Prix d'un écran d'affichage cuisine

Demandez à trois fournisseurs combien coûte un écran d’affichage cuisine et vous obtiendrez trois chiffres qui ne sont pas comparables : l’un vous proposera uniquement le matériel, un autre vous proposera un forfait mensuel sans tenir compte du matériel, et le troisième vous proposera une offre groupée qui s’avère nécessiter un abonnement à un système de point de vente auquel vous n’êtes pas abonné. Aucun d’entre eux ne ment. Ils répondent simplement à des questions différentes.

Voici donc les choses telles qu’elles sont. Un écran d’affichage cuisine, ou « Kitchen Display System » comme l’appellent la plupart des fournisseurs, comporte quatre niveaux de coûts, et celui qui surprend le plus n’est pas celui des écrans. Il s’agit des frais logiciels par écran, qui sont suffisamment faibles pour être ignorés lors d’une démonstration, mais suffisamment élevés pour se faire sentir chaque mois pendant cinq ans. Vérifiez d’abord votre système de caisse de restaurant, car il propose probablement un module KDS, ce qui change considérablement la donne.

La réponse en bref

Un seul écran professionnel avec logiciel coûte entre 400 et 1 100 dollars la première année. Une installation à deux écrans pour un bistrot se situe entre 1 300 et 3 000 dollars. Une cuisine de restaurant décontracté équipée de quatre écrans coûte entre 2 400 et 6 400 dollars, et un restaurant rapide à fort volume fonctionnant avec six à huit écrans doit prévoir un budget de 5 400 à 14 400 dollars pour la première année.

Au-delà de la première année, le coût du matériel disparaît et il ne reste plus que les frais de licence logicielle, généralement compris entre 20 et 60 dollars par écran et par mois. C’est ce chiffre qu’il faut retenir, car c’est lui qui s’accumule au fil du temps.

Ces fourchettes supposent que vous ajoutiez un système KDS à un système de point de vente (POS) dont vous disposez déjà. Si vous achetez les deux ensemble, le KDS représente généralement la partie la moins coûteuse de l’investissement, et notre guide des tarifs des caisses couvre le reste.

Les quatre éléments pour lesquels vous payez réellement

Les écrans. Les logiciels. L’installation. L’intégration. Chaque devis que vous recevez est une combinaison de ces éléments, et la raison pour laquelle les devis varient autant réside dans le fait que les fournisseurs les regroupent différemment.

Les écrans constituent un coût ponctuel, et la fourchette de prix est très large : une tablette à 180 $ et un écran scellé à 1 600 $ remplissent tous deux techniquement leur fonction. Le logiciel est facturé mensuellement et généralement par écran. L’installation est un coût ponctuel que presque personne ne chiffrera correctement. L’intégration est soit nulle, car le KDS est un module de votre caisse, soit un coût réel, car ce n’est pas le cas.

Le piège consiste à comparer un devis incluant le matériel à un devis portant uniquement sur les logiciels et à en conclure que le deuxième fournisseur est moins cher. Calculez le coût sur cinq ans pour les deux options avant de prendre une décision. Cela ne prend que dix minutes et cela renverse souvent la conclusion.

Écrans : ce que coûte réellement chaque catégorie

Tablettes grand public : de 150 à 600 dollars par poste. Un iPad ou une tablette Android sur un support. Elles conviennent parfaitement à un poste peu fréquenté, à un comptoir de café ou dans un food truck où l’espace prime sur la durabilité. Elles ne supportent ni la chaleur ni la vapeur, et si l’une d’entre elles tombe, elle est hors d’usage. Prévoyez de les remplacer tous les 18 à 24 mois dans une cuisine en activité, et elles ne vous sembleront plus aussi bon marché.

Écrans professionnels : de 400 à 1 500 dollars par poste. Un écran de qualité dans un boîtier conçu pour fonctionner 16 heures par jour. C’est vers cette solution que la plupart des cuisines devraient s’orienter. Un écran de poste de 15 pouces se situe dans le bas de cette fourchette, tandis qu’un écran d’exposition de 21 ou 24 pouces se situe dans le haut. À titre de référence, Clover commercialise un KDS de 14 pouces à 799 $ et un modèle de 24 pouces à 899 $, ce qui correspond à peu près au milieu de gamme.

