Une caisse de boulangerie effectue des tâches qu’une caisse de restaurant n’a jamais à accomplir. Elle pèse un sac de petits pains et les tarifie au kilo. Elle encaisse en mars un acompte pour un gâteau de baptême prévu en mai, ainsi que l’orthographe d’un prénom qu’il ne faut surtout pas se tromper. À quatre heures et demie, elle réduit d’un tiers le prix de tous les produits encore en vitrine, et elle doit enregistrer cette opération comme une démarque et non comme une remise, car ces deux chiffres ont des significations complètement différentes. Puis, le premier du mois, elle établit les factures pour onze cafés qui ont été livrés en compte de pain au levain tout au long du mois. Rien de tout cela n’apparaît dans la démo d’un système de caisse pour restaurant, ce qui explique pourquoi tant de boulangers finissent par utiliser un tableur en parallèle de leur caisse et appellent cela un « système ».
L’autre moitié du problème se trouve derrière le comptoir. Une boulangerie est une petite usine avec une boutique attenante, et c’est dans cette boutique que l’usine reçoit ses seuls retours d’expérience. Chaque croissant vendu à 8 h et chaque miche mise au rebut à 18 h constituent des données sur la production du lendemain, et si la caisse ne peut pas restituer ces informations sous une forme exploitable par le chef boulanger à cinq heures du matin, la recette restera à jamais une approximation. C’est pourquoi le lien entre la caisse et la gestion des stocks est l’élément qu’il faut absolument maîtriser, bien plus que la couleur des boutons.
Ce qui suit n’est pas une liste de fonctionnalités. Il s’agit d’un ensemble d’éléments propres à une boulangerie qui posent problème aux logiciels de gestion habituels destinés au secteur de l’hôtellerie-restauration, avec une description de ce qui constitue une bonne solution pour chacun d’entre eux, une estimation du coût global du système et les questions qui permettent généralement de démasquer un fournisseur n’ayant jamais vendu ses services qu’à des cafés.
Qu’est-ce qu’un système de caisse pour boulangerie ?
Un système de caisse pour boulangerie est un système de point de vente conçu pour vendre des denrées périssables produites sur place, en grande quantité, à de faibles prix unitaires, via plusieurs canaux de vente. La définition importe moins que les six exigences qui en découlent, et ce sont elles qui distinguent une caisse de boulangerie d’une caisse de café :
- Vente au poids : balances intégrées, gestion de la tare et tarification au kilo ou à la livre, en plus du prix à l’unité.
- Commandes à l’avance : gâteaux et services traiteur réservés plusieurs jours ou semaines à l’avance, avec acomptes, créneaux de retrait et détails écrits.
- Réductions de prix et pertes : baisses de prix en fin de journée et comptage des stocks par produit, avec horodatage.
- Comptes de gros : commandes récurrentes, grilles tarifaires spécifiques aux clients, bons de livraison et facturation mensuelle.
- Taux de TVA différenciés : une même pâtisserie est taxée différemment selon qu’elle est consommée sur place, emportée ou servie chaude.
- Étiquetage des ingrédients : informations sur les allergènes et la liste complète des ingrédients associées aux produits et imprimables au comptoir.
Un système prenant en charge quatre de ces fonctionnalités fera l’affaire. S’il n’en gère que deux, vous vous retrouverez à nouveau sur un tableur dès le deuxième mois. Les sections ci-dessous abordent chacune de ces fonctionnalités tour à tour, et les trois dernières traitent de la rapidité, du coût et de la manière de vérifier les affirmations d’un fournisseur.
Pourquoi un système de caisse de restaurant peine-t-il derrière le comptoir d’une boulangerie ?
Les logiciels de restauration sont conçus autour d’une table et d’une note qui reste ouverte. Un client s’assoit, des plats s’ajoutent au fil d’une heure, la note augmente, puis elle est clôturée. Presque toutes les décisions de conception découlent de ce principe : l’agencement de la salle, la note ouverte, le service des plats par plat, la numérotation des places, le partage de l’addition par place à la fin.
