Kassensystem mit Warenwirtschaft für Restaurants

Die meisten Restaurants verfügen bereits über ihre Bestandszahlen. Diese befinden sich lediglich an zwei verschiedenen Orten. Die Kasse weiß, dass letzte Woche 156 Burger verkauft wurden, das Klemmbrett im Kühlraum gibt Auskunft darüber, wie viel Rindfleisch noch vorrätig ist, und niemand bringt diese beiden Informationen miteinander in Verbindung, bis am Monatsende die Lebensmittelkosten unerwartet hoch ausfallen. Ein Kassensystem mit Warenwirtschaft schließt diese Lücke, indem es den Lagerbestand zum Zeitpunkt des Verkaufs abbucht, sodass der auf dem Bildschirm angezeigte Bestand dem tatsächlichen Bestand im Regal entspricht. Es ist Lagerverwaltung für Restaurants, direkt in die Kasse integriert und nicht daneben geführt.

Diese Verknüpfung ist heute umso wichtiger, da sich die Preise für Zutaten alle paar Wochen ändern und Bestellungen über fünf Kanäle gleichzeitig eingehen. Jeder Verkauf im Speisesaal, an der Theke, über eine QR-Speisekarte oder über eine Lieferplattform verbraucht etwas aus der Küche. Wenn diese Verkäufe den Lagerbestand automatisch abbuchen, ist die Nachbestellung keine Schätzung mehr, und das Beschaffungsmanagement kann auf der Grundlage der tatsächlichen Bestände arbeiten, anstatt sich auf die Zählung vom vergangenen Montag zu stützen.

Unsere Einschätzung, die wir gleich zu Beginn darlegen möchten: Für die meisten unabhängigen Restaurants ist die Bestandsverfolgung innerhalb des Kassensystems einer leistungsstärkeren, extern angeschlossenen Bestands-App überlegen, solange sie Zutaten und nicht nur Artikel erfasst. Der Verkauf von 40 Burgern sollte 7,2 Kilogramm Rindfleisch, 40 Brötchen und 800 Gramm Cheddar abbuchen, und nicht nur eine Zahl neben dem Wort „Burger“ verringern. Ein System, das dazu nicht in der Lage ist, zählt lediglich Produkte, statt eine Küche zu verwalten.

Was ist ein Kassensystem mit Warenwirtschaft?

Ein Kassensystem mit Warenwirtschaft ist ein Kassensystem, das bei jedem verkauften Gericht die jeweiligen Zutaten aus dem Bestand abbucht, wobei die Rezeptur hinter jedem Menüpunkt zugrunde gelegt wird.

• Bestandsabzug bei jedem Verkauf
• Rezepte und Teilrezepte pro Gericht
• Sicherheitsbestände und Warnmeldungen bei niedrigem Lagerbestand
• Vergleich der Bestandsmengen mit dem erwarteten Verbrauch
• Aktualisierte Lebensmittelkosten pro Gericht

Das System verknüpft die an der Kasse verkauften Mengen mit den Lagerbeständen, sodass ein Manager bereits vor Beginn des Service erkennen kann, welche Gerichte bald ausverkauft sein werden.

Ein Kassensystem mit Warenwirtschaft gibt es in der Regel in einer von drei Formen:

• In das Restaurant-Kassensystem selbst integrierte Bestandsverfolgung
• Ein kostenpflichtiges Bestandsmodul desselben Kassensystemanbieters
• Eine separate Bestandsplattform, die über eine Schnittstelle angebunden ist

Kurz gesagt: Bei jedem Verkauf werden die Zutaten vom Lagerbestand abgezogen, sodass die Zahlen im System mit dem tatsächlichen Lagerbestand übereinstimmen.

Integrierte vs. zusätzliche vs. angeschlossene Bestandsverwaltung

Nahezu jedes Kassensystem gibt an, eine Bestandsverwaltung zu bieten. Der Begriff umfasst alles von einem Zähler neben jedem Produkt bis hin zu einer vollständigen Rezeptur-Engine; daher lauten die entscheidenden Fragen: Was zählt das System und wo werden die Daten gespeichert?

