Menu digitale per ristoranti

Un PDF del tuo menu cartaceo nascosto dietro un codice QR non è un menu digitale. È una fotocopia che gli ospiti ingrandiscono con le dita sul telefono, e diventa obsoleta non appena in cucina finisce qualcosa. Un vero menu digitale per i ristoranti è il menu stesso, gestito come dati: le stesse voci, i prezzi, gli allergeni e la disponibilità che alimentano la cassa, la cucina, il menu QR con ordinazione mobile che i tuoi ospiti usano al tavolo.

Ti accorgi della differenza il giorno stesso in cui cambia un prezzo. Con la versione cartacea, qualcuno deve digitare di nuovo il prezzo nel POS, mandare il menu in stampa, aggiornare il sito web e accedere a ogni tablet per le consegne, e uno di questi passaggi viene sempre saltato. È così che un hamburger finisce per costare 14,50 in sala, 13,90 sul sito web e ancora un altro prezzo sull’app per le consegne, e nessuno in sala sa quale sia quello giusto. Se vendi tramite aggregatori, un sistema POS per asporto che invia un unico menu a tutte le piattaforme è già metà del lavoro per passare al digitale.

Un’opinione prima di entrare nei dettagli. Lo schermo che l’ospite vede conta molto meno di dove si trova il menu. Scegli il sistema che mantiene un unico menu principale e lo pubblica ovunque: il codice QR, il tablet e il sito web diventano dettagli che puoi modificare in un secondo momento.

Cos’è un menu digitale?

Un menu digitale è il menu di un ristorante gestito come dati in tempo reale anziché su carta, così gli ospiti lo leggono su uno schermo e ogni modifica appare ovunque contemporaneamente.

• Piatti, prezzi e foto
• Allergeni e indicazioni dietetiche
• Modifiche e aggiunte
• Disponibilità e piatti esauriti
• Traduzioni per gli ospiti stranieri

È il record principale da cui attingono la cassa, gli schermi in cucina, il codice QR, il sito web e le app di consegna.

Un menu digitale di solito si trova in uno di questi tre posti:

• All’interno del POS del tuo ristorante, da cui il personale inserisce le ordinazioni
• Sul tuo sito web, tramite un generatore di siti per ristoranti
• In un’app dedicata al menu collegata al tuo cassa

In breve: un unico menu, modificato una sola volta, visualizzato correttamente su ogni schermo che un ospite o un cuoco guarda.

Menu digitale vs menu cartaceo vs menu in PDF

Su uno smartphone ci sono tre cose che vengono chiamate “menu”, ma solo una merita davvero questo nome. La confusione costa cara, perché i proprietari scelgono l’opzione più economica pensando di essere passati al digitale e poi si chiedono perché nulla sia diventato più semplice.

Menu cartaceo

Stampato, plastificato o scritto con il gesso su una lavagna. È ancora la cosa più bella da tenere in mano in una sala da pranzo tranquilla, e non rimane mai senza batteria, ma ogni modifica significa una ristampa o una riga cancellata con la penna.

Menu in PDF

Il file di stampa caricato dietro un codice QR o un link a un sito web. Ti fa risparmiare la spesa della stampa e nient’altro: non può nascondere un piatto esaurito, non può filtrare gli allergeni e, su uno smartphone piccolo, l’ospite deve ingrandire una pagina progettata per il formato A4.

Menu digitale

Ogni voce è un record con prezzo, foto, allergeni, opzioni personalizzabili e disponibilità. Il telefono dell’ospite, il palmare del cameriere e lo schermo in cucina leggono tutti lo stesso record, quindi una modifica fatta una volta viene applicata ovunque.

Differenza fondamentale:

• Un menu in PDF trasferisce la carta su uno schermo. Un menu digitale sostituisce la carta con i dati.
• Solo la versione digitale può prendere le ordinazioni, tenere traccia delle scorte, mostrare gli allergeni e rimanere sincronizzata su tutti i canali.

