem, das Bestellungen aus allen Vertriebskanälen Ihres Unternehmens entgegennimmt, auf ihre Richtigkeit überprüft, weiterleitet und nachverfolgt. Ein Bestellmanagementsystem unterscheidet sich von einem herkömmlichen Restaurant-Kassensystem, da es den gesamten Bestellprozess verwaltet, von der Bestellung durch den Kunden bis zur Zubereitung in der Küche und der Lieferung oder Abholung.

Dieser Unterschied ist wichtig, da moderne Restaurants mehr als nur die Abwicklung von Transaktionen benötigen, um reibungslos zu funktionieren. Ihr Internet-Menü, der Küchenbetrieb und die Lieferlogistik müssen in Echtzeit miteinander synchronisiert sein. Wenn ein Kunde eine Bestellung auf Ihrer Website aufgibt, sollte diese automatisch den Lagerbestand aktualisieren, auf den Bildschirmen in der Küche in der Reihenfolge der Zubereitungszeit angezeigt werden und mit der Fahrerzuweisung synchronisiert werden – alles ohne Ihr Zutun.

Kernkomponenten eines Restaurant-Bestellmanagementsystems

Die Grundlage jedes Restaurant-Bestellmanagementsystems oder Online-Bestellsystems ist die Fähigkeit, Bestellungen zu erfassen und zu verarbeiten. Dazu gehören Touchscreen-POS-Terminals für Mitarbeiter, Kiosksysteme für Kunden, Online-Bestellungen über Ihre Website und die Anbindung an andere Märkte. Das System überprüft den Lagerbestand, wendet die richtigen Preise und Rabatte an und sendet die Bestellung an die richtige Zubereitungsstation, um sicherzustellen, dass sie gültig ist.

Küchenanzeigesysteme (KDS) verwenden hitzebeständige Bildschirme anstelle von Papiertickets. Sie priorisieren Bestellungen je nach Zubereitungszeit, Schwierigkeitsgrad und der Reihenfolge, in der sie serviert werden sollen. Anstatt Bestellungen nach ihrem Eingangszeitpunkt zu organisieren, ordnet Ihr Küchenteam sie nach ihrer Dringlichkeit. So können Produkte, die gleichzeitig zubereitet werden müssen, gruppiert und mehrere Gänge gleichzeitig serviert werden.

Mit Integrationsfunktionen können Sie Ihr Bestellmanagementsystem mit Ihrem aktuellen Restaurant-Kassensystem, Ihrer Bestandsverfolgung, Ihrer Zahlungsabwicklung und Ihren Liefersystemen verknüpfen. Ein vollständig integriertes System macht doppelte Eingaben überflüssig, verringert das Risiko von Fehlern bei Bestellungen und bietet Ihrem gesamten Unternehmen einen zentralen Ort, an dem Sie alle Informationen finden.

Die Auftragsverfolgung und Statusaktualisierungen in Echtzeit halten sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Ihre Kunden auf dem Laufenden. Gäste können den Fortschritt ihrer Bestellungen vom Zeitpunkt der Bestellung bis zur Lieferung verfolgen. Manager erhalten vollständige Berichte über Lieferzeiten, beliebte Menüpunkte und Verkaufstrends über alle Kanäle hinweg.

Multi-Channel-Auftragsintegration

Das Bestellmanagement im Restaurant kümmert sich um den Tischservice vom Platzieren bis zur Bezahlung. Die Kellner geben Bestellungen auf, die direkt an die entsprechenden Kochstationen weitergeleitet werden. Die Steuerung des Gang-Timings sorgt dafür, dass Vorspeisen, Hauptgerichte und Desserts zum richtigen Zeitpunkt serviert werden. Die Integration mit dem Tischmanagement beschleunigt die Tischrotation und nutzt den Platz optimal aus.

Die Synchronisierung Ihrer Online-Bestell- und Lieferplattform führt Bestellungen von Uber Eats, DoorDash, Ihrer eigenen Website und anderen Quellen in einem Dashboard zusammen. Ihre Mitarbeiter müssen sich nicht mit einer Vielzahl von Tablets verschiedener Plattformen auseinandersetzen, sondern können alles über eine einzige Oberfläche erledigen. Die Echtzeit-Synchronisierung der Speisekarte verhindert, dass Kunden Gerichte bestellen, die nicht mehr verfügbar sind, was Stornierungen und Frustrationen reduziert.

