Eine Bäckereikasse muss Dinge leisten, die eine Restaurantkasse niemals leisten muss. Sie wiegt eine Tüte Brötchen und berechnet den Preis pro Kilo. Sie nimmt im März eine Anzahlung für eine Tauftorte im Mai entgegen, zusammen mit der Schreibweise eines Namens, der auf keinen Fall falsch sein darf. Um halb fünf senkt sie den Preis für alles, was noch im Schaufenster steht, um ein Drittel, und sie muss das als Preisnachlass und nicht als Rabatt verbuchen, denn diese beiden Zahlen sagen völlig unterschiedliche Dinge aus. Am ersten des Monats stellt sie dann Rechnungen für elf Cafés aus, die den ganzen Monat über Sauerteigbrot auf Rechnung bezogen haben. Nichts davon taucht in einer Demo eines Restaurant-Kassensystems auf, weshalb so viele Bäcker am Ende neben ihrer Kasse eine Tabellenkalkulation führen und das als System bezeichnen.
Die andere Hälfte des Problems liegt hinter der Theke. Eine Bäckerei ist eine kleine Fabrik mit angeschlossenem Laden, und der Laden ist der einzige Ort, an dem die Fabrik Feedback erhält. Jedes um 8 Uhr morgens verkaufte Croissant und jeder um 18 Uhr aussortierte Laib sind Daten für die morgige Produktion, und wenn die Kasse diese nicht in einer Form zurückgeben kann, die ein Bäckermeister um fünf Uhr morgens nutzen kann, bleibt die Teiggemischung für immer ein Rätsel. Deshalb ist die Verbindung zwischen Kasse und Bestandsverwaltung der Teil, den es richtig hinzubekommen gilt, mehr noch als die Farbe der Schaltflächen.
Was nun folgt, ist keine Liste von Funktionen. Es handelt sich um die Aufgaben einer Bäckerei, die gewöhnliche Gastronomie-Software überfordern, mit einer Beschreibung, wie eine gute Lösung für jede dieser Aufgaben aussehen sollte, groben Angaben zu den Gesamtkosten sowie den Fragen, die einen Anbieter entlarven, der bisher ausschließlich an Cafés verkauft hat.
Was ist ein Bäckerei-Kassensystem?
Ein Bäckerei-Kassensystem ist ein Kassensystem, das für den Verkauf verderblicher Waren konzipiert ist, die vor Ort in großen Mengen zu niedrigen Stückpreisen über mehrere Vertriebskanäle hergestellt werden. Die Definition ist weniger wichtig als die sechs Anforderungen, die sich daraus ergeben, und genau diese unterscheiden eine Bäckereikasse von einer Café-Kasse:
- Verkauf nach Gewicht: integrierte Waagen, Tarierfunktion und Preisangaben pro Kilogramm oder pro Pfund sowie pro Artikel.
- Vorbestellungen: Kuchen und Catering, die Tage oder Wochen im Voraus gebucht werden, mit Anzahlungen, Abholterminen und schriftlichen Details.
- Preisnachlässe und Warenverluste: Preisnachlässe am Tagesende und Bestandsaufnahmen pro Produkt, erfasst mit Zeitstempel.
- Großhandelskunden: Dauerbestellungen, kundenspezifische Preislisten, Lieferscheine und monatliche Rechnungsstellung.
- Differenzierte Steuersätze: Ein und dasselbe Gebäck wird unterschiedlich besteuert, je nachdem, ob es vor Ort verzehrt, mitgenommen oder heiß serviert wird.
- Zutatenkennzeichnung: Allergen- und vollständige Zutatenangaben, die den Produkten zugeordnet und an der Theke ausgedruckt werden können.
Ein System, das vier dieser Punkte abdeckt, wird funktionieren. Bei einem, das nur zwei davon abdeckt, werden Sie schon im zweiten Monat wieder auf eine Tabellenkalkulation zurückgreifen müssen. In den folgenden Abschnitten werden diese Punkte nacheinander behandelt, und die letzten drei befassen sich mit Geschwindigkeit, Kosten und der Überprüfung der Angaben eines Anbieters.
