Software de pedidos a proveedores

Si le preguntas al dueño de un restaurante cuánto se gastó en productos frescos el mes pasado, te dirá la cifra. Pero si le preguntas qué pidió, a quién, a qué precio y si eso es lo que le entregaron, la respuesta está repartida entre los hilos de WhatsApp, los correos de un proveedor, un portapapeles junto a la puerta trasera y la memoria del jefe de cocina. El software de pedidos a proveedores reúne todo eso en un solo sitio: lo que necesitas, lo que pediste, lo que llegó y lo que te cobraron. En un software de gestión de compras, es la parte con la que la cocina trabaja a diario.

El dinero se va escapando en pequeñas cantidades. Una caja de tomates que nunca llegó pero que te facturaron. La burrata que subió 25 céntimos por unidad en tres meses sin que nadie lo aprobara. Una visita al cash-and-carry el sábado porque el jueves nadie se dio cuenta de que quedaba poca nata. Ninguna de estas situaciones es una crisis, y ahí está el problema: son demasiado pequeñas para ir tras ellas manualmente y demasiado frecuentes como para ignorarlas. Las compras funcionan mejor cuando están vinculadas a la gestión de existencias del restaurante, porque el pedido debería partir de lo que realmente hay en las estanterías.

Una idea que vale la pena dejar clara desde el principio: las ingeniosas sugerencias de pedidos llaman la atención en las demostraciones, pero la parte aburrida, que es cotejar las entregas y las facturas con el pedido, es donde está la mayor parte del dinero. Evalúa cualquier sistema basándote en eso primero.

¿Qué es un software de pedidos a proveedores?

El software de pedidos a proveedores es una herramienta que crea pedidos a los proveedores en función de tus necesidades de stock, realiza un seguimiento de los mismos hasta la entrega y compara cada factura con lo que se pidió y se recibió.

• Catálogos de proveedores y precios acordados
• Pedidos de compra a partir de niveles de stock mínimo
• Aprobaciones antes de que se envíen los pedidos
• Recepción y entregas incompletas
• Concordancia de facturas y alertas de precios

Se sitúa entre tus recuentos de stock y tu contabilidad, convirtiendo una falta de existencias en la estantería en un pedido y una entrega en una factura comprobada.

El software de pedidos a proveedores suele estar en uno de estos tres sitios:

• Dentro del TPV de tu restaurante, junto con el stock y las recetas
• Vinculado a la contabilidad del restaurante en una plataforma «todo en uno»
• Como una app de pedidos independiente conectada a ambos

En resumen: cada pedido parte de las existencias reales, y cada factura se comprueba antes de pagarla.

Pedidos a proveedores vs aprovisionamiento vs inventario

Estos tres términos se usan como si fueran lo mismo, y los proveedores no ayudan al incluirlos todos en una misma lista de funciones. Se solapan, pero cada uno responde a una pregunta diferente.

Software de pedidos a proveedores

Las compras del día a día: qué artículos pedir, a qué proveedor, a qué precio y si la entrega y la factura coinciden con el pedido. Los chefs y los responsables lo usan varias veces a la semana.

Aprovisionamiento

La estrategia que va más allá de las compras: elegir proveedores, negociar contratos, organizar licitaciones y decidir a cuántos proveedores recurrir. Se hace cada trimestre o cada año, y es sobre todo un trabajo de personas. Hablamos de eso en nuestro artículo sobre aprovisionamiento y proveedores en restaurantes.

Software de inventario

Lo que hay en las estanterías: recuentos, niveles de stock, desperdicio y la diferencia entre lo que deberías tener y lo que tienes. Es de donde la compra saca sus cifras iniciales. Cómo un sistema de inventario controla esos niveles es un tema aparte.

Diferencia clave:

• El departamento de aprovisionamiento decide a quién le compras y en qué condiciones. El departamento de compras realiza y comprueba los pedidos según esas condiciones.
• El software de inventario te dice lo que tienes. El software de pedidos a proveedores convierte eso en lo que necesitas comprar.

Formas en que los restaurantes gestionan las compras hoy en día

La mayoría de los restaurantes ya tienen un sistema de compras. Puede que simplemente no sea un programa. La tabla compara las configuraciones más habituales, desde un teléfono y un portátil hasta una plataforma totalmente conectada.

