Carta digital para restaurantes

Un PDF de tu menú impreso detrás de un código QR no es una carta digital. Es una fotocopia que los clientes amplían con los dedos en el móvil, y que deja de estar actualizada en cuanto a la cocina se le acaba algo. Una auténtica carta digital para restaurantes es el propio menú, almacenado como datos: los mismos platos, precios, alérgenos y disponibilidad que se transmiten al TPV, a la cocina, al menú QR con pedidos móviles que tus clientes usan en la mesa.

La diferencia la ves el mismo día que cambia un precio. Con el menú impreso, alguien tiene que volver a teclearlo en el TPV, enviar el menú a la impresora, editar la web e iniciar sesión en cada tableta de reparto, y siempre se pasa por alto alguno de esos pasos. Así es como una hamburguesa acaba costando 14,50 en el comedor, 13,90 en la web y otra cosa diferente en la app de reparto, y nadie en la sala sabe cuál es el precio correcto. Si vendes a través de agregadores, un TPV para comida para llevar que envíe un único menú a todas las plataformas es la mitad del camino hacia la digitalización.

Una reflexión antes de entrar en detalles. La pantalla que ve el cliente importa mucho menos que dónde está el menú. Elige el sistema que mantenga un menú maestro y lo publique en todas partes, y el código QR, la tableta y la web se convertirán en detalles que podrás cambiar más adelante.

¿Qué es una carta digital?

Una carta digital es el menú de un restaurante que se mantiene como datos en tiempo real en lugar de en formato impreso, de modo que los clientes lo leen en una pantalla y cada cambio se refleja en todas partes al mismo tiempo.

• Platos, precios y fotos
• Alérgenos y etiquetas dietéticas
• Modificaciones y complementos
• Disponibilidad y platos agotados
• Traducciones para clientes extranjeros

Es el registro maestro del que se alimentan el TPV, las pantallas de la cocina, el código QR, la web y las apps de reparto.

Un menú digital suele estar en uno de estos tres sitios:

• Dentro del TPV de tu restaurante, cuando el personal introduce los pedidos desde
• En tu página web, a través de un creador de páginas web para restaurantes
• En una aplicación de menú independiente vinculada a tu TPV

En resumen: un solo menú, que se edita una vez y se muestra correctamente en todas las pantallas que vean tanto los clientes como los cocineros.

Menú digital vs menú en papel vs menú en PDF

Hay tres cosas que se llaman «menú» en un móvil, y solo una de ellas se merece ese nombre. La confusión sale cara, porque los propietarios compran la opción barata pensando que se han pasado al formato digital y luego se preguntan por qué nada se ha simplificado.

Menú en papel

Impreso, plastificado o escrito con tiza en una pizarra. Sigue siendo lo más agradable de tener en la mano en un comedor tranquilo, y nunca se queda sin batería, pero cada cambio supone una reimpresión o tachar una línea con bolígrafo.

Menú en PDF

El archivo de impresión que se sube detrás de un código QR o un enlace web. Te ahorra el gasto de la imprenta y nada más: no puede ocultar un plato que se ha agotado, no puede filtrar por alérgenos y, en un móvil pequeño, el cliente tiene que ampliar una página diseñada para formato A4.

Menú digital

Cada plato es un registro con su precio, foto, alérgenos, opciones de personalización y disponibilidad. El móvil del cliente, el dispositivo del camarero y la pantalla de la cocina leen el mismo registro, así que un cambio que se hace una vez se aplica en todas partes.

Diferencia clave:

• Un menú en PDF simplemente traslada el papel a una pantalla. Un menú digital sustituye el papel por datos.
• Solo la versión digital puede tomar pedidos, llevar un control de existencias, mostrar alérgenos y mantenerse sincronizada en todos los canales.

El código QR es solo la puerta de acceso al menú, y funciona igual independientemente de cuál de los tres dispositivos haya detrás. El código en sí, dónde colocarlo y cómo asegurarte de que se escanee con poca luz, lo explicamos en nuestro artículo sobre menús con códigos QR.

Tipos de menús digitales

Todos los tipos que te cuento a continuación muestran el menú en una pantalla. Lo que los diferencia es quién maneja la pantalla y si el cliente puede hacer el pedido desde ella.

La mayoría de los restaurantes acaban utilizando dos o tres de estos a la vez: un menú solo para ver o para pedir y pagar en la mesa, el mismo menú en la web y el mismo menú otra vez en Deliveroo o Uber Eats. Por eso precisamente la fuente es más importante que el formato. Los quioscos son una inversión diferente con sus propios cálculos, que desglosamos en la guía sobre quioscos de autoservicio.

