Politique de Confidentialité de Prostay

1. Portée et nos rôles

1.1 Visiteurs du site web et prospects

Lorsque vous visitez notre Site Web, demandez une démonstration ou nous contactez, Prostay agit généralement en tant que responsable du traitement (ou équivalent) des données personnelles que nous collectons à ces fins.

1.2 Comptes clients et Données Client

Prostay est un logiciel interentreprises (B2B). Les clients (par exemple, les hôtels et les entreprises du secteur de l'hôtellerie) peuvent télécharger ou créer des données dans le Service concernant les clients, les réservations, le personnel, les fournisseurs et les opérations commerciales (les « Données Client »). Pour la plupart des Données Client, notre client contrôle ce qui est collecté et comment les données sont utilisées, et Prostay traite les Données Client pour le compte du client afin de fournir le Service.

Si vous êtes un employé, un sous-traitant ou un client de l'un de nos clients et souhaitez exercer des droits concernant les Données Client, veuillez contacter le client concerné directement. Si nous recevons une telle demande, nous pourrons vous orienter vers le client ou aider le client le cas échéant.

1.3 Intégrations

Si vous activez des intégrations (y compris l'intégration QuickBooks), nous traitons les informations provenant du service tiers connecté conformément à votre configuration et à vos autorisations. L'Annexe A décrit le traitement spécifique à QuickBooks.

2. Informations que nous collectons

2.1 Informations que vous fournissez directement

• Coordonnées : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, nom de l'entreprise, intitulé du poste et informations similaires (par exemple, lors d'une demande de démonstration ou d'assistance).
• Informations de compte : détails du profil utilisateur, attributions de rôles/autorisations, identifiants d'authentification et paramètres du compte.
• Informations de facturation et d'abonnement : coordonnées de facturation, détails des factures, informations fiscales/TVA (le cas échéant) et état du paiement. Le traitement des cartes de paiement est généralement effectué par notre prestataire de paiement ; nous ne stockons pas intentionnellement les numéros de carte complets.
• Assistance et communications : messages, pièces jointes et informations que vous fournissez lorsque vous contactez l'assistance, signalez des problèmes ou participez à des enquêtes.
• Données Client : informations téléchargées vers ou créées dans le Service par vous ou en votre nom (telles que les enregistrements de réservation, les profils des clients, les notes opérationnelles et les fichiers), telles que contrôlées par le compte client.

2.2 Informations collectées automatiquement

• Données d'appareil et de journal : adresse IP, identifiants d'appareil, type de navigateur, système d'exploitation, pages consultées, pages de référence/sortie, horodatages et journaux de diagnostic.
• Données d'utilisation : utilisation des fonctionnalités, clics et interactions, métriques de performance, événements d'erreur et télémétrie similaire.
• Cookies et technologies similaires : identifiants et paramètres stockés sur votre appareil ; voir Section 11.

2.3 Relecture de session et données d'interaction

Nous utilisons des outils de relecture de session et d'analyse comportementale pour comprendre comment les utilisateurs interagissent avec notre Site Web et pour améliorer l'utilisabilité et les performances. Ces outils peuvent collecter des données d'interaction telles que la navigation entre les pages, les mouvements de souris, les clics, le défilement, les informations sur l'appareil et les événements d'erreur. Nous configurons ces outils de manière à réduire la collecte de données sensibles et à masquer ou exclure certaines saisies dans la mesure du possible.

2.4 Informations de localisation

Si l'Application propose des fonctionnalités basées sur la localisation et que vous les activez, nous pouvons traiter des informations de localisation approximative ou précise en fonction des paramètres et des autorisations de votre appareil. Vous pouvez contrôler les autorisations de localisation via les paramètres de votre appareil.

2.5 Informations provenant de tiers

• Prestataires de services : par exemple, les fournisseurs d'hébergement, d'analyse, de communications, de sécurité et d'outils d'assistance client.
• Partenaires d'intégration : si vous activez une intégration, nous pouvons recevoir des informations de la plateforme connectée telles que vous les autorisez et telles que nécessaires pour fournir l'intégration.

