Quanto costa una cassa per bar

Tre fornitori, tre preventivi e nessuno dei tre è paragonabile. Uno propone un piano mensile, un altro un pacchetto hardware, il terzo una commissione sulle carte con il software in omaggio. Il vero costo di un sistema POS per bar è dato dalla somma di tutti e tre, e per la maggior parte dei bar la commissione sulle carte è di gran lunga la voce più onerosa. Vale comunque la pena investire in un buon sistema POS per bar: i conti che non possono sparire e le scorte che si aggiornano a ogni bevanda servita ripagano l’abbonamento più volte all’anno. Il trucco sta nel capire su quale voce del preventivo insistere.

La commissione sulle carte è più importante in un bar che in un ristorante. In sala si effettua un unico pagamento per tavolo alla fine del pasto. Un bar invece gestisce decine di piccoli pagamenti con carta all’ora, molti dei quali per un solo drink, e una commissione fissa su ciascuno di essi trasforma una tariffa modesta in una molto alta. Quel singolo dettaglio può far lievitare la spesa annuale di più dell’intero abbonamento al software.

I numeri riportati più in basso sono calcolati per tre locali: un wine bar da 40 posti, un cocktail bar con due postazioni e un club con tre banconi. I prezzi dell’hardware sono cifre approssimative al dettaglio e la commissione sulle carte è un’ipotesi, quindi sostituisci i tuoi preventivi man mano che procedi.

Quanto costa una cassa per bar?

Una cassa per bar comporta un canone mensile per il software, una spesa una tantum per l’hardware e una percentuale su ogni vendita con carta, e le commissioni sulle carte sono solitamente la voce più consistente.

• Software: da gratuito a qualche centinaio al mese
• Hardware: da poche centinaia a diverse migliaia
• Commissioni sulle carte: in genere dall’1,5 al 3% delle vendite con carta
• Installazione, formazione e componenti aggiuntivi

Per un cocktail bar con due postazioni, queste voci ammontano a circa 10.363 nel primo anno, di cui il 75% in commissioni sulle carte.

Il prezzo di un sistema POS per bar di solito rientra in una di queste categorie:

• Un abbonamento mensile per un POS da ristorante con modalità bar
• Un preventivo per struttura per un sistema F&B alberghiero
• Software gratuito, ma con commissioni sulle carte più elevate

In breve: confronta il totale del primo anno tra software, hardware e commissioni sulle carte, mai solo il prezzo mensile.

Le tre fatture che stanno dietro a un POS da bar

Ogni preventivo è una combinazione di queste tre voci di spesa. Vengono pagate con cadenzature diverse, ed è proprio per questo che è difficile confrontarle: una arriva ogni mese, un’altra una volta sola, mentre la terza viene prelevata da ogni vendita prima che i soldi arrivino sul tuo conto.

Software

Di solito è un abbonamento mensile, addebitato per sede, per terminale o per entrambi. Controlla cosa viene considerato un terminale prima di fare il confronto, perché alcuni fornitori considerano ogni dispositivo portatile e ogni schermo in cucina come una cassa. Verifica anche quali funzionalità sono incluse nel piano base. Conti, gestione delle scorte per ricetta e reportistica sono le tre cose di cui un bar ha bisogno, e sono proprio quelle che più spesso vengono riservate a un piano superiore.

Hardware

Tablet o touchscreen, supporti, lettori di carte, una stampante per scontrini e un cassetto portadenaro, da acquistare una volta sola. Alcuni fornitori offrono invece il noleggio, il che distribuisce il costo ma spesso ti vincola al loro sistema di elaborazione delle carte per tutta la durata del contratto. L’hardware che puoi comprare in qualsiasi negozio è più economico da sostituire rispetto a un terminale proprietario, e in un bar l’hardware si rompe più spesso che in una sala da pranzo.

Elaborazione delle carte

Una percentuale su ogni vendita con carta, a volte più una commissione fissa per transazione. Non compare sulla fattura del software, quindi è facile non farci più caso. Per quasi tutti i bar è la voce più costosa delle tre, e quella con il maggior margine di negoziazione.

