Todo lo que hace que la caja registradora de un restaurante sea fiable brilla por su ausencia en un food truck: la red eléctrica, un router con cable, una encimera a la que fijar los elementos, una segunda persona que se encargue del datáfono mientras otra cocina. Si eliminas esos cuatro elementos, un sistema que ha funcionado a la perfección en un comedor durante tres años empieza a fallar de formas por las que su proveedor nunca ha tenido que rendir cuentas. Esa es la razón de peso para considerar un TPV para food trucks como una categoría propia, en lugar de una configuración de restaurante con menos botones.
Además, los fallos se producen en el peor momento posible. Un food truck obtiene la mayor parte de sus ingresos en un intervalo de 90 minutos, por lo que cualquier contratiempo que te haga perder 30 segundos te cuesta clientes que, sencillamente, se van a la siguiente furgoneta. Cuando el generador da un tirón y la pantalla se reinicia a las 12:40, o el lector de tarjetas se atasca porque 8.000 personas en un festival están conectadas a la misma torre de telefonía móvil, no estás solucionando problemas. Estás viendo cómo se va la cola. Por eso, el aspecto de los pagos para restaurantes merece más atención que las pantallas del menú y, en concreto, lo que hace tu lector cuando no puede conectarse a Internet.
Lo que sigue se organiza en torno a las tres cosas que un food truck te quita: energía, señal y espacio, además de las cuestiones económicas que solo se aplican cuando vendes en un lugar diferente cada día. Si estás en una fase anterior a esta y aún estás calculando los costes de puesta en marcha, montar un food truck implica, en primer lugar, el vehículo, los permisos y la normativa de la cocina central.
Lo que debe soportar un sistema de punto de venta para un food truck
Seis limitaciones diferencian una caja registradora de un food truck de una de mostrador. Ninguna de ellas aparece en una página de comparación de características, porque ninguna es una característica. Son condiciones:
- Energía inestable: un generador o una batería de recreo conectada a un inversor, con caídas de tensión cada vez que se activa un elemento calefactor.
- Datos poco fiables: sin línea fija, redes móviles saturadas en los eventos, zonas sin cobertura en los mejores emplazamientos.
- Un solo par de manos: la persona que cobra suele ser la misma que cocina.
- Un vehículo en movimiento: vibraciones, calor cerca de la plancha, frío durante la noche; todo está fijado en lugar de simplemente colocado.
- Una dirección diferente cada día: tarifas de los puestos, organizadores de eventos que piden cifras y recaudaciones que hay que repartir por ubicación.
- Sin almacén: lo que has cargado esta mañana es todo lo que tienes, así que quedarte sin existencias es una decisión operativa que se toma a las 6 de la mañana.
Si la alimentación eléctrica y la señal funcionan bien, el resto es una simple cuestión de selección de software. Si fallan, por muchos informes que se hagan, nada salvará el servicio de almuerzo. Por eso son lo primero.
La alimentación eléctrica es la limitación que nadie muestra en las demostraciones
Si le preguntas a un proveedor por la alimentación eléctrica, lo normal es que te responda con una frase sobre la duración de la batería. Se refiere a la batería de la tableta, que no es el problema. El problema es la fuente de alimentación que la alimenta.
La mayoría de los camiones utilizan un generador de gasolina o diésel de entre 2 y 7 kW, un banco de baterías de ocio a través de un inversor, o ambos con un conmutador. Tu caja registradora, el lector de tarjetas, la impresora de recibos y el router consumen juntos entre 60 y 120 W, lo que parece insignificante comparado con una plancha. Pero no lo es cuando el termostato de la freidora se activa y consume varios kilovatios durante un instante. El voltaje cae y, en ese momento, los dispositivos electrónicos baratos hacen una de estas tres cosas: no hacen nada, la pantalla parpadea o se reinician en mitad de una transacción.
Ondas sinusoidales, caídas de tensión y el coste de un inversor barato
Si funcionas con baterías, el inversor es más importante de lo que sugiere su precio. Un inversor de onda sinusoidal modificada sirve para un hervidor y es ligeramente perjudicial para las fuentes de alimentación conmutadas, que es lo que son todos los cargadores de tabletas y las fuentes de alimentación de las impresoras. La onda sinusoidal pura cuesta más y te impide diagnosticar un problema de software que nunca fue un problema de software. Muchos operadores han sustituido una caja registradora que «no paraba de fallar» y luego han descubierto que la nueva también fallaba.
