Software de facturación para restaurantes

La factura es lo último que lee un cliente y una de las primeras cosas que hace un inspector de Hacienda. El software de facturación de un restaurante tiene que satisfacer a ambos: a un cliente que quiere dividir la cuenta de una mesa de ocho entre cuatro a las 22:40, y a un auditor que quiere saber por qué una botella de vino de 38,00 acabó como una línea a 0,00 un martes de marzo. En la mayoría de los restaurantes no se trata de un programa independiente. Es la parte del TPV del restaurante que convierte los pedidos en facturas, y lo bien que hace ese trabajo se refleja en tus márgenes mucho antes de que aparezca en una reseña.

La facturación es también donde cambia de manos el dinero. La factura tiene que tener en cuenta todas las formas de pago posibles: tarjeta, móvil, efectivo o una combinación de las tres, y tiene que cuadrar perfectamente con los pagos del restaurante para que la recaudación de la noche coincida con lo que llega al banco. Cuando se trata de dos sistemas separados, alguien se pasa la mañana conciliándolos a mano.

El término tiene significados ligeramente diferentes según el lugar. En la India y gran parte del sur de Asia, «software de facturación» es el nombre coloquial que se le da al TPV. En Europa, esa misma función la cumple lo que se llama software de caja o TPV, y la legislación de varios países establece exactamente cómo debe registrarse una venta. La función es la misma en todas partes: hacer bien la factura, cobrar y llevar un registro que se pueda justificar.

¿Qué es un software de facturación para restaurantes?

El software de facturación para restaurantes es un programa que convierte los pedidos de una mesa o de un cliente en una factura, aplica impuestos, descuentos y cargos por servicio, cobra el pago y registra la venta.

• Facturas por mesa, asiento o cuenta
• Divisiones de cuenta, descuentos y obsequios
• Líneas de impuestos y cargos por servicio
• Pagos con tarjeta, en efectivo y por teléfono
• Recibos y totales al cierre del día

Se sitúa entre el pedido y la cuenta, así que cada venta se factura una vez, se paga una vez y llega a la contabilidad sin tener que volver a introducirla.

El software de facturación para restaurantes puede:

• Integrado en un TPV de restaurante con servicio completo
• Parte de un sistema de restauración de un hotel con cargo a la habitación
• Un programa de facturación independiente en un ordenador de sobremesa

En resumen: el software de facturación para restaurantes elabora la factura, cobra el importe y lleva el registro de cada venta.

Software de facturación vs. TPV vs. software de contabilidad

Los tres conceptos se solapan, y los proveedores usan los nombres de forma un poco imprecisa. Para qué sirve cada uno:

Software de facturación

Elabora la factura y cobra el pago. Sus registros son las propias ventas: qué se vendió, cuándo, a qué precio, con qué impuestos y cómo se pagó. Un programa básico de facturación solo hace esto, a menudo en un ordenador situado en la caja.

Software de TPV

Se encarga de la facturación y de todo lo que la rodea: tomar pedidos en la mesa, enviarlos a la cocina, gestionar la distribución del local y hacer un seguimiento del stock en función de lo que se vende. En un restaurante con servicio de mesa, la facturación por sí sola rara vez es suficiente, porque la factura solo es válida en la medida en que lo sean los pedidos que la componen.

Software de contabilidad

Registra el dinero tras la venta: ingresos, gastos, facturas de proveedores, nóminas, declaraciones de impuestos. Necesita los datos de ventas de la facturación, a ser posible como un total diario por tipo impositivo y forma de pago, en lugar de una larga lista de recibos. Esa es la función del software de contabilidad para restaurantes, y cuanto más claro sea el traspaso de datos, menos te cobrará tu contable.

Diferencia clave:

• El software de facturación termina con el recibo; el TPV empieza con el pedido e incluye la factura.
• El software de contabilidad empieza donde termina la facturación, y solo funciona tan bien como los datos de ventas que recibe.

