La mayoría de los problemas con las pantallas de cocina no son problemas de las pantallas en sí. La tableta de la pared funciona bien. Lo que falla es la comunicación entre la caja y la cocina: un modificador que llega en una línea aparte, una anulación que nunca llega a la parrilla, un pedido para entrega a domicilio que se imprime en la oficina en lugar de aparecer en el pasador. Elegir un TPV con KDS es, en realidad, elegir cómo se comunican esos dos sistemas y si realmente forman un solo sistema. El sistema de pantalla de cocina solo es tan bueno como los pedidos que recibe.
Esa cuestión se ha complicado ahora que los pedidos llegan de más sitios. Un pedido de mesa que te pasa un camarero, un pedido con código QR desde la terraza, un pedido para recoger en tu web y tres plataformas de reparto tienen que aparecer en las mismas pantallas, con el mismo formato y en el orden correcto. Un TPV para comida para llevar que junte todos esos canales en una sola cola resuelve la mitad del problema. La otra mitad es lo que pasa después de que el pedido salga de la caja.
Nuestra opinión, sin rodeos: para la mayoría de los restaurantes independientes, un KDS integrado en el TPV es mejor que una pantalla más bonita añadida mediante una integración. No es que los complementos sean malos, sino que cada punto de unión entre dos sistemas es un lugar donde un pedido puede modificarse, atascarse o perderse, y esos puntos de unión los descubrirás un viernes por la noche, no en la demostración.
¿Qué es un TPV con KDS?
Un TPV con KDS es un punto de venta que envía cada pedido directamente a las pantallas de la cocina, dividido por puesto, sin necesidad de imprimirlo ni volver a teclearlo.
- Pedidos distribuidos por puesto
- Modificaciones y notas sobre alergias
- Platos en espera y servidos
- Temporizadores de pedidos por puesto
- Notificación de «listo» a la caja
Conecta a quienes toman los pedidos con quienes los preparan, de modo que un plato que se pide en el mostrador o en la mesa llega al cocinero adecuado en uno o dos segundos.
Un TPV con KDS suele presentarse en una de estas tres formas:
- Un KDS integrado en el propio TPV del restaurante
- Un módulo KDS de pago del mismo proveedor del TPV
- Una aplicación KDS independiente conectada mediante una integración
En resumen: los pedidos van de la caja al cocinero adecuado a través de una pantalla, sin que se imprima, se copie ni se pierda nada por el camino.
KDS integrado, complementario o de terceros
Los proveedores usan el término «integrado» para las tres configuraciones, así que la palabra por sí sola no te dice gran cosa. Lo que importa es quién es el propietario de los datos del pedido y cuántas veces se transforman de camino a la cocina.
KDS integrado
Las pantallas de cocina funcionan en la misma plataforma que el TPV, con el mismo menú, los mismos modificadores y el mismo registro de pedidos. Cuando un camarero modifica un pedido, la cocina ve el cambio en el ticket original, porque solo hay un ticket. Los cambios en el menú se hacen una sola vez.
KDS como complemento de un proveedor
La empresa del TPV vende su pantalla de cocina como una app o suscripción independiente. Toast, Square y Clover venden apps de pantalla de cocina para sus propios TPV. Los datos suelen estar en un solo sitio, así que funciona casi como un sistema integrado, pero pagas por pantalla y las funciones pueden quedarse un poco atrás respecto al producto principal.
KDS de terceros
Una empresa especializada en pantallas de cocina se conecta a tu TPV a través de una integración. Estas apps pueden destacar por sus funciones de cocina y te permiten seguir usando el TPV con el que estás contento. La contrapartida es la traducción: el pedido se recrea en un segundo sistema, y todo lo que la integración no mapee, desde un modificador anidado hasta una retención de plato, se pierde o llega de forma diferente.
Diferencia clave:
- Los sistemas integrados y los complementos de terceros comparten un único registro de pedido. Un KDS de terceros trabaja a partir de una copia.
- La copia funciona bien hasta que algo cambia después de enviar el pedido, y en una cocina ajetreada siempre pasa algo.
