Die meisten POS-Entscheidungen werden verkehrt herum getroffen. Man vereinbart vier Vorführungen, sieht zu, wie vier erfahrene Vertriebsmitarbeiter vier Systeme präsentieren, die sie besser kennen als ihre eigene Küche, und wählt dann dasjenige aus, das an einem Dienstagmorgen um elf Uhr in einem ruhigen Büro auf einem Laptop am ansprechendsten aussah. Niemand wartete auf einen Tisch. Es brannte nichts. Dann unterschreibst du einen Dreijahresvertrag und stellst an deinem zweiten Samstag fest, dass das Hinzufügen einer Getränkerunde zu einer bestehenden Rechnung sechs Fingertipps erfordert. Sechs Tastenanschläge, zweihundert Mal pro Abend. Ein Restaurant-Kassensystem ist nicht wirklich ein Produkt, das man kauft. Es ist eine Abfolge von Handgriffen, die Ihre Mitarbeiter wiederholen werden, bis sie in Rente gehen, und keine Vorführung in einem ruhigen Raum wird Ihnen vermitteln, wie sich diese Handgriffe anfühlen.
Dies ist also kein weiterer Funktionsvergleich. Funktionen sind der einfache Teil, und die ehrliche Antwort lautet: Die zehn führenden Systeme verfügen alle über ungefähr dieselben. Was sie unterscheidet, ist, wie sie sich um 20 Uhr bei vollem Haus verhalten, was sie tun, wenn die Internetverbindung ausfällt, und was es Sie kostet, sie im vierten Jahr wieder zu verlassen. Die Entscheidung zieht zudem eine zweite Entscheidung nach sich, die Betreiber regelmäßig unterschätzen: Ihr Kassensystem bestimmt in der Regel die Zahlungsabwicklung in Ihrem Restaurant, und das später wieder rückgängig zu machen, ist schwieriger, als die Kasse selbst zu wechseln. Im Folgenden finden Sie den Prozess, Schritt für Schritt, der all dies vor der Unterzeichnung ans Licht bringt - und nicht erst danach.
Beginnen Sie mit einer Schicht, nicht mit einer Auswahlliste
Bevor du mit einem einzigen Anbieter sprichst, verbringe eine geschäftige Schicht mit einem Notizbuch in deiner Schürze. Kein Klemmbrett, keine Tabellenkalkulation. Ein Notizbuch, denn du wirst schreiben, während du herumläufst.
Notieren Sie jeden Moment, in dem jemand auf das System wartet, einen Weg zurücklegt, den er nicht hätte gehen müssen, oder nach Papier greift. Das ist die gesamte Übung. Sie dauert einen Freitag und liefert ein besseres Anforderungsdokument als drei Wochen Recherche, denn es geht um Ihr Restaurant und nicht um das Restaurant in der Broschüre.
Hier ist, was Restaurantbetreiber typischerweise berichten, und es ist bemerkenswert einheitlich. Ein Kellner, der zum Terminal am Pass geht, um zu überprüfen, ob die Küche die Bestellung für Tisch neun tatsächlich erhalten hat. Derselbe Kellner, der eine Nachspeisebestellung auf einen Notizblock schreibt, weil die Rechnung bereits geschlossen war und ein erneutes Öffnen bedeutet, einen Manager suchen zu müssen. Ein Barkeeper, der eine ganze Runde storniert, weil ein Gast seine beiden Getränke separat bezahlen wollte und die Rechnung während des Service nicht geteilt werden konnte. Ein Barkeeper, der eine ganze Runde storniert, Jemand, der während des Ansturms Lieferbestellungen von einem Tablet aus von Hand, mit einem Finger, in das Kassensystem eingibt. Und der für den Geschäftsschluss zuständige Manager, der um zehn nach eins noch da ist, weil die Kassenschublade eine Differenz von elf Einheiten aufweist und es keinen Bericht gibt, der zeigt, welche Transaktion dafür verantwortlich ist.