Dos hábitos sencillos solucionan la mayor parte de estos problemas. Conecta la caja registradora, el router y el lector de tarjetas a un pequeño SAI o a un power bank con función de recarga, de modo que una caída de medio segundo pase desapercibida. Y mantén estos dispositivos en un circuito independiente del equipo de cocina, en lugar de conectarlos en cadena a la misma toma de corriente situada detrás de la ventanilla de servicio.
Qué comprobar antes de comprar
Pregunta si el software resiste un corte repentino de corriente en mitad de una transacción y, a continuación, pídeles que lo demuestren desconectando el enchufe durante una demostración de venta. Lo que quieres ver al reiniciarse es que el pedido abierto siga ahí, exactamente como estaba, sin duplicados ni pagos huérfanos. Lo que a veces se ve es una pantalla de recuperación que plantea una pregunta que la persona que atiende en la ventanilla no puede responder.
También conviene saber si el sistema puede funcionar en un dispositivo que se pueda cargar directamente a 12 V, ya que un inversor que no necesitas es un inversor que no puede fallar. Una configuración basada en una tableta o un teléfono tiene una ventaja real en este sentido, y las ventajas e inconvenientes de gestionar toda la caja registradora en un dispositivo de bolsillo se tratan en nuestro artículo sobre el enfoque de los TPV de bolsillo.
El «modo sin conexión» son dos funciones completamente diferentes
Esto es lo más importante que hay que tener claro, y los proveedores lo confunden constantemente. Cuando un comercial dice que el sistema funciona sin conexión, puede referirse a cualquiera de estas dos cosas, y la diferencia entre ellas es la diferencia entre poder vender o no.
La primera es la toma de pedidos sin conexión: la aplicación va guardando los pedidos en el almacenamiento local y se sincroniza cuando vuelve la señal. Casi todo funciona así hoy en día. Es lo mínimo exigible y no te ayuda a cobrar el dinero.
La segunda es la aceptación de tarjetas sin conexión, a veces denominada «almacenamiento y reenvío». El lector captura los datos de la tarjeta y el importe, retiene la transacción y la envía para su autorización más tarde, cuando vuelva a tener conexión. Esa es la función que permite que un camión siga vendiendo en una zona sin cobertura, y es mucho menos habitual, porque alguien tiene que asumir el riesgo.
¿Quién asume los rechazos?
Esta es la parte que merece la pena leer dos veces. Una transacción almacenada nunca se autorizó en el momento de la venta, por lo que algunas de ellas serán rechazadas cuando finalmente se envíen: fondos insuficientes, una tarjeta bloqueada, una tarjeta que se denunció como perdida esa misma tarde. El cliente ya ha comido y se ha ido. No puedes ir tras él.
Así que haz tres preguntas concretas. ¿Existe realmente la aceptación de tarjetas sin conexión, o solo los pedidos sin conexión? ¿Existe un límite máximo por transacción y un límite máximo total sobre la cantidad que se puede retener sin autorización? ¿Y quién asume el coste de un rechazo, tú o el procesador? La mayoría de los proveedores que ofrecen este servicio establecen un límite bastante bajo y hacen recaer la pérdida en el comerciante, lo cual es razonable, pero deberías averiguarlo ahora mismo en lugar de después de pasar un fin de semana en un lugar sin cobertura.
El efectivo es más importante en un camión que en cualquier otro lugar precisamente por esta razón. No es nostalgia, es la alternativa que no necesita radio.
Señal al máximo y, aun así, sin datos
La otra trampa de la conectividad es más sutil. La intensidad de la señal no equivale al ancho de banda. En un festival con 8.000 personas, cada una de ellas publicando vídeos, la estación base se satura: tu teléfono muestra cuatro barras y tu lector de tarjetas se queda bloqueado. Los operadores que nunca han trabajado en un evento dan por sentado que unas buenas barras significan que todo va bien, y luego se pasan la tarde del sábado pidiendo disculpas.