2.6 Informations sensibles

Nous ne collectons pas intentionnellement de catégories particulières de données personnelles sensibles, sauf si vous choisissez de soumettre de telles données dans le Service. Les clients doivent éviter de télécharger des informations sensibles sauf si cela est nécessaire à leurs fins commerciales et qu'ils disposent d'une base juridique et de garanties appropriées.

3. Comment nous utilisons les informations

Nous utilisons les données personnelles aux fins suivantes :

• Fournir et exploiter le Service : créer et administrer des comptes, authentifier les utilisateurs, fournir les fonctionnalités essentielles et délivrer les fonctionnalités demandées.
• Assistance client : répondre aux demandes, résoudre les problèmes et fournir une assistance technique.
• Sécurité et prévention de la fraude : protéger les comptes, prévenir les abus, détecter les activités suspectes et maintenir l'intégrité de nos systèmes.
• Améliorer et développer : analyser l'utilisation pour améliorer les performances, la fiabilité et l'expérience utilisateur, et pour développer de nouvelles fonctionnalités.
• Communications : envoyer des avis de service, des messages administratifs, des alertes de sécurité et des communications relatives aux produits.
• Marketing : lorsque la loi le permet, envoyer des communications marketing et mesurer l'efficacité des campagnes. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment.
• Facturation et gestion des comptes : traiter les abonnements, gérer les factures et administrer les paiements.
• Conformité et obligations légales : respecter la législation applicable, répondre aux demandes légitimes, faire respecter nos accords et protéger nos droits et nos utilisateurs.
• Intégrations : fournir et exploiter les intégrations que vous activez, y compris les flux de synchronisation et de rapprochement tels que vous les configurez.

Nous n'utilisons pas les Données Client d'un compte client au profit d'un autre compte client, sauf sur instruction du client (par exemple, lorsqu'un client connecte explicitement plusieurs comptes) ou lorsque les informations sont agrégées et anonymisées de sorte qu'elles n'identifient aucun client, utilisateur ou invité.

4. Bases juridiques (EEE/Royaume-Uni et lois similaires)

Lorsque la législation applicable exige une base juridique pour le traitement, nous nous appuyons sur une ou plusieurs des bases suivantes :

• Contrat : pour fournir le Service, administrer les comptes et exécuter nos obligations en vertu de nos accords.
• Intérêts légitimes : pour sécuriser et améliorer le Service, prévenir la fraude et communiquer avec les clients au sujet du Service (en tenant compte de vos droits).
• Consentement : pour certains cookies, la relecture de session et les technologies de marketing/publicité lorsque la loi l'exige.
• Obligation légale : pour respecter les lois applicables et les demandes légitimes.

5. Analyses, publicité et relecture de session

5.1 Google Analytics 4 (GA4)

Nous utilisons Google Analytics 4 pour comprendre le trafic et les habitudes d'utilisation du Site Web (par exemple, les pages consultées, les sources de référence et les interactions) et pour améliorer notre Site Web et notre Service. GA4 utilise des cookies et des technologies similaires pour collecter des informations sur votre appareil et vos interactions avec notre Site Web.

5.2 Meta Pixel

Nous utilisons le Meta Pixel pour mesurer l'efficacité de la publicité et comprendre les actions entreprises par les utilisateurs sur notre Site Web après avoir vu ou interagi avec nos publicités. Cela peut impliquer des cookies et la collecte d'informations sur votre navigateur et vos interactions avec notre Site Web.

5.3 LinkedIn Insight Tag

Nous utilisons le LinkedIn Insight Tag pour mesurer les performances des campagnes et comprendre les interactions sur le Site Web associées aux publicités LinkedIn. Cela peut impliquer des cookies et la collecte d'informations sur votre navigateur et vos interactions avec le Site Web.

5.4 Microsoft Clarity

Nous utilisons Microsoft Clarity pour analyser la manière dont les utilisateurs interagissent avec notre Site Web à l'aide de métriques comportementales, de la relecture de session et de cartes de chaleur. Clarity peut collecter des données d'interaction telles que les mouvements de souris, les clics, le défilement, la navigation entre les pages, les informations sur l'appareil et les événements d'erreur. Nous configurons Clarity de manière à réduire la collecte de données sensibles et à masquer ou exclure certaines saisies dans la mesure du possible.