Il nostro articolo sui costi dei sistemi POS per ristoranti tratta questi aspetti per qualsiasi locale, con un foglio di lavoro per confrontare i preventivi. Il resto di questo articolo spiega cosa cambia quando si parla di bar.

Confronto tra i modelli di prezzo dei POS per bar

La maggior parte dei fornitori utilizza uno dei cinque modelli di prezzo. Nessuno è più conveniente in tutti i casi; quello giusto dipende dal tuo volume di transazioni con carta e dal numero di terminali che utilizzi.

Il modello gratuito merita un’occhiata più da vicino, perché “sistema POS gratuito per bar” è una delle ricerche più comuni. Il software gratuito viene pagato in qualche altro modo: una commissione sulle carte di credito di qualche decimo di punto superiore a quella che otterresti altrove, hardware che puoi acquistare solo dal fornitore, oppure conti e scorte riservati al livello a pagamento. Con 38.000 di vendite con carta al mese, 0,3 punti corrispondono a circa 1.368 all’anno, più di quanto costino la maggior parte dei piani a pagamento.

Elaborazione delle carte: perché gli importi piccoli costano di più

Molti gestori applicano una percentuale più una commissione fissa su ogni transazione. La commissione fissa è bassa e, in un ristorante, dove il pagamento medio con carta copre un intero tavolo, si nota a malapena. In un bar, invece, si nota su ogni bevanda.

Prendiamo un tasso ipotetico dell’1,4% più 0,10 per transazione:

• Una birra da 6,00 pagata con carta costa 0,18 di commissioni, con un tasso effettivo del 3,1%.
• Un conto di 120 pagato a fine serata costa 1,78, con un tasso effettivo del 1,5%.

Stesso gestore, stessa tabella delle commissioni, e accettare una singola bevanda costa il doppio. Ecco perché i conti aperti ti fanno risparmiare sia soldi che tempo: ogni giro aggiunto al conto è una transazione per cui non paghi una commissione fissa. Un bar che vende soprattutto bevande singole con la carta dovrebbe chiedere una tariffa solo percentuale, o almeno che la commissione fissa venga eliminata per conti di un determinato importo.

Ci sono altri tre fattori che incidono sul conto delle carte in un bar. Anche le mance aggiunte sul lettore vengono elaborate, quindi una mancia del 15% aggiunge il 15% alle commissioni su quel pagamento. I pagamenti contactless e tramite portafoglio digitale costituiscono la maggior parte del traffico con carta in un bar e di solito costano quanto quelli con chip. Le carte premium e straniere possono costare di più, e un bar vicino agli hotel o a una stazione ne vede un bel po’ di entrambe. Il nostro articolo sulle commissioni di elaborazione delle carte spiega come sono strutturate le tariffe e quali parti puoi negoziare.

Costi dell’hardware POS per i bar

L’hardware dei bar ha una vita più dura rispetto a quello dei ristoranti. Viene spruzzato, urtato e utilizzato per otto ore di fila in condizioni di scarsa illuminazione. Prezzi al dettaglio approssimativi, IVA esclusa:

• Tablet o touchscreen: da 300 a 700. Uno per postazione; in un bar uno schermo luminoso è più importante che in una sala da pranzo.
• Supporto o custodia: da 50 a 200. Scegli uno che resista a una bevanda rovesciata.
• Lettore di carte: da 60 a 300. Almeno uno per postazione, compatibile con pagamenti contactless, chip e portafogli digitali.
• Dispositivo portatile: da 250 a 500. Per terrazze, lounge e servizio al tavolo.
• Stampante per scontrini: da 150 a 400. Sono sempre meno gli ospiti che vogliono la carta, ma per gli scontrini del conto e il resoconto di fine serata serve comunque una stampante.
• Cassetto portacontanti: da 60 a 150. Più piccolo di quanto pensi se la maggior parte delle vendite avviene con carta.

Quante ne servono dipende dalle postazioni, non dai posti a sedere. Un wine bar da 40 posti con una cassa richiede meno hardware di un cocktail bar da 30 posti con due postazioni e una terrazza. Acquistare dispositivi standard significa che, se un tablet si rompe, basta un salto al negozio invece di aspettare due settimane per la sostituzione, e ti permette di portare con te l’hardware se mai dovessi cambiare POS.