Hay tres cosas que ayudan. Un router 4G o 5G dedicado con una antena externa en el tejado es mejor que el punto de acceso de un móvil, porque la altura y una antena de verdad valen más de lo que parece. Es importante contar con dos tarjetas SIM de redes diferentes, ya que la congestión se produce por red y la que todo el mundo utiliza es la que se colapsa. Y un router capaz de albergar ambas y cambiar automáticamente de una a otra sin que te des cuenta merece la pena el gasto extra desde el primer momento en que salva el servicio.
En los eventos, en concreto, pregunta al organizador cómo es realmente la cobertura y si proporcionan una red. Muchos de los eventos más grandes ya lo hacen, precisamente porque todos los comerciantes tienen este problema. Aprovecha esa opción y mantén tu propia conexión como respaldo, en lugar de al revés.
Velocidad cuando eres el único allí
En un restaurante, una transacción se distribuye entre varias personas y a lo largo del tiempo. Un camarero toma la comanda, la cocina la prepara y otra persona trae la cuenta. En un food truck, una o dos personas se encargan de todo, y la toma de pedidos compite directamente con la preparación de la comida por la misma mano de obra.
Por eso, el criterio para evaluar un sistema son los toques, no las funciones. Un menú de 14 platos debería caber en una sola pantalla sin que nada quede oculto tras pulsar una categoría, y tus platos más vendidos deberían estar donde recae el pulgar. Los modificadores deberían requerir como máximo dos pulsaciones, y los que tu menú utilice realmente deberían ser los predeterminados, en lugar de estar ocultos bajo una pestaña de «opciones» diseñada para un menú de restaurante de 300 platos.
Luego está la realidad física de la ventanilla. Los dedos están grasientos o llevan guantes, y a las pantallas táctiles capacitivas no les gusta ninguna de las dos cosas. La pantalla está expuesta a la luz solar directa durante parte del día, y una tableta estándar de unos 500 nits resulta realmente difícil de leer al mediodía en julio. A veces llueve. Nada de esto se ve en una demostración realizada en interiores, por lo que deberías insistir en probar el dispositivo en la ventanilla antes de decidirte, y por eso merece la pena leer las cuestiones prácticas sobre el hardware que figuran en nuestra guía sobre tabletas para TPV antes de elegir un dispositivo.
Eliminar el eslabón más lento de la cola
La mayor mejora de velocidad que puede lograr un camión no es una caja registradora más rápida. Es eliminar por completo la toma de pedidos en la ventanilla. Si los clientes habituales pueden pedir y pagar desde su teléfono mientras se acercan, la ventanilla se convierte en un punto de recogida, y la recogida tarda unos ocho segundos en lugar de cincuenta.
Esto cambia el panorama de las horas punta más que cualquier mejora de hardware. Además, permite recuperar a los clientes que nunca ves: aquellos que doblan la esquina, ven una cola de veinte personas y siguen su camino. Merece la pena implementar el pedido móvil para recoger, aunque solo lo utilice una quinta parte de tus clientes, porque esa quinta parte deja de formar parte de la cola en la que esperan las otras cuatro quintas partes.
Una advertencia. Los pedidos por adelantado requieren un plazo de entrega que puedas cumplir, y la capacidad de una furgoneta es una sola plancha. Un sistema que permita a los clientes reservar franjas horarias en las que no puedes cocinar es peor que no ofrecer pedidos por adelantado, así que busca límites de capacidad por franja horaria en lugar de un formulario de pedido abierto.
Equipos que resisten los desplazamientos
Cada pieza del equipo de un camión se somete a una prueba de vibraciones dos veces al día y a un rango de temperaturas para el que ningún dispositivo de oficina está diseñado. Apple especifica que un iPad funciona a temperaturas ambientales de hasta 35 °C. Dentro de un camión cerrado en verano, a dos pies de una plancha, superarás ese límite holgadamente, y una tableta con limitación térmica se ralentiza antes de que la situación se agrave.