Cómo se procesa una cuenta en el software

Imagina un restaurante libanés de 64 plazas un sábado por la noche. Los precios del menú incluyen un 10 % de IVA, y el local añade un 12,5 % de cargo por servicio a las mesas de ocho o más comensales.

1. Los pedidos se introducen por asiento

La mesa 14 es una familia de cuatro y dos parejas. El camarero introduce en el sistema un mezze para compartir, los platos principales por comensal, dos botellas de vino y una ronda de arak. Como cada plato principal está vinculado a un comensal, la factura ya sabe quién ha pedido qué antes de que nadie pida dividirla. Para el postre, la mesa ha pedido por valor de 412,00.

2. Un regalo de la casa, con motivo

Te sirven un knafeh frío y lo devuelven. La jefa lo elimina de la cuenta, 9,00, seleccionando «error de cocina» de una lista y aprobándolo con su propio inicio de sesión. La línea se mantiene en la cuenta con valor cero, así que la cocina ve qué ha fallado y el informe de obsequios muestra quién ha regalado qué. Nuestro artículo sobre anulaciones y obsequios explica los controles.

3. Se calcula la cuenta

• Comida y bebida tras el regalo: 403,00, de los cuales 36,64 son IVA
• Cargo por servicio al 12,5 %: 50,38
• Total: 453,38

El cargo por servicio aparece en una línea aparte, nunca incluido en la comida, y se indica el IVA para que un cliente de negocios pueda desgravarlo.

4. La mesa divide la cuenta

La familia paga lo de su mesa: 211,00 en comida y bebida más el servicio, 237,38. Las dos parejas se reparten todo lo demás a partes iguales: 192,00 más el servicio son 216,00, así que 108,00 cada una. El camarero lo hace en tres pasos, primero por persona y luego a partes iguales, en lugar de con la calculadora en la barra.

5. Tres formas de pagar

La familia pasa la tarjeta. Una pareja paga con el móvil y añade una propina de 5,00 en el lector. La otra paga en efectivo. La propina se anota a nombre del camarero, aparte del cargo por servicio, para que en nóminas se puedan tratar las dos cosas de forma diferente.

6. Los recibos y el cierre

Una pareja quiere un recibo por correo electrónico para los gastos; los demás no quieren ningún recibo en papel. Al cerrar, el informe del día muestra cada venta por tipo impositivo y forma de pago, las consumiciones gratis con su motivo y las propinas por camarero. El efectivo de la caja se compara con lo que espera el software, y el total se envía a contabilidad sin que nadie tenga que volver a teclearlo. Nuestro artículo sobre el informe Z explica qué hay que comprobar al cerrar.

Impuestos en la cuenta: IVA, GST e impuesto sobre las ventas

El software tiene que aplicar el impuesto que se usa en tu país y hacerlo correctamente en cada línea. Hay tres patrones que cubren la mayor parte del mundo:

• IVA incluido en el precio. La mayor parte de Europa. El precio del menú es lo que paga el cliente, y la cuenta muestra cuánto corresponde al IVA. Algunos países aplican tipos diferentes para la comida y el alcohol, o para comer en el local o para llevar, por lo que una misma cuenta puede incluir dos o tres tipos diferentes.
• Impuesto sobre las ventas añadido al final. Estados Unidos. El menú muestra los precios sin impuestos, y la factura añade al final el tipo impositivo estatal y local.
• GST. India, Australia, Singapur y otros países, cada uno con sus propias normas. En la India, por ejemplo, la mayoría de los restaurantes independientes cobran un 5 % de GST, y la factura tiene que indicarlo en el formato que exigen las normas fiscales.

Sea cual sea el sistema, el tipo impositivo debe figurar en el plato del menú, no introducirse en la caja. Una hamburguesa vendida para comer en el local y la misma hamburguesa vendida para llevar pueden tener impuestos diferentes, y el software debería distinguir cuál es cuál según el tipo de pedido. Nuestro artículo sobre los tipos de IVA en restaurantes analiza una factura con tres tipos distintos.

