Système de gestion des commandes des restaurants : Qu'est-ce que c'est, comment l'utiliser

Un système de gestion des commandes dans un restaurant est comme le cerveau qui contrôle chaque commande, depuis la prise de commande du client jusqu'à sa livraison. Il rassemble tout le travail effectué en salle, en cuisine et lors de la livraison. Les restaurateurs qui souhaitent mettre fin aux perturbations opérationnelles et augmenter leurs ventes doivent comprendre le fonctionnement de ces systèmes afin de réussir dans le secteur actuel de la restauration.

Cet article s'adresse aux restaurants de toutes tailles et traite des nombreux types de systèmes, de leurs principales caractéristiques, de leur configuration et du choix d'un fournisseur. Vous y trouverez des conseils utiles adaptés aux besoins de votre entreprise, que vous soyez propriétaire d'un café, que vous gériez plusieurs restaurants ou que vous exploitiez une flotte de food trucks. Nous ne parlons ici que des systèmes de gestion des commandes. Nous mentionnons la gestion des stocks, les programmes de fidélisation des clients et les analyses sophistiquées lorsqu'ils sont applicables, mais ils ne constituent pas notre sujet principal.

Un système de gestion des commandes de restaurant améliore également le processus de commande en ligne en regroupant les commandes provenant de différentes sources, telles que les commandes sur place, les commandes en ligne, les applications tierces comme Uber Eats, les appels téléphoniques et les commandes mobiles, dans un tableau de bord unique. Ce tableau de bord envoie les commandes à votre système de point de vente, aux systèmes d'affichage de cuisine et aux imprimantes, et il met à jour votre menu en temps réel afin d'éviter les erreurs et les ruptures de stock.

Comprendre les systèmes de gestion des commandes de restaurant

Un système de gestion des commandes de restaurant est un système de point de vente complet basé sur le cloud qui prend les commandes de tous les canaux de vente de votre entreprise, vérifie leur exactitude, les achemine et en assure le suivi. Un système de gestion des commandes est différent d'un système de point de vente standard pour restaurant, car il gère l'ensemble du processus de commande, depuis le moment où un client passe une commande jusqu'à sa préparation en cuisine et sa livraison ou son enlèvement.

Cette différence est importante, car les restaurants modernes ont besoin de plus que le simple traitement des transactions pour fonctionner correctement. Leur menu en ligne, leurs opérations culinaires et leur logistique de livraison doivent tous être synchronisés en temps réel. Lorsqu'un consommateur passe une commande sur votre site web, celle-ci doit automatiquement mettre à jour l'inventaire, s'afficher sur les écrans de la cuisine par ordre de temps de préparation et se synchroniser avec la répartition des livreurs, le tout sans aucune intervention de votre part.

Composants essentiels d'un système de gestion des commandes de restaurant

La base de tout système de gestion des commandes de restaurant ou de commande en ligne est la capacité à saisir et à traiter les commandes. Cela inclut les terminaux de point de vente à écran tactile pour les employés, les bornes à l'usage des clients, les commandes en ligne via votre site web et la connexion avec d'autres marchés. Le système vérifie les niveaux de stock, applique les prix et les remises appropriés, et envoie la commande au poste de préparation approprié pour s'assurer qu'elle est valide.

Les systèmes d'affichage en cuisine (KDS) utilisent des écrans résistants à la chaleur à la place des tickets papier. Ils classent les commandes par ordre de priorité en fonction du temps de préparation, de la difficulté et de l'ordre dans lequel elles doivent être servies. Au lieu d'organiser les commandes par ordre d'arrivée, votre équipe de cuisine les organise en fonction de leur urgence. Cela lui permet de regrouper les produits qui doivent être cuits en même temps et de servir plusieurs plats en même temps.

Grâce aux fonctionnalités d'intégration, vous pouvez relier votre système de gestion des commandes à votre système actuel de point de vente, de suivi des stocks, de traitement des paiements et de livraison. Un système entièrement intégré élimine les doubles saisies, réduit le risque d'erreur dans les commandes et offre à l'ensemble de votre entreprise un seul endroit où trouver la vérité.

Le suivi des commandes et les mises à jour en temps réel permettent à votre personnel et à vos clients de rester informés. Les clients peuvent suivre l'évolution de leurs commandes depuis le moment où ils les passent jusqu'à leur livraison. Les responsables peuvent obtenir des rapports complets sur les délais de livraison, les plats les plus populaires et les tendances des ventes sur tous les canaux.

Intégration des commandes multicanaux

La gestion des commandes en salle prend en charge le service à table, de l'installation des clients au paiement. Les serveurs transmettent les commandes directement aux cuisines concernées. Le contrôle du timing des plats permet de s'assurer que les entrées, les plats principaux et les desserts sont servis au bon moment. L'intégration avec la gestion des tables accélère la rotation des tables et optimise l'espace disponible.