Cómo funciona un menú digital

Los pasos que te explicamos a continuación parten de la base de que el menú digital está integrado en el TPV, que es la configuración que elimina la mayor parte del trabajo duplicado. Con una app de menú independiente, los pasos dos y cinco implican una sincronización entre dos sistemas, y esa sincronización es la parte más complicada de probar.

1. El menú se crea una sola vez

En la trastienda, cada plato tiene su nombre, descripción, precio, foto, categoría, opciones personalizables, alérgenos y traducciones. Una hamburguesa ya no es solo una línea de texto. Es un registro con una opción de temperatura de cocción, tres extras de pago, una indicación de gluten en el pan y un nombre en alemán para los turistas.

2. A cada plato se le indica dónde va

Qué puesto de cocina lo prepara, en qué menús aparece (almuerzo, cena, bar, entrega a domicilio), a qué hora está disponible y si su precio varía en los agregadores para cubrir su comisión. Esta asignación es la parte más lenta de la configuración y la que se amortiza cada día a partir de entonces.

3. El menú se publica en todos los canales

Los mismos datos aparecen como botones en el TPV, como página del menú al escanear el código QR de cada mesa, como sección de menú en tu página web y como anuncios en las apps de reparto. Nadie tiene que volver a escribir nada.

4. Los pedidos llegan a través de los mismos registros

Cuando un cliente pide desde su móvil o un camarero introduce el pedido, este lleva el plato, sus modificaciones y sus indicaciones de alérgenos directamente a la pantalla correcta del sistema de visualización de la cocina. Si luego el cliente también paga desde el móvil, el proceso continúa hasta el paso de pago que describimos en nuestro artículo sobre cómo pagar en la mesa.

5. Los cambios se reflejan en todas partes

Cambia un precio, marca un plato como agotado o programa la lista de la hora feliz, y todos los canales lo muestran en cuestión de segundos. Un buen sistema también guarda un historial de versiones, así que el gerente que se equivocó al introducir un precio a las 18:00 h puede revertirlo sin tener que volver a crear el plato.

Así es como se ve en una noche real. Una brasserie con capacidad para 90 comensales cerca del paseo marítimo de Lisboa, un viernes de julio. Más de la mitad de los comensales son turistas, el menú está en portugués, inglés, francés y alemán, y aproximadamente un tercio de las mesas piden más bebidas a través del código QR. A las 20:10, la cocina sirve su 24.ª dorada a la parrilla, la última. El jefe de cocina marca «agotado» en la pantalla de la sala de control. En cuestión de segundos, el plato aparece desactivado en el móvil de todos los clientes, desaparece del menú de la web y deja de estar disponible en las apps de reparto.

El mes anterior, con los menús en papel, ese mismo plato se agotó a una hora similar y los camareros se pasaron el resto de la noche pidiendo disculpas: once mesas pidieron un pescado que ya no estaba disponible, cada una tardó otros cuatro o cinco minutos en elegir otra cosa, y hubo que reembolsar dos pedidos a domicilio que acabaron con una reseña de una estrella. Nada de eso es dramático por sí solo. Pero si lo sumas a lo largo de todos los viernes del verano, son horas de trabajo de los camareros y un montón de molestias que se podrían haber evitado.

Lo que cambia con un menú digital, y lo que no

El primer cambio es el que esperan los propietarios: se acabaron las reimpresiones. Cada subida de precios, plato de temporada o cambio de proveedor solía suponer una tirada de impresión, y en un año de inflación alimentaria eso podía suponer cuatro o cinco tiradas. Con un menú digital, el gasto en impresión se reduce a las pocas copias en papel que guardas para los clientes que las quieran.

El segundo cambio es menos obvio, pero tiene más valor. Las modificaciones del menú dejan de ser un proyecto. Cuando cambiar un precio te lleva treinta segundos en lugar de toda una tarde, realmente lo haces, lo que significa que los precios se ajustan a tus costes de alimentos en lugar de ir seis meses por detrás. Si no estás seguro de dónde colocar un plato, el recomendador de precios del menú te da una cifra inicial basada en el coste del plato y el margen objetivo.

En tercer lugar, el menú empieza a generar datos. Qué platos miran los clientes y cuáles no piden, qué mesas los consultan y a qué horas, en qué idioma los leen. Esa es la materia prima para la ingeniería de menús, y en papel simplemente nunca la tenías.

