Logiciel d'aide à la restauration : Optimisez votre cuisine

Le logiciel de gestion interne d'un restaurant prend en charge les tâches en coulisses qui déterminent si votre restaurant est rentable ou déficitaire. Ce logiciel de gestion de restaurant s'occupe de tout ce qui se passe derrière les portes battantes de la cuisine, comme le suivi des stocks, la gestion des recettes, la planification des horaires des employés, les relations avec les fournisseurs et la création de rapports financiers qui permettent aux équipes comptables de garder la tête froide.

Cet article traite des tâches administratives les plus importantes que les restaurateurs doivent accomplir pour réduire leurs dépenses et augmenter leurs profits : gestion des stocks, gestion du personnel, gestion de la cuisine et gestion des fournisseurs. Nous n'aborderons pas en détail les systèmes de point de vente ou les outils de réservation que les clients peuvent utiliser. Ces sujets méritent un traitement distinct. Si vous êtes propriétaire, exploitant ou gérant d'un restaurant et que vous souhaitez améliorer le fonctionnement de votre établissement et rendre votre back-office plus efficace, vous êtes au bon endroit.

Les logiciels de gestion interne pour restaurants sont des outils puissants qui combinent les opérations de cuisine, le suivi des stocks, la planification du personnel et la gestion des fournisseurs en un seul système. Ils permettent aux restaurants de réduire leurs coûts alimentaires et de main-d'œuvre de 15 à 25 % et d'éliminer la confusion liée à l'utilisation de systèmes distincts.

À la fin de ce guide, vous saurez :

• Les principales fonctionnalités qui distinguent un logiciel de gestion interne adéquat des solutions qui favorisent la rentabilité
• Comment évaluer et comparer les différentes options de logiciels de gestion de restaurant pour votre activité spécifique
• Les stratégies de mise en œuvre qui permettent à toute votre équipe de s'impliquer sans perturber les opérations quotidiennes
• Les tactiques de contrôle des coûts qui permettent de réaliser de réelles économies dès les 90 premiers jours
• Les exigences d'intégration qui garantissent la compatibilité de vos technologies

Comprendre les logiciels de gestion interne pour restaurants

Les logiciels de gestion interne pour restaurants relient toutes les fonctions que vos clients ne voient jamais, mais dont ils dépendent entièrement. Ils transforment le désordre habituel des tickets papier, des inventaires manuels et des plannings sur tableur en un système facile à utiliser qui vous fournit des informations en temps réel sur les opérations en cuisine, le stockage, les postes de préparation et les tâches administratives.

Le logiciel de gestion interne diffère de votre système de point de vente, car il se concentre sur ce qui se passe après la prise de commande. Votre système de point de vente couvre le traitement des paiements et les transactions avec les clients. Le logiciel de point de vente garde une trace de ce qui a été vendu, tandis que les outils de gestion interne vous indiquent combien cela a coûté, qui l'a créé, si vous avez suffisamment de stock pour le refaire et si vous avez suffisamment de personnel pour gérer les périodes de forte affluence.

Fonctions opérationnelles essentielles

Il existe trois tâches principales en cuisine qui ont un effet direct sur vos résultats financiers : suivre vos stocks, gérer vos recettes et calculer le coût de vos aliments.

Le suivi des stocks vous indique en temps réel la quantité de marchandises dont vous disposez, vous permettant ainsi de savoir quand les stocks descendent en dessous des niveaux acceptables et vous évitant de vous retrouver en rupture de stock ou de commander trop de marchandises. La gestion des recettes garantit que tous vos plats sont identiques en vous indiquant le coût exact de chaque ingrédient et la taille des portions. Ainsi, la qualité sera toujours la même, quelle que soit la personne qui cuisine. L'analyse du coût des aliments examine la différence entre le coût théorique de vos plats et leur coût réel, en mettant en évidence les pertes dues à des portions trop importantes, au vol ou à la détérioration.