Die Bearbeitung von Bestellungen zum Mitnehmen und zur Abholung vor dem Restaurant ist heute ein Muss, um Kunden zufrieden zu stellen. Damit Ihr Geschäft reibungslos läuft, sollte Ihr System Ihnen genaue Zeitangaben liefern, automatische Benachrichtigungen senden, wenn Bestellungen verfügbar sind, und verfolgen, wann Abholungen erfolgt sind.

Wenn Sie diese grundlegenden Aspekte kennen, können Sie besser herausfinden, welche Eigenschaften für Ihre Art von Restaurant am wichtigsten sind.

Systemfunktionen nach Restauranttyp

Ein Bestellmanagementsystem für Restaurants muss je nach Art des Restaurants unterschiedliche Anforderungen erfüllen. Eine Ghost Kitchen, die täglich Hunderte von Lieferaufträgen erhält, hat ganz andere Bedürfnisse als ein Gourmetrestaurant, das sich auf mehrgängige Degustationsmenüs konzentriert. Bei der Auswahl des richtigen Bestellsystems müssen Sie wissen, welche Funktionen Ihrem Unternehmen wirklich helfen, Geld zu verdienen.

Schnellrestaurants (QSR)

Schnellrestaurants legen vor allem Wert auf Geschwindigkeit und Volumen. Ihr Bestellsystem sollte Transaktionen in Sekundenschnelle und nicht in Minuten abwickeln können. Außerdem sollte es über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügen, die Schulungszeit und Arbeitskosten reduziert.

Für die Bearbeitung einer großen Anzahl von Bestellungen sind Systeme erforderlich, die auch in Spitzenzeiten ohne Verzögerungen funktionieren. Cloud-basierte POS-Systeme mit einer starken Infrastruktur arbeiten auch dann reibungslos, wenn sie Hunderte von Bestellungen pro Stunde bearbeiten müssen. Das bedeutet, dass Sie niemals aufgrund technischer Probleme Umsätze verlieren.

Durch die Integration von Selbstbedienungskiosken und mobilen Bestellungen kann die Anzahl der benötigten Mitarbeiter um 20 bis 30 % reduziert werden, während gleichzeitig der durchschnittliche Bestellwert steigt. Das liegt daran, dass Kunden, die an Kiosken bestellen, dazu neigen, mehr Produkte hinzuzufügen, ohne sich dabei beobachtet zu fühlen. Dank dieser Kanäle kann sich Ihr Personal auf das Kochen und die Betreuung der Kunden konzentrieren, anstatt Bestellungen einzugeben.

Um Drive-Thru-Bestellungen zu verwalten, benötigen Sie Zeiterfassungssysteme, die den Fortschritt jedes Autos von der Bestellung bis zur Abholung verfolgen. Die Integration mit Headset-Systemen, Bestätigungstafeln und Küchenanzeigen stellt sicher, dass alles korrekt und schnell abläuft, was sich direkt auf die Zufriedenheit der Kunden und ihre Bereitschaft, wiederzukommen, auswirkt.

Full-Service-Restaurants

Full-Service-Restaurants benötigen Elemente, die den menschlichen Service verbessern, nicht ersetzen, damit sie sowohl effizient als auch einladend sein können.

Die Integration der Tischverwaltung und die Steuerung des Gang-Timings sorgen für eine gute Abstimmung zwischen Kellnern, Expeditern und Küchenstationen. Ihr System sollte den Kellnern mitteilen, wann die Gäste für den nächsten Gang bereit sind, indem es automatisch die richtigen Tickets ausgibt und die richtige Reihenfolge an Tischen mit unterschiedlichen Essgeschwindigkeiten beibehält.

Die Möglichkeit, Kellner zuzuweisen und Bestellungen zu ändern, gibt Ihnen die Freiheit, Gästeanfragen zu bearbeiten, ohne Verwirrung zu stiften. Änderungen, Ersatzbestellungen und Sonderwünsche sollten problemlos in die Küche gelangen, wo sie gesehen werden können, was zu weniger Fehlern und weniger Lebensmittelabfällen führt.

