Restauranttechnologie

Offline-Kassensystem: Was ohne WLAN funktioniert

Was ein Offline-Kassensystem bei Internetausfall leisten muss: Bestellungen, Belege und Kartenzahlungen, was offline nicht geht, das Risiko zwischengespeicherter Kartenzahlungen, Synchronisierung, Ersatzverbindungen und eine Zehn-Minuten-Übung.

Mika Takahashi

Mika Takahashi

Redaktion

Veröffentlicht

14 Minuten Lesezeit
Offline-Kassensystem: Was ohne WLAN funktioniert

Es ist 8:15 Uhr an einem Samstag, alle Tische sind besetzt, und der Router im Büro ist gerade ausgefallen. Irgendwo auf einer Straße in der Nähe hat ein Techniker das falsche Kabel durchtrennt. Was in den nächsten zwei Stunden in Ihrem Speisesaal geschieht, hängt ganz von einer einzigen Designentscheidung ab, die Ihr Restaurant-Kassensystem vor Jahren getroffen hat: ob es so konzipiert wurde, dass es auch ohne Internet weiterarbeitet, oder ob es lediglich dazu dient, eine kurze Störung zu überstehen.

Die meisten Restaurants erfahren erst in der Nacht, in der es darauf ankommt, welche Variante sie haben. Ein Offline-Kassensystem nimmt auch bei unterbrochener Verbindung weiterhin Bestellungen entgegen, druckt Rechnungen aus und akzeptiert Kartenzahlungen; sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, holt es den Rückstand auf. Der Zahlungsbereich ist der Teil, der die größte Sorgfalt erfordert, da die Zahlungsabwicklung in Restaurants offline anders funktioniert und ein Risiko birgt, über das die meisten Inhaber noch nie informiert wurden. Dieser Leitfaden behandelt, was weiterhin funktionieren sollte, was nicht, wie Sie es testen können, bevor Sie es benötigen, und wie Sie einen Ausfall zu einem Ärgernis statt zu einem verlorenen Abend machen können.

Was „offline funktioniert“ tatsächlich bedeutet

Anbieter verwenden diesen Begriff recht locker, und er umfasst mindestens drei sehr unterschiedliche Sachverhalte.

Stufe eins: Nichts funktioniert. Das System ist eine Website. Wenn die Verbindung unterbrochen wird, erscheint auf dem Bildschirm eine Fehlermeldung, und Sie sind wieder auf Stift, Papier und einen Taschenrechner angewiesen. Einige kostengünstigere Cloud-Systeme verhalten sich nach wie vor so, und bei einigen älteren Systemen gilt dies für Kartenzahlungen, auch wenn die Bestellabwicklung weiterhin funktioniert.

Stufe zwei: Es läuft nur eingeschränkt. Sie können Bestellungen erfassen, aber es kann nur Bargeld entgegengenommen werden, oder die Speisekarte ist in dem Zustand eingefroren, in dem sie sich zum Zeitpunkt des Verbindungsabbruchs befand, oder das System gibt nach einer Stunde auf. Dies ist die Stufe, auf der sich viele Systeme still und leise befinden, und die in einer Broschüre am ehesten als „Offline-Modus“ bezeichnet wird.

Stufe drei: Der Betrieb läuft weiter. Die Speisekarte, Zusatzoptionen, Preise und Steuerregeln sind auf jedem Gerät gespeichert. Das Personal nimmt Bestellungen entgegen, druckt Quittungen aus und akzeptiert Kartenzahlungen. Die Zahlungen werden in eine Warteschlange gestellt und abgewickelt, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, und alles wird synchronisiert, ohne dass jemand etwas erneut eingeben muss. Genau das leistet ein echtes Offline-Kassensystem, und genau das sollten Sie verlangen.

Fragen Sie jeden Anbieter, auf welcher Stufe er sich befindet, und bitten Sie ihn anschließend, dies zu beweisen, indem er den Router während der Vorführung aussteckt. Die Antwort auf die zweite Frage ist entscheidend.