Ces fonctions sont étroitement liées à la rentabilité. Vous pouvez prendre des décisions fondées sur des données concernant la tarification des menus, les achats et le contrôle des portions lorsque vous pouvez suivre efficacement vos stocks, comparer les prix de différents fournisseurs et maintenir la cohérence de vos recettes.

Impact commercial et retour sur investissement

Les logiciels de gestion interne des restaurants s'attaquent aux deux principaux coûts contrôlables dans le secteur de la restauration : les denrées alimentaires et la main-d'œuvre. Les bons exploitants maintiennent les dépenses alimentaires entre 30 % et 35 % du chiffre d'affaires et les coûts de main-d'œuvre entre 25 % et 35 %. Mais sans données en temps réel, il est difficile de savoir comment atteindre ces objectifs.

Les dépenses alimentaires diminuent généralement de 5 à 7 points de pourcentage lorsque les restaurants utilisent des systèmes complets pour l'arrière-boutique, car ils gaspillent moins, achètent mieux et contrôlent plus étroitement les portions. Les fonctionnalités de gestion de la main-d'œuvre donnent également d'excellents résultats. Les exploitants affirment économiser 10 à 15 % sur les dépenses de main-d'œuvre en utilisant des analyses pour planifier le personnel en fonction de la demande réelle.

Il ne faut pas longtemps pour comprendre comment ces économies sont liées à votre investissement technologique. Un restaurant qui réalise un chiffre d'affaires annuel d'un million de dollars et réduit son gaspillage alimentaire de seulement 3 % ajoute immédiatement 30 000 dollars à son résultat net, ce qui est souvent supérieur au coût annuel total du logiciel.

Fonctionnalités et capacités essentielles

C'est une chose de savoir ce que le logiciel de gestion interne d'un restaurant doit accomplir. Pour déterminer quels éléments essentiels permettent réellement de fluidifier le fonctionnement et fournissent des informations utiles, vous devez examiner de plus près chaque domaine fonctionnel.

Gestion des stocks et contrôle des coûts

La gestion moderne des stocks ne se limite pas au simple comptage des caisses dans la chambre froide. Le suivi des stocks en temps réel fonctionne avec votre système de point de vente pour suivre les niveaux de stock sans avoir à les compter en permanence. Pour ce faire, il soustrait automatiquement les ingrédients du stock lorsque les repas sont vendus.

Lorsque votre stock passe en dessous des niveaux que vous avez fixés, des points de réapprovisionnement automatisés envoient des bons de commande. Cela vous évite d'avoir à faire des courses d'urgence et réduit les commandes excessives, qui immobilisent des liquidités dans des stocks supplémentaires. Grâce au suivi des déchets, vous pouvez voir exactement où vont les produits lorsqu'ils ne sont pas vendus, y compris les produits avariés, les déversements et les plats offerts.

La tarification des recettes calcule le coût exact de chaque ingrédient pour chaque plat du menu et se met à jour automatiquement lorsque les prix des fournisseurs changent. Cela vous permet de procéder à une ingénierie des menus, c'est-à-dire d'examiner combien d'argent rapporte chaque plat et à quelle vitesse il se vend afin d'améliorer votre menu. L'analyse du pourcentage du coût des aliments compare vos dépenses réelles aux prix potentiels basés sur les recettes. Cela permet de mettre rapidement en évidence des problèmes tels que le fait de servir trop de nourriture ou de perdre des stocks.

L'intégration avec les systèmes de commande des fournisseurs boucle la boucle, vous permettant de passer des commandes directement à partir des niveaux de parité, de suivre les livraisons par rapport aux factures et de conserver tous les registres financiers de votre restaurant pour chaque ingrédient entrant.

Planification du personnel et gestion de la main-d'œuvre

Avec une bonne planification du personnel, la main-d'œuvre passe du statut de charge la plus importante à celui de centre de coûts que vous pouvez contrôler. La planification basée sur la demande examine les tendances des ventes passées, les réservations et même la météo pour estimer le nombre de couverts et suggérer le nombre approprié d'employés.

