Prix d’une caisse pour bar : matériel et frais

Trois fournisseurs, trois devis, et aucun d’entre eux n’est comparable. L’un propose un forfait mensuel, un autre un ensemble matériel, et le dernier un tarif par transaction avec le logiciel offert gratuitement. Le coût réel d’un système de caisse pour bar correspond à la somme des trois, et pour la plupart des bars, le tarif par transaction est de loin le plus élevé. Un bon système de caisse pour bar vaut tout de même la peine d’être acheté : les comptes qui ne peuvent pas « s’envoler » et les stocks qui évoluent à chaque service permettent de rentabiliser l’abonnement plusieurs fois par an. Tout l’art consiste à savoir sur quelle ligne du devis insister.

Le taux de transaction par carte revêt davantage d’importance dans un bar que dans un restaurant. En salle, on n’effectue qu’un seul paiement par table à la fin du repas. Un bar enregistre des dizaines de petits paiements par carte par heure, dont beaucoup ne concernent qu’une seule boisson, et des frais fixes sur chacun d’entre eux transforment un taux modeste en un coût élevé. Ce seul détail peut faire varier la facture annuelle de plus que le montant total de l’abonnement au logiciel.

Les chiffres ci-dessous ont été calculés pour trois établissements : un bar à vin de 40 places, un bar à cocktails doté de deux comptoirs et une discothèque disposant de trois bars. Les prix du matériel correspondent à des estimations approximatives de vente au détail et le taux de transaction par carte est une hypothèse ; n’hésitez donc pas à remplacer ces chiffres par vos propres devis au fur et à mesure.

Combien coûte une caisse pour bar ?

Une caisse pour bar comprend des frais mensuels de logiciel, un coût unique pour le matériel et un pourcentage prélevé sur chaque vente par carte bancaire ; les frais liés aux cartes bancaires constituent généralement la part la plus importante.

• Logiciel : gratuit à quelques centaines par mois
• Matériel : de quelques centaines à plusieurs milliers
• Frais de carte : généralement entre 1,5 et 3 % du montant des ventes par carte
• Installation, formation et modules complémentaires

Pour un bar à cocktails disposant de deux postes de travail, ces coûts s’élèvent à environ 10 363 la première année, dont 75 % correspondent aux frais de carte.

Le prix d’un système de caisse pour bar s’articule généralement autour de l’une des formules suivantes :

• Un forfait mensuel pour un système de caisse de restaurant avec mode « bar »
• Un devis par établissement pour un système de restauration hôtelière
• Un logiciel gratuit financé par des frais de carte plus élevés

En résumé : comparez le coût total de la première année (logiciel, matériel et frais de carte), et non jamais le prix mensuel pris isolément.

Les trois factures liées à un système de caisse pour bar

Chaque devis est une combinaison de ces trois types de frais. Ils sont payés selon des échéances différentes, ce qui explique précisément pourquoi ils sont difficiles à comparer : l’un est facturé mensuellement, l’autre en une seule fois, et le dernier est prélevé sur chaque vente avant que l’argent n’arrive sur votre compte.

Logiciel

Il s’agit généralement d’un abonnement mensuel, facturé par établissement, par terminal ou les deux. Vérifiez ce qui est considéré comme un terminal avant de comparer, car certains fournisseurs comptabilisent chaque terminal portable et chaque écran de cuisine comme une caisse. Vérifiez également quelles fonctionnalités sont incluses dans la formule de base. Les comptes, la gestion des stocks par recette et les rapports sont les trois éléments indispensables à un bar, et ce sont souvent les trois qui sont réservés aux formules supérieures.

Matériel

Tablettes ou écrans tactiles, supports, lecteurs de cartes, imprimante de tickets de caisse et tiroir-caisse, achetés en une seule fois. Certains fournisseurs proposent plutôt une formule de location, ce qui étale le coût mais vous lie souvent à leur système de paiement par carte pendant toute la durée du contrat. Le matériel que vous pouvez acheter dans n’importe quel magasin est moins coûteux à remplacer qu’un terminal propriétaire, et un bar endommage davantage son matériel qu’une salle de restaurant.

Traitement des paiements par carte

Un pourcentage de chaque vente par carte, parfois majoré d’un montant fixe par transaction. Ce coût n’apparaît pas sur la facture du logiciel, il est donc facile de le perdre de vue. Pour presque tous les bars, il s’agit du poste le plus important des trois, et celui qui offre la plus grande marge de négociation.