Nun kommt der Teil, den jeder überspringt: Setzen Sie neben jeden Punkt eine Zahl. Wie oft pro Schicht? Der Rundgang zur Rechnungsprüfung findet vielleicht vierzig Mal statt. Das Durcheinander mit der geteilten Rechnung, drei oder vier Mal. Das erneute Öffnen einer geschlossenen Rechnung, zweimal. Diese Häufigkeitsspalte ist das Wertvollste, was Sie während dieses gesamten Prozesses haben werden, denn sie wandelt eine Liste von Ärgernissen in eine Liste von Prioritäten um, über die sich nicht streiten lässt. Eine Funktion, die Sie monatlich nutzen würden, verliert gegen einen Fingertipp, der Ihnen vierzig Mal pro Nacht Zeit spart - jedes einzelne Mal, egal wie gut sie in einer Demo aussieht.
Am Ende solltest du etwa zehn konkrete, zählbare Ärgernisse auf einer Seite haben. Diese Seite ist dein Briefing. Im Folgenden geht es darum, Kandidaten daran zu messen, anstatt an einem Funktionsraster, das jemand anderes erstellt hat.
Fünf Einschränkungen, die die eigentliche Filterung bewirken
Anbieter wollen mit den Funktionen beginnen, denn bei den Funktionen macht jeder eine gute Figur. Beginnen Sie stattdessen mit den Einschränkungen. Die meisten davon lassen sich in einem zehnminütigen Telefonat klären, und jede einzelne kann einen Anbieter ausschließen, bevor Sie eine Stunde damit verbracht haben, sich eine Präsentation anzusehen. Der Weg von zwölf Kandidaten zu einer Auswahlliste von drei sollte schnell und etwas rücksichtslos verlaufen.
Was passiert eigentlich, wenn die Internetverbindung ausfällt?
Fragen Sie das als Erstes und fragen Sie ganz genau nach, denn „wir arbeiten offline“ ist ein Satz, der etwa fünf verschiedene Stufen der Wahrheit abdeckt. Die entscheidenden Fragen: Kann ich Kartenzahlungen ohne Internetverbindung akzeptieren oder nur Barzahlungen? Erreichen die Küchenaufträge noch die Küche? Kann ich eine neue Rechnung eröffnen oder nur bereits bestehende schließen? Was passiert mit den Daten, wenn die Verbindung wiederhergestellt ist, und hat schon einmal jemand eine Schicht verloren? Wenn sich Ihr Lokal auf einer Dachterrasse, in einem Strandclub, in einem Festzelt oder an einem anderen Ort mit einer gemeinsam genutzten Leitung befindet, hat diese Frage Vorrang vor allem anderen auf Ihrer Liste. Ein Restaurant, das zwanzig Minuten lang keine Zahlungen entgegennehmen kann, hat ein viel teureres Problem als ein Restaurant mit einem umständlichen Auswertungsbildschirm.
Was muss mit was kommunizieren?
Schreiben Sie die Systeme auf, die Sie bereits betreiben und nicht ersetzen wollen: Buchhaltung, Lohnabrechnung, das Immobilienverwaltungssystem, falls Sie in einem Hotel ansässig sind, die Lieferdienst- Aggregatoren, das Reservierungsbuch. Fragen Sie dann für jedes System den Anbieter nach einem namentlich genannten Kunden, der genau diese Integration im Produktivbetrieb nutzt. Nicht „Wir integrieren mit Xero.“ Einen Kunden, der Xero heute nutzt. Die Kluft zwischen einer Integration, die auf einer Partnerseite existiert, und einer, die tatsächlich funktioniert, ist der Grund, warum Implementierungsprojekte scheitern - und von außen ist sie nicht erkennbar. Wenn Sie mehrere Systeme zusammenstellen, anstatt eines zu kaufen, lohnt es sich, die Muster für den Restaurant-Tech-Stack zu lesen, bevor Sie sich auf eine Architektur festlegen.
