Qu'est-ce qu'une unité de gestion de stock (UGS) ? Comment cela fonctionne-t-il ?

Qu'est-ce qu'une unité de gestion des stocks ? Les entreprises utilisent une unité de gestion des stocks (SKU), qui est un code alphanumérique unique, pour suivre chaque article de leur inventaire. Pour les hôtels qui gèrent des milliers d'articles, des draps et articles de toilette aux fournitures de restaurant et outils d'entretien, connaître les SKU permet de transformer des entrepôts désordonnés en opérations bien organisées et efficaces.

Cet article passe en revue les principes de base des unités de gestion des stocks, leur utilisation dans le secteur de l'hôtellerie, leur mise en œuvre et les meilleures façons de gérer les stocks des hôtels et des restaurants. Ce contenu aborde les principaux problèmes auxquels vous êtes confronté lorsque vous essayez de tenir des registres d'inventaire précis dans plusieurs services, que vous soyez un directeur d'hôtel confronté à des pénuries d'approvisionnement, un directeur de restaurant à la recherche de registres d'inventaire plus précis ou un opérateur hôtelier cherchant à réduire ses coûts.

Une unité de gestion des stocks (SKU) est un code unique que vous attribuez à chaque article de votre système d'inventaire. Cela vous permet de suivre et de gérer chaque article utilisé quotidiennement par votre hôtel. Chaque SKU correspond à une version différente d'un produit. Vous pouvez ainsi suivre vos stocks, prévoir correctement vos besoins et éviter les ruptures ou les excédents.

À la fin de ce guide, vous serez en mesure de :

• Comprendre le fonctionnement des systèmes SKU et leur importance pour l'hôtellerie
• Apprendre à mettre en œuvre des structures SKU efficaces adaptées aux opérations hôtelières
• Acquérir des stratégies pour un suivi précis des stocks dans tous les services
• Réduire les coûts opérationnels grâce à une gestion optimisée des stocks
• Améliorer la satisfaction des clients grâce à une disponibilité constante des stocks

Comprendre les unités de gestion des stocks

Une unité de gestion des stocks est comme une empreinte digitale numérique pour chaque article que votre hôtel achète, stocke ou utilise. Elle vous aide à garder une trace de ce que vous possédez. Les entreprises n'utilisent pas de normes mondiales, mais créent leur propre système SKU adapté à leurs besoins individuels. Elles encodent les informations sur les produits, telles que la catégorie, la marque, la taille et les spécifications, dans des codes qui peuvent être scannés.

Ce système de codage interne est très utile pour la gestion des hôtels. Vous avez besoin de différents moyens pour suivre vos fournitures d'entretien ménager, les équipements destinés aux clients, les stocks de nourriture et de boissons, ainsi que les matériaux d'entretien. Grâce à un système SKU performant, vous pouvez suivre vos stocks dans toutes ces catégories, voir en temps réel la quantité de stock dont vous disposez et tenir des registres d'inventaire précis sans faire d'erreurs lors du comptage.

Structure et composants des SKU

Les formats SKU utilisent des lettres et des chiffres classés dans un ordre logique pour coder les caractéristiques d'un produit. Par exemple, « LIN-BATH-WHT-KNG » pourrait être une bonne structure SKU pour des linges de bain blancs king size, tandis que « AMN-SOAP-LUX-50 » pourrait être une bonne structure pour 50 savons de luxe.

Les codes SKU comprennent généralement des informations importantes sur un produit, telles que sa catégorie, sa marque ou son niveau de qualité, sa taille ou sa couleur, et le nombre d'articles dans l'emballage. Grâce à cette méthode organisée, toute personne qui scanne les unités de gestion des stocks saura immédiatement de quel produit il s'agit, où il se trouve et combien d'articles sont encore en stock.

Cette méthode organisée permet de suivre facilement tout ce qui se passe dans l'entrepôt. Votre système d'inventaire de restaurant peut suivre les produits de manière beaucoup plus précise que les techniques manuelles lorsque chaque type de serviette, chaque taille d'article de toilette et chaque produit d'entretien a son propre SKU.

SKU vs autres identifiants de produits

Les unités de gestion des stocks (SKU) sont propres à votre entreprise et servent à identifier les articles. Le code universel des produits (UPC), en revanche, fonctionne différemment. Un UPC est un code-barres à 12 chiffres que les fabricants attribuent aux produits et que tous les points de vente au détail et les partenaires de la chaîne d'approvisionnement peuvent lire. Si vous achetez le même produit auprès d'un distributeur à New York ou à Los Angeles, il aura le même UPC.

