TPV con control de stock para restaurantes

La mayoría de los restaurantes ya tienen sus cifras de existencias. Solo que están en dos sitios distintos. El TPV sabe que la semana pasada se vendieron 156 hamburguesas, el portapapeles de la cámara frigorífica sabe cuánta carne de vacuno queda, y nadie junta ambas cosas hasta que, a final de mes, el coste de los alimentos sale alto. Un TPV con control de stock cierra esa brecha al deducir las existencias en el momento de la venta, de modo que lo que ves en la pantalla es lo que hay en la estantería. Es una gestión de existencias del restaurante integrada en el TPV, no algo que se lleva aparte.

Esa conexión es más importante ahora que los precios de los ingredientes varían cada pocas semanas y los pedidos llegan por cinco canales a la vez. Cada venta en el comedor, en la barra, en un menú con código QR o a través de una plataforma de reparto consume algo de la cocina. Cuando esas ventas deducen automáticamente el stock, reponer deja de ser una incógnita, y la gestión de compras puede basarse en los niveles reales en lugar del recuento del lunes pasado.

Nuestra opinión, sin rodeos: para la mayoría de los restaurantes independientes, el seguimiento de existencias dentro del TPV es mejor que una app de inventario más potente conectada desde fuera, siempre y cuando controle los ingredientes y no solo los artículos. Vender 40 hamburguesas debería restar 7,2 kilos de ternera, 40 panecillos y 800 gramos de queso cheddar, no solo reducir un número junto a la palabra «hamburguesa». Un sistema que no pueda hacer eso se limita a contar productos, no a gestionar una cocina.

¿Qué es un TPV con control de stock?

Un TPV con control de stock es un punto de venta que va restando cada ingrediente del stock a medida que se venden los platos, utilizando la receta que hay detrás de cada plato del menú.

• Se deduce del stock con cada venta
• Recetas y subrecetas por plato
• Niveles de par y alertas de stock bajo
• Recuento comparado con el consumo previsto
• Coste de los alimentos por plato, siempre actualizado

Combina lo que se ha vendido en caja con lo que hay en el almacén, para que el responsable pueda ver antes del servicio qué platos están a punto de agotarse.

Un TPV con control de stock suele presentarse en una de estas tres formas:

• Seguimiento de existencias integrado en el propio TPV del restaurante
• Un módulo de inventario de pago del mismo fabricante del TPV
• Una plataforma de inventario independiente conectada mediante una integración

En resumen: cada venta resta los ingredientes del stock, así que las cifras del sistema coinciden con lo que hay en las estanterías.

Inventario integrado, complementario o conectado

Casi todos los TPV dicen que gestionan el inventario. El término abarca desde un contador junto a cada producto hasta un motor completo de recetas, así que lo que hay que preguntarse es qué cuenta el sistema y dónde se almacenan los datos.

Recuento de existencias por artículo

Muchos sistemas de punto de venta (TPV) controlan los productos, no los ingredientes. Si vendes una botella de cerveza, el recuento de cervezas baja en una. Eso funciona para bebidas embotelladas, artículos de venta al por menor y aperitivos envasados. Pero no te dice nada sobre una hamburguesa, un risotto o un cóctel, que es la mayor parte de lo que vende un restaurante, y tampoco te dice cuánto cuesta preparar ningún plato.

Inventario de ingredientes integrado

Las recetas están en el mismo sistema que el menú. Cada plato muestra sus ingredientes y cantidades, y cada venta los deduce. Un plato nuevo, un cambio en los ingredientes o un pedido anulado afectan al stock al instante, porque solo hay un registro de lo que se ha vendido. Los cambios en el menú se hacen una sola vez.

Módulo de inventario del fabricante del TPV

La empresa de TPV vende el inventario como un módulo o una app aparte, a veces de una empresa que ha comprado. Nuestras comparaciones con Toast y Square muestran las diferencias en cómo lo ofrecen los fabricantes de TPV, desde el seguimiento de ingredientes vendido como complemento hasta recuentos solo a nivel de artículo. Los datos suelen quedarse en un solo sitio, así que funciona de forma muy parecida a un sistema integrado, pero comprueba qué incluye el plan básico y qué tiene un coste adicional.

