Fragen Sie einen Restaurantbesitzer, wie viel er im letzten Monat für Lebensmittel ausgegeben hat, und er wird Ihnen die Zahl nennen. Fragen Sie ihn jedoch, was er bestellt hat, bei wem, zu welchem Preis und ob die Lieferung auch tatsächlich entsprechend erfolgte, dann finden sich die Antworten verstreut in WhatsApp-Chats, in E-Mails von Lieferanten, auf einem Notizblock an der Hintertür und im Gedächtnis des Küchenchefs. Eine Einkaufssoftware für die Gastronomie fasst all dies an einem Ort zusammen: was Sie benötigen, was Sie bestellt haben, was geliefert wurde und was Ihnen in Rechnung gestellt wurde. In einer Beschaffungssoftware für die Gastronomie ist dies der Bereich, mit dem die Küche täglich zu tun hat.
Das Geld fließt in kleinen Beträgen davon. Eine Kiste Tomaten, die nie angekommen ist, aber in Rechnung gestellt wurde. Burrata, deren Preis sich über drei Monate hinweg um 25 Cent pro Stück erhöht hat, ohne dass jemand dem zugestimmt hätte. Ein Cash-and-Carry-Einkauf am Samstag, weil am Donnerstag niemand bemerkt hat, dass die Sahne zur Neige ging. Nichts davon ist eine Krise, und genau das ist das Problem: Die Beträge sind zu gering, um sie manuell nachzuverfolgen, und treten zu häufig auf, um sie zu ignorieren. Der Einkauf funktioniert am besten, wenn er mit der Lagerverwaltung des Restaurants verknüpft ist, denn die Bestellung sollte sich danach richten, was tatsächlich im Regal vorrätig ist.
Eine Erkenntnis, die es sich lohnt, frühzeitig zu betonen: Die cleveren Bestellvorschläge stehen in den Demos im Mittelpunkt, doch der langweilige Teil, das Abgleichen von Lieferungen und Rechnungen mit der Bestellung, ist der Bereich, in dem das meiste Geld zu holen ist. Beurteilen Sie jedes System zunächst danach.
Was ist eine Einkaufssoftware für die Gastronomie?
Eine Einkaufssoftware für die Gastronomie ist ein Tool, das anhand Ihres Lagerbedarfs Bestellungen bei Lieferanten erstellt, diese bis zur Lieferung nachverfolgt und jede Rechnung mit dem vergleicht, was bestellt und erhalten wurde.
- Lieferantenkataloge und vereinbarte Preise
- Bestellungen anhand von Sollbeständen
- Genehmigungen vor dem Versand der Bestellungen
- Wareneingang und Unterlieferungen
- Rechnungsabgleich und Preisbenachrichtigungen
Das System fungiert als Bindeglied zwischen Ihrer Bestandsaufnahme und Ihrer Buchhaltung und wandelt einen Fehlbestand im Regal in eine Bestellung und eine Lieferung in eine abgerechnete Rechnung um.
Software für den Einkauf in der Gastronomie ist in der Regel an einem von drei Orten zu finden:
- In Ihrem Restaurant-Kassensystem, zusammen mit Bestandsdaten und Rezepten
- Verknüpft mit der Restaurantbuchhaltung auf einer All-in-One-Plattform
- Als eigenständige Bestell-App, die mit beiden Systemen verbunden ist
Kurz gesagt: Jede Bestellung basiert auf dem tatsächlichen Lagerbestand, und jede Rechnung wird vor der Bezahlung geprüft.
Einkauf vs. Beschaffung vs. Bestandsverwaltung
Die drei Begriffe werden oft so verwendet, als wären sie dasselbe, und Anbieter tragen nicht gerade zur Klarheit bei, indem sie alle drei in einer einzigen Funktionsliste aufführen. Sie überschneiden sich zwar, beantworten jedoch jeweils eine andere Frage.