La prévision des dépenses de main-d'œuvre vous donne les coûts attendus avant la publication du planning. Cela vous permet d'apporter des modifications qui vous évitent d'être surpris par des heures supplémentaires ou un manque de personnel pendant les périodes de forte affluence. Le suivi du temps enregistre les heures réelles d'arrivée et de départ, qui sont directement intégrées à la paie, vous évitant ainsi de devoir faire des calculs à la main.

Grâce à l'accès mobile, les responsables et le personnel peuvent consulter et modifier les plannings où qu'ils se trouvent, ce qui réduit les échanges téléphoniques incessants qui ont lieu lorsque les horaires changent ou que des employés se déclarent malades. Les alertes de gestion des heures supplémentaires vous informent lorsque les employés approchent de la limite d'heures supplémentaires. Cela vous laisse le temps de réorganiser les horaires et de réduire les coûts de main-d'œuvre avant qu'ils n'augmentent.

Ces technologies aident les restaurants à gérer intelligemment les pénuries de personnel, en s'assurant qu'ils disposent d'effectifs suffisants sans perdre d'argent en embauchant trop de personnel pendant les périodes creuses.

Fonctionnement de la cuisine et flux de travail

Les systèmes d'affichage en cuisine (KDS) utilisent des écrans numériques au lieu de tickets papier pour indiquer les commandes en temps réel, avec un code couleur correspondant au moment du service et au poste. Cela accélère le service et réduit les erreurs, car les cuisiniers peuvent voir exactement ce dont ils ont besoin sans avoir à lire des tickets manuscrits ou à crier à travers la ligne.

Le routage des commandes envoie automatiquement les produits aux bons postes, par exemple les plats froids à la ligne froide et les plats principaux au grill. Cela permet de fluidifier le travail pendant les périodes de forte affluence. Sur la base des prévisions de ventes, le planning de préparation vous indique ce qui doit être préparé. Cela réduit le gaspillage lié à une préparation excessive et le stress lié à une préparation insuffisante.

Les recettes standardisées affichées sur les écrans de la cuisine garantissent que tout le monde cuisine de la même manière, avec des instructions claires et des photos montrant comment dresser les assiettes, ce qui aide les nouvelles recrues à apprendre rapidement. Les fonctionnalités de gestion de la qualité permettent de suivre les registres de température, les temps de conservation et la conformité aux exigences en matière de sécurité alimentaire. Cela permet de s'assurer que les clients sont satisfaits et que les inspections sanitaires se déroulent bien.

La gestion des tâches attribue à certains membres de l'équipe des calendriers de nettoyage, l'entretien des équipements et des tâches annexes, et elle assure le suivi de l'exécution de ces tâches, garantissant ainsi que votre personnel est responsable et que votre cuisine est prête pour l'inspection.

Gestion des fournisseurs et de la chaîne d'approvisionnement

Les outils de gestion des fournisseurs transforment les achats de dernière minute en achats planifiés. Lorsque vous créez un bon de commande, le système utilise les données d'inventaire et les niveaux de référence pour s'assurer que la quantité correcte d'articles est commandée, ce qui élimine à la fois les pénuries et les excédents.

Le suivi des performances des fournisseurs permet de surveiller la précision des livraisons, l'historique des prix et les problèmes de qualité. Cela vous permet d'obtenir de meilleures conditions ou de changer de fournisseur si le service se détériore. Les outils de comparaison des coûts vous aident à voir combien différents fournisseurs facturent pour les mêmes articles, afin que vous sachiez que vous bénéficiez de la meilleure offre.

La planification des livraisons garantit que celles-ci arrivent au bon moment pour le personnel, tandis que l'automatisation des comptes fournisseurs facilite le lien entre les livraisons, les commandes et les factures. L'intégration avec un logiciel de comptabilité pour restaurants envoie les données financières directement dans vos livres, ce qui réduit les doubles saisies et accélère les clôtures de fin de mois.