Plataforma de inventario conectada

Una empresa especializada en gestión administrativa o de inventario extrae los datos de ventas de tu TPV a través de una integración y se encarga ella misma de las recetas, los recuentos y los pedidos. Estas herramientas pueden ser muy útiles para el cálculo de costes y las facturas de proveedores, y te permiten seguir usando el TPV con el que estás contento. La contrapartida es la correspondencia: cada plato del menú y cada modificador del TPV tiene que coincidir con una receta del otro sistema, y todo lo que no coincida se vende sin que se deduzca del stock.

Diferencia clave:

• Los sistemas integrados y los complementos restan el stock directamente de la venta. Una plataforma conectada lo resta de una copia de la venta que recibe más tarde.
• El seguimiento a nivel de artículo cuenta lo que vendes. El seguimiento a nivel de ingrediente cuenta lo que usas, y ahí es donde se determina el coste de los alimentos.

Si todavía estás dudando si dejar de usar las hojas de cálculo, nuestra guía general sobre el sistema de inventario para restaurantes aborda esa decisión en primer lugar.

Formas en que los restaurantes controlan el stock frente a las ventas

La mayoría de los restaurantes se encuentran en algún punto de esta lista, y muchos utilizan dos métodos a la vez: el seguimiento de recetas para la cocina y el recuento de botellas para el bar.

La fila de la hoja de cálculo se merece todo el respeto. Una cafetería con quince ingredientes y un dueño que hace recuento cada lunes puede sacar más partido de ese hábito que de cualquier software. El punto de inflexión suele ser el menú: en cuanto los platos comparten ingredientes y los modificadores cambian lo que se les añade, una hoja de cálculo ya no da abasto para llevar la cuenta de lo que realmente se ha usado.

Cómo funciona un TPV con control de stock

Los pasos son los mismos en cualquier configuración. La diferencia está en cuántos se realizan dentro de un mismo sistema y cuántos dependen de una integración que transfiera los datos de ventas.

1. Se configuran los ingredientes con sus unidades

A cada ingrediente se le asignan tres unidades: cómo lo compras, cómo lo cuentas y cómo se utiliza en las recetas. La carne de ternera llega en cajas de 5 kilos, se cuenta en kilos y se añade a las hamburguesas por gramos. El vino se compra en cajas de seis, se cuenta por botellas y se vende en copas de 175 ml, así que una botella equivale a poco más de cuatro copas. Hacer bien las conversiones desde el primer día es más importante que cualquier otro paso, porque todas las cifras posteriores dependen de ellas.

2. Cada plato del menú tiene su receta

La hamburguesa lleva 180 gramos de carne de ternera, un panecillo brioche, 20 gramos de queso cheddar, 30 gramos de lechuga y tomate y 15 gramos de salsa de la casa. Las salsas, los aderezos y los caldos que se preparan en la cocina se convierten en subrecetas, así que esos 15 gramos de salsa llevan su propia ración de mayonesa, pepinillos y mostaza. Con las bebidas pasa lo mismo: un gin-tonic son 50 ml de ginebra, una tónica y una rodaja de lima.

3. Los modificadores cambian la receta

«Una hamburguesa extra» debería restar otros 180 gramos de ternera. «Sin queso» debería dejar el cheddar tal cual. «Cambiar las patatas fritas por ensalada» debería trasladar la deducción de las patatas a las hojas. Si los modificadores no están vinculados a los ingredientes, las cifras varían cada vez que un cliente cambia un pedido, y los clientes cambian los pedidos toda la noche.

4. Cada venta resta existencias en el momento en que se realiza

Cuando se hace un pedido, venga de donde venga, el sistema resta los ingredientes de cada plato y cada modificador. Los pedidos para comer aquí, en el mostrador, por QR y a domicilio se deducen todos del mismo stock. Si se anula un pedido antes de cocinarlo, el stock no se ve afectado, y si te devuelven un plato ya cocinado, se registra como desperdicio con el motivo correspondiente.

5. Los niveles activan alertas y pedidos

Cada ingrediente tiene un nivel mínimo. Cuando las existencias bajan por debajo de ese nivel, el responsable recibe una alerta y el sistema puede crear una orden de compra para el proveedor habitual. Los niveles bajos también se muestran antes del servicio, así que un plato puede retirarse de la carta antes de que lo pida el cuarto cliente, no después.