Une boulangerie n’a rien de tout cela. Il n’y a pas de table. La transaction moyenne dure onze secondes et peut se résumer à un café et deux viennoiseries. Le nombre de transactions est élevé et le panier moyen est faible, de sorte que le coût d’une simple pression supplémentaire se multiplie par six cents par jour. Parallèlement, les fonctionnalités dont une boulangerie a réellement besoin, le poids et les précommandes, sont des fonctionnalités de vente au détail que les fournisseurs du secteur de la restauration n’ont souvent pas du tout développées.
Les TPV de vente au détail ont le problème inverse. Ils gèrent le poids, les codes-barres et les unités de stock, mais ne savent rien de la taxe sur les plats chauds, de la production en cuisine ou des options de personnalisation du café. Les boulangeries disposant d’un espace de restauration se situent dans la zone grise entre ces deux catégories, et c’est dans cette zone grise que les feuilles de calcul prolifèrent.
Vente au poids
De nombreuses boulangeries n’en ont jamais besoin. Si tous les produits sont vendus à l’unité, passez directement à la suite. Mais si vous vendez des petits pains par demi-douzaine, des biscuits à choisir au choix, des gâteaux en plaque découpés à la demande, ou tout autre produit sur un marché où le pain est légalement vendu au poids, une caisse sans balance se résume à une personne faisant des calculs de tête pendant que huit clients attendent.
Balances, tare et étiquettes avec prix intégré
Trois points à vérifier, et les fournisseurs sont flous sur la différence. Premièrement, le système lit-il directement la balance, via une connexion série ou USB, de sorte que le poids s’affiche dans le panier sans que personne n’ait à le saisir ? Une caisse qui oblige le personnel à lire un chiffre sur un écran séparé et à le saisir manuellement n’est pas une intégration de balance, c’est une balance posée à côté d’une caisse. Deuxièmement, prend-elle en charge la tare, de sorte que le poids du sac ou de la boîte soit automatiquement déduit ? Troisièmement, peut-elle lire les codes-barres intégrant le prix, du type de ceux qu’une imprimante d’étiquettes produit en arrière-boutique lorsque les produits sont emballés et pesés avant d’arriver en caisse ?
C’est ce troisième point qui permet à une boulangerie de peser et d’étiqueter les produits au moment de la fabrication plutôt qu’au comptoir, là où se concentrent généralement les temps d’attente. Il suffit de peser une fois le plateau de flapjacks, d’imprimer douze étiquettes, puis le comptoir n’a plus qu’à les scanner. Cela signifie également que la caisse doit accepter deux sources de prix pour un même produit sans considérer l’une d’entre elles comme une erreur.
Il est important de vérifier que la balance est homologuée pour votre marché si vous vendez au poids. Au Royaume-Uni et dans l’UE, cela implique un instrument certifié de classe III ; une intégration au point de vente ne rendra pas légale une balance non homologuée.
Commandes de gâteaux sur mesure, acomptes et dates de retrait
C’est là que la plupart des boulangeries se rendent compte que leur caisse a été conçue pour un autre type d’activité. Un gâteau de fête n’est pas une simple vente, c’est un contrat assorti d’une date de livraison, et il comporte des informations qu’une ligne de commande ne peut pas contenir : l’inscription et son orthographe exacte, le nombre d’étages, la garniture, un allergène mentionné une seule fois par le client au comptoir, le créneau de retrait, le numéro de téléphone, et si l’acompte a été versé en espèces ou par carte.
Si cela est mal géré, ces informations finissent dans un agenda papier derrière le comptoir. Ce système fonctionne jusqu’à ce que la personne qui a pris la note soit en congé, que la page soit recouverte de farine, ou que deux gâteaux soient promis pour le même samedi matin et que personne ne s’en aperçoive avant le vendredi soir.