Was ein Ausfall tatsächlich kostet

Rechnen Sie es für Ihr eigenes Restaurant aus, denn die Summe ist in der Regel höher, als man erwartet. Nehmen Sie Ihre Einnahmen an einem geschäftigen Samstag und teilen Sie diese durch die Öffnungsstunden. Das ist der Betrag, den eine Stunde mit einer ausgefallenen Kasse kosten kann, noch bevor Sie die Gäste berücksichtigen, die das Lokal verlassen, das damit verbundene Trinkgeld, das Ihnen entgeht, und die negativen Bewertungen, die darauf folgen.

Rechnen Sie nun den Schaden hinzu, den ein Ausfall verursacht, selbst wenn Sie weiterhin auf Papier abrechnen. Von Hand notierte Bestellungen erreichen die Küche verspätet und sind unleserlich. Rechnungen werden falsch berechnet. Kartenzahlungen werden an einem separaten Terminal abgewickelt, sofern Sie eines besitzen, und stimmen nie mit dem Verkaufsprotokoll überein. Jemand verbringt den Montagvormittag damit, den Samstagabend nachzuvollziehen. Und die Bestandszahlen für das gesamte Wochenende sind falsch, bis dies geschehen ist.

Ausfälle sind zudem keine Seltenheit. Breitbandstörungen, ein Router, der neu gestartet werden muss, ein Stromausfall, der das Modem lahmlegt, ein Anbieter, der zum ungünstigsten Zeitpunkt Wartungsarbeiten durchführt: Die meisten Restaurants verlieren mehrmals im Jahr ihre Verbindung, und gerade an den geschäftigen Abenden ist das Netzwerk der größten Belastung ausgesetzt.

Was weiterhin funktionieren sollte

Wenn die Verbindung unterbrochen wird, sollte ein ordnungsgemäßes Offline-Kassensystem es dem Personal ermöglichen, fast wie gewohnt weiterzuarbeiten. Konkret bedeutet dies:

Kartenterminal auf einem Restauranttisch mit einer bestätigten Zahlung, die nach Rückkehr des Internets abgerechnet wird

Bestellungen an jeder Kasse und jedem Handterminal entgegennehmen, mit der vollständigen Speisekarte einschließlich Sonderwünsche, Kombi-Angebote und der für die jeweilige Tageszeit festgelegten Preise. Ausdrucken von Belegen und Rechnungen. Entgegennahme von Kartenzahlungen, die in eine Warteschlange gestellt und abgewickelt werden, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Aufteilen von Rechnungen und Entgegennahme von Bargeld. Und das Führen einer lückenlosen Aufzeichnung aller Vorgänge, sodass bei Wiederherstellung der Verbindung jede Bestellung und jede Zahlung synchronisiert wird, ohne dass jemand die Daten erneut eingeben muss.

Tableview ist „Offline-First“ konzipiert. Es speichert Ihre vollständige Speisekarte, Zusatzoptionen, Preise und Steuerregeln auf jedem Gerät im Cache und aktualisiert diese bei jeder Synchronisierung, sodass das Personal bis zu 72 Stunden lang ohne Internetverbindung Bestellungen entgegennehmen, Kartenzahlungen abwickeln und Quittungen ausdrucken kann. Kartenzahlungen werden in die Warteschlange gestellt und abgerechnet, sobald Sie wieder online sind, und alle Daten werden synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.

Was offline nicht funktionieren kann, egal, was man sagt

Manche Dinge benötigen per Definition eine Internetverbindung, und es ist besser, dies im Voraus zu wissen, als es mitten im Service festzustellen.

