Restauranttechnologie

EPOS-Systeme für Hotels und Resorts

Ein EPOS-System für das Gastgewerbe unterscheidet sich von einer Restaurantkasse: Der Point of Sale ist nicht mehr gleichzeitig der Point of Payment. Was ändert sich, wenn der Gast im Hotel wohnt, und warum ist die PMS-Integration die Lösung?

Mika Takahashi

Mika Takahashi

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EPOS-Systeme für Hotels und Resorts

„Hospitality-Kassensystem“ klingt wie eine marketingtechnische Aufwertung von „Restaurant-Kassensystem“: dieselbe Software, nur mit einem hochtrabenderen Begriff davor. Das ist es aber nicht. Dahinter verbirgt sich ein struktureller Unterschied, der sich auf eine unangenehme Tatsache zurückführen lässt. In einem Hotel oder Resort ist der Verkaufsort häufig nicht der Ort der Bezahlung. Ein Gast bestellt zwei Negronis an der Poolbar und bezahlt sie vier Tage später an einer Rezeption, die zweihundert Meter entfernt ist - möglicherweise in einer anderen Währung, möglicherweise über ein Firmenkonto, möglicherweise gar nicht, weil der Preis bereits darin enthalten war. Jedes EPOS-System für das Gastgewerbe, das in die engere Wahl kommt, ist auf diese Lücke ausgelegt. Die meisten Restaurantkassen sind so konzipiert, als gäbe es sie nicht.

Der Unterschied geht unter, weil beide Produkte auf ähnlichen Seiten zu ähnlichen Preisen angeboten werden. Ein leistungsfähiges Restaurant-Kassensystem wird das Lobby-Bistro eines Hotels am ersten Tag einwandfrei betreiben und dann am Monatsende ein Abgleichproblem verursachen - was in einer Demo viel schwerer zu erkennen ist als eine fehlende Funktion. Dies ist also keine weitere Liste von Funktionen. Es geht darum, was sich ändert, wenn Ihr Gast im Hotel wohnt und nicht nur auf der Durchreise ist, welche Gastronomiebereiche eine F&B-Plattform für Hotels und Resorts über diejenigen mit Speisekarten hinaus abdecken muss und warum die Anbindung an das Property-Management-System kein Punkt auf der Anforderungsliste ist, sondern das Fundament, auf dem die gesamte Liste ruht.

Die vier Annahmen, auf denen eine Restaurantkassenlösung basiert

Ein Restaurant-Kassensystem ist in der Regel eine gut konzipierte Software. Es basiert auf vier Annahmen, die fast überall im eigenständigen Gastgewerbe gelten:

  • Der Kunde ist anonym und bezahlt, bevor er das Lokal verlässt.
  • Eine Rechnung wird innerhalb eines einzigen Servicevorgangs eröffnet und abgeschlossen.
  • Es gibt eine steuerliche Behandlung, eine Währung und eine Umsatzstelle.
  • Das Terminal ist das System, in dem der Verkauf erfasst wird.

In einem Hotel treffen alle vier Annahmen nicht zu. Der Gast hat einen Namen, ein Zimmer, einen Tarif und eine Historie, und das gesamte Geschäftsmodell hängt davon ab, diese Informationen zu kennen. Eine Bankettrechnung kann bei Vertragsunterzeichnung eröffnet und sechs Wochen später abgeschlossen werden. Unterkunft, Speisen und Alkohol unterliegen in der Regel unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen, Resorts geben Preise in einer Währung an und rechnen in einer anderen ab, und jede Verkaufsstelle ist ein eigenes Erlöszentrum für die Berichterstattung, bei der die Finanzabteilung keine Kompromisse eingeht. Und das Terminal ist ganz eindeutig nicht das Buchungssystem, denn das ist das Gästebuch, und dieses befindet sich an einem anderen Ort.

Wenn Sie die allgemeine Definition dieser Kategorie suchen, wissen möchten, woher der Buchstabe E stammt und ab welchem Punkt eine Registrierkasse nicht mehr ausreicht, dann finden Sie in dem Abschnitt „Was sind EPOS-Systeme?“ eine fundierte Erklärung. Alles Folgende geht davon aus und befasst sich damit, wie die Gastronomie diese Definition auf den Kopf stellt.

Die Identität des Gastes ist eine zwingende Voraussetzung, kein Kundenfeld

Bevor Sie einem im Haus wohnenden Gast etwas in Rechnung stellen können, müssen Sie feststellen, wer er ist. Restaurantsoftware behandelt dies als marketingtechnische Annehmlichkeit: einen Kundendatensatz, den Sie nachträglich aus Treuegründen einem Verkauf zuordnen, der meistens leer ist - und es ist kein Problem, wenn das der Fall ist. Software für das Gastgewerbe kann damit nicht so umgehen. Die Identität des Gastes ist das, wovon die Transaktion abhängt, und sie muss am Terminal innerhalb von Sekunden von jemandem geklärt werden, der drei Teller trägt.

Das macht die Qualität einer einzigen Interaktion unverhältnismäßig wichtig: Ein Kellner fragt nach einer Zimmernummer, und das System muss mehrere Fragen gleichzeitig beantworten. Ist dieses Zimmer heute Abend belegt? Stimmt der Nachname, den der Gast gerade genannt hat, mit dem des registrierten Gastes überein? Gibt es ein Kreditlimit, und hat diese Rechnung dieses bereits überschritten? Soll dies auf die eigene Rechnung des Gastes oder auf ein Firmenkonto gebucht werden, über das nur Zimmer und Frühstück abgerechnet werden? Hat dieser Gast ein Pauschalangebot, das das, was er gerade bestellt hat, bereits beinhaltet?

In der Praxis muss die Suche schnell und fehlertolerant sein. Zimmernummer plus Nachname ist der übliche Weg, aber Gäste vergessen ständig ihre Zimmernummer, daher muss auch die Suche nach dem Namen funktionieren . Und sie muss sicher fehlschlagen. Eine Belastung abzulehnen und den Gast stattdessen zu bitten, eine Karte zu unterschreiben, ist ein kleines Ärgernis. Die Verbuchung auf dem falschen Konto wird beim Check-out von jemandem entdeckt, der bereits zu spät für einen Flug ist, und es kostet Sie die Gebühr plus den Verlust an Kundenzufriedenheit.

Resort guest signing for a poolside room charge on a handheld point of sale terminal held by a server

Die Abläufe unterhalb dieser Ebene - wie sich die Folio-Verbuchung verhält, welche Funktion Kreditlimits haben, warum die Nachtabrechnung eine unverrückbare Frist ist und wie das Offline-Verhalten funktionieren sollte, wenn die Poolbar ihre Verbindung verliert - werden ausführlich in dem Artikel „Warum Ihr Hotel ein cloudbasiertes Kassensystem braucht“ behandelt. Es macht keinen Sinn, sie hier zu wiederholen.

„Inklusive“ ist nicht dasselbe wie „kostenlos“, und die meisten Kassen kennen nur zwei Zustände

Dies ist der Punkt, an dem generische Gastronomiesoftware am häufigsten versagt, und er verdient mehr Aufmerksamkeit als die Zimmerabrechnung, nach der zumindest jeder zu fragen denkt.

Überlegen Sie, was ein Hotelgast tatsächlich konsumiert. Das Frühstück ist im Preis inbegriffen. Halbpension mit Abendessen in einem von drei Restaurants. All-inclusive, bei dem fast alles am Servicepunkt keinen Preis hat. Ein Konferenzpaket mit zwei Kaffeepausen und einem Arbeitsessen pro Teilnehmer und Tag. Eine Hochzeit mit offener Bar bis zu einer bestimmten Wertgrenze. In jedem Fall konsumiert der Gast etwas, das ihm am Tisch nicht in Rechnung gestellt wird, und in jedem Fall ist es nicht kostenlos.

Eine Restaurantkasse bietet für eine Position zwei Möglichkeiten: in Rechnung gestellt oder auf Kosten des Hauses. „Auf Kosten des Hauses“ bedeutet entgangener Umsatz und landet in einem Topf, den die Manager einmal im Monat überprüfen, um sicherzustellen, dass niemand Steaks verschenkt. Das Gastgewerbe benötigt einen dritten Status, über den die meisten Systeme einfach nicht verfügen: im Rahmen eines Anspruchs konsumiert. Das ist weder Umsatz für die Gaststätte noch ein Verlust. Es handelt sich um eine interne Verrechnung, da die Zimmerabteilung dieses Frühstück bereits im Übernachtungspreis verkauft hat und die Gaststätte, die es serviert hat, dies zu einem Verrechnungspreis verbuchen muss.

Wird dieser dritte Zustand mit einem der beiden anderen verschmolzen, gehen bestimmte, kostspielige Dinge kaputt:

  • Die Rentabilität der Gastronomiebetriebe wird zur Fiktion. Der Frühstücksraum bedient dreihundert Gäste und verzeichnet einen Rundungsfehler beim Umsatz, sodass er auf dem Papier der Gastronomiebetrieb mit der schlechtesten Leistung im Haus ist und irgendwann jemand vorschlägt, ihn zu schließen.
  • Der Prozentsatz der Lebensmittelkosten verliert jede Aussagekraft, da die Warenkosten real sind, die Umsätze, an denen sie gemessen werden, jedoch fehlen.
  • Niemand kann beantworten, was das im Preis inbegriffene Frühstück pro belegtem Zimmer kostet - und genau das ist die Zahl, die Aufschluss darüber gibt, ob der Zimmerpreis richtig kalkuliert ist.
  • Die Abweichung bei den Leistungsansprüchen ist unsichtbar. Aus zwei Getränken pro Tag und Gast werden still und leise fünf, und da keines davon in Rechnung gestellt wurde, schlägt dies in der Berichterstattung nirgendwo zu Buche.

Der Grund, warum dies nicht allein innerhalb des EPOS gelöst werden kann, ist, dass die Anspruchsberechtigung nicht dort gespeichert ist. Sie ist im Tarifcode oder im mit der Buchung verknüpften Paket hinterlegt, also im PMS. Das Terminal muss diese also auslesen: nicht nur, ob dieser Gast etwas auf ein Zimmer buchen kann, sondern auch, worauf er bereits Anspruch hat und wie viel davon noch übrig ist. All-inclusive- Resorts treiben dies am stärksten voran, da es auf dem Gelände oft überhaupt kein Bargeld gibt und Armbänder oder Zimmerschlüssel die Berechtigungen enthalten. Der Verbrauch muss dennoch Zeile für Zeile erfasst werden - zur Bestandskontrolle und zur Ermittlung der Lebensmittelkosten, auch wenn jede Zeile einen Wert von Null aufweist. Das ist derselbe Buchungsweg wie bei einer Zimmerbelastung: mit allen Details, aber ohne Geld.

Beach bar server scanning an all inclusive guest wristband on a handheld terminal to record a drink included in the package

Die Verkaufsstellen, die überhaupt keine Speisekarte haben

Wenn man einen Hotelier bittet, seine Verkaufsstellen aufzulisten, erhält man in der Regel die Restaurants, die Bars und den Zimmerservice. Bei einer zweiten Runde kommen dann hinzu: das Spa, die Boutique in der Lobby, der Golfshop, das Tauchzentrum, die Cabana-Vermietung, die Minibar, die Gebühr für den späten Check-out und der Ausflugsschalter. All diese Einrichtungen nehmen Geld von den Gästen entgegen. Alle können auf das Folio gebucht werden. Nur sehr wenige von ihnen verfügen über eine Speisekarte im Sinne eines Restaurant-Kassensystems.

Ein EPOS-System für das Gastgewerbe ist die Transaktionsebene für die Anlage, nicht für die darin befindlichen Restaurants. Das hat praktische Konsequenzen für die Bewertung eines solchen Systems, da sich der Einzelhandel anders verhält als die Gastronomie. Eine Boutique verkauft Artikel mit Barcodes und Größenangaben, aber ohne Rezeptur, während das Grillrestaurant Gerichte mit Erträgen und Ausschuss verkauft, und beide müssen im selben Bestands- und Lagermodell funktionieren, ohne dass eines davon als Notlösung angesehen wird. Spa- und Aktivitätsangebote verkaufen Zeitfenster und Personalkapazitäten statt Artikel.

Die andere Konsequenz ist, dass die Einrichtung einer Filiale kostengünstig sein muss. Resorts eröffnen einen Strandkiosk für vier Monate und einen Pop-up-Stand für ein Hochzeitswochenende. Wenn das Hinzufügen einer Verkaufsstelle ein Konfigurationsprojekt und Lizenzverhandlungen erfordert, laufen die nur saisonal bestehenden Verkaufsstellen letztendlich auf einem Ersatzterminal mit einem Papierschein-System, und alles oben Gesagte über Folio-Führungen und Berechtigungen trifft genau auf jene Verkaufsstellen nicht mehr zu, in denen Gäste am entspanntesten beim Ausgeben sind.

Steuern, Servicegebühren und Währungen variieren je nach Verkaufsstelle, nicht je nach Haus

Ein Restaurant an einem einzelnen Standort konfiguriert die Steuern einmalig. Ein Hotel kann das nicht. Unterkunft, Speisen und Alkohol unterliegen in den meisten Ländern unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen. Die Servicegebühr wird bei einem Bankettvertrag automatisch hinzugefügt, an der Lobbybar jedoch in der Regel nicht. Touristen- oder Stadtsteuern beziehen sich auf das Zimmer und nicht auf die Mahlzeit. Resorts zeigen Preise in der Währung an, in der Gäste gebucht haben, rechnen über die Karte ab, die der Gast vorlegt, und melden die Beträge an die Behörden in der örtlichen Währung - was drei Währungen in einer einzigen Transaktionskette und eine Wechselkursdifferenz bedeutet, die im Buchhaltungsexport an einer sinnvollen Stelle verbucht werden muss.

Nichts davon ist ungewöhnlich. Es ist nur so: Wenn Ihr Kassensystem ein Steuerprofil und eine Währung pro Unternehmen statt pro Filiale und pro Transaktion verwaltet, muss jemand die Differenz jeden Monat manuell ausgleichen, und dieser manuelle Aufwand bleibt meist unsichtbar, bis diese Person das Unternehmen verlässt. Es lohnt sich, dieselbe Frage auch in Bezug auf die Zahlungsabwicklung zu prüfen: Ob Trinkgelder, Servicegebühren und Abrechnungen in mehreren Währungen pro Filiale abgeglichen werden oder als ein Pauschalbetrag eingehen, den die Finanzabteilung aufschlüsseln muss.

Warum die PMS-Anbindung das Produkt ist und nicht nur eine Funktion

Jeder Anbieter, der im Gastgewerbe tätig ist, wirbt mit PMS-Integration, und dieser Begriff deckt ein breites Spektrum ab - von einer zertifizierten bidirektionalen Schnittstelle, die in Hunderten von Hotels im Einsatz ist, bis hin zu einer nächtlichen CSV-Datei, die ein Nachtprüfer von Hand eintippt. Wie man diese Behauptung hinterfragt, nach welchen Zertifizierungsprogrammen und Versionsnummern man fragen sollte und auf welche Referenzobjekte man bestehen sollte, wird im Artikel über Hotel-Cloud-Kassensysteme behandelt.

Der Punkt, der hier noch hinzugefügt werden sollte, ist architektonischer Natur, denn er erklärt, warum zwei Integrationen, die beide eine Demo bestehen, sich im zweiten Jahr unterschiedlich verhalten. Der Unterschied liegt darin, ob die Identität des Gastes und seine Berechtigungen in einem Datenmodell oder in zwei aufeinander abgebildeten Modellen erfasst sind.

Abgebildete Modelle driften auseinander, und zwar eher durch normale Geschäftsabläufe als durch Fehler einzelner Personen. Das Revenue Management fügt an einem Dienstag einen Tarifcode hinzu, und das POS-System weiß nichts davon, bis ein Gast mit dem neuen Paket an der Bar steht. Die Finanzabteilung strukturiert die Abteilungscodes für ein neues Geschäftsjahr um, und Buchungen landen zwei Wochen lang im falschen Ertragszentrum, bevor es jemand bemerkt. Ein Paket ändert sich von zwei Getränken zu einem Wertguthaben, und die Zuordnung besagt weiterhin „zwei Getränke“. Nichts davon ist ein Fehler in einem der beiden Systeme. Es sind die feststehenden Kosten, die entstehen, wenn zwei Systeme dasselbe Konzept verwalten.

Tableview geht dieses Problem aus beiden Richtungen an. Es gibt zertifizierte bidirektionale Integrationen mit Opera PMS, Mews, Cloudbeds und mehreren anderen Property-Management-Systemen, die Zimmerstatus, Gästeprofile und Tarifcodes abrufen und Umsätze ohne manuelle Zuordnung den richtigen Abteilungscodes zuordnen. Und dann gibt es noch Prostay, ein speziell für Hotels entwickeltes PMS desselben Unternehmens, das wiederum ein ganz anderes Konzept verfolgt: keine Schnittstelle zwischen zwei Produkten, sondern zwei Produkte, die nach demselben Modell eines Gastes konzipiert sind. Eine auf einem Handheld unterzeichnete Zimmerabrechnung wird dem Folio zugeordnet und bleibt in Prostay sichtbar. Wenn ein Gast also beim Check-out eine Position beanstandet, kann die Rezeption die Unterschrift in Sekundenschnelle abrufen, anstatt eine Schublade voller Papierscheine durchzusehen.

Man sollte ehrlich sein, was man dafür bekommt, denn „native Integration“ ist ein Begriff, der oft überbewertet wird. Der Weg über ein Schwesterunternehmen beseitigt eine ganze Kategorie von Problemen: Middleware, die lizenziert und überwacht werden muss, Synchronisationsverzögerungen und das gegenseitige Schuldzuweisen zwischen zwei Anbietern, wenn eine Buchung an einem Samstagabend verloren geht. Sie beseitigt jedoch nicht den Aufwand für die Konfiguration der Filialen, die Festlegung, wie Berechtigungen erfasst werden sollen, oder die Schulung des Personals in einem neuen Buchungsablauf. Diese Aufgaben bleiben in jedem Fall Ihre Aufgabe.

Hotel front desk agent reviewing an itemised guest folio on a point of sale terminal at checkout

Es muss immer noch ein gutes Restaurant-Kassensystem sein

Hier liegt die Falle am anderen Ende. Betriebe, die die Anforderungen an die Folio-Abrechnung ernst nehmen, kaufen manchmal ein System, das die Anforderungen der Finanzabteilung erfüllt, dem gehobenen Speisesaal jedoch ein schlechteres Werkzeug an die Hand gibt als zuvor. Das ist ein schlechter und unnötiger Kompromiss.

Der Rooftop-Grill in einem Hotel ist ein Full-Service-Restaurant mit all der damit verbundenen Komplexität: Gangfolge, ein Grundriss, Modifikatorbäume, geteilte Rechnungen, ein Tisch für zwölf Gäste mit drei Gängen und einem Dessert, das zeitlich nach den Hauptgerichten serviert wird. Die Lobbybar hat dieselben Probleme mit Rechenkonten und Runden wie jede andere Bar oder jeder andere Club. Oft teilen sich mehrere Gastronomiebereiche eine Küche, weshalb die Küchenanzeige die Bestellungen nach Gastronomiebereich und Zielort trennen muss, anstatt alles auf einem Bildschirm zusammenzufassen. Der Zimmerservice hat sein eigenes Zeitmanagement, seine eigene Tablettverfolgung und seinen eigenen Lieferablauf, der beim In-Room-Dining zum Tragen kommt, und Bankettrechnungen basieren auf einem Modell, das nichts mit einer Tischrechnung gemein hat.

Die Anforderungen im Gastgewerbe sind also additiv. Es handelt sich nicht um einen Kompromiss gegenüber den Funktionen eines Restaurants, und jede Auswahlliste, bei der dies der Fall ist, enthält die falschen Systeme. Die gleiche Logik gilt für die gastseitige Bestellung: QR- und mobile Bestellungen am Pool sind nur dann hilfreich, wenn die daraus resultierende Bestellung noch einem Gast zugeordnet und auf eine Rechnung gebucht werden kann - was nicht bei jedem an Hotels verkauften QR-Produkt der Fall ist.

Die Hardware richtet sich nach der Einrichtung

Ein Hotel verfügt über weitaus mehr räumliche Kontexte als ein Restaurant, und genau hier ist die Wahl der POS-Hardware mehr als nur eine Frage der Ästhetik. Auf der Poolterrasse gibt es Sonne, Wasser und keine Verkabelung. Ein Strand-Service-Rundgang findet fünfzig Meter von der nächsten Steckdose entfernt statt. Ein Bankettsaal wird wöchentlich umgestaltet. Eine Lobbybar hat eine Theke, die jemand aufgrund ihres Aussehens ausgewählt hat. Ein Küchenausgabeschalter benötigt einen Bildschirm, der Hitze und nasse Hände übersteht.

Im Großen und Ganzen benötigen mobile Servicepositionen ein Handgerät oder ein Handgerät mit integrierter Zahlungsfunktion , damit man einen Kellner nicht extra zur Station zurückschicken muss, um eine Kartenzahlung abzuschließen. Eine Lobbybar oder eine Kaffeetheke ist in der Regel eine kompakte Thekeneinheit . Eine Verkaufsstelle mit hohem Umsatz verdient eine vollwertige Station . Für den Durchgang wird eher ein Küchenbildschirm als ein Drucker benötigt, insbesondere wenn eine Küche mehrere Verkaufsstellen versorgt.

Ein Detail ist in einem Hotel wichtiger als anderswo: die Unterschriftserfassung auf dem Handheld. Eine auf dem Gerät unterzeichnete Zimmerrechnung, die dem Folio beigefügt wird, macht die Abrechnung drei Tage später nachweisbar. Eine auf einem Papierschein unterzeichnete Zimmerrechnung ist ein Versprechen, dass der Schein noch auffindbar sein wird - beim Check-out, im Streitfall, ist dies jedoch häufig nicht der Fall.

Wenn Sie nichts davon benötigen

Wenn Sie ein einzelnes Restaurant oder eine Bar ohne angeschlossene Zimmer betreiben, trifft nichts von alledem auf Sie zu, und dafür zu bezahlen ist reine Verschwendung. Kaufen Sie ein Restaurant-Kassensystem, das seine Aufgabe im Restaurant hervorragend erfüllt, und investieren Sie die Differenz in etwas, das den Umsatz steigert.

Der weniger offensichtliche Fall ist ein kleines Hotel mit einer einzigen Gaststätte, die ausschließlich Frühstück serviert, das im Preis inbegriffen ist, ohne À-la-carte-Angebot und ohne Bar. Dort ist die Folio-Buchung im Grunde eine tägliche Gästestandserfassung, und ein gutes Restaurant-Kassensystem mit aussagekräftigen Berichten reicht aus. Die Grenze verläuft in etwa so: Sie benötigen branchenspezifische Software, sobald Sie zwei oder mehr Gastronomiebereiche haben, oder nennenswerte À-la-carte- Umsätze von Hotelgästen, oder Pauschalangebote, die komplexer sind als „Übernachtung mit Frühstück“. Jedes der drei Kriterien reicht aus.

Wo man anfangen sollte

Die Bewertung geht schief, wenn sie von den Funktionslisten der Anbieter ausgeht, denn jede Liste enthält „PMS-Integration“, und dieser Begriff ist nicht aussagekräftig. Beginnen Sie stattdessen mit Ihrem eigenen Betrieb.

  • Zählen Sie Ihre Betriebe ehrlich zusammen, einschließlich der saisonalen und derjenigen ohne Speisekarte. Die Zahl ist in der Regel höher, als es das Organigramm vermuten lässt.
  • Notieren Sie jede mögliche Zahlungsart. Karte, Bargeld, Zimmerabrechnung, Anspruch, Gratisleistung, Firmenkonto, Gutschein, Anzahlung auf einen Veranstaltungsvertrag. Diese Liste ist Ihre eigentliche Spezifikation.
  • Lassen Sie sich die Tarifcodes und Paketleistungen vom Revenue Management als konkrete Liste zukommen. Dies ist das Dokument, das Systeme voneinander unterscheidet, und fast niemand bringt es zu einer Demo mit.
  • Lassen Sie dann die Anbieter Ihre Liste in Ihrem PMS demonstrieren - mit einem Pauschalgast und einer strittigen Abrechnung beim Check-out. Nicht nach ihrem vorgefertigten Szenario.
  • Testen Sie den schwierigsten Standort, nicht den einfachsten. Die Poolbar oder den Bankettbereich, nicht das Lobby-Café. Ein Pilotprojekt, das nur den einfachen Fall belegt, hat nichts von dem bewiesen, worüber Sie sich Sorgen gemacht haben.

Wenn Sie das tun, sortiert sich die Auswahlliste in der Regel schnell von selbst, denn die Anzahl der Systeme, die eine Berechtigung korrekt verarbeiten, ist viel geringer als die Anzahl derer, die behaupten, ein Zimmer in Rechnung zu stellen. Wenn Sie sich zunächst einen umfassenderen Überblick über Systeme und Formate im Gastgewerbe verschaffen möchten, finden Sie diesen im Leitfaden zu POS-Systemen für das Gastgewerbe, und das Hotel-F&B-Management deckt die operative Seite des Betriebs der Gastronomiebetriebe selbst ab. Wenn Sie bereit sind, sich anzusehen, wie dies in der Praxis in einer Immobilie funktioniert, ist die F&B-Plattform für Hotels und Resorts der richtige Ausgangspunkt.

Lesen Sie als Nächstes: Hotel-Cloud-Kassensysteme, Zimmerservice im Hotel und was EPOS-Systeme sind.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

  • Was ist der Unterschied zwischen einem EPOS-System für das Gastgewerbe und einem EPOS-System für Restaurants?
    Ein EPOS-System für Restaurants geht davon aus, dass der Verkauf und die Bezahlung während desselben Besuchs, am selben Terminal und durch einen anonymen Kunden erfolgen. Ein EPOS-System für die Hotellerie ist hingegen für den Fall ausgelegt, dass diese Vorgänge getrennt stattfinden: Ein Hotelgast konsumiert etwas in einer Einrichtung und begleicht die Rechnung Tage später an der Rezeption über eine Hotelrechnung, möglicherweise in einer anderen Währung oder im Rahmen eines Pauschalangebots, das diese Kosten bereits abdeckt. Alle weiteren Unterschiede zwischen den beiden Systemen - Gästesuche, Berechtigungsverwaltung, steuerliche und umsatzbezogene Einheiten pro Betrieb - ergeben sich aus diesem einen Unterschied.
  • Ist Tableview nur für Restaurants und Bars gedacht?
    Nein. Tableview wird in eigenständigen Restaurants und Bars eingesetzt und ist zudem für Betriebe mit mehreren Standorten ausgelegt: Hotels, Resorts, Lodges und Serviced Apartments. Das umfasst die Verbuchung von Zimmerkosten anhand einer Echtzeit-Abfrage des PMS, standortspezifische Speisekarten und Umsatzzentren, die Abrechnung von Banketten, die Unterstützung mehrerer Währungen sowie Standorte außerhalb des Gastronomiebereichs wie Spa und Einzelhandel. Auf der Seite zur Hotel- und Resort-Plattform wird erläutert, wie eine betriebsweite Implementierung aufgebaut ist.
  • Mit welchen PMS-Plattformen ist Tableview verbunden?
    Tableview verfügt über zertifizierte bidirektionale Integrationen mit Opera PMS, Mews, Cloudbeds und mehreren anderen Property-Management-Systemen. Zimmerstatus, Gästeprofile und Tarifcodes werden automatisch synchronisiert, und Umsätze werden ohne manuelle Zuordnung den richtigen Abteilungscodes zugeordnet. Tableview gehört zudem zum selben Unternehmen wie Prostay, einem speziell für Hotels entwickelten PMS. Die Verbindung geht über eine reine Schnittstelle hinaus: Unterzeichnete Zimmerrechnungen werden in Echtzeit verbucht und bleiben auf der Abrechnung in Prostay sichtbar, sodass eine strittige Abrechnung beim Check-out einfach nachgeschlagen werden kann, anstatt in Papierunterlagen suchen zu müssen.
  • Wie sollte ein EPOS-System für das Gastgewerbe Halbpension und All-inclusive-Pakete abwickeln?
    Es bedarf eines dritten Ergebnisses für eine Zeile jenseits von „in Rechnung gestellt“ und „kostenlos“: „im Rahmen eines Anspruchs konsumiert“. Ein im Preis inbegriffenes Frühstück stellt für die Filiale weder einen Umsatz noch einen Verlust dar, sondern ist eine interne Verrechnung aus der Zimmerabteilung, die es bereits im Preis verkauft hat. Nur wenn man dies so erfasst, bleiben die Rentabilität der Gastronomiebetriebe und die Lebensmittelkostenquote aussagekräftig, und nur so lassen sich die Kosten für ein im Preis inbegriffenes Frühstück pro belegtem Zimmer tatsächlich transparent darstellen. Systeme, die Inklusivleistungen als Gratisleistungen verbuchen, lassen den Frühstücksraum wie den Gastronomiebetrieb mit der schlechtesten Leistung im gesamten Haus erscheinen.
  • Kann ein EPOS-System für das Gastgewerbe auch Filialen verwalten, die keine Speisen und Getränke anbieten?
    Das sollte es auch, denn Gäste machen keinen Unterschied. Eine Spa-Behandlung, ein Hemd aus der Lobby-Boutique, eine Greenfee, ein Tauchausflug und das Auffüllen der Minibar landen alle auf derselben Rechnung und erfordern jeweils eine detaillierte Aufstellung. Der Praxistest besteht darin, zu prüfen, ob Einzelhandelsartikel mit Barcodes und nach Rezeptur hergestellte Lebensmittel im selben Bestandsmodell verwaltet werden können, ohne dass es sich dabei um eine Notlösung handelt, und ob die Eröffnung einer saisonalen Verkaufsstelle eher eine Konfigurationsänderung als ein Projekt ist.
  • Brauche ich ein EPOS-System für das Gastgewerbe, wenn mein Hotel nur ein Restaurant hat?
    Möglicherweise nicht. Wenn diese Gaststätte ausschließlich Frühstück serviert, das im Preis inbegriffen ist, ohne À-la-carte-Angebot und ohne Bar, entspricht die Rechnungserfassung in etwa der täglichen Gästezahl, und ein gutes Restaurant-Kassensystem mit aussagekräftigen Berichten reicht dafür aus. Die Schwelle liegt bei zwei oder mehr Gaststätten, bei nennenswerten À-la-carte-Umsätzen durch Hotelgäste oder bei Pauschalangeboten, die über „Übernachtung mit Frühstück“ hinausgehen. Schon eine dieser drei Voraussetzungen reicht aus, damit sich eine branchenspezifische Software für das Gastgewerbe lohnt.

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Abgelegt unter: Restauranttechnologie. Veröffentlicht von Mika Takahashi.