Les SKU de gestion des stocks de votre hôtel, en revanche, peuvent être modifiés à votre guise. Vous pouvez attribuer des SKU comportant des codes de localisation, des préfixes de service ou des seuils de réapprovisionnement. Un code universel des produits ne peut pas vous fournir ces informations. Deux hôtels qui achètent le même produit auprès de la même source créeraient probablement des SKU avec des structures très différentes pour répondre à leurs propres exigences opérationnelles.

Connaître la différence permet de comprendre pourquoi les restaurants et les hôtels ont besoin des deux : les codes UPC vous permettent de passer des commandes auprès des fournisseurs et de vérifier les livraisons, tandis que votre propre système de codes SKU vous permet de suivre votre inventaire et d'analyser les données de vente. Cette stratégie à deux volets vous permet de suivre l'inventaire de toutes vos ventes et de gérer votre inventaire sur l'ensemble de votre site.

Applications des SKU dans les opérations hôtelières

Dans la pratique, les hôtels sont confrontés à des problèmes d'inventaire que les solutions génériques destinées au commerce de détail ne permettent pas de résoudre. Les clients veulent une qualité constante, leurs demandes varient au fil des saisons de manière difficile à prévoir, et les différents services se disputent un espace d'entreposage limité tout en ayant besoin de fournitures différentes.

Entretien ménager et fournitures pour les chambres

Dans les opérations hôtelières, le service d'entretien ménager est généralement celui qui doit suivre le plus grand nombre d'articles en stock. Vous pouvez avoir besoin de suivre des dizaines d'articles différents dans une seule chambre, tels que des draps de différentes tailles, des serviettes de bain, des gants de toilette, des articles de toilette, des produits en papier et des produits d'entretien. Si vous n'attribuez pas à chaque article un SKU unique, il devient difficile de savoir lesquels doivent être commandés à nouveau.

Prenons l'exemple d'un hôtel de 200 chambres, dont certaines sont des chambres king et queen. Vous avez besoin de draps-housses différents pour chaque taille de lit, et chaque niveau de qualité de drap (standard, premium, luxe) est un article distinct dans votre système de gestion des stocks. En attribuant à chaque variété une identification unique, telle que « SHT-FIT-KNG-PRM » pour les draps-housses king premium, vous pouvez suivre vos niveaux de stock et les modifier en fonction des prévisions d'occupation.

Ces données SKU détaillées permettent d'éviter le problème classique qui consiste à avoir trop de draps queen et pas assez de draps king, ou à avoir trop d'équipements ordinaires et pas assez d'articles de toilette premium dans les suites de luxe.

Inventaire des aliments et des boissons

Lorsque vous gérez un restaurant ou un bar, vous devez gérer des produits périssables, suivre les portions et les articles qui se vendent rapidement. Une bonne gestion des SKU dans le domaine de l'alimentation et des boissons ne se limite pas à l'apposition d'étiquettes sur les produits. Elle comprend également le suivi des ventes, des déchets et des coûts des menus.

Un restaurant d'hôtel peut créer des SKU qui incluent le fournisseur, le type d'aliment et la taille du contenant. Par exemple, « MEAT-BEEF-TEND-10LB » signifie filet de bœuf en morceaux de dix livres. Cette méthode permet aux responsables de cuisine de surveiller les niveaux de stock par rapport aux données de vente passées, de repérer les tendances de vente pour certains produits et de planifier les stocks pour les événements ou les ajustements de menu qui ont lieu chaque saison.

Lorsque les deux services utilisent la même plateforme logicielle de gestion des stocks, le lien avec les stocks de l'entretien ménager devient évident. Le fait d'avoir le même format de référence dans tous les services permet de générer des rapports sur l'ensemble de l'établissement, de planifier les stocks avec précision et de passer des commandes auprès de fournisseurs communs en une seule fois.

Suivi de la maintenance et des équipements

Les services d'ingénierie et de maintenance d'un hôtel disposent généralement des gammes de produits les plus étendues. Ils gèrent tout, des filtres CVC et des ampoules électriques aux pièces uniques pour les équipements de cuisine. De nombreux articles de maintenance sont commandés moins souvent que les consommables, mais ils sont très importants lorsqu'ils sont nécessaires.

La création de SKU pour les stocks de maintenance permet de s'assurer que lorsqu'une pièce d'ascenseur tombe en panne ou qu'un groupe frigorifique doit être réparé, le personnel peut vérifier immédiatement la disponibilité au lieu de passer des commandes d'urgence. Pour la maintenance, un SKU peut être un identifiant d'équipement tel que « HVAC-FLT-20x25-MRV8 » pour une certaine taille et un certain rendement d'un filtre.