Die getrennte Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung beschleunigt den Abschluss einer Mahlzeit, der normalerweise Zeit kostet. Gäste können mit Karten, mobilen Geldbörsen oder sogar durch Aufteilung der Rechnung nach Menüpunkten bezahlen. Ihr Personal kann Zahlungen schnell abwickeln, um die Tischrotation zu beschleunigen.

Food Trucks und mobile Anbieter

Food Trucks haben mit einigen besonderen Problemen zu kämpfen, wie z. B. begrenztem Platz, unzuverlässigen Internetverbindungen und der Notwendigkeit, sich häufig zu bewegen, was eine hohe Flexibilität erfordert.

Sie benötigen keine umständliche POS-Hardware, um mobilfreundliche Schnittstellen auf Tablets und Smartphones zu nutzen. Für Betriebe, die jeden Tag an einen anderen Ort ziehen, ist es wichtig, über wenig Ausrüstung zu verfügen, die transportiert werden kann und wetterfest ist.

Die Offline-Funktionalität verhindert Kaufausfälle, wenn die Verbindung nicht stark ist. Ihr System sollte weiterhin Bestellungen verarbeiten und die Daten sofort mit der Cloud synchronisieren, wenn die Verbindung wiederhergestellt ist. Auf diese Weise müssen Sie niemals aufgrund technischer Probleme die Annahme von Bestellungen einstellen.

Kunden können Sie finden und wissen dank standortbasierter Bestellungen und Abholkoordination, wann ihr Essen fertig ist. Auch wenn Ihr Unternehmen mobil ist, wirkt es durch die Integration mit GPS-Diensten und automatisierten Benachrichtigungen professionell.

Zusammenfassung der wichtigsten Anforderungen an die Funktionen: Schnellrestaurants benötigen Geschwindigkeit und Selbstbedienung, Full-Service-Restaurants benötigen flexible Zahlungsmöglichkeiten und Kurspläne, und Food Trucks müssen mobil sein und offline arbeiten können. Wenn Sie diese Unterschiede kennen, können Sie kostengünstige Lösungen finden, die Ihren tatsächlichen betrieblichen Anforderungen entsprechen.

Sobald die Funktionsanforderungen klar sind, besteht der nächste Schritt darin, einen Plan für deren Umsetzung zu erstellen, der sicherstellt, dass sie auch funktionieren.

Implementierungsstrategie und Systemauswahl

Die Auswahl und Einführung eines Bestellmanagementsystems für Restaurants ist eine wichtige Entscheidung für Ihr Unternehmen. Die ideale Methode schafft ein Gleichgewicht zwischen dem, was Sie jetzt benötigen, und dem, was Sie in Zukunft benötigen könnten, und stellt sicher, dass sich Ihre Investition auch bei einer Expansion Ihres Unternehmens weiterhin auszahlt.

Systemevaluierungsprozess

Bevor Sie sich nach Anbietern umsehen, führen Sie eine umfassende interne Überprüfung durch:

1. Verfolgen Sie, wo Bestellungen verloren gehen, verspätet eintreffen oder fehlerhaft sind, um herauszufinden, welche betrieblichen Probleme Sie derzeit haben. Finden Sie heraus, über welche Kanäle die meisten Bestellungen eingehen und wo Ihr Team Zeit mit manuellen Tätigkeiten verbringt, die durch Technologie automatisiert werden könnten.
2. Überprüfen Sie, wie Ihre aktuellen Technologien zusammenarbeiten müssen. Ihr neues Bestellsystem muss mit Ihrem aktuellen Restaurant-Kassensystem, Ihrer Bestandsverwaltungssoftware, Ihrer Buchhaltungssoftware und Ihren Lieferdiensten kompatibel sein. Bevorzugen Sie Lösungen mit leistungsstarken APIs und vorgefertigten Integrationen gegenüber solchen, die eine individuelle Entwicklung erfordern.
3. Schätzen Sie die Zeitersparnis, die geringere Fehlerquote und die Umsatzaussichten, um den möglichen ROI zu ermitteln. Restaurants können durch die Automatisierung von Aufgaben 25 bis 35 % der Arbeitskosten einsparen, durch eine bessere Bestandsverfolgung 15 % der Lebensmittelverluste reduzieren und durch die Senkung der Gebühren für Drittanbieter-Apps durch direkte Online-Bestellungen 15 bis 30 % ihres Umsatzes einsparen.
4. Überprüfen Sie, ob das System auch in Stoßzeiten funktioniert. Ihre Lösung sollte in der Lage sein, Ihre geschäftigsten Stunden ohne Verzögerungen zu bewältigen. Bitten Sie um Testphasen, die Ihre Spitzenzeiten umfassen, nicht nur Dienstagnachmittage, an denen nicht viele Leute da sind.