Los cargos por servicio tienen sus propias normas fiscales. En algunos países, el cargo por servicio se grava igual que la comida; en otros, una propina voluntaria no se grava en absoluto. Esa es una razón más para mantener ambos conceptos en líneas separadas. Nuestro artículo sobre cargo por servicio y propinas explica quién se queda con qué.

Cuándo hay que certificar el software de facturación

En cada vez más países, la ley establece cómo debe registrar un TPV una venta, para evitar que se borren las ventas a posteriori. Los detalles varían, así que consulta la normativa vigente con tu contable, pero la tendencia es clara:

• Alemania exige que las cajas registradoras electrónicas utilicen un dispositivo técnico de seguridad certificado que firme cada transacción.
• Francia exige que el software de caja sea a prueba de manipulaciones, cuente con un certificado y mantenga registros seguros de cada venta.
• Italia exige que las ventas se registren en una caja registradora telemática que envíe los totales diarios a la administración tributaria.
• España está introduciendo normas para los sistemas de facturación que hacen que cada registro sea rastreable y, en algunos casos, se envíe a la administración tributaria.
• Portugal, Austria y otros países tienen sus propios sistemas de certificación o registro.

Para un restaurante, la regla práctica es sencilla: pide a cualquier proveedor de software de facturación que te demuestre por escrito, antes de firmar, que su sistema cumple con la normativa de tu país. Un programa de facturación barato que no cumpla con la normativa puede costarte más en una sola inspección fiscal que lo que cuesta uno que sí la cumple en diez años.

La otra mitad es una cuestión de comportamiento. El software certificado dificulta borrar una venta, pero no puede impedir que el personal no la registre. Lo que te protege es mantener todos los pedidos en el sistema, desde la primera bebida hasta el último café. Nuestro artículo sobre los robos por parte de los empleados de restaurantes aborda los patrones que aparecen en los informes.

Qué debes buscar en un software de facturación para restaurantes

La mayoría de los programas de facturación pueden imprimir un total. Estas son las cosas que diferencian a los que te ayudan en una noche ajetreada de los que te la alargan aún más.

1. Divisiones por mesa, artículo, importe y porcentaje

Las mesas se dividen de todas las formas imaginables, a menudo en la misma factura. Pide al proveedor que divida una mesa de ocho en tres partes delante de ti, con un comensal que pague por artículo y el resto a partes iguales. Cuenta las veces que pulsa.

2. Descuentos y obsequios con motivos y autorizaciones

Cada cambio de precio debe incluir un motivo y el nombre de quien lo haya aprobado, y solo algunos miembros del personal deberían poder hacerlo. Una cuenta que cualquiera pueda editar sin dejar rastro es un agujero de seguridad, no una ventaja.

3. Normas fiscales por plato y tipo de pedido

Tipos impositivos por plato del menú, tipos diferentes para comer en el local y para llevar (si tu país los tiene), y cargos por servicio con su propio tratamiento fiscal. Comprueba que una cuenta mixta muestre cada tipo por separado.

4. El recargo por servicio, separado de las propinas

El recargo por servicio que establece el local y la propina que deja un cliente son cantidades distintas con normas diferentes. El software debería registrarlas en líneas separadas e indicar las propinas por camarero.

5. Todas las formas de pago en una sola cuenta

Tarjeta, pago sin contacto, monederos digitales y efectivo, y más de una de estas opciones en la misma factura. Los reembolsos, los reembolsos parciales y los ajustes de las propinas a posteriori deberían realizarse en cuestión de segundos, sin necesidad de volver a pasar la tarjeta.

6. Los recibos que los clientes realmente quieren

Impresos, por correo electrónico o mediante código QR, y una factura en regla con los datos de la empresa para los clientes de negocios que necesiten desgravar el IVA. En los hoteles, el cargo debería poder cargarse directamente a la habitación.

7. Facturación que funciona sin conexión

Cuando se cae Internet a las 21:00, las facturas tienen que imprimirse igual y hay que seguir aceptando tarjetas. Pregunta qué pasa con las facturas y los pagos con tarjeta durante un corte de conexión, y cómo se sincronizan después.