Il codice QR è solo la porta d’accesso al menu e funziona allo stesso modo indipendentemente da quale dei tre dispositivi ci sia dietro. Il codice stesso, dove posizionarlo e come assicurarsi che venga scansionato anche in condizioni di scarsa illuminazione, è spiegato nel nostro articolo sui menu con codice QR.

Tipi di menu digitali

Ogni tipo elencato di seguito porta il menu su uno schermo. Le differenze stanno in chi gestisce lo schermo e se l’ospite può ordinare direttamente da lì.

La maggior parte dei ristoranti finisce per gestirne due o tre contemporaneamente: un menu solo da visualizzare o per ordinare e pagare al tavolo, lo stesso menu sul sito web e ancora lo stesso menu su Deliveroo o Uber Eats. È proprio per questo che la fonte conta più del formato. I chioschi sono un acquisto a sé stante con logiche tutte loro, che analizziamo nella guida ai chioschi per l’ordinazione autonoma.

Come funziona un menu digitale

I passaggi qui sotto si basano su un menu digitale integrato nel POS, che è la configurazione che elimina la maggior parte del doppio lavoro. Con un’app per il menu autonoma, i passaggi due e cinque richiedono una sincronizzazione tra due sistemi, e quella sincronizzazione è la parte più difficile da testare.

1. Il menu viene creato una volta sola

Nel back office, ogni piatto riceve nome, descrizione, prezzo, foto, categoria, opzioni personalizzabili, allergeni e traduzioni. Un hamburger non è più solo una riga di testo. È una scheda con la scelta della temperatura di cottura, tre extra a pagamento, l’indicazione “senza glutine” sul panino e un nome in tedesco per i turisti.

2. A ogni prodotto viene assegnata la sua collocazione

Quale postazione in cucina lo prepara, in quali menu compare (pranzo, cena, bar, consegna a domicilio), a che ora diventa disponibile e se il suo prezzo varia sugli aggregatori per coprire la loro commissione. Questa mappatura è la parte più lenta della configurazione, ma è anche quella che si ripaga da sola ogni giorno dopo.

3. Il menu viene pubblicato su tutti i canali

Gli stessi dati compaiono come pulsanti sulla cassa, come pagina del menu dietro il codice QR di ogni tavolo, come sezione del menu sul tuo sito web e come inserzioni sulle app di consegna a domicilio. Nessuno deve riscrivere nulla.

4. Gli ordini arrivano tramite gli stessi dati

Quando un ospite ordina dal proprio telefono o un cameriere inserisce l’ordine, questo trasmette il piatto, le sue modifiche e le indicazioni sugli allergeni direttamente allo schermo giusto sul sistema di visualizzazione in cucina. Se poi l’ospite paga anche dal telefono, il flusso prosegue fino alla fase di pagamento descritta nel nostro articolo sul pagamento al tavolo.

5. Le modifiche si riflettono ovunque

Modifica un prezzo, segna un piatto come esaurito o programma il menu dell’happy hour, e ogni canale lo mostra in pochi secondi. Un buon sistema conserva anche una cronologia delle versioni, così il responsabile che alle 18:00 ha digitato per sbaglio un prezzo sbagliato può ripristinare la versione precedente senza dover ricreare il piatto.

Ecco come si presenta la situazione in una serata reale. Una brasserie da 90 coperti vicino al lungomare di Lisbona, un venerdì di luglio. Più della metà dei coperti sono turisti, il menu è in portoghese, inglese, francese e tedesco, e circa un terzo dei tavoli ordina altre bevande tramite il codice QR. Alle 20:10 la cucina serve la sua ventiquattresima orata alla griglia, l’ultima. Lo chef capo seleziona “esaurito” sullo schermo del back-office. In pochi secondi il piatto viene disattivato sui telefoni di tutti gli ospiti, sparisce dal menu del sito web e non è più disponibile sulle app di consegna a domicilio.