Die Gestaltung Ihrer Speisekarte
Speisekarten bringen Kassensysteme auf Weisen zum Absturz, die sich anhand einer Beschreibung kaum vorhersagen lassen. Preisgestaltung nach Gewicht. Eine „Build-your-own“-Schüssel mit vierzehn Optionen, von denen vier kostenpflichtig sind und zwei sich gegenseitig ausschließen. Gänge, die in bestimmter Reihenfolge serviert werden müssen, wobei die Hauptgerichte zurückgehalten werden, bis jemand einen Knopf drückt. Eine Happy Hour, bei der sich der Preis für zwölf Artikel zwischen 16 und 18 Uhr ändert, jedoch nur an Wochentagen und nur im Barbereich. Menüangebote, bei denen für ein Gericht ein Aufpreis anfällt. Such dir deine zwei schwierigsten Fälle aus und halte sie für die Demo bereit.
Wie viele Standorte gibt es, und wie viel möchten Sie zentral steuern?
Ein Standort: Überspringen Sie diesen Punkt. Bei zwei oder mehr stellt sich die Frage, ob Sie einen Preis einmal ändern können und diese Änderung überall wirksam wird, ob Sie die heutigen Umsätze aller Standorte auf einem Bildschirm einsehen können, ohne etwas exportieren zu müssen, und ob ein Standort absichtlich abweichen darf. Manche Systeme behandeln mehrere Standorte als eine Datenbank mit Filtern, andere als separate Installationen, die durch einen Bericht miteinander verknüpft sind. Die zweite Variante wird ab etwa dem vierten Standort mühsam.
Wer wickelt Ihre Kartenzahlungen ab, und was kostet der Wechsel?
Viele POS-Anbieter verlangen entweder die Nutzung ihres eigenen Zahlungsabwicklers oder gestalten Alternativen absichtlich umständlich. Das ist nicht automatisch schlecht, da gebündelte Abwicklung oft günstiger und im Support immer einfacher ist. Es ist nur dann schlecht, wenn man das erst nach der Vertragsunterzeichnung herausfindet. Fragen Sie, ob Sie Ihren eigenen Acquirer mitbringen können, wie hoch die Gebühr ist, wenn Sie deren Acquirer nutzen, ob die Gebühr für die Laufzeit festgeschrieben ist und was eine vorzeitige Kündigung kostet. Die Details hinter diesen Zahlen sind in der Aufschlüsselung der Zahlungsabwicklungsgebühren dargelegt, und es lohnt sich, diese vor dem Gespräch zu kennen, statt erst währenddessen.
Schreiben Sie das Demo-Skript, bevor Sie das Gespräch vereinbaren
Dieser eine Schritt beeinflusst das Ergebnis einer POS-Bewertung mehr als alles andere in diesem Artikel, und fast niemand tut es.
Eine Anbieter-Demo ist eine Darbietung. Sie wurde hunderte Male einstudiert, geht zügig über die starken Punkte hinweg und ist so aufgebaut, dass die Schwachstellen der Software vermieden werden. Nichts davon ist unehrlich, es ist einfach das, was eine Demo ausmacht. Ihre Aufgabe ist es, das Skript des Anbieters durch Ihr eigenes zu ersetzen.
Schicken Sie ihnen zwei Wochen vorher Ihre tatsächliche Speisekarte. Die echte, die unordentliche Tabelle oder das PDF von der Druckerei. Bitten Sie sie, im Voraus zehn Gerichte vorzubereiten, und legen Sie fest, dass unter diesen zehn auch Ihre beiden „hässlichsten“ Fälle aus dem obigen Abschnitt enthalten sein müssen. Anbieter, die dies gerne tun, sagen Ihnen damit etwas. Anbieter, die sich dagegen sträuben, sagen dir etwas noch Deutlicheres.
Dann schick die Aufgaben. Acht sind genug, und sie sollten der Häufigkeitsspalte in deinem Notizbuch entsprechen und nicht irgendetwas, was ein Verkäufer wählen würde:
1.
Nimm eine Bestellung für vier Personen mit zwei Sonderwünschen entgegen und halte die Hauptgerichte zurück,
bis ich „Los“ sage.
2
.
Füge diesem Tisch zehn Minuten später zwei Getränke hinzu, ohne eine neue
Rechnung zu eröffnen.
3
.
Teile diese Rechnung in drei Teile auf: Ein Gast bezahlt bar, einer mit Karte, einer
über ein Firmenkonto.
4
.
Stornieren Sie ein Hauptgericht, das bereits in die Küche gegangen ist, und zeigen Sie mir genau,
was die Küche sieht, wenn Sie das tun.
5.
Wenden Sie als Vorgesetzter einen Rabatt von zwanzig Prozent auf nur einen Artikel an, mit einem Grundcode.
6
.
Ändere sofort den Preis eines Weins im Glas und zeige mir, wie er
auf einem Handterminal und einem stationären Terminal angezeigt wird.
7
.
Rufe die gestrigen Umsätze auf, aufgeschlüsselt nach Kellner und dann nach Kategorie, ohne
sie in eine Tabellenkalkulation zu exportieren.
8
.
Führe den Tagesabschluss durch und finde dann die Transaktion, die für eine
Kassenabweichung von zwölf Einheiten verantwortlich ist.
Messen Sie die Zeit für jede Aufgabe grob. Sie erstellen keinen Benchmark, sondern eine Aufzeichnung, damit die vierte Demo ehrlich mit der ersten verglichen werden kann und nicht nur nach Gefühl.
Und dann stelle die Frage, die mehr verrät als die anderen acht zusammen: Kann ich das Gerät in die Hand nehmen und Aufgabe zwei selbst erledigen? Nehmen Sie das Handterminal. Geben Sie die Getränke ein. Wenn die Software gut ist, werden Sie das ohne Anleitung in weniger als einer Minute schaffen. Wenn nicht, werden Sie es sofort in Ihren Händen spüren - und genau darum geht es. Ein Anbieter, der Ihnen das Gerät nicht aushändigt, hat Ihnen damit einen Anhaltspunkt geliefert, der mehr wert ist als die Vorführung.
Worauf Sie achten sollten, während sie fahren
Zählen Sie die Taps. Darum dreht sich alles. Zählen Sie für jede Aufgabe die Taps auf dem Weg, den Ihr Personal dreihundert Mal pro Schicht zurücklegt, und notieren Sie die Zahl. Drei Taps gegenüber sechs, um eine Runde Getränke hinzuzufügen, klingt nicht nach einem Unterschied, über den es sich zu verhandeln lohnt - bis man ihn mit einem geschäftigen Samstag multipliziert; dann sind es etwa neunhundert zusätzliche Taps und eine langsamere Bar.
Achten Sie auf die Anzeichen für Ausweichlösungen. Es klingt nach „man müsste einfach“ und taucht mitten im Satz auf: „man müsste einfach zum Grundriss zurückkehren“, „man müsste es einfach als Sonstiges hinzufügen“, „man müsste das einfach vom Backoffice aus erledigen“. Jedes „man würde einfach“ ist eine kleine Abgabe, die dein Personal für immer zahlen muss. Ein oder zwei sind normal. Fünf in einer vierzigminütigen Demo sind ein Muster.
Fragen Sie niemals „Geht das?“. Die Antwort auf „Geht das?“ lautet immer „Ja“, von jedem, und meistens ist es nicht einmal eine Lüge, denn mit genügend Konfiguration und einem Workaround können die meisten Systeme letztendlich fast alles. Fragen Sie „Zeigen Sie es mir.“ Beobachten Sie dann, ob sie es Ihnen zeigen oder es Ihnen erklären.