8. Un cierre y un traspaso impecables

El informe de fin de día debería mostrar las ventas por tipo impositivo y forma de pago, los servicios gratuitos, las anulaciones, los reembolsos y las propinas, y enviarlos a tu contabilidad sin necesidad de exportar ni importar. Si tu contable sigue pidiéndote una hoja de cálculo cada mes, el traspaso no está funcionando.

9. Rapidez al final de la comida

La espera de la cuenta es lo que los comensales recuerdan y de lo que se quejan. Un viernes con todas las mesas ocupadas, ahorrar dos minutos por cuenta en 40 mesas supone más de una hora de tiempo de los camareros y permite que las mesas se liberen antes. Mídelo en la demostración: desde el «¿nos traes la cuenta?» hasta el recibo, con un desglose y una propina por medio. Pagar en la mesa, con un dispositivo móvil o un teléfono, suele eliminar por completo la espera más larga.

10. Varias divisas, si tus clientes las traen

En zonas turísticas y hoteles, puede que los clientes quieran pagar en su propia moneda. Los recibos que muestran ambos importes y llevar tus propios registros evitan discusiones por ambas partes.

Cuánto cuesta un software de facturación para restaurantes

Los precios van desde gratis hasta unos cientos al mes, y las opciones más baratas suelen salir más caras de lo que parecen.

• Programas de escritorio gratuitos o de pago único. Van bien para un mostrador que solo necesita una factura y un recibo. Normalmente no permiten tomar pedidos en la mesa, rara vez gestionan bien las cuentas compartidas y puede que no cumplan con la normativa fiscal de tu país.
• Suscripciones a un TPV con facturación integrada. Suelen costar entre 50 y 300 al mes por local, y el hardware se compra por separado. Es la opción por la que suelen decantarse la mayoría de los restaurantes con servicio de mesa.
• Comisiones por pago con tarjeta. Un porcentaje de cada pago con tarjeta, que cobra la entidad procesadora, y que suele ser el gasto mayor de los tres a lo largo de un año.
• Hardware. Una tableta o terminal, una impresora de recibos, un cajón de efectivo y un lector de tarjetas, y en algunos países un dispositivo o impresora fiscal certificada.

Compara el coste anual total, incluyendo el software, el hardware y las comisiones por pago con tarjeta, en lugar de fijarte solo en el precio mensual. En nuestro artículo sobre el coste de los sistemas de TPV para restaurantes encontrarás una hoja de cálculo para comparar presupuestos.

Cómo elegir un software de facturación para tu restaurante

Lo más importante depende de cómo paguen tus clientes.

Restaurantes de servicio completo

Cuentas compartidas, pedidos por mesa, recargos por servicio en mesas grandes y una forma rápida de pagar en la mesa. La facturación tiene que formar parte del TPV, porque la cuenta se elabora a partir de los pedidos tomados a lo largo de la noche.

Comida para llevar, reparto a domicilio y servicio rápido

Rapidez e impuestos según el tipo de pedido. Un TPV para comida para llevar debería facturar tanto la comida en el local como la para llevar con las tarifas correctas sin que el cajero tenga que elegir, y gestionar los pedidos online que llegan ya pagados.

Cafeterías y panaderías

Muchos pagos de poco importe, sobre todo con tarjeta. Teclas de acceso rápido, un lector de tarjetas veloz y un recibo solo cuando el cliente lo pida.

Bares

Cuentas que se mantienen abiertas durante horas, rondas que se van añadiendo toda la noche y una tarjeta asociada a la cuenta. Un TPV para bares debería poder transferir una bebida de una cuenta a otra y cerrar una cuenta por nombre, mesa o tarjeta.

Camiones de comida y locales temporales

Facturación sin conexión y un lector de tarjetas que funcione con datos móviles. El TPV del food truck tiene que seguir facturando aunque se caiga la señal.

Hoteles

Cargos en la habitación, varios puntos de venta con sus propias normas fiscales y cargos por servicio, y facturas de banquetes por persona. La factura tiene que aparecer en el folio del huésped sin que la recepción tenga que introducirla manualmente.

