Quanto costa un display di cucina

Chiedi a tre fornitori quanto costa un display di cucina e otterrai tre cifre che non sono comparabili: uno ti fa un preventivo solo per l’hardware, un altro ti propone un canone mensile senza menzionare l’hardware, e il terzo ti propone un pacchetto che alla fine richiede un piano POS che non hai. Nessuno di loro sta mentendo. Stanno semplicemente rispondendo a domande diverse.

Ecco quindi la versione chiara e semplice. Un display di cucina, o monitor di cucina come lo chiamano la maggior parte dei fornitori, ha quattro livelli di costo, e quello che sorprende di più non sono gli schermi. È il canone mensile per il software per ogni schermo, che è abbastanza piccolo da poter essere ignorato durante una demo, ma abbastanza grande da farsi notare ogni mese per cinque anni. Controlla prima il sistema POS del tuo ristorante, perché probabilmente offre un modulo KDS, e questo cambia notevolmente i conti.

La risposta in breve

Un singolo schermo professionale con software costa dai 400 ai 1.100 dollari nel primo anno. Una configurazione da bistrot a due schermi si aggira tra i 1.300 e i 3.000 dollari. Una cucina per un ristorante informale a quattro schermi costa da 2.400 a 6.400 dollari, mentre un fast food ad alto volume con sei-otto schermi dovrebbe preventivare da 5.400 a 14.400 dollari per il primo anno.

Dopo il primo anno, i costi per l’hardware vengono meno e ti rimane solo il canone del software, in genere da 20 a 60 dollari al mese per schermo. È su questa cifra che devi concentrarti, perché è quella che si accumula nel tempo.

Questi intervalli di prezzo presuppongono che tu stia aggiungendo un KDS a un POS che già possiedi. Se acquisti entrambi insieme, il KDS è solitamente la parte più economica dell’acquisto, mentre la nostra guida ai prezzi dei sistemi POS copre il resto.

Le quattro cose per cui paghi effettivamente

Schermi. Software. Installazione. Integrazione. Ogni preventivo che ricevi è una combinazione di questi elementi, e il motivo per cui i preventivi sembrano così diversi è che i fornitori li raggruppano in modi diversi.

Gli schermi sono una spesa una tantum e la forbice di prezzo è enorme: sia un tablet da 180 $ che un pannello sigillato da 1.600 $, tecnicamente, fanno al caso tuo. Il software è a canone mensile e di solito per schermo. L’installazione è una spesa una tantum che quasi nessuno preventiva correttamente. L’integrazione può essere pari a zero, perché il KDS è un modulo del tuo cassa, oppure un costo concreto, perché non lo è.

La trappola sta nel confrontare un preventivo che include l’hardware con uno che include solo il software e concludere che il secondo fornitore sia più economico. Calcola il costo quinquennale per entrambi prima di decidere qualsiasi cosa. Ci vogliono dieci minuti e di solito ribalta la risposta.

Schermi: quanto costa davvero ogni fascia

Tablet di consumo: da 150 a 600 dollari per postazione. Un iPad o un tablet Android su un supporto. Vanno benissimo su una postazione poco trafficata, al bancone del caffè o in un food truck dove lo spazio conta più della resistenza. Non sopportano il calore né il vapore, e se ne fai cadere uno è andato. Prevedi di sostituirli ogni 18-24 mesi in una cucina molto attiva e smetteranno di sembrare così economici.

Pannelli professionali: da 400 a 1.500 dollari per postazione. Un display vero e proprio in un alloggiamento progettato per funzionare 16 ore al giorno. È questa la scelta giusta per la maggior parte delle cucine. Uno schermo da 15 pollici si colloca nella fascia bassa di questa gamma, mentre uno da 21 o 24 pollici è nella fascia alta. Per fare un esempio, Clover vende un KDS da 14 pollici a 799 dollari e uno da 24 pollici a 899 dollari, che si collocano all’incirca a metà del mercato.

Unità robuste e sigillate: da 900 a 2.000 dollari e oltre. Classificazione IP65 o superiore, senza ventola, vetro resistente agli urti. Ti servono sopra una friggitrice, su una linea di lavaggio o ovunque si usi un tubo flessibile a fine giornata. Costano da due a tre volte il prezzo di un pannello commerciale e, se posizionati male, sono soldi buttati. Nella posizione giusta, invece, sono lo schermo più economico che potrai mai comprare, perché ne compri uno solo invece di tre.

Non comprare un unico modello per tutta la cucina. La configurazione più sensata per la maggior parte dei ristoranti è quella di avere pannelli commerciali nella maggior parte delle postazioni e un’unità robusta proprio dove c’è davvero il calore.