Bestandserfassung auf Artikelebene

Viele Kassensysteme erfassen Produkte, nicht jedoch Zutaten. Verkaufen Sie eine Flasche Bier, sinkt der Bierbestand um eins. Das funktioniert bei Flaschengetränken, Einzelhandelsartikeln und verpackten Snacks. Es sagt jedoch nichts über einen Burger, ein Risotto oder einen Cocktail aus, also den Großteil dessen, was ein Restaurant verkauft, und es kann Ihnen nicht mitteilen, wie viel die Zubereitung eines Gerichts kostet.

Integrierte Zutatenbestandsführung

Die Rezepte befinden sich im selben System wie die Speisekarte. Für jedes Gericht sind die Zutaten und Mengen aufgeführt, und bei jedem Verkauf werden diese abgezogen. Ein neues Gericht, eine geänderte Zubereitungsart oder eine stornierte Bestellung wirken sich sofort auf den Lagerbestand aus, da es nur einen einzigen Datensatz darüber gibt, was verkauft wurde. Änderungen an der Speisekarte werden nur einmal vorgenommen.

Zusatzmodul des Kassenanbieters

Der POS-Anbieter verkauft die Bestandsverwaltung als separates Modul oder als App, manchmal von einem Unternehmen, das er übernommen hat. Unsere Vergleiche mit Toast und Square zeigen, wie unterschiedlich Anbieter diese Funktion verpacken, von der als Zusatzfunktion verkauften Zutatenverfolgung bis hin zur reinen Bestandserfassung auf Artikelebene. Die Daten werden in der Regel an einem Ort gespeichert, sodass sich das System ähnlich wie ein integriertes System verhält; prüfen Sie jedoch, was im Basisplan enthalten ist und wofür zusätzliche Kosten anfallen.

Vernetzte Bestandsplattform

Ein spezialisiertes Backoffice- oder Bestandsverwaltungsunternehmen ruft über eine Integration die Verkaufsdaten aus Ihrem Kassensystem ab und verwaltet Rezepte, Bestandszahlen und Bestellungen selbst. Diese Tools können bei der Kostenkalkulation und der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen besonders leistungsstark sein und ermöglichen es Ihnen, ein Kassensystem beizubehalten, mit dem Sie zufrieden sind. Der Nachteil liegt in der Zuordnung: Jede Speise und jede Zusatzoption im Kassensystem muss einem Rezept im anderen System zugeordnet werden; alles, was nicht zugeordnet wurde, wird verkauft, ohne dass der Lagerbestand entsprechend verringert wird.

Wesentlicher Unterschied:

• Integrierte und als Add-on genutzte Systeme ziehen den Lagerbestand direkt beim Verkauf ab. Eine vernetzte Plattform zieht den Lagerbestand erst von einer Kopie des Verkaufs ab, die sie später erhält.
• Die Nachverfolgung auf Artikelebene erfasst, was Sie verkaufen. Die Nachverfolgung auf Zutatenebene erfasst, was Sie verbrauchen, und genau dort werden die Lebensmittelkosten ermittelt.

Falls Sie noch unentschlossen sind, ob Sie überhaupt von Tabellenkalkulationen wegkommen möchten, behandelt unsere Übersicht zum Inventarsystem für Restaurants diese Entscheidung als Erstes.

Methoden, mit denen Restaurants ihren Lagerbestand anhand der Verkäufe nachverfolgen

Die meisten Restaurants lassen sich irgendwo auf dieser Liste einordnen, und viele nutzen gleich zwei Methoden gleichzeitig: die Rezeptverfolgung für die Küche und die Flaschenzählung für die Bar.

Die Tabellenzeile verdient Respekt. Ein Café mit fünfzehn Zutaten und einem Inhaber, der jeden Montag den Bestand zählt, profitiert möglicherweise mehr von dieser Gewohnheit als von jeder Software. Der Wendepunkt ist in der Regel die Speisekarte: Sobald Gerichte gemeinsame Zutaten haben und Variationen die Zusammensetzung beeinflussen, kann eine Tabellenkalkulation nicht mehr mit dem Schritt halten, was tatsächlich verbraucht wurde.

So funktioniert ein Kassensystem mit Warenwirtschaft

Die Schritte sind in jeder Konfiguration dieselben. Der Unterschied besteht darin, wie viele davon innerhalb eines Systems ablaufen und wie viele von einer Integration abhängen, die die Verkaufszahlen weiterleitet.

1. Zutaten werden mit ihren Einheiten angelegt

Jede Zutat erhält drei Einheiten: wie Sie sie einkaufen, wie Sie sie zählen und wie sie in Rezepten verwendet wird. Rindfleisch wird in 5-Kilo-Kisten geliefert, in Kilogramm gezählt und grammweise in Burger verarbeitet. Wein wird in Kisten zu je sechs Flaschen gekauft, pro Flasche gezählt und pro 175-ml-Glas verkauft, sodass eine Flasche etwas mehr als vier Gläser ergibt. Die Umrechnungen vom ersten Tag an korrekt zu berechnen, ist wichtiger als jeder andere Schritt, da alle späteren Zahlen davon abhängen.

2. Für jedes Menügericht gibt es ein Rezept

Der Burger besteht aus 180 Gramm Rindfleisch, einem Brioche-Brötchen, 20 Gramm Cheddar, 30 Gramm Salat und Tomate sowie 15 Gramm Haussauce. In der Küche zubereitete Soßen, Dressings und Brühen werden zu Unterrezepten, sodass diese 15 Gramm Soße ihren eigenen Anteil an Mayonnaise, Gewürzgurken und Senf enthalten. Bei Getränken gilt dasselbe: Ein Gin Tonic besteht aus 50 ml Gin, einem Tonic und einer Limettenscheibe.

3. Modifikatoren ändern das Rezept

„Extra-Patty“ sollte weitere 180 Gramm Rindfleisch abziehen. „Ohne Käse“ sollte den Cheddar unberührt lassen. „Pommes gegen Salat tauschen“ sollte den Abzug von Kartoffeln auf Blattgemüse verlagern. Wenn Modifikatoren nicht mit den Zutaten verknüpft sind, schwanken die Zahlen jedes Mal, wenn ein Gast seine Bestellung ändert, und Gäste ändern ihre Bestellungen den ganzen Abend über.

4. Bei jedem Verkauf wird der Lagerbestand in Echtzeit abgezogen

Wenn eine Bestellung aufgegeben wird, egal, woher sie stammt, zieht das System die Zutaten für jedes Gericht und jeden Modifikator ab. Bestellungen im Restaurant, am Tresen, per QR-Code und für die Lieferung werden alle aus demselben Lagerbestand entnommen. Eine Stornierung vor der Zubereitung lässt den Lagerbestand unberührt, und ein nach der Zubereitung zurückgeschicktes Gericht wird mit Angabe eines Grundes als Abfall verbucht.

5. Bestandsgrenzen lösen Warnmeldungen und Bestellungen aus

Jede Zutat verfügt über einen Mindestbestand. Sinkt der Lagerbestand unter diesen Wert, erhält der Manager eine Benachrichtigung, und das System kann eine Bestellung beim üblichen Lieferanten erstellen. Niedrige Bestände werden auch vor Beginn des Service angezeigt, sodass ein Gericht von der Speisekarte genommen werden kann, bevor der vierte Gast es bestellt, und nicht erst danach.

6. Bestandszahlen werden mit dem erwarteten Verbrauch abgeglichen

Bei der wöchentlichen Bestandsaufnahme weiß das System bereits, wie viel von jeder Zutat hätte verbraucht werden sollen. Das Personal zählt die Restbestände, und die Differenz zwischen erwartetem und tatsächlichem Verbrauch ist die Abweichung: nicht protokollierte Verschwendung, übergroße Portionen, ein falsch eingegebenes Rezept oder Bestände, die durch die Hintertür verschwinden.

Hier ist dieser Zyklus über eine Woche in einem Bistro mit 60 Plätzen. Am Montagmorgen befinden sich 40 Kilogramm Rinderhackfleisch im Kühlraum, und am Donnerstag trifft eine Lieferung von 20 Kilogramm ein. Im Laufe der Woche verzeichnet die Kasse 156 Burger, davon 22 mit einem zusätzlichen Patty, also insgesamt 178 Patties à 180 Gramm: 32,0 Kilogramm erwarteter Verbrauch, womit am Sonntagabend noch 28,0 Kilogramm übrig sein sollten. Bei der Zählung am Sonntag werden 24,6 Kilogramm festgestellt. Das sind 3,4 Kilogramm weniger, etwa 11 Prozent des erwarteten Verbrauchs. Bei 9,50 pro Kilogramm sind das 32,30 für die Woche allein für diese Zutat, oder rund 1.680 im Jahr.

Der Geschäftsführer überprüft zunächst die naheliegenden Ursachen. Das Abfallprotokoll weist 1,1 Kilogramm aus, die am Mittwoch weggeworfen wurden, nachdem eine Kühlschranktür offen gelassen worden war. Damit bleiben noch 2,3 Kilogramm übrig. Das Wiegen von zehn Patties aus der Zubereitung vom Freitag ergibt einen Durchschnitt von 192 Gramm gegenüber den im Rezept vorgesehenen 180 Gramm; 12 zusätzliche Gramm bei 178 Burgern entsprechen 2,1 Kilogramm. Die letzten 200 Gramm entfallen auf normale Verschnittmengen. Die Lösung besteht in einer Portionswaage am Zubereitungstisch und einer neuen Patty-Presse, nicht in einem neuen Lieferanten. Der Sollbestand für Rindfleisch liegt bei 25 Kilogramm; bei einem Stand von 24,6 Kilogramm meldet das System dies am Sonntagabend und erstellt die Bestellung für Montag, deren Menge sich nach dem Burgerabsatz der letzten vier Wochen richtet und nicht aus dem Gedächtnis.

Was schiefgeht, wenn Verkaufszahlen und Lagerbestände getrennt sind

Vernetzte Bestandsplattformen können sehr gut funktionieren. Wenn dies nicht der Fall ist, treten die Probleme immer wieder an denselben wenigen Stellen auf. Wenn Sie Ihr Kassensystem beibehalten und ein separates Bestandsmanagement-Tool hinzufügen, testen Sie jedes dieser Systeme, bevor Sie einen Vertrag abschließen.

Nicht zugeordnete Artikel. Der Küchenchef fügt um 16:00 Uhr ein Donnerstags-Special in die Kasse ein. Niemand legt das entsprechende Rezept im Bestandssystem an, sodass bei jedem verkauften Special kein Artikel aus dem Bestand abgezogen wird, und der Abweichungsbericht eine Woche später die Küche dafür verantwortlich macht. Fragen Sie nach, wie das System mit einem Verkauf umgeht, den es keinem Rezept zuordnen kann.

Modifikatoren, die nicht abgezogen werden. Bei Systemintegrationen wird oft die Speisekarte übernommen, nicht jedoch die dazugehörigen Modifikatoren, oder Modifikatoren werden als Text ohne zugehörige Zutaten erfasst. Zusätzliche Frikadellen, extra Speck und doppelte Portionen tauchen dann in den Bestandszahlen nicht auf. Geben Sie Ihr am stärksten individualisiertes Gericht ein und prüfen Sie, was aus dem Bestand abgezogen wurde.

Stornierungen, Gratisgerichte und Mitarbeitermahlzeiten. Ein kostenloses Dessert wurde dennoch zubereitet; ein storniertes Hauptgericht möglicherweise nicht. Mitarbeitermahlzeiten, die gar nicht erst eingescannt werden, erscheinen als fehlender Lagerbestand. Für jeden Fall ist eine Regel erforderlich, und beide Systeme müssen sich darauf abstimmen. Unerklärliche Lücken, die immer wieder auftreten, sind zudem das erste Anzeichen, das in unserem Artikel über Diebstahl durch Restaurantmitarbeiter behandelt wird.

Einheitenumrechnungen. Eine als eine Einheit statt als zwölf eingegebene Verpackung lässt den Lagerbestand zwölfmal höher oder niedriger erscheinen, als er tatsächlich ist. Bei zwei Systemen wird die Einkaufseinheit in dem einen und die Rezeptureinheit in dem anderen verwaltet, und ein Fehler in einem der beiden Systeme bleibt bis zur Bestandsaufnahme unbemerkt.

Vorbereitung und Chargenkochung. Zwanzig Liter Brühe, ein Blech Lasagne, ein Behälter Burgersauce. Wenn Chargen nicht als Unterrezepte angelegt sind, verschwinden die Rohzutaten am Vorbereitungstag und die fertige Charge taucht aus dem Nichts auf, und keine der beiden Zahlen sagt etwas aus.

Synchronisierung über Nacht. Einige vernetzte Plattformen importieren Umsätze einmal täglich oder einmal stündlich. Während des Service sind die Bestände auf dem Bildschirm noch die von gestern, genau dann, wenn Sie wissen müssen, ob genügend Seebarschportionen für den zweiten Service vorhanden sind.

Doppelte Speisekartenführung. Ein neues Gericht, eine geänderte Portionsgröße, ein gestrichener Eintrag: Wenn das Bestandsmanagement-Tool eine eigene Kopie der Speisekarte führt, muss jemand beide aktualisieren, und in der Woche, in der dies vergessen wird, ist der Lebensmittelkostenbericht falsch.

Umbuchungen zwischen Standorten. Unternehmensgruppen verlagern ständig Bestände: eine Kiste Zitronen an den Schwesterstandort, Desserts aus der Zentralküche. Werden diese Umbuchungen nicht erfasst, weist der eine Standort einen Überschuss und der andere einen Fehlbestand aus. Die umfassenderen Aspekte des Betriebs mehrerer Standorte werden in unserem Artikel über Restaurantmanagement für Filialen behandelt.

Worauf Sie bei einem Kassensystem mit Warenwirtschaft achten sollten

Jede Demo zeigt eine übersichtliche Bestandsliste mit zehn Artikeln. Die folgenden Fragen geben Aufschluss darüber, wie sich das System bei dreihundert Artikeln verhält.

1. Rezepte auf Zutatenebene mit Unterrezepten

Jedes Gericht sollte nach Gewicht oder Volumen in seine Zutaten aufgeschlüsselt werden, und hausgemachte Soßen, Brühen und Teige sollten eigene Rezepte darstellen. Bitten Sie darum, eines Ihrer Gerichte in der Demo zuzubereiten, einschließlich einer Soße, und beobachten Sie, wie lange dies dauert.

2. Mit Zutaten verknüpfte Modifikatoren

Jede Option, die verändert, was auf den Teller kommt, sollte auch Auswirkungen auf den Lagerbestand haben. Fragen Sie, wie die Optionen „extra“, „keine“ und „austauschen“ eingerichtet sind, und geben Sie jeweils eine Bestellung mit jeder dieser Optionen ein.

3. Einheitumrechnungen, die Sie einsehen und ändern können

Einkaufs-, Zähl- und Rezeptmaßeinheiten für jede Zutat, wobei die Umrechnung in klaren Zahlen angezeigt wird. Fragen Sie, was passiert, wenn ein Lieferant von 5-Kilo- auf 10-Kilo-Kartons umstellt.

4. Bestandsabzüge aus allen Kanälen

Speisesaal, Theke, QR-Menü, Ihre Website und Lieferplattformen sollten alle den Lagerbestand auf dieselbe Weise abbuchen. Bitten Sie darum, den Eingang einer Lieferbestellung zu beobachten, und überprüfen Sie die Zutatenbestände davor und danach.

5. Sollbestände, Warnmeldungen und Bestellentwürfe

Sollbestände pro Zutat, Warnmeldungen, die auf das Smartphone eines Managers gesendet werden, und daraus generierte Bestellungen. Fragen Sie, ob ein niedriger Bestand automatisch zu einer Bestellung führen kann, ohne dass jemand Mengen eingeben muss.

6. Bestandszählung per Smartphone oder Tablet

Die Zählung sollte im Kühlraum, im Trockenlager und am Barregal in der Reihenfolge ihrer Anordnung erfolgen, nicht alphabetisch. Anschließend benötigen Sie einen Abweichungsbericht nach Zutaten, sowohl in Mengen als auch in Geldbeträgen. Fragen Sie, wie lange eine vollständige Zählung bei einem bestehenden Kunden Ihrer Größe dauert.

7. Erfassung von Verlusten mit Angabe der Gründe

Verderb, ein heruntergefallener Teller, ein zurückgeschicktes Gericht, Abschnitte bei der Zubereitung. All dies sollte von der Küche aus schnell erfasst und pro Artikel kalkuliert werden. Verschwendung, die Sie nach Gründen erkennen können, ist Verschwendung, auf die Sie reagieren können; die praktischen Aspekte werden in unserem Artikel darüber, wie Sie Lebensmittelabfälle im Restaurant senken behandelt.