Ahora, lo que no hace. Un menú digital no hace que se vendan los platos menos atractivos. Cuarenta platos con descripciones vagas resultan igual de confusos en un móvil que en una tarjeta, a menudo incluso más, porque el cliente ve cuatro de ellos a la vez. Tampoco sustituye a la hospitalidad. Un camarero que explica los platos del día y recomienda un vino sigue vendiendo más que una pantalla, y en un restaurante de alta cocina, tener un móvil en la mesa puede dar la sensación de que el local ha dejado de esforzarse.

Siempre habrá clientes que prefieran el papel: los clientes habituales de más edad, la gente a la que se le ha quedado la batería sin carga, cualquiera que haya salido para desconectar del móvil. Ten a mano un pequeño montón de menús impresos, actualízalos cuando cambien los precios y nunca hagas que el móvil sea la única forma de leer el menú. Un menú digital debería ser la copia principal, no la única copia.

Alérgenos e información dietética en un menú digital

Los alérgenos son el punto fuerte por el que un menú digital se gana su lugar tanto en la cocina como en el comedor. Según la normativa de la UE (Reglamento 1169/2011), los restaurantes tienen que proporcionar información sobre 14 alérgenos específicos para cada plato, incluyendo los alimentos que no están preenvasados, y cada país decide cómo se facilita esa información. En papel, eso suele significar una carpeta en la barra o una nota al pie que nadie lee.

Un menú digital almacena los alérgenos como etiquetas en cada plato, en lugar de como texto en la descripción. Esto tiene tres ventajas prácticas. Los clientes pueden filtrar el menú para que solo se muestre lo que pueden comer, lo cual es más rápido y más cómodo que leer cada línea. La indicación de alérgenos va con el pedido, así que el cocinero la ve en la hoja de pedido en lugar de tener que confiar en que el camarero se acuerde. Y cuando la cocina cambia de proveedor y el nuevo pesto lleva anacardos, solo tienes que cambiar una etiqueta y queda corregido en todas partes, incluida la página web.

El punto débil son los propios datos. Un menú digital es tan preciso como la persona que introdujo los alérgenos, y una etiqueta errónea publicada en cinco canales supone cinco veces más exposición. Nombra a una persona responsable de los datos de alérgenos, compáralos con las recetas cada vez que cambie un proveedor o una receta, y ten una matriz impresa en la cocina por si algún día se queda sin batería la tableta. La parte del proceso, desde las fichas de recetas hasta la formación del personal, la encontrarás en nuestro artículo sobre la gestión de alérgenos en restaurantes.

Traducciones: un menú, varios idiomas

Para un restaurante en una zona turística, las traducciones son la característica que justifica la inversión en todo el sistema. Un menú que se abre en el propio idioma del cliente se lee correctamente, y un cliente que entiende los platos pide con más confianza, hace menos preguntas básicas al camarero y es menos probable que se limite a pedir lo único que reconoce.

Los mejores sistemas detectan el idioma configurado en el móvil del cliente y abren el menú en ese idioma, con una opción para cambiar si alguien quiere otro. Detrás de todo esto hay una traducción para cada plato, que puedes editar, y deberías hacerlo. La traducción automática se las arregla bastante bien con «pollo a la parrilla con verduras de temporada», pero puede convertir el nombre de un plato regional en un sinsentido o traducir un juego de palabras al pie de la letra. Mantén los nombres de los platos estrella en el idioma original, traduce la descripción que aparece debajo y haz que un hablante nativo revise tus veinte platos más vendidos.

Las traducciones también necesitan mantenimiento. Cada plato nuevo necesita sus traducciones antes de que se publique, o los clientes alemanes verán una frase en inglés en medio de un menú en alemán. Incorpora esto a la rutina de añadir un plato, en lugar de dejarlo como una tarea de limpieza para más adelante.

Qué buscar en un menú digital

Todas las demostraciones de los proveedores muestran un menú bonito en un móvil. Estas son las preguntas que diferencian un sistema que te ayuda en un sábado ajetreado de uno que solo queda bien en una reunión de ventas.

1. Un menú para todos los canales

El menú de la caja, el menú QR, la página web y las apps de reparto deberían proceder todos de los mismos datos. Si el menú de la página web es una página aparte que alguien edita a mano, te has comprado un segundo menú que mantener. Pregunta en la demostración: «Ahora cambio este precio. Muéstrame cómo queda en la página web y en Uber Eats».