Costo del sistema POS per bar: tre esempi pratici

Tutti e tre si basano sui prezzi dell’hardware sopra indicati, sui piani pubblicati da Tableview con i primi tre mesi gratuiti e su un tasso di commissione ipotizzato dell’1,7% sulle vendite con carta. Ecco il cocktail bar voce per voce:

Il software costa il 6% del primo anno e le commissioni sulle carte il 75%. Nel secondo anno l’hardware è già pagato e i mesi gratuiti sono finiti, quindi la spesa diventa 828 per il software più le commissioni sulle carte, circa 8.580 se le vendite rimangono stabili.

Le tre barre una accanto all’altra:

Il wine bar vende 18.000 al mese con le carte e ha un solo terminale, quindi il piano Starter va benissimo. Il club ha 4 terminali e 3 dispositivi portatili. Se ogni dispositivo conta come una cassa, lo Starter costerebbe 314 al mese, quindi il Pro a 189 con registratori di cassa illimitati è il piano più conveniente. Con 120.000 al mese di vendite con carta, la commissione di elaborazione del club merita più tempo di negoziazione di tutte le altre voci della lista messe insieme.

Cosa controllare in un preventivo per un POS da bar

La maggior parte delle sorprese in una fattura del POS era già presente nel preventivo, solo che non era nella prima pagina. Chiedi chiarimenti su ciascuno di questi punti prima di firmare e fatti dare le risposte per iscritto.

1. Cosa si intende per “cassa”

Un piano che include due registratori di cassa può diventare costoso se ogni dispositivo portatile, schermo in cucina e secondo bancone vengono conteggiati come un altro registratore. Chiedi il prezzo della tua configurazione effettiva, dispositivo per dispositivo, non quello del piano base.

2. Quali funzioni sono incluse nel piano base

Conti con preautorizzazione, ricette di cocktail che aggiornano le scorte e report per turno sono i motivi per cui un bar acquista un POS. Se una di queste è un’opzione aggiuntiva, assicurati che sia inclusa nel prezzo, perché finirai per pagarla già entro il primo mese.

3. La tariffa completa sulle carte

Chiedi la percentuale, la commissione fissa per transazione, la tariffa per le carte premium e straniere e l’eventuale minimo mensile. Poi calcola le vendite effettive con carta del mese scorso in base a questi dati. Una tariffa che sembra bassa su 100 scontrini può apparire molto diversa su 6.

4. Durata del contratto e penali di rescissione

È facile disdire un contratto mensile rinnovabile per il software. I contratti di elaborazione e i contratti di noleggio dell’hardware spesso durano da due a quattro anni e prevedono una penale per la risoluzione anticipata. Informati sui costi di rescissione prima ancora di conoscere quelli mensili.

5. Se l’hardware è tuo

Se i terminali funzionano solo con il software di un unico fornitore, cambiare POS in seguito significa ricomprare tutto da capo. I tablet e i lettori standard ti lasciano questa possibilità.

6. Configurazione, formazione e assistenza

Alcuni fornitori fanno pagare l’installazione, la configurazione del menu e la formazione in loco, mentre altri vendono l’assistenza telefonica nel fine settimana come servizio premium. Le ore di punta di un bar sono proprio quelle in cui la linea di assistenza standard è chiusa, quindi chiedi chi risponde a mezzanotte di sabato.

7. Modalità offline

I bar nei seminterrati, i vecchi edifici e i tetti affollati prima o poi perdono il Wi-Fi, e una notte senza pagamenti con carta costa più di un anno della maggior parte degli abbonamenti. Chiedi se gli ordini e i pagamenti con carta continuano a funzionare offline. Il nostro articolo sul sistema POS offline elenca cosa testare.

8. Aumenti di prezzo

Chiedi se il prezzo mensile è fisso per tutta la durata del contratto o se può aumentare ogni anno, e di quanto. Un primo anno a basso costo seguito da un aumento del 20% è uno schema comune.