Aspectos prácticos que resultan importantes: que todo esté fijado en lugar de apoyado sobre una superficie, porque una tableta en una repisa acaba en el suelo en la primera rotonda. Los cables bien sujetos, ya que el cable de carga es lo primero que falla, y lo hace al aflojarse por el movimiento en lugar de romperse. Una impresora de recibos solo si realmente la necesitas, ya que el papel térmico en un camión caluroso y húmedo supone un trabajo de mantenimiento y muchos camiones funcionan perfectamente con recibos digitales o sin ellos. Y un lector de tarjetas con batería propia y conexión independiente, para que una caja registradora averiada no signifique el fin del negocio.
Las piezas de repuesto son un seguro barato, algo que no ocurre en un restaurante. Un cable de carga de repuesto, un lector de repuesto si te lo puedes permitir, y una lista de precios impresa de reserva para el día en que todo se estropee. Los camiones que siguen funcionando a pesar de una avería suelen ser aquellos que decidieron de antemano cómo sería «seguir funcionando a pesar de una avería».
Puestos, eventos y el porcentaje de ingresos brutos
Un restaurante tiene una sola dirección y un solo alquiler. Un food truck puede trabajar en un parque empresarial el martes, en una cervecería el viernes y en un festival de dos días el fin de semana, con tres condiciones comerciales completamente diferentes.
Los puestos en la calle suelen tener una tarifa fija o un permiso. Las reservas privadas suponen una garantía mínima. Los festivales y los mercados son donde la cosa se pone interesante: muchos cobran un porcentaje de la recaudación bruta, normalmente entre el 20 y el 30 por ciento, a veces además de una tarifa por puesto. Esto significa que el organizador tiene un interés económico directo en tus cifras de ventas, y te las pedirá.
Esto tiene dos consecuencias para tu caja. Tienes que poder presentar un total claro por evento cuando te lo pidan, a ser posible un informe Z que abarque exactamente ese periodo de venta y nada más, porque un organizador que se lleva un porcentaje de los ingresos brutos no aceptará una cifra que incluya las ventas del martes en el parque empresarial. Y si pagas un porcentaje, tus propios cálculos de margen deben hacerse por evento y no como media mensual; de lo contrario, un fin de semana con pérdidas quedará oculto dentro de un mes rentable.
Presta atención también a los sistemas de fichas y pulseras de pago sin efectivo. Algunos festivales imponen su propio sistema de pago y te liquidan después, lo que significa que tu caja registradora está registrando ventas por las que nunca ha cobrado, y la conciliación se convierte en una tarea en lugar de algo que se comprueba de un vistazo. Pregunta antes de comprometerte con el puesto, no después.
Carga del camión: niveles de existencias y el almacén
El stock de un camión es una cifra fija. Esta mañana has cargado 90 bollos de brioche y, una vez llegados a 90, se acabó, por muy bien que vaya el negocio. No hay almacén al que acudir ni proveedor que reponga en un apartadero.
Esto hace que haya dos cosas valiosas que un restaurante puede pasar por alto. En primer lugar, el agotamiento en tiempo real: la caja registradora sabe que 62 de esos bollos se han agotado, por lo que la persona que cocina puede verlo sin necesidad de contar. En segundo lugar, una función «86» que, con un solo toque, se refleja al instante en los pedidos móviles, porque vender online algo que se agotó hace 20 minutos genera un reembolso y una mala valoración por parte del mismo cliente.
La decisión de carga en sí misma es un problema de previsión, y es más flexible que el de un restaurante porque hay menos variables. El mismo punto de venta, el mismo día de la semana, un tiempo similar y las ventas de las últimas cuatro semanas te darán una idea bastante aproximada. Si combinas el historial de la caja registradora con una gestión adecuada del stock, podrás establecer niveles de stock óptimos por punto de venta en lugar de una única lista de carga, que es donde se esconde silenciosamente la mayor parte del desperdicio en un camión. Si la preparación se realiza en un lugar distinto al camión, nuestra guía sobre cocinas centrales explica cómo se suele organizar esa división.
Ingresos por puesto y por hora
Las ventas totales no dicen casi nada al propietario de un camión, porque esos mismos 1.400 en ingresos podrían corresponder a un almuerzo brillante de tres horas o a una jornada de festival desastrosa de once horas que haya costado 400 en tasas de puesto y dos empleados.