Warum ein Restaurant-Kassensystem hinter einer Bäckertheke Probleme bereitet
Restaurantsoftware ist auf einen Tisch und eine Rechnung ausgelegt, die offen bleibt. Ein Gast setzt sich hin, im Laufe einer Stunde werden Gerichte hinzugefügt, die Rechnung wächst, dann wird sie geschlossen. Fast jede Designentscheidung ergibt sich daraus: der Grundriss, die offene Rechnung, die sequenzielle Ausgabe der Gänge, die Sitzplatznummerierung, die Aufteilung nach Sitzplätzen am Ende.
In einer Bäckerei gibt es nichts davon. Es gibt keinen Tisch. Die durchschnittliche Transaktion dauert elf Sekunden und besteht vielleicht aus einem Kaffee und zwei Backwaren. Die Transaktionszahlen sind hoch und die Warenkorbwerte niedrig, sodass sich die Kosten für einen einzigen zusätzlichen Fingertipp täglich mit 600 multiplizieren. Unterdessen sind die Dinge, die eine Bäckerei wirklich benötigt, Gewicht und Vorbestellungen, Funktionen aus dem Einzelhandel, die Anbieter von Gastronomiesoftware oft gar nicht integriert haben.
Kassensysteme für den Einzelhandel haben das gegenteilige Problem. Sie kennen sich mit Gewicht, Barcodes und Lagereinheiten aus, wissen aber nichts über die Steuer auf warme Speisen, die Küchenproduktion oder Sonderwünsche beim Kaffee. Bäckereien mit Sitzbereich fallen in die Lücke zwischen diesen beiden Kategorien, und genau in dieser Lücke entstehen die Tabellenkalkulationen.
Verkauf nach Gewicht
Viele Bäckereien brauchen das nie. Wenn alles pro Stück berechnet wird, lesen Sie einfach weiter. Verkauft man jedoch Brötchen im halben Dutzend, Kekse zum Selbstzusammenstellen, auf Bestellung zugeschnittene Blechkuchen oder irgendetwas anderes in einem Markt, in dem Brot gesetzlich nach Gewicht verkauft wird, wird eine Kasse ohne Waagenunterstützung zu einer Person, die im Kopf rechnet, während acht Leute warten.
Waagen, Tara und Etiketten mit integriertem Preis
Drei Dinge sind zu prüfen, und Anbieter sind oft ausweichend, was den Unterschied angeht. Erstens: Liest das System die Waage direkt über eine serielle Schnittstelle oder USB aus, sodass das Gewicht automatisch in den Warenkorb übernommen wird, ohne dass jemand es eingeben muss? Eine Kasse, bei der das Personal eine Zahl von einem separaten Display ablesen und manuell eingeben muss, ist keine Waagenintegration, sondern lediglich eine Waage, die neben der Kasse steht. Zweitens: Unterstützt es die Tara-Funktion, sodass das Gewicht der Tüte oder Schachtel automatisch abgezogen wird? Drittens: Kann es Barcodes mit integriertem Preis lesen, also solche, die ein Etikettendrucker im Hinterzimmer ausdruckt, wenn etwas verpackt und gewogen wird, bevor es an die Kasse gelangt?
Dieser dritte Punkt ermöglicht es einer Bäckerei, bereits bei der Herstellung zu wiegen und zu etikettieren, anstatt erst an der Theke, wo sich normalerweise die Wartezeit tatsächlich aufbaut. Man wiegt das Tablett mit Flapjacks einmal, druckt zwölf Etiketten aus, und an der Theke wird einfach gescannt. Das bedeutet auch, dass die Kasse zwei Preisquellen für dasselbe Produkt akzeptieren muss, ohne eine davon als Fehler zu behandeln.
Es lohnt sich zu überprüfen, ob die Waage für Ihren Markt eichfähig ist, wenn Sie nach Gewicht gegen Geld verkaufen. In Großbritannien und der EU bedeutet das ein gestempeltes Gerät der Klasse III, und eine POS-Integration macht eine nicht zugelassene Waage nicht legal.