Si todavía estás decidiendo si dejar de usar papel o no, nuestra comparación entre KDS e impresoras de cocina aborda esa elección en primer lugar.
Formas de conectar la cocina con la caja
La mayoría de las cocinas se encuentran en algún punto de esta lista, y muchas utilizan dos configuraciones a la vez: con pantallas en la línea de cocción y una impresora en la barra o en la sección de repostería.
| Configuración | Cómo funciona | Ideal para | Ventajas | Limitaciones |
|---|---|---|---|---|
| Solo impresora | El TPV imprime un ticket por puesto | Menús pequeños, uno o dos cocineros | Barato, te resulta familiar, aguanta de todo | Sin temporizadores; si hay que hacer cambios, hay que volver a imprimir |
| Impresora y pantallas | Pantallas en la línea de cocina, la impresora como respaldo | Las cocinas están dejando de usar papel | Poco riesgo durante el cambio | Dos sitios donde buscar |
| KDS complementario del proveedor | La propia app de cocina del proveedor de TPV | Establecimientos contentos con su TPV | Datos compartidos, una única línea de asistencia | Tarifa adicional por pantalla |
| KDS de terceros | Aplicación especializada conectada mediante integración | Cocinas complejas con un TPV fijo | Funcionalidades de cocina profunda | Lagunas en la integración, dos proveedores |
| KDS integrado | Pantallas de cocina dentro de la plataforma del TPV | Establecimientos que eligen un nuevo sistema | Un menú, un ticket, un informe | Vinculado a ese TPV |
La opción de solo impresora merece respeto. Una cafetería con ocho platos calientes y un cocinero en la línea de cocina puede que nunca necesite una pantalla, y una impresora que lleva diez años funcionando no es un problema que haya que resolver.
Cómo funciona un TPV con KDS
Los pasos son los mismos independientemente de la configuración que utilices. La diferencia está en cuántos de ellos se realizan dentro de un mismo sistema y cuántos dependen de una integración que transfiera los datos.
1. Cada plato del menú sabe a qué estación corresponde
Cuando se crea el menú, cada plato se asigna a una estación: el filete a la parrilla, las patatas fritas a la freidora, las ensaladas a la preparación en frío y los postres a la pastelería. Algunos platos van a dos estaciones, como una hamburguesa, cuya carne va a la parrilla mientras que el pan y la guarnición van al montaje. Esta configuración es la base, y la mayoría de los problemas de enrutamiento se deben a que un plato se ha asignado al lugar equivocado.
2. El pedido se introduce desde cualquier sitio
Un camarero lo introduce en la mesa, un cajero en el mostrador, un cliente a través de un menú con código QR, o llega desde una plataforma de reparto o tu página web. Con un KDS integrado, todos estos son el mismo tipo de pedido. Con un KDS de terceros, cada canal tiene que pasar por la integración, y los pedidos de entrega a domicilio son los que más se suelen quedar fuera.
3. El sistema de distribución divide la comanda
El sistema divide el pedido en tickets por estación. La parrilla ve dos filetes y sus temperaturas, la freidora ve las guarniciones, la preparación en frío ve los entrantes. Cada ticket de estación incluye los modificadores y las notas sobre alergias de sus propios platos, y la pantalla de exposición muestra el pedido completo.
4. Los platos esperan hasta que se ponen a cocinar
En el servicio de mesa, los platos principales se retienen hasta que el camarero da la orden de sacarlos, normalmente cuando se retiran los entrantes. La cocina ve el plato retenido en gris o en cola, para que la parrilla pueda planificarse, y el temporizador solo empieza a contar cuando se da la orden de sacarlo.
5. Los cocineros dan el visto bueno, la zona de exposición monta los platos
Cuando una estación termina su parte, el cocinero la marca con un toque. El equipo de exposición ve qué partes de cada pedido están listas y pide el resto. Los temporizadores pasan a ámbar y luego a rojo a medida que los platos superan su tiempo objetivo.