5.5 Vos choix

Vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies analytiques et publicitaires via nos contrôles de préférences de cookies (voir Section 11) et via les paramètres de votre navigateur. Lorsque la loi l'exige, nous recueillerons votre consentement avant d'utiliser des cookies et des technologies similaires non essentiels.

6. Comment nous partageons les informations

6.1 Prestataires de services

Nous partageons des informations avec des fournisseurs et des prestataires de services qui nous aident à exploiter le Service (par exemple, l'hébergement cloud, l'analyse, la relecture de session, les outils d'assistance client, la livraison d'e-mails, la sécurité et le traitement des paiements). Nous exigeons des prestataires de services qu'ils protègent les informations et les utilisent uniquement pour nous fournir des services.

6.2 Partenaires d'analyse et de publicité

Nous pouvons divulguer des informations à des partenaires d'analyse et de publicité (tels que Google, Meta, LinkedIn et Microsoft) par le biais de cookies, pixels, balises, SDK et technologies similaires, afin de mesurer les performances, d'améliorer notre Site Web et de comprendre l'efficacité du marketing. Lorsque la loi l'exige, nous ne le faisons qu'avec votre consentement.

6.3 Sociétés affiliées

Nous pouvons partager des informations avec nos sociétés affiliées à des fins d'opérations commerciales internes, sous réserve de protections appropriées.

6.4 Partage contrôlé par le client

Le Service peut permettre aux clients de partager des informations avec des tiers sur instruction du client (par exemple, l'exportation de rapports, l'envoi de factures ou l'activation d'intégrations). Ce partage est contrôlé par la configuration et les autorisations utilisateur du client.

6.5 Obligations légales et sécurité

Nous pouvons divulguer des informations lorsque nous estimons que cela est nécessaire pour respecter la loi, répondre à des demandes légitimes, protéger les droits et la sécurité de Prostay, de nos clients, utilisateurs ou autres, enquêter sur des fraudes ou faire respecter nos accords.

6.6 Transferts d'entreprise

Si nous sommes impliqués dans une fusion, une acquisition, un financement, une réorganisation ou une vente de tout ou partie de nos activités ou actifs, les informations peuvent être transférées dans le cadre de cette opération, sous réserve de protections appropriées.

6.7 Aucune vente de données personnelles

Prostay ne vend pas de données personnelles contre de l'argent. Certaines lois sur la protection de la vie privée définissent la « vente » ou le « partage » de manière large pour inclure certaines divulgations à des fins de publicité ciblée. Le cas échéant, vous pouvez vous opposer à certaines divulgations liées à la publicité via nos préférences de cookies et les autres contrôles décrits aux Sections 10 et 11.

7. Transferts internationaux

Prostay est basée à Hong Kong et peut traiter des informations à Hong Kong et dans d'autres pays où nous ou nos prestataires de services opérons. Lorsque la loi l'exige, nous utilisons des garanties appropriées pour les transferts transfrontaliers, telles que des protections contractuelles et d'autres mécanismes reconnus par la législation applicable.

8. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables conçues pour protéger les données personnelles contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisé, accidentels ou illicites. Aucune mesure de sécurité n'est parfaite et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

Vous êtes responsable du maintien de la confidentialité de vos identifiants et de l'utilisation de contrôles d'accès et d'autorisations appropriés pour vos Utilisateurs Autorisés.

9. Conservation des données

Nous conservons les données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour fournir le Service, respecter les obligations légales, résoudre les litiges, faire respecter les accords et à des fins commerciales légitimes. Les durées de conservation varient en fonction du type d'informations et de leur utilisation.

• Informations de compte : conservées tant que le compte est actif et pendant une durée limitée par la suite à des fins administratives, juridiques et de sécurité.
• Données Client : conservées conformément à l'abonnement et à la configuration du client ; après résiliation, les clients peuvent demander l'exportation pendant un délai de trente (30) jours, après quoi les données peuvent être supprimées ou anonymisées conformément à nos Conditions et obligations légales.
• Communications d'assistance : conservées pendant une durée raisonnable pour le suivi et la résolution des problèmes et l'amélioration de la qualité de l'assistance.
• Journaux et enregistrements de sécurité : conservés à des fins de sécurité, de dépannage et d'audit pendant une durée limitée, sous réserve des exigences légales.
• Jetons d'intégration QuickBooks : conservés uniquement tant que l'intégration reste connectée, et supprimés/invalidés dans un délai commercialement raisonnable après la déconnexion ou la révocation (voir Annexe A).