Notre article sur le coût d’une caisse de restaurant aborde ces différents aspects pour tout type d’établissement, avec une feuille de calcul permettant de comparer les devis. La suite de cet article traite des spécificités propres à un bar.

Comparaison des modèles de tarification des systèmes de caisse pour bars

La plupart des fournisseurs utilisent l’un des cinq modèles de tarification. Aucun n’est systématiquement le moins cher ; le choix du modèle adapté dépend de votre volume de paiements par carte et du nombre de terminaux que vous exploitez.

Le modèle gratuit mérite qu’on s’y attarde, car « système de caisse gratuit pour bar » est l’une des recherches les plus courantes. Les logiciels gratuits sont financés d’une autre manière : un taux de commission sur les cartes de paiement supérieur de quelques dixièmes de point à celui que vous obtiendriez ailleurs, du matériel que vous ne pouvez acheter qu’auprès du fournisseur, ou encore des comptes et des stocks réservés aux abonnements payants. Pour 38 000 de ventes par carte par mois, 0,3 point représente environ 1 368 par an, soit plus que le coût de la plupart des formules payantes.

Traitement des paiements par carte : pourquoi les petits montants coûtent plus cher

De nombreux prestataires de paiement facturent un pourcentage plus des frais fixes sur chaque transaction. Les frais fixes sont faibles et, dans un restaurant où le paiement par carte couvre en moyenne toute une table, ils sont à peine perceptibles. Dans un bar, en revanche, ils se répercutent sur chaque boisson.

Prenons un taux hypothétique de 1,4 % plus 0,10 par transaction :

• Une bière à 6,00 payée par carte coûte 0,18 de frais, soit un taux effectif de 3,1 %.
• Une note de 120 payée en fin de soirée coûte 1,78, soit un taux effectif de 1,5 %.

Même prestataire de paiement, même grille tarifaire, et l’acceptation d’une boisson à l’unité coûte deux fois plus cher. C’est pourquoi les comptes ouverts permettent d’économiser de l’argent et de gagner du temps : chaque tournée ajoutée à un compte ouvert représente une transaction pour laquelle vous ne payez pas de frais fixes. Un bar qui vend principalement des boissons à l’unité par carte devrait demander un tarif uniquement au pourcentage, ou au moins que les frais fixes soient supprimés en dessous d’un montant de note défini.

Trois autres éléments influent sur le montant des frais de carte dans un bar. Les pourboires ajoutés sur le terminal de paiement sont également traités ; ainsi, un pourboire de 15 % ajoute 15 % aux frais liés à ce paiement. Les paiements sans contact et via les portefeuilles numériques représentent la majeure partie du trafic par carte d’un bar et coûtent généralement le même prix que les paiements par puce. Les cartes haut de gamme et étrangères peuvent coûter plus cher, et un bar situé à proximité d’hôtels ou d’une gare en accueille beaucoup. Notre article sur les frais de traitement des cartes explique comment les tarifs sont calculés et quels éléments vous pouvez négocier.

Coûts du matériel de caisse pour les bars

Le matériel utilisé dans les bars est soumis à des conditions plus difficiles que celui des restaurants. Il est exposé aux éclaboussures, aux chocs et fonctionne huit heures d’affilée dans un environnement peu éclairé. Prix de vente approximatifs hors taxes :

• Tablette ou écran tactile : 300 à 700. Une par poste ; un écran lumineux est plus important dans un bar que dans une salle de restaurant.
• Support ou boîtier : 50 à 200. Optez pour un modèle capable de résister à une boisson renversée.
• Lecteur de cartes : de 60 à 300. Au moins un par poste, compatible avec le paiement sans contact, les puces et les portefeuilles numériques.
• Terminal portable : de 250 à 500. Pour les terrasses, les salons et le service à table.
• Imprimante de tickets de caisse : de 150 à 400. De moins en moins de clients souhaitent un ticket papier, mais les tickets de compte et le rapport de fin de soirée nécessitent toujours une imprimante.
• Tiroir-caisse : de 60 à 150. Plus petit que vous ne le pensez si la plupart des ventes s’effectuent par carte.

Le nombre d’appareils dont vous avez besoin dépend du nombre de postes de travail, et non du nombre de places assises. Un bar à vin de 40 places équipé d’une seule caisse nécessite moins de matériel qu’un bar à cocktails de 30 places doté de deux postes de travail et d’une terrasse. L’achat d’appareils standard vous permet, en cas de panne d’une tablette, de vous rendre simplement au magasin plutôt que d’attendre deux semaines pour un remplacement, et vous permet d’emporter le matériel avec vous si jamais vous changez de système de point de vente.