Achte auf die Geschwindigkeit der Bildschirme selbst. Demo-Umgebungen laufen auf Datenbanken, die vierzig Produkte und die Umsätze der letzten Woche enthalten. Fragen Sie, wie sich das System anfühlt, wenn drei Jahre an Transaktionen darin gespeichert sind, und bitten Sie darum, ein echtes Kundenkonto statt der Sandbox zu sehen, sofern dies zulässig ist. Ein Bildschirm, dessen Laden vier Sekunden dauert, ist ein Bildschirm, den Ihre Mitarbeiter nicht mehr nutzen werden.
Trennen Sie den Live-Betrieb klar und schriftlich von der Roadmap. Alles, was als „in der nächsten Version verfügbar“ beschrieben wird, sollte als nicht vorhanden betrachtet werden, denn manchmal ist es das auch, und wenn es Ihnen wirklich wichtig ist, dann gehört es mit einem Datum in den Vertrag und nicht nur in Ihre Erinnerung an ein Gespräch.
Noch etwas, worauf Sie achten sollten: Was wird schnell übergangen? Wenn die Berichterstellung neunzig Sekunden und der Zahlungsbildschirm zwanzig Minuten Zeit bekommt, verrät Ihnen dieses Verhältnis, worauf sich die Aufmerksamkeit des Produkts konzentriert hat.
Testen Sie einen echten Dienst, bevor Sie unterschreiben
Eine Demo zeigt dir, was die Software kann. Ein Pilotprojekt zeigt dir, was deine Mitarbeiter tatsächlich damit machen werden - das ist eine andere Frage und die einzige, die zählt.
Bitten Sie um einen Testlauf auf echter Hardware, in Ihrem Lokal, während eines echten Service. Manche Anbieter werden zustimmen. Andere bieten stattdessen eine Sandbox an, die zwar deutlich weniger wert ist, aber dennoch sinnvoll. Wenn niemand einen Pilotversuch durchführen will, ist die Ausweichlösung die kürzestmögliche Laufzeit mit einem festgelegten Ausstieg, und Sie sollten das Risiko entsprechend einkalkulieren.
Zwei Regeln machen ein Pilotprojekt sinnvoll. Führen Sie es bei einem Service unter der Woche durch und nicht an Ihrem ruhigsten Abend, denn ein Dienstag mit dreißig Gästen verschleiert alles, was Sie herausfinden wollen. Und übertragen Sie die Aufgabe Ihrem skeptischsten Kellner, nicht Ihrem enthusiastischsten. Der Skeptiker wird innerhalb einer Stunde die Reibungspunkte finden und Ihnen unverblümt davon berichten. Der Enthusiast wird es durch reinen guten Willen zum Laufen bringen und berichten, dass alles in Ordnung war, was dir nichts bringt.
Messen Sie drei Dinge und nicht mehr. Wie lange eine typische Bestellung vom ersten Tippen bis zum Versand dauert, gemessen mit einem Smartphone. Wie oft das Personal jemanden um Hilfe bitten musste. Und ob die Kasse am Ende ausgeglichen war. Dieser dritte Punkt erfasst eine ganze Kategorie von Problemen, die in einer Demo nie auftauchen, und wenn die Zahlen nicht sauber übereinstimmen, wirst du den Z-Bericht verstehen wollen, den das System erstellt, bevor du dich darauf einlässt, damit zu leben.
Halten Sie noch am selben Abend oder am nächsten Morgen eine Nachbesprechung ab. Nicht erst in der folgenden Woche. Die konkreten, nützlichen Kritikpunkte verblassen innerhalb von etwa einem Tag und werden durch einen allgemeinen Eindruck ersetzt - und genau diese allgemeinen Eindrücke wollten Sie ja vermeiden.
Bewerten Sie es, bevor Sie es sehen
Erstelle deine Bewertungsvorlage noch vor der ersten Demo. Das ist keine Bürokratie, sondern ein Schutz vor dir selbst.