8. Lebensmittelkosten pro Gericht, die sich an den Preisen orientieren

Wenn der Preis für Rindfleisch steigt, sollten die Kosten für jedes Gericht, in dem es verwendet wird, aktualisiert werden, einschließlich der Marge gegenüber dem Menüpreis. Das macht Menu Engineering möglich, ohne ein ganzes Wochenende mit Tabellenkalkulationen verbringen zu müssen, und die Warenkosten sollten sich problemlos in Ihre Restaurantbuchhaltung übertragen lassen.

9. Mehrere Standorte in einer Übersicht

Eine Zutatenliste für die gesamte Gruppe, Lagerbestände pro Standort und Transfers zwischen den Standorten. Fragen Sie, wie ein Manager vor der Bestellung erkennen kann, an welchem Standort welche Zutaten fehlen.

Wie viel kostet ein Kassensystem mit Warenwirtschaft?

Der Preis hängt davon ab, für welche Konfiguration Sie sich entscheiden, und der größte Kostenfaktor ist oft der Zeitaufwand und nicht die Abonnementgebühr.

Integrierte Bestandsverwaltung. In der Regel Teil einer Tarifstufe und nicht separat berechnet. Eine grundlegende Bestandsverfolgung ist möglicherweise bereits im Einstiegstarif enthalten, während Rezepte, Einkaufsfunktionen und Funktionen für mehrere Standorte in höheren Tarifstufen angeboten werden. Prüfen Sie, welche Tarifstufe eine Nachverfolgung auf Zutatenebene bietet und nicht nur die Anzahl der Artikel erfasst.

Anbieter-Add-on. In der Regel fällt zusätzlich zum POS-Abonnement eine monatliche Gebühr pro Standort an. Für einen einzelnen Standort ist diese oft gering; bei einer Gruppe vervielfacht sie sich mit jedem Standort.

Vernetzte Plattform. Ein eigenes Abonnement pro Standort, manchmal mit einer Einrichtungsgebühr für die Erstellung von Rezepten und gelegentlich mit einer Integrationsgebühr von der einen oder anderen Seite. Außerdem kostet es Zeit, zwei Speisekarten aufeinander abzustimmen.

Einrichtungszeit. Egal, wofür Sie sich entscheiden, jemand muss Zutaten, Einheiten und Rezepte eingeben. Bei einer Speisekarte mit 60 Gerichten und einem Dutzend Unterrezepten sollten Sie mit einem Zeitaufwand von einigen Tagen für einen Koch und einen Manager rechnen, verteilt über zwei bis drei Wochen.

Demgegenüber steht, dass die Lebensmittelkosten in der Regel den größten Einzelposten der von einem Restaurant kontrollierbaren Kosten darstellen und zusammen mit den Personalkosten die Selbstkosten des Restaurants ausmachen. Ein paar Prozentpunkte an Lebensmittelkosten an einem stark frequentierten Standort sind weitaus mehr wert als die meisten Software-Abonnements. In Tableview ist die Basis-Bestandsverwaltung in jedem Tarif enthalten, während erweiterte Bestands- und Beschaffungsfunktionen in den Tarifen „Pro“ und „Enterprise“ verfügbar sind; die Details finden Sie auf unserer Seite zu Tarifen und Preisen.

So wählen Sie ein Kassensystem mit Warenwirtschaft für Ihr Restaurant aus

Die richtige Konfiguration hängt davon ab, zu welchem Anteil Ihre Speisekarte aus gemeinsamen Zutaten besteht, inwieweit Ihre Gäste ihre Gerichte individuell anpassen und an wie vielen Standorten Sie Ihre Speisen verkaufen.

Full-Service-Restaurants

Umfangreiche Speisekarten, hausgemachte Soßen und saisonale Spezialitäten. Unterrezepte und die schnelle Rezepterstellung sind hier am wichtigsten, da sich die Speisekarte häufig ändert und ein Spezialgericht ohne Rezept die Kalkulation durcheinanderbringt. Achten Sie auf Rezepte, die im selben System wie das Kassensystem für Vollservice-Restaurants gespeichert sind, damit ein neues Gericht bereits am Tag seiner Einführung kalkuliert werden kann.

Casual-Dining-Restaurants und Bistros

Kurze Speisekarten, hohes Volumen und viele individuelle Anpassungen. Modifikatoren, die mit Zutaten verknüpft sind, sowie Warnmeldungen vor dem Mittagsansturm sind entscheidend, denn wenn um 12:40 Uhr das Hähnchenfleisch ausgeht, kostet das mehr als jede Abweichung. Das ist der Alltag in Casual-Dining-Restaurants und Bistros.

Bars und Nachtclubs

Weniger Zutaten, deutlich höherer Wert pro Milliliter. Cocktailrezepte, bei denen jede Spirituose einzeln abgerechnet wird, die Flaschenanzahl pro Schicht und der Füllstand der Fässer sind wichtiger als Speiserezepte. Die Margen in der Bar schwanken aufgrund von Abweichungen beim Ausschank, und die Zahlen dahinter finden Sie in unserem Artikel über die Pour Cost in der Bar. Informationen zum Betrieb finden Sie auf unserer Seite zum Bar-Kassensystem.

Take-away und Lieferservice

Die meisten Bestellungen gehen über Plattformen und Ihre eigene Website ein, oft gleichzeitig. Abzüge aus jedem Kanal und eine zentrale Stelle, an der ein Artikel als ausverkauft markiert werden kann, sind unerlässlich, andernfalls nehmen Sie weiterhin Bestellungen für ein Gericht entgegen, das Sie nicht zubereiten können. Das ist der Kern eines Kassensystems für Takeaway.

Food Trucks und Cloud-Küchen

Ein Food-Truck verfügt über einen winzigen Verkaufsraum und keinen Platz für Überschüsse, daher sind strenge Bestandsgrenzen und eine Bestandsaufnahme nach jeder Veranstaltung von größter Bedeutung. Eine Cloud-Küche, die mehrere Marken aus einem einzigen Regalsystem betreibt, benötigt für jede Marke Rezepte, die auf denselben Zutaten basieren. Beide Themen werden auf unserer Seite zu Cloud-Küchen behandelt.

Hotels und Resorts

Mehrere Gastronomiebereiche, eine Hauptküche, Zimmerservice und Bankettbetrieb, die sich oft einen Lagerraum teilen. Gemeinsame Zutaten und Transfers zwischen den Gastronomiebereichen sind von größter Bedeutung, damit aus dem Limettenmangel an der Poolbar kein Überschuss im Restaurant entsteht. Das gehört zum Tagesgeschäft in der Hotelgastronomie.

Die Einrichtung, ohne einen Monat zu verlieren

Die meisten gescheiterten Bestandsprojekte scheitern in den ersten drei Wochen, begraben unter Rezepten, die niemand fertiggestellt hat. Ein fokussierterer Einstieg funktioniert besser.

Beginnen Sie mit den Gerichten, die sich am besten verkaufen. In den meisten Restaurants machen zwanzig Gerichte den Großteil des Umsatzes aus. Erstellen Sie zunächst diese Rezepte und verschieben Sie den Rest auf später. So verfügen Sie bereits nach einer Woche über brauchbare Zahlen statt erst nach einem Quartal über perfekte.

Legen Sie zunächst die Zutaten und Einheiten fest, bevor Sie die Rezepte erstellen. Gehen Sie die Lieferantenrechnungen des letzten Monats durch und listen Sie jede Zutat auf, einschließlich der Art und Weise, wie sie gekauft, gezählt und verwendet wird. Sobald diese Liste stimmt, lassen sich die Rezepte schnell erstellen; ist sie fehlerhaft, dauert es länger.

Wiegen Sie, schätzen Sie nicht. Wiegen Sie an einem geschäftigen Abend die tatsächlichen Portionen ab, statt sich auf die Erinnerung des Küchenchefs an das Rezept zu verlassen. Die Differenz zwischen beiden ist oft genau die Abweichung, nach der Sie suchen.

Führen Sie an einem ruhigen Tag eine Eröffnungsinventur durch. Eine vollständige Bestandsaufnahme vor dem Mittagessen am Montag liefert dem System einen Ausgangspunkt. Zählen Sie nach Lagerbereichen, in der Reihenfolge, in der die Regale angeordnet sind.

Führen Sie zwei wöchentliche Bestandsaufnahmen durch, bevor Sie den Abweichungen vertrauen. In der ersten Woche werden falsche Rezepte und falsche Einheiten entdeckt. Die zweite Woche zeigt die tatsächlichen Lücken auf. Ergreifen Sie Maßnahmen in der dritten Woche.

Fügen Sie anschließend den Rest hinzu: verbleibende Gerichte, Zusatzoptionen, Sollbestände und vorläufige Bestellungen, in dieser Reihenfolge. Sollbestände, die auf der Grundlage von vier Wochen tatsächlicher Nutzung festgelegt wurden, sind verlässlicher als jede Zahl, die an der Kühlraumtür steht.

Falls die Umstellung Teil der vollständigen Umstellung auf ein neues Kassensystem ist, behandelt unser Leitfaden zum Wechsel des Kassensystems die Themen Daten, Hardware und Zeitplanung.

Wo Tableview geeignet ist, und wo nicht

Bei Tableview ist die Bestandsverwaltung Teil derselben Plattform wie das Kassensystem, sodass bei jedem Verkauf die Zutaten automatisch abgezogen werden, unabhängig davon, ob die Bestellung am Tisch, an der Theke, über ein QR-Menü oder über eine Lieferplattform erfolgte. Zutaten werden Rezepten zugeordnet, einschließlich Unterrezepten und Einheitenumrechnungen, und die Lebensmittelkosten pro Gericht werden automatisch berechnet, wobei die Kosten jedes Gerichts dem Verkaufspreis gegenübergestellt werden. Der Lagerbestand wird standortübergreifend in einer Übersicht nachverfolgt, einschließlich Barcode- und Chargenverfolgung, Inventur-Workflows und Abweichungsberichten.

Jeder Artikel verfügt über einen eigenen Mindestbestand; Push- und E-Mail-Benachrichtigungen warnen Sie, bevor der Vorrat zur Neige geht, und Bestellungen werden mit einem Klick generiert, wobei Lieferanten und deren Lieferzeiten an einem Ort verwaltet werden. Abfälle werden mit Ursachencodes protokolliert. Bars erhalten Cocktailrezepte, bei denen jede Zutat abgezogen wird, sowie Flaschenzähle mit Abweichungswarnungen pro Schicht und Bestandsangaben zum Fassinhalt. Hotels und Resorts nutzen einen gemeinsamen Zutatenpool für alle Gastronomiebetriebe, wobei Transfers zwischen diesen möglich sind. Wenn ein Gericht ausverkauft ist, markieren Sie es einmal, und es verschwindet aus der QR-Code-Speisekarte, Ihrer Website und den verbundenen Lieferplattformen. Die Basis-Bestandsverwaltung ist in jedem Tarif enthalten; erweiterte Bestands- und Beschaffungsfunktionen sind in den Tarifen „Pro“ und „Enterprise“ enthalten.

Eve Tsk, Geschäftsführerin des A.Z. Sunrise Resort & Fitness Club in Phuket, Thailand, beschrieb das Problem auf unserer Seite mit Kundenbewertungen: „Da wir ein Restaurant und eine Strandbar betreiben, wussten wir nicht, wie wir Bestände und Umsätze synchronisieren sollten. Tableview hat dieses Problem durch eine einfache und schnelle Implementierung gelöst. In weniger als einer Woche waren wir einsatzbereit.“

In welchen Fällen ist eine andere Lösung die bessere Wahl:

• Wenn Sie überwiegend Getränke in Flaschen und verpackte Lebensmittel verkaufen, reicht die Bestandserfassung auf Artikelebene in fast jedem Kassensystem aus, und die Nachverfolgung von Rezepten verursacht zusätzlichen Aufwand ohne nennenswerten Nutzen.
• Wenn Ihr Team bereits eine spezialisierte Backoffice-Plattform nutzt und Sie mit Ihrem Kassensystem zufrieden sind, ist es möglicherweise weniger aufwendig, beides beizubehalten, als die Kasse zu ersetzen.
• Im Starter-Tarif ist die Bestandsverwaltung grundlegend; prüfen Sie vor der Auswahl, welche Bestandsfunktionen Sie benötigen.
• Eine Kette mit einer zentralen Produktionsküche, die Chargen für Dutzende von Standorten plant, ist mit einem auf diesen Betrieb zugeschnittenen Unternehmenssystem besser bedient.

Lesen Sie als Nächstes: Bestandsmanagement in der Gastronomie zu Bestandsaufnahmen, Sicherheitsbeständen und Kalkulationsmethoden, Einkaufssoftware für die Gastronomie zur Umwandlung von niedrigen Lagerbeständen in Lieferantenbestellungen sowie den Food-Cost-Prozentsatz für die Formel und die Zielvorgaben.