La synchronisation de votre plateforme de commande et de livraison en ligne rassemble les commandes provenant d'Uber Eats, de DoorDash, de votre propre site web et d'autres sources dans un seul tableau de bord. Votre personnel n'a plus à gérer plusieurs tablettes provenant de différentes plateformes ; il peut tout faire à partir d'une seule interface. La synchronisation du menu en temps réel empêche les clients de commander des plats qui ne sont plus disponibles, ce qui réduit les annulations et la frustration.

Le traitement des commandes à emporter et à retirer en bordure de trottoir est désormais indispensable pour satisfaire les clients. Pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise, votre système doit vous fournir des estimations de temps précises, envoyer des alertes automatiques lorsque les commandes sont disponibles et suivre les retraits effectués.

Connaître ces éléments de base vous aidera à déterminer les qualités précises dont votre type de restaurant a le plus besoin.

Fonctionnalités du système par type de restaurant

Un système de gestion des commandes de restaurant doit répondre à des besoins différents selon le type de restaurant. Une cuisine fantôme qui reçoit des centaines de commandes à livrer chaque jour a des besoins très différents de ceux d'un restaurant gastronomique qui propose des menus dégustation à plusieurs plats. Lorsque vous choisissez le système de commande adapté, vous devez savoir quelles fonctionnalités aideront réellement votre entreprise à gagner de l'argent.

Restaurants à service rapide (QSR)

Les restaurants à service rapide privilégient la rapidité et le volume avant tout. Votre système de commande doit être capable de traiter les transactions en quelques secondes, et non en quelques minutes. Il doit également disposer d'une interface facile à utiliser qui réduit le temps de formation et les coûts de main-d'œuvre.

Pour traiter un grand nombre de commandes, il faut des systèmes capables de gérer les pics d'activité sans ralentir. Les systèmes de point de vente basés sur le cloud et dotés d'une infrastructure solide continuent de fonctionner correctement même lorsqu'ils doivent traiter des centaines de commandes par heure. Cela signifie que vous ne perdez jamais de ventes à cause de problèmes techniques.

L'intégration de bornes libre-service et de commandes mobiles réduit le nombre d'employés nécessaires de 20 à 30 % tout en augmentant le montant moyen des tickets. En effet, les clients qui commandent aux bornes ont tendance à ajouter plus de produits sans se sentir jugés. Ces canaux permettent à votre personnel de se concentrer sur la cuisine et l'aide aux clients plutôt que sur la saisie des commandes.

Pour gérer les commandes au drive-in, vous avez besoin de systèmes de chronométrage qui suivent la progression de chaque voiture, de la commande à la livraison. L'intégration avec des systèmes de casques, des panneaux de confirmation et des écrans de cuisine garantit que tout est correct et rapide, ce qui a un impact direct sur la satisfaction des clients et leur envie de revenir.

Restaurants à service complet

Les restaurants à service complet ont besoin d'éléments qui améliorent le service humain, et non qui le remplacent, afin d'être à la fois efficaces et accueillants.

L'intégration de la gestion des tables et le contrôle du timing des plats permettent de synchroniser le travail des serveurs, des expéditeurs et des cuisiniers. Votre système doit permettre aux serveurs de savoir quand les clients sont prêts pour le plat suivant en envoyant automatiquement les bons tickets et en conservant le bon ordre entre les tables, même si les clients mangent à des rythmes différents.

La possibilité d'affecter des serveurs et de modifier les commandes vous donne la liberté de traiter les demandes des clients sans créer de confusion. Les modifications, les substitutions et les demandes spéciales doivent être facilement transmises à la cuisine où elles peuvent être consultées, ce qui réduit les erreurs et le gaspillage alimentaire.

La division de l'addition et le traitement des paiements accélèrent ce qui ralentit généralement la fin d'un repas. Les clients peuvent payer par carte, par portefeuille mobile ou même en divisant l'addition par plat. Votre personnel traitera les paiements rapidement afin d'accélérer la rotation des tables.

Camions-restaurants et vendeurs ambulants

Les camions-restaurants doivent faire face à des problèmes particuliers, tels que l'espace limité, les connexions Internet peu fiables et la nécessité de se déplacer fréquemment, ce qui les oblige à faire preuve d'une grande flexibilité.

Vous n'avez pas besoin d'un matériel de point de vente encombrant pour utiliser des interfaces mobiles sur tablettes et smartphones. Pour les opérations qui se déplacent chaque jour vers un endroit différent, il est important de disposer d'un équipement léger qui peut être déplacé et résister aux intempéries.