Einkaufssoftware
Der tägliche Einkauf: Welche Artikel sollen bestellt werden, bei welchem Lieferanten, zu welchem Preis und ob Lieferung und Rechnung mit der Bestellung übereinstimmen. Köche und Manager nutzen sie mehrmals pro Woche.
Beschaffung
Die Strategie hinter dem Einkauf: Auswahl der Lieferanten, Aushandlung von Verträgen, Durchführung von Ausschreibungen und Entscheidung darüber, wie viele Lieferanten eingesetzt werden sollen. Dies erfolgt vierteljährlich oder jährlich und ist größtenteils eine Aufgabe für Mitarbeiter. Wir behandeln diesen Aspekt in unserem Artikel über Beschaffung und Lieferanten im Gastronomiebereich.
Bestandsverwaltungssoftware
Was sich in den Regalen befindet: Bestandsaufnahmen, Lagerbestände, Verderb und die Abweichung zwischen dem, was Sie haben sollten, und dem, was Sie tatsächlich haben. Hier erhält die Einkaufsabteilung ihre Ausgangsdaten. Wie ein Bestandsverwaltungssystem diese Bestände erfasst, ist ein Thema für sich.
Wesentlicher Unterschied:
- Die Beschaffung entscheidet, bei wem Sie einkaufen und zu welchen Konditionen. Die Einkaufsabteilung gibt die Bestellungen unter diesen Konditionen auf und überprüft sie.
- Bestandsverwaltungssoftware zeigt Ihnen, was Sie vorrätig haben. Einkaufssoftware wandelt diese Informationen in das um, was Sie kaufen müssen.
So handhaben Restaurants den Einkauf heute
Die meisten Restaurants verfügen bereits über ein Beschaffungssystem. Es handelt sich dabei jedoch möglicherweise nicht um eine Software. Die Tabelle vergleicht die gängigen Konfigurationen, vom Telefon und Notebook bis hin zu einer vollständig vernetzten Plattform.
| Konfiguration | So funktioniert es | Am besten geeignet für | Stärken | Einschränkungen |
|---|---|---|---|---|
| Telefon, Nachrichten und Papier | Der Küchenchef schreibt SMS oder ruft jeden Lieferanten an | Eine kleine Küche, wenige Lieferanten | Kostenlos, schnell, persönlich | Keine Aufzeichnungen, keine Preisvergleiche |
| Bestellübersicht in einer Tabellenkalkulation | Gemeinsam genutzte Tabelle mit Bestandsmengen und Preisen | Eigentümer, die Wert auf Kontrolle legen | Günstig, flexibel | Manuelle Zählungen, Preise veralten |
| Bestell-Apps der Lieferanten | Eigenes Portal oder eigene App jedes Lieferanten | Veranstaltungsorte mit einem Hauptgroßhändler | Aktuelle Preise für diesen Lieferanten | Eine App pro Lieferanten, kein Vergleich |
| Eigenständige Einkaufssoftware | Bestellung, Wareneingang und Rechnungen in einem Tool | Gruppen mit vielen Lieferanten | Leistungsstarke Arbeitsabläufe, Genehmigungen | Getrennt von Lager und Vertrieb |
| Einkauf auf einer All-in-One-Plattform | Bestellungen auf Basis von POS-Verkäufen und Lagerbeständen | Betriebe, die ein einziges System wünschen | Die Abrechnungen orientieren sich an den tatsächlichen Verkäufen, es ist keine erneute Eingabe erforderlich | Der Funktionsumfang variiert je nach Anbieter |
Die Tabellenkalkulation verdient Anerkennung. Viele gute Restaurants arbeiten seit Jahren damit. Sie versagt jedoch, wenn die Person, die sie pflegt, das Unternehmen verlässt, wenn ein zweiter Standort hinzukommt oder wenn niemand mehr Zeit hat, die Preise zu aktualisieren, und gerade das Letzte geschieht oft unbemerkt.
