Precio de un monitor de cocina

Pregunta a tres proveedores cuánto cuesta un monitor de cocina y te darán tres cifras que no se pueden comparar: uno te da el precio solo del hardware, otro te habla de una cuota mensual y no hace ni caso al hardware, y otro te ofrece un paquete que al final resulta que necesita un plan de TPV que tú no tienes. Ninguno de ellos miente. Simplemente están respondiendo a preguntas diferentes.

Así que aquí va la versión clara. Un monitor de cocina, o «pantalla de cocina» como lo llaman la mayoría de los proveedores, tiene cuatro componentes de coste, y el que más sorprende a la gente no son las pantallas. Es la cuota de software por pantalla, que es lo suficientemente pequeña como para pasarla por alto en una demostración, pero lo suficientemente grande como para notarla cada mes durante cinco años. Comprueba primero tu sistema de TPV para restaurantes, porque probablemente ofrezca un módulo KDS, y eso cambia bastante las cuentas.

La respuesta corta

Una sola pantalla comercial con software cuesta entre 400 y 1.100 dólares el primer año. Una configuración de dos pantallas para un bistró oscila entre 1.300 y 3.000 dólares. Una cocina de restaurante informal con cuatro pantallas cuesta entre 2.400 y 6.400 dólares, y un restaurante de comida rápida de gran volumen con entre seis y ocho pantallas debería presupuestar entre 5.400 y 14.400 dólares para el primer año.

Pasado el primer año, el coste del hardware desaparece y solo te queda la cuota del software, que suele oscilar entre 20 y 60 dólares por pantalla al mes. Esa es la cifra en la que debes fijarte, porque es la que se va acumulando.

Estos rangos suponen que vas a añadir un KDS a un TPV que ya tienes. Si compras ambos juntos, el KDS suele ser la parte más barata de la operación, y nuestra guía de precios de sistemas de TPV cubre el resto.

Las cuatro cosas por las que realmente pagas

Pantallas. Software. Instalación. Integración. Todos los presupuestos que recibas son una combinación de estos elementos, y la razón por la que varían tanto es que cada proveedor los agrupa de forma diferente.

Las pantallas son un gasto único, y el rango de precios es enorme: tanto una tableta de 180 dólares como un panel sellado de 1.600 dólares cumplen técnicamente su función. El software se paga mensualmente y, por lo general, por pantalla. La instalación es un gasto único que casi nadie presupuesta correctamente. La integración puede ser cero, si el KDS es un módulo de tu TPV, o un coste real, si no lo es.

La trampa está en comparar un presupuesto que incluye el hardware con otro que solo incluye el software y concluir que el segundo proveedor es más barato. Calcula el coste total a cinco años para ambos antes de decidir nada. Tardas diez minutos y, normalmente, la respuesta cambia por completo.

Pantallas: lo que cuesta realmente cada categoría

Tabletas de consumo: de 150 a 600 dólares por puesto. Un iPad o una tableta Android en un soporte. Están muy bien en un puesto sin mucho ajetreo, en la barra de un café o en un food truck, donde el espacio importa más que la durabilidad. No aguantan el calor ni el vapor, y si se te cae una, ya no sirve. Si calculas sustituirlas cada 18 o 24 meses en una cocina en pleno funcionamiento, ya no parecen tan baratas.

Pantallas profesionales: de 400 a 1.500 dólares por puesto. Una pantalla en condiciones, con una carcasa diseñada para funcionar 16 horas al día. Aquí es donde deberían situarse la mayoría de las cocinas. Una pantalla de estación de 15 pulgadas se sitúa cerca del extremo inferior de ese rango, mientras que una pantalla de exposición de 21 o 24 pulgadas, cerca del extremo superior. A modo de referencia, Clover vende un KDS de 14 pulgadas por 799 dólares y uno de 24 pulgadas por 899 dólares, lo que se sitúa más o menos en el punto medio del mercado.

Unidades selladas y resistentes: de 900 a 2.000 dólares y más. Clasificación IP65 o superior, sin ventilador, cristal resistente a los impactos. Las necesitas encima de una freidora, en una línea de lavado o en cualquier sitio donde se use una manguera al cierre. Cuestan entre dos y tres veces más que un panel comercial y, si las colocas mal, es tirar el dinero. En el lugar adecuado, son la pantalla más barata que jamás comprarás, porque compras una en lugar de tres.