6. Los recuentos se comparan con el uso previsto

En el recuento semanal, el sistema ya sabe cuánto de cada ingrediente se debería haber usado. El personal cuenta lo que queda, y la diferencia entre el consumo previsto y el real es la variación: desperdicio que nadie ha registrado, raciones demasiado grandes, una receta introducida mal o existencias que se han ido por la puerta de atrás.

Así es ese ciclo a lo largo de una semana en un bistró de 60 plazas. El lunes por la mañana, la cámara frigorífica tiene 40 kilos de carne picada de ternera, y el jueves llega un pedido de 20 kilos. Durante la semana, el TPV registra 156 hamburguesas, 22 de ellas con una hamburguesa extra, lo que suma 178 hamburguesas de 180 gramos: 32,0 kilos de consumo previsto, lo que debería dejar 28,0 kilos el domingo por la noche. El recuento del domingo da 24,6 kilos. Faltan 3,4 kilos, más o menos el 11 % del consumo previsto. A 9,50 el kilo, son 32,30 a la semana solo en este ingrediente, o unos 1.680 al año.

El gerente comprueba primero las causas más obvias. El registro de desperdicios muestra que el miércoles se tiraron 1,1 kilos porque se dejó abierta la puerta de la nevera. Eso deja 2,3 kilos. Al pesar diez hamburguesas de la preparación del viernes, sale una media de 192 gramos frente a los 180 de la receta, y 12 gramos de más en 178 hamburguesas suman 2,1 kilos. Los últimos 200 gramos son recortes normales. La solución es una báscula de raciones en la mesa de preparación y una nueva prensa para hamburguesas, no un nuevo proveedor. Mientras tanto, el nivel de stock de referencia para la carne de vacuno es de 25 kilos, así que al estar en 24,6, el sistema lo señala el domingo por la noche y prepara el pedido del lunes, calculado a partir de cuatro semanas de ventas de hamburguesas en lugar de de memoria.

¿Qué falla cuando las ventas y el stock están separados?

Las plataformas de inventario conectadas pueden funcionar muy bien. Cuando no lo hacen, los problemas suelen surgir siempre en los mismos puntos. Si mantienes tu TPV y añades una herramienta de inventario independiente, prueba cada una de ellas antes de firmar.

Artículos sin asignar. El chef añade un plato especial del jueves al TPV a las 16:00. Nadie crea su receta en el sistema de inventario, así que cada plato especial que se vende no reduce las existencias, y el informe de desviaciones culpa a la cocina una semana después. Pregunta qué hace el sistema con una venta que no puede asociar a una receta.

Modificadores que no se deducen. Las integraciones suelen incluir el plato del menú, pero no sus modificadores, o bien incluyen los modificadores como texto sin ingredientes asociados. Las hamburguesas extra, el beicon añadido y las raciones dobles desaparecen entonces de las cifras. Introduce en la caja tu plato más personalizado y comprueba qué ha salido del stock.

Anulaciones, obsequios y comidas del personal. Un postre de regalo se preparó de todos modos; un plato principal anulado puede que no. Las comidas del personal que nunca se registran aparecen como faltas de stock. Cada caso necesita una regla, y ambos sistemas tienen que estar de acuerdo en ella. Las diferencias inexplicables que se repiten constantemente son también la primera señal que tratamos en nuestro artículo sobre los robos de empleados en restaurantes.

Conversiones de unidades. Una caja introducida como una unidad en lugar de doce hace que el stock parezca doce veces mayor o menor de lo que es. Con dos sistemas, la unidad de compra está en uno y la unidad de la receta en el otro, y un error en cualquiera de ellos pasa desapercibido hasta el recuento.

Preparación y cocción por lotes. Veinte litros de caldo, una bandeja de lasaña, un recipiente de salsa para hamburguesas. Si los lotes no se configuran como subrecetas, las materias primas desaparecen el día de la preparación y el lote terminado aparece de la nada, y ninguna de las cifras tiene sentido.

Sincronización nocturna. Algunas plataformas conectadas importan las ventas una vez al día o una vez por hora. Durante el servicio, los niveles que aparecen en pantalla son los de ayer, que es justo cuando necesitas saber si hay suficientes raciones de lubina para el segundo turno.