Unités robustes et étanches : de 900 à 2 000 dollars et plus. Indice de protection IP65 ou supérieur, sans ventilateur, verre résistant aux chocs. Vous en avez besoin au-dessus d’une friteuse, sur une ligne de lavage, ou partout où un tuyau d’arrosage est utilisé en fin de service. Elles coûtent deux à trois fois plus cher qu’un écran professionnel et, mal placées, elles constituent un gaspillage d’argent. Bien placées, ce sont les écrans les moins chers que vous puissiez acheter, car vous n’en achetez qu’un au lieu de trois.

N’achetez pas un seul écran pour toute la cuisine. La configuration la plus judicieuse pour la plupart des restaurants consiste à installer des écrans professionnels sur la plupart des postes de travail et un seul écran robuste à l’endroit où la chaleur est réellement présente.

Les frais de logiciel et le piège du tarif par filtre

La plupart des fournisseurs facturent mensuellement, par écran. Les tarifs varient entre 20 et 100 dollars, et cette fourchette dépend principalement du fait que certaines fonctionnalités soient incluses ou vendues séparément.

Les exemples publiés illustrent clairement la situation. Square facture 20 $ par appareil et par mois dans le cadre de son forfait Premium et 30 $ dans le forfait Plus. Clover facture 25 $ par appareil et par mois en plus du coût du matériel. Lightspeed se situe autour de 30 $ par écran. Aucun de ces tarifs n’est une exception ; le marché se situe tout simplement entre 25 et 30 $ par écran.

Mais voici le piège. Pour un seul écran, 25 $ par mois, ce n’est rien. Pour six écrans, cela représente 150 $ par mois, 1 800 $ par an, 9 000 $ sur cinq ans, soit plus que le coût total du matériel. Et le nombre d’écrans ne fait qu’augmenter : vous ajoutez un deuxième écran dans la zone d’exposition, vous en installez un au passage, vous ajoutez un écran de retrait lorsque le volume de livraisons augmente. Les frais évoluent proportionnellement à ce qui augmente.

Posez donc deux questions lors de la démonstration. La tarification est-elle par écran ou par site ? Et combien coûte l’ajout d’un septième écran ? Un prix par site qui semble élevé pour deux écrans est souvent nettement moins cher à partir de six, et un fournisseur qui ne s’engage pas sur le prix marginal du prochain écran vous en dit long.

Installation : le poste que personne ne mentionne

C’est là que la première facture dépasse le devis.

Les supports coûtent entre 40 et 200 dollars par écran, selon que vous optiez pour un support fixe ou un bras articulé. Le câblage représente le véritable coût : acheminer l’alimentation électrique et le réseau jusqu’à un point situé au-dessus du passe-plat dans une cuisine aux murs carrelés et sans vide technique accessible au plafond relève du travail d’électricien, et il est normal de compter entre 300 et 1 200 dollars pour une petite cuisine. Si vous utilisez le Wi-Fi, vous aurez peut-être tout de même besoin d’un point d’accès dans la cuisine, car celui de la salle à manger ne passera pas à travers un mur en inox.

Les barres de commande coûtent entre 80 et 250 dollars pièce et ne sont pas toujours incluses. Achetez-les quand même. Un écran tactile dans une cuisine, avec des mains mouillées, gantées et enfarinées, n’enregistre qu’environ les deux tiers de ce que vous lui indiquez, et le coût d’un cuisinier qui se trompe deux fois par service est plus élevé que celui de la barre de commande.

La plupart des restaurateurs dépensent entre 500 et 2 000 dollars pour l’installation d’une cuisine équipée de deux à quatre écrans, et presque aucun d’entre eux ne l’avait prévu dans le devis initial.

Intégration avec votre système de point de vente

Deux situations, et la différence de coût est considérable.

Si le KDS est un module de votre système de caisse existant, l’intégration est gratuite et instantanée. Les commandes arrivent directement, le menu est déjà présent et il n’y a rien à gérer. C’est l’argument le plus convaincant en faveur de l’achat du KDS proposé par votre fournisseur de caisse, même si l’écran d’un concurrent semble plus performant pris isolément.

S’il s’agit d’un système tiers, vous dépendez d’une intégration, et les intégrations ont un coût qui se manifeste de trois façons. Il peut y avoir des frais d’installation, généralement compris entre 200 et 800 dollars. Il peut y avoir des frais mensuels liés au connecteur. Et il existe un coût de maintenance qui n’apparaît jamais sur aucun devis : lorsque votre système de point de vente est mis à jour et que l’intégration cesse de fonctionner, c’est vous qui devez appeler deux fournisseurs qui estiment chacun que le problème vient de l’autre.