6. El estado se transmite al TPV
En cuanto el pedido está listo, la caja lo sabe. Los camareros ven que la mesa 12 está lista, la pantalla de recogida se actualiza y se puede avisar a las plataformas de reparto de que el pedido está listo. Los tiempos de los tickets se guardan por cada puesto y hora, así que el turno de la semana que viene se puede basar en cifras reales.
Así es como se desarrolla todo un viernes en un asador de barrio de 70 plazas con tres estaciones (parrilla, freidora, frías) y una zona de exposición. A las 19:20 hay 31 pedidos pendientes. Una mesa de seis comensales, con una alergia a los frutos secos en uno de los entrantes; la indicación de alergia aparece en rojo en el ticket de la estación de platos fríos y en la zona de exposición. Dos minutos después, un pedido de Deliveroo de dos hamburguesas y patatas fritas aparece en las pantallas de la parrilla y la freidora con una etiqueta de entrega y una hora de recogida, en la misma cola que el comedor. Se retienen los platos principales de la mesa de seis. A las 19:31, el camarero los pone en marcha, y la pantalla de la parrilla muestra cuatro filetes y dos pescados con un tiempo objetivo de 12 minutos.
A las 7:34, el camarero cambia un filete de «al punto» a «poco hecho». En un KDS integrado, la ficha original se actualiza en la pantalla de la parrilla y el cambio aparece resaltado. En una configuración poco integrada, este mismo cambio suele llegar como un segundo ticket o una reimpresión, y ahora la parrilla tiene dos tickets para un mismo filete. La parrilla lleva 14 minutos frente a su objetivo de 12, sus tickets se han puesto en rojo y el encargado de la salida de platos retira a un cocinero de la freidora durante cinco minutos. El lunes, el jefe ve en el informe de tiempos de los pedidos que la parrilla se pasó del objetivo entre las 7:30 y las 8:15 del viernes y el sábado, y añade un cocinero a esa franja horaria.
Qué falla cuando el TPV y el KDS están separados
Las pantallas de cocina de terceros pueden funcionar muy bien. Pero cuando no lo hacen, los problemas casi siempre surgen en los mismos puntos. Si mantienes tu TPV y añades un KDS independiente, prueba cada uno de ellos antes de firmar.
Modificadores anidados. «Hamburguesa, sin cebolla, con beicon, salsa aparte, pan sin gluten» es un solo plato con cuatro modificadores. Algunas integraciones lo desglosan en cinco líneas o omiten los modificadores que no reconocen. Pide que introduzcan tu plato más complicado y comprueba exactamente lo que ve la parrilla.
Modificaciones y anulaciones tras el envío. Un cambio de temperatura, una guarnición eliminada, un plato cancelado. Si la integración solo puede enviar pedidos nuevos y no modificaciones, la cocina recibe un segundo ticket o nada. Los cocineros tienen que trabajar entonces basándose en lo que recuerdan, y así es como acaban preparándose dos filetes para un solo cliente.
Retención de platos. Retener los platos principales hasta que el camarero los sirva depende de que ambos sistemas entiendan el orden de los platos. Si el KDS no lo entiende, todo sale a la vez y la cocina tiene que ir ajustando el ritmo de las mesas a ojo.
Pedidos a domicilio y online. Los pedidos de las plataformas de reparto suelen llegar al TPV a través de una tableta o un conector independiente. Si ese conector no los envía al KDS, se imprimen en otro sitio o se introducen a mano. Los canales de pedidos relacionados con el reparto a través de terceros son donde esto suele fallar con más frecuencia.
Cambios en el menú que hay que hacer dos veces. Un plato nuevo, un cambio de estación, un plato que se retira: si el KDS tiene su propia copia del menú, alguien tiene que actualizar ambas, y el día que se olviden, un nuevo plato especial se imprimirá sin aparecer en ninguna estación.
Indicadores de alergias. Una nota sobre alergias introducida como texto libre en el TPV puede llegar al KDS como texto sin formato en medio del ticket, en lugar de aparecer como un indicador resaltado. Eso no es solo un problema estético. En nuestro artículo sobre la gestión de alérgenos se explica cómo debe transmitirse la información sobre alergias por la cocina.
Dos líneas de asistencia. Cuando se pierde un ticket, la empresa del TPV dice que el pedido se envió y la empresa del KDS dice que nunca llegó. Alguien tiene que demostrar quién falló, y normalmente ese alguien eres tú.
La red. Si el KDS necesita Internet para recibir pedidos desde un TPV en la nube, un corte de conexión paraliza la cocina aunque las cajas sigan funcionando. Pregunta qué pasa con los pedidos que se toman sin conexión y cuándo llegan a las pantallas. La cuestión más amplia de cómo seguir funcionando durante un corte de conexión se trata en nuestro artículo sobre el sistema de TPV sin conexión.
Qué debes tener en cuenta en un TPV con KDS
En todas las demostraciones se muestra una pantalla ordenada con tres pedidos. Estas son las preguntas que te dirán cómo se comportará con cuarenta.
1. Reglas de enrutamiento por artículo, no solo por categoría
La mayoría de los platos siguen su categoría, pero algunos no: la hamburguesa se divide entre la parrilla y el montaje, y el postre lo emplata la estación de fríos en las noches tranquilas. Pregunta si un plato puede ir a dos estaciones y si el enrutamiento puede cambiar según la hora del día.
2. Los modificadores y las alergias deben aparecer tal y como se introducen
Cada modificador debería aparecer debajo de su plato, en el orden en que lo haya introducido el camarero, y las alergias deberían destacar en color, no esconderse en una nota. Pide que introduzcan tu plato más complicado y lee la comanda desde tres metros de distancia.
3. Modificaciones que actualizan el ticket original
Un cambio después de enviar el pedido debería modificar el ticket en pantalla y resaltar lo que ha cambiado, y una anulación debería eliminarlo. Pide al demostrador que cambie una temperatura y anule una guarnición después de enviar el pedido; luego, fíjate en la pantalla de la parrilla.
4. Retención y preparación de platos
En el servicio de mesa, los platos principales deben esperar hasta que se activen, visibles pero sin tiempo asignado aún. Pregunta cómo activa un camarero un plato y qué ve la cocina antes y después.
5. Todos los canales en las mismas pantallas
El comedor, la barra, el QR, la web y las plataformas de reparto deberían aparecer todos en una sola cola, etiquetados por canal, con los horarios de recogida en los pedidos a domicilio. Pide que te enseñen cómo llega un pedido a domicilio mientras hay tickets de comida en el local abiertos.
6. Temporizadores y objetivos por puesto
La freidora y la parrilla no deberían compartir un mismo tiempo objetivo. Fíjate en los cambios de color cuando se alcancen los umbrales que hayas establecido para cada puesto, y en cuántos pedidos tiene cada puesto en ese momento.
7. Una vista de la zona de entrega y el estado «listo» en la caja
La zona de entrega necesita ver el pedido completo, con el progreso de cada puesto. Cuando esté listo, los camareros y la pantalla de recogida deberían saberlo sin que nadie tenga que acercarse. Pregunta qué ve el camarero cuando la mesa 12 está lista.
8. Funcionamiento sin conexión a Internet
Los pedidos deberían seguir fluyendo de las cajas a las pantallas a través de la red local si se cae Internet, y sincronizarse cuando vuelva. Pídeles que desenchufen el router durante la demostración.
9. Hardware que puedes elegir
Algunos sistemas necesitan las pantallas del propio proveedor; otros funcionan en tabletas estándar a través de un navegador. El hardware estándar es más barato de reemplazar cuando una pantalla se estropea a las 20:00. Lo que aguanta en una cocina calurosa lo explicamos en nuestro artículo sobre la tableta para TPV de restaurantes.
10. Informes sobre el tiempo de preparación de los pedidos que te servirán
El tiempo medio de preparación de los pedidos por puesto y por hora, y qué platos tardan más en prepararse. Pregunta qué informe abre un jefe de cocina de un cliente actual un lunes por la mañana.
¿Cuánto cuesta un TPV con KDS?
El precio depende de cuál de las tres configuraciones elijas y de las pantallas.
KDS integrado. Normalmente se incluye en un nivel de plan en lugar de cobrarse por pantalla. Pagas el plan de TPV que lo incluye, más el hardware.