Pour les chaînes de restaurants disposant de plusieurs établissements, la visibilité de la chaîne d'approvisionnement permet de connaître les niveaux de stock de tous leurs établissements. Il est ainsi plus facile de transférer des articles entre les magasins et d'acheter en gros pour obtenir de meilleurs prix.

Processus de mise en œuvre et de sélection

Vous devez adopter une stratégie méthodique qui correspond aux besoins de votre entreprise lorsque vous choisissez le logiciel de gestion interne adapté à votre restaurant. Des démonstrations impressionnantes et des arguments de vente convaincants ne suffisent pas.

Méthodologie de sélection des logiciels

Il est temps d'envisager un nouveau logiciel de gestion interne lorsque votre méthode actuelle, qu'il s'agisse de tableurs, de systèmes déconnectés ou d'anciennes plateformes, vous coûte plus cher en temps perdu qu'il ne vous en coûterait pour en mettre en place une nouvelle.

1. Évaluez les points faibles actuels de vos opérations : notez les domaines dans lesquels vous perdez du temps et de l'argent, par exemple lorsque vous devez effectuer des inventaires manuels, gérer des conflits d'horaires ou que vous ne parvenez pas à identifier les tendances en matière de dépenses alimentaires. Vos principales fonctionnalités correspondent à ces points faibles.
2. Définissez les fonctionnalités requises et les besoins d'intégration : dressez une liste des éléments indispensables et de ceux qui seraient utiles. Il est important de déterminer les systèmes avec lesquels le programme doit fonctionner, tels que votre système de point de vente, votre logiciel de comptabilité de restaurant, votre prestataire de paie et les portails fournisseurs dont vous disposez déjà.
3. Évaluez les options proposées par les fournisseurs et demandez des démonstrations : limitez votre choix à trois ou quatre fournisseurs dont les fonctionnalités répondent à vos besoins. Assurez-vous que les démonstrations utilisent vos données et situations réelles, et non des données génériques.
4. Calculez le coût total de possession et les projections de retour sur investissement : ne vous arrêtez pas aux frais mensuels, mais examinez également les coûts liés à la mise en place du système, à la formation, à l'intégration et à l'assistance continue. En fonction de vos coûts actuels en matière d'alimentation et de main-d'œuvre, déterminez les économies que vous pouvez réellement réaliser.
5. Planifiez le calendrier de mise en œuvre et la formation du personnel : planifiez un calendrier de déploiement qui vous convient et qui ne tombe pas pendant la période la plus chargée de l'année. Prévoyez suffisamment de temps pour la formation ; précipiter cette étape nuit à l'adoption et aux résultats.

Cadre de comparaison des logiciels

Les solutions autonomes sont idéales pour les restaurateurs qui ne possèdent qu'un seul établissement et rencontrent certains problèmes, notamment la gestion des stocks lorsque la planification fonctionne déjà bien. Les plateformes intégrées sont plus utiles pour les entreprises en pleine croissance ou dont les systèmes ne sont pas connectés, ce qui peut entraîner des lacunes dans les données entre les différentes fonctions.

Les plateformes intégrées avec des tableaux de bord centralisés offrent aux responsables régionaux en charge de plusieurs sites la visibilité dont ils ont besoin sur les performances des magasins pour assurer le bon fonctionnement de l'ensemble de leur portefeuille. Les frais mensuels plus élevés sont généralement amortis par une plus grande efficacité et la suppression des coûts de maintenance de l'intégration.

Défis courants et solutions

Même le meilleur logiciel de restauration peut poser des problèmes lors de sa première installation et lorsqu'il est utilisé fréquemment. Si vous connaissez ces problèmes à l'avance, vous pouvez vous y préparer.