No compres una sola unidad para toda la cocina. Lo más sensato para la mayoría de los restaurantes es poner paneles comerciales en la mayoría de las estaciones y una unidad resistente justo donde realmente está el calor.

La cuota de software y la trampa por rejilla

La mayoría de los proveedores cobran mensualmente, por pantalla. El rango oscila entre 20 y 100 dólares, y la diferencia dentro de ese rango depende sobre todo de si las funciones están incluidas o se venden por separado.

Los ejemplos publicados dejan las cosas claras. Square cobra 20 dólares al mes por dispositivo en su plan Premium y 30 dólares en el Plus. Clover cobra 25 dólares al mes por dispositivo, además del coste del hardware. Lightspeed ronda los 30 dólares por pantalla. Ninguno de estos casos es una excepción; entre 25 y 30 dólares por pantalla es simplemente lo que marca el mercado.

Aquí está la trampa. Con una sola pantalla, 25 dólares al mes no es nada. Con seis pantallas son 150 dólares al mes, 1.800 dólares al año, 9.000 dólares en cinco años, lo cual es más que todo el hardware juntos. Y el número de pantallas no hace más que aumentar: añades una segunda pantalla en la zona de exposición, pones otra en la zona de paso, añades una pantalla para recogidas cuando crece el volumen de entregas. La cuota aumenta exactamente al mismo ritmo que lo que crece.

Así que haz dos preguntas durante la demostración. ¿El precio es por pantalla o por ubicación? ¿Y cuánto cuesta añadir una séptima pantalla? Un precio por ubicación que parece caro con dos pantallas suele ser mucho más barato con seis, y un proveedor que no se compromete a decirte el precio marginal de la siguiente pantalla te está diciendo algo.

Instalación: la parte que nadie incluye en el presupuesto

Aquí es donde la primera factura supera el presupuesto.

Los soportes cuestan entre 40 y 200 dólares por pantalla, dependiendo de si quieres un soporte fijo o un brazo articulado. El cableado es el verdadero coste: llevar la corriente y la red hasta un punto situado por encima del paso en una cocina con paredes alicatadas y sin espacio accesible en el techo es trabajo de electricista, y lo normal es que te cueste entre 300 y 1.200 dólares para una cocina pequeña. Si usas wifi, puede que aún necesites un punto de acceso en la cocina, porque el del comedor no va a atravesar una pared de acero inoxidable.

Las barras de selección cuestan entre 80 y 250 dólares cada una y no siempre están incluidas. Cómpralas de todos modos. Una pantalla táctil en una cocina, con las manos mojadas, enguantadas y llenas de harina, registra más o menos dos tercios de lo que le indicas, y el coste de que un cocinero seleccione el pedido equivocado dos veces por turno es mayor que el de la barra.

La mayoría de los locales se gastan entre 500 y 2.000 dólares en la instalación de una cocina con dos a cuatro pantallas, y casi ninguno lo tenía previsto en el presupuesto original.

Integración con tu TPV

Hay dos situaciones, y la diferencia de coste es enorme.

Si el KDS es un módulo de tu TPV actual, la integración es gratis e instantánea. Los pedidos llegan de forma nativa, el menú ya está ahí y no hay que mantener nada. Este es el argumento más sólido para comprar el KDS que te ofrece tu proveedor de TPV, incluso cuando la pantalla de la competencia parece mejor por sí sola.

Si se trata de un sistema de terceros, dependes de una integración, y las integraciones conllevan tres tipos de costes. Puede haber una cuota de instalación, que suele oscilar entre 200 y 800 dólares. Puede haber una cuota mensual por el conector. Y hay un coste de mantenimiento que nunca aparece en ningún presupuesto: cuando se actualiza tu TPV y la integración deja de funcionar, eres tú quien tiene que llamar por teléfono a dos proveedores, cada uno de los cuales cree que el problema es del otro.