Bestellungen von außen können nicht eingehen. Bestellungen über Liefer-Apps, Bestellungen über Ihre eigene Website und QR-Bestellungen, die über die Smartphones Ihrer Gäste aufgegeben werden, werden alle über das Internet an Sie weitergeleitet. Solange Sie offline sind, können diese Bestellungen nirgendwo ankommen. Die Liefer-Apps nehmen Bestellungen in der Regel noch eine Weile an. Daher sollten Sie bei einem Ausfall als Erstes, sofern möglich, die Bestellungen auf der Plattformseite pausieren, bevor Kunden auf Speisen warten, von denen Sie nichts wissen. Unser Leitfaden zur Integration von Liefer-Apps erklärt, wie sich diese Verbindungen verhalten.

Die Live-Auswertungen werden unterbrochen. Sie können die Umsätze des Abends nicht auf Ihrem Smartphone einsehen, bis die Verbindung wiederhergestellt ist, und alle Vorgänge, die auf der Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Standorten beruhen, werden ebenfalls ausgesetzt. Änderungen aus der Ferne werden unterbrochen: Eine vom Hauptsitz vorgenommene Preisänderung erreicht das Restaurant erst, wenn die Verbindung wiederhergestellt ist.

Alle Vorgänge, die eine zentrale Datenbank abfragen, können eingeschränkt sein. Je nach System kann dies das Abrufen von Kundenkonten, Treueguthaben oder Geschenkkarten umfassen. Fragen Sie Ihren Anbieter genau, welche dieser Funktionen offline funktionieren, da dies von Fall zu Fall unterschiedlich ist.

Kartenzahlungen im Offline-Modus: das Risiko, das niemand erwähnt

Dies ist der wichtigste Aspekt, und der, den Anbieter am wenigsten erläutern.

Wenn eine Karte online erfasst wird, genehmigt oder lehnt die Bank sie sofort ab. Wenn eine Karte offline erfasst wird, wird die Bank nicht befragt. Die Zahlung wird gespeichert und zur Genehmigung weitergeleitet, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. In den meisten Fällen wird sie genehmigt. Gelegentlich ist dies jedoch nicht der Fall: Die Karte hatte ihr Limit überschritten, war gesperrt oder gekündigt, und Sie erfahren dies erst, nachdem der Gast bereits gegangen ist. Dieses Geld ist in der Regel verloren.

Für ein Restaurant ist das Risiko normalerweise gering, da die meisten Rechnungen überschaubar sind und die meisten Karten einwandfrei funktionieren. Es ist jedoch nicht gleich Null und steigt mit der Höhe der Rechnung und der Dauer des Ausfalls. Drei Vorgehensweisen helfen, es unter Kontrolle zu halten: Verwenden Sie Offline-Kartenzahlungen für normale Rechnungen und bitten Sie bei ungewöhnlich hohen Beträgen um eine zweite Karte oder um Barzahlung. Halten Sie Ausfälle kurz, indem Sie über eine Ersatzverbindung verfügen, auf die wir weiter unten eingehen. Und überprüfen Sie die in der Warteschlange befindlichen Zahlungen sofort, sobald Sie wieder online sind, damit etwaige Ablehnungen noch am selben Abend und nicht erst am Monatsende entdeckt werden.

Sprechen Sie mit Ihrem Zahlungsdienstleister darüber, wie dieser Offline-Transaktionen abwickelt und ob er Limits festlegt. Die daraus resultierenden Streitfälle sind ein separates Problem; unser Leitfaden zu Rückbuchungen in der Gastronomie behandelt deren Handhabung.

Die Küche während eines Ausfalls

Der Service im Gastraum ist nur die eine Hälfte des gesamten Service. Die andere Hälfte besteht darin, dass die Bestellungen die Küche erreichen.

Wenn Sie ein Küchenanzeigesystem nutzen, fragen Sie Ihren Anbieter direkt, ob Bestellungen auch bei einem Internetausfall weiterhin auf den Küchenbildschirmen angezeigt werden, und testen Sie dies. Die Systeme unterscheiden sich, und die Antwort entscheidet darüber, ob in Ihrer Küche der normale Betrieb weiterläuft oder man auf lautes Rufen zurückgreifen muss. Im Zweifelsfall sollten Sie einen Küchendrucker als Ausweichlösung angeschlossen halten, der im Voraus eingerichtet ist, damit ihn während des Service niemand erst konfigurieren muss. Unser Vergleich zwischen KDS und Küchendrucker erläutert die Argumente für den Einsatz beider Systeme.

Unabhängig davon, was Sie verwenden, vereinbaren Sie die Ausweichlösung mit der Küche, bevor es in der Nacht tatsächlich dazu kommt. Eine laminierte Karte am Pass, auf der steht, was zu tun ist, wenn die Bildschirme ausfallen, ist mehr wert als jede noch so ausgefeilte Funktion.

Handterminals im Servicebereich

Wenn Ihre Servicemitarbeiter Bestellungen über Handhelds am Tisch aufnehmen, betrifft die Frage nach dem Ausfall jedes einzelne Gerät, nicht nur die Kasse an der Tür. Ein System, bei dem das fest installierte Terminal weiter funktioniert, während die Handhelds einfrieren, schickt jeden Servicemitarbeiter zurück zur Theke, wo sich alle hintereinander anstellen müssen, und der Service an den Tischen verlangsamt sich bis zum Stillstand.

Testen Sie bei der folgenden Übung sowohl die Handterminals als auch die fest installierten Terminals. Begeben Sie sich zum hinteren Ende des Speisesaals und, falls vorhanden, auf die Terrasse, und überprüfen Sie, ob die dort während eines Ausfalls aufgenommenen Bestellungen weiterhin ordnungsgemäß erfasst werden und im Umsatzbericht erscheinen, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Ein schwaches WLAN an den Rändern des Raums ist ein von einem Breitbandausfall getrenntes Problem und sollte separat behoben werden, da die Handterminals auch an normalen Abenden darauf angewiesen sind.

Bargeld: die Ausweichmöglichkeit, die Sie nach wie vor benötigen

Viele Restaurants haben aus guten Gründen weitgehend oder vollständig auf Kartenzahlungen umgestellt: schnellerer Service, kein Zählen, keine Wege zur Bank. Doch Bargeld ist die einzige Zahlungsmethode, die weder eine Verbindung noch ein Terminal noch eine Bank benötigt, und bei einem längeren Ausfall kann es den Unterschied ausmachen, ob ein Tisch abgerechnet wird oder ein Gast davonläuft.

Selbst ein Restaurant, das ausschließlich Kartenzahlungen akzeptiert, sollte einen kleinen Bargeldvorrat im Safe bereithalten und die Möglichkeit haben, Wechselgeld herauszugeben. Legen Sie im Voraus fest, ob Sie während eines Ausfalls Bargeld annehmen, und stellen Sie sicher, dass jeder Schichtleiter die Antwort kennt. Wenn Sie Bargeld annehmen, erfassen Sie es wie jede andere Zahlung im Kassensystem, damit die Zahlen des Abends weiterhin stimmen. Unser Leitfaden zum Betrieb eines bargeldlosen Restaurants behandelt die Vor- und Nachteile, einschließlich dieses Aspekts.

Weisen Sie das Personal vorab ein

Die Technik ist nur die Hälfte eines guten Ausfallmanagements. Die andere Hälfte besteht darin, dass das Team weiß, was zu tun ist, ohne darauf zu warten, dass ein Vorgesetzter eine Lösung findet.

Erstellen Sie einen einseitigen Ausfallplan und bewahren Sie ihn an der Kasse auf. Wer überprüft den Router, und wer ruft den Anbieter an? Wer pausiert die Liefer-Apps? Wechselt die Küche auf ausgedruckte Bestellscheine? Welche Rechnungen sollten wie gewohnt per Karte bezahlt werden, und bei welchen sollte eine zweite Karte oder Bargeld akzeptiert werden? Und was sagen die Kellner zu den Gästen? Ein ruhiges „Das Kartenterminal funktioniert einwandfrei, die Zahlung wird abgewickelt, sobald unser Internet wieder da ist“ trägt mehr zur Entspannung im Speisesaal bei als jedes System.

Gehen Sie den Plan mit jedem neuen Mitarbeiter durch und führen Sie die folgende Übung mit den Führungskräften durch. Wenn es schließlich an einem Samstag zu einem Ausfall kommt, sollte das Team dies als eine Situation erkennen, die es bereits geübt hat.

Steuer- und Buchhaltungsunterlagen

In mehreren Ländern ist die Kasse Teil des Steuersystems. In Deutschland sind zertifizierte Sicherheitsvorrichtungen für Registrierkassen vorgeschrieben, in Italien müssen Umsätze an die Steuerbehörde übermittelt werden, und Frankreich sowie Spanien haben eigene Vorschriften zur Erfassung und Aufbewahrung von Kassendaten. Ein Ausfall setzt keine dieser Vorschriften außer Kraft.

Wenn Sie in einem Land mit solchen steuerlichen Vorschriften tätig sind, fragen Sie Ihren Anbieter ausdrücklich, wie Offline-Umsätze erfasst, signiert oder übermittelt werden und was geschieht, wenn die Verbindung für längere Zeit unterbrochen ist. Die Antwort hängt vom jeweiligen Land und System ab und sollte nicht erst bei einer Prüfung in Erfahrung gebracht werden. Ihr Steuerberater sollte die lokalen Anforderungen kennen, und es lohnt sich, ihm dieselbe Frage zu stellen.

Wie lange darf der Ausfall dauern?

Die meisten Ausfälle sind kurz: ein Neustart des Routers, eine kurze Störung beim Anbieter von wenigen Minuten. Doch die wirklich problematischen Ausfälle sind lang. Die Reparatur eines durchtrennten Kabels kann einen Tag dauern. Eine Störung am Freitagabend kann bis Montag andauern, wenn die Techniker des Anbieters am Wochenende nicht arbeiten.

Daher reicht „funktioniert offline“ nicht aus. Fragen Sie nach der Dauer. Ein System, das zehn Minuten Offline-Zeit bewältigt, schützt Sie vor Ausfällen, die Sie kaum bemerken würden. Sie benötigen eines, das ein ganzes Wochenende lang laufen kann. Die Offline-Kapazität von Tableview beträgt bis zu 72 Stunden, was eine Störung von Freitag bis Montag abdeckt.

Fragen Sie auch, was passiert, wenn die Zeit verstreicht. Bleibt das Menü aktuell? Verfallen Zahlungen in der Warteschlange? Füllen sich Speicherplätze? Ein Anbieter, der sich Gedanken über lange Ausfälle gemacht hat, wird darauf klare Antworten parat haben.

Wenn die Verbindung wiederhergestellt ist

Das Ende eines Ausfalls birgt ein eigenes kleines Risiko. Bestellungen und Zahlungen aus mehreren Stunden sollen nun auf einmal synchronisiert werden, und Sie möchten sichergehen, dass nichts verloren geht oder doppelt gezählt wird.

Sobald Sie wieder online sind, gehen Sie eine kurze Checkliste durch. Vergewissern Sie sich, dass die in der Warteschlange befindlichen Kartenzahlungen abgewickelt wurden, und achten Sie auf abgelehnte Zahlungen. Überprüfen Sie, ob die offline entgegengenommenen Bestellungen im Umsatzbericht erscheinen und ob die Summen mit der Kasse übereinstimmen. Öffnen Sie die Liefer-Apps wieder, die Sie pausiert hatten. Und sehen Sie sich die Bestandszahlen an, um festzustellen, welche Artikel sich während Ihrer Offline-Zeit besonders gut verkauft haben, da ein Cloud-System den Bestand erst dann abziehen kann, wenn die Verkäufe synchronisiert wurden.

Erledigen Sie dies nach Möglichkeit noch am selben Abend. Es dauert zehn Minuten und verwandelt eine vage Sorge um die Zahlen vom Samstag in ein bekanntes, abgeschlossenes Problem. Außerdem fügt sich dies nahtlos in Ihren Z-Bericht am Tagesende ein.