Quanto dovrebbe farti guadagnare un POS da bar

Il costo è solo metà della somma. L’altra metà è ciò che il sistema ti evita di perdere, e in un bar le due maggiori perdite sono i conti non pagati e le consumazioni non registrate. Entrambe sono cose che un sistema POS per bar può risolvere, ed entrambe valgono più dell’abbonamento.

Clienti che se ne vanno senza pagare

Un conto aperto con una carta preautorizzata non può essere lasciato in sospeso. Se questo impedisce un solo caso di “walkout” al mese al cocktail bar, si risparmiano 960 all’anno, più dei 621 che costa il software nel primo anno. Il nostro articolo sulla gestione dei conti al bar tratta gli importi di blocco e le regole sui “walkout”.

Bevande che non arrivano mai alla cassa

Con ogni cocktail impostato come ricetta, il sistema preleva ogni misura dalla bottiglia man mano che il drink viene venduto e la confronta con il conteggio reale di ogni turno. Supponiamo che il conteggio del sabato mostri un ammanco di 180 ml di gin rispetto a quanto indicato nelle ricette. Si tratta di circa 7 dosi singole a settimana, ovvero 374 all’anno: a 10 a drink, 3.744 di gin versati e mai venduti. La gestione delle scorte all’interno della cassa è ciò che trasforma questa situazione in una chiacchierata settimanale invece che in una sorpresa di fine anno, e il nostro articolo sui costi di versamento al bar spiega i calcoli.

Velocità al bancone

Più difficile da quantificare, ma reale. Una griglia con i tasti rapidi che mostra i primi 20 drink sulla prima schermata e un pulsante per ripetere l’ultimo giro fanno risparmiare secondi su ogni ordine. In una serata con la coda lunga tre persone, quei secondi fanno la differenza tra servire il cliente successivo e perderlo a favore del bar in fondo alla strada.

Come ridurre il costo di un POS da bar

Nessuna di queste cose significa comprare un sistema meno potente. Significa pagare meno per lo stesso sistema.

• Negozia prima di tutto la commissione sulle carte. È la voce di spesa più consistente, e gli operatori si aspettano che tu la chieda. Porta con te l’estratto conto dell’ultimo mese e un preventivo della concorrenza.
• Spingi i giri da bere sul conto. Meno pagamenti con carta, ma di importo maggiore, significano meno commissioni fisse, come dimostra l’esempio della birra e del conto.
• Acquista hardware standard. Un tablet comprato in qualsiasi negozio costa meno di un terminale di marca ed è più economico da sostituire.
• Conta le postazioni, non i posti a sedere. Compra un terminale e un lettore per ogni postazione in cui lavora un barista, e i dispositivi portatili solo dove gli ospiti siedono lontani dal bancone.
• Usa gli ordini tramite QR code per le terrazze grandi. Permettere ai tavoli di ordinare e pagare tramite QR code può farti risparmiare uno o due dispositivi portatili, anche se i cocktail si vendono comunque meglio quando te li consiglia una persona.
• Leggi il contratto prima del listino prezzi. Un contratto breve a un prezzo leggermente più alto spesso costa meno di uno lungo da cui non puoi liberarti.

Costo del POS per bar in base al tipo di locale

Le stesse tre voci di spesa valgono ovunque, ma quale prevale dipende dal tipo di serata che organizzi.

Enoteche

Un volume di transazioni con carta basso e una sola postazione mantengono bassi sia i costi dell’hardware che le commissioni. Il software rappresenta una quota maggiore della spesa qui rispetto a qualsiasi altro posto, quindi un piano forfettario con il monitoraggio delle scorte sia al bicchiere che a bottiglia vale di più di un piano più economico che non lo include.

Cocktail bar

Scontrini più alti e tanti conti aperti mantengono basso il tasso effettivo sulle carte. Il guadagno sta nelle dosi, quindi la gestione delle scorte basata sulle ricette è la funzione che ripaga il sistema.

Birrerie e sport bar

I tanti piccoli pagamenti con carta per singole pinte fanno salire il tasso effettivo, quindi qui conta soprattutto la commissione fissa per transazione. Concentra i giri di gruppo sui conti aperti e chiedi una tariffa solo percentuale.