Ese último coste es real y vale la pena pagarlo para evitarlo. Pregunta quién es el responsable de la integración y cuál es el proceso de asistencia técnica si falla en pleno servicio. Si la respuesta es imprecisa, ten en cuenta que te va a costar algunos quebraderos de cabeza.

Formación y el coste de la primera semana

Nadie te factura esto, y precisamente por eso se suele dejar fuera de la comparación.

Los cocineros se acostumbran rápido al KDS, pero los dos o tres primeros turnos son más lentos que con el papel, mientras todo el mundo aprende a dar la señal en el momento justo. Si somos sinceros, eso supone unos cuantos turnos con un poco de retraso, además de que alguien con experiencia se quede en la cocina sin hacer nada más que observar y corregir errores de enrutamiento. Digamos que son entre 8 y 12 horas de tiempo del jefe y un martes un poco complicado.

La forma de reducir esa cifra es ponerlo en marcha durante tu turno más tranquilo y tener el mapa de puestos listo antes de que lleguen las pantallas. Las cocinas que lo configuran en directo, un viernes, lo pagan con platos que hay que volver a preparar y con un equipo que decide que el problema es el sistema.

Algunos proveedores cobran entre 150 y 500 dólares por la puesta en marcha y la formación. Si la alternativa es apañártelas tú mismo en una semana ajetreada, suele ser dinero bien gastado.

Tres ejemplos prácticos

Una cafetería de 30 plazas, una pantalla. Un panel comercial de 15 pulgadas a 450 dólares, un soporte fijo a 60 dólares, y no hace falta electricista porque la pantalla se coloca en la encimera trasera, junto a una toma de corriente ya existente. El software cuesta 25 dólares al mes. Primer año: 840 dólares. A partir del segundo año: 300 dólares. En este caso, una tableta de 250 dólares también habría sido una opción válida.

Un bistró con capacidad para 90 comensales, tres pantallas. Platos calientes, fríos y de exposición. Dos pantallas de 15 pulgadas a 500 $ cada una, una de exposición de 21 pulgadas a 850 $, tres soportes a 120 $, dos barras protectoras a 150 $ cada una y 700 $ en cableado, ya que la pantalla de exposición cuelga sobre el pasillo de servicio. Hardware e instalación: 3.020 $. El software, a 25 $ por pantalla, sale a 75 $ al mes. Primer año: 3.920 $. Acumulado al quinto año: 7.520 $.

Un restaurante de comida rápida de gran volumen, con siete pantallas. Parrilla, freidora, montaje, bebidas, dos pantallas de exposición y una de recogida. Una unidad resistente sobre la freidora a 1.400 dólares, seis paneles comerciales a una media de 700 dólares, soportes y barras a 1.100 dólares, y cableado a 1.800 dólares. Hardware e instalación: 8.500 $. El software, a 25 $ por pantalla, sale a 175 $ al mes. Primer año: 10.600 $. Cumulado al quinto año: 19.000 $, y este es el tipo de negocio en el que merece la pena negociar a fondo el precio del software por local.

Coste según el tipo de cocina

El mismo número de pantallas sale a diferentes precios dependiendo de lo que cocines, sobre todo por dónde se concentra el calor y cuántos canales de pedidos gestionas.

Cafeterías y panaderías. El caso más barato, con diferencia. Una pantalla, sin freidora y, normalmente, sin cableado, ya que hay una toma de corriente detrás del mostrador. Una tableta es una opción razonable. Calcula entre 400 y 900 dólares el primer año.

Pizzerías. Engañosamente caras para el número de pantallas. La zona del horno está caliente y llena de harina, así que la pantalla de la línea de preparación debería ser resistente, aunque solo haya una, y la mayoría de las pizzerías tienen un gran volumen de entregas a domicilio, lo que significa que también hace falta una pantalla para recogidas. Dos pantallas, una de ellas resistente: entre 1.800 y 3.400 dólares.

Cocinas fantasma y de reparto. El número de pantallas es bajo, pero el de canales es alto, así que lo que estás comprando es integración más que hardware. Con dos pantallas suele bastar. Dedica menos presupuesto a los paneles y mucho más a asegurarte de que todas las plataformas se integren en una sola cola, porque si no, todo el modelo operativo se viene abajo.