Menús duplicados. Un plato nuevo, una ración modificada, un plato eliminado: si la herramienta de inventario tiene su propia copia del menú, alguien tiene que actualizar ambas, y la semana que se te olvide, el informe de costes de alimentos saldrá mal.

Traslados entre locales. Los grupos mueven stock constantemente: una caja de limones al local asociado, postres desde la cocina central. Si no se registran los traslados, un local muestra un excedente y el otro, una pérdida. El tema más amplio de gestionar varios locales lo tratamos en nuestro artículo sobre la gestión de cadenas de restaurantes.

Qué debes buscar en un TPV con control de stock

Todas las demostraciones muestran una lista de existencias ordenada con diez artículos. Estas son las preguntas que te dirán cómo se comportará con trescientos.

1. Recetas detalladas por ingredientes con subrecetas

Cada plato debería desglosarse en ingredientes por peso o volumen, y las salsas, caldos y masas caseras deberían ser recetas independientes. Pide que preparen uno de tus platos en la demostración, incluyendo una salsa, y fíjate en cuánto tiempo tardan.

2. Modificadores vinculados a los ingredientes

Cada modificador que cambie lo que va en el plato debería modificar lo que sale del stock. Pregunta cómo se configuran los modificadores «extra», «no» y «cambiar», y prueba a introducir uno de cada uno.

3. Conversiones de unidades que puedas ver y modificar

Unidades de compra, recuento y receta para cada ingrediente, con la conversión mostrada en números claros. Pregunta qué pasa cuando un proveedor cambia de cajas de 5 kilos a cajas de 10 kilos.

4. Salidas de stock desde todos los canales

El comedor, la barra, el menú QR, tu página web y las plataformas de reparto deberían restar existencias de la misma forma. Pide que te enseñen cómo llega un pedido de reparto y comprueba los niveles de ingredientes antes y después.

5. Niveles de referencia, alertas y pedidos preliminares

Niveles de stock mínimo por ingrediente, alertas que llegan al móvil del responsable y pedidos de compra generados a partir de ellos. Pregunta si un nivel bajo puede convertirse en un pedido sin que nadie tenga que introducir las cantidades.

6. Recuentos en el móvil o la tableta

El recuento debe seguir el orden de la cámara frigorífica, el almacén de productos secos y la estantería del bar tal y como están dispuestos, no por orden alfabético. Después, querrás un informe de desviaciones por ingrediente, tanto en cantidad como en importe. Pregunta cuánto tiempo lleva un recuento completo en un cliente actual de tu tamaño.

7. Registro de desperdicios con motivos

Alimentos en mal estado, un plato que se ha caído, un plato devuelto, recortes de preparación. Cada uno de estos casos debería registrarse rápidamente desde la cocina y contabilizarse por artículo. El desperdicio que puedes ver por motivo es aquel sobre el que puedes actuar, y la parte práctica se trata en nuestro artículo sobre cómo reducir el desperdicio de alimentos.

8. Coste de los alimentos por plato que se adapta a los precios

Cuando sube el precio de la ternera, el coste de cada plato que la utilice debería actualizarse, junto con su margen respecto al precio del menú. Eso es lo que hace posible la ingeniería de menús sin tener que pasar el fin de semana con hojas de cálculo, y el coste de los productos debería ser fácil de trasladar a la contabilidad de tu restaurante.

9. Varios locales en una sola vista

Una sola lista de ingredientes para todo el grupo, los niveles de stock por local y las transferencias entre ellos. Pregúntate cómo sabe un gerente qué le falta a cada local antes de hacer un pedido.

¿Cuánto cuesta un TPV con control de stock?

El precio depende de la configuración que elijas, y el mayor coste suele ser el tiempo, más que la suscripción.

Inventario integrado. Suele formar parte de un nivel de plan en lugar de ser un cargo aparte. El seguimiento básico de existencias puede venir incluido en el plan básico, mientras que las recetas, las compras y las funciones para múltiples locales suelen estar en los niveles superiores. Comprueba qué nivel incluye el seguimiento a nivel de ingredientes, no solo el recuento de artículos.

Módulo del fabricante del TPV. Normalmente es una cuota mensual por local, además de la suscripción al TPV. Para un solo local suele ser modesta; para un grupo, se multiplica con cada local.

Plataforma conectada. Tiene su propia suscripción por local, a veces con una cuota de alta para crear recetas y, en ocasiones, una cuota de integración por una de las dos partes. Además, te lleva tiempo mantener dos menús sincronizados.

Tiempo de configuración. Elijas lo que elijas, alguien tiene que introducir los ingredientes, las unidades y las recetas. Para un menú de 60 platos con una docena de subrecetas, calcula unos días de trabajo de un chef y un gerente, repartidos a lo largo de dos o tres semanas.

Por otro lado, la comida suele ser el mayor gasto individual que controla un restaurante y, junto con la mano de obra, constituye el coste primario del restaurante. Un par de puntos porcentuales del coste de la comida en un local con mucha actividad valen mucho más que la mayoría de las suscripciones a software. En Tableview, la gestión básica de inventario está incluida en todos los planes, y la gestión avanzada de inventario y aprovisionamiento viene con los planes Pro y Enterprise; los detalles están en nuestra página de planes y precios.

Cómo elegir un TPV con control de stock para tu restaurante

La configuración adecuada depende de qué parte de tu menú se elabora con ingredientes comunes, en qué medida tus clientes personalizan sus pedidos y en cuántos locales vendes.

Restaurantes de servicio completo

Menús extensos, salsas caseras y especialidades de temporada. Las subrecetas y la creación rápida de recetas son lo más importante, porque el menú cambia a menudo y un plato especial sin receta desajusta las cuentas. Busca recetas que estén en el mismo sistema que el TPV de servicio completo, para que el coste de un plato nuevo se calcule el mismo día que se incluye en el menú.

Restaurantes informales y bistrós

Menús cortos, gran volumen y muchas personalizaciones. Lo que cuenta son los modificadores vinculados a los ingredientes y las alertas antes de la hora punta del almuerzo, porque quedarte sin pollo a las 12:40 cuesta más que cualquier desviación. Así es el día a día en los restaurantes informales y los bistros.

Bares y discotecas

Menos ingredientes, pero un valor por mililitro mucho mayor. Las recetas de cócteles que desglosan cada licor, el recuento de botellas por turno y los niveles de los barriles importan más que las recetas de comida. Los márgenes de los bares se pierden por las variaciones en el servicio, y las cifras que hay detrás las encontrarás en nuestro artículo sobre el coste por trago. La parte dedicada a los locales está en nuestra página sobre el TPV para bares.

Comida para llevar y a domicilio

La mayoría de los pedidos llegan a través de plataformas y de tu propia web, a menudo al mismo tiempo. Es fundamental poder restar las cantidades de cada canal y tener un único lugar donde marcar un plato como agotado; si no, seguirás aceptando pedidos de un plato que no puedes preparar. Esa es la esencia de un TPV para comida para llevar.

Camiones de comida y cocinas en la nube

Un food truck es como una tienda en miniatura y no tiene espacio para excedentes, así que lo más importante son unos niveles de existencias ajustados y un recuento después de cada servicio. Una cocina en la nube que gestiona varias marcas desde un mismo conjunto de estanterías necesita que las recetas de todas las marcas utilicen los mismos ingredientes. Ambos temas los tratamos en nuestra página sobre cocinas en la nube.

Hoteles y complejos turísticos

Varios puntos de venta, una cocina principal, servicio de habitaciones y banquetes, que a menudo comparten un mismo almacén. Lo más importante es compartir los ingredientes y gestionar los traslados entre puntos de venta, para que la falta de limas en el bar de la piscina no se convierta en un exceso en el restaurante. Eso es lo habitual en la restauración hotelera.

Ponerlo en marcha sin perder un mes

La mayoría de los proyectos de inventario que fracasan se quedan en nada en las primeras tres semanas, enterrados bajo recetas que nadie terminó. Empezar con un enfoque más específico funciona mejor.

Empieza por los platos que más se venden. En la mayoría de los restaurantes, veinte platos representan la gran mayoría de las ventas. Elabora primero esas recetas y deja el resto para más adelante. Tendrás cifras útiles en una semana en lugar de cifras perfectas en un trimestre.