Il mese prima, con i menu cartacei, lo stesso piatto era andato esaurito più o meno alla stessa ora e i camerieri avevano passato il resto della serata a scusarsi: undici tavoli avevano ordinato un pesce che non c’era più, ognuno dei quali ci ha messo altri quattro o cinque minuti per scegliere di nuovo, e due ordini da asporto hanno dovuto essere rimborsati con una recensione a una stella annessa. Nessuna di queste cose è drammatica di per sé. Ma sommate insieme nei venerdì di un’intera estate, significano ore di lavoro per i camerieri e un sacco di fastidi che si sarebbero potuti evitare.

Cosa cambia con un menu digitale, e cosa no

Il primo cambiamento è quello che i proprietari si aspettano: niente più ristampe. Ogni aumento di prezzo, piatto stagionale o cambio di fornitore significava una tiratura, e in un anno di inflazione alimentare potevano essere quattro o cinque tirature. Con un menu digitale, la spesa per la stampa si riduce a una manciata di copie cartacee che tieni per gli ospiti che le vogliono.

Il secondo cambiamento è meno evidente, ma ha un valore maggiore. Modificare il menu smette di essere un progetto. Quando cambiare un prezzo richiede trenta secondi invece di un pomeriggio, lo fai davvero, il che significa che i prezzi seguono i costi delle materie prime invece di rimanere indietro di sei mesi rispetto a essi. Se non sei sicuro di dove collocare un piatto, il calcolatore dei prezzi del menu ti dà una cifra di partenza basata sul costo del piatto e sul margine desiderato.

Terzo, il menu inizia a generare dati. Quali piatti gli ospiti aprono e non ordinano, quali tavoli li consultano e a che ora, in quale lingua li leggono. Questa è la materia prima per l’ottimizzazione del menu, e su carta semplicemente non l’hai mai avuta.

Ora, ecco cosa non fa. Un menu digitale non fa vendere un menu scadente. Quaranta piatti con descrizioni vaghe creano confusione su uno smartphone proprio come su un menu cartaceo, spesso anche di più, perché l’ospite ne vede quattro alla volta. E non sostituisce nemmeno l’ospitalità. Un cameriere che spiega le specialità del giorno e consiglia un vino vende comunque di più di uno schermo, e in un ristorante di alta cucina un telefono sul tavolo può dare l’impressione che il locale abbia smesso di impegnarsi.

Alcuni clienti preferiranno sempre la carta: i clienti abituali più anziani, chi ha la batteria scarica, chiunque sia uscito proprio per staccare dal telefono. Tieni una piccola pila di menu cartacei, aggiornali quando cambiano i prezzi e non fare mai del telefono l’unico modo per leggere il menu. Un menu digitale dovrebbe essere la copia principale, non l’unica copia.

Allergeni e informazioni dietetiche su un menu digitale

È proprio grazie alle informazioni sugli allergeni che un menu digitale si guadagna un posto sia in cucina che in sala. Secondo le norme UE (Regolamento 1169/2011), i ristoranti devono fornire informazioni su 14 allergeni specifici per ogni piatto, compresi i cibi non preconfezionati, e ogni paese decide come fornire tali informazioni. Su carta, questo di solito significa un raccoglitore al bancone o una nota a piè di pagina che nessuno legge.

Un menu digitale memorizza gli allergeni come tag su ogni voce, invece che come parole nella descrizione. Questo ha tre vantaggi pratici. Gli ospiti possono filtrare il menu per visualizzare solo ciò che possono mangiare, il che è più veloce e comodo che leggere ogni riga. L’indicazione dell’allergene accompagna l’ordine, così il cuoco la vede sul ticket invece di dover contare sulla memoria del cameriere. E quando la cucina cambia fornitore e il nuovo pesto contiene anacardi, basta cambiare un tag e l’informazione è corretta ovunque, compreso il sito web.

Il punto debole sono i dati stessi. Un menu digitale è accurato solo quanto la persona che ha inserito gli allergeni, e un’etichetta sbagliata pubblicata su cinque canali significa cinque volte più esposizione. Affida a una sola persona la responsabilità dei dati sugli allergeni, controllali confrontandoli con le ricette ogni volta che cambia un fornitore o una ricetta, e tieni una matrice stampata in cucina per il giorno in cui il tablet smette di funzionare. Il lato procedurale di tutto questo, dalle schede delle ricette alla formazione del personale, lo trovi nel nostro articolo sulla gestione degli allergeni nei ristoranti.