Eine Ersatzverbindung ist eine kostengünstige Absicherung

Der beste Ausfall ist der, den Ihre Mitarbeiter gar nicht bemerken. Eine Internet-Backup-Verbindung sorgt dafür, dass die meisten Ausfälle genau so verlaufen.

Hauptrouter, Netzwerk-Switch und LTE-Ersatzrouter auf einem Regal im Restaurantbüro, darunter eine USV

Die übliche Konfiguration besteht aus einem Router mit einer mobilen Daten-Backup-Verbindung: Wenn das Breitband ausfällt, wechselt das System automatisch zu einer 4G- oder 5G-Verbindung, und das Kassensystem läuft online weiter. Das kostet nur wenig im Vergleich zu einem verlorenen Samstag. Betreiben Sie das Kassensystem in einem eigenen Netzwerk, getrennt vom Gäste-WLAN, damit vierzig Gäste, die Videos streamen, Ihre Kartenzahlungen nicht verlangsamen. Beschriften Sie den Router und die Backup-Verbindung im Büro, damit jeder, der Dienst hat, weiß, welches Gerät neu gestartet werden muss.

Ein Offline-Kassensystem und eine Backup-Verbindung ergänzen sich. Das Backup deckt die meisten Ausfälle ab. Der Offline-Modus deckt den Rest ab, einschließlich der Fälle, in denen auch das Mobilfunknetz ausfällt.

Der Stromausfall ist die andere Ausfallursache

Bei einem Internetausfall bleiben die Lichter an. Bei einem Stromausfall ist dies nicht der Fall, und er legt den Router, die Drucker sowie alle netzbetriebenen Terminals lahm.

Tablets und Handhelds werden mit Akku betrieben, was ein Grund dafür ist, dass sie Ausfälle besser bewältigen als fest installierte Terminals. Eine kleine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) am Router und am Belegdrucker hält die wesentlichen Geräte lange genug am Laufen, um offene Rechnungen abzuschließen. Darüber hinaus entscheidet in der Regel die Küche darüber, wie lange Sie noch bedienen können, nicht die Kasse. Beziehen Sie einen Stromausfall neben dem Internetausfall in Ihre Planung ein und nehmen Sie beides in Ihre Checklisten zum Öffnen und Schließen auf, damit die Akkus vor Beginn des Service aufgeladen sind und nicht erst währenddessen als leer festgestellt werden.

Die Zehn-Minuten-Ausfallübung

Hier ist ein Test, den Sie an einem ruhigen Nachmittag durchführen sollten, noch bevor Sie ihn im Ernstfall benötigen.

Ziehen Sie den Stecker des Routers. Geben Sie an einer Kasse eine echte Bestellung mit Zusatzoptionen ein, senden Sie diese an die Küche, teilen Sie die Rechnung auf zwei Karten auf, nehmen Sie eine Kartenzahlung und eine Barzahlung entgegen und drucken Sie den Beleg aus. Überprüfen Sie, was in der Küche angekommen ist. Schließen Sie dann den Router wieder an und beobachten Sie, was passiert: Wie lange die Synchronisierung dauert, ob die Kartenzahlung abgewickelt wird und ob die Bestellung genau einmal im Verkaufsbericht erscheint.

Sollte ein Schritt fehlschlagen, haben Sie dies an einem Dienstagnachmittag statt an einem Samstagabend festgestellt. Notieren Sie, was passiert ist, beheben Sie, was Sie können, und informieren Sie das Personal über den Rest. Wiederholen Sie diese Übung dann alle paar Monate und jedes Mal, wenn ein neuer Geschäftsführer seine Tätigkeit aufnimmt.

Food Trucks, Pop-ups und Veranstaltungen

Für mobile Betreiber ist der Offline-Modus kein Notfallmodus. Er ist der normale Betriebszustand. Ein Food-Truck auf einem Festival, eine Pop-up-Bar auf einer Wiese oder ein Marktstand haben möglicherweise den ganzen Tag über keine zuverlässige Verbindung.