La cifra que realmente determina tu agenda son los ingresos por hora de actividad, por puesto, una vez descontados los costes de estar allí. Cálgalo para cada ubicación que utilices y el calendario se reorganizará por sí solo: el parque empresarial que considerabas mediocre a menudo supera al evento que te entusiasmaba, una vez restas la tarifa, el combustible, el personal adicional y las horas dedicadas al montaje y desmontaje.
Para que eso sea posible, tu caja registradora debe tratar cada puesto como una dimensión sobre la que puedas generar informes. Algunos sistemas te ofrecen un campo de ubicación, otros te obligan a gestionar una «tienda» independiente por cada puesto, y otros no te ofrecen nada, en cuyo caso acabas anotando los días en una hoja de cálculo. Pide ver el informe antes de creer que existe. El conjunto más amplio de cifras que merece la pena vigilar se encuentra en nuestro resumen de KPI de restaurantes, aunque en un food truck lo que realmente justifica la inversión es el desglose por puesto.
Otro dato más que es fácil de recopilar y que suele pasarse por alto: la hora a la que se agotan las existencias. Agotarlas a las 13:15 parece un triunfo, pero normalmente significa que te has dejado dinero en la furgoneta. Agotarlas a las 14:30, justo cuando el negocio empieza a decaer, significa que has cargado la furgoneta más o menos en su punto.
Un impuesto que varía según el código postal
Este aspecto varía según el lugar donde vendas, así que trátalo como una pregunta que debes plantearte en lugar de una respuesta que debas copiar.
En Estados Unidos, el impuesto sobre las ventas lo fija cada estado y, a menudo, cada condado o ciudad, por lo que un camión que trabaja en tres localidades en una semana puede estar sujeto a tres tipos impositivos diferentes, y el que se aplica es, por lo general, el de la localidad donde se realiza la venta. Una caja registradora que tenga un único tipo impositivo cometerá este error de forma silenciosa durante todo el año. Lo que necesitas es un sistema fiscal que se ajuste a la ubicación desde la que operas, que se aplique automáticamente al cambiar de puesto en lugar de que lo recuerde una persona a las 6 de la mañana.
En el Reino Unido y en toda la UE, el tipo no varía de una localidad a otra, pero la normativa sobre comida caliente causa el mismo problema de otra forma: la comida caliente para llevar suele estar sujeta al tipo estándar, mientras que algunos productos fríos no lo están, lo que significa que un mismo menú puede tener dos tratamientos diferentes y el personal nunca debería tener que seleccionar los códigos fiscales manualmente. Si cruzas una frontera nacional para vender, te encuentras con un régimen totalmente diferente.
La prueba práctica es sencilla. Pide al vendedor que te muestre el mismo artículo vendido en dos puestos con dos tipos impositivos diferentes, sin mantenerlo como dos productos con dos inventarios distintos.
Cuánto cuesta un sistema de punto de venta para un food truck
Los precios fluctúan y varían según el mercado, por lo que se trata más bien de rangos orientativos que de presupuestos fijos. Lo realmente útil es la estructura del gasto, que suele sorprender más a la gente que la cifra global.
El software para una sola caja registradora suele costar entre 0 y 100 al mes, y un food truck es uno de los pocos negocios en los que la versión básica de un producto serio es realmente suficiente: una caja, sin plano del local, sin gestión de mesas y un menú reducido. El hardware es donde un food truck ahorra dinero de verdad en comparación con un restaurante. Un soporte resistente, una tableta y un lector de tarjetas pueden costar entre 300 y 900, y es posible que ni siquiera necesites un cajón portamonedas ni una impresora. Calcula entre 150 y 400 para un router 4G con una antena decente, y considéralo la partida con mejor relación calidad-precio de la lista.
Luego están los costes recurrentes que eclipsan la cuota de suscripción y que perjudican a un food truck más que a casi cualquier otro negocio: el procesamiento de tarjetas. A un tipo aproximado de entre el 1,3 % y el 2,9 %, más una tarifa fija por transacción, la parte fija resulta brutal en una compra de poco importe. En una venta de 7, 20p de comisión fija suponen por sí solos casi un 3 %, sin contar el porcentaje. Cualquiera que compare proveedores basándose únicamente en el porcentaje que aparece en los titulares está fijándose en la mitad equivocada del precio, y nuestro desglose de comisiones de procesamiento explica cómo combinar ambos elementos en una tasa que realmente se pueda comparar.