Hay que reconocerle el mérito a la hoja de cálculo. Muchos buenos restaurantes la han usado durante años. Deja de funcionar cuando se va la persona que la lleva, cuando añades un segundo local o cuando nadie tiene tiempo para actualizar los precios, y esto último suele pasar sin que te des cuenta.

Cómo funciona un software de pedidos a proveedores

Los pasos que vienen a continuación describen un proceso de compras vinculado al stock y a las ventas. Una herramienta independiente sigue los mismos pasos, pero los datos de stock y los costes hay que importarlos desde otro sitio, que es lo primero que hay que comprobar en una demostración.

1. Los proveedores y los precios se introducen una sola vez

A cada proveedor se le asigna un registro con los datos de contacto, los días de entrega, las horas límite, el pedido mínimo y el plazo de entrega. Cada artículo que compras está vinculado a uno o más proveedores, con su tamaño de envase y el precio acordado. La mozzarella de la lechería viene en bolsas de 1 kg a un precio; la misma mozzarella del mayorista viene en bolsas de 2,5 kg a otro precio. El software necesita ambos datos para poder compararlos por kilo.

2. Los niveles de stock objetivo marcan la meta

Para cada artículo, fijas un nivel de stock mínimo: la cantidad que quieres tener disponible antes de la próxima entrega. Los niveles adecuados varían según la semana: son más altos antes del fin de semana y más bajos los lunes, y los mejores sistemas te los sugieren en función de lo que hayas vendido realmente.

3. El pedido se genera automáticamente a partir del desajuste

Tras un recuento de existencias, o a partir de los niveles de stock que el sistema mantiene actualizados a medida que se venden los platos, el software compara lo que hay en stock con el nivel de referencia y sugiere un pedido para cada proveedor. El chef lo revisa, ajusta lo que las cifras no pueden prever (una reserva importante para el sábado, un plato especial que requiere más pescado) y lo envía.

4. Aprobaciones y envío

Los pedidos que superen un importe determinado esperan la aprobación de un responsable. Una vez aprobados, cada proveedor recibe su pedido, normalmente por correo electrónico o a través de un enlace del proveedor, antes de su hora límite.

5. Se comprueba la entrega en la puerta

Quien reciba la entrega abre el pedido en una tableta, marca lo que ha llegado y anota cualquier falta, daño o sustitución. Ese registro es lo que permite emitir una nota de crédito más adelante. Sin él, si falta una caja, es tu palabra contra la del repartidor.

6. Se compara la factura y se actualizan los costes

Cuando llega la factura, el software la compara con el pedido y la entrega. Los precios erróneos, los artículos que faltan y las cantidades que no coinciden se señalan antes de que nadie pague. Los nuevos precios se incorporan entonces a los costes de las recetas, de modo que una subida del precio del aceite de oliva se refleja en el margen de cada plato que lo utilice.

Así es una semana en una trattoria de 85 cubiertos que compra a siete proveedores, con un gasto mensual en comida y bebida de unos 31 000. El jueves por la mañana, el jefe de cocina hace el recuento de existencias en una tableta. El software sugiere pedidos a cinco proveedores según los niveles de existencias mínimos para el fin de semana: 42 burratas para que la sección de lácteos vuelva a su nivel mínimo de 60, 14 cajas de tomates y 18 kg de pulpo. Ella añade 4 kg de pulpo para una fiesta de 20 personas el sábado y quita los calabacines, que van a estar en oferta. El pedido de productos frescos asciende a 1.640, por encima del límite de 1.500, así que espera a que el director general lo apruebe desde su móvil.

El viernes a las 7:40 de la mañana llegan los productos, pero faltan dos cajas de tomates. El ayudante de cocina lo anota en la tableta antes de que se vaya el repartidor. Cuando llega la factura de los lácteos, el programa señala que la burrata se ha cobrado a 2,10 en lugar de los 1,85 acordados por 40 unidades, diez de más. Esa misma tarde, una alerta de precios muestra que el aceite de oliva ha subido un 12 % en el mayorista, y el precio de la focaccia de la casa se ajusta en consecuencia. Nada de esto se habría detectado en papel. En conjunto suponen unos cientos al mes, y lo único que costó detectarlo fue dar unos cuantos toques.