Individuelle Kuchenbestellungen, Anzahlungen und Abholtermine
An dieser Stelle stellen die meisten Bäckereien fest, dass ihre Kasse für ein anderes Geschäftsmodell konzipiert wurde. Eine Festtagstorte ist kein Verkauf, sondern ein Vertrag mit einem Liefertermin, und sie enthält Informationen, die eine einzelne Position nicht erfassen kann: die Inschrift und ihre genaue Schreibweise, die Anzahl der Etagen, die Füllung, ein Allergen, das der Kunde einmal an der Theke erwähnt hat, das Abholfenster, die Telefonnummer und ob die Anzahlung bar oder per Karte erfolgte.
Bei schlechter Handhabung landet das alles in einem Papierkalender hinter der Theke. Das funktioniert so lange, bis die Person, die es notiert hat, frei hat, oder die Seite mit Mehl verschmiert wird, oder zwei Torten für denselben Samstagvormittag versprochen wurden und es niemand bis Freitagabend bemerkt.
So sieht es gut aus: Eine Vorbestellung ist ein vollwertiges Objekt im System, keine Notiz im Kommentarfeld. Sie hat ein Fälligkeitsdatum und eine Uhrzeit, einen Status, nach dem man filtern kann, eine Anzahlung, die auf den späteren Restbetrag angerechnet wird, sowie Freitextfelder, die im Produktionsbereich ausgedruckt werden und nicht nur auf dem Kundenbeleg. Man sollte am Dienstag an der Kasse stehen und auf einem Bildschirm die Frage beantworten können: „Was ist am Samstag fällig und was ist noch unbezahlt?“ Man sollte auch festlegen können, wie viele Torten an einem bestimmten Tag angenommen werden dürfen, denn ein Terminkalender, der es zulässt, den Samstag zu überbuchen, wird den Samstag letztendlich auch überbuchen.
Auch die buchhalterische Seite bereitet oft Probleme. Eine im März entgegengenommene Anzahlung für eine Torte, die im Mai abgeholt wird, ist kein Umsatz im März, sondern eine Verbindlichkeit; und wenn die Kasse den vollen Betrag am Tag der Anzahlung verbucht, werden Ihre Monatszahlen ein falsches Bild vermitteln. Fragen Sie gezielt nach, wie Anzahlungen in die Buchhaltung fließen und ob der Restbetrag sauber mit dem ursprünglichen Auftrag verrechnet wird, anstatt als zweiter, unabhängiger Verkauf zu erscheinen.
Preisnachlässe und Warenverluste, die Zahl, die eine Bäckerei definiert
Jede Bäckerei muss sich mit derselben unangenehmen Tatsache abfinden: Man muss mehr backen, als man verkaufen wird, sonst enttäuscht man die Kunden schon um zehn Uhr morgens und bringt sie dazu, nicht wiederzukommen. Die Frage ist also nie, ob es Überschüsse geben wird. Es geht darum, wie viel, bei welchen Produkten und was man damit gemacht hat.
Typische handwerkliche Bäckereien haben etwa vier bis zehn Prozent ihrer Produktion unverkauft, und Brot steht dabei ganz unten auf der Liste, da es am nächsten Tag nicht mehr verkaufsfähig ist, im Gegensatz zu Keksen. Die Betreiber, denen es gelingt, diese Zahl zu senken, backen nicht weniger. Sie messen den Bedarf pro Produkt und pro Tag und passen das Sortiment entsprechend an.
Drei verschiedene Vorgänge und eine Kasse, die sie alle zusammenfasst, raubt Ihnen den Überblick:
- Preisnachlass: verkauft, zu einem reduzierten Preis, meist in der letzten Stunde. Es gab Einnahmen, die Marge war geringer.
- Abfall: entsorgt. Kein Umsatz, volle Zutaten- und Arbeitskosten werden getragen.
- Mitarbeiter und Wohltätigkeit: verschenkt. Kein Umsatz, aber die Kosten sind eine bewusste Entscheidung und kein Misserfolg.