Ce dernier coût est bien réel et il vaut la peine de payer pour l’éviter. Demandez à qui appartient l’intégration et quel est le processus d’assistance en cas de défaillance en cours de service. Si la réponse est vague, prévoyez un surcoût.

La formation et le coût de la première semaine

Personne ne vous facture ce poste, ce qui explique précisément pourquoi il est omis de la comparaison.

Les cuisiniers maîtrisent rapidement un KDS, mais les deux ou trois premiers services sont plus lents qu’avec le papier, le temps que tout le monde apprenne à valider les commandes au bon moment. Si l’on est honnête, cela représente quelques services qui prennent un peu de retard, plus un responsable qui reste dans la cuisine à ne rien faire d’autre que d’observer et de corriger les erreurs d’acheminement. Comptez entre 8 et 12 heures de temps de travail pour le responsable et un mardi un peu difficile.

Pour limiter ce chiffre, il faut mettre le système en service lors de votre service le moins chargé et veiller à ce que le plan de la cuisine soit finalisé avant l’arrivée des écrans. Les cuisines qui effectuent la configuration en direct, un vendredi, en paient le prix en termes de plats à refaire et d’une équipe qui en conclut que le système est en cause.

Certains fournisseurs facturent entre 150 et 500 dollars pour la mise en service et la formation. Si l’alternative consiste à vous débrouiller seul pendant une semaine chargée, c’est généralement de l’argent bien dépensé.

Trois exemples concrets

Un café de 30 places, un seul écran. Un écran commercial de 15 pouces à 450 $, un support fixe à 60 $, et l’intervention d’un électricien n’est pas nécessaire car l’écran repose sur le comptoir arrière, à côté d’une prise existante. Logiciel à 25 $ par mois. Première année : 840 $. À partir de la deuxième année : 300 $. Dans ce cas précis, une tablette à 250 $ aurait également constitué un choix justifiable.

Un bistrot de 90 couverts, trois écrans. Plats chauds, plats froids et vitrine. Deux écrans de 15 pouces à 500 $ chacun, un écran de 21 pouces pour la vitrine à 850 $, trois supports à 120 $, deux barres de protection à 150 $ chacune, et 700 $ de câblage, car l’écran de la vitrine est suspendu au-dessus du passe-plat. Matériel et installation : 3 020 $. Logiciel à 25 $ par écran, soit 75 $ par mois. Première année : 3 920 $. Cumul sur cinq ans : 7 520 $.

Un restaurant rapide à fort volume, sept écrans. Grill, friteuse, zone de préparation, boissons, deux écrans « expo » et un écran « retrait ». Un écran robuste au-dessus de la friteuse à 1 400 $, six panneaux professionnels à 700 $ en moyenne, supports et barres à 1 100 $, câblage à 1 800 $. Matériel et installation : 8 500 $. Logiciel à 25 $ par écran, soit 175 $ par mois. Première année : 10 600 $. Cumul sur cinq ans : 19 000 $ ; c’est précisément dans ce type d’établissement qu’il convient de négocier fermement le prix du logiciel par site.

Coût par type de cuisine

Un même nombre d’écrans engendre des coûts variables selon ce que vous cuisinez, principalement en fonction de l’emplacement des sources de chaleur et du nombre de canaux de commande que vous utilisez.

Cafés et boulangeries. De loin le cas le moins coûteux. Un seul écran, pas de friteuse, généralement pas de câblage car il y a une prise derrière le comptoir. Une tablette est une option défendable. Comptez entre 400 et 900 $ la première année.

Pizzerias. Un coût trompeusement élevé compte tenu du nombre d’écrans. La zone du four est chaude et pleine de farine ; l’écran de la ligne de préparation doit donc être étanche, même s’il n’y en a qu’un seul. De plus, la plupart des pizzerias gèrent un volume important de livraisons, ce qui implique également un écran dédié aux retraits. Deux écrans, dont un robuste : entre 1 800 et 3 400 dollars.

Cuisines fantômes et de livraison. Le nombre d’écrans est faible, mais celui des canaux est élevé ; ce que vous achetez, c’est donc une solution d’intégration plutôt que du matériel. Deux écrans suffisent souvent. Consacrez moins de budget aux écrans et beaucoup plus à vous assurer que toutes les plateformes aboutissent dans une seule file d’attente, car sinon, l’ensemble du modèle opérationnel s’effondre.

Restaurants à service complet. Le cas standard décrit par les fourchettes du tableau ci-dessus. Trois à quatre écrans, un écran d’affichage, un câblage modéré.