Coût d’un système de caisse pour bar : trois exemples concrets

Ces trois exemples se basent sur les prix du matériel indiqués ci-dessus, les offres publiées par Tableview proposant les trois premiers mois gratuits, et un taux de commission de 1,7 % sur les ventes par carte. Voici le décompte ligne par ligne pour le bar à cocktails :

Le logiciel représente 6 % de la première année et les frais de carte 75 %. La deuxième année, le matériel est amorti et les mois gratuits sont terminés ; la facture s’élève donc à 828 pour le logiciel, auxquels s’ajoutent les frais de carte, soit environ 8 580 si le chiffre d’affaires se maintient.

Les trois barres côte à côte :

Le bar à vin enregistre 18 000 d’achats par carte chaque mois et dispose d’un seul terminal ; le forfait Starter est donc suffisant. Le club dispose de 4 terminaux et de 3 terminaux portables. Si chacun d’entre eux est considéré comme une caisse, le forfait Starter coûterait 314 par mois ; le forfait Pro, à 189 avec un nombre illimité de caisses, est donc le plus avantageux. Avec 120 000 par mois de ventes par carte, le taux de traitement du club mérite davantage de temps de négociation que tous les autres éléments de la liste réunis.

Ce qu’il faut vérifier dans un devis de caisse pour bar

La plupart des surprises dans une facture de caisse figuraient dès le départ dans le devis, mais pas sur la première page. Renseignez-vous sur chacun de ces points avant de signer et obtenez les réponses par écrit.

1. Qu’est-ce qui est considéré comme une caisse ?

Une formule comprenant deux caisses peut s’avérer coûteuse si chaque terminal portable, écran de cuisine et deuxième comptoir est comptabilisé comme une caisse supplémentaire. Demandez le prix correspondant à votre configuration réelle, appareil par appareil, et non celui de la formule standard.

2. Quelles sont les fonctionnalités incluses dans le forfait de base ?

Les notes de compte avec préautorisation, les recettes de cocktails qui déduisent les stocks et les rapports par service sont les raisons pour lesquelles un bar achète un système de caisse. Si l’une de ces fonctionnalités est proposée en option, intégrez-en le coût dans votre budget, car vous finirez par la payer dès le premier mois.

3. Le taux global sur les cartes

Renseignez-vous sur le pourcentage, les frais fixes par transaction, le taux applicable aux cartes premium et étrangères, ainsi que sur tout montant minimum mensuel. Calculez ensuite le montant réel des ventes par carte du mois dernier en fonction de ces taux. Un taux qui semble faible sur 100 tickets peut s’avérer très différent sur 6 tickets.

4. Durée du contrat et frais de résiliation

Il est facile de résilier un contrat de logiciel à renouvellement mensuel. Les contrats de traitement des paiements et les contrats de location de matériel s’étendent souvent sur deux à quatre ans et prévoient des frais de résiliation anticipée. Renseignez-vous sur les frais de résiliation avant de vous intéresser au montant mensuel.

5. La propriété du matériel

Si les terminaux ne fonctionnent qu’avec le logiciel d’un seul fournisseur, changer de système de point de vente ultérieurement impliquera de tout racheter. Les tablettes et lecteurs standard vous laissent cette possibilité.

6. Installation, formation et assistance

Certains fournisseurs facturent l’installation, la configuration des menus et la formation sur site, tandis que d’autres proposent une assistance téléphonique le week-end dans le cadre d’une offre premium. Les heures de pointe d’un bar coïncident précisément avec les heures de fermeture d’une ligne d’assistance standard ; demandez donc qui répondra à minuit un samedi.

7. Mode hors ligne

Les bars en sous-sol, les bâtiments anciens et les toits-terrasses bondés se retrouvent tous, à un moment ou à un autre, sans Wi-Fi, et une nuit sans paiements par carte coûte plus cher qu’une année d’abonnement à la plupart des services. Demandez si les commandes et les paiements par carte continuent de fonctionner hors ligne. Notre article sur la caisse hors ligne répertorie les éléments à tester.

8. Hausses de prix

Demandez si le prix mensuel est fixe pendant toute la durée du contrat ou s’il peut augmenter chaque année, et de combien. Une première année à bas prix suivie d’une augmentation de 20 % est un schéma courant.