KDS adicional del proveedor. Normalmente, una cuota mensual por cada pantalla de cocina, además de la suscripción al TPV. Cuatro pantallas significan cuatro cuotas, lo que se acumula en una cocina con varias estaciones y una zona de entrega.
KDS de terceros. Tiene su propia suscripción, a menudo por pantalla, y a veces se cobra una tarifa de integración por parte de la empresa del TPV o de la empresa del KDS. Calcula tanto el tiempo como el dinero: alguien tiene que configurar y mantener sincronizados los dos menús.
Pantallas y montaje. Pantallas para cocinas profesionales, tabletas con fundas estancas, soportes de pared y cableado. El desglose completo, con ejemplos concretos según el tamaño de la cocina, lo encontrarás en nuestro artículo sobre el precio de un monitor de cocina.
En Tableview, el KDS está incluido en los planes Pro y Enterprise, sin coste adicional por pantalla; los detalles los encontrarás en nuestra página de planes y precios.
Cómo elegir un TPV con KDS para tu restaurante
La configuración adecuada depende de las estaciones de tu cocina, de tus canales de pedidos y de cuántos cambios se producen después de enviar un pedido.
Restaurantes de servicio completo
Las retenciones de platos, las modificaciones tras el envío y las alertas de alergias son lo más importante, porque las mesas piden por fases y cambian de opinión. Un KDS integrado mantiene esos cambios en el ticket original. Busca un sistema de gestión de platos que forme parte del mismo sistema que el TPV de servicio completo.
Restaurantes informales y bistros
Menús más cortos, rotaciones más rápidas y muchos platos que salen a la vez. Normalmente basta con dos o tres puestos y una pantalla de exposición. Los temporizadores por puesto son lo más útil aquí, porque un puesto lento retrasa a todas las mesas. Eso es típico de los restaurantes informales y los bistros.
Bares con comida
Una cocina pequeña y una barra muy concurrida. A menudo basta con una pantalla de cocina, con las bebidas imprimiéndose o mostrándose en la barra. Asegúrate de que los pedidos de comida de las cuentas de la barra lleguen a la cocina sin que el camarero tenga que llevar el ticket en mano. La parte del local la encontrarás en nuestra página sobre el TPV para bares.
Comida para llevar y a domicilio
Los canales de pedido lo son todo. Todas las plataformas y tu propia web deberían ir a parar a una sola cola con los horarios de recogida, y el sistema debería retrasar los tiempos estimados cuando la cocina esté saturada. Prueba a simular un pedido a domicilio que llegue en plena hora punta.
Food trucks y cocinas en la nube
Un food truck necesita una pantalla que siga funcionando sin señal. Una cocina en la nube que gestione varias marcas necesita que cada pedido esté etiquetado por marca en una hoja compartida, para que el envase correcto vaya en la bolsa correcta. Ambos temas se tratan en nuestra página sobre cocinas en la nube.
Hoteles y complejos turísticos
Varios puntos de venta, una cocina de servicio de habitaciones y un servicio de banquetes, cada uno con su propio sistema de distribución. Las órdenes de servicio de habitaciones necesitan tiempos de entrega, y los puntos de venta deben compartir cocinas sin ver los pedidos de los demás. Eso es el día a día en la restauración hotelera.
Pasarse a una cocina conectada sin perder el servicio
El cambio del papel, o de un KDS independiente, es donde la mayoría de las cocinas pierden la fe en las pantallas. La mayor parte de eso se puede evitar.
Empieza por trazar un esquema de las estaciones en papel. Haz una lista de todos los platos, qué estación los prepara y cuáles van a dos estaciones. Haz que el jefe de cocina lo apruebe. Una hora invertida aquí te ahorra una semana de tickets que acaban en el lugar equivocado.
Deja la impresora funcionando en paralelo durante una semana. Sigue imprimiendo en cada puesto mientras las pantallas se ponen en marcha. Los cocineros pueden comparar la pantalla con el papel, y nadie se asusta si una pantalla se cuelga durante el servicio.