So funktioniert eine Einkaufssoftware für die Gastronomie
Die folgenden Schritte beschreiben einen Einkaufsprozess, der mit Lagerbestand und Umsatz verknüpft ist. Ein eigenständiges Tool folgt denselben Schritten, doch die Bestandszahlen und Kosten müssen von einer anderen Quelle importiert werden, dies sollten Sie bei einer Demo als Erstes überprüfen.
1. Lieferanten und Preise werden einmalig erfasst
Für jeden Lieferanten wird ein Datensatz mit Kontaktdaten, Liefertagen, Bestellfristen, Mindestbestellmenge und Lieferzeit angelegt. Jeder Artikel, den Sie einkaufen, ist mit einem oder mehreren Lieferanten verknüpft, einschließlich Verpackungsgröße und vereinbartem Preis. Mozzarella von der Molkerei wird in 1-kg-Beuteln zu einem Preis geliefert; derselbe Mozzarella vom Großhändler wird in 2,5-kg-Verpackungen zu einem anderen Preis angeboten. Die Software benötigt beide Angaben, damit sie die Preise pro Kilogramm vergleichen kann.
2. Par-Werte legen das Ziel fest
Für jeden Artikel legen Sie einen Sollbestand fest: die Menge, die Sie vor der nächsten Lieferung vorrätig haben möchten. Sinnvolle Sollbestände ändern sich im Wochenverlauf, sie sind vor dem Wochenende höher und montags niedriger, und die besten Systeme schlagen diese Werte auf der Grundlage Ihrer tatsächlichen Verkaufszahlen vor.
3. Die Bestellung ergibt sich automatisch aus der Lücke
Nach einer Bestandsaufnahme oder anhand der Bestandsstände, die das System im Zuge des Verkaufs der Gerichte aktuell hält, vergleicht die Software den aktuellen Bestand mit dem Sollwert und schlägt für jeden Lieferanten eine Bestellung vor. Der Küchenchef prüft diese, passt an, was die Zahlen nicht berücksichtigen können (eine große Reservierung am Samstag, ein Sonderangebot, für das zusätzlicher Fisch benötigt wird), und gibt die Bestellung ab.
4. Genehmigungen und Versand
Bestellungen, die einen festgelegten Betrag überschreiten, warten auf die Genehmigung durch einen Manager. Nach der Genehmigung erhält jeder Lieferant seine Bestellung, in der Regel per E-Mail oder über einen Lieferanten-Link, noch vor Ablauf seiner Bestellfrist.
5. Die Lieferung wird an der Tür geprüft
Wer die Lieferung entgegennimmt, öffnet die Bestellung auf einem Tablet, hakt ab, was angekommen ist, und vermerkt etwaige Fehlmengen, Beschädigungen oder Ersatzlieferungen. Diese Aufzeichnung ermöglicht später eine Gutschrift. Ohne sie steht bei einer fehlenden Kiste Ihr Wort gegen das des Fahrers.
6. Die Rechnung wird abgeglichen und die Kosten aktualisiert
Wenn die Rechnung eintrifft, gleicht die Software diese mit der Bestellung und der Lieferung ab. Falsche Preise, fehlende Artikel und Mengenabweichungen werden markiert, bevor eine Zahlung erfolgt. Die neuen Preise fließen dann in die Rezeptkosten ein, sodass sich eine Preiserhöhung bei Olivenöl in der Marge jedes Gerichts niederschlägt, in dem es verwendet wird.
Hier ein Beispiel für eine Woche in einer Trattoria mit 85 Plätzen, die bei sieben Lieferanten einkauft und monatlich Lebensmittel und Getränke im Wert von rund 31.000 erwirbt. Am Donnerstagmorgen führt der Küchenchef die Bestandsaufnahme auf einem Tablet durch. Die Software schlägt Bestellungen bei fünf Lieferanten vor, basierend auf den Wochenend-Sollbeständen: 42 Burrata, um den Bestand an Milchprodukten wieder auf den Sollbestand von 60 zu bringen, 14 Kisten Tomaten, 18 kg Tintenfisch. Sie fügt 4 kg Tintenfisch für eine Feier mit 20 Gästen am Samstag hinzu und streicht die Zucchini, die als Sonderangebot angeboten werden. Die Bestellung von Frischwaren beläuft sich auf 1.640 und liegt damit über dem Limit von 1.500; daher muss der Geschäftsführer um Genehmigung gebeten werden, der diese über sein Smartphone erteilt.