Ce qu’un système de caisse pour bar devrait vous faire gagner

Le coût ne représente que la moitié de la somme. L’autre moitié correspond à ce que le système vous évite de perdre, et dans un bar, les deux principales sources de pertes sont les additions impayées et les verres servis sans enregistrement. Un système de caisse pour bar permet de remédier à ces deux problèmes, qui, à eux deux, valent bien plus que le coût de l’abonnement.

Départs sans payer

Un compte ouvert avec une carte préautorisée ne peut pas être laissé impayé à la sortie. Si cela permet d’éviter un seul cas de départ sans payer par mois au bar à cocktails, cela représente une économie de 960 par an, soit plus que les 621 que coûte le logiciel la première année. Notre article sur la gestion des comptes de bar aborde les montants de retenue et les règles relatives aux départs sans payer.

Les verres qui n’arrivent jamais à la caisse

Chaque cocktail étant configuré comme une recette, le système déduit chaque mesure de la bouteille au fur et à mesure que la boisson est vendue et compare ce chiffre au décompte réel de chaque service. Imaginons que le décompte du samedi révèle un manque de 180 ml de gin par rapport à ce que les recettes indiquent avoir été servi. Cela représente environ 7 mesures individuelles par semaine, soit 374 par an : à raison de 10 par boisson, cela correspond à 3 744 de gin versés et jamais vendus. C’est la gestion des stocks intégrée à la caisse qui permet de transformer cela en une discussion hebdomadaire plutôt qu’en une surprise de fin d’année, et notre article sur le coût des boissons au bar aborde ces calculs.

Rapidité au comptoir

Plus difficile à chiffrer, mais bien réel. Une grille de raccourcis affichant les 20 boissons les plus vendues sur le premier écran et un bouton « répéter la dernière commande » permettent de gagner quelques secondes sur chaque commande. Lors d’une soirée où la file d’attente compte trois personnes, ces quelques secondes font la différence entre servir le client suivant et le voir partir chez le bar d’à côté.

Comment réduire le coût d’un système de caisse de bar

Cela ne signifie en aucun cas acheter un système moins performant. Cela signifie payer moins cher pour le même système.

• Négociez d’abord le taux de commission sur les paiements par carte. C’est le poste le plus important, et les prestataires s’attendent à ce que vous le leur demandiez. Apportez le relevé du mois dernier et un devis concurrent.
• Faites passer les consommations sur des comptes ouverts. Moins il y a de paiements par carte, et plus ceux-ci sont importants, moins il y a de frais fixes, comme le montre l’exemple de la bière et du compte ouvert.
• Achetez du matériel standard. Une tablette achetée dans n’importe quel magasin coûte moins cher qu’un terminal de marque et est moins onéreuse à remplacer.
• Comptez les postes de travail, pas les places assises. Achetez un terminal et un lecteur pour chaque poste où travaille un barman, et des terminaux portables uniquement là où les clients sont assis loin du bar.
• Optez pour la commande par QR code sur les grandes terrasses. Permettre aux tables de commander et de payer via un QR code peut vous faire économiser un ou deux terminaux portables, même si les cocktails se vendent toujours mieux lorsqu’ils sont recommandés par un serveur.
• Lisez le contrat avant la grille tarifaire. Un contrat court à un prix légèrement plus élevé revient souvent moins cher qu’un contrat long dont vous ne pouvez pas vous dégager.

Coût d’un système de caisse pour bar selon le type d’établissement

Les trois mêmes postes de dépenses s’appliquent partout, mais celui qui prédomine dépend du type de soirée que vous organisez.

Bars à vin

Un faible volume de transactions par carte et un seul terminal permettent de limiter à la fois le coût du matériel et les frais. Le logiciel représente ici une part plus importante de la facture que partout ailleurs ; un forfait avec suivi des stocks au verre et à la bouteille est donc plus avantageux qu’un forfait moins cher qui n’offre pas cette fonctionnalité.

Bars à cocktails

Des tickets plus élevés et un grand nombre de comptes font baisser le taux effectif des frais de carte. C’est dans les mesures que réside la rentabilité ; la gestion des stocks basée sur les recettes est donc la fonctionnalité qui justifie l’investissement dans le système.

Bars à bière et bars sportifs

Les nombreux petits paiements par carte pour des pintes individuelles font grimper le taux effectif ; c’est donc les frais fixes par transaction qui importent le plus ici. Encouragez les tournées de groupe sur des comptes ouverts et demandez un taux basé uniquement sur un pourcentage.