Traduzioni: un menu, diverse lingue

Per un ristorante in una zona turistica, le traduzioni sono la funzionalità che ripaga l’intero sistema. Un menu che si apre nella lingua dell’ospite viene letto correttamente, e un ospite che capisce i piatti ordina con più sicurezza, fa meno domande di base al cameriere ed è meno propenso a giocare sul sicuro scegliendo l’unica cosa che riconosce.

I sistemi migliori rilevano la lingua impostata sul telefono dell’ospite e aprono il menu in quella lingua, con un’opzione per cambiare lingua per chi lo desidera. Dietro a tutto questo c’è una traduzione per ogni voce, che puoi modificare, e dovresti farlo. La traduzione automatica se la cava abbastanza bene con frasi come “pollo alla griglia con verdure di stagione”, ma trasformerà il nome di un piatto regionale in una frasetta senza senso o tradurrà letteralmente un gioco di parole. Mantieni i nomi dei piatti d’autore nella lingua originale, traduci la descrizione sottostante e fai controllare i tuoi venti piatti più venduti da un madrelingua.

Anche le traduzioni richiedono manutenzione. Ogni nuovo piatto deve avere le sue traduzioni prima di essere pubblicato, altrimenti gli ospiti tedeschi vedranno una riga in inglese nel bel mezzo di un menu in tedesco. Inserisci questa operazione nella routine di aggiunta di un piatto, invece di lasciarla come lavoro di sistemazione da fare in un secondo momento.

Cosa cercare in un menu digitale

Ogni demo dei fornitori mostra un bel menu su uno smartphone. Queste sono le domande che distinguono un sistema che ti aiuta in un sabato affollato da uno che sembra bello solo durante una riunione di vendita.

1. Un unico menu per tutti i canali

Il menu sulla cassa, il menu QR, il sito web e le app di consegna a domicilio dovrebbero tutti provenire dagli stessi dati. Se il menu del sito web è una pagina separata che qualcuno modifica a mano, hai comprato un secondo menu da gestire. Chiedi durante la demo: “Cambio questo prezzo adesso. Mostramelo sul sito web e su Uber Eats”.

2. Esaurito con un solo tocco

Quando in cucina finisce una portata, basta un tocco per rimuoverla da tutti i canali, e un altro per rimetterla. Ancora meglio, il sistema ti avvisa prima che succeda: se la gestione del magazzino sa che sono rimaste quattro porzioni di orata, la cucina può decidere se tenerle da parte per le prenotazioni. Chiedi chi può contrassegnare un piatto come esaurito e quanto velocemente scompare dagli smartphone dei clienti.

3. Menu e prezzi a orari prestabiliti

Menu del pranzo e della cena, lista del brunch nei fine settimana, prezzi dell’happy hour dalle cinque alle sette. Tutto dovrebbe cambiare automaticamente al momento giusto. Chiedi cosa succede a un tavolo che ha aperto il conto alle 18:55 con i prezzi dell’happy hour quando l’orologio supera le sette: la risposta giusta è che i conti aperti mantengono il prezzo con cui sono stati aperti.

4. Modifiche che arrivano in cucina senza modifiche

Al sangue, senza cipolle, salsa a parte, latte d’avena. Gli ospiti che ordinano dal telefono usano queste richieste molto più spesso di quanto non farebbero mai a voce con un cameriere, quindi il menu deve proporle in modo strutturato e il ticket di cucina deve mostrarle chiaramente. Chiedi di vedere un ordine con tante richieste arrivare sullo schermo della cucina.

5. Gli allergeni come dati, non come descrizioni

Controlla che gli allergeni siano tag in base ai quali l’ospite può filtrare, che coprano i 14 allergeni UE se operi in Europa e che vengano stampati o visualizzati sui ticket di cucina. Chiedi come una modifica agli allergeni di una ricetta si rifletta sul sito web.