La fonctionnalité hors ligne empêche les achats manqués lorsque la connexion n'est pas bonne. Votre système doit continuer à traiter les commandes et synchroniser immédiatement les données avec le cloud lorsque la connexion est rétablie. Ainsi, vous n'aurez jamais à interrompre la prise de commandes en raison de problèmes techniques.

Les clients peuvent vous trouver et savoir quand leur repas est prêt grâce à la coordination des commandes et des retraits basée sur la localisation. Même si votre entreprise est mobile, l'intégration avec les services GPS et les notifications automatisées lui confère un aspect professionnel.

Résumé des principales fonctionnalités requises : les restaurants à service rapide ont besoin de rapidité et de libre-service ; les restaurants à service complet ont besoin de modes de paiement flexibles et d'horaires adaptables ; et les food trucks doivent être portables et pouvoir fonctionner hors ligne. Connaître ces différences peut vous aider à trouver des solutions rentables qui répondent à vos besoins opérationnels réels.

Une fois les fonctionnalités requises clairement définies, l'étape suivante consiste à élaborer un plan de mise en œuvre qui garantira leur bon fonctionnement.

Stratégie de mise en œuvre et sélection du système

Le choix et la mise en place d'un système de gestion des commandes pour votre restaurant sont des décisions importantes pour votre organisation. La méthode idéale consiste à trouver un équilibre entre vos besoins actuels et vos besoins futurs, afin que votre investissement continue à porter ses fruits à mesure que votre entreprise se développe.

Processus d'évaluation du système

Avant de vous tourner vers les fournisseurs, procédez à un examen interne complet :

1. Identifiez les commandes manquantes, en retard ou erronées afin de déterminer les problèmes opérationnels auxquels vous êtes actuellement confronté. Déterminez les canaux qui génèrent le plus de commandes et les tâches manuelles que votre équipe effectue alors que la technologie pourrait les automatiser.
2. Examinez comment vos technologies actuelles doivent fonctionner ensemble. Votre nouveau système de commande doit être compatible avec votre système de point de vente actuel, votre logiciel de gestion des stocks, votre logiciel de comptabilité et vos services de livraison. Privilégiez les solutions dotées d'API puissantes et d'intégrations préconfigurées plutôt que celles qui nécessitent un développement personnalisé.
3. Estimez le gain de temps, la réduction des erreurs et les perspectives de revenus pour déterminer le retour sur investissement possible. Les restaurants peuvent économiser 25 à 35 % sur les coûts de main-d'œuvre en automatisant les tâches, 15 % sur les pertes alimentaires en améliorant le suivi de leurs stocks et 15 à 30 % de leurs revenus en réduisant les frais liés aux applications tierces grâce à la commande en ligne directe.
4. Vérifiez si le système fonctionne pendant les périodes de forte affluence. Votre solution doit être capable de gérer vos heures de pointe sans ralentir. Demandez des périodes d'essai qui couvrent vos soirées les plus chargées, et pas seulement les mardis après-midi où il y a peu de monde.

Cadre de comparaison des fournisseurs

Tableview est le meilleur système de gestion des commandes pour les restaurants qui souhaitent pouvoir travailler avec de nombreux types d'établissements. Sa puissante fonctionnalité d'agrégation des commandes lui permet de traiter davantage de commandes sans frais par commande qui grèvent les bénéfices. Le routage en temps réel des points de vente et des systèmes KDS élimine le besoin de coordination manuelle. Grâce à des tableaux de bord unifiés sur tablette, votre équipe peut gérer les modifications, les remboursements et la logistique de livraison à partir d'un seul endroit. Les études de cas des utilisateurs montrent qu'ils peuvent traiter deux fois plus de commandes sans aucun problème, ce qui est très important pour développer leurs activités.

L'accent mis par Tableview sur le backend et l'auto-86ing sur toutes les plateformes évitent aux cuisines fantômes qui exploitent des marques imaginaires de se retrouver face à des consommateurs mécontents qui commandent des produits indisponibles. L'intégration de la gestion des tables offre aux restaurants à service complet la planification et la coordination dont ils ont besoin pour répondre aux normes de la restauration haut de gamme. Cette polyvalence en fait le meilleur choix pour les exploitants qui pourraient changer de concept ou se développer pour inclure plusieurs formats.

Choisir le bon fournisseur vous met sur la voie du succès, mais la mise en œuvre du plan peut s'avérer difficile et nécessite des solutions agressives.

Défis et solutions courants liés à la mise en œuvre

Si la mise en œuvre échoue, même le meilleur système de commande ne fonctionnera pas. Votre équipe ne bénéficiera des gains d'efficacité promis par ces technologies que si vous anticipez les problèmes courants et trouvez des solutions à l'avance.