Wenn alle drei in den Berichten als „Rabatt“ erscheinen, können Sie eine Bäckerei, die geschickt ihre Auslage räumt, nicht von einer unterscheiden, die still und leise acht Prozent ihres Mehls wegwirft. Bestehen Sie auf getrennten Grundcodes und einem Zeitstempel. Der Zeitstempel wird oft unterschätzt: Preisnachlässe, die bereits um zwei Uhr nachmittags statt erst um halb fünf beginnen, sind kein Preisproblem, sondern ein Produktionsproblem, und das erkennen Sie nur, wenn Sie sich ansehen, wann die Preisnachlässe über einen Zeitraum von zwei Wochen begannen. Die ordnungsgemäße Erfassung ist zudem der erste Schritt bei jedem ernsthaften Versuch, Lebensmittelverschwendung zu reduzieren, denn man kann nicht reduzieren, was man nie gezählt hat.
Die Verkaufszahlen von gestern in die Backliste von morgen umsetzen
Die erste Entscheidung des Chefbäckers am Tag, die meist gegen vier oder fünf Uhr morgens getroffen wird, ist, wie viel von jedem Produkt gebacken werden soll. Liegt man richtig, sieht die Auslage um neun Uhr voll und um fünf Uhr fast leer aus. Liegt man in die eine Richtung daneben, hat man Mülleimer voller Brot; in die andere Richtung drehen sich die Kunden um und gehen.
Die meisten Bäckereien treffen diese Entscheidung aus dem Gedächtnis und aufgrund eines Gefühls für das Wetter. Eine Kasse, die korrekte Daten liefert, kann hier deutlich besser helfen, und der nützliche Bericht ist nicht der Gesamtumsatz. Es ist der Absatz nach Produkt und Wochentag, ergänzt um die Zeit, zu der die Ware ausverkauft war. Ein Produkt, das jeden Samstag zu 100 Prozent ausverkauft ist, ist keine Erfolgsgeschichte, sondern ein Hinweis darauf, dass man Geld im Ofen liegen lässt, und der Zeitpunkt des Ausverkaufs verrät, wie viel: Ist es um 10 Uhr morgens ausverkauft, sollte man mehr davon backen; ist es um 16 Uhr ausverkauft, stimmt die Menge in etwa.
Kombiniere das mit Daten zu den Tageszeiten. Eine Bäckerei hat in der Regel zwei oder drei unterschiedliche Verkaufsmuster an einem einzigen Tag: den Pendleransturm, den Mittagsansturm und einen ruhigen Nachmittag, und die Kunden wollen unterschiedliche Produkte statt immer nur mehr vom Gleichen. Hier gilt dieselbe Technik wie an jedem anderen Standort, an dem eine ordentliche Absatzprognose erstellt wird: die letzten vier gleichen Wochentage, bereinigt um etwaige Ausreißer, nicht eine einzelne Woche oder ein Jahresdurchschnitt.
Die andere Hälfte läuft umgekehrt ab. Der Verbrauch an Zutaten sollte aus denselben Daten ermittelt werden, sodass der Verkauf von 240 Sauerteigbroten den Vorrat an Mehl, Wasser, Salz und Sauerteig gemäß Rezept erschöpft, anstatt darauf zu warten, dass jemand am Sonntag die Säcke zählt. Das ist es, was die Bestellung zu mehr als bloßem Rätselraten macht, und es ist der wichtigste Grund, warum es wichtig ist, dass Ihre Kasse ordnungsgemäß mit Ihrem Lager kommuniziert.
Großhandelskunden, Dauerbestellungen und Verkauf auf Kommission
Für viele Bäckereien ist die Theke die sichtbare Hälfte und der Großhandel die profitable Hälfte. Die Belieferung von Cafés, Feinkostgeschäften, Restaurants und Hofläden kann ein Drittel bis zur Hälfte des Umsatzes ausmachen, und sie funktioniert nach völlig anderen Mechanismen als der Einzelhandelsverkauf.
Ein Dauerbestellung wiederholt sich: Das Café an der Ecke nimmt an jedem Wochentag zwölf Baguettes und zwanzig Croissants, am Samstag vierzig, sonntags nichts. Niemand sollte das täglich manuell eingeben müssen. Das System sollte den täglichen Lieferplan aus den Dauerbestellungen generieren, einmalige Abweichungen zulassen, ohne das Muster zu unterbrechen, und einen Lieferschein pro Kunde erstellen, den jemand um sieben Uhr morgens unterschreiben kann.