Dos costes que nadie menciona. Las horas necesarias para crear correctamente el fichero de productos con los códigos fiscales y los modificadores, lo que, en el caso de un menú de 14 platos, supone más bien una tarde tranquila que una semana entera, pero que, aun así, hay que hacer. Y las dos primeras semanas en las que el servicio en caja será un poco más lento, hasta que se convierta en un acto reflejo. Para entender cómo encaja esto en el contexto general, nuestro desglose de costes de puesta en marcha ofrece una visión completa.
La demostración que deberías exigir
Los comerciales dicen que sí. El truco está en pedir cosas que no se puedan responder con un «sí», y ver cómo se llevan a cabo en un sistema real en lugar de solo en una diapositiva.
Pídeles que acepten un pago con tarjeta con el dispositivo en modo avión, que luego lo vuelvan a conectar y te muestren cómo se liquida la transacción. Si no pueden, habrás aprendido lo más importante con una sola pregunta. Pídeles que apaguen el dispositivo en mitad de una venta y te muestren que el pedido sigue intacto al reiniciarlo. Pídeles que vendan la misma hamburguesa en dos puntos de venta con dos tipos impositivos, un solo producto y un único recuento de existencias. Pídeles que marquen un artículo como agotado y que te muestren cómo desaparece de la página de pedidos online en cuestión de segundos. Pídeles que generen un informe de ingresos para un único evento, en un formato que aceptaría un organizador que se queda con el 25 % de los ingresos brutos. Pídeles que muestren los ingresos por hora de tres puestos diferentes, uno al lado del otro.
A continuación, haz dos preguntas sobre la salida, porque revelan cómo piensa un proveedor. ¿Quién es el propietario de tus datos de ventas y cómo puedes exportarlos todos si te vas? ¿Y qué ocurre con tu historial si dejas de pagar? Cualquier vacilación en cualquiera de estas preguntas es reveladora. Si vas a cambiar de un sistema ya existente, los pasos a seguir se encuentran en nuestra guía para cambiar de TPV.
Antes de concertar una sola demostración
Dedica una semana a realizar mediciones, ya que no puedes evaluar un sistema en función de requisitos que no hayas anotado.
Cuenta las transacciones por hora en un día normal de trabajo, para saber cuál es realmente el alcance de tu hora punta, en lugar de cómo te parece que es. Anota cada vez que la conexión te haya fallado y qué hiciste al respecto. Anota el importe medio de la cesta de la compra, ya que esa única cifra determina si tus comisiones de procesamiento son razonables o, en realidad, terriblemente elevadas. Registra lo que has cargado y lo que te han devuelto durante una semana. Y para cada puesto, anota las horas que has estado allí, incluyendo la preparación y el coste de estar allí, y luego divide la recaudación entre las horas.
Cinco cifras, una semana. Te dirán cuáles de las seis limitaciones que figuran al principio de este artículo se aplican realmente a tu caso, y varían enormemente de un camión a otro. Una furgoneta de almuerzos entre semana en el mismo puesto, con política de pago exclusivo con tarjeta y un menú de 12 platos, necesita un teléfono, un lector de tarjetas y una tarjeta SIM dedicada, y nada más de esta lista. Un food truck que participa en festivales todo el verano, con tarifas de parquetería sobre los ingresos brutos, un segundo empleado y sin cobertura, necesita aceptar tarjetas sin conexión, informes por evento y una antena de techo, y debería descartar cualquier opción que no pueda ofrecer estas tres cosas. El mismo negocio, el mismo letrero en el lateral del food truck, dos inversiones completamente diferentes.
Siguiente lectura: TPV basado en la nube para entender cómo funcionan, en general, la sincronización y el funcionamiento sin conexión; cocinas fantasma para el modelo de solo reparto al que algunas furgonetas acaban pasando; y el ticket medio para el cálculo de la cesta de la compra que determina tus comisiones por pago con tarjeta.
