POS con KDS: integrato o aggiuntivo

La maggior parte dei problemi con lo schermo in cucina non sono problemi dello schermo. Il tablet appeso al muro funziona bene. Ciò che non funziona è la comunicazione tra la cassa e la cucina: un’opzione aggiuntiva che arriva su una riga separata, un annullamento che non arriva mai alla griglia, un ordine da consegnare che viene stampato in ufficio invece di apparire sul pass. Scegliere un POS con KDS significa in realtà valutare quanto bene questi due sistemi comunichino tra loro, e se siano davvero un unico sistema. Il sistema di visualizzazione in cucina è efficace solo quanto gli ordini che riceve.

La questione si è complicata dato che gli ordini arrivano da più fonti. Un ordine al tavolo da un cameriere, un ordine tramite QR dalla terrazza, un ordine da asporto dal tuo sito web e da tre piattaforme di consegna devono tutti arrivare sugli stessi schermi, nello stesso formato e nella giusta sequenza. Un sistema POS per asporto che riunisce tutti questi canali in un’unica coda risolve metà del problema. L’altra metà riguarda ciò che succede dopo che l’ordine lascia la cassa.

La nostra opinione, la diciamo subito: per la maggior parte dei ristoranti indipendenti, un KDS integrato nel POS è meglio di uno schermo più bello ma aggiunto tramite un’integrazione. Non perché i componenti aggiuntivi siano cattivi, ma perché ogni punto di congiunzione tra due sistemi è un punto in cui un ordine può cambiare, bloccarsi o andare perso, e quei punti li scoprirai il venerdì sera, non durante la demo.

Cos’è un POS con KDS?

Un POS con KDS è un punto vendita che invia ogni ordine direttamente agli schermi in cucina, suddiviso per postazione, senza bisogno di stampare o reinserire i dati.

• Ordini indirizzati per postazione
• Modifiche e note sulle allergie
• Portate in attesa e in cottura
• Timer degli scontrini per postazione
• Notifica dello stato “Pronto” alla cassa

Mette in contatto chi prende le ordinazioni con chi le prepara, così un piatto ordinato al bancone o al tavolo arriva al cuoco giusto in un secondo o due.

Un POS con KDS di solito si presenta in una delle tre forme seguenti:

• Un KDS integrato direttamente nel POS del ristorante
• Un modulo KDS a pagamento dello stesso fornitore del POS
• Un’app KDS separata collegata tramite un’integrazione

In breve: le ordinazioni passano dalla cassa al cuoco giusto su uno schermo, senza che nulla venga stampato, copiato o perso lungo il percorso.

KDS integrato, aggiuntivo o di terze parti

I fornitori usano il termine “integrato” per tutte e tre le configurazioni, quindi la parola di per sé non dice granché. Ciò che conta è chi possiede i dati dell’ordine e quante volte questi vengono convertiti nel percorso verso la cucina.

KDS integrato

Gli schermi della cucina funzionano sulla stessa piattaforma del POS, con lo stesso menu, le stesse opzioni e lo stesso registro degli ordini. Quando un cameriere modifica un ordine, la cucina vede la modifica sullo scontrino originale, perché c’è un solo scontrino. Le modifiche al menu vengono effettuate una sola volta.

KDS aggiuntivo del fornitore

L’azienda del POS vende il proprio display da cucina come app separata o abbonamento. Toast, Square e Clover vendono tutte app di display da cucina per i propri POS. I dati di solito risiedono in un unico posto, quindi funziona in modo molto simile a un sistema integrato, ma paghi per ogni schermo e la ricchezza delle funzionalità può essere inferiore rispetto al prodotto principale.

KDS di terze parti

Un’azienda specializzata in display da cucina si collega al tuo POS tramite un’integrazione. Queste app possono essere molto complete dal punto di vista delle funzionalità per la cucina e ti permettono di mantenere il POS che ti piace. Il compromesso è la conversione: l’ordine viene ricostruito in un secondo sistema e tutto ciò che l’integrazione non riesce a mappare, da un modificatore annidato a una sospensione di una portata, va perso o arriva in una forma diversa.