Fija los objetivos basándote en dos semanas de tiempos reales. No adivines los tiempos objetivo el primer día. Deja que el sistema registre datos durante dos semanas y, después, fija el objetivo de cada puesto un poco por debajo de su tiempo habitual en una noche de mucho trabajo.
Haz la formación en un turno tranquilo. Un martes a la hora del almuerzo, no un sábado por la noche. Cada cocinero se encarga de sus propios pedidos, el encargado de la sala aprende a recordar los pedidos y los camareros aprenden a servir los platos.
Retira la impresora, pero guarda una. Una vez que las pantallas hayan aguantado dos fines de semana a tope, desactiva la impresión en las estaciones. Mantén una impresora configurada como respaldo para el caso de que falle una pantalla.
Si el cambio forma parte de una transición completa a un nuevo TPV, nuestra guía para cambiar de sistema de TPV te explica todo lo relacionado con los datos, el hardware y el momento adecuado.
Dónde encaja Tableview y dónde no
La pantalla de cocina de Tableview está integrada en la misma plataforma que el TPV, así que un plato pedido en una mesa, a través de un menú QR o desde una plataforma de reparto se convierte en una sola orden, que se envía a las estaciones que hayas configurado: parrilla, freidora, preparación en frío, pastelería… tantas como necesite la cocina. El sistema de servicio por platos retiene los platos principales hasta que el camarero los envíe. Los tickets cambian de color de verde a amarillo y a rojo según los temporizadores que hayas configurado para cada estación; en cada ticket aparecen las indicaciones de alérgenos y restricciones dietéticas, y los pedidos urgentes o VIP se pueden adelantar en la cola.
Los cocineros dan paso a los platos con un solo toque, y la vista de exposición muestra el progreso de cada pedido a lo largo de las estaciones. Los pedidos por código QR, a través de tu página web y de plataformas como Uber Eats, Deliveroo y Just Eat llegan a la misma cola, y el sistema puede ampliar los tiempos estimados cuando la carga de las estaciones es demasiado alta. En las cocinas multimarca, cada pedido aparece etiquetado por marca. Los informes muestran el tiempo medio de tramitación por estación y por hora. Funciona en un navegador en iPads, tabletas Android o terminales que ya tengas, funciona sin conexión, y las estaciones que prefieran el papel pueden seguir usando impresoras Star, Epson o Sunmi. El KDS está incluido en los planes Pro y Enterprise.
Cuándo es mejor optar por otra solución:
- Si estás contento con tu TPV actual y solo quieres pantallas en la cocina, un KDS que se integre con él supone menos trastornos que cambiar el TPV.
- Si solo necesitas el plan Starter, este no incluye KDS; la pantalla de cocina está disponible a partir del plan Pro.
- Si tu cocina funciona con barras físicas de señalización o sistemas de temporización para el servicio en coche, comprueba primero la compatibilidad del hardware; en Tableview, una «bump» es un toque en la pantalla.
- Una cadena con cientos de locales de comida rápida se beneficia más de un sistema «Enterprise» diseñado para esa escala.
Puntos clave
- Un TPV con KDS envía cada pedido desde la caja directamente a las pantallas de las estaciones, conservando intactos los modificadores, las alergias, los platos y los temporizadores.
- Los sistemas integrados y los complementos de terceros comparten un mismo registro de pedido. Un KDS de terceros funciona a partir de una copia creada mediante una integración.
- La mayoría de los fallos se producen después de enviar un pedido: modificaciones, anulaciones, retenciones de platos, pedidos de entrega y cambios en el menú.
- Prueba tu pedido más complicado, un cambio tras el envío y un pedido a domicilio durante la demostración.
- El KDS integrado suele tener un precio por plan; los complementos y las aplicaciones de terceros suelen cobrar por pantalla.
- Deja la impresora funcionando en paralelo durante una semana y establece los objetivos de cada puesto basándote en los tiempos reales de los tickets.
Siguiente lectura: pantallas de cocina para restaurantes (pantallas, montaje y tickets), gestión de pedidos para gestionar todos los canales desde un solo lugar, y pedidos online a través del TPV para los pedidos de tu propia web.