Systèmes multiples déconnectés

Vous perdez les informations en temps réel qui facilitent le bon déroulement des opérations lorsque les stocks sont gérés dans un système, la planification dans un autre et la gestion des fournisseurs dans des feuilles de calcul. Les données sont stockées à différents endroits, ce qui signifie qu'elles doivent être rapprochées manuellement, ce qui prend du temps et peut entraîner des erreurs.

Optez pour des plateformes intégrées qui combinent les stocks, la planification et la gestion des fournisseurs dans un seul système administratif. Si une consolidation complète n'est pas possible pour le moment, concentrez-vous sur des produits dotés de solides capacités API qui peuvent communiquer des données à l'ensemble de vos technologies.

Résistance du personnel aux nouvelles technologies

Pour que la technologie de votre restaurant soit utile, tous les membres de votre équipe, du chef exécutif aux commis de cuisine, doivent apprendre à l'utiliser. Les gens résistent généralement parce qu'ils ont peur d'être surveillés, sont frustrés par la difficulté des tâches ou aiment simplement faire les choses comme ils en ont l'habitude.

Proposez des programmes de formation complets axés sur les avantages pour l'équipe, tels que la simplification de la planification, la clarification des attentes et la récompense de l'efficacité. Choisissez des interfaces faciles à utiliser, accessibles sur les appareils mobiles et adaptées aux besoins des employés.

Données inexactes sur les stocks et les coûts

Vous récoltez ce que vous semez. Même la meilleure technologie de restauration peut vous fournir des informations erronées qui conduisent à de mauvaises décisions si vos inventaires sont inexacts et si vous ne suivez pas les déchets.

Mettez en place des méthodes régulières de comptage avec des responsabilités clairement définies. Utilisez le suivi automatisé chaque fois que vous le pouvez. Les intégrations qui déduisent automatiquement les stocks en fonction des ventes au point de vente réduisent les erreurs commises lors de la saisie manuelle des données. Des audits réguliers qui comparent les inventaires physiques aux données du système permettent de détecter les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.

Mauvaise intégration avec les systèmes existants

Lorsque les systèmes qui devraient communiquer automatiquement entre eux ne le font pas, rien ne détruit plus rapidement le retour sur investissement des logiciels internes que le transfert manuel des données.

Lorsque vous évaluez des logiciels, donnez la priorité à ceux qui ont déjà fait leurs preuves avec votre système de point de vente et votre plateforme de comptabilité de restaurant. Demandez des références à des clients qui ont des configurations similaires. Avant la mise en service, veillez à inclure des tests d'intégration dans votre calendrier de mise en œuvre.

En conclusion

Les logiciels de gestion interne des restaurants sont passés d'un outil utile pour améliorer la productivité à un élément technologique essentiel pour réduire les dépenses alimentaires et salariales dans un secteur où les marges bénéficiaires sont très faibles. Les outils disponibles aujourd'hui permettent aux restaurateurs de voir en temps réel ce qui se passe en cuisine, avec les stocks, le personnel et les fournisseurs. Ce type de visibilité peut vous aider à gagner du temps, à réduire le gaspillage et à augmenter vos revenus.

Vos prochaines étapes immédiates :

1. Auditez vos processus internes actuels et identifiez les systèmes déconnectés ou les méthodes manuelles qui sont source d'inefficacité.
2. Identifiez vos trois fonctionnalités prioritaires en fonction de vos principales opportunités de contrôle des coûts.
3. Demandez des démonstrations à deux ou trois fournisseurs dont les plateformes correspondent à vos besoins.
4. Calculez le retour sur investissement prévu en vous basant sur des réductions réalistes des coûts alimentaires et de main-d'œuvre.

Il existe de nombreux sujets connexes à examiner, tels que la manière d'intégrer les systèmes de point de vente basés sur le cloud, la manière de coordonner le personnel en salle pour assurer le bon déroulement des commandes et la manière de continuer à optimiser les stratégies qui aident les restaurants à améliorer leurs performances commerciales une fois les technologies de base mises en place.