Dann das Geld. Großhandelskunden zahlen auf Rechnung, monatlich, nach ihrer eigenen Preisliste, die nicht mit Ihrem Ladenpreis übereinstimmt. Sie benötigen also kundenspezifische Preise, ein Kreditlimit, das eine Warnung auslöst, bevor Sie an jemanden liefern, der nicht mehr bezahlt, eine zusammengefasste Rechnungsstellung am Monatsende und eine saubere Übergabe an Ihr Restaurantbuchhaltungssystem, damit Ihr Buchhalter die Daten nicht erneut eingeben muss.
„Verkauf mit Rückgaberecht“ verdient eine eigene Warnung. Wenn Sie auf der Grundlage liefern, dass unverkaufte Ware zurückkommt, ist eine Lieferung noch kein Verkauf, und Ihr Umsatz steht erst fest, wenn die Rückgaben gezählt sind. Bäckereien, die Lieferungen mit Rückgaberecht als reine Verkäufe behandeln, überbewerten den Umsatz den ganzen Monat über und müssen dann eine unangenehme Gutschrift hinnehmen. Fragen Sie den Anbieter direkt, ob das System Rückgaben gegen die ursprüngliche Lieferung abrechnet, und seien Sie misstrauisch, wenn Ihnen ohne Demo ein begeistertes „Ja“ gegeben wird.
Verzehr vor Ort versus Mitnahme, und die Steuer, die dem Kunden folgt
Wenn Ihre Bäckerei über vier Tische verfügt, werden Sie mit diesem Abschnitt mehr Geld sparen als mit jedem anderen. In vielen Steuersystemen variiert der Steuersatz für denselben Artikel je nach Art des Verkaufs, und Backwaren liegen genau an dieser Grenze.
Im Vereinigten Königreich sind die meisten Brot- und Kuchenprodukte von der Mehrwertsteuer befreit, aber alles, was vor Ort verzehrt wird, unterliegt dem Standardsteuersatz von 20 Prozent, ebenso wie alles, was warm verkauft wird. Das bedeutet, dass ein Würstchenbrötchen an einem Vormittag drei verschiedene Mehrwertsteuerbehandlungen erfahren kann: kalt und zum Mitnehmen, warm und zum Mitnehmen oder am Tisch am Fenster verzehrt. Diese Kategorie ist gespickt mit Grenzfällen, über die seit Jahrzehnten gerichtlich gestritten wird. Bekannt ist vor allem die Frage nach dem mit Schokolade überzogenen Keks. In der EU ist das Muster ähnlich, mit unterschiedlichen Sätzen je nach Land, und in den USA besteht ein vergleichbares Problem mit der Umsatzsteuer, die je nach Bundesstaat und manchmal sogar je nach Stadt für zubereitete im Gegensatz zu unverarbeiteten Lebensmitteln variiert.
Nichts davon ist die Schuld Ihrer Kasse, aber die Kasse entscheidet sechshundert Mal am Tag darüber, ob Sie es richtig machen. Was Sie brauchen, ist eine einzige Steuerung an der Kasse: ein Fingertipp für „Verzehr vor Ort“ oder „zum Mitnehmen“, der den gesamten Warenkorb automatisch neu berechnet, sowie die Möglichkeit, für die warme Variante eines Produkts einen anderen Steuersatz festzulegen, ohne diese als separaten Artikel mit separater Bestandsführung führen zu müssen. Das Personal wird nicht daran denken, einen Steuercode zu ändern. Es wird daran denken, eine große Taste mit der Aufschrift „Vor-Ort-Verzehr“ zu drücken.
Wenn Sie hier zu großzügig vorgehen, zahlen Sie Steuern, die Sie gar nicht schulden. Geht es in die andere Richtung schief, entsteht still und leise eine Unterzahlung, bis jemand die Unterlagen der letzten vier Jahre anfordert.