2. Agotado con un solo toque

Cuando se agote un plato en la cocina, con un solo toque debería desaparecer de todos los canales, y con otro debería volver a aparecer. Mejor aún, el sistema te avisa antes de que ocurra: si la gestión de inventario del restaurante sabe que quedan cuatro raciones de dorada, la cocina puede decidir si las reserva para las reservas. Pregunta quién puede marcar un plato como agotado y cuánto tarda en desaparecer de los móviles de los clientes.

3. Menús y precios programados

Menús de almuerzo y cena, una lista de brunch los fines de semana, precios de happy hour de cinco a siete. Todo debería cambiar automáticamente a la hora adecuada. Pregunta qué pasa con una mesa que abrió su cuenta a las 18:55 con precios de happy hour cuando el reloj pasa de las siete: la respuesta correcta es que las cuentas abiertas mantienen el precio con el que empezaron.

4. Modificadores que llegan intactos a la cocina

Poco hecho, sin cebolla, salsa aparte, leche de avena. Los clientes que piden desde el móvil usan estas opciones mucho más de lo que se atreverían a decirlas a un camarero, así que el menú tiene que ofrecerlas de forma estructurada y la hoja de pedido de la cocina tiene que mostrarlas claramente. Pide que te enseñen cómo llega un pedido con muchas modificaciones a la pantalla de la cocina.

5. Los alérgenos como datos, no como descripción

Comprueba que los alérgenos sean etiquetas por las que el cliente pueda filtrar, que cubran los 14 alérgenos de la UE si operas en Europa y que se impriman o se muestren en las órdenes de cocina. Pregunta cómo se refleja en la web un cambio en los alérgenos de una receta.

6. Traducciones que puedes editar

Detección automática del idioma, un selector manual y traducciones por plato que puedas corregir. Pregunta cuántos idiomas admite, si las escrituras de derecha a izquierda, como el árabe, se muestran correctamente, y cómo te avisa cuando a algún plato le falta la traducción.

7. Velocidad con señal débil

Los clientes escanean en sótanos, en terrazas y en el fondo del local, donde la señal Wi-Fi es débil. El menú debería cargarse rápido con datos móviles, comprimir las fotos de forma adecuada y nunca pedir a nadie que descargue una app. Pregunta cómo se carga en un móvil con el Wi-Fi desactivado, estando en el rincón con peor cobertura del local.

8. Historial de versiones y permisos

¿Quién puede cambiar los precios, quién solo puede marcar artículos como agotados y puedes ver quién cambió qué y cuándo? Un aprendiz que quite un cero al precio de tu mejor vino te va a salir caro antes de que nadie se dé cuenta. Pide que se revierta un cambio en la demo.

9. Datos que te permiten actuar

Estadísticas por mesa y hora, artículos vistos frente a los pedidos, combinación de idiomas. Pregunta si los datos del menú aparecen junto a tus informes de ventas o en un panel de control aparte que nunca vas a abrir.

¿Cuánto cuesta una carta digital?

El precio varía desde cero hasta una suscripción mensual, y la opción más barata suele ser la más cara una vez que cuentas todo el trabajo que conlleva.

Herramientas gratuitas de QR y PDF. Un generador de códigos QR y un PDF no cuestan nada. Tampoco te ahorran nada más allá de la impresión, porque cada cambio sigue implicando editar el archivo, volver a subirlo y actualizar manualmente el TPV, la web y las apps de reparto.

Aplicaciones de menú independientes. Los servicios que solo ofrecen menús cobran una cuota mensual por local, a veces con una comisión por cada pedido si los clientes piden a través de ellos. Te ofrecen un menú digital en condiciones en el móvil del cliente, pero, a menos que se sincronicen bidireccionalmente con tu TPV, ahora tendrás que llevar dos menús: uno para los clientes y otro para la caja.

Un menú integrado en el TPV. Muchas plataformas para restaurantes incluyen el menú digital en la suscripción, junto con los códigos QR y el menú de la página web. Pagas por la plataforma en lugar de por el menú, y el menú no tiene una segunda copia que mantener al día.

El coste oculto es volver a teclear la información, así que vale la pena cuantificarlo. Imagina que un responsable dedica 25 minutos a cada cambio de menú, actualizando el TPV, la web y tres plataformas de reparto, y que el menú cambia dos veces por semana con ofertas especiales y platos agotados. Eso supone más de 40 horas al año del tiempo de un gerente dedicadas a copiar la misma información de una pantalla a otra, sin contar aún el coste de los errores. En la mayoría de los locales, solo ese tiempo ya vale más que un año de cualquier suscripción al menú.