6. Traduzioni modificabili

Rilevamento automatico della lingua, selettore manuale e traduzioni per ogni singolo prodotto che puoi correggere. Chiedi quante lingue supporta, se le scritture da destra a sinistra come l’arabo vengono visualizzate correttamente e come ti avvisa quando mancano le traduzioni di alcuni prodotti.

7. Velocità con segnale debole

Gli ospiti scansionano nei seminterrati, sulle terrazze e in fondo alla sala, dove il Wi-Fi è debole. Il menu dovrebbe caricarsi velocemente con i dati mobili, comprimere le foto in modo ragionevole e non chiedere mai a nessuno di scaricare un’app. Chiedi di caricarlo su un telefono con il Wi-Fi disattivato, stando nell’angolo con la peggiore copertura della sala.

8. Cronologia delle versioni e autorizzazioni

Chi può modificare i prezzi, chi può solo contrassegnare gli articoli come esauriti e puoi vedere chi ha modificato cosa e quando? Un tirocinante che toglie uno zero dal prezzo del tuo vino migliore ti costerà caro prima che qualcuno se ne accorga. Chiedi di annullare una modifica nella demo.

9. Dati su cui puoi agire

Dati per tavolo e orario, articoli visualizzati rispetto a quelli ordinati, mix linguistico. Chiedi se i dati del menu sono integrati nei tuoi report di vendita o in una dashboard separata che non aprirai mai.

Quanto costa un menu digitale?

Il prezzo varia da zero a un abbonamento mensile, e l’opzione più economica spesso risulta la più costosa se conti tutto il lavoro che comporta.

Strumenti gratuiti per QR e PDF. Un generatore di QR e un PDF non costano nulla. Ma non ti fanno risparmiare nulla oltre alla stampa, perché ogni modifica comporta comunque modificare il file, ricaricarlo e aggiornare manualmente il POS, il sito web e le app di consegna.

App dedicate ai menu. I servizi dedicati esclusivamente ai menu applicano un canone mensile per sede, a volte con una commissione su ogni ordine se i clienti ordinano tramite loro. Ti offrono un vero e proprio menu digitale sul telefono del cliente, ma a meno che non si sincronizzino in entrambe le direzioni con il tuo POS, ti ritroverai a gestire due menu: uno per i clienti e uno per la cassa.

Un menu integrato nel POS. Molte piattaforme per ristoranti includono il menu digitale nell’abbonamento, insieme ai codici QR e al menu sul sito web. Paghi per la piattaforma piuttosto che per il menu, e il menu non ha una seconda copia da tenere aggiornata.

Il costo nascosto è il tempo speso a digitare di nuovo le informazioni, quindi vale la pena quantificarlo. Supponiamo che un responsabile impieghi 25 minuti per ogni modifica al menu, aggiornando la cassa, il sito web e tre piattaforme di consegna, e che il menu cambi due volte a settimana con le offerte speciali e i piatti esauriti. Sono oltre 40 ore all’anno di tempo del responsabile passate a copiare le stesse informazioni da una schermata all’altra, senza contare il costo degli errori. Nella maggior parte dei locali, quel tempo da solo vale più di un anno di qualsiasi abbonamento al menu.

I piani e i prezzi di Tableview sono per sede, senza costi di attivazione, e l’E-Menu e il generatore di siti web sono inclusi in ogni piano a partire dallo Starter, quindi il menu digitale non ti verrà addebitato a parte.

Come scegliere un menu digitale per il tuo ristorante

La configurazione giusta dipende da come ordinano i tuoi ospiti, più che dalle dimensioni del locale.

Servizio completo e ristoranti di alta cucina

Un menu digitale solo da consultare, con filtri per allergeni e diverse lingue, da usare insieme al servizio al tavolo e a una piccola scorta di menu cartacei. Gli ospiti leggono il menu sul proprio telefono se lo desiderano, ma è comunque il cameriere a prendere l’ordine. La maggior parte dei ristoranti con servizio completo trae il massimo vantaggio dal back office, non dal codice QR: un unico menu, prezzi che cambiano in pochi secondi, informazioni sugli allergeni che arrivano direttamente in cucina.