Am Freitag um 7:40 Uhr trifft die Warenlieferung ein, es fehlen zwei Kisten Tomaten. Der Küchenhelfer vermerkt dies auf dem Tablet, bevor der Fahrer abfährt. Als die Rechnung für die Milchprodukte eintrifft, weist die Software darauf hin, dass die Burrata mit 2,10 statt der vereinbarten 1,85 für 40 Stück berechnet wurde, zehn Stück mehr als vereinbart. Am selben Nachmittag zeigt eine Preiswarnung an, dass der Preis für Olivenöl beim Großhändler um 12 % gestiegen ist, und die Kosten für die hauseigene Focaccia passen sich entsprechend an. Auf Papier wäre nichts davon aufgefallen. Zusammen machen diese Abweichungen einige hundert pro Monat aus, und die Zeit, die es kostete, sie zu entdecken, betrug nur ein paar Fingertipps.
Was Einkaufssoftware einspart, und was nicht
Es gibt nur sehr wenige unabhängige Untersuchungen darüber, wie viel Einkaufssoftware Restaurants einspart, und die meisten veröffentlichten Zahlen stammen von Anbietern. Anstatt also eine davon zu zitieren, erfahren Sie hier, woher die Einsparungen stammen, und Sie können für jeden Punkt Ihre eigenen Zahlen einsetzen.
Schleichende Preiserhöhungen. Lieferanten geben kleine Preiserhöhungen selten bekannt. Ein paar Cent hier und da bei Dutzenden von Artikeln summieren sich. Wenn eine Trattoria, die monatlich 31.000 einkauft, zulässt, dass die Preise um 1,5 % über den vereinbarten Wert steigen, sind das 465 pro Monat oder 5.580 pro Jahr, und niemand hat dem zugestimmt. Preiswarnungen und Rechnungsabgleich erkennen dies bereits in der Woche, in der es geschieht.
Liefermängel und Fehler. Fehlende Kartons, falsche Artikel und in Rechnung gestellte, aber nicht gelieferte Mengen. Die meisten Lieferanten schreiben diese Beträge gut, jedoch nur, wenn Sie nachweisen können, was tatsächlich angekommen ist. Die Wareneingangsabwicklung über ein Tablet liefert Ihnen diesen Nachweis.
Notkäufe. Der Samstagsbesuch beim Cash-and-Carry kostet mehr pro Kilo, hält einen Koch oder Manager vom Betrieb fern und erfolgt oft, weil am Donnerstag niemand bemerkt hat, dass ein Artikel fast aufgebraucht war. Bedarfsmengen und Bestellvorschläge sorgen dafür, dass solche Besorgungen seltener werden.
Überbestellungen und Verschwendung. Bei Bestellungen nach Bauchgefühl wird oft aufgerundet, und was aufgerundet wird, landet häufig im Müll. Bestellungen, die auf tatsächlichen Verkaufszahlen und Lagerbeständen basieren, sorgen für einen schlankeren Kühlraum. Der Rest dieses Problems, von der Lagerung bis zur Zubereitung, wird in unserem Artikel zur Reduzierung von Lebensmittelverschwendung behandelt.
Verwaltungsaufwand. Das Erstellen von Bestellungen, das Einfordern von Gutschriften und das Erfassen von Rechnungen in der Buchhaltung nimmt jede Woche mehrere Stunden in Anspruch. Ein Teil dieser Zeit lässt sich wieder einsparen.
Nun zu den Grenzen. Eine Einkaufssoftware handelt keine besseren Preise aus; sie zeigt Ihnen lediglich, ob Sie die vereinbarten Preise erhalten. Sie behebt keine Lebensmittelkosten, die durch Portionsgrößen, Rezepte oder Diebstahl verursacht werden, und wenn Ihr Food-Cost-Prozentsatz hoch ist, weil die Teller zu voll serviert werden, liegt die Lösung in der Küche, angefangen bei der Portionskontrolle. Und sie ist nur so gut wie die Bestandszahlen, auf denen sie basiert. Ein Bestandsverwaltungssystem, das auf Bestandsaufnahmen basiert, die niemand ordnungsgemäß durchführt, führt zwangsläufig zu fehlerhaften Bestellungen.
Worauf Sie bei einer Einkaufssoftware für die Gastronomie achten sollten
Jede Demo zeigt einen übersichtlichen Bestellbildschirm. Dies sind die Fragen, die den Unterschied ausmachen zwischen einem System, das Ihr Küchenchef an einem Donnerstagmorgen nutzen wird, und einem, das nach einem Monat ungenutzt bleibt.
1. Bestellungen, die auf dem tatsächlichen Lagerbestand basieren
Vorgeschlagene Bestellungen sollten auf dem aktuellen Lagerbestand im Vergleich zum Sollbestand basieren, wobei sich die Sollbestände je nach Wochentag unterscheiden können. Wenn das System Ihnen lediglich ein leeres Bestellformular mit Ihrer Artikelliste anzeigt, handelt es sich um eine Tabellenkalkulation mit einem Login. Fragen Sie: „Zeigen Sie mir, wie die Bestellung für Freitag berechnet wird.“
2. Lieferantenkataloge mit vereinbarten Preisen und Verpackungsgrößen
Jeder Artikel benötigt einen Lieferanten, eine Verpackungsgröße, eine Maßeinheit und einen vereinbarten Preis, idealerweise mit mehr als einem Lieferanten pro Artikel, damit Sie vergleichen können. Fragen Sie, wie die Preise aktualisiert werden und wer benachrichtigt wird, wenn sich ein Preis ändert.
3. Genehmigungsregeln, die Sie festlegen können
Genehmigung nach Bestellwert, nach Lieferant oder nach Rolle, sodass ein Souschef beispielsweise Obst und Gemüse bestellen kann, während eine große Weinbestellung an den Geschäftsführer weitergeleitet wird. Fragen Sie, ob Führungskräfte Genehmigungen über das Smartphone erteilen können, da sie nicht immer am Pass stehen.
4. Warenannahme per Tablet an der Tür
Die Person, die die Lieferung entgegennimmt, sollte in der Lage sein, Artikel abzuhaken, Fehlmengen und Ersatzlieferungen zu erfassen und ein Foto von beschädigter Ware hinzuzufügen, und das alles in ein oder zwei Minuten, während der Fahrer wartet. Bitten Sie darum, den gesamten Vorgang einer erfassten Fehllieferung von Anfang bis Ende zu sehen.
5. Rechnungsabgleich, der Abweichungen kennzeichnet
Die Software sollte Rechnung, Bestellung und Lieferung abgleichen und abweichende Preise und Mengen kennzeichnen, bevor die Rechnung zur Zahlung freigegeben wird. Fragen Sie, was mit einer gekennzeichneten Rechnung geschieht und wie die Gutschrift nachverfolgt wird.
6. Preiswarnungen mit Schwellenwerten
Eine Benachrichtigung bei jeder Preisänderung, sei sie noch so gering, ist nur Störlärm. Sie sollten einen Schwellenwert festlegen, beispielsweise 5 % bei Proteinen, und die Preisentwicklung nach Lieferanten einsehen können. Fragen Sie, ob eine Preisänderung die Rezeptkosten automatisch aktualisiert.