Lo que ahorra un software de pedidos, y lo que no

Hay muy pocos estudios independientes sobre cuánto ahorran los restaurantes gracias al software de pedidos a proveedores, y la mayoría de las cifras publicadas provienen de los propios proveedores. Así que, en lugar de citar una, aquí te explico de dónde vienen los ahorros, y tú mismo puedes poner tus propias cifras en cada uno.

Aumento progresivo de los precios. Los proveedores rara vez anuncian pequeños subidas. Unos céntimos aquí y allá en docenas de artículos acaban sumando. Si una trattoria que compra 31 000 al mes deja que los precios se desvíen un 1,5 % por encima de lo acordado, eso supone 465 al mes, o 5 580 al año, y nadie lo ha autorizado. Las alertas de precios y la comprobación de facturas lo detectan la misma semana en que ocurre.

Faltas y errores. Cajas que faltan, artículos equivocados y cantidades facturadas pero no entregadas. La mayoría de los proveedores te lo abonarán, pero solo si puedes demostrar lo que llegó. La recepción en una tableta te proporciona ese registro.

Compras de emergencia. La visita del sábado al cash-and-carry sale más cara por kilo, hace que un chef o un responsable tenga que salir del local y, a menudo, se produce porque nadie se dio cuenta el jueves de que faltaba un artículo. Las cantidades mínimas y los pedidos recomendados hacen que esas visitas sean menos frecuentes.

Exceso de pedidos y desperdicio. Pedir por intuición suele llevar a redondear al alza, y lo que se redondea al alza suele acabar en la basura. Los pedidos basados en las ventas reales y el stock mantienen la cámara frigorífica más despejada. El resto de ese problema, desde el almacenamiento hasta la preparación, lo tratamos en nuestro artículo sobre cómo reducir el desperdicio de alimentos.

Tiempo de administración. Preparar pedidos, reclamar abonos e introducir facturas en la contabilidad te lleva horas cada semana. Parte de ese tiempo se recupera.

Ahora, las limitaciones. El software de pedidos a proveedores no negocia mejores precios; solo te muestra si estás recibiendo los que acordaste. No soluciona el coste de los alimentos causado por las raciones, las recetas o los robos, y si tu porcentaje de coste de alimentos es alto porque los platos salen demasiado cargados, la respuesta está en la cocina, empezando por el control de las raciones. Y solo es tan bueno como los recuentos en los que se basa. Los sistemas de gestión de existencias que se basan en recuentos que nadie hace correctamente generan pedidos erróneos.

Qué buscar en un software de pedidos a proveedores

Todas las demostraciones muestran una pantalla de pedidos impecable. Estas son las preguntas que marcan la diferencia entre un sistema que tu chef usará un jueves por la mañana y uno que acabará abandonado al cabo de un mes.

1. Pedidos que parten de las existencias reales

Los pedidos sugeridos deberían basarse en las existencias actuales comparadas con los niveles de referencia, que pueden variar según el día de la semana. Si el sistema solo te ofrece un formulario de pedido en blanco con tu lista de artículos, es como una hoja de cálculo con un inicio de sesión. Pregunta: «Muéstrame cómo se calcula el pedido del viernes».

2. Catálogos de proveedores con precios acordados y tamaños de envase

Cada artículo necesita su proveedor, tamaño de envase, unidad de medida y precio acordado; lo ideal es que haya más de un proveedor por artículo para que puedas comparar. Pregunta cómo se actualizan los precios y a quién se avisa cuando cambia alguno.

3. Reglas de aprobación que puedes configurar

Aprobación según el valor del pedido, por proveedor o por cargo, de modo que un segundo chef pueda pedir productos frescos, pero un pedido grande de vino vaya al director general. Pregunta si los responsables pueden dar el visto bueno desde el móvil, porque no siempre estarán en la cocina.

4. Recepción en una tableta en la puerta

La persona que reciba la entrega debería poder marcar los artículos como recibidos, registrar faltas y sustituciones, y añadir una foto de los productos dañados en un minuto o dos mientras el repartidor espera. Pide que te enseñen cómo se registra una entrega incompleta, de principio a fin.