Die gleichen Prinzipien gelten, nur in noch stärkerer Ausprägung. Das System muss während der gesamten Veranstaltung ohne Verbindung laufen, Kartenzahlungen müssen sicher in die Warteschlange gestellt werden, und alles muss synchronisiert werden, sobald Sie wieder mit dem WLAN verbunden sind. Das Food-Truck-Kassensystem von Tableview ist genau darauf ausgelegt, und unser Leitfaden zum Food-Truck-Kassensystem behandelt die technischen und hardwareseitigen Aspekte des mobilen Handels.

Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten

Stellen Sie diese Fragen zu jedem System, das Sie in Betracht ziehen, und bitten Sie um schriftliche Antworten.

Welche der drei oben genannten Stufen erreicht Ihr System? Kann ich Kartenzahlungen offline entgegennehmen, und was geschieht anschließend mit diesen? Wie lange kann das System ohne Internetverbindung laufen? Erreichen Bestellungen während eines Ausfalls die Bildschirme in der Küche? Was funktioniert nicht offline: Lieferbestellungen, QR-Bestellungen, Kundensuche, Geschenkkarten? Wie funktioniert die Synchronisierung, wenn die Verbindung wiederhergestellt ist, und wie kann ich sicher sein, dass keine Daten verloren gegangen sind oder doppelt erfasst wurden? Und können wir all dies in der Demo testen, während der Router vom Stromnetz getrennt ist?

Wenn ein Anbieter bei der letzten Frage zögert, haben Sie Ihre Antwort. Und wenn er jede Frage mit „Unser System ist sehr zuverlässig“ beantwortet, fragen Sie noch einmal nach. Bei der Zuverlässigkeit geht es darum, wie oft das System ausfällt. Beim Offline-Modus geht es darum, was passiert, wenn Ihr Internet ausfällt, was etwas völlig anderes ist und vollständig außerhalb der Kontrolle des Anbieters liegt.

Wo der Offline-Modus in ein Cloud-System passt

Der Offline-Modus ist kein Konkurrent der Cloud. Er ist das, was die Cloud sicher macht. Ein Cloud-System bietet Ihnen überall ein einheitliches Menü, Live-Berichte von jedem Ort aus und Updates, die Sie nie installieren müssen. Der Offline-Modus stellt sicher, dass nichts davon an einem geschäftigen Abend zu einem Single Point of Failure wird. Unser Leitfaden zum cloudbasierten Kassensystem deckt den Rest dieses Themas ab.

Zur Information: Tableview ist cloudbasiert und verfügt über einen vollständigen Offline-Modus; die Preise richten sich nach der Anzahl der Standorte. Das „Starter“-Paket kostet 69 Dollar pro Monat inklusive zweier Kassen und 49 Dollar für jede weitere Kasse. Das „Pro“-Paket kostet 189 Dollar pro Monat mit einer unbegrenzten Anzahl an Kassen und umfasst zusätzlich das Küchenanzeigesystem, erweiterte Bestandsverwaltung sowie erweiterte Berichtsfunktionen. Es fallen keine Einrichtungsgebühren an, und den vollständigen Vergleich finden Sie auf der Seite mit den Tableview-Tarifen.

Führen Sie diese Woche den „Zehn-Minuten-Test“ durch, ganz gleich, welches System Sie verwenden. Dies ist der kostengünstigste Weg, um herauszufinden, wie sich Ihr Restaurant verhält, wenn die Internetverbindung ausfällt.

Lesen Sie als Nächstes: den Technologie-Stack für Restaurants, in dem das Kassensystem seinen Platz unter allen anderen Komponenten einnimmt, die PCI-Konformität für Restaurants zum Schutz von Kartendaten sowie die Schichtübergabe zur Weitergabe der Ereignisse während eines Ausfalls.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

  • Was ist ein Offline-Kassensystem?
    Es handelt sich um ein Kassensystem, das auch dann weiterfunktioniert, wenn die Internetverbindung ausfällt. Ein gutes System speichert die Speisekarte, Preise und Steuerregelungen auf jedem einzelnen Gerät, ermöglicht es dem Personal, Bestellungen aufzunehmen, Quittungen auszudrucken und Kartenzahlungen entgegenzunehmen, stellt diese Zahlungen in eine Warteschlange, bis die Verbindung wiederhergestellt ist, und synchronisiert anschließend alle Daten, ohne dass diese erneut eingegeben werden müssen.
  • Kann ein Offline-Kassensystem Kartenzahlungen verarbeiten?
    Ein gutes Gerät kann das. Die Zahlung wird auf dem Gerät gespeichert und zur Genehmigung an die Bank gesendet, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Die meisten Zahlungen werden erfolgreich abgewickelt, doch eine gesperrte oder ihr Limit überschreitende Karte wird erst im Nachhinein abgelehnt. Seien Sie daher bei ungewöhnlich hohen Rechnungsbeträgen vorsichtig und überprüfen Sie die in der Warteschlange befindlichen Zahlungen, sobald Sie wieder online sind.
  • Was funktioniert nicht mehr, wenn ein Kassensystem offline geht?
    Alles, was über das Internet eingehen muss: Bestellungen über Liefer-Apps, Website-Bestellungen und QR-Bestellungen von den Smartphones der Gäste. Live-Berichte und Änderungen per Fernzugriff werden zurückgestellt, bis Sie wieder eine Verbindung herstellen, und die Abfrage von Kunden-, Treue- oder Geschenkkartendaten kann je nach System eingeschränkt sein. Pausieren Sie Liefer-Apps auf Plattformseite während eines längeren Ausfalls.
  • Wie lange läuft ein Offline-Kassensystem ohne Internet?
    Die Dauer variiert stark, von wenigen Minuten bis zu mehreren Tagen, daher sollten Sie sich bei jedem Anbieter erkundigen. Besonders problematisch sind längere Ausfälle, wie beispielsweise ein Kabelbruch am Wochenende. Tableview kann bis zu 72 Stunden lang ohne Internetverbindung Bestellungen entgegennehmen, Kartenzahlungen abwickeln und Quittungen ausdrucken.
  • Brauche ich trotzdem eine Ersatz-Internetverbindung?
    Es lohnt sich, ein solches Gerät zu besitzen. Ein Router mit automatischer 4G- oder 5G-Ausfallsicherung hält das Kassensystem auch bei den meisten Breitbandausfällen online, sodass Lieferungen und Online-Bestellungen weiterhin eingehen. Der Offline-Modus deckt dann die Ausfälle ab, die die Ausfallsicherung nicht abdecken kann, wie beispielsweise einen gleichzeitigen Ausfall des Mobilfunknetzes.
  • Wie prüfe ich, ob mein Kassensystem wirklich offline funktioniert?
    Ziehen Sie an einem ruhigen Nachmittag den Stecker des Routers. Geben Sie eine echte Bestellung mit Zusatzoptionen ein, leiten Sie diese an die Küche weiter, teilen Sie die Rechnung auf, nehmen Sie eine Kartenzahlung und eine Barzahlung entgegen und drucken Sie den Beleg aus. Schließen Sie das Gerät anschließend wieder an und überprüfen Sie, ob die Kartenzahlung abgewickelt wird und die Bestellung genau einmal im Umsatzbericht erscheint.

Probieren Sie Tableview aus

Führen Sie Ihr Restaurant auf der Plattform, über die wir berichten.

Bringen Sie Ihre bestehende Konfiguration und die Arbeitsabläufe Ihres Teams mit. Wir zeigen Ihnen eine identische Tableview-Konfiguration anhand eines Ausschnitts aus den letzten 30 Tagen.

Über diesen Beitrag

Abgelegt unter: Restauranttechnologie. Veröffentlicht von Mika Takahashi.