Restaurantes de servicio completo. El caso estándar que describen los rangos de la tabla anterior. De tres a cuatro pantallas, una de exposición, cableado moderado.

Hoteles. El caso atípico y caro. El servicio de habitaciones, los banquetes y el restaurante son tres cocinas con un mismo aspecto, a menudo en plantas diferentes, y el cableado entre ellas es lo que se lleva el presupuesto. Lo normal es tener entre ocho y quince pantallas, y la instalación puede costar más que el propio hardware.

Alquiler, paquetes y pago mensual del hardware

La mayoría de los proveedores ahora incluyen las pantallas en la cuota mensual, así que no hay ningún coste inicial. Que eso sea una buena oferta depende de una cifra que rara vez te dicen: el tipo de interés implícito.

Haz cuentas. Si una pantalla de 900 dólares sale a 32 dólares al mes en un plazo de 36 meses, estás pagando 1.152 dólares, es decir, un 28 % más en tres años. No es una cifra desorbitada si quieres conservar liquidez, y para una nueva apertura suele ser la decisión acertada. Sin embargo, es una mala decisión si dispones de efectivo y el plazo es más largo que la vida útil del hardware, algo que ocurre con más frecuencia de la que debería en contratos de 48 y 60 meses.

Hay dos cosas que debes comprobar en cualquier oferta combinada. ¿El hardware te pertenece al final del plazo o vuelve a ser propiedad del proveedor? ¿Y puedes cancelar el software sin tener que comprar el hardware? Una oferta combinada que te ata al software porque las pantallas están financiadas es un contrato, no un precio.

La cifra de cinco años, no el precio de etiqueta

El hardware es una inversión única que solo repetirás una vez, más o menos, porque las pantallas comerciales duran entre cuatro y seis años en una cocina y las tabletas no llegan a los dos. El software dura para siempre. Así que el total de cinco años incluye el hardware, la instalación, sesenta meses de software y, más o menos, un ciclo de sustitución de pantallas en las tabletas.

Si lo aplicas al bistró de antes, el software se ha convertido, sin que te des cuenta, en el 60 % del total. Si lo calculas para el restaurante de comida rápida, pasa lo mismo, solo que a mayor escala. Por eso la cuota por pantalla merece más atención que el precio de la pantalla, y por eso que un proveedor cobre 15 dólares más por pantalla al mes no es una diferencia insignificante: con siete pantallas y cinco años, esa sola cifra asciende a 6.300 dólares.

Tarifas ocultas que debes preguntar

Pregúntalas explícitamente, por escrito, antes de firmar. Todas ellas han sorprendido a alguien.

¿El precio es por pantalla, por dispositivo o por local, y cuánto cuesta la siguiente pantalla? ¿El enrutamiento multiestación está incluido o es un complemento? ¿Se incluyen los informes, o los informes útiles están en un nivel superior? ¿Hay alguna cuota de instalación o de alta? ¿Cuál es la duración del contrato y qué pasa con el precio al renovarlo? ¿Cuánto cuesta una pantalla de repuesto y cuánto tarda en llegar? ¿Está incluido el servicio de asistencia técnica? ¿Hay algún nivel de asistencia más rápido que acabarás necesitando? Y si añades una segunda ubicación, ¿se mantiene el precio actual?

Esto último suele pillar desprevenidos a los que van creciendo. El precio acordado para una sede a veces no se mantiene en la segunda, y es un fastidio descubrirlo cuando ya te has comprometido.

De dónde viene realmente el ahorro

Un KDS no suele justificarse por el ahorro de costes, y deberías desconfiar de cualquiera que te lo venda así. Se justifica por el rendimiento y la tasa de errores, y ambos valen más que la cuota.

Las cifras reales: las cocinas que dejan de usar papel suelen recortar entre uno y tres minutos del tiempo medio de preparación de cada pedido, sobre todo al eliminar el desplazamiento hasta la impresora y la necesidad de volver a leer los tickets arrugados. En un viernes con 120 comensales, dos minutos por mesa suponen una rotación significativa. La cuestión de los errores es aún más importante. Una repetición te cuesta el precio de la comida, la mano de obra, el retraso para esa mesa y, a menudo, un descuento, así que calculamos entre 18 y 30 dólares en total. Evitar dos repeticiones por servicio a 24 dólares supone unos 1.400 dólares al año, lo que cubre el software en tres pantallas.

Ninguno de estos costes aparece en la factura, por lo que hay que analizar el caso de negocio a fondo en lugar de darlo por sentado. Si quieres que se analice bien el tema del rendimiento, en «KDS vs impresoras» encontrarás todos los detalles.

Formas de gastar menos sin arrepentirte

Compra menos pantallas. Tres pantallas bien colocadas son mejores que seis mal colocadas, y siempre puedes añadir más después. La mayoría de las cocinas se pasan de la raya con las especificaciones desde el primer día.

Usa tabletas cuando el entorno lo permita. Una estación de platos fríos o una barra de café realmente no necesitan una pantalla de 900 dólares.

Aprovecha el módulo KDS de tu TPV actual si funciona bien. La integración gratuita y un único número de asistencia valen mucho más que una interfaz un poco más bonita.

Negocia precios por local si tienes más de cuatro pantallas. Los proveedores lo ofrecen aunque no aparezca en la web.

Compra pantallas comerciales reacondicionadas para las estaciones traseras. Suelen tener un descuento del 40 al 60 por ciento y, si fallan, solo hay que cambiar la pantalla, no se pierde el servicio.

Y no compres unidades resistentes en todas partes solo por seguridad. Esa única decisión puede sumar 4.000 dólares a una cocina pequeña sin aportar ningún beneficio en las cinco estaciones que no están ni cerca del calor.

Cuando la configuración más barata es la adecuada

Hay una versión de este artículo que concluye que siempre deberías comprar el mejor hardware. Eso es tan erróneo que merece la pena decirlo claramente.

Si gestionas una sola estación de platos fríos y una barra, una tableta de 250 dólares que ejecute el módulo KDS incluido por tu proveedor de TPV es la respuesta completa y correcta. Gastarás 250 dólares y 0 dólares al mes, y obtendrás la mayor parte de las ventajas: nada de pedidos perdidos, un temporizador en cada pedido y la entrega en la misma cola. Gastarte 900 dólares en un panel sellado para una estación que nunca ve vapor no te aporta nada.

Del mismo modo, si vas a abrir dentro de seis semanas y andas justo de dinero, una pantalla ahora y una segunda en el cuarto mes es mejor que una instalación perfecta de cuatro pantallas que no te puedes permitir. Un KDS se amplía sin problemas. Añadir una pantalla más adelante supone un soporte, un cable y una línea en la factura, no una reimplantación.

Donde no debes escatimar es en la pantalla de exposición y en la posición sobre la zona de calor. Esas dos decisiones son las que salen caras si te equivocas, porque una te cuesta un servicio que no funciona y la otra te cuesta una pantalla al año.

Cómo comparar bien dos presupuestos

Pon ambos presupuestos en la misma página con las mismas filas: pantallas y su categoría, soportes, barras de protección, cableado, tarifa de instalación, cuota mensual de software, duración del contrato y precio de sustitución de la pantalla. Rellena todas las filas para ambos, y cuando un proveedor no te dé una cifra, escribe «desconocido» en lugar de cero, porque cero es lo que esperan que des por hecho.

A continuación, suma los totales a doce meses y a sesenta. Si los dos presupuestos se solapan en algún punto entre esos dos plazos, ya sabes cuál es la decisión real: la opción más barata hoy es una apuesta a que no seguirás utilizando esto dentro de cinco años.

Una vez acordado el presupuesto, lo que determina si el sistema funciona no aparece en absoluto en el presupuesto. Es el mapa de estaciones. Nuestra guía sobre cómo funciona un KDS aborda el enrutamiento, el diseño de los tickets y cómo llevar a cabo la implantación sin interrumpir el servicio.

Siguiente lectura: cómo elegir un TPV, ya que el KDS suele depender de ello; la lista de equipamiento de cocina para saber qué más tiene que cubrir el presupuesto de apertura; y la pila tecnológica del restaurante para saber dónde encajan las pantallas en el sistema general.