Boîtes de nuit et établissements disposant de plusieurs bars

Le matériel représente le coût ponctuel le plus important, tandis que les frais de carte constituent la principale dépense récurrente. Une formule proposant un nombre illimité de caisses est généralement plus avantageuse qu’une formule facturée par terminal, et le mode hors ligne est indispensable dans un sous-sol.

Bars proposant de la restauration

Une cuisine ajoute une imprimante ou un système d’affichage en cuisine à la liste du matériel, et la formule doit prendre en charge les plats si vous gérez des tables comme le font les restaurants décontractés. Définissez le prix du bar et de la cuisine ensemble, et non comme deux systèmes distincts.

Bars d’hôtel

Leur tarification s’inscrit généralement dans le cadre du système de restauration de l’hôtel, par établissement. Les questions à se poser sont de savoir comment les frais de chambre sont répercutés sur la facture du client et si le chiffre d’affaires du bar figure dans les mêmes rapports que celui du restaurant.

Dans quels cas Tableview est adapté, et dans quels cas il ne l’est pas

Tableview est une plateforme tout-en-un pour les restaurants et les bars : caisse, paiements, gestion des stocks, système d’affichage en cuisine, commande par QR code et comptabilité de restaurant, le tout sur un seul et même système. La formule Starter coûte 69 dollars par mois, avec deux caisses incluses, puis 49 dollars pour chaque caisse supplémentaire. La formule « Pro » coûte 189 dollars par mois et comprend un nombre illimité de caisses, le système d’affichage en cuisine, une gestion avancée des stocks et la gestion de plusieurs établissements. Les nouveaux clients bénéficient de trois mois gratuits sur l’une ou l’autre de ces formules, et il n’y a pas de frais d’installation.

Les fonctionnalités dédiées aux bars sont intégrées au produit et ne sont pas vendues sous forme de modules complémentaires : comptes préautorisés avec des montants de retenue que vous définissez, recherche de comptes par nom, par table ou par les quatre derniers chiffres de la carte, déplacement et fusion de comptes, des comptes inactifs qui se clôturent automatiquement après un délai défini, une grille de raccourcis par poste, la répétition de la dernière tournée, des recettes de cocktails qui déduisent chaque ingrédient au fur et à mesure que la boisson est vendue, le suivi du niveau des fûts, le comptage des bouteilles avec écart par service, des alertes d’âge accompagnées d’un journal des pièces d’identité, ainsi qu’un rapport Z qui rapproche les espèces, les paiements par carte et les comptes à la fermeture. Les commandes continuent d’affluer en cas de coupure du Wi-Fi, et les paiements par carte sont mis en file d’attente jusqu’à ce que la connexion soit rétablie.

Le système fonctionne dans le navigateur d’un iPad, d’une tablette Android ou d’un terminal que vous possédez déjà ; il se connecte aux imprimantes Star, Epson et Sunmi, et accepte les cartes via les lecteurs Stripe Terminal. Le matériel est donc standard et reste le vôtre.

Eve Tsk, directrice générale de l’A.Z Sunrise Resort & Fitness Club à Phuket, en Thaïlande, gère un restaurant et un bar de plage grâce à cette solution : « Notre nouvel établissement avait besoin de Tableview pour relier nos deux points de vente. Disposant à la fois d’un restaurant et d’un bar de plage, nous ne savions pas comment synchroniser les stocks et les ventes. Tableview a résolu ce problème grâce à une mise en œuvre simple et rapide. Nous étions opérationnels en moins d’une semaine. »

Dans quels cas ce n’est pas le bon choix :

• Un contrat de traitement des paiements figé. Si vous êtes lié à un terminal de paiement bancaire pour encore deux ans, l’intégration des paiements devra attendre, et vous devrez utiliser ce terminal de manière autonome jusqu’à la fin du contrat.
• Mesure des quantités servies. Tableview suit les quantités servies à partir des montants enregistrés par rapport au nombre de bouteilles. Les débitmètres sur les conduites de bière ou les becs doseurs sur chaque bouteille constituent du matériel spécialisé, doté de son propre logiciel et ayant son propre coût.
• Les stades et les grandes chaînes. Une chaîne de bars comptant 300 établissements ou une salle de spectacle disposant de 40 points de vente nécessite des outils d’entreprise et un prestataire disposant de personnel sur place, ce qui relève d’un autre type d’achat.

À lire ensuite : comment ouvrir un bar pour le budget autour de la caisse, les terminaux de paiement par carte pour les restaurants (pour choisir le lecteur) et changer de caisse pour remplacer votre caisse actuelle.