Nimm die zehn Punkte aus deinem Notizbuch, weise jedem eine Gewichtung von bis zu hundert zu, basierend auf der Spalte „Häufigkeit“, und füge Zeilen für die Einschränkungen hinzu, die nicht den täglichen Gebrauch betreffen: Offline-Verhalten, die von dir genannten Integrationen, Reaktionsfähigkeit des Supports, Kündigungsbedingungen. Summieren Sie die Gewichtungen auf 100, bevor Sie jemanden getroffen haben. Bewerten Sie dann jeden Kandidaten pro Zeile mit einer Note von eins bis fünf, multiplizieren Sie die Werte und addieren Sie sie.
Die Zahl ist nicht der springende Punkt. Der springende Punkt ist, was passiert, wenn die Berechnung nicht mit deinem Bauchgefühl übereinstimmt - was sie wird, meist weil ein Verkäufer deutlich hilfsbereiter war als die anderen oder eine Benutzeroberfläche deutlich ansprechender war. Beide Eingebungen enthalten tatsächliche Informationen. Reaktionsfähigkeit während eines Verkaufszyklus ist ein guter Indikator für die Reaktionsfähigkeit bei einem Ausfall, und eine Benutzeroberfläche, die Ihre Mitarbeiter als angenehm empfinden, ist eine, die sie schneller erlernen werden. Aber diese Faktoren gehören als gewichtete Zeilen auf die Bewertungsliste und sollten fair mit allem anderen konkurrieren, anstatt am Ende aufzutauchen und die Bewertung stillschweigend auf den Kopf zu stellen. Wenn Sie im Begriff sind, Ihre eigenen Kriterien außer Kraft zu setzen, ist das in Ordnung. Notieren Sie sich zuerst den Grund. Das ist eine gute Übung, und in etwa einem Drittel der Fälle reicht das Aufschreiben bereits aus, um zu erkennen, dass der Grund nicht besonders stichhaltig war.
Der Referenzanruf, den niemand richtig durchführt
Bitten Sie jeden Finalisten um zwei Referenzen und geben Sie genau an, welche beiden Sie wünschen: einen Kunden, der die Software seit drei Jahren oder länger einsetzt, und einen, der in den letzten sechs Monaten gewechselt hat. Der Langzeitkunde weiß, wie es ist, mit der Software zu arbeiten. Der kürzlich hinzugekommene Kunde weiß, wie die Implementierung tatsächlich verlief, bevor die Erinnerung verblasst.
Man wird Ihnen zufriedene Kunden nennen. Das ist in Ordnung, denn der Trick besteht nicht darin, eine unzufriedene Referenz zu finden, sondern Fragen zu stellen, die ein zufriedener Kunde ehrlich beantworten wird:
Was hat am längsten gedauert, bis es richtig funktioniert hat? Was mussten Sie an Ihrer Arbeitsweise ändern, um sich an das System anzupassen? Wann haben Sie zuletzt den Support kontaktiert, und wie lange hat es gedauert, bis Sie einen Mitarbeiter erreicht haben, der Ihnen helfen konnte? Würden Sie sich mit dem Wissen, das Sie heute haben, wieder für diese Lösung entscheiden? Und die beste Frage, die dir fast jedes Mal eine wirklich ehrliche Antwort liefert: Was machst du noch auf Papier?
Diese letzte Frage funktioniert, weil sie nicht als Beschwerde formuliert ist. Sie klingt wie eine praktische Frage zum Arbeitsablauf, sodass die Leute sie sachlich beantworten, und was dabei herauskommt, ist eine präzise Bestandsaufnahme der Lücken zwischen Marketing und Praxis.
Verbringe auch zwanzig Minuten außerhalb der Referenzliste. Suche den Namen des Anbieters zusammen mit „Ausfall“ und „down“. Finde die Statusseite des Anbieters und schau dir den Verlauf an, statt nur auf das heutige grüne Häkchen zu achten. Lies dir gezielt die Ein- und Zwei-Sterne-Bewertungen durch - nicht wegen der Wut, sondern wegen des Musters, das dahinter steckt.