5. Conciliación de facturas que señala las discrepancias

El software debería comparar la factura, el pedido y la entrega, y señalar los precios y cantidades que no coinciden antes de que se apruebe el pago de la factura. Pregunta qué pasa con una factura marcada y cómo se realiza el seguimiento de la nota de crédito.

6. Alertas de precios con umbrales

Una alerta por cada céntimo de variación es una molestia. Lo que quieres es establecer un umbral, por ejemplo, un 5 % en las proteínas, y ver el historial de precios por proveedor. Pregunta si un cambio de precio actualiza automáticamente los costes de las recetas.

7. Una conexión con las recetas y los márgenes

Los datos de compras son más útiles cuando llegan al menú. Cuando cambia el precio de un ingrediente clave, deberías ver a qué platos afecta y cuál es ahora su margen. Pide que te muestren ese recorrido desde la factura hasta el plato.

8. Varios locales, una sola vista

Los grupos necesitan comparar lo que paga cada local por el mismo artículo, establecer catálogos de proveedores compartidos y, a veces, hacer pedidos de forma centralizada. Pregunta cómo llega a todos los locales un precio acordado por la sede central.

9. Informes que realmente vas a leer

Gasto por proveedor y categoría, tendencias de precios, faltas de stock y abonos por proveedor, y desperdicio por motivo. Pregunta qué informes usan los responsables cada semana en los clientes actuales, no cuáles existen.

¿Cuánto cuesta un software de pedidos a proveedores?

Los costes van desde cero hasta una cuota mensual considerable, y las opciones más baratas suelen ser las que más tiempo te quitan.

Hojas de cálculo y mensajes. Gratis, salvo por las horas que pasas manteniéndolas al día y los errores que nadie detecta.

Aplicaciones de pedidos de proveedores. Normalmente son gratis para el restaurante porque las paga el proveedor. Son prácticas para un solo proveedor, pero cada una solo muestra sus propios precios, y ninguna te dirá que un competidor es más barato.

Software de pedidos a proveedores independiente. Normalmente, una cuota mensual por local, a veces con cargos adicionales por la gestión de facturas o usuarios extra. Es muy bueno para los flujos de trabajo, pero los datos de stock y ventas tienen que importarse desde tus otros sistemas.

Compras en una plataforma «todo en uno». Incluidas en un plan junto con el stock, las recetas y el TPV. Pagas por la plataforma y no hay que sincronizar ningún otro sistema.

Elijas lo que elijas, compara el precio con una cifra: cuánto de tu gasto mensual en comida y bebida se te escapa de control hoy en día. Incluso una pequeña parte de un gasto mensual de 30 000 probablemente valga más que el software. En Tableview, las compras forman parte del plan Pro; los detalles están en nuestra página de planes y precios.

Cómo elegir un software de pedidos a proveedores para tu restaurante

La configuración adecuada depende menos del tamaño que del número de proveedores a los que compras y de cuántas personas realizan pedidos.

Restaurantes de servicio completo

Muchos proveedores, entregas de productos frescos casi a diario y un jefe de cocina que realiza la mayoría de los pedidos. La recepción de mercancías y la conciliación de facturas son lo más importante, porque los productos frescos y el pescado son donde más se notan los faltantes y los cambios de precio. El sistema de compras funciona mejor cuando comparte datos con el resto del TPV de servicio completo.

Bares y discotecas

Menos proveedores, artículos de mayor valor y mucho stock detrás de la barra. Los límites en licores y barriles, y las autorizaciones para pedidos grandes de vino y licores, protegen tu tesorería. La parte del coste relacionada con el servicio se trata en nuestro artículo sobre el coste por copa en bares, y las herramientas para locales, en nuestra página sobre el sistema de TPV para bares.

Comida para llevar y a domicilio

Los envases se convierten en una partida importante de compras, y quedarte sin envases paraliza el servicio tan seguro como quedarte sin pollo. Establece niveles mínimos para los envases como si fueran cualquier ingrediente. Un TPV para comida para llevar que haga un seguimiento de las ventas por canal ayuda a fijar esos niveles mínimos.

Cocinas en la nube y locales multimarca

Varias marcas comparten un mismo almacén, así que el departamento de compras tiene que trabajar con la demanda combinada. La relación entre ingredientes y recetas cobra más importancia de lo habitual, ya que un mismo ingrediente puede servir para cinco menús diferentes. Así es el día a día de las cocinas en la nube.

Hoteles y complejos turísticos

Varios establecimientos, almacenes centrales y cadenas de aprobación formales. El departamento de compras tiene que gestionar los pedidos de la cocina, los bares y los banquetes, a menudo con la participación del departamento financiero. Eso es lo habitual en el sector de restauración de los hoteles.

Cadenas de restaurantes

Varios locales compran los mismos productos. Los catálogos compartidos, los acuerdos de precios centralizados y la comparación entre locales son las claves que dan resultado. Algunos grupos también tienen una cocina central que hace los pedidos para todos, el modelo que describimos en nuestro artículo sobre cocinas colectivas.

Cómo empezar: una puesta en marcha de 30 días

El software de pedidos a proveedores suele fallar sobre todo durante el primer mes, cuando la configuración parece un trabajo extra y sigue siendo más fácil recurrir a los viejos hábitos. Un plan sencillo te ayuda a seguir adelante.

Semana 1: proveedores y los artículos principales. Introduce todos los proveedores y, a continuación, los artículos que representan la mayor parte de tu gasto. En la mayoría de las cocinas, unos 50 artículos suponen aproximadamente el 80 % de las compras, así que empieza por ahí en lugar de por los 400.

Semana 2: niveles de stock mínimos y un recuento adecuado. Haz un recuento completo del stock, establece los niveles de stock mínimos para esos artículos y poned de acuerdo quién hace los pedidos a cada proveedor. Dile a los proveedores que a partir de ahora los pedidos se harán desde el nuevo sistema.

Semana 3: haz los pedidos y registra las entregas en el sistema. Realiza todos los pedidos a través del software, incluso cuando sería más rápido por teléfono, y registra cada entrega en la tableta. Prepárate para ajustar los niveles de stock más de una vez.

Semana 4: coteja las facturas y revisa. Coteja cada factura, investiga cada aviso y echa un vistazo a los primeros informes. Después, añade el siguiente lote de artículos.

Elige a una persona que se encargue de ello durante ese mes, normalmente el jefe de cocina o el director general. Si la responsabilidad es compartida durante el primer mes, suele acabar sin que nadie se haga cargo.

Dónde encaja Tableview y dónde no

En Tableview, las compras se gestionan desde el módulo de aprovisionamiento, conectado al stock, las recetas y las ventas desde el mismo TPV. Mantienes un directorio de proveedores con contactos, plazos de entrega, acuerdos de precios y valoraciones de rendimiento; comparas precios entre proveedores y estableces un proveedor preferente para cada ingrediente. Cada artículo tiene su nivel de stock mínimo, y cuando las existencias caen por debajo de él, Tableview crea la orden de compra con un solo clic o de forma automática, eligiendo al proveedor según el plazo de entrega y el coste.

Los pedidos pueden pasar por cadenas de aprobación de varios niveles, y puedes seguir cada uno de ellos desde su envío hasta la entrega. Al recibir la mercancía, el pedido se compara automáticamente con la factura y se señalan las discrepancias. Los costes de los ingredientes se actualizan a medida que cambian los precios, con alertas cuando un aumento supera el porcentaje que hayas establecido y tendencias de costes por proveedor; y, como los ingredientes están vinculados a las recetas, puedes ver el efecto en el margen de cada plato. Los desperdicios se registran con códigos de motivo y se calculan por artículo. La gestión de compras está incluida en los planes Pro y Enterprise.

Cuándo otra opción es mejor:

• Si la propia aplicación de pedidos de tu proveedor principal te ofrece todo lo que necesitas y casi no compras a nadie más, puede que una herramienta de compras independiente aún no te salga a cuenta.
• Si necesitas intercambiar datos electrónicamente con distribuidores nacionales específicos, comprueba primero la integración con el proveedor; Tableview no anuncia integraciones específicas con proveedores.
• Una cadena con cientos de establecimientos y un departamento central de compras se beneficia más de una suite de compras empresarial diseñada en torno a ese equipo.

Siguiente lectura: gestión de inventario en restaurantes para conocer las cifras que hay detrás de cada pedido, coste primario para ver dónde aparece la compra en tus números, y flujo de caja del restaurante para pagar a los proveedores a tiempo.