Hôtels. Le cas particulier coûteux. Le service en chambre, les réceptions et le restaurant constituent trois cuisines « sous un même toit », souvent situées à des étages différents, et le câblage qui les relie représente le poste budgétaire le plus important. Un nombre d’écrans compris entre huit et quinze est courant, et le coût de l’installation peut dépasser celui du matériel.

Location, offres groupées et paiement mensuel du matériel

La plupart des fournisseurs intègrent désormais les écrans dans la redevance mensuelle, ce qui évite tout coût initial. Pour savoir s’il s’agit d’une bonne affaire, il faut tenir compte d’un chiffre qu’ils ne communiquent que rarement : le taux d’intérêt implicite.

Faites le calcul. Si un écran à 900 $ revient à 32 $ par mois sur une durée de 36 mois, vous payez au total 1 152 $, soit environ 28 % de plus sur trois ans. Ce n’est pas exorbitant pour préserver votre trésorerie, et pour une nouvelle ouverture, c’est souvent la bonne décision. En revanche, c’est un mauvais choix si vous disposez des liquidités nécessaires et que la durée du contrat dépasse celle du matériel, ce qui arrive plus souvent qu’il ne le faudrait avec des contrats de 48 ou 60 mois.

Deux points à vérifier pour toute offre groupée. Êtes-vous propriétaire du matériel à l’échéance, ou celui-ci revient-il au fournisseur ? Et pouvez-vous résilier le logiciel sans racheter le matériel ? Une offre groupée qui vous lie au logiciel parce que les écrans sont financés est un contrat, pas une simple question de prix.

Le chiffre sur cinq ans, pas le prix affiché

Le matériel est un investissement ponctuel que vous ne renouvelerez qu’une seule fois environ, car les écrans professionnels ont une durée de vie de quatre à six ans dans une cuisine et les tablettes ne tiennent même pas deux ans. Le logiciel, lui, fonctionne indéfiniment. Le total sur cinq ans comprend donc le matériel, l’installation, soixante mois de logiciel, ainsi qu’un cycle de remplacement des écrans des tablettes.

Appliquez ce calcul au bistrot ci-dessus et le logiciel représente soudain 60 % du total. Faites le calcul pour le restaurant rapide et le même phénomène se produit, mais à plus grande échelle. C’est pourquoi le coût par écran mérite davantage d’attention que le prix de l’écran lui-même, et pourquoi un fournisseur facturant 15 dollars de plus par écran et par mois ne représente pas une différence négligeable : sur sept écrans et cinq ans, ce chiffre s’élève à 6 300 dollars.

Les frais cachés à vérifier

Renseignez-vous explicitement à ce sujet, par écrit, avant de signer. Chacun de ces frais a déjà surpris quelqu’un.

La tarification s’applique-t-elle par écran, par appareil ou par site, et quel est le coût d’un écran supplémentaire ? Le routage multi-postes est-il inclus ou s’agit-il d’une option ? Les rapports sont-ils inclus, ou les rapports utiles ne sont-ils disponibles qu’à un niveau tarifaire supérieur ? Y a-t-il des frais d’installation ou de mise en service ? Quelle est la durée du contrat, et qu’advient-il du prix lors du renouvellement ? Combien coûte un écran de remplacement, et dans quel délai est-il livré ? L’assistance est-elle incluse, et existe-t-il un niveau d’assistance plus rapide dont vous finirez par avoir besoin ? Et si vous ajoutez un deuxième site, votre tarif actuel est-il reconduit ?

Ce dernier point pose problème aux entreprises en pleine croissance. Un tarif convenu pour un seul site ne s’applique parfois plus dès l’ouverture d’un deuxième, ce qu’il vaut mieux découvrir avant de s’engager.

Où se situent les véritables retombées financières ?

L’achat d’un KDS ne se justifie généralement pas par des économies de coûts, et vous devriez vous méfier de quiconque vous le vend sous cet angle. Il se justifie par le débit et le taux d’erreur, deux facteurs qui valent bien plus que le coût de l’investissement.

Les chiffres réels : les cuisines qui abandonnent le papier réduisent généralement le temps moyen de traitement d’un ticket de commande d’une à trois minutes, principalement en supprimant le trajet jusqu’à l’imprimante et la relecture des tickets froissés. Pour un vendredi à 120 couverts, deux minutes par table représentent un gain significatif en termes de rotation des tables. L’aspect « erreurs » est encore plus important. Une préparation à refaire vous coûte le prix des ingrédients, la main-d’œuvre, le retard pour cette table et souvent une remise ; comptez donc entre 18 et 30 dollars au total. Éviter deux préparations à refaire par service, à 24 dollars chacune, représente environ 1 400 dollars par an, ce qui couvre le coût du logiciel sur trois écrans.