Lies den Vertrag im Hinblick auf die Kündigung
Sie werden den Vertrag lesen, um zu erfahren, was Sie bekommen. Lesen Sie ihn ein zweites Mal, um zu erfahren, wie Sie aussteigen können, denn genau diese Lektüre spart Ihnen im dritten Jahr Geld. Sechs Punkte verdienen es, mit einem Textmarker hervorgehoben zu werden:
Laufzeit und automatische Verlängerung. Wie lange läuft der Vertrag, und wie viele Tage im Voraus muss gekündigt werden, bevor er sich automatisch verlängert? In Klausel vierzehn versteckte 30-Tage-Fristen sind üblich und leicht zu übersehen.
Preiserhöhungen. Kann der Abonnementpreis während der Laufzeit erhöht werden, und gibt es eine Obergrenze? „In Übereinstimmung mit der Inflation“ ist eine Obergrenze. „Nach Ermessen des Unternehmens“ ist keine.
Ihre Daten. Können Sie diese selbst, ohne vorherige Anfrage, in einem Format exportieren, das von anderen Programmen gelesen werden kann? Umfasst der Export drei Jahre Transaktionsverlauf und Ihre Kundendaten oder nur eine Produktliste? Diese Klausel entscheidet darüber, ob Ihre nächste Migration zwei Wochen oder ein Quartal dauert.
Eigentumsrechte an der Hardware. Gekauft oder geleast - und funktioniert die Ausrüstung weiter, wenn Sie den Vertrag kündigen? Manche Terminals gehören tatsächlich Ihnen. Andere werden zu teuren Briefbeschwerern, sobald das Abonnement endet.
Bindung an den Zahlungsabwickler. Wenn die Kartenabwicklung gebündelt ist: Wie hoch ist die Gebühr für eine vorzeitige Kündigung, und handelt es sich um einen Pauschalbetrag oder ein Vielfaches des prognostizierten Volumens?
Ein SLA mit Abhilfemaßnahmen. Eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent ist eine Marketingzahl, es sei denn, es geschieht etwas, wenn dieser Wert nicht erreicht wird. Achten Sie auf die Gutschrift für Dienstleistungsausfälle, und beachten Sie, dass eine Gutschrift im Wert eines Abonnementtages keine wirkliche Entschädigung für einen verlorenen Samstag darstellt.
Für einen einzelnen Standort braucht man hierfür keinen Anwalt. Man braucht eine Stunde Zeit und einen Textmarker. Der vollständige Überblick über die Gesamtkosten über vier Jahre, einschließlich der Gebühren, die nicht auf der Preisseite aufgeführt sind, ist im Kostenleitfaden für Kassensysteme dargelegt.
Was sich je nach Format ändert
Der oben beschriebene Prozess gilt überall. Die Gewichtung ändert sich jedoch erheblich.
Eine stark frequentierte Bar sollte Geschwindigkeit und die Abwicklung von Rechnungen fast allem anderen vorziehen, denn ein Barkeeper, der pro Runde vier Sekunden verliert, verursacht einen Rückstau von elf Sekunden in der Warteschlange. Testen Sie die Übertragung einer Rechnung zwischen Barkeepern während der Schicht und das Schließen von achtzig Rechnungen bei „Last Order“.
Cafés und Thekenbetriebe stehen und fallen mit der Warteschlange um 8:15 Uhr. Legen Sie Wert auf die Geschwindigkeit der Bestellerfassung, die physische Anordnung der Tasten und darauf, wie schnell eine Kartenzahlung abgewickelt wird. Die Reihenfolge der Gerichte und die Raumaufteilung sind nahezu irrelevant.
Bei Full-Service-Restaurants muss die Küche genauso gut sein wie der Servicebereich. Das Timing der Gänge, die Bestellung direkt am Tisch und was der Passierer während eines Ansturms tatsächlich sieht, sind allesamt entscheidend, deshalb verdient ein Küchenanzeigesystem (KDS) eigene Demonstrationsaufgaben und nicht nur eine beiläufige Erwähnung. Wenn Sie noch mit Druckern arbeiten, beleuchtet der Vergleich zwischen KDS und Küchendrucker die Vor- und Nachteile angemessen.