Voici comment cela devrait fonctionner : une commande à l’avance est un objet à part entière dans le système, et non une simple note dans le champ « commentaires ». Elle comporte une date et une heure d’échéance, un statut permettant d’affiner la recherche, un acompte comptabilisé sur le solde final, ainsi que des champs de texte libre qui s’impriment dans la zone de production et non pas uniquement sur le ticket client. Vous devriez pouvoir vous tenir à la caisse un mardi et répondre à la question « Quelles commandes doivent être livrées samedi, et lesquelles ne sont pas encore payées ? » en un seul écran. Vous devriez également pouvoir limiter le nombre de gâteaux acceptés un jour donné, car un agenda qui vous permet de surcharger le samedi finira par le surcharger.
La partie comptable pose également des problèmes. Un acompte encaissé en mars pour un gâteau retiré en mai ne constitue pas un chiffre d’affaires en mars, mais un passif ; et si la caisse enregistre le montant total le jour où l’acompte est encaissé, vos chiffres mensuels vous induiront en erreur. Demandez précisément comment les acomptes sont comptabilisés, et si le solde est bien rapproché de la commande d’origine plutôt que de devenir une deuxième vente sans rapport avec celle-ci.
Les démarques et le gaspillage : le chiffre qui définit une boulangerie
Toutes les boulangeries sont confrontées à cette même réalité dérangeante : il faut cuire plus que ce que l’on vendra, sinon on déçoit les clients dès 10 heures du matin et on les dissuade de revenir. La question n’est donc jamais de savoir s’il y aura un excédent, mais quel en sera le volume, quels produits seront concernés et ce que vous en ferez.
Les boulangeries artisanales classiques enregistrent généralement entre 4 et 10 % de production invendue, et le pain se retrouve en mauvaise posture car, contrairement aux biscuits, il est invendable dès le lendemain. Les exploitants qui parviennent à réduire ce chiffre ne cuisent pas moins. Ils évaluent les quantités par produit et par jour, et adaptent leur assortiment en conséquence.
Trois types d’événements distincts, et une caisse qui les regroupe tous, vous prive d’une vision claire :
- Déstockage : vendu à prix réduit, généralement dans la dernière heure. Le chiffre d’affaires a été réalisé, mais la marge est plus faible.
- Gaspillage : jeté à la poubelle. Pas de chiffre d’affaires, coût total des ingrédients et de la main-d’œuvre pris en charge.
- Personnel et dons caritatifs : distribués gratuitement. Pas de chiffre d’affaires, mais le coût correspond à une décision délibérée plutôt qu’à un échec.
Si ces trois cas apparaissent tous dans les rapports sous la rubrique « remise », vous ne pouvez pas distinguer une boulangerie qui vide intelligemment sa vitrine de celle qui jette discrètement 8 % de sa farine. Insistez pour obtenir des codes de motif distincts et un horodatage. L’horodatage est l’élément sous-estimé : des baisses de prix commençant à 14 h plutôt qu’à 16 h 30 ne constituent pas un problème de tarification, mais un problème de production, et la seule façon de le constater est d’examiner à quel moment les réductions ont commencé sur une période de quinze jours. Enregistrer ces données correctement constitue également la première étape de toute démarche sérieuse visant à réduire le gaspillage alimentaire, car on ne peut pas réduire ce qu’on n’a jamais compté.
Transformer les ventes d’hier en liste de cuisson pour demain
La première décision de la journée du chef boulanger, généralement prise vers quatre ou cinq heures du matin, consiste à déterminer les quantités de chaque produit à fabriquer. Si le calcul est juste, la vitrine paraîtra pleine à neuf heures et presque vide à cinq heures. Si l’on se trompe d’un côté, on se retrouve avec des bacs remplis de pain ; de l’autre, les clients font demi-tour et s’en vont.