Il costo del software e la trappola del prezzo per filtro

La maggior parte dei fornitori addebita un costo mensile per ogni schermo. La fascia va dai 20 ai 100 dollari, e la differenza all’interno di questa fascia dipende soprattutto dal fatto che le funzionalità siano incluse o vendute separatamente.

Gli esempi pubblicati chiariscono bene la situazione. Square addebita 20 dollari al mese per dispositivo nel suo piano Premium e 30 dollari nel piano Plus. Clover addebita 25 dollari al mese per dispositivo oltre al costo dell’hardware. Lightspeed si aggira intorno ai 30 dollari per schermo. Nessuno di questi è un caso isolato; da 25 a 30 dollari per schermo è semplicemente il prezzo di mercato.

Ecco la trappola. Con un solo schermo, 25 dollari al mese non sono niente. Con sei schermi sono 150 dollari al mese, 1.800 dollari all’anno, 9.000 dollari in cinque anni, che è più di tutto l’hardware messo insieme. E il numero di schermi non fa che aumentare: aggiungi un secondo schermo nell’area espositiva, ne metti uno al banco, aggiungi uno per il ritiro quando il volume delle consegne cresce. Il costo aumenta proprio in proporzione a ciò che cresce.

Quindi fai due domande durante la demo. Il prezzo è per schermo o per sede? E quanto costa aggiungere un settimo schermo? Un prezzo per sede che sembra costoso con due schermi spesso risulta molto più conveniente con sei, e un fornitore che non si sbilancia sul prezzo marginale dello schermo successivo ti sta dicendo qualcosa.

Installazione: la voce che nessuno menziona

È qui che la prima fattura supera il preventivo.

I supporti costano da 40 a 200 dollari per schermo, a seconda che tu voglia una staffa fissa o un braccio articolato. Il cablaggio è il vero costo: portare l’alimentazione e la rete fino a un punto sopra il passavivande in una cucina con pareti piastrellate e senza intercapedine accessibile nel soffitto è un lavoro da elettricista, e spendere da 300 a 1.200 dollari per una piccola cucina è normale. Se usi il Wi-Fi, potresti comunque aver bisogno di un punto di accesso in cucina, perché quello in sala da pranzo non supererà una parete in acciaio inossidabile.

Le barre di protezione costano da 80 a 250 dollari l’una e non sono sempre incluse. Comprale comunque. Un touchscreen in cucina, con le mani bagnate, guantate e infarinate, registra all’incirca due terzi di ciò che gli dici, e il costo di un cuoco che sbaglia l’ordine due volte a servizio è superiore a quello della barra.

La maggior parte dei gestori spende tra i 500 e i 2.000 dollari per l’installazione in una cucina con da due a quattro schermi, e quasi nessuno di loro lo aveva previsto nel preventivo iniziale.

Integrazione con il tuo POS

Due situazioni, e la differenza di costo è notevole.

Se il KDS è un modulo del tuo POS esistente, l’integrazione è gratuita e immediata. Gli ordini arrivano direttamente, il menu c’è già e non c’è nulla da gestire. Questo è l’argomento più forte per comprare il KDS che ti propone il tuo fornitore di registratori di cassa, anche quando lo schermo di un concorrente sembra migliore preso da solo.

Se si tratta di un sistema di terze parti, devi affidarti a un’integrazione, e le integrazioni comportano costi su tre fronti. Potrebbe esserci un costo di installazione, in genere da 200 a 800 dollari. Potrebbe esserci un canone mensile per il connettore. E c’è un costo di manutenzione che non compare mai in nessun preventivo: quando il tuo POS si aggiorna e l’integrazione smette di funzionare, sei tu a dover chiamare due fornitori che pensano entrambi che il problema sia dell’altro.

Quest’ultimo costo è reale e vale la pena pagarlo per evitarlo. Chiedi chi è responsabile dell’integrazione e quale sia il percorso di assistenza nel caso in cui si verifichi un malfunzionamento durante il servizio. Se la risposta è vaga, metti in conto qualche grattacapo.

Formazione e costo della prima settimana

Nessuno te lo fattura, ed è proprio per questo che viene tralasciato dal confronto.

I cuochi imparano in fretta a usare un KDS, ma i primi due o tre turni sono più lenti che con la carta, mentre tutti imparano a dare il via alle portate al momento giusto. Se siamo onesti, si tratta di un paio di turni che procedono un po’ in ritardo, più qualcuno con più esperienza in cucina che non fa altro che guardare e correggere gli errori di instradamento. Diciamo dalle 8 alle 12 ore di lavoro del responsabile e un martedì un po’ difficile.