Allergen- und Zutatenkennzeichnung an der Kasse
Eine Bäckerei hat routinemäßig mit Weizen, Eiern, Milch, Nüssen und Soja zu tun, was sie zu einer der Theken im Lebensmitteleinzelhandel mit dem höchsten Risiko in Bezug auf Allergien macht. Die regulatorische Entwicklung geht in eine Richtung: Es sollen mehr Informationen auf dem Produkt selbst aufgedruckt werden, anstatt vom Bedienpersonal vorgetragen zu werden.
Im Vereinigten Königreich müssen Lebensmittel, die für den Direktverkauf vorverpackt sind, also vor der Bestellung vor Ort verpackt werden, seit Oktober 2021 eine vollständige Zutatenliste mit hervorgehobenen Allergenen aufweisen. Das gilt auch für das Sandwich, das Sie heute Morgen eingepackt und in den Kühlschrank gelegt haben. Die praktische Konsequenz ist, dass Ihre Produktdaten und Ihr Etikettendrucker miteinander verknüpft sein müssen, denn wenn Sie Zutatenlisten in einem vom Produktdatensatz getrennten Dokument führen, ist garantiert, dass diese innerhalb eines Monats nicht mehr übereinstimmen.
Worauf Sie achten sollten: Felder für Allergene und Zutaten im Produktdatensatz selbst, die Möglichkeit, aus diesem Datensatz ein vorschriftsmäßiges Etikett zu drucken, und eine Möglichkeit für das Verkaufspersonal, die Frage „Enthält die Focaccia Milch?“ innerhalb weniger Sekunden direkt vom Kassenbildschirm aus zu beantworten, ohne einen Vorgesetzten hinzuziehen zu müssen. Systeme, die Allergene als Freitext-Notiz behandeln, werden mit der Zeit ungenau. Ausführlichere Informationen hierzu finden Sie in unserem Leitfaden zum Allergenmanagement, wobei die Kennzeichnungspflicht der Aspekt ist, den die meisten Bäckereien unterschätzen.
Abfertigungsgeschwindigkeit am Morgen
Zwischen etwa halb sieben und halb neun wickelt eine Bäckerei vierzig bis sechzig Prozent ihrer täglichen Transaktionen ab. Die Warteschlange besteht zu dieser Stunde meist aus Menschen, die auf dem Weg zu einem anderen Ziel sind, und ihre Geduld ist begrenzt. Schnelligkeit ist kein „nice-to-have“, sie ist der Umsatz.
Die Rechnung ist gnadenlos, denn der Warenkorb ist klein. Wenn man zwei Sekunden zu einer Transaktion hinzufügt, ergeben sich bei sechshundert Transaktionen zwanzig Minuten zusätzliche Wartezeit über den Tag verteilt, und diese fallen genau in die zwei Stunden, in denen man sie sich am wenigsten leisten kann. Was also zählt, sind die langweiligen Details: Wie viele Fingertipps sind nötig, um einen Kaffee und ein Gebäck zu verkaufen? Sind die zwölf meistverkauften Artikel ohne Scrollen auf dem ersten Bildschirm zu sehen? Wird das Kartenterminal von der Kasse ausgelöst oder muss es separat bedient werden? Und wie schnell geht es, nachdem die Karte angetippt wurde?
Zwei praktische Hinweise: Ordnen Sie das Tastenraster nach dem tatsächlichen Umsatzvolumen statt nach der Menülogik an und überprüfen Sie es alle paar Monate erneut, da es sich verschiebt. Und wenn Sie einen Sitzbereich haben, prüfen Sie genau, ob das Personal an der Theke während der Stoßzeiten überhaupt Kaffeebestellungen entgegennehmen sollte oder ob dieser Vorgang auf einen Bildschirm gehört, den der Kunde selbst bedient. Die mobile Bestellung zum Abholen entlastet die Warteschlange vollständig vom langsamsten Teil der Transaktion.
Offline-Betrieb auf Märkten und bei Pop-up-Veranstaltungen
Viele Bäckereien verkaufen ihre Waren außerhalb des Ladens: sonntags auf einem Bauernmarkt, an einem Stand auf einem Fest oder an einem Verkaufsschalter auf der Straße ohne festen Anschluss. Genau das sind die Orte, an denen die Verbindung ausfällt, und eine Cloud-Kasse, die den Verkauf unterbricht, wenn das Signal ausfällt, ist schlimmer als eine Kassenschublade.