7. Eine Verknüpfung zu Rezepten und Margen
Einkaufsdaten sind am nützlichsten, wenn sie bis in die Speisekarte einfließen. Wenn sich der Preis einer wichtigen Zutat ändert, sollten Sie erkennen können, welche Gerichte davon betroffen sind und wie hoch deren Marge nun ist. Bitten Sie darum, diesen Weg von der Rechnung bis zum Gericht nachzuvollziehen.
8. Mehrere Standorte, eine Übersicht
Unternehmensgruppen müssen vergleichen, was die einzelnen Standorte für denselben Artikel bezahlen, gemeinsame Lieferantenkataloge festlegen und manchmal zentral bestellen. Fragen Sie, wie ein von der Zentrale vereinbarter Preis jeden Standort erreicht.
9. Berichte, die Sie tatsächlich lesen werden
Ausgaben nach Lieferanten und Kategorien, Preisentwicklungen, Fehlmengen und Gutschriften nach Lieferanten sowie Ausschuss nach Ursache. Fragen Sie, welche Berichte die Manager bei bestehenden Kunden wöchentlich nutzen, nicht, welche Berichte es überhaupt gibt.
Wie viel kostet eine Einkaufssoftware für die Gastronomie?
Die Kosten reichen von null bis zu einer erheblichen monatlichen Gebühr, und die günstigsten Optionen kosten oft am meisten Zeit.
Tabellenkalkulationen und Nachrichten. Kostenlos, abgesehen von den Stunden, die man damit verbringt, sie auf dem neuesten Stand zu halten, und den Fehlern, die niemand bemerkt.
Bestell-Apps der Lieferanten. Für das Restaurant in der Regel kostenlos, da der Lieferant dafür aufkommt. Sie sind praktisch für einen einzelnen Lieferanten, doch jede App zeigt nur die eigenen Preise an, und keine davon weist Sie darauf hin, dass ein Mitbewerber günstiger ist.
Eigenständige Einkaufssoftware. Normalerweise fällt eine monatliche Gebühr pro Standort an, manchmal mit zusätzlichen Kosten für die Rechnungsbearbeitung oder weitere Nutzer. Stark bei Arbeitsabläufen, aber Bestands- und Verkaufsdaten müssen aus Ihren anderen Systemen importiert werden.
Einkauf über eine All-in-One-Plattform. Im Paket mit Bestandsverwaltung, Rezepten und der Kassensoftware enthalten. Sie zahlen für die Plattform, und es gibt kein zweites System, das synchronisiert werden muss.
Egal, welche Option Sie in Betracht ziehen, messen Sie den Preis an einer einzigen Kennzahl: Wie viel Ihrer monatlichen Ausgaben für Speisen und Getränke entgeht Ihnen derzeit der Kontrolle? Selbst ein kleiner Anteil von monatlichen Ausgaben in Höhe von 30.000 ist wahrscheinlich mehr wert als die Software. Bei Tableview ist die Beschaffung Teil des Pro-Tarifs; die Details finden Sie auf unserer Seite zu Tarifen und Preisen.
So wählen Sie die passende Einkaufssoftware für Ihr Restaurant
Die richtige Konfiguration hängt weniger von der Größe ab als vielmehr davon, bei wie vielen Lieferanten Sie einkaufen und wie viele Mitarbeiter Bestellungen aufgeben.
Full-Service-Restaurants
Viele Lieferanten, an den meisten Tagen Frischwarenlieferungen und ein Küchenchef, der die meisten Bestellungen aufgibt. Wareneingang und Rechnungsabgleich sind am wichtigsten, da bei frischen Produkten und Fisch Fehlmengen und Preisänderungen am stärksten ins Gewicht fallen. Die Beschaffung funktioniert am besten, wenn sie Daten mit dem restlichen Kassensystem für Vollservice-Restaurants austauscht.
Bars und Clubs
Weniger Lieferanten, höherwertige Artikel und ein umfangreicher Lagerbestand hinter der Bar. Durch Festpreise für Spirituosen und Fässer sowie Genehmigungsverfahren für große Wein- und Spirituosenbestellungen wird das Bargeld geschont. Die Kosten für den Ausschank werden in unserem Artikel über Ausschankkosten in Bars behandelt, die Tools für den Veranstaltungsort finden Sie auf unserer Seite zum Bar-Kassensystem.
Take-away und Lieferservice
Verpackungsmaterial wird zu einem wichtigen Einkaufsposten, und wenn die Behälter ausgehen, kommt der Betrieb genauso sicher zum Erliegen wie bei einem Mangel an Hähnchen. Legen Sie für Verpackungsmaterial ebenso wie für jede Zutat Mindestbestände fest. Ein POS-System für den Außer-Haus-Verkauf, das den Umsatz nach Vertriebskanälen erfasst, hilft bei der Festlegung dieser Mindestbestände.
Cloud-Küchen und Multi-Brand-Standorte
Mehrere Marken teilen sich ein Lager, daher muss der Einkauf auf der Grundlage des Gesamtbedarfs erfolgen. Die Verknüpfung von Rezepten ist wichtiger als üblich, da eine Zutat für fünf Menüs verwendet werden kann. Das ist der Alltag in Cloud-Küchen.
Hotels und Resorts
Mehrere Betriebsstätten, zentrale Lager und formelle Genehmigungswege. Der Einkauf muss Bestellungen aus der Küche, den Bars und dem Bankettbereich bearbeiten, oft unter Einbeziehung der Finanzabteilung. Das ist Standard im Hotel-Gastronomiebereich.
Restaurantketten
Mehrere Standorte, die dieselben Artikel einkaufen. Gemeinsame Kataloge, zentrale Preisvereinbarungen und standortbezogene Vergleiche sind die Merkmale, die sich auszahlen. Einige Gruppen betreiben zudem eine Zentralküche, die für alle bestellt, ein Modell, das in unserem Artikel über Großküchen beschrieben wird.
Erste Schritte: eine 30-tägige Einführungsphase
Einkaufssoftware scheitert am häufigsten im ersten Monat, wenn die Einrichtung wie zusätzliche Arbeit erscheint und die alten Gewohnheiten noch einfacher sind. Ein einfacher Plan sorgt dafür, dass es vorangeht.
Woche 1: Lieferanten und die wichtigsten Artikel. Tragen Sie zunächst alle Lieferanten ein, dann die Artikel, auf die der größte Teil Ihrer Ausgaben entfällt. In den meisten Küchen machen etwa 50 Artikel rund 80 % des Einkaufsvolumens aus; beginnen Sie also dort, anstatt gleich mit allen 400 Artikeln.
Woche 2: Mindestbestände und eine ordnungsgemäße Bestandsaufnahme. Führen Sie eine vollständige Bestandsaufnahme durch, legen Sie Mindestbestände für diese Artikel fest und vereinbaren Sie, wer bei welchem Lieferanten bestellt. Teilen Sie den Lieferanten mit, dass Bestellungen nun über das neue System erfolgen werden.
Woche 3: Bestellungen aufgeben und Wareneingänge im System erfassen. Geben Sie jede Bestellung über die Software auf, auch wenn es per Telefon schneller ginge, und erfassen Sie jede Lieferung auf dem Tablet. Rechnen Sie damit, die Sollbestände mehr als einmal anpassen zu müssen.
Woche 4: Rechnungen abgleichen und überprüfen. Gleichen Sie jede Rechnung ab, gehen Sie jedem Hinweis nach und sehen Sie sich die ersten Berichte an. Fügen Sie anschließend die nächste Artikelgruppe hinzu.
Bestimmen Sie eine Person, die in diesem Monat die Verantwortung trägt, in der Regel den Küchenchef oder den Geschäftsführer. Eine geteilte Verantwortung im ersten Monat bedeutet meist, dass niemand wirklich verantwortlich ist.
Wo Tableview geeignet ist, und wo nicht
In Tableview ist der Einkauf Teil des Beschaffungsmanagements und mit Lagerbeständen, Rezepten und Umsätzen aus demselben Kassensystem verknüpft. Sie führen ein Lieferantenverzeichnis mit Kontaktdaten, Lieferzeiten, Preisvereinbarungen und Leistungsbewertungen, vergleichen die Preise verschiedener Anbieter und legen für jede Zutat einen bevorzugten Lieferanten fest. Jeder Artikel hat seinen Sollbestand, und wenn der Lagerbestand darunter fällt, erstellt Tableview die Bestellung mit einem Klick oder automatisch und wählt den Lieferanten anhand von Lieferzeit und Kosten aus.
Bestellungen können mehrstufige Genehmigungswege durchlaufen, und Sie können jede einzelne Bestellung von der Einreichung bis zur Lieferung verfolgen. Bei Wareneingang wird die Bestellung automatisch mit der Rechnung abgeglichen, und Abweichungen werden gekennzeichnet. Die Zutatenkosten werden bei Preisänderungen aktualisiert, wobei Sie Benachrichtigungen erhalten, wenn eine Preiserhöhung den von Ihnen festgelegten Prozentsatz überschreitet, und Kostenentwicklungen nach Lieferanten angezeigt werden. Da die Zutaten den Rezepten zugeordnet sind, sehen Sie die Auswirkungen auf die Marge jedes Gerichts. Verschwendung wird mit Ursachencodes protokolliert und pro Artikel kalkuliert. Die Beschaffungsfunktion ist in den Tarifen „Pro“ und „Enterprise“ enthalten.
In welchen Fällen eine andere Lösung die bessere Wahl ist:
- Wenn die Bestell-App Ihres Hauptlieferanten alle Ihre Anforderungen erfüllt und Sie fast ausschließlich bei diesem einkaufen, lohnt sich ein separates Beschaffungstool möglicherweise noch nicht.
- Wenn Sie einen elektronischen Datenaustausch mit bestimmten nationalen Distributoren benötigen, prüfen Sie zunächst die Integration mit dem jeweiligen Anbieter; Tableview wirbt nicht mit lieferantenspezifischen Integrationen.
- Eine Kette mit Hunderten von Standorten und einer zentralen Beschaffungsabteilung ist mit einer auf dieses Team zugeschnittenen Enterprise-Beschaffungssuite besser bedient.
Wichtige Erkenntnisse
- Eine Einkaufssoftware für die Gastronomie wandelt Bestandsengpässe in Lieferantenbestellungen um und gleicht jede Lieferung und Rechnung mit Ihrer Bestellung ab.
- Der Großteil der Einsparungen ergibt sich aus dem eher langweiligen Teil: dem Aufdecken von Fehlmengen, falschen Preisen und nicht vereinbarten Preiserhöhungen, bevor Sie bezahlen.
- Einkauf bedeutet tägliches Bestellen. Beschaffung bedeutet die Auswahl von Lieferanten und Konditionen. Der Lagerbestand ist das, was sich im Regal befindet.
- Bestellungen sollten auf der Grundlage des tatsächlichen Lagerbestands und der Sicherheitsbestände erfolgen, und Preisänderungen sollten in die Rezeptkosten einfließen.
- Beurteilen Sie den Preis daran, wie viel Ihrer monatlichen Ausgaben derzeit unkontrolliert bleibt.
- Führen Sie das System zunächst für Ihre 50 wichtigsten Artikel ein, wobei im ersten Monat eine Person die Verantwortung dafür trägt.
Lesen Sie als Nächstes: Bestandsmanagement im Restaurant für die Zahlen hinter jeder Bestellung, Selbstkosten für die Stellen, an denen sich der Einkauf in Ihren Zahlen niederschlägt, und Cashflow im Restaurant für die pünktliche Bezahlung Ihrer Lieferanten.
