Tres proveedores, tres presupuestos y ninguno de ellos comparable. Uno te cobra un plan mensual, otro un paquete de hardware y el tercero una tarifa por transacción con el software incluido gratis. El coste real del TPV para bares es la suma de los tres, y para la mayoría de los bares la tarifa por transacción es, con diferencia, la más elevada. Aún así, merece la pena pagar por un buen TPV para bares: las cuentas que no se pueden llevar y el stock que se va consumiendo con cada copa hacen que la suscripción se amortice varias veces al año. La clave está en saber en qué parte del presupuesto insistir.
La tarifa por transacción con tarjeta importa más en un bar que en un restaurante. En un comedor solo se cobra una vez por mesa al final de la comida. En un bar se realizan docenas de pequeños pagos con tarjeta por hora, muchos de ellos por una sola bebida, y una comisión fija por cada uno convierte una tarifa modesta en una elevada. Ese único detalle puede hacer que la factura anual supere en más de lo que cuesta toda la suscripción al software.
Las cifras que aparecen más abajo están calculadas para tres bares: una vinoteca de 40 plazas, un bar de cócteles con dos barras y una discoteca con tres barras. Los precios del hardware son cifras aproximadas de venta al público y la tarifa de las tarjetas es una estimación, así que sustitúyelas por tus propios presupuestos sobre la marcha.
¿Cuánto cuesta un TPV para bares?
Un TPV para bares cuesta una cuota mensual de software, un gasto único en hardware y un porcentaje de cada venta con tarjeta, y las comisiones por pago con tarjeta suelen ser la parte más cara.
- Software: desde gratis hasta unos cientos al mes
- Hardware: desde unos cientos hasta varios miles
- Comisiones por pago con tarjeta: normalmente entre el 1,5 % y el 3 % de las ventas con tarjeta
- Configuración, formación y complementos
Para un bar de cócteles con dos puestos, esos gastos ascienden a unos 10 363 durante el primer año, de los cuales el 75 % corresponde a comisiones por pago con tarjeta.
Un TPV para bares suele tener uno de estos precios:
- Un plan mensual para un TPV de restaurante con modo de bar
- Un presupuesto por establecimiento para un sistema de restauración de hotel
- Software gratuito que se compensa con comisiones por pago con tarjeta más altas
En resumen: compara el total del primer año de software, hardware y comisiones por pago con tarjeta, nunca solo el precio mensual.
Las tres facturas que hay detrás de un TPV para bares
Todos los presupuestos son una combinación de estos tres gastos. Se pagan con periodicidades diferentes, y precisamente por eso es difícil compararlos: uno llega cada mes, otro solo una vez y el tercero se deduce de cada venta antes de que el dinero llegue a tu cuenta.
Software
Normalmente es una suscripción mensual, que se cobra por local, por terminal o por ambos. Comprueba qué se considera un terminal antes de comparar, porque algunos proveedores cuentan cada dispositivo portátil y cada pantalla de cocina como un TPV. Comprueba también qué funciones están incluidas en el plan básico. Las cuentas, el control de existencias por receta y los informes son las tres cosas que necesita un bar, y son las tres que más a menudo se reservan para un nivel superior.
Hardware
Tabletas o pantallas táctiles, soportes, lectores de tarjetas, una impresora de recibos y un cajón de efectivo, que se compran una sola vez. Algunos proveedores lo ofrecen en alquiler, lo que distribuye el coste pero a menudo te ata a su sistema de procesamiento de tarjetas mientras dure el contrato. El hardware que puedes comprar en cualquier tienda es más barato de reemplazar que un terminal exclusivo, y en un bar se estropea más hardware que en un comedor.
Procesamiento de tarjetas
Un porcentaje de cada venta con tarjeta, a veces más una tarifa fija por transacción. No aparece en la factura del software, así que es fácil que se te pase por alto. Para casi todos los bares es el mayor de los tres gastos, y el que ofrece más margen de negociación.
Nuestro artículo sobre el coste de los TPV para restaurantes aborda estos aspectos para cualquier local, con una hoja de cálculo para comparar presupuestos. El resto de este artículo trata de lo que cambia en el caso de un bar.