Los planes y precios de Tableview son por local, sin gastos de instalación, y el menú digital y el creador de páginas web están incluidos en todos los planes a partir del Starter, así que el menú digital no te lo cobran aparte.

Cómo elegir un menú digital para tu restaurante

La configuración adecuada depende más de cómo pidan tus clientes que del tamaño del local.

Servicio completo y alta cocina

Un menú digital solo para consultar, con filtros de alérgenos e idiomas, que se usa junto con el servicio de mesa y un pequeño stock de menús en papel. Los clientes leen el menú en su móvil si quieren, pero el camarero sigue tomando la comanda. La mayoría de los restaurantes de servicio completo sacan el máximo partido a la gestión interna, no al código QR: un solo menú, precios que cambian en segundos y alergénicos que llegan a la cocina.

Restaurantes informales y bistrós

Pedir y pagar desde el móvil las bebidas y las segundas rondas, mientras los camareros se encargan del pedido principal. Esto alivia la presión en el momento más ajetreado de la noche sin que el local parezca falto de personal, y se adapta bien a los restaurantes informales y bistrós que cambian del menú de mediodía al de la cena.

Bares y discotecas

Pide desde el móvil desde las mesas y en las cabinas, para que los clientes dejen de hacer cola en una barra abarrotada para pedir una segunda ronda. La programación de la hora feliz es más importante aquí que en ningún otro sitio, y es el terreno de un TPV para bares y discotecas.

Hoteles y complejos turísticos

Menús diferentes para cada punto de venta, desde el bar de la piscina hasta el servicio de habitaciones, todo gestionado desde un mismo sitio. El menú de la habitación debería cargar los pedidos a la cuenta de la habitación del huésped, lo cual es un requisito tanto del servicio de restauración del hotel como del propio menú.

Comida para llevar, reparto a domicilio y cocinas en la nube

Aquí el menú digital se encuentra principalmente en las apps de reparto y en tu propia página de pedidos, así que la sincronización bidireccional con los agregadores es la característica que más importa. Si gestionas varias marcas virtuales desde una misma cocina, cada una necesita su propio menú y sus propios precios, que es la realidad cotidiana de las cocinas en la nube. Cómo funcionan esas integraciones por detrás se explica en nuestro artículo sobre la integración con apps de reparto.

Dónde encaja Tableview y dónde no

En Tableview, el menú digital es el menú del TPV. Creas cada plato una sola vez en el back office, con fotos, opciones personalizables, los 14 iconos de alérgenos de la UE, información calórica y traducciones, y esos mismos datos aparecen en el TPV, en la pantalla de la cocina y en el menú electrónico que los clientes abren a través de un código QR en su mesa, sala o barra. El E-Menu se ejecuta en el navegador del móvil, así que nadie tiene que descargar una app; detecta el idioma del cliente y admite más de 20 idiomas, incluidas las escrituras de derecha a izquierda, y los clientes pueden filtrar los platos según sus necesidades dietéticas.

Los clientes pueden echar un vistazo, pedir con opciones personalizadas y pagar desde su móvil; los pedidos van directamente a la pantalla de la cocina o a la impresora. Si marcas un plato como agotado, desaparece del menú digital, de la página web que crees con Instant Site y de las plataformas de reparto conectadas a Tableview. Los precios de la hora feliz y de temporada se aplican según un horario; las cuentas abiertas mantienen el precio inicial, y cada cambio tiene un historial de versiones. Las cocinas en la nube tienen un menú independiente por marca; los hoteles, uno por establecimiento; y los pedidos en la habitación se cargan en la cuenta del huésped. Los pagos desde el móvil se procesan a través de la misma configuración de pagos del restaurante que el resto del local.

Cuando otra opción es mejor:

• Si quieres pantallas de menú digitales en la pared, encima de la barra, necesitas software de señalización digital y pantallas. Tableview no vende ninguna de las dos cosas.
• Si quieres tu propia app de marca en la App Store, con notificaciones push y un programa de fidelización integrado en la app, un creador de apps especializado te ofrecerá más posibilidades. El menú de Tableview se ejecuta en el navegador a propósito.
• Una cadena con cientos de locales y su propio sistema de pedidos se adapta mejor a un sistema empresarial diseñado en torno a ese sistema.

Siguiente: diseño del menú del restaurante para saber qué incluir, estrategia de precios del menú para las cifras y sistemas de gestión de menús para la trastienda.