Differenza fondamentale:

• I sistemi integrati e quelli aggiuntivi di terze parti condividono un unico record dell’ordine. Un KDS di terze parti lavora su una copia.
• La copia va bene finché non cambia qualcosa dopo l’invio dell’ordine, e in una cucina affollata succede sempre qualcosa.

Se stai ancora decidendo se abbandonare del tutto la carta, il nostro confronto tra KDS e stampanti da cucina ti aiuta a fare questa scelta.

Modi per collegare la cucina alla cassa

La maggior parte delle cucine rientra in questa lista e molte utilizzano due configurazioni contemporaneamente, con schermi sulla linea di cottura e una stampante al bar o nella zona pasticceria.

La linea con solo la stampante merita rispetto. Un bar con otto piatti caldi e un solo cuoco ai fornelli potrebbe non aver mai bisogno di uno schermo, e una stampante che funziona da dieci anni non è un problema da risolvere.

Come funziona un POS con KDS

I passaggi sono gli stessi a prescindere dalla configurazione che usi. La differenza sta nel numero di operazioni che avvengono all’interno di un unico sistema e in quelle che dipendono da un’integrazione che trasferisce i dati.

1. Ogni voce del menu sa a quale postazione appartiene

Quando si crea il menu, ogni voce viene assegnata a una postazione: la bistecca alla griglia, le patatine alla friggitrice, le insalate alla preparazione dei piatti freddi, i dolci alla pasticceria. Alcune voci vanno a due postazioni, come un hamburger il cui hamburger va alla griglia mentre il panino e i contorni vanno al banco di assemblaggio. Questa configurazione è la base, e la maggior parte dei problemi di smistamento deriva dall’assegnazione di una voce al posto sbagliato.

2. L’ordine viene inserito da qualsiasi posto

Un cameriere lo inserisce al tavolo, un cassiere al bancone, un cliente tramite un menu QR, oppure arriva da una piattaforma di consegna o dal tuo sito web. Con un KDS integrato, tutti questi sono lo stesso tipo di ordine. Con un KDS di terze parti, ogni canale deve passare attraverso l’integrazione, e gli ordini di consegna sono quelli che più spesso vengono tralasciati.

3. L’instradamento suddivide lo scontrino

Il sistema suddivide l’ordine in ticket per ogni postazione. La postazione della griglia vede due bistecche e le relative temperature, quella della friggitrice vede i contorni, quella della preparazione a freddo vede gli antipasti. Ogni ticket di postazione riporta le modifiche e le note sulle allergie relative alle proprie pietanze, mentre lo schermo di esposizione mostra l’ordine completo.

4. Le portate aspettano di essere preparate

Nel servizio al tavolo, i piatti principali vengono tenuti in attesa finché il cameriere non li fa servire, di solito quando vengono ritirati gli antipasti. La cucina vede la portata in attesa in grigio o in coda, così la griglia può organizzarsi, e il timer parte solo quando la portata viene servita.

5. I cuochi danno il via, l’expo assembla

Quando una postazione finisce la propria parte, il cuoco la segnala con un tocco. L’expo vede quali parti di ogni ordine sono pronte e chiama il resto. I timer diventano gialli e poi rossi man mano che le pietanze superano il tempo previsto.

6. Lo stato torna al POS

Una volta completata l’ordinazione, la cassa lo rileva. I camerieri vedono che il tavolo 12 è pronto, la schermata delle ordinazioni da ritirare si aggiorna e alle piattaforme di consegna può essere comunicato che l’ordinazione è pronta. I tempi delle ordinazioni vengono registrati per ogni postazione e ora, così il turno della settimana successiva può basarsi su dati reali.