10. Vos droits et choix

10.1 Préférences de compte et de marketing

• Vous pouvez mettre à jour certaines informations de compte au sein du Service (si disponible).
• Vous pouvez vous désinscrire des e-mails marketing en utilisant le lien de désinscription contenu dans ces messages ou en nous contactant.
• Vous pouvez contrôler les cookies et les technologies similaires comme décrit à la Section 11.

10.2 Droits en vertu des lois sur la protection des données

Selon votre localisation, vous pouvez disposer de droits d'accès, de rectification, de suppression, de limitation, d'opposition au traitement ou de portabilité de vos données personnelles. Vous pouvez également avoir le droit de retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur le consentement.

Si vous êtes un employé ou un invité de l'un de nos clients et que votre demande concerne des Données Client, le client contrôle ces données. Veuillez contacter le client directement. Si vous nous contactez, nous pourrons transmettre votre demande au client concerné ou l'aider à y répondre.

10.3 Droits à la vie privée en Californie

Si vous résidez en Californie, vous pouvez disposer de droits en vertu du CCPA/CPRA, y compris le droit de savoir, de supprimer, de rectifier et de vous opposer à certaines divulgations à des fins de publicité comportementale intercontextuelle (parfois appelé « partage »). Pour soumettre une demande, contactez-nous à l'adresse [email protected].

Vous pouvez également vous opposer aux cookies et technologies similaires liés à la publicité via nos préférences de cookies (voir Section 11). Lorsque Prostay traite des Données Client pour le compte d'un client, Prostay peut agir en tant que prestataire de services/sous-traitant et traitera les demandes conformément à nos contrats clients et à la législation applicable.

11. Cookies et technologies similaires

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires (tels que les pixels, les balises, les SDK et le stockage local) pour fournir le Site Web et le Service, mémoriser les préférences, comprendre l'utilisation, améliorer les performances et mesurer l'efficacité du marketing. Lorsque la loi l'exige, nous présentons des contrôles de consentement aux cookies afin que vous puissiez choisir d'autoriser ou non les cookies non essentiels.

11.1 Catégories de cookies

• Strictement nécessaires : requis pour les fonctionnalités essentielles, la sécurité et pour fournir le Site Web et le Service.
• Fonctionnels : mémorisent les préférences et les paramètres.
• Analytiques : nous aident à comprendre les performances et l'utilisation (par exemple, GA4 et Microsoft Clarity).
• Publicitaires : mesurent l'efficacité du marketing et soutiennent les analyses liées à la publicité (par exemple, Meta Pixel et LinkedIn Insight Tag).

11.2 Outils que nous utilisons

• Google Analytics 4 (GA4) – Analyse du site web et mesure des performances.
• Microsoft Clarity – Analyse de l'utilisabilité du site web, y compris les cartes de chaleur et la relecture de session.
• Meta Pixel – Mesure de l'efficacité publicitaire et analyses associées.
• LinkedIn Insight Tag – Mesure de l'efficacité publicitaire et analyses associées.

11.3 Gestion des cookies et des préférences

Vous pouvez gérer les préférences de cookies à l'aide de notre bannière de cookies ou des contrôles « Préférences de cookies » (s'ils sont affichés) et via les paramètres de votre navigateur. Si vous désactivez certains cookies, certaines parties du Site Web ou du Service peuvent ne pas fonctionner correctement.

11.4 Contrôles du navigateur et de la plateforme

Certains navigateurs et appareils vous permettent de bloquer ou de supprimer les cookies et de gérer les contrôles de suivi. Votre possibilité de vous désinscrire peut dépendre de votre navigateur, de votre appareil et de la législation applicable.

11.5 Do Not Track

Certains navigateurs proposent un paramètre « Do Not Track » (« DNT »). Il n'existe pas d'approche normalisée au niveau du secteur pour répondre aux signaux DNT, et notre Site Web peut ne pas répondre au DNT.

12. Sites et services tiers

Le Service peut contenir des liens vers des sites web ou services tiers. La présente Politique de Confidentialité ne s'applique pas aux tiers, et nous ne sommes pas responsables de leurs pratiques. Veuillez consulter la politique de confidentialité du tiers avant de fournir des informations.

13. Modifications de la présente Politique de Confidentialité

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de Confidentialité de temps à autre. Nous publierons la politique mise à jour sur cette page et mettrons à jour la date de « Dernière mise à jour ». Si les modifications sont substantielles, nous fournirons un avis supplémentaire le cas échéant (par exemple, dans le Service ou par e-mail aux administrateurs de compte).

14. Contact

Pour contacter Prostay au sujet de questions relatives à la vie privée, envoyez un e-mail à [email protected].

Annexe A : Avis de confidentialité relatif à l'intégration QuickBooks

La présente Annexe ne s'applique que si vous activez l'intégration Prostay avec Intuit QuickBooks (l'« Intégration QuickBooks »). « QuickBooks » est un service tiers fourni par Intuit Inc. Votre utilisation de QuickBooks est régie par votre ou vos contrats avec Intuit.

A1. Quelles données Prostay consulte depuis QuickBooks

Lorsque vous connectez l'Intégration QuickBooks, vous autorisez Prostay à accéder aux données QuickBooks conformément aux autorisations que vous accordez. Selon les fonctionnalités que vous activez et votre configuration, cela peut inclure des informations telles que les détails du profil de votre entreprise, le plan comptable, les clients, les produits/services, les codes fiscaux, les factures, les paiements, les fournisseurs, les factures fournisseurs, les écritures comptables et les métadonnées associées.

A2. Finalités de l'utilisation des données QuickBooks

Prostay utilise les données QuickBooks uniquement pour fournir et exploiter les fonctionnalités de l'Intégration QuickBooks que vous activez, y compris la synchronisation des données entre Prostay et QuickBooks, la prise en charge des flux de rapprochement et des rapports tels que vous les configurez, ainsi que le dépannage et l'assistance pour l'Intégration. Prostay n'utilise pas les données QuickBooks à des fins publicitaires ou marketing.

A3. Partage et utilisation inter-clients

Prostay ne partage pas les données QuickBooks d'un compte client avec un autre compte client. Prostay ne vend pas les données QuickBooks. Si Prostay fournit des analyses comparatives ou des informations de benchmarking, Prostay ne le fera qu'en utilisant des données agrégées et anonymisées qui n'identifient aucun client, utilisateur ou invité.

A4. Jetons, sécurité et stockage

L'Intégration QuickBooks utilise des jetons émis par Intuit pour accéder aux données QuickBooks. Prostay ne demande pas votre mot de passe QuickBooks. Lorsque Prostay stocke des jetons (par exemple, des jetons d'actualisation), Prostay les protège à l'aide de contrôles de sécurité raisonnables.

A5. Déconnexion et révocation de l'accès

Vous pouvez déconnecter ou révoquer l'accès à l'Intégration QuickBooks via les paramètres d'intégration de Prostay et/ou les outils de gestion des connexions d'Intuit. Après la révocation ou la déconnexion, Prostay cessera d'effectuer de nouveaux appels API vers QuickBooks pour cette connexion dans un délai commercialement raisonnable et supprimera ou invalidera les jetons stockés dans un délai commercialement raisonnable.

A6. Conservation des données après la déconnexion

La déconnexion de l'Intégration QuickBooks met fin à l'accès continu à QuickBooks. Prostay peut conserver les données précédemment synchronisées dans Prostay en tant que Données Client (par exemple, les factures créées dans Prostay, les pistes d'audit et les correspondances comptables) jusqu'à ce que vous les supprimiez, que vos paramètres de conservation les suppriment ou que la suppression intervienne conformément à la présente Politique de Confidentialité et à nos Conditions d'utilisation.

A7. Avis relatif aux marques

Intuit et QuickBooks sont des marques déposées d'Intuit Inc. Utilisées avec autorisation.