Comparativa de modelos de precios de TPV para bares
La mayoría de los proveedores usan uno de estos cinco modelos de precios. Ninguno es más barato en todos los casos; el más adecuado depende de tu volumen de pagos con tarjeta y del número de terminales que tengas.
| Modelo | Cómo funciona | Ideal para | Ten en cuenta |
|---|---|---|---|
| Tarifa plana por establecimiento | Una cuota mensual, un número fijo de terminales | Bares independientes, volumen constante | Precio por terminal adicional |
| Por terminal | Una cuota por cada pantalla y dispositivo portátil | Bares pequeños con una sola caja | Los costes suben a medida que añades estaciones |
| Software gratuito | Se paga a través de la comisión por transacción | Volumen de tarjetas muy bajo | Una comisión más alta de lo que negociarías |
| Alquiler de hardware | Pagos mensuales por el software y los dispositivos | Falta de efectivo en la inauguración | Contratos largos, ataduras con el procesador |
| Basado en presupuestos | Precio por establecimiento o grupo | Hoteles, grupos, grandes recintos | Gastos de instalación y asistencia |
Vale la pena analizar más a fondo el modelo gratuito, porque «TPV gratuito para bares» es una de las búsquedas más habituales. El software gratuito se paga de otra forma: una comisión por transacción unas décimas de punto por encima de lo que obtendrías en otros sitios, hardware que solo puedes comprar al proveedor, o cuentas y existencias reservadas para el nivel de pago. Con 38 000 al mes en ventas con tarjeta, 0,3 puntos suponen unos 1 368 al año, más de lo que cuestan la mayoría de los planes de pago.
Procesamiento de tarjetas: por qué los pagos pequeños salen más caros
Muchos procesadores cobran un porcentaje más una comisión fija por cada transacción. La comisión fija es pequeña y, en un restaurante, donde el pago medio con tarjeta cubre toda una mesa, apenas se nota. En un bar, en cambio, se nota en cada bebida.
Supongamos una tarifa del 1,4 % más 0,10 por transacción:
- Una cerveza de 6,00 pagada con tarjeta cuesta 0,18 en comisiones, lo que supone una tasa efectiva del 3,1 %.
- Una cuenta de 120 pagada al final de la noche cuesta 1,78, lo que supone una tasa efectiva del 1,5 %.
Mismo procesador, misma tabla de comisiones, y aceptar una sola bebida cuesta el doble. Por eso las cuentas te ahorran dinero y tiempo: cada ronda que añades a una cuenta es una transacción por la que no pagas una comisión fija. Un bar que venda sobre todo bebidas sueltas con tarjeta debería pedir una tarifa basada solo en porcentaje, o al menos que se elimine la comisión fija para cuentas de un importe determinado.
Hay otros tres factores que influyen en la factura de las tarjetas en un bar. Las propinas añadidas en el lector también se procesan, así que una propina del 15 % suma un 15 % a las comisiones de ese pago. Los pagos sin contacto y los monederos digitales representan la mayor parte del tráfico de tarjetas de un bar y suelen costar lo mismo que los pagos con chip. Las tarjetas premium y extranjeras pueden costar más, y un bar cerca de hoteles o de una estación suele tener muchas de ambas. Nuestro artículo sobre las comisiones de procesamiento de tarjetas explica cómo se calculan las tarifas y qué partes puedes negociar.
Costes del hardware del TPV de un bar
El hardware de un bar tiene una vida más dura que el de un restaurante. Se moja, recibe golpes y funciona ocho horas seguidas con poca luz. Precios de venta al público aproximados, sin impuestos:
- Tableta o pantalla táctil: de 300 a 700. Una por puesto; en un bar, es más importante que la pantalla sea brillante que en un comedor.
- Soporte o carcasa: de 50 a 200. Compra uno que aguante que se le eche una bebida encima.
- Lector de tarjetas: de 60 a 300. Al menos uno por puesto, compatible con pago sin contacto, chip y monederos digitales.
- Dispositivo portátil: de 250 a 500. Para terrazas, salones y servicio de mesa.
- Impresora de recibos: de 150 a 400. Cada vez menos clientes quieren papel, pero para los recibos de cuenta y el informe de fin de noche sigue siendo necesaria.
- Cajón de efectivo: de 60 a 150. Más pequeño de lo que crees si la mayoría de las ventas son con tarjeta.
Lo que necesitas depende del número de puestos, no de los asientos. Un bar de vinos de 40 plazas con un TPV necesita menos equipo que un bar de cócteles de 30 plazas con dos puestos y una terraza. Comprar dispositivos estándar hace que, si se te rompe una tableta, solo tengas que ir a la tienda en vez de esperar dos semanas a que te la cambien, y te permite llevarte el equipo contigo si alguna vez cambias de TPV.