Il modo per ridurre al minimo questa cifra è avviare il sistema durante il turno più tranquillo e avere la mappa delle postazioni pronta prima che arrivino gli schermi. Le cucine che configurano il sistema dal vivo, di venerdì, ne pagano le conseguenze con le rifaciture e con un team che decide che il problema è il sistema.

Alcuni fornitori chiedono dai 150 ai 500 dollari per l’onboarding e la formazione. Se l’alternativa è cavartela da solo in una settimana frenetica, di solito sono soldi ben spesi.

Tre esempi pratici

Una caffetteria da 30 posti, un solo schermo. Un pannello commerciale da 15 pollici a 450 dollari, un supporto fisso a 60 dollari, e non serve l’elettricista perché lo schermo sta sul bancone posteriore vicino a una presa già presente. Software a 25 dollari al mese. Primo anno: 840 dollari. Dal secondo anno in poi: 300 dollari. In questo caso, anche un tablet da 250 dollari sarebbe stata una scelta giustificabile.

Un bistrot da 90 coperti, tre schermi. Piatti caldi, freddi e da esposizione. Due pannelli da 15 pollici a 500 $ l’uno, uno da 21 pollici per l’esposizione a 850 $, tre supporti a 120 $, due barre di protezione a 150 $ l’una e 700 $ di cablaggio perché lo schermo da esposizione sporge sopra il pass. Hardware e installazione: 3.020 $. Il software a 25 $ per schermo costa 75 $ al mese. Primo anno: 3.920 $. Totale cumulativo al quinto anno: 7.520 $.

Un fast food ad alto volume, sette schermi. Griglia, friggitrice, zona preparazione, bevande, due schermi “expo” e uno per il ritiro. Un’unità rinforzata sopra la friggitrice a 1.400 $, sei pannelli professionali a una media di 700 $, supporti e barre a 1.100 $, cablaggio a 1.800 $. Hardware e installazione: 8.500 $. Il software a 25 $ per schermo costa 175 $ al mese. Primo anno: 10.600 $. Totale cumulativo al quinto anno: 19.000 $, ed è proprio in questo caso che vale la pena negoziare con determinazione il prezzo del software per ogni singola sede.

Costo in base al tipo di cucina

Lo stesso numero di schermi comporta costi diversi a seconda di cosa cucini, soprattutto a causa di dove si concentra il calore e di quanti canali di ordinazione gestisci.

Caffetterie e panetterie. Di gran lunga il caso più economico. Un solo schermo, nessuna friggitrice, di solito nessun cablaggio perché c’è una presa dietro il bancone. Un tablet è una scelta giustificabile. Mettici dai 400 ai 900 $ nel primo anno.

Pizzerie. Apparentemente costose per il numero di schermi. La zona del forno è calda e piena di farina, quindi lo schermo della linea di preparazione dovrebbe essere sigillato anche se ce n’è solo uno, e la maggior parte delle pizzerie ha un volume elevato di consegne a domicilio, il che significa che serve anche uno schermo per il ritiro. Due schermi, di cui uno resistente: da 1.800 a 3.400 dollari.

Cucine fantasma e da asporto. Il numero di schermi è basso ma quello dei canali è alto, quindi quello che stai comprando è l’integrazione piuttosto che l’hardware. Spesso bastano due schermi. Spendi meno sui pannelli e molto di più per assicurarti che ogni piattaforma finisca in un’unica coda, perché altrimenti l’intero modello operativo crolla.

Ristoranti con servizio completo. Il caso standard descritto nelle fasce della tabella sopra. Da tre a quattro schermi, un espositore, cablaggio moderato.

Hotel. Il caso fuori scala e costoso. Il servizio in camera, i banchetti e il ristorante sono tre cucine che indossano un trench, spesso su piani diversi, e il cablaggio tra di loro è il vero costo. È normale avere da otto a quindici schermi e l’installazione può costare più dell’hardware stesso.

Leasing, pacchetti e pagamento mensile per l’hardware

La maggior parte dei fornitori ora include gli schermi nel canone mensile, quindi non ci sono costi iniziali. Che sia un buon affare dipende da una cifra che raramente ti dicono spontaneamente: il tasso di interesse implicito.

Fai due conti. Se uno schermo da 900 dollari diventa 32 dollari al mese con un contratto di 36 mesi, pagherai 1.152 dollari, quindi circa il 28% in più in tre anni. Non è una cifra esorbitante se vuoi preservare la liquidità, e per una nuova apertura spesso è la scelta giusta. È una scelta sbagliata se hai la liquidità e la durata del contratto supera quella dell’hardