Wenn Sie nach Ladenschluss hinter fast jeden Empfangstresen schauen, werden Sie denselben Gegenstand finden: einen mit einem Gummiband zusammengebundenen Stapel gewellter Thermopapierbelege. Meistens sind es unterschriebene Händlerbelege. Niemand liest sie. Niemand hat sie seit Jahren gelesen. Sie liegen in einer Kiste unter dem Schreibtisch, bis die Kiste voll ist; dann wandern sie in eine andere Kiste in einem Raum, in den niemand gerne hineingeht, und schließlich schreddert jemand das ganze Zeug. Unterdessen staut sich der Drucker, der sie produziert hat, zweimal pro Schicht, und alle sechs Wochen wird eine neue Papierbestellung aufgegeben. Die Umstellung auf papierlos ist keine wirklich umweltfreundliche Initiative, egal was das Marketing verspricht. Es ist ein Wartungsproblem, das man loswird, und ein überraschend großer Teil davon verschwindet in dem Moment, in dem das Zahlungssystem Ihres Restaurants eine Unterschrift auf dem Bildschirm statt auf einem Beleg akzeptieren kann.
Der Haken daran ist, dass „papierlos“ als eine einzige Umstellung verkauft wird, obwohl es sich keineswegs um so etwas handelt. Ein Restaurant läuft auf sechs oder sieben verschiedenen Papiergewohnheiten. Sie existieren aus unterschiedlichen Gründen, bergen unterschiedliche Risiken, und bei jeder gibt es eine andere Person, die sich mit dir darüber streiten wird, sie abzuschaffen. Einige davon kann Ihr Restaurant-Kassensystem noch diese Woche komplett abschaffen. Bei ein oder zwei müssen Sie zunächst mit Ihrem Steuerberater sprechen. Mindestens eine sollten Sie beibehalten, und ich werde Ihnen sagen, welche. Im Folgenden finden Sie die Reihenfolge, in der ich sie angehen würde.
Zählen Sie zunächst, was Sie tatsächlich ausdrucken
Mach das, bevor du irgendetwas kaufst. Führe eine Woche lang neben jedem Drucker ein Zählblatt und notiere jedes Dokument, das dort ausgedruckt wird. Keine Kategorien, sondern tatsächliche Stückzahlen. Die meisten Betreiber schätzen ihre eigenen Zahlen falsch ein, meist sogar erheblich.
Ein typisches Nachbarschaftsrestaurant mit 80 Plätzen, das sechs Tage die Woche geöffnet ist, druckt in einer Woche etwa Folgendes aus: etwa 900 Gästebelege, 700 Händlerkopien mit Trinkgeldzeile, 1.400 Küchenzettel für zwei Arbeitsstationen, 40 Lieferscheine von Lieferanten, einen Stapel täglicher Vorbereitungslisten und Linienkontrollen, sechs Checklisten für die Öffnung und den Abschluss pro Tag sowie einen Z-Bericht pro Kasse pro Nacht. Die Küchenzettel machen mit Abstand die größte Anzahl aus, und das ahnt fast niemand. Die Händlerkopien bilden den größten Stapel, was das Volumen angeht, da sie aufbewahrt werden.
Schreib die Zahlen auf ein Whiteboard im Büro, wo das Team sie sehen kann. Das hat zwei nützliche Vorteile: Es verhindert, dass das Projekt zu einer Diskussion über Meinungen wird, und es gibt dir eine Ausgangsbasis, auf die du in drei Monaten verweisen kannst, wenn jemand behauptet, nichts habe sich geändert.
Was eine Rolle Thermopapier wirklich kostet
Das Papier selbst ist billig, und genau deshalb wird es nie genauer unter die Lupe genommen. Eine Kiste mit fünfzig 80-mm-Rollen kostet etwa 35 bis 45 Dollar, je nach Lieferant und der Menge, die man auf einmal kauft. In einem gut besuchten Restaurant werden täglich zwei oder drei Rollen in den Druckern im Servicebereich verbraucht. Rechnen wir mit 400 Dollar pro Jahr für Rollen in einem Restaurant mit einem Standort. Niemand wird seinen Betrieb wegen 400 Dollar umstrukturieren.
Die tatsächlichen Kosten liegen darunter. Thermodruckköpfe verschleißen, und ein Drucker an einer Station, der in einem Servicebereich mit Dampf und Fett in der Luft steht, nutzt sich schneller ab, als es das Datenblatt vermuten lässt. Rechnen Sie mit 250 bis 400 Dollar pro Gerät und gehen Sie davon aus, dass Sie alle paar Jahre eines ersetzen müssen. Dazu kommen noch die Papierstaus. Ein Papierstau während des Ansturms am Samstag kostet Sie einen Kellner, der 90 Sekunden lang am Drucker steht, während sein Bereich wartet: und das passiert öfter, als man zugeben möchte, weil niemand es protokolliert.
Rechnen Sie die Lagerkosten hinzu. Rechnen Sie den Aktenvernichtungsvertrag hinzu, falls Sie einen haben: und Sie sollten einen haben, wenn diese Belege Kartennummern und Unterschriften enthalten. Rechnen Sie die zwanzig Minuten hinzu, die ein Manager jeden Monat damit verbringt, einen bestimmten unterschriebenen Beleg zu suchen, weil ein Gast eine Belastung beanstandet hat. Letzteres ist der kostspielige Posten, und genau diesen Problembereich löst die digitale Erfassung tatsächlich, anstatt ihn nur zu verringern.
Es gibt auch ein echtes Gesundheitsproblem, das die Beschaffung in einigen Märkten verändert hat. Das meiste Thermopapier ist mit Bisphenol A oder dessen engem Verwandten Bisphenol S beschichtet, weshalb Thermobelege vielerorts nicht im normalen Papierrecycling akzeptiert werden und warum die EU bereits 2020 BPA in Thermopapier eingeschränkt hat. Ihr Team ist pro Schicht acht Stunden lang mit dieser Beschichtung in Kontakt. Das ist für sich genommen kein Grund, gehört aber auf die Liste.
Die Händlerkopie und warum sie an Bedeutung verloren hat
Hier ist der Punkt, den die meisten Betreiber noch nicht begriffen haben. Die unterschriebene Händlerkopie existiert, weil die Kartennetzwerke früher die Unterschrift des Karteninhabers als Nachweis der Anwesenheit bei Transaktionen mit physischer Kartenzahlung verlangten. Diese Anforderung gibt es nicht mehr. In den Jahren 2017 und 2018 haben Mastercard, Visa, American Express und Discover die Erfassung der Unterschrift bei Transaktionen mit physischer Karte in den Vereinigten Staaten und Kanada optional gemacht, und in Märkten, die bereits viel früher auf Chip und PIN umgestellt hatten, war sie ohnehin schon im Verschwinden begriffen. Der Chip in der Karte und die PIN am Terminal übernehmen die Aufgabe, die früher die Unterschrift erfüllte, und das sogar deutlich besser.
Wenn Sie also immer noch zwei Kopien jeder Kartentransaktion ausdrucken und eine davon ablegen, halten Sie an einer Kontrollmaßnahme fest, die die Kartennetzwerke selbst schon vor Jahren abgeschafft haben. Das ist es wert, einen Moment darüber nachzudenken.
Der Grund, warum diese Praxis gerade in Restaurants fortbesteht, ist die Zeile für das Trinkgeld. In den Vereinigten Staaten ist die Händlerkopie der Ort, an dem der Gast das Trinkgeld einträgt, und der Kellner gibt es später bei der Trinkgeldabrechnung ein. Das ist ein echter Arbeitsablauf, kein Aberglaube. Aber es ist ein Arbeitsablauf, für den es eine digitale Alternative gibt, die durchweg besser ist: eine Trinkgeldabfrage auf dem Bildschirm zum Zeitpunkt der Zahlung, bei der der Betrag sofort mit der Transaktion erfasst wird, anstatt um 1 Uhr morgens aus der Handschrift abzulesen. Wenn Sie jemals beobachtet haben, wie ein Abrechnungsmanager eine 7, die vielleicht eine 1 sein könnte, mit zusammengekniffenen Augen betrachtet, wissen Sie, warum es sich lohnt, den Schritt des Abtastens zu eliminieren. Die Mechanismen, wie man diese Aufforderungen präsentiert, und wie sich dies auf Ihre Durchschnittswerte auswirkt, sind ein eigenes Thema und es lohnt sich, sich darüber zu informieren, bevor Sie die Standardeinstellungen für Servicegebühren und Trinkgelder ändern.
So funktioniert die Erfassung von Unterschriften auf dem Bildschirm tatsächlich
Der Ablauf ist unauffällig, und genau darum geht es. Der Kellner bringt ein Handterminal oder Tablet an den Tisch, der Rechnungsbetrag wird angezeigt, der Gast tippt auf eine Trinkgeldoption oder gibt einen Betrag ein und unterschreibt dann mit der Fingerspitze in einem Feld auf dem Bildschirm. Das Bild der Unterschrift wird zusammen mit einem Zeitstempel für diese Transaktion gespeichert. Es wird kein Beleg ausgedruckt. Es wird kein Beleg abgelegt. Wenn der Gast eine Quittung wünscht, erhält er diese per E-Mail, per SMS oder durch Scannen eines Codes; wenn er gar nichts möchte, tippt er einfach weiter.
Zwei Details unterscheiden eine Umsetzung, die die Gäste akzeptieren, von einer, über die sie sich beschweren. Das erste ist die Geschwindigkeit: Der Schritt der Unterschrift darf nur Sekunden kosten, nicht die Ladezeit eines Bildschirms. Wenn der Gast einem Ladekreisel zusieht, während das WLAN nachdenkt, wird er nach der Papierversion fragen, und das zu Recht. Der zweite Punkt ist die Abfrage. Eine Unterschrift zu erfassen ist einfach. Die Fähigkeit, eine bestimmte Unterschrift vier Monate später innerhalb von zehn Sekunden anhand der letzten vier Ziffern oder anhand von Tischnummer und Datum zu finden, ist der Teil, der den Wandel rechtfertigt. Bitten Sie jeden Anbieter, die Abfrage zu demonstrieren, nicht die Erfassung. Die Erfassung kann jeder vorführen.
In der Praxis funktioniert dies nur, wenn die Bezahlung am Tisch und nicht an einer Kasse erfolgt. Wenn Ihre Kellner die Karten noch zu einem festen Terminal bringen, müssen Sie zuerst ein anderes Projekt umsetzen, und die Bestellung und Bezahlung am Tisch ist der Schritt, der erst umgesetzt werden muss, bevor Signaturen auf dem Bildschirm überhaupt Sinn ergeben.
Hält eine digitale Unterschrift im Streitfall stand?
Das ist die Frage, die die Entscheidung verzögert, daher möchte ich mich hier ganz klar ausdrücken. Bei einer Transaktion mit physischer Karte, bei der der Chip gelesen und die PIN eingegeben wurde, ist die Unterschrift für den Ausgang des Falls nahezu irrelevant. Die kryptografischen Nachweise vom Chip entscheiden über Gewinn oder Verlust in diesem Fall, und diese sind im Transaktionsprotokoll enthalten: unabhängig davon, ob jemand etwas unterschrieben hat oder nicht.
Wo eine Unterschrift nach wie vor Gewicht hat, sind Transaktionen, die keine einfachen Verkäufe mit vorgelegter Karte sind: eine Belastung für ein Hotelzimmer, ein Firmenkonto, über das vierteljährlich Ihr Privatzimmer gebucht wird, eine Bankettrechnung, eine No-Show-Gebühr für eine hinterlegte Karte. In diesen Fällen weisen Sie nicht nach, dass die Karte vorgelegt wurde. Man weist nach, dass eine bestimmte Person einem bestimmten Betrag zugestimmt hat. Eine mit einem Zeitstempel versehene digitale Signatur, die an einer detaillierten Rechnung angehängt ist, erfüllt diesen Zweck mindestens genauso gut wie ein Kugelschreiber auf einem Curling-Beleg, und im Gegensatz zum Beleg ist sie auch im November noch auffindbar.
Was tatsächlich darüber entscheidet, ob Sie diese Fälle gewinnen, sind die Qualität der Beweise und die Reaktionsgeschwindigkeit, und die meisten Gastronomiebetriebe scheitern eher an der Geschwindigkeit als an den Beweisen. Wenn Sie sich ein umfassendes Bild davon machen möchten, wie der Prozess abläuft und was Einspruchspakete enthalten müssen, haben wir dies im Leitfaden zu Rückbuchungen in der Gastronomie ausführlich behandelt. Die Kurzfassung: Eine digitale Aufzeichnung, die Sie innerhalb einer Minute abrufen können, ist einer Papieraufzeichnung, die Sie vielleicht in einer Stunde finden, überlegen, da das Antwortfenster begrenzt ist und die Stunde in der Regel nicht zur Verfügung steht.
Küchenbelege machen den größeren Teil aus
Denken Sie an die Zahlen. Küchenzettel überwiegen alles andere, oft im Verhältnis zwei zu eins, und sie sind die am wenigsten vertretbaren Unterlagen im Haus, da der Zettel innerhalb von zwanzig Minuten nach dem Ausdrucken weggeworfen wird. Er hat keinen Beweiswert, unterliegt keiner Aufbewahrungspflicht und wird von keinem Gast jemals gesehen.
Sie durch Bildschirme zu ersetzen, ist ein bewährter Weg, und die betrieblichen Vorteile liegen auf der Hand: kein Nachdrucken verlorener Zettel, keine Zettel, die hinter die Theke gefallen sind, zeitliche Abläufe auf Einzelgericht-Ebene, die man tatsächlich messen kann, und Änderungen, die direkt auf dem Bildschirm aktualisiert werden, anstatt als zweiter Zettel einzutreffen, der dem ersten widerspricht. Allergenhinweise sind nicht mehr nur handgeschriebene Kreise. Die Zeitangaben für die Kurse werden nicht mehr laut ausgerufen.
Das ehrliche Gegenargument lautet, dass ein Papierschein niemals ausfällt, ein Bildschirm hingegen schon. Das ist wahr, und deshalb behält man bei einer vernünftigen Einrichtung einen Drucker als kabelgebundenes und konfiguriertes Ausweichsystem bei, anstatt ihn komplett zu entfernen. Wir haben die beiden Ansätze in „KDS vs. Küchendrucker“ ausführlich verglichen, einschließlich der Bereiche, in denen Papier tatsächlich immer noch die Nase vorn hat. Wenn Sie intern Argumente dafür sammeln, finden Sie auf den Seiten zum Küchendisplay-System die Einzelheiten zur Arbeitsablaufsteuerung, genau der Teil, der darüber entscheidet, ob die Küche Ihnen dankbar ist oder es Ihnen übel nimmt.
Hotels: Die Unterschrift, die immer noch etwas bedeutet
Der Hotel-Gastronomiebereich ist das einzige Umfeld, in dem die Unterschrift des Gastes nie an Bedeutung verloren hat, und das hat nichts mit Kartennetzwerken zu tun. Wenn ein Gast für eine Runde am Pool oder ein Zimmerservice-Frühstück unterschreibt, weist er damit nicht nach, dass eine Karte vorlag. Er autorisiert eine Belastung seines Kontos, die er erst am Donnerstag begleichen wird. Diese Unterschrift ist das Einzige, was zwischen Ihrer Rezeption und einem langwierigen Gespräch beim Check-out steht.
Die traditionelle Variante davon ist wirklich schlecht. Am Ausschank wird ein Beleg ausgedruckt, der Gast unterschreibt ihn, der Beleg wandert am Ende der Schicht in einem Plastikfach zur Rezeption und landet dort in einer Schublade, ohne nach irgendetwas Bestimmtem sortiert zu sein. Wenn ein Gast sonntags um 7 Uhr morgens eine Belastung in Höhe von 42 Dollar hinterfragt, durchsucht jemand die Schublade. Manchmal befindet sich der Beleg in der Schublade. Manchmal liegt er in einer anderen Schublade, an der Kasse oder im Papierkorb.
Die digitale Umsetzung verändert nicht nur das Medium, sondern auch die Art des Problems. Der Gast unterschreibt am Pool auf dem Handheld-Gerät, die Belastung wird sofort auf der Rechnung verbucht, und der unterschriebene Beleg wird automatisch dieser Rechnungszeile zugeordnet. In Betrieben, die Prostay nutzen, ist dieser unterschriebene Beleg dann direkt in Prostay neben der Belastung sichtbar, sodass die Rezeption die Unterschrift bereits während des Gesprächs und nicht erst danach vorzeigen kann. Der Gast kann jederzeit eine Kopie mit Zeitstempel anfordern, was die Diskussion in der Regel schnell und höflich beendet. Betreiber, die mehrere Gastronomiebetriebe innerhalb einer Anlage führen, finden die Abläufe auf den F&B-Seiten für Hotels und Resorts beschrieben, und einen umfassenderen Überblick über die Integration in unserem Artikel über das Hotel-Cloud-Kassensystem.
Quittungen, die Gäste tatsächlich wollen
Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder eine digitale Quittung möchte. Bieten Sie sie an, drängen Sie sie nicht auf. Bewährt hat sich eine kurze Abfrage mit drei Optionen: „Keine Quittung“, „An mich senden“, „Ausdrucken“. Setzen Sie „Keine Quittung“ an die erste Stelle, denn ein beträchtlicher Anteil der Gäste möchte tatsächlich keine Quittung, und jeder dieser Gäste ist ein Geschäft, das Sie nicht verpasst haben.
Für diejenigen, die eine Quittung wünschen, ist die E-Mail-Versendung die Standardoption: und sie bringt einen zusätzlichen Vorteil mit sich: Die Angabe der E-Mail-Adresse für die Quittung ist eine Einwilligung zum Marketing, die Sie bereits genau zum richtigen Zeitpunkt einholen. Missbrauche dies nicht. Ein Kontrollkästchen, das ehrlich angibt, was du versenden wirst, ist besser als eine gesammelte E-Mail-Adresse, die zu einer Beschwerde führt, und der Unterschied zeigt sich innerhalb eines Monats in den E-Mail-Marketing-Ergebnissen deines Restaurants. Gäste, die sich über eine Aufforderung zur Quittung anmelden, gehören zu den leistungsstärksten Segmenten, die du je haben wirst: gerade weil sie sich dafür entschieden haben, solange das Essen noch gut war.
Eine Gruppe erfordert besondere Sorgfalt. Wer eine Mahlzeit über die Spesen abrechnen möchte, braucht etwas, das die Finanzabteilung akzeptiert: und manche dieser Abteilungen sind auf eine Weise wählerisch, die du nicht vorhersehen kannst. Stellen Sie sicher, dass Ihre digitale Quittung die vollständige Aufschlüsselung der Posten, die Aufschlüsselung der Steuern, Ihren eingetragenen Firmennamen und Ihre Steuernummer sowie das Datum enthält. Wenn dies der Fall ist, wird sie akzeptiert. Handelt es sich um eine zweizeilige Zusammenfassung, wird man Sie bitten, eine Quittung auszudrucken, und das sollten Sie dann auch tun.
Die Unterlagen, die Sie nicht entsorgen sollten
Drei Dinge lohnt es sich aufzubewahren, und wenn man so tut, als wäre das nicht der Fall, verlieren solche Projekte beim Team an Glaubwürdigkeit.
An erster Stelle stehen die Aufzeichnungen zur Lebensmittelsicherheit. Temperaturprotokolle, Kühlprotokolle, Reinigungspläne: Diese können durchaus digital geführt werden, und digitale Versionen sind sogar besser, da sie automatisch mit einem Zeitstempel versehen werden und nicht nachträglich auf dem Parkplatz nachgetragen werden können. Was auch immer Sie verwenden, es muss Ihren örtlichen Inspektor zufriedenstellen, und es ist sinnvoll, den Inspektor direkt vor der Umstellung zu fragen, statt erst danach. Manche sind mit Tablets vollkommen zufrieden. Andere wollen eine physische Aufzeichnung an der Wand. Unser Überblick über die HACCP-Lebensmittelsicherheit behandelt, was in jedem Fall nachgewiesen werden muss.
Der zweite Punkt umfasst alles, was durch eine Unterschrift rechtsverbindlich wird: Arbeitsverträge, Lieferantenverträge, Veranstaltungsvereinbarungen für eine Hochzeit mit einer fünfstelligen Anzahlung. Digitale Signaturen sind für die meisten dieser Fälle in den meisten Rechtsordnungen vollkommen gültig, aber „die meisten“ ist in diesem Zusammenhang ein Schlüsselbegriff, und die Meinung eines Anwalts ist günstiger als ein angefochtener Vertrag. Insbesondere bei Veranstaltungen und im Catering-Bereich sind in mehreren Phasen unterschriebene Dokumente erforderlich, worauf wir im Artikel über Catering und private Veranstaltungen näher eingehen.
Der dritte Punkt ist der Notfallplan. Halten Sie einen funktionierenden Drucker bereit, sorgen Sie für Papiervorrat und stellen Sie sicher, dass mindestens zwei Mitarbeiter pro Schicht wissen, wie man auf einen manuellen Prozess ausweicht, wenn das Internet ausfällt. Nicht als dauerhafter Arbeitsablauf, sondern als Maßnahme, die verhindert, dass aus einem missglückten Nachmittag ein geschlossener Speisesaal wird.
Wie lange man was aufbewahren muss
An dieser Stelle werden Betreiber nervös, und diese Nervosität ist größtenteils unbegründet, aber nicht gänzlich. Bei einer Restauranttransaktion laufen zwei getrennte Fristen, und die Leute verwechseln sie oft.
Die erste betrifft die Steuern. In den meisten Ländern müssen Sie Belege zur Untermauerung Ihrer Steuererklärungen zwischen fünf und sieben Jahren aufbewahren, und in fast allen Fällen sind digitale Aufzeichnungen ausdrücklich zulässig, sofern sie vollständig, lesbar und abrufbar sind. Ihr Steuerberater kennt die genaue Frist für Ihren Geschäftsstandort. Das entscheidende Wort ist „abrufbar“: Ein Ordner mit gescannten Bildern, den niemand durchsuchen kann, ist kein Buchführungssystem, sondern ein Haftungsrisiko mit einem Dateinamen.
Die zweite Frist ist das Reklamationsfenster des Kartensystems, und dieses ist deutlich kürzer. Je nach Kartensystem und Fehlercode haben Karteninhaber in der Regel 120 Tage ab dem Transaktionsdatum oder dem voraussichtlichen Liefertermin Zeit, um eine Reklamation einzureichen; unter bestimmten Umständen verlängert sich diese Frist erheblich. In der Praxis gilt: Wenn Sie jede Transaktion der letzten achtzehn Monate in weniger als einer Minute abrufen können, sind Sie im Falle von Reklamationen gut abgesichert und können sich für steuerliche Zwecke auf Ihr Buchhaltungssystem verlassen. Die Herstellung eines reibungslosen Datenaustauschs zwischen Kassensystem und Buchhaltung ist ein Projekt für sich, und der Leitfaden zur Buchhaltungssoftware für Restaurants führt Sie Schritt für Schritt durch diesen Prozess.
Eine Umstellung, die Ihre Stammgäste nicht verärgert
Hier ist die Reihenfolge wichtiger als die Geschwindigkeit. Beginnen Sie zuerst mit der Küche. Küchenbelege machen das größte Volumen aus, die Umstellung ist für die Gäste nicht sichtbar, und das Team kann so einen Erfolg verbuchen, bevor Sie etwas ändern, was der Kunde sehen kann. Geben Sie dem Ganzen drei Wochen Zeit, wobei der Drucker noch angeschlossen bleibt.
Wechseln Sie dann zu den Quittungen und erst danach zu den Unterschriften. Aktivieren Sie die Aufforderung zur Quittungsausgabe an einer Kasse oder in einem Bereich für zwei Wochen. Sie werden Dinge erfahren, die Sie anhand eines Plans nicht vorhersagen können: Welche Kellner überreichen das Gerät unbeholfen, ob der Wortlaut Ihrer Aufforderung ältere Gäste verwirrt, ob der Trinkgeld-Bildschirm als aufdringlich empfunden wird. Beheben Sie diese Probleme, bevor Sie die Einführung ausweiten, denn die Version, die scheitert, ist die, bei der sich ein Stammgast, der seit elf Jahren kommt, durch ein Tablet unter Druck gesetzt fühlt.
Das Skript für das Personal lohnt es sich aufzuschreiben, und es sollte kurz sein. „Möchten Sie Ihre Quittung per E-Mail erhalten, oder soll ich eine ausdrucken?“ reicht aus. Was Sie vermeiden wollen, ist ein versehentliches Verhör, bei dem ein Gast nach seiner E-Mail-Adresse gefragt wird, dann nach seiner Telefonnummer und schließlich, ob er am Treueprogramm teilnehmen möchte: und das alles, während er seinen Mantel in der Hand hält. Wähle eine Frage aus. Trainiere dies vor Schichtbeginn, nicht im Handbuch, und überprüfe es eine Woche später bei der Schichtübergabe, damit es nicht still und leise wieder in alte Gewohnheiten zurückfällt.
Rechnen Sie damit, dass eine Handvoll Gäste trotzdem immer wieder nach einer Quittung in Papierform fragen werden. Das ist in Ordnung. Das Ziel war nie „null“, sondern die Abschaffung eines Aktenschranks.
Was Sie nach neunzig Tagen überprüfen sollten
Kehren Sie zu der Zählung zurück, die Sie in Woche eins durchgeführt haben, und wiederholen Sie sie eine Woche lang. Dieser einzelne Vergleich ist mehr wert als jedes Dashboard, denn es handelt sich um dieselbe Messung, die zweimal durchgeführt wurde.
Abgesehen von der Zählung zeigen vier Zahlen, ob es funktioniert hat. Die Papierkosten natürlich, die um 60 bis 80 Prozent gesunken sein sollten, wenn die Küche auf Bildschirme umgestellt hat. Die durchschnittliche Zahlungszeit am Tisch, die gleich bleiben oder sich leicht verbessern sollte: ein Warnsignal, wenn sie gestiegen ist. Die Anzahl der gastbezogenen Beschwerden wegen Rechnungen, die nahe Null liegen sollte und im ersten Monat gezielt erfasst werden sollte, da sie nicht von selbst zutage tritt. Und die wichtigste Zahl: Wie lange braucht ein Manager, um eine bestimmte, unterschriebene Transaktion von vor vier Monaten wiederzufinden? Messen Sie die Zeit selbst, unangekündigt, an einem Dienstag. Wenn dieser Wert nicht unter einer Minute liegt, ist das Papier zwar weg, das eigentliche Problem aber nicht.
Wählen Sie dann die nächste Gewohnheit aus der Liste aus und wiederholen Sie den Vorgang. Vorbereitungslisten und Linienkontrollen sind in der Regel der einfachste verbleibende Ansatzpunkt, und Checklisten für die Öffnungs- und Schließzeiten auf einem Tablet verhindern die bekannte Situation, in der die Schließliste um 16 Uhr von jemandem unterschrieben wurde, der anschließend nach Hause gegangen ist.
Weiterlesen: Bargeldloses Bezahlen, die andere Seite dieser Medaille und eine schwierigere Entscheidung, als es den Anschein hat. PCI-Compliance für Restaurants, denn die Speicherung von weniger Kartendaten ist der stille Vorteil des Verzichts auf gedruckte Belege. Und der Aufbau einer Restaurant-Tech-Infrastruktur, falls sich dies als die erste von mehreren Veränderungen herausstellen sollte.