La plupart des boulangeries prennent cette décision de mémoire et en se fiant à leur intuition concernant la météo. Une caisse enregistreuse qui fournit des rapports précis permet de bien mieux s’y prendre, et le rapport utile n’est pas le chiffre d’affaires total. Il s’agit du volume écoulé par produit et par jour de la semaine, avec l’heure à laquelle le produit a été entièrement vendu. Un produit qui se vend à 100 % tous les samedis n’est pas un succès, c’est la preuve que vous laissez de l’argent dans le four, et l’heure à laquelle il est épuisé vous indique combien : s’il est épuisé à 10 h, cela signifie que vous devriez en fabriquer davantage ; s’il est épuisé à 16 h, cela signifie que la quantité est à peu près correcte.
Associez ces données à celles par tranche horaire. Une boulangerie présente généralement deux ou trois profils de fréquentation distincts au cours d’une même journée : l’affluence des navetteurs, le pic du déjeuner et un après-midi calme, et les clients recherchent des produits différents plutôt qu’une simple augmentation des quantités d’un même produit. La même technique s’applique ici que dans n’importe quel autre établissement effectuant des prévisions de ventes correctes : les quatre derniers jours de la même semaine, corrigés des événements exceptionnels, et non pas une seule semaine ou une moyenne sur l’année entière.
L’autre moitié, c’est l’inverse. La consommation d’ingrédients doit être calculée à partir des mêmes données, de sorte que la vente de 240 pains au levain épuise les stocks de farine, d’eau, de sel et de levain selon la recette, plutôt que d’attendre que quelqu’un compte les sacs le dimanche. C’est ce qui fait que la commande n’est plus une simple estimation, et c’est la principale raison pour laquelle il est essentiel de s’assurer que votre caisse communique correctement avec votre système de gestion des stocks.
Comptes de gros, commandes récurrentes et dépôt-vente
Pour de nombreuses boulangeries, le comptoir représente la partie visible, tandis que la vente en gros constitue la partie rentable. L’approvisionnement des cafés, des épiceries fines, des restaurants et des magasins de produits fermiers peut représenter entre un tiers et la moitié du chiffre d’affaires, et son fonctionnement repose sur des mécanismes totalement différents de ceux de la vente au détail.
Une commande récurrente se répète : le café du coin prend douze baguettes et vingt croissants chaque jour de la semaine, quarante le samedi, rien le dimanche. Personne ne devrait avoir à saisir ces informations quotidiennement. Le système doit générer le circuit de livraison du jour à partir des commandes récurrentes, autoriser des variations ponctuelles sans rompre la séquence, et produire un bon de livraison par client que quelqu’un peut signer à sept heures du matin.
Ensuite, il y a l’argent. Les clients grossistes paient sur facture, mensuellement, selon leur propre grille tarifaire, qui n’est pas celle pratiquée au comptoir. Vous avez donc besoin d’une tarification spécifique par client, d’une limite de crédit qui vous alerte avant de livrer à quelqu’un qui a cessé de payer, d’une facturation groupée en fin de mois, et d’un transfert clair vers votre logiciel de comptabilité de restauration afin que votre comptable n’ait pas à tout ressaisir.
La vente avec droit de retour mérite une mise en garde particulière. Si vous livrez en partant du principe que les stocks invendus vous seront retournés, alors une livraison n’est pas encore une vente, et votre chiffre d’affaires n’est pas connu tant que les retours n’ont pas été comptabilisés. Les boulangeries qui traitent les livraisons «vente avec droit de retour» comme de simples ventes surestiment leur chiffre d’affaires tout au long du mois, puis subissent un désagréable impact lié aux notes de crédit. Demandez directement au fournisseur si son système prend en compte les retours par rapport à la livraison initiale, et méfiez-vous d’un « oui » enthousiaste sans démonstration.
Consommation sur place ou à emporter, et la taxe qui suit le client
Si votre boulangerie dispose de quatre tables, cette section vous permettra de réaliser plus d’économies que toute autre. Dans de nombreux régimes fiscaux, le taux applicable à un même produit varie en fonction de son mode de vente, et les produits de boulangerie se situent précisément à la limite.
Au Royaume-Uni, la plupart des pains et des gâteaux sont exonérés de TVA, mais tout ce qui est consommé sur place est soumis au taux normal de 20 %, tout comme les produits vendus chauds. Cela signifie qu’un seul rouleau à la saucisse peut être soumis à trois traitements différents en matière de TVA au cours d’une même matinée : froid et à emporter, chaud et à emporter, ou consommé à table près de la fenêtre. Cette catégorie regorge de cas limites qui font l’objet de litiges depuis des décennies, la question des biscuits enrobés de chocolat étant l’exemple le plus célèbre. Dans l’Union européenne, la situation est similaire, avec des taux différents selon les pays, et aux États-Unis, le problème équivalent concerne la taxe sur les ventes, qui varie selon les États et parfois selon les villes, entre les aliments préparés et non préparés.
Votre caisse n’y est pour rien, mais c’est elle qui détermine si vous appliquez le bon taux six cents fois par jour. Ce dont vous avez besoin, c’est d’une commande unique au point de vente : un simple clic pour « sur place » ou « à emporter », qui recalcule automatiquement le montant total du panier, ainsi que la possibilité de définir un taux différent pour la version chaude d’un produit sans avoir à la gérer comme un article distinct avec un stock séparé. Le personnel n’aura pas en tête de changer de code fiscal. En revanche, il se souviendra d’appuyer sur un gros bouton portant la mention « sur place ».
Si vous vous trompez en étant trop indulgent, vous payez des taxes que vous ne deviez pas. Si vous vous trompez dans l’autre sens, vous accumulez discrètement un manque à payer jusqu’à ce que quelqu’un vous demande les registres des quatre dernières années.
Étiquetage des allergènes et des ingrédients au comptoir
Une boulangerie manipule couramment du blé, des œufs, du lait, des fruits à coque et du soja, ce qui en fait l’un des comptoirs les plus exposés du commerce alimentaire en matière de questions sur les allergènes. La tendance réglementaire va dans un seul sens : davantage d’informations imprimées sur le produit plutôt que récitées par la personne qui le sert.
Au Royaume-Uni, les denrées alimentaires préemballées pour la vente directe, c’est-à-dire emballées sur place avant d’être commandées, doivent comporter depuis octobre 2021 une liste complète des ingrédients mettant en évidence les allergènes. Cela s’applique au sandwich que vous avez emballé ce matin et placé dans la chambre froide. En pratique, cela implique que vos données produit et votre imprimante d’étiquettes doivent être synchronisées, car la gestion des listes d’ingrédients dans un document distinct du fichier produit garantit qu’elles ne correspondront plus au bout d’un mois.
Ce qu’il faut vérifier : la présence de champs dédiés aux allergènes et aux ingrédients dans la fiche produit elle-même, la possibilité d’imprimer une étiquette conforme à partir de cette fiche, et un moyen pour le personnel de comptoir de répondre en quelques secondes à la question « La focaccia contient-elle du lait ? » depuis l’écran de la caisse, sans avoir à faire appel à un responsable. Les systèmes qui traitent les allergènes comme une note en texte libre finiront par présenter des divergences. Notre guide sur la gestion des allergènes aborde ce sujet de manière plus approfondie ; l’obligation d’étiquetage est d’ailleurs l’aspect que la plupart des boulangeries sous-estiment.
Rapidité au comptoir pendant l’affluence matinale
Entre environ sept heures et demie et neuf heures et demie, une boulangerie peut réaliser quarante à soixante pour cent de ses transactions quotidiennes. La file d’attente à cette heure-là est principalement composée de personnes en route vers une autre destination, et leur patience est limitée. La rapidité n’est pas un simple atout, c’est une source de chiffre d’affaires.
Le calcul est impitoyable, car le panier d’achat est modeste. Ajoutez deux secondes à une transaction et, sur six cents transactions, vous ajoutez vingt minutes de file d’attente sur l’ensemble de la journée, qui se concentrent entièrement sur les deux heures où vous pouvez le moins vous le permettre. Ce qui compte donc, ce sont des détails banals : combien de pressions sur l’écran faut-il pour vendre un café et une viennoiserie ? Les douze articles les plus vendus apparaissent-ils sur le premier écran sans qu’il faille faire défiler la liste ? Le terminal de paiement par carte est-il déclenché automatiquement par la caisse ou faut-il l’activer manuellement ? Et à quelle vitesse la transaction s’effectue-t-elle une fois la carte présentée ?
Deux remarques pratiques. Classez la grille des boutons par volume de ventes réel plutôt que selon la logique du menu, et revérifiez-la tous les quelques mois, car elle a tendance à dériver. Et si vous disposez d’un espace avec tables, demandez-vous sérieusement si le personnel au comptoir doit prendre les commandes de café pendant les heures de pointe, ou si cette tâche devrait plutôt être gérée par un écran que le client actionne lui-même. La commande mobile à emporter élimine complètement de la file d’attente la partie la plus lente de la transaction.
Fonctionnement hors ligne sur les marchés et dans les boutiques éphémères
De nombreuses boulangeries exercent leur activité ailleurs que dans leur boutique : un marché fermier le dimanche, un stand lors d’un festival, un comptoir dans la rue sans ligne fixe. Ce sont précisément les endroits où la connexion fait défaut, et une caisse en ligne qui cesse de fonctionner lorsque le signal est perdu est pire qu’une caisse traditionnelle.
Testez-la plutôt que de vous fier aux arguments marketing. Demandez au vendeur de mettre l’appareil en mode avion en plein milieu d’une vente, puis de continuer à vendre, d’accepter un paiement par carte et de se reconnecter. Ce que vous devez observer : les ventes se poursuivent, les paiements par carte sont mis en file d’attente ou traités via la connexion propre au terminal, et tout se synchronise sans doublons lorsque le signal revient. Ce que l’on voit souvent à la place, c’est une icône tournante.
La question connexe est de savoir si un stand de marché est enregistré comme un point de vente distinct, afin que les recettes et les pertes du dimanche ne soient pas mélangées à celles du magasin. Si vous gérez plusieurs points de vente à partir d’une seule cuisine centrale, le reporting consolidé par site cesse très vite d’être un simple plus.
Combien coûte un système de caisse pour boulangerie ?
Les prix fluctuent et varient selon les marchés ; considérez donc ces chiffres comme des fourchettes à négocier plutôt que comme des devis fermes. Ce qui importe, c’est la structure des dépenses, qui prend souvent les gens au dépourvu bien plus que le chiffre global.
Le logiciel coûte environ 50 à 200 par caisse et par mois ; cette fourchette dépend généralement du fait que la facturation en gros et les rapports de production soient inclus ou vendus sous forme de modules. Une deuxième caisse est souvent moins chère que la première. Le matériel pour un poste de caisse, c’est-à-dire un écran, un tiroir-caisse, une imprimante de tickets et un terminal de paiement par carte, coûte entre 900 et 2 500, selon que vous achetiez un kit spécialement conçu à cet effet ou que vous utilisiez le logiciel sur une tablette que vous possédez déjà. Une balance homologuée pour le commerce qui s’intègre correctement ajoute environ 400 à 1 200, et une imprimante d’étiquettes capable d’imprimer les étiquettes d’ingrédients, 250 à 700 supplémentaires.
Vient ensuite le coût récurrent qui éclipse largement l’abonnement : le traitement des paiements par carte. À un taux de 1,3 à 2,9 %, majoré de frais par transaction, compte tenu du panier moyen très modeste d’une boulangerie, le montant fixe en pence par transaction pèse bien plus lourd que le pourcentage. Sur une vente de 3,50, des frais fixes de 20 pence représentent près de 6 %. Quiconque compare les prestataires en se basant uniquement sur le pourcentage ne tient compte que de la mauvaise partie de la tarification ; c’est pourquoi il est avantageux de calculer votre propre taux mixte en fonction de la taille réelle de votre panier avant de choisir un prestataire de paiement.
Prévoyez deux éléments que personne ne mentionne : le temps nécessaire à quelqu’un pour constituer correctement le fichier produit, avec les codes fiscaux, les allergènes et les recettes, et une quinzaine de jours de service légèrement ralenti pendant que le personnel se familiarise avec le système. Ce sont deux coûts réels, et c’est en faisant comme s’il n’en était rien que les mises en place sont qualifiées de chaotiques. Notre ventilation des coût d’un système de caisse passe en revue les mêmes postes de dépenses pour une configuration classique dans le secteur de l’hôtellerie-restauration.
Questions à poser à un fournisseur avant de signer
Les commerciaux répondent toujours « oui ». L’astuce consiste à poser des questions auxquelles on ne peut pas répondre par un simple « oui », et à insister pour voir les réponses mises en pratique dans un système réel plutôt que sur une présentation PowerPoint.
Demandez-leur de prendre une commande de gâteau pour dans trois samedis, avec un acompte de 20 %, une inscription et une allergie aux fruits à coque, puis demandez-leur de vous montrer où le pâtissier voit cette commande et comment le solde est réglé lors du retrait. Demandez-leur de peser un produit sur une balance intégrée et de le vendre au kilo, en tarant le sac. Demandez-leur de vendre un rouleau à la saucisse à consommer sur place et un autre à emporter, puis de montrer la différence de taxe applicable à chacun sans créer deux produits distincts. Demandez-leur de mettre six articles en solde à 16 h et d’en jeter quatre autres, puis de produire un rapport distinguant les deux avec les heures correspondantes. Demandez-leur de facturer à un compte grossiste un mois de commandes récurrentes selon une grille tarifaire spécifique au client, en incluant un avoir pour les retours. Demandez-leur de mettre l’appareil hors ligne en cours de transaction.
Deux autres questions qui méritent d’être posées : à qui appartiennent les données et comment les exporter dans leur intégralité si vous partez ? Et qu’advient-il de votre historique de ventes si vous cessez de payer ? Un fournisseur qui hésite sur l’une ou l’autre de ces questions vous a donné une information utile. Si vous remplacez un fournisseur en place, les modalités de résiliation sont décrites dans notre guide sur le changer de système de caisse.
Par où commencer cette semaine
Ne commencez pas par réserver des démonstrations. Commencez par compter, car vous ne pouvez pas évaluer un système par rapport à des exigences que vous n’avez pas consignées par écrit.
Prenez une semaine type. Notez le nombre de transactions que vous effectuez chaque heure, afin de savoir où se situe réellement le pic d’activité, plutôt que là où vous pensez qu’il se trouve. Notez chaque commande à terme reçue et la manière dont elle a été enregistrée. À la fin de chaque journée, pesez ce qui va à la poubelle, par produit, et notez l’heure à laquelle vous avez commencé à baisser les prix. Calculez la part des ventes en gros cette semaine-là en pourcentage du total. Si vous disposez d’un espace de restauration, déterminez la part des ventes correspondant aux consommations sur place.
Cinq chiffres, une semaine, et ils vous diront laquelle des six exigences énumérées en début d’article s’applique réellement à votre boulangerie. Un magasin où 90 % des ventes se font au comptoir, sans commandes de gâteaux, a besoin d’une caisse rapide et d’un suivi honnête du gaspillage, et de rien d’autre sur la liste. Une boulangerie dont le commerce de gros représente 40 % du chiffre d’affaires et où les samedis sont entièrement consacrés aux gâteaux de baptême a besoin de quelque chose qui s’apparente davantage à un petit ERP, et devrait cesser immédiatement de s’intéresser aux logiciels de café. Même activité, même enseigne, deux achats complètement différents.
À lire ensuite : comment ouvrir une boulangerie (coûts de démarrage et choix des équipements), le système d’inventaire pour la gestion des stocks en détail, et le pourcentage du coût des matières premières pour le calcul des marges qui sous-tend tout cela.