Testen Sie es lieber, anstatt den Marketingversprechen zu vertrauen. Bitten Sie den Anbieter, das Gerät mitten im Verkauf in den Flugmodus zu versetzen, dann weiterzuverkaufen, eine Kartenzahlung entgegenzunehmen und die Verbindung wiederherzustellen. Was Sie sehen sollten: Der Verkauf läuft weiter, Kartenzahlungen werden in die Warteschlange gestellt oder über die eigene Verbindung des Terminals abgewickelt, und alles wird ohne Doppelbuchungen synchronisiert, sobald das Signal wieder da ist. Was man stattdessen oft sieht, ist ein Ladekreisel.
Die damit verbundene Frage ist, ob ein Marktstand als eigener Standort gemeldet wird, damit die Einnahmen und der Abfall vom Sonntag nicht mit denen des Ladens vermischt werden. Wenn Sie mehr als eine Verkaufsstelle von einer Produktionsküche aus betreiben, ist eine konsolidierte Berichterstattung nach Standorten sehr schnell keine nette Zugabe mehr.
Was ein POS-System für Bäckereien kostet
Die Preise schwanken und variieren je nach Markt; betrachten Sie diese daher eher als Richtwerte, über die man verhandeln kann, und nicht als feste Angebote. Entscheidend ist die Struktur der Ausgaben, die die Leute häufiger überrascht als die bloße Gesamtzahl.
Die Software kostet pro Kasse etwa 50 bis 200 pro Monat, wobei die Spanne in der Regel davon abhängt, ob Großhandelsabrechnung und Produktionsberichte im Preis inbegriffen sind oder als Module verkauft werden. Eine zweite Kasse ist oft günstiger als die erste. Die Hardware für eine Thekenstelle, also ein Bildschirm, eine Kassenschublade, ein Belegdrucker und ein Kartenterminal, kostet etwa 900 bis 2.500, je nachdem, ob Sie ein speziell dafür entwickeltes Set kaufen oder die Software auf einem Tablet ausführen, das Sie bereits besitzen. Eine eichfähige Waage, die sich nahtlos integrieren lässt, kostet vielleicht 400 bis 1.200, und ein Etikettendrucker für Zutatenetiketten weitere 250 bis 700.
Dann gibt es noch die wiederkehrenden Kosten, die das Abonnement in den Schatten stellen: die Kartenabwicklung. Bei 1,3 bis 2,9 Prozent zuzüglich einer Gebühr pro Transaktion schmerzen bei dem winzigen durchschnittlichen Warenkorb einer Bäckerei die festen Pence pro Transaktion weitaus mehr als der Prozentsatz. Bei einem Verkaufspreis von 3,50 entspricht eine feste Gebühr von 20 Pence fast sechs Prozent. Wer Anbieter allein anhand des Prozentsatzes vergleicht, betrachtet die falsche Hälfte der Preisgestaltung. Deshalb lohnt es sich, vor der Wahl des Zahlungsabwicklers den eigenen Mischsatz auf der Grundlage des tatsächlichen Warenkorbwerts zu berechnen.
Planen Sie zwei Dinge ein, die niemand angibt: den Zeitaufwand für die ordnungsgemäße Erstellung der Produktdatei mit Steuerkennzeichen, Allergenen und Rezepten sowie zwei Wochen mit etwas langsamerem Service, während sich die Mitarbeiter in das System einarbeiten. Beides sind reale Kosten, und wenn man so tut, als wäre das nicht der Fall, werden Implementierungen oft als chaotisch beschrieben. Unsere Aufschlüsselung der Kosten für Kassensysteme umfasst dieselben Posten wie bei einer allgemeinen Einrichtung im Gastgewerbe.
Fragen, die Sie einem Anbieter stellen sollten, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen
Verkäufer sagen „Ja“. Der Trick besteht darin, Fragen zu stellen, die nicht mit „Ja“ beantwortet werden können, und darauf zu bestehen, die Umsetzung in einem Live-System statt auf einer Folie zu sehen.