Aucun de ces coûts n’apparaît sur une facture, c’est pourquoi l’analyse de rentabilité doit être réalisée de manière rigoureuse plutôt que supposée. Si vous souhaitez que l’aspect « débit » soit correctement étayé, l’article « KDS vs imprimantes » fournit tous les détails.

Comment dépenser moins sans le regretter

Achetez moins d’écrans. Trois écrans bien placés valent mieux que six mal placés, et vous pourrez en ajouter plus tard. La plupart des cuisines surdimensionnent leur équipement dès le premier jour.

Utilisez des tablettes lorsque l’environnement s’y prête. Un comptoir de plats froids ou un comptoir à café n’a vraiment pas besoin d’un écran à 900 $.

Reprenez le module KDS de votre système de point de vente existant s’il est performant. Une intégration gratuite et un numéro d’assistance unique valent bien plus qu’une interface légèrement plus agréable.

Négociez des tarifs par site si vous exploitez plus de quatre écrans. Les fournisseurs proposent ce type de tarification même si elle n’apparaît pas sur leur site web.

Achetez des écrans professionnels reconditionnés pour les postes en arrière-cuisine. Ils bénéficient généralement d’une remise de 40 à 60 % et, en cas de panne, il s’agit simplement de remplacer un écran, et non de perdre un service.

Et n’achetez pas systématiquement des appareils renforcés partout par mesure de sécurité. Cette seule décision peut ajouter 4 000 dollars au coût d’une petite cuisine, sans aucun avantage pour les cinq postes qui ne sont pas exposés à la chaleur.

Quand la configuration la moins chère est la bonne

Il existe une version de cet article qui conclut qu’il faut toujours acheter le meilleur matériel. C’est une erreur suffisamment courante pour qu’il vaille la peine de le dire clairement.

Si vous exploitez un seul poste à plats froids et un comptoir, une tablette à 250 $ équipée du module KDS fourni par votre fournisseur de TPV constitue une solution complète et adaptée. Vous dépenserez 250 $ et 0 $ par mois, tout en bénéficiant de la plupart des avantages : aucune commande perdue, un minuteur pour chaque commande, et la gestion des livraisons dans la même file d’attente. Dépenser 900 $ pour un écran étanche destiné à un poste qui ne voit jamais la vapeur ne vous apporte absolument rien.

De même, si vous ouvrez dans six semaines et que votre trésorerie est serrée, un écran dès maintenant et un deuxième au quatrième mois valent mieux qu’une installation parfaite à quatre écrans que vous ne pouvez pas vous permettre. Un KDS s’adapte facilement à l’évolution de vos besoins. Ajouter un écran plus tard ne nécessite qu’un support, un câble et une ligne supplémentaire sur la facture, et non une réimplémentation.

Les éléments sur lesquels il ne faut pas lésiner sont l’écran d’exposition et l’emplacement au-dessus de la source de chaleur. Ce sont ces deux décisions qui reviennent cher si vous vous trompez, car l’une vous coûte un service défaillant et l’autre, un écran par an.

Comment comparer correctement deux devis

Mettez les deux devis sur une même page avec les mêmes colonnes : écrans et leur catégorie, supports, barres de protection, câblage, frais d’installation, abonnement logiciel mensuel, durée du contrat, prix de remplacement des écrans. Remplissez chaque ligne pour les deux devis, et lorsqu’un fournisseur ne vous donne pas de chiffre, inscrivez « inconnu » plutôt que zéro, car c’est ce qu’il espère que vous supposerez.

Calculez ensuite le total sur douze mois et sur soixante mois. Si les deux devis se recoupent à un moment donné entre ces deux durées, vous en tirez la véritable conclusion : l’option la moins chère aujourd’hui est un pari sur le fait que vous n’utiliserez plus ce système dans cinq ans.

Une fois la question financière réglée, ce qui détermine si le système fonctionne ne figure pas du tout dans le devis. Il s’agit de la carte des postes. Notre guide sur le fonctionnement d’un KDS aborde l’acheminement des commandes, la mise en page des tickets et la manière de mener à bien le déploiement sans perturber le service.

À lire ensuite : le choix d’une caisse, dont dépend généralement le KDS ; la liste des équipements de cuisine, pour connaître les autres postes que le budget d’ouverture doit couvrir ; et la pile technologique du restaurant, pour savoir où s’intègrent les écrans dans le système global.