Grupos con varios establecimientos

Las mismas normas de descuento, cargos por servicio y motivos de gratuidad en todos los establecimientos, configuradas una sola vez desde la sede central, y un informe que las compare. Cuando los obsequios del martes en una sucursal triplican los de las demás, quieres verlo esa misma semana, no en las cuentas de fin de año. Si los locales están en países diferentes, cada uno necesita su propia configuración fiscal y tributaria en el mismo sistema.

Errores de facturación que le cuestan dinero a los restaurantes

• Facturas escritas a mano y hojas de cálculo. No se pueden cotejar con los pedidos, y cada corrección pasa desapercibida.
• Descuentos sin motivo. Si nadie tiene que dar explicaciones por un descuento, nadie se hace responsable de él.
• El recargo por servicio mezclado con las propinas. Esto complica la nómina, los impuestos y lo que el personal cree que se le debe.
• El impuesto incorrecto en la comida para llevar. Un tipo impositivo tecleado en la caja en lugar de fijado en el artículo es un tipo que, al final, acabará siendo incorrecto.
• Facturación y pagos en dos sistemas distintos. Cada pago con tarjeta tiene que emparejarse manualmente con una factura.
• Ignorar las normas fiscales hasta que llega una inspección. La multa se suma al coste de sustituir el TPV.

Dónde encaja Tableview y dónde no

En Tableview, la facturación forma parte del TPV en lugar de ser un programa independiente. Las cuentas se pueden dividir por mesa, artículo, importe personalizado o porcentaje; se pueden incluir varios métodos de pago en una misma factura, y las cuentas permanecen abiertas entre turnos. Se aceptan tarjetas, pagos sin contacto, Apple Pay, Google Pay y efectivo en el mismo dispositivo; las propinas se pueden ajustar a posteriori sin tener que volver a pasar la tarjeta, y los reembolsos totales o parciales se hacen en segundos. Los clientes pueden firmar en la pantalla y recibir el recibo por correo en lugar de impreso.

Cada venta se registra por método de pago, las propinas se desglosan por camarero y turno, y los ingresos se transfieren a la contabilidad con una exportación lista para la declaración de impuestos para tu contable. Las cuentas siguen funcionando cuando se cae el wifi, y los pagos con tarjeta se ponen en cola hasta que vuelve la conexión. En los hoteles, cada establecimiento tiene sus propias normas fiscales y cargos por servicio; las comidas se pueden cargar a la habitación y los recibos pueden mostrar dos divisas. El plan Starter cuesta 69 dólares al mes con dos cajas registradoras, el Pro cuesta 189 dólares, y los nuevos clientes tienen los tres primeros meses gratis.

An Na, dueña del A&D Holiday Inn en Li Jiang (China), dejó de usar hojas de cálculo: «Hemos tenido grandes pérdidas en los últimos años porque llevábamos el registro de ventas en archivos de Excel. Después de pasarnos a Tableview, vimos un aumento del 32 % en nuestros ingresos, probablemente gracias a que tapamos esas fugas financieras».

Cuándo no es la opción adecuada:

• Si necesitas una certificación fiscal ya. Las normas varían según el país, así que confirma con nosotros por escrito que Tableview cumple con los requisitos de tu país antes de firmar, como deberías hacer con cualquier proveedor.
• Formatos de factura específicos de cada país. Si necesitas un diseño de factura local para el GST o una conexión con el sistema nacional de facturación electrónica que no sea compatible, quizá te convenga más un programa de facturación local diseñado para ese mercado.
• Un mostrador que solo necesita un total impreso. Si no tomas pedidos en las mesas y nunca divides la cuenta, puede que un programa de facturación sencillo sea todo lo que necesitas.

Siguiente: cómo dividir la cuenta según todas las formas en que una mesa pueda repartírsela, cómo elegir un TPV para el resto de la caja y el plan de cuentas del restaurante para saber dónde se registran las ventas en los libros.