Ketten mit mehreren Standorten sollten großen Wert auf zentrale Steuerung und konsolidierte Berichterstattung legen und diese anhand realer Zahlen statt anhand der drei Standorte der Demo testen. Wenn die Lebensmittelkosten den Druck ausmachen, unter dem Sie stehen, schauen Sie sich genau an, wie das System die Bestandsverwaltung im Restaurant handhabt, denn ein Kassensystem, das zählt, was Sie verkauft haben, aber nicht, was Sie verbraucht haben, überlässt Ihnen die interessante Hälfte der Arbeit in Excel erledigen.
Hotels und Resorts haben eine Einschränkung, die alle anderen Punkte übertrumpft: Der Gast bestellt oft in einer Gaststätte und bezahlt Tage später an einer Rezeption an einem anderen Ort. Wenn das System nicht zuverlässig eine Belastung auf die Zimmerabrechnung buchen kann, wird auch keine andere Funktion des Systems den Monatsabschluss retten.
Wer entscheidet, und wie wird bei Stimmengleichheit entschieden?
Bestimmen Sie eine Person, die die Entscheidungsgewalt hat. Ausschüsse wählen nicht das beste System aus, sondern dasjenige, gegen das niemand Einwände erhebt - und das ist selten dasselbe.
Beziehen Sie die Menschen, die das System nutzen werden, in die Vorführungen ein. Ein Kellner und ein Koch werden innerhalb von zehn Minuten Dinge entdecken, die Ihnen in einem Monat entgehen würden, und Mitarbeiter, die vor der Umstellung befragt wurden, beschweren sich danach deutlich weniger. Eine Befragung ist jedoch keine Abstimmung. Sammeln Sie die Rückmeldungen, und entscheiden Sie dann.
Wenn zwei Kandidaten wirklich gleichauf liegen, entscheiden Sie anhand der Supportqualität und der Kündigungsbedingungen und nicht anhand der Funktionen. Funktionslücken schließen sich, da jeder Anbieter seine Produkte ausliefert. Ein Support-Team, das während Ihrer Evaluierungsphase drei Tage für eine Antwort braucht, wird auch während eines Ausfalls drei Tage für eine Antwort brauchen, und ein Vertrag, den Sie nicht kündigen können, wird auch in vier Jahren noch ein Vertrag sein, den Sie nicht kündigen können.
Ihre nächsten drei Wochen
Beobachten Sie den Service an diesem Freitag mit einem Notizbuch und notieren Sie jede Wartezeit, jeden unnötigen Gang, jedes Greifen nach Papier. Fügen Sie am Samstagmorgen die Spalte „Häufigkeit“ hinzu, solange die Erinnerung noch frisch ist.
Wandeln Sie diese Seite nächste Woche in Ihre fünf Einschränkungen um und nutzen Sie diese dann am Telefon, um eine lange Liste auf drei zu reduzieren. Senden Sie diesen drei Anbietern Ihr tatsächliches Menü und Ihre acht Aufgaben, wobei die Demo mindestens zehn Tage im Voraus gebucht sein sollte, damit sie Zeit haben, sie vorzubereiten.
In Woche drei führen Sie die Vorführungen mit Ihrem eigenen Skript in der Hand und dem Gerät in Ihren Händen für mindestens eine Aufgabe durch. Bewerten Sie sie noch am selben Tag. Führen Sie die Referenzanrufe vor den Verhandlungen durch und nicht danach, und testen Sie dann den Gewinner unter der Woche bei einem Serviceeinsatz mit Ihrem schwierigsten Kellner. Wenn es das übersteht und der Vertrag Ihnen einen Ausstieg ermöglicht, unterschreiben Sie ihn. Sobald die Entscheidung gefallen ist, übernimmt der POS-Migrationsplan von hier an.
Weiterlesen: Kosten für Restaurant-Kassensysteme, Wechsel des Kassensystems und Restaurant-Management-Software.