Dans tous les services, les données au niveau des SKU permettent un fonctionnement plus fluide en réduisant le temps passé à rechercher des produits, en diminuant le coût des commandes d'urgence et en permettant un réapprovisionnement proactif basé sur les tendances de consommation plutôt que des réponses réactives aux ruptures de stock.

Création et mise en œuvre de systèmes SKU

Une fois que vous savez comment fonctionnent les systèmes de gestion des stocks dans les hôtels et les restaurants, l'étape suivante consiste à les mettre en œuvre. Vous devez planifier soigneusement la création des unités de gestion des stocks. Un système mal conçu peut causer des problèmes, tandis qu'un bon système SKU peut contribuer au bon fonctionnement de votre entreprise.

Processus de création de SKU étape par étape

Avant de créer des SKU, les hôtels doivent examiner l'ensemble de leurs stocks et les regrouper de manière logique. Les étapes suivantes vous aideront à mettre cela en pratique :

1. Définissez les catégories et les attributs des produits : identifiez la manière dont votre hôtel regroupe naturellement les produits, par exemple par service, par fournisseur, par lieu de stockage ou par fréquence d'utilisation. Dressez la liste des principaux attributs qui différencient les articles au sein de chaque catégorie.
2. Établissez des conventions de nommage : déterminez le nombre de caractères maximum, les symboles de séparation et les normes d'abréviation. La cohérence est plus importante que l'élégance : « AMEN-SOAP-LUX-50ML » fonctionne si tout le monde comprend le format.
3. Créez des modèles de format standardisés : documentez la structure de vos références avec des exemples pour chaque service. Un modèle garantit que les nouveaux produits reçoivent des références suivant des modèles établis plutôt que des codes improvisés.
4. Testez avec des scanners de codes-barres et des logiciels : avant le déploiement complet, vérifiez que votre logiciel de gestion des stocks et votre système de point de vente lisent et traitent correctement vos numéros de référence. Testez les scanners de codes-barres à différents points de contrôle.
5. Formez le personnel et intégrez la gestion immobilière : générez des SKU pour l'ensemble de votre catalogue, chargez-les dans votre système d'inventaire et formez les chefs de service aux procédures appropriées de lecture et de suivi.

Gestion manuelle ou automatisée des références

Les restaurants doivent choisir entre une gestion manuelle ou automatisée de leurs stocks. Ce choix est fortement influencé par la taille de l'établissement, le budget et les projets de croissance.

Pour les petits hôtels-boutiques disposant de peu de chambres, l'utilisation de tableurs et d'autres méthodes manuelles peut suffire dans un premier temps. Les systèmes automatisés de gestion des stocks qui permettent de suivre les niveaux de stock sur tous les sites, de créer des références pour les nouveaux produits et de fournir des prévisions de ventes basées sur les données historiques sont très utiles pour les grands hôtels ou ceux qui souhaitent se développer.

En fin de compte, la réponse dépend du nombre de références de votre établissement et de la fréquence à laquelle les stocks changent. Les établissements dont le catalogue est stable et limité n'ont pas besoin d'agir aussi rapidement que ceux qui ont des activités de restauration dynamiques ou plusieurs points de vente qui doivent suivre les stocks entre les différents sites.

Défis courants et solutions

Même les systèmes de références bien planifiés ont du mal à être mis en œuvre. Les hôtels et les restaurants peuvent trouver des moyens d'empêcher les problèmes avant qu'ils ne surviennent, plutôt que de les résoudre après coup, s'ils savent qu'ils vont se produire.

Création incohérente de références entre les services

Lorsque les services d'entretien ménager, de restauration et de maintenance créent chacun leurs propres formulaires SKU sans se concerter, cela entraîne une confusion et des données qui ne sont pas compatibles entre elles. Différents services peuvent attribuer différents codes SKU à un même produit, ce qui perturbe les statistiques d'inventaire et rend plus difficile l'analyse de la chaîne d'approvisionnement.

La solution consiste à mettre en place une gouvernance centralisée des unités de gestion des stocks, c'est-à-dire une autorité unique (généralement la direction des opérations ou des achats) qui approuve tous les nouveaux numéros de référence, tient à jour le système de codification de référence et veille à ce que les autres services suivent les mêmes procédures. Cette centralisation permet de conserver des données d'inventaire précises sans avoir de services distincts.