Bitten Sie ihn, eine Kuchenbestellung für drei Samstage im Voraus mit einer Anzahlung von 20 Prozent, einer Widmung und einer Nussallergie entgegenzunehmen, und lassen Sie sich dann zeigen, wo der Bäcker diese Bestellung einsehen kann und wie der Restbetrag bei der Abholung abgerechnet wird. Bitten Sie ihn, etwas auf einer integrierten Waage zu wiegen und es kiloweise zu verkaufen, wobei die Tüte tariert wird. Bitten Sie ihn, ein Würstchenbrötchen zum Verzehr vor Ort und eines zum Mitnehmen zu verkaufen und die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze für jedes zu zeigen, ohne dass zwei separate Produkte angelegt werden müssen. Bitten Sie sie, um 16 Uhr sechs Artikel im Preis zu reduzieren und vier weitere zu entsorgen, und erstellen Sie anschließend einen Bericht, der beide Vorgänge mit den jeweiligen Zeitangaben unterscheidet. Bitten Sie sie, einem Großhandelskunden eine Rechnung für einen Monat mit Dauerbestellungen auf Basis einer kundenspezifischen Preisliste zu stellen, einschließlich einer Gutschrift für Retouren. Bitten Sie sie, das Gerät mitten in einer Transaktion offline zu schalten.
Zwei weitere Fragen, die es wert sind, gestellt zu werden: Wem gehören die Daten und wie können Sie diese vollständig exportieren, wenn Sie den Anbieter wechseln? Und was passiert mit Ihrer Verkaufshistorie, wenn Sie die Zahlungen einstellen? Ein Anbieter, der bei einer dieser Fragen zögert, hat Ihnen damit etwas Aufschlussreiches mitgeteilt. Wenn Sie einen bestehenden Anbieter ersetzen, finden Sie Informationen zum Ablauf eines Wechsels in unserem Leitfaden zum Wechsel von Kassensystemen.
Wo Sie diese Woche anfangen sollten
Fangen Sie nicht damit an, Vorführungen zu vereinbaren. Beginnen Sie mit dem Zählen, denn Sie können ein System nicht anhand von Anforderungen beurteilen, die Sie nicht schriftlich festgehalten haben.
Nehmen Sie eine normale Woche. Notieren Sie, wie viele Transaktionen Sie pro Stunde abwickeln, damit Sie wissen, wo die Spitzenzeiten tatsächlich liegen, und nicht nur, wo Sie sie vermuten. Notieren Sie jede eingegangene Vorbestellung und wie sie erfasst wurde. Wiegen Sie am Ende jedes Tages die Abfälle nach Produkt und notieren Sie die Uhrzeit, zu der Sie mit Preisnachlässen begonnen haben. Rechnen Sie aus, welchen prozentualen Anteil der Großhandelsumsatz in dieser Woche am Gesamtumsatz hatte. Wenn Sie einen Sitzbereich haben, ermitteln Sie, welcher Anteil des Umsatzes vor Ort verzehrt wurde.
Fünf Zahlen, eine Woche, und sie werden Ihnen zeigen, welche der sechs Anforderungen am Anfang dieses Artikels tatsächlich auf deine Bäckerei zutreffen. Ein Geschäft, das zu 90 Prozent aus Thekenverkauf besteht und keine Tortenbestellungen hat, braucht eine schnelle Kasse und eine ehrliche Abfallerfassung, und sonst nichts von der Liste. Eine Bäckerei, bei der der Großhandel 40 Prozent des Umsatzes ausmacht und samstags ausschließlich Taufkuchen verkauft werden, benötigt eher ein kleines ERP-System und sollte sofort aufhören, sich mit Café-Software zu beschäftigen. Gleiche Branche, gleiches Schild an der Tür, zwei völlig unterschiedliche Anschaffungen.
Lesen Sie als Nächstes: Bäckerei eröffnen zu den Startkosten und Entscheidungen bezüglich der Ausstattung, zum Bestandsverwaltungssystem für den Lagerbereich im Detail sowie zum Lebensmittelkostenanteil für die Margenberechnung, die all dem zugrunde liegt.