Ecco come si svolge la sequenza un venerdì in una griglieria di quartiere da 70 coperti con tre postazioni (griglia, friggitrice, piatti freddi) e un’area di preparazione. Alle 19:20 ci sono 31 ordini in corso. Un tavolo da sei con un’allergia alle noci su un antipasto; l’avviso di allergia appare in rosso sul ticket della postazione fredda e sull’area di esposizione. Due minuti dopo, un ordine Deliveroo per due hamburger e patatine arriva sugli schermi della griglia e della friggitrice con un’etichetta di consegna e un orario di ritiro, nella stessa coda della sala da pranzo. I piatti principali del tavolo da sei vengono messi in attesa. Alle 19:31 il cameriere li mette in cottura e lo schermo della griglia mostra quattro bistecche e due porzioni di pesce con un tempo previsto di 12 minuti.

Alle 7:34 il cameriere cambia la cottura di una bistecca da media a media-al sangue. Su un KDS integrato, il ticket originale si aggiorna sullo schermo della griglia e la modifica viene evidenziata. In un sistema poco integrato, la stessa modifica spesso arriva come un secondo ticket o una ristampa, e ora la griglia ha due ticket per una sola bistecca. La griglia è a 14 minuti rispetto al tempo previsto di 12 minuti, i suoi ticket sono diventati rossi e l’expo toglie un cuoco dalla friggitrice per cinque minuti. Lunedì, il responsabile vede nel report sui tempi delle comande che la postazione alla griglia ha superato l’obiettivo tra le 7:30 e le 8:15 di venerdì e sabato, e aggiunge un cuoco in quella fascia oraria.

Cosa va storto quando il POS e il KDS sono separati

I display da cucina di terze parti possono funzionare molto bene. Ma quando non funzionano, i problemi si presentano quasi sempre negli stessi punti. Se mantieni il tuo POS e aggiungi un KDS separato, prova ciascuno di questi prima di firmare.

Modificatori annidati. “Hamburger, senza cipolla, aggiungi pancetta, salsa a parte, panino senza glutine” è un unico piatto con quattro modificatori. Alcune integrazioni lo scompongono in cinque righe o eliminano i modificatori che non riconoscono. Chiedi di inserire il tuo piatto più complicato e guarda esattamente cosa vede la griglia.

Modifiche e annullamenti dopo l’invio. Una temperatura cambiata, un contorno rimosso, un piatto cancellato. Se l’integrazione può inviare solo nuovi ordini e non le modifiche, in cucina arriva un secondo ticket o niente. I cuochi allora lavorano in base a quello che ricordano, ed è così che finiscono per cucinare due bistecche per un solo ospite.

Ritardi tra le portate. Tenere in attesa i piatti principali finché il cameriere non li serve dipende dal fatto che entrambi i sistemi capiscano la sequenza delle portate. Se il KDS non lo fa, tutto viene servito in una volta sola e la cucina deve gestire i tempi dei tavoli a occhio.

Consegne e ordini online. Gli ordini dalle piattaforme di consegna spesso arrivano al POS tramite un tablet o un connettore separato. Se quel connettore non li invia al KDS, vengono stampati altrove o inseriti a mano. I canali di ordinazione coinvolti nelle consegne tramite terze parti sono proprio dove le cose vanno storte più spesso.

Modifiche al menu inserite due volte. Un nuovo piatto, una postazione cambiata, una voce rimossa: se il KDS mantiene una propria copia del menu, qualcuno deve aggiornare entrambe le versioni, e il giorno in cui se ne dimenticano, una nuova specialità viene stampata senza essere assegnata a nessuna postazione.

Avvisi sulle allergie. Una nota sulle allergie inserita come testo libero nel POS potrebbe arrivare sul KDS come testo normale nel mezzo dello scontrino, non come avviso evidenziato. Non è solo un problema estetico. Come le informazioni sulle allergie dovrebbero circolare in cucina è spiegato nel nostro articolo sulla gestione degli allergeni.

Due linee di assistenza. Quando uno scontrino va perso, l’azienda del POS dice che l’ordine è stato inviato e quella del KDS sostiene che non sia mai arrivato. Qualcuno deve dimostrare chi ha sbagliato, e di solito sei tu.

La rete. Se il KDS ha bisogno di Internet per ricevere gli ordini da un POS cloud, un’interruzione blocca la cucina anche se le casse continuano a funzionare. Chiedi cosa succede agli ordini presi offline e quando arrivano sugli schermi. La questione più ampia di come gestire un’interruzione è trattata nel nostro articolo sul sistema POS offline.

Cosa cercare in un POS con KDS

Ogni demo mostra una schermata ordinata con tre comande. Queste sono le domande che ti dicono come si comporterà con quaranta comande.

1. Regole di instradamento per singolo articolo, non solo per categoria

La maggior parte delle voci segue la propria categoria, ma alcune no: l’hamburger che va sia alla griglia che al banco di assemblaggio, il dessert impiattato dalla postazione dei freddi nelle serate tranquille. Chiedi se una voce può andare a due postazioni e se l’instradamento può cambiare a seconda dell’ora del giorno.

2. Modificatori e allergie visualizzati esattamente come inseriti

Ogni modificatore dovrebbe apparire sotto la relativa voce, nell’ordine in cui il cameriere l’ha inserito, e le allergie dovrebbero risaltare con un colore diverso, non nascondersi in una nota. Chiedi di inserire la voce più complicata e di leggere lo scontrino da tre metri di distanza.

3. Modifiche che aggiornano lo scontrino originale

Una modifica dopo l’invio dovrebbe aggiornare lo scontrino sullo schermo ed evidenziare ciò che è cambiato, mentre un annullamento dovrebbe rimuoverlo. Chiedi a chi fa la dimostrazione di cambiare una temperatura e di annullare un contorno dopo che l’ordine è stato inviato, poi guarda lo schermo della griglia.

4. Attesa e cottura delle portate

Per il servizio al tavolo, i piatti principali dovrebbero rimanere in attesa fino all’attivazione, visibili ma non ancora cronometrati. Chiedi come un cameriere attiva una portata e cosa vede la cucina prima e dopo.

5. Tutti i canali sugli stessi schermi

Sala da pranzo, bancone, QR, sito web e piattaforme di consegna dovrebbero apparire tutti in un’unica coda, contrassegnati per canale, con gli orari di ritiro sugli ordini da asporto. Chiedi di vedere un ordine da asporto in arrivo mentre i ticket per il servizio in sala sono aperti.

6. Timer e tempi target per postazione

La friggitrice e la griglia non dovrebbero condividere lo stesso tempo obiettivo. Controlla i cambiamenti di colore alle soglie che hai impostato per ogni postazione e verifica quanti ordini ci sono in corso in quel momento in ciascuna postazione.

7. Una vista dell’area di preparazione e lo stato “pronto” visibile alla cassa

L’area di preparazione ha bisogno dell’ordine completo, con lo stato di avanzamento di ogni postazione. Quando è pronto, i camerieri e lo schermo di ritiro dovrebbero saperlo senza che nessuno debba andare a controllare. Chiedi cosa vede il cameriere quando il tavolo 12 è pronto.

8. Funzionamento senza Internet

Gli ordini dovrebbero continuare a fluire dai registratori di cassa agli schermi tramite la rete locale se Internet si interrompe, e sincronizzarsi quando torna. Chiedi loro di scollegare il router durante la demo.

9. Hardware a scelta

Alcuni sistemi richiedono gli schermi del fornitore; altri funzionano su tablet standard tramite browser. L’hardware standard è più economico da sostituire quando uno schermo si rompe alle 20:00. Cosa resiste in una cucina calda è spiegato nel nostro articolo sui tablet POS per ristoranti.

10. I report sui tempi di preparazione degli ordini che userai

Tempo medio di evasione degli ordini per postazione e per ora, e quali piatti richiedono più tempo. Chiedi quale report apre il responsabile di cucina di un cliente esistente il lunedì mattina.

Quanto costa un POS con KDS?

Il prezzo dipende da quale delle tre configurazioni scegli e dagli schermi.

KDS integrato. Di solito è incluso in un piano tariffario piuttosto che addebitato per singolo schermo. Paghi il piano POS che lo include, più l’hardware.

KDS aggiuntivo del fornitore. Di solito è previsto un canone mensile per ogni schermo in cucina, oltre all’abbonamento al POS. Quattro schermi significano quattro canoni, che si sommano in una cucina con diverse postazioni e un bancone di servizio.

KDS di terze parti. Ha un abbonamento a sé stante, spesso per schermo, e a volte è prevista una tariffa di integrazione addebitata dall’azienda del POS o da quella del KDS. Metti in conto sia il tempo che i soldi: qualcuno dovrà configurare il sistema e mantenere sincronizzati i due menu.

Schermi e montaggio. Schermi da cucina professionali, tablet con custodie sigillate, supporti a parete e cablaggio. Il dettaglio completo, con esempi concreti in base alle dimensioni della cucina, lo trovi nel nostro articolo su quanto costa un display di cucina.

In Tableview, il KDS è incluso nei piani Pro ed Enterprise, senza costi aggiuntivi per schermo; i dettagli sono nella nostra pagina piani e prezzi.

Come scegliere un POS con KDS per il tuo ristorante

La configurazione giusta dipende dalle postazioni della tua cucina, dai canali di ordinazione e da quanto cambia dopo che un ordine è stato inviato.

Ristoranti con servizio completo

Le sospensioni delle portate, le modifiche dopo l’invio e le segnalazioni di allergie sono fondamentali, perché i tavoli ordinano in più fasi e cambiano idea. Un KDS integrato mantiene queste modifiche sullo scontrino originale. Cerca un sistema di gestione delle portate integrato nello stesso sistema del POS per servizio al tavolo.

Ristoranti informali e bistrot

Menu più brevi, rotazione più veloce e tanti piatti che escono tutti insieme. Di solito bastano due o tre postazioni e uno schermo di esposizione. I timer per ogni postazione sono fondamentali in questo caso, perché una postazione lenta blocca tutti i tavoli. È una situazione tipica dei ristoranti informali e dei bistrot.

Bar con servizio ristorazione

Una cucina piccola e un bar affollato. Spesso basta un unico schermo in cucina, con le bevande che vengono stampate o visualizzate direttamente al bar. Assicurati che le ordinazioni dal conto del bar arrivino in cucina senza che il barista debba portare fisicamente il ticket. Le soluzioni per questo tipo di locale le trovi nella nostra pagina sul POS per bar.

Asporto e consegna a domicilio

I canali di ordinazione sono il cuore di tutto. Ogni piattaforma e il tuo sito web dovrebbero convogliare gli ordini in un’unica coda con gli orari di ritiro, e il sistema dovrebbe rallentare i tempi stimati quando la cucina è sovraccarica. Prova a simulare un ordine da consegna che arriva nel bel mezzo dell’ora di punta.

Food truck e cloud kitchen

Un food truck ha bisogno di uno schermo che continui a funzionare anche senza segnale. Una cloud kitchen che gestisce diversi marchi ha bisogno che ogni ordine sia contrassegnato per marchio su un ticket condiviso, in modo che il giusto imballaggio finisca nella busta giusta. Entrambi gli aspetti sono trattati nella nostra pagina dedicata alle cloud kitchen.

Hotel e resort

Diversi punti di ristoro, una cucina per il servizio in camera e il banchetti, ognuno con il proprio percorso. Gli ordini del servizio in camera richiedono tempi di consegna, mentre i punti di ristoro devono condividere le cucine senza vedere gli ordini degli altri. Questo è il lavoro quotidiano nel settore F&B alberghiero.

Passare a una cucina connessa senza perdere il servizio

Il passaggio dalla carta, o da un KDS separato, è il momento in cui la maggior parte delle cucine perde fiducia negli schermi. Ma gran parte di questo si può evitare.