Duplication des SKU et confusion dans les stocks

Lorsque des produits identiques reçoivent le même SKU, lorsque le personnel effectue de nouvelles entrées sans vérifier les codes existants ou lorsque le même produit est livré dans un emballage différent, des unités de gestion des stocks en double apparaissent. Ces doublons perturbent le suivi des ventes, faussent les niveaux de stock et rendent plus difficile l'obtention du nombre correct d'articles à réapprovisionner.

La plupart des doublons sont automatiquement supprimés lorsque vous utilisez la vérification des identifiants uniques dans votre logiciel de gestion des stocks. Des audits réguliers du système, qui comparent les stocks physiques aux enregistrements du système tous les trois mois, permettent de détecter les erreurs qui échappent aux autres contrôles. De nombreux systèmes actuels avertissent les employés de la présence éventuelle de doublons lorsqu'ils tentent d'attribuer des SKU qui existent déjà dans le système.

Formation du personnel et résistance à l'adoption

Sans le soutien des employés, la mise en œuvre d'une nouvelle technologie ne fonctionne pas. Les employés habitués à des méthodes informelles de suivi des stocks peuvent ne pas apprécier les systèmes de référence organisés, car ils les considèrent comme une formalité administrative supplémentaire plutôt que comme un moyen d'améliorer les opérations.

Cette opposition peut être surmontée grâce à des sessions de formation approfondies qui montrent comment ces systèmes peuvent contribuer à améliorer l'efficacité. Expliquez au personnel d'entretien comment le scan des unités de gestion des stocks peut les aider à trouver plus rapidement les articles dans les réserves. Montrez aux responsables de cuisine comment les données SKU peuvent les aider à déterminer le prix de chaque plat du menu. Lorsque les employés comprennent que le système répond à leurs besoins et ne sert pas uniquement à générer des rapports de gestion, ils l'utilisent beaucoup plus facilement.

Un soutien continu après la formation initiale est nécessaire pour garantir le succès du déploiement. Des guides de référence rapide, des champions de département qui aident leurs collègues et un support informatique réactif contribuent à une utilisation continue et appropriée.

Conclusion et prochaines étapes

Les unités de gestion des stocks sont l'élément le plus important pour bien gérer les stocks d'un restaurant. Les SKU vous offrent la précision dont vous avez besoin pour suivre le linge et les équipements, les fournitures du restaurant et les composants d'entretien. C'est ce qui distingue les établissements bien gérés de ceux qui sont souvent en rupture de stock ou qui ont trop de stocks.

Ces étapes rapides changeront le fonctionnement des stocks de votre hôtel :

1. Vérifiez les pratiques actuelles en matière d'inventaire afin d'identifier les lacunes et les incohérences dans le suivi.
2. Concevez un modèle de structure SKU adapté aux services et à la taille de votre établissement
3. Testez le système dans un service (le service d'entretien ménager est souvent le cas test le plus clair)
4. Intégrez les formats de référence vérifiés à votre système de gestion immobilière et à vos processus de commande
5. Mettez en place une gouvernance continue pour maintenir des registres d'inventaire précis à mesure que votre catalogue évolue

Pour continuer à optimiser vos processus, intéressez-vous à des sujets connexes tels que les systèmes d'automatisation des stocks qui réduisent le travail humain, les connecteurs de systèmes de gestion immobilière qui regroupent toutes vos données opérationnelles et les tactiques marketing qui utilisent les données au niveau des références pour planifier des promotions ciblées et gérer les revenus.

Ressources supplémentaires

Exemples de modèles de SKU pour les services hôteliers :

• Entretien ménager : [DEPT]-[CATEGORY]-[ATTRIBUTE]-[SIZE] (par exemple, HSK-TOWEL-BATH-STD)
• Restauration : [SOURCE]-[TYPE]-[SPEC]-[UNIT] (par exemple, PROD-VEG-ORG-5LB)
• Maintenance : [SYSTÈME]-[PIÈCE]-[SPÉC]-[CLASSEMENT] (par exemple, ELEC-BULB-LED-60W)

Considérations relatives à l'intégration :

• Vérifiez la compatibilité du format SKU avec le PMS existant avant la mise en œuvre
• Testez la fonctionnalité du lecteur de codes-barres avec les longueurs de sku proposées
• Confirmez que les détaillants et fournisseurs en ligne peuvent associer leurs codes produit à vos skus internes

Meilleures pratiques pour une gestion continue :

• Examinez les performances des SKU tous les trimestres à l'aide des données de vente et des indicateurs de chiffre d'affaires.
• Archivez les SKU discontinués plutôt que de les supprimer afin de conserver la capacité d'analyse historique
• Documentez toutes les modifications apportées aux unités de gestion des stocks afin de conserver des pistes d'audit et de prévoir la demande avec précision