Formation du personnel et résistance à l'adoption

Utilisez une méthode de formation par étapes qui comprend des sessions pratiques avant la mise en service. Commencez par former les membres de l'équipe qui sont enthousiasmés par le système et qui peuvent en être les plus grands défenseurs. Ensuite, formez les autres personnes en petits groupes. Discutez directement avec les employés de leurs inquiétudes. Beaucoup d'entre eux pensent que la technologie va leur prendre leur travail, mais en réalité, elle leur donne plus de temps pour se concentrer sur le service à la clientèle et d'autres tâches qu'ils apprécient davantage. Planifiez la formation pendant les périodes creuses et veillez à ce que votre équipe puisse accéder immédiatement aux documents de référence lorsqu'elle a des questions.

Complexité de l'intégration avec les systèmes existants

Avant d'acheter, vérifiez minutieusement l'API pour vous assurer qu'elle est compatible avec les systèmes de point de vente et d'inventaire actuellement utilisés dans votre restaurant. De nombreuses solutions actuelles sont fournies avec un middleware qui connecte les technologies obsolètes aux nouvelles plateformes. Cela permet un flux de données fluide sans avoir à tout remplacer d'un seul coup. Prévoyez le travail d'intégration et anticipez la nécessité de résoudre certains problèmes au début. Même les systèmes bien conçus doivent être configurés en fonction de vos besoins individuels. Travaillez avec des fournisseurs qui offrent une assistance dédiée à l'intégration plutôt que de se contenter de fournir une documentation générale.

Performances aux heures de pointe et fiabilité du système

Avant le déploiement complet, mettez en place des processus de test de charge en reproduisant les situations les plus chargées pour votre service. Vérifiez que votre connexion Internet peut répondre aux besoins d'un système de point de vente basé sur le cloud et mettez en place des plans de secours tels que des capacités hors ligne, un basculement vers un hotspot mobile ou une sauvegarde des tickets imprimés afin de maintenir le service en cas de panne des systèmes principaux. La plupart des problèmes de performances sont dus à une infrastructure réseau médiocre, et non aux systèmes eux-mêmes. Investissez donc dans une connectivité fiable.

En traitant ces problèmes de manière proactive, la mise en œuvre passe d'un problème à une opportunité d'améliorer les choses.

Conclusion

Un système de gestion des commandes de restaurant facilite le fonctionnement de votre entreprise en regroupant la prise de commandes, la coordination de la cuisine et l'exécution des commandes sur tous vos canaux. Ces solutions ont un effet direct sur vos résultats financiers en réduisant le nombre de commandes incorrectes qui agacent les clients et en vous permettant de prendre des décisions fondées sur des données concernant la dotation en personnel et l'optimisation des menus.

Vos prochaines étapes immédiates :

1. Réalisez une évaluation opérationnelle cette semaine : documentez vos points faibles actuels, les volumes de commandes par canal et les exigences d'intégration.
2. Organisez des démonstrations avec 2 ou 3 fournisseurs, dont Tableview, en testant spécifiquement vos scénarios d'heures de pointe.
3. Réalisez un test pilote sur un seul site ou pendant des heures limitées avant le déploiement complet.
4. Planifiez la mise en œuvre complète avec une formation par étapes, une vérification de l'intégration et des procédures de sauvegarde.

Pour améliorer vos opérations, envisagez l'intégration de la gestion des stocks afin de connaître en temps réel les niveaux de stock de votre menu, les programmes de fidélisation qui collectent les coordonnées des clients et encouragent la fidélisation, et les analyses avancées qui montrent les tendances des ventes et les moyens d'améliorer la communication au sein de votre équipe.

Tableview est le meilleur système de gestion des commandes de restaurant pour un large éventail d'établissements, car il est très flexible. Que vous gériez des cafés, des food trucks, des restaurants à service rapide ou des restaurants à service complet dans plusieurs endroits, sa flexibilité, sa structure sans commission et sa capacité à fonctionner avec d'autres systèmes permettent à votre entreprise de se préparer à une réussite et à une expansion à long terme.

Ressources supplémentaires

Préparation à la mise en œuvre :

• Feuille de travail d'évaluation opérationnelle documentant le flux de commandes actuel et les points faibles
• Fiche d'évaluation des fournisseurs basée sur les critères de comparaison ci-dessus
• Liste de contrôle de compatibilité d'intégration pour votre pile technologique existante

Outils de calcul du retour sur investissement :

• Modèle d'analyse des coûts de main-d'œuvre comparant les flux de travail actuels et automatisés
• Formulaire de suivi de la précision des commandes pour l'établissement d'une base de référence
• Calculateur d'opportunités de revenus pour les commandes en ligne directes par rapport aux applications tierces

Préparation de l'équipe :

• Modèle de calendrier de formation par étapes avec modules spécifiques à chaque rôle
• Guides de référence rapide pour les fonctions courantes du système pendant le service
• Modèles de communication sur la gestion du changement pour les annonces au personnel