Prepara los ingredientes y las unidades antes que las recetas. Repasa las facturas de los proveedores del último mes y haz una lista de cada ingrediente indicando cómo se compra, se cuenta y se utiliza. Las recetas se elaboran rápido cuando esta lista está bien, y lento cuando no lo está.

Pesa, no calcules a ojo. Pesa raciones reales en una noche de mucho trabajo, no te fíes de lo que el chef recuerda de la receta. La diferencia entre ambas suele ser la desviación que estás intentando encontrar.

Haz un recuento inicial en un día tranquilo. Un recuento completo antes del almuerzo del lunes le da al sistema un punto de partida. Cuenta por zona de almacenamiento, siguiendo el orden en que están dispuestas las estanterías.

Haz dos recuentos semanales antes de fiarte de la variación. La primera semana detecta recetas erróneas y unidades equivocadas. La segunda muestra las diferencias reales. Actúa en la tercera.

Después, añade el resto. Los platos restantes, los complementos, los niveles de stock y los pedidos preliminares, en ese orden. Los niveles de stock calculados a partir de cuatro semanas de uso real son mucho más fiables que cualquier cifra escrita en la puerta de la cámara frigorífica.

Si el cambio forma parte de la transición a un nuevo TPV, nuestra guía para cambiar de sistema de TPV cubre los datos, el hardware y el momento adecuado.

Dónde encaja Tableview y dónde no

En Tableview, la gestión de existencias forma parte de la misma plataforma que el TPV, así que cada venta deduce automáticamente sus ingredientes, tanto si se ha pedido en una mesa, en la barra, en un menú con código QR o a través de una plataforma de reparto. Los ingredientes se asocian a recetas, con subrecetas y conversiones de unidades, y el coste de los alimentos por plato se calcula automáticamente, comparando el coste de cada plato con su precio de venta. El control de existencias se realiza en todos los locales desde una única vista, con seguimiento de códigos de barras y lotes, flujos de trabajo de recuento e informes de desviaciones.

Cada artículo tiene su propio nivel de stock mínimo; las alertas push y por correo electrónico te avisan antes de que se agote, y las órdenes de compra se generan con un solo clic, con los proveedores y sus plazos de entrega registrados en el mismo lugar. Los residuos se registran con códigos de motivo. Los bares disponen de recetas de cócteles que deducen cada ingrediente, recuentos de botellas con alertas de desviaciones por turno y stock de barriles. Los hoteles y complejos turísticos comparten un fondo común de ingredientes entre todos sus establecimientos, con traspasos entre ellos. Cuando se agota un plato, lo marcas una vez y desaparece del menú con código QR, de tu página web y de las plataformas de reparto conectadas. El inventario básico está incluido en todos los planes; el inventario avanzado y la gestión de compras vienen con los planes Pro y Enterprise.

Eve Tsk, directora general del A.Z Sunrise Resort & Fitness Club en Phuket, Tailandia, describió el problema en nuestra página de opiniones de clientes: «Como tenemos un restaurante y un bar de playa, no sabíamos cómo sincronizar el inventario y las ventas. Tableview lo resolvió con una implementación fácil y rápida. Estábamos en marcha en menos de una semana».

Cuándo otra opción es mejor:

• Si vendes sobre todo bebidas embotelladas y comida envasada, el recuento por artículo en casi cualquier TPV te bastará, y el seguimiento de recetas supone más trabajo sin aportar gran cosa.
• Si tu equipo ya utiliza una plataforma administrativa especializada y estás contento con tu TPV, mantener ambas opciones puede resultar menos problemático que cambiar el TPV.
• En el plan Starter, la gestión de inventario es básica; comprueba qué funciones de stock necesitas antes de elegir el plan.
• Una cadena con una cocina central de producción que planifica lotes para docenas de establecimientos se beneficia más de un sistema empresarial diseñado específicamente para ese tipo de operación.

Siguiente lectura: gestión del inventario en restaurantes para recuentos, niveles de stock mínimo y métodos de cálculo de costes; software de pedidos a proveedores que te ayuda a convertir las existencias bajas en pedidos a proveedores; y el porcentaje de coste de alimentos para la fórmula y los objetivos.