Ristoranti informali e bistrot

Ordina e paga dal telefono per le bevande e i secondi giri, mentre i camerieri prendono l’ordine principale. Questo alleggerisce la pressione nei momenti più intensi della serata senza dare l’impressione che il locale sia a corto di personale, ed è perfetto per i ristoranti informali e i bistrot che passano dal menu del pranzo a quello della cena.

Bar e discoteche

Ordina dal telefono ai tavoli e nei separé, così gli ospiti smettono di fare la fila al bancone, dove ci sono tre file di persone, per un secondo giro. La programmazione dell’happy hour è più importante qui che in qualsiasi altro posto, ed è proprio il campo di azione di un POS per bar e discoteche.

Hotel e resort

Menu diversi per ogni punto di ristoro, dal bar a bordo piscina al servizio in camera, tutti gestiti da un unico posto. Il menu in camera dovrebbe addebitare gli ordini sul conto della camera dell’ospite, il che è un requisito del settore F&B alberghiero tanto quanto una semplice voce del menu.

Asporto, consegna a domicilio e cloud kitchen

Qui il menu digitale vive soprattutto sulle app di consegna a domicilio e sulla tua pagina ordini, quindi la sincronizzazione bidirezionale con gli aggregatori è la funzionalità che conta. Se gestisci diversi marchi virtuali da un’unica cucina, ognuno ha bisogno del proprio menu e dei propri prezzi: questa è la realtà quotidiana delle cloud kitchen. Come funzionano queste integrazioni sotto il cofano è spiegato nel nostro articolo sull’integrazione delle app di delivery.

Dove Tableview è adatto e dove non lo è

In Tableview il menu digitale è il menu del POS. Crei ogni voce una sola volta nel back office, con foto, opzioni personalizzabili, le 14 icone degli allergeni UE, le informazioni sulle calorie e le traduzioni, e gli stessi dati appaiono sulla cassa, sul display in cucina e sull’E-Menu che gli ospiti aprono tramite un codice QR sul tavolo, nella sala o al bancone. L’E-Menu funziona nel browser del telefono, quindi nessuno deve scaricare un’app; rileva la lingua dell’ospite e supporta più di 20 lingue, comprese quelle con scrittura da destra a sinistra, e gli ospiti possono filtrare i piatti in base alle esigenze alimentari.

Gli ospiti possono sfogliare il menu, ordinare con le opzioni personalizzate e pagare direttamente dal proprio telefono; gli ordini arrivano subito sullo schermo della cucina o alla stampante. Se contrassegni un piatto come esaurito, questo scompare dall’E-Menu, dal sito web che crei con Instant Site e dalle piattaforme di consegna collegate a Tableview. I prezzi dell’happy hour e quelli stagionali seguono un calendario prestabilito, i conti aperti mantengono il prezzo iniziale e ogni modifica ha una cronologia delle versioni. Le cloud kitchen hanno un menu separato per ogni marchio, gli hotel un menu separato per ogni punto vendita e gli ordini in camera vengono addebitati sul conto dell’ospite. I pagamenti dal telefono passano attraverso la stessa configurazione di pagamento del ristorante utilizzata per il resto del locale.

Quando è meglio optare per un’altra soluzione:

• Se vuoi dei menu digitali appesi alla parete sopra il bancone, ti servono un software di digital signage e degli schermi. Tableview non vende né l’uno né l’altro.
• Se vuoi un’app con il tuo marchio nell’App Store, con notifiche push e un programma fedeltà integrato, uno strumento dedicato alla creazione di app ti offrirà più funzionalità. Il menu di Tableview funziona apposta nel browser.
• Una catena con centinaia di sedi e un proprio sistema di gestione degli ordini trova più vantaggioso un sistema aziendale costruito attorno a quel sistema.

Leggi anche: progettazione del menu del ristorante per capire cosa inserire nel menu, strategia di determinazione dei prezzi per i numeri e sistemi di gestione del menu per il back office.