Discoteche e locali con più bar

L’hardware è il costo una tantum più alto, mentre le commissioni sulle carte sono la spesa ricorrente più consistente. Un piano con registratori di cassa illimitati di solito è più conveniente di uno che addebita per ogni terminale, e la modalità offline non è un’opzione facoltativa in un locale seminterrato.

Bar che servono cibo

Una cucina aggiunge una stampante o un sistema di visualizzazione in cucina all’elenco dell’hardware, e il piano deve gestire le portate se servi ai tavoli come fanno i ristoranti informali. Valuta il bar e la cucina insieme, non come due sistemi separati.

Bar degli hotel

Di solito il prezzo fa parte del sistema di ristorazione dell’hotel, a struttura. Le domande sono: come vengono addebitati i consumi in camera sul conto dell’ospite e se i ricavi del bar finiscono negli stessi report del ristorante.

Dove Tableview è adatto e dove no

Tableview è una piattaforma all-in-one per ristoranti e bar: POS, pagamenti, gestione delle scorte, sistema di visualizzazione in cucina, ordini tramite QR code e contabilità del ristorante, tutto in un unico sistema. Il piano Starter costa 69 dollari al mese con due registratori di cassa inclusi e 49 dollari per ogni registratore aggiuntivo. Il piano Pro costa 189 dollari al mese con registratori di cassa illimitati, il sistema di visualizzazione in cucina, la gestione avanzata delle scorte e la gestione di più sedi. I nuovi clienti hanno i primi tre mesi gratis su entrambi i piani e non ci sono costi di attivazione.

Le funzionalità per i bar sono integrate nel prodotto anziché vendute come componenti aggiuntivi: conti preautorizzati con importi di blocco che imposti tu, ricerca dei conti per nome, posto a sedere o ultime quattro cifre della carta, spostamento e unione dei conti, conti inattivi che si chiudono automaticamente dopo un certo tempo, una griglia di tasti rapidi per ogni postazione, ripetizione dell’ultimo giro, ricette di cocktail che deducono ogni ingrediente man mano che il drink viene venduto, monitoraggio del livello dei fusti, conteggio delle bottiglie con scostamenti per turno, avvisi sull’età con registro dei documenti d’identità e un report Z che riconcilia contanti, carte e conti alla chiusura. Gli ordini continuano ad arrivare anche quando il Wi-Fi si interrompe, e i pagamenti con carta vengono messi in coda finché la connessione non torna.

Funziona nel browser su un iPad, un tablet Android o un terminale che possiedi già, si collega alle stampanti Star, Epson e Sunmi e accetta carte tramite i lettori Stripe Terminal, quindi l’hardware è standard e rimane tuo.

Eve Tsk, direttore generale dell’A.Z Sunrise Resort & Fitness Club a Phuket, in Thailandia, gestisce un ristorante e un bar sulla spiaggia con questo sistema: «La nostra nuova struttura aveva bisogno di Tableview per collegare i nostri due punti vendita. Avendo un ristorante e un bar sulla spiaggia, non sapevamo come sincronizzare le scorte e le vendite. Tableview ha risolto il problema con un’implementazione facile e veloce. Siamo stati operativi in meno di una settimana.”

Quando non è la scelta giusta:

• Un contratto di elaborazione vincolante. Se sei legato al terminale bancomat di una banca per altri due anni, i pagamenti integrati dovranno aspettare e dovrai utilizzare quel terminale in modo autonomo fino alla scadenza del contratto.
• Mesuratori di spillatura. Tableview tiene traccia delle spillature in base a quanto viene registrato rispetto al conteggio delle bottiglie. I flussometri sulle linee della birra o i beccucci dosatori su ogni bottiglia sono hardware specializzato con un proprio software e un proprio costo.
• Stadi e grandi catene. Una catena di bar con 300 sedi o un’arena con 40 punti di ristoro richiede strumenti aziendali e un fornitore con personale in loco, il che rappresenta un tipo di acquisto diverso.

Leggi anche: come aprire un bar per il budget intorno alla cassa, i terminali POS per ristoranti per scegliere il lettore giusto e come cambiare sistema POS per passare dalla cassa che hai adesso.