Per prima cosa, disegna lo schema delle postazioni su carta. Elenca ogni piatto, indicando quale postazione lo prepara e quali piatti vanno a due postazioni diverse. Fai firmare il tutto dallo chef. Un’ora dedicata a questo ti risparmia una settimana di ordini che finiscono nel posto sbagliato.

Tieni la stampante accesa in parallelo per una settimana. Continua a stampare in ogni postazione mentre gli schermi entrano in funzione. I cuochi possono controllare lo schermo confrontandolo con la carta, e nessuno va nel panico se uno schermo si blocca durante il servizio.

Fissa gli obiettivi basandoti su due settimane di tempi reali. Non tirare a indovinare i tempi obiettivo il primo giorno. Lascia che il sistema registri i dati per due settimane, poi imposta l’obiettivo di ogni postazione leggermente al di sotto del tempo che impiega normalmente nelle serate di punta.

Fai un po’ di pratica durante un turno tranquillo. Un pranzo del martedì, non una cena del sabato. Ogni cuoco gestisce i propri ordini, chi lavora in sala impara a richiamare le portate e i camerieri imparano a servire le portate.

Metti da parte la stampante, ma tienine una. Una volta che gli schermi avranno superato indenni due weekend di grande affluenza, disattiva la stampa dalle postazioni. Tieni una stampante configurata come backup per il caso in cui uno schermo si guasti.

Se il passaggio fa parte di un trasferimento completo a un nuovo POS, la nostra guida al cambio di sistema POS copre i dati, l’hardware e i tempi.

Dove Tableview è adatto e dove no

Il display di cucina di Tableview è integrato nella stessa piattaforma del POS, quindi un piatto ordinato al tavolo, da un menu QR o da una piattaforma di consegna diventa un unico ticket, indirizzato alle postazioni che hai impostato: griglia, friggitrice, preparazione freddi, pasticceria, quante ne servono in cucina. L’invio delle portate tiene in sospeso i piatti principali finché il cameriere non li invia. Gli scontrini cambiano colore da verde a giallo a rosso in base ai timer che imposti per ogni postazione; su ogni scontrino compaiono le indicazioni relative ad allergeni e esigenze alimentari, e gli ordini urgenti o VIP possono essere spostati in cima alla coda.

I cuochi possono dare priorità alle voci con un solo tocco, e la vista “expo” mostra lo stato di avanzamento di ogni ordine nelle varie postazioni. Gli ordini tramite QR code, dal tuo sito web e da piattaforme come Uber Eats, Deliveroo e Just Eat finiscono tutti nella stessa coda, e il sistema può prolungare i tempi stimati quando il carico di lavoro delle postazioni diventa troppo elevato. Nelle cucine multimarca ogni ordine è contrassegnato dal marchio. I report mostrano il tempo medio di evasione per postazione e per ora. Funziona in un browser su iPad, tablet Android o terminali che già possiedi, funziona offline e le postazioni che preferiscono la carta possono continuare a usare stampanti Star, Epson o Sunmi. Il KDS è incluso nei piani Pro ed Enterprise.

Quando è meglio optare per un’altra soluzione:

• Se sei soddisfatto del tuo POS attuale e vuoi solo degli schermi in cucina, un KDS che si integri con esso è meno invasivo rispetto alla sostituzione della cassa.
• Se ti serve solo il piano Starter, non include il KDS; il display in cucina è disponibile a partire dal piano Pro.
• Una cucina che si basa su “bump bar” fisici o sistemi di temporizzazione per il drive-thru dovrebbe prima verificare la compatibilità hardware; in Tableview, un “bump” è un tocco sullo schermo.
• Una catena con centinaia di punti vendita fast food trova più vantaggioso un sistema Enterprise progettato per quelle dimensioni.

Leggi anche: monitor di cucina per ristoranti per schermi, montaggio e scontrini; gestione degli ordini per gestire tutti i canali da un unico posto; e ordini online tramite il POS per gli ordini dal tuo sito web.