Rahmen für den Anbietervergleich

Tableview ist das beste Bestellverwaltungssystem für Restaurants, die mit vielen verschiedenen Arten von Veranstaltungsorten arbeiten möchten. Dank seiner leistungsstarken Bestellungsaggregation kann es mehr Bestellungen bearbeiten, ohne dass pro Bestellung Gebühren anfallen, die den Gewinn schmälern. Durch die Echtzeit-POS- und KDS-Weiterleitung entfällt die manuelle Koordination. Mit einheitlichen Tablet-Dashboards kann Ihr Team Änderungen, Rückerstattungen und Lieferlogistik von einem einzigen Ort aus bearbeiten. Anwenderberichte zeigen, dass doppelt so viele Bestellungen problemlos bearbeitet werden können, was für die Erweiterung des Betriebs sehr wichtig ist.

Die ausschließliche Konzentration von Tableview auf das Backend und die plattformübergreifende automatische 86-Funktion verhindern, dass Ghost Kitchens, die imaginäre Marken betreiben, verärgerte Verbraucher haben, die Waren bestellen, die nicht verfügbar sind. Die Integration der Tischverwaltung bietet Full-Service-Restaurants die Planung und Koordination des Service, die sie benötigen, um den Standards der gehobenen Gastronomie gerecht zu werden. Diese Vielseitigkeit macht es zur besten Wahl für Betreiber, die ihr Konzept ändern oder um mehr als ein Format erweitern möchten.

Die Wahl des richtigen Anbieters ist der Grundstein für Ihren Erfolg, aber die Umsetzung des Plans kann schwierig sein und erfordert aggressive Lösungen.

Häufige Herausforderungen bei der Implementierung und Lösungen

Wenn die Implementierung schiefgeht, funktioniert selbst das beste Bestellsystem nicht. Ihr Team wird nur dann die Effizienzsteigerungen erzielen, die diese Technologien versprechen, wenn Sie typische Probleme vorhersehen und im Voraus Lösungen entwickeln.

Mitarbeiterschulung und Widerstände gegen die Einführung

Verwenden Sie eine stufenweise Schulungsmethode, die praktische Übungen vor der Inbetriebnahme umfasst. Beginnen Sie mit der Schulung von Teammitgliedern, die von dem System begeistert sind und es am meisten unterstützen können. Schulen Sie dann andere Mitarbeiter in kleinen Gruppen. Sprechen Sie mit den Mitarbeitern direkt über ihre Bedenken. Viele von ihnen glauben, dass die Technologie ihnen ihre Arbeitsplätze wegnehmen wird, aber tatsächlich gibt sie ihnen mehr Zeit, sich auf den Kundenservice und andere Dinge zu konzentrieren, die ihnen mehr Spaß machen. Planen Sie Schulungen für Zeiten, in denen das Geschäft schleppend läuft, und stellen Sie sicher, dass Ihr Team bei Fragen sofort auf Referenzmaterialien zugreifen kann.

Komplexität der Integration mit Altsystemen

Führen Sie vor dem Kauf eine vollständige API-Prüfung durch, um sicherzustellen, dass das System mit Ihren aktuellen Restaurant-Kassensystemen und Inventarsystemen kompatibel ist. Viele aktuelle Lösungen werden mit Middleware geliefert, die veraltete Technologien mit neuen Plattformen verbindet. So können Daten reibungslos fließen, ohne dass alles auf einmal ersetzt werden muss. Planen Sie Integrationsarbeiten ein und rechnen Sie damit, dass Sie anfangs einige Probleme beheben müssen. Selbst gut konzipierte Systeme müssen an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Arbeiten Sie mit Anbietern zusammen, die Ihnen dedizierten Integrationssupport bieten und nicht nur allgemeine Dokumentationen.

Leistung in Spitzenzeiten und Systemzuverlässigkeit

Richten Sie vor der vollständigen Bereitstellung Lasttestprozesse ein, indem Sie die geschäftigsten Situationen für Ihren Service nachahmen. Überprüfen Sie, ob Ihre Internetverbindung den Anforderungen eines cloudbasierten Kassensystems gerecht wird, und richten Sie Backup-Pläne wie Offline-Funktionen, mobile Hotspot-Ausfallsicherung oder gedruckte Ticket-Backups ein, um den Service aufrechtzuerhalten, falls die Hauptsysteme ausfallen. Die meisten Leistungsprobleme werden durch eine schlechte Netzwerkinfrastruktur verursacht, nicht durch die Systeme selbst. Investieren Sie daher in eine zuverlässige Konnektivität.

Durch die proaktive Behandlung dieser Probleme wird die Implementierung von einem Problem zu einer Chance, die Dinge zu verbessern.

Abschließende Gedanken

Ein Bestellmanagementsystem für Restaurants sorgt für einen reibungsloseren Ablauf Ihres Geschäfts, indem es die Bestellannahme, die Koordination in der Küche und die Ausführung über alle Ihre Kanäle hinweg zusammenführt. Diese Lösungen wirken sich direkt auf Ihren Gewinn aus, indem sie die Anzahl der fehlerhaften Bestellungen reduzieren, die Ihre Gäste verärgern, und Ihnen datengestützte Entscheidungen über die Personalbesetzung und die Optimierung der Speisekarte ermöglichen.

Ihre nächsten Schritte:

1. Führen Sie diese Woche eine Betriebsbewertung durch – dokumentieren Sie Ihre aktuellen Schwachstellen, das Auftragsvolumen pro Kanal und die Integrationsanforderungen.
2. Vereinbaren Sie Vorführungen mit 2–3 Anbietern, darunter Tableview, und testen Sie dabei speziell Ihre Szenarien für Spitzenzeiten.
3. Führen Sie einen Pilotversuch an einem Standort oder während begrenzter Zeiten vor der vollständigen Einführung durch.
4. Planen Sie die vollständige Implementierung mit schrittweisen Schulungen, Integrationsprüfungen und Backup-Verfahren.

Um Ihre Betriebsabläufe zu verbessern, sollten Sie sich mit der Integration der Bestandsverwaltung befassen, um die Lagerbestände Ihres gesamten Menüs in Echtzeit einzusehen, mit Kundenbindungsprogrammen, die Kundenkontaktdaten erfassen und Wiederholungskäufe fördern, sowie mit erweiterten Analysen, die Verkaufstrends und Möglichkeiten zur Verbesserung der Kommunikation innerhalb Ihres Teams aufzeigen.

Tableview ist das beste Bestellmanagementsystem für Restaurants für eine Vielzahl von Veranstaltungsorten, da es so flexibel ist. Ganz gleich, ob Sie Cafés, Food Trucks, Schnellrestaurants oder Full-Service-Restaurants an mehreren Standorten betreiben, seine Flexibilität, die provisionsfreie Struktur und die Kompatibilität mit anderen Systemen machen Ihr Unternehmen bereit für langfristigen Erfolg und Expansion.

Zusätzliche Ressourcen

Vorbereitung der Implementierung:

• Arbeitsblatt zur betrieblichen Bewertung, das den aktuellen Bestellfluss und Schwachstellen dokumentiert
• Bewertungsbogen für Anbieter auf der Grundlage der oben genannten Vergleichskriterien
• Checkliste zur Integrationskompatibilität für Ihre bestehende Technologie

Tools zur ROI-Berechnung:

• Vorlage zur Analyse der Arbeitskosten, in der aktuelle und automatisierte Arbeitsabläufe verglichen werden
• Formular zur Nachverfolgung der Bestellgenauigkeit zur Festlegung der Basiswerte
• Rechner für Umsatzchancen bei direkten Online-Bestellungen im Vergleich zu Drittanbieter-Apps

Vorbereitung des Teams:

• Vorlage für einen stufenweisen Schulungsplan mit rollenspezifischen Modulen
• Kurzanleitungen für gängige Systemfunktionen während des Service
• Vorlagen für die Kommunikation zum Änderungsmanagement für Mitarbeiterankündigungen