| Local | Terminales | Lectores de tarjetas | Dispositivos portátiles | Hardware, aproximado |
|---|---|---|---|---|
| Bar de vinos, 40 plazas | 1 | 1 | 0 | 1.170 |
| Bar de cócteles, dos puestos | 2 | 2 | 0 | 1.990 |
| Club con tres barras | 4 | 6 | 3 | 5.880 |
Coste del TPV para un bar: tres ejemplos prácticos
Los tres utilizan los precios de hardware indicados anteriormente, los planes publicados por Tableview con los tres primeros meses gratis y una comisión por pago con tarjeta estimada del 1,7 % sobre las ventas con tarjeta. Aquí tienes el desglose del bar de cócteles, línea por línea:
| Concepto | Pago | Primer año |
|---|---|---|
| Dos tabletas para los puestos de la barra | Una vez | 900 |
| Dos soportes o carcasas | Una vez | 240 |
| Dos lectores de tarjetas | Una vez | 500 |
| Una impresora de tickets | Una vez | 250 |
| Un cajón portamonedas | Una vez | 100 |
| Plan Starter, dos cajas, nueve meses de pago | Mensual | 621 |
| Comisiones de tarjeta sobre 38.000 al mes al 1,7 % | Por venta | 7.752 |
| Primer año | 10.363 |
El software supone el 6 % del primer año y las comisiones de las tarjetas, el 75 %. En el segundo año, ya se ha pagado el hardware y se acaban los meses gratis, así que la factura asciende a 828 en software más las comisiones de las tarjetas, unos 8.580 si las ventas se mantienen.
Las tres barras una al lado de la otra:
| Local | Hardware | Software, primer año | Comisiones de tarjeta, primer año | Total |
|---|---|---|---|---|
| Bar de vinos, 40 plazas | 1.170 | 621 | 3.672 | 5.463 |
| Coctelería, dos puestos | 1.990 | 621 | 7.752 | 10.363 |
| Discoteca con tres barras | 5.880 | 1.701 | 24.480 | 32.061 |
El bar de vinos vende 18 000 al mes con tarjetas y tiene un solo terminal, así que el plan Starter le vale. El club tiene 4 terminales y 3 dispositivos portátiles. Si cada uno cuenta como un TPV, el plan Starter te saldría por 314 al mes, así que el plan Pro, a 189 con cajas registradoras ilimitadas, es la opción más barata. Con 120 000 al mes en ventas con tarjeta, la tarifa de procesamiento del club merece más tiempo de negociación que todo lo demás de la lista juntos.
Qué debes comprobar en un presupuesto de TPV para bares
La mayoría de las sorpresas en la factura de un TPV ya estaban en el presupuesto desde el principio, pero no aparecían en la primera página. Pregunta por cada uno de estos puntos antes de firmar y pide que te den las respuestas por escrito.
1. Qué cuenta como caja
Un plan que incluye dos cajas registradoras puede salirte caro si cada terminal portátil, cada pantalla de cocina y cada segunda barra cuentan como una más. Pregunta por el precio de tu configuración real, dispositivo por dispositivo, no por el plan general.
2. ¿Qué funciones incluye el plan básico?
Las cuentas con preautorización, las recetas de cócteles que restan existencias y los informes por turno son las razones por las que un bar se compra un TPV. Si alguna de ellas es un complemento, inclúyela en el precio, porque acabarás pagándola en el primer mes.
3. La tarifa completa por transacción con tarjeta
Pregunta por el porcentaje, la comisión fija por transacción, la tarifa para tarjetas premium y extranjeras, y cualquier mínimo mensual. Luego, aplica eso a las ventas reales con tarjeta del mes pasado. Una tarifa que parece baja en 100 tickets puede parecer muy diferente en uno de 6.
4. Duración del contrato y tasas de cancelación
Es fácil darse de baja de un contrato de software mensual renovable. Los contratos de procesamiento y los alquileres de hardware suelen durar entre dos y cuatro años y conllevan una comisión por cancelación anticipada. Averigua el coste de cancelación antes de fijarte en el mensual.
5. Si el hardware es tuyo
Si los terminales solo funcionan con el software de un proveedor, cambiar de TPV más adelante significa tener que comprarlo todo de nuevo. Las tabletas y los lectores estándar te dejan esa puerta abierta.
6. Configuración, formación y asistencia
Algunos proveedores cobran por la instalación, la configuración del menú y la formación in situ, y otros ofrecen asistencia telefónica los fines de semana como servicio premium. Las horas de mayor afluencia en un bar son precisamente cuando la línea de asistencia estándar está cerrada, así que pregunta quién atiende a medianoche un sábado.
7. Modo sin conexión
Los bares en sótanos, los edificios antiguos y las azoteas abarrotadas acaban perdiendo la conexión Wi-Fi en algún momento, y una noche sin pagos con tarjeta cuesta más que un año de la mayoría de las suscripciones. Pregunta si los pedidos y los pagos con tarjeta siguen funcionando sin conexión. En nuestro artículo sobre el TPV sin conexión te indicamos qué debes comprobar.
8. Subidas de precio
Pregunta si el precio mensual es fijo durante la vigencia del contrato o si puede subir cada año, y en qué medida. Un primer año barato seguido de un aumento del 20 % es un patrón habitual.
Lo que un TPV para bares debería amortizar
El coste es solo la mitad de la cuenta. La otra mitad es lo que el sistema te evita perder, y en un bar las dos mayores fugas son las cuentas sin pagar y las bebidas servidas sin registrar. Ambas son cosas que un TPV para bares puede solucionar, y ambas valen más que la suscripción.
Clientes que se van sin pagar
Una cuenta abierta con una tarjeta preautorizada no puede salir por la puerta sin pagar. Si eso evita una sola fuga de 80 al mes en el bar de cócteles, te ahorras 960 al año, más de los 621 que cuesta el software el primer año. Nuestro artículo sobre la gestión de cuentas en bares trata sobre los importes retenidos y las normas para evitar fugas.
Las bebidas que nunca llegan a la caja
Como cada cóctel está configurado como una receta, el sistema resta cada medida de la botella a medida que se vende la bebida y la compara con el recuento real de cada turno. Digamos que el recuento del sábado muestra que faltan 180 ml de ginebra respecto a lo que las recetas indican que se sirvió. Eso son unas 7 medidas individuales a la semana, o 374 al año: a 10 por bebida, son 3.744 de ginebra servida y nunca vendida. La gestión de existencias desde la caja es lo que hace que esto se convierta en una charla semanal en lugar de una sorpresa a final de año, y nuestro artículo sobre el coste por trago explica los cálculos.
Rapidez en la barra
Es más difícil cuantificarlo, pero es real. Una tabla de teclas rápidas con las 20 bebidas más vendidas en la primera pantalla y un botón para repetir la última ronda ahorran segundos en cada pedido. En una noche con una cola de tres personas, esos segundos marcan la diferencia entre atender al siguiente cliente o perderlo en el bar de al lado.
Cómo reducir el coste de un TPV para bares
Nada de esto significa comprar un sistema más básico. Significa pagar menos por el mismo sistema.
- Negocia primero la tarifa de las tarjetas. Es la partida más importante, y las entidades de procesamiento esperan que se lo pidas. Lleva el extracto del mes pasado y un presupuesto de la competencia.
- Anota las rondas en la cuenta. Menos pagos con tarjeta, pero de mayor importe, significan menos comisiones fijas, como muestra el ejemplo de la cerveza y la cuenta.
- Compra hardware estándar. Una tableta de cualquier tienda cuesta menos que un terminal de marca y es más barato de reemplazar.
- Cuenta los puestos de trabajo, no los asientos. Compra un terminal y un lector para cada puesto donde trabaje un camarero, y dispositivos portátiles solo donde los clientes se sienten lejos de la barra.
- Usa el sistema de pedidos por QR para terrazas grandes. Permitir que las mesas pidan y paguen mediante el sistema de pedidos por QR puede ahorrarte uno o dos dispositivos portátiles, aunque los cócteles siguen vendiéndose mejor cuando te los recomienda una persona.
- Lee el contrato antes que la lista de precios. Un contrato corto a un precio ligeramente más alto suele salir más barato que uno largo del que no puedes salirte.
Coste del TPV para bares según el tipo de local
Las mismas tres partidas se aplican en todas partes, pero cuál predomina depende del tipo de noche que organices.
Bares de vinos
El bajo volumen de tarjetas y una sola estación mantienen bajos tanto el coste del hardware como las comisiones. El software supone aquí una parte mayor de la factura que en cualquier otro sitio, así que un plan de tarifa plana con control de existencias por copa y por botella sale más a cuenta que un plan más barato que no lo incluya.
Bares de cócteles
Los tickets más elevados y la gran cantidad de cuentas mantienen baja la tasa efectiva de las tarjetas. El dinero está en las medidas, así que el control de existencias basado en recetas es la función que hace que el sistema merezca la pena.
Cervecerías y bares deportivos
Muchos pagos pequeños con tarjeta por pintas sueltas hacen subir la tarifa efectiva, así que aquí lo más importante es la comisión fija por transacción. Intenta que las rondas de grupo se carguen a la cuenta y pide una tarifa basada solo en porcentaje.
Discotecas y locales con varios bares
El hardware es el mayor gasto inicial y las comisiones de las tarjetas, el mayor gasto recurrente. Un plan con cajas registradoras ilimitadas suele salir más a cuenta que uno que cobra por terminal, y el modo sin conexión no es opcional en un sótano.
Bares que sirven comida
Una cocina añade una impresora o un sistema de visualización de cocina a la lista de hardware, y el plan tiene que gestionar los platos si atiendes mesas como hacen los restaurantes informales. Calcula el precio del bar y la cocina juntos, no como dos sistemas distintos.
Bares de hotel
Normalmente se cotizan como parte del sistema de comida y bebida del hotel, por establecimiento. Las dudas son cómo se añaden los cargos de la habitación a la factura del huésped y si los ingresos del bar aparecen en los mismos informes que los del restaurante.
Dónde encaja Tableview y dónde no
Tableview es una plataforma todo en uno para restaurantes y bares: TPV, pagos, gestión de stock, sistema de visualización en cocina, pedidos por QR y contabilidad del restaurante, todo en un solo sistema. El plan Starter cuesta 69 dólares al mes con dos cajas registradoras incluidas y 49 dólares por cada una adicional. El plan Pro cuesta 189 dólares al mes e incluye cajas registradoras ilimitadas, el sistema de visualización en cocina, gestión avanzada de inventario y gestión de múltiples locales. Los nuevos clientes disfrutan de los tres primeros meses gratis en cualquiera de los dos planes, y no hay gastos de alta.
Las funciones para bares ya están integradas en el producto, en lugar de venderse como complementos: cuentas preautorizadas con importes de retención que tú mismo fijas, búsqueda de cuentas por nombre, mesa o los cuatro últimos dígitos de la tarjeta, traslado y fusión de cuentas, cuentas inactivas que se cierran solas tras un tiempo determinado, una cuadrícula de teclas rápidas por puesto, repetir la última ronda, recetas de cócteles que deducen cada ingrediente a medida que se vende la bebida, seguimiento del nivel de los barriles, recuento de botellas con desviaciones por turno, avisos de edad con registro de DNI y un informe Z que concilia el efectivo, las tarjetas y las cuentas al cierre. Los pedidos siguen llegando aunque se caiga la conexión Wi-Fi, y los pagos con tarjeta se ponen en cola hasta que vuelva.
Funciona en el navegador de un iPad, una tableta Android o un terminal que ya tengas, se conecta a impresoras Star, Epson y Sunmi, y acepta tarjetas a través de lectores Stripe Terminal, así que el hardware es estándar y sigue siendo tuyo.
Eve Tsk, directora general del A.Z Sunrise Resort & Fitness Club en Phuket, Tailandia, gestiona un restaurante y un bar de playa con este sistema: «Nuestro nuevo establecimiento necesitaba Tableview para conectar nuestros dos locales. Al tener un restaurante y un bar de playa, no sabíamos cómo sincronizar el inventario y las ventas. Tableview lo resolvió con una implementación fácil y rápida. Estábamos en marcha en menos de una semana».
Cuándo no es la mejor opción:
- Un contrato de procesamiento fijo. Si estás atado a un terminal de tarjetas de un banco durante otros dos años, los pagos integrados tendrán que esperar, y tendrás que usar ese terminal de forma independiente hasta que termine el contrato.
- Servicio de cerveza a medida. Tableview lleva un control de las cervezas servidas comparándolas con el recuento de botellas. Los medidores de caudal en las mangueras de cerveza o los grifos dosificadores en cada botella son equipos especializados con su propio software y su propio precio.
- Estadios y grandes cadenas. Una cadena de bares con 300 locales o un estadio con 40 puntos de venta necesita herramientas empresariales y un proveedor con personal in situ, lo cual supone un tipo de compra diferente.
Puntos clave
- Un TPV para bares conlleva una cuota mensual de software, un gasto único en hardware y un porcentaje de cada venta con tarjeta.
- Las comisiones por pago con tarjeta suelen ser el gasto mayor de los tres, unas tres cuartas partes del primer año para un bar de cócteles con dos puestos.
- Una tarifa fija por transacción encarece el pago de bebidas sueltas, así que las cuentas abiertas y las tarifas basadas solo en porcentajes te permiten ahorrar dinero.
- Comprueba qué se considera un TPV, qué funciones para bares incluye el plan básico y el coste de rescisión del contrato.
- El hardware se adapta al número de puestos, no al de asientos, y los dispositivos estándar son más baratos de comprar y sustituir.
- Las cuentas preautorizadas y la gestión de existencias basada en recetas suelen generar más ingresos que lo que cuesta la suscripción.
Siguiente: cómo abrir un bar para el presupuesto en torno al TPV, terminales de pago con tarjeta para restaurantes a la hora de elegir el lector, y cómo cambiar de TPV si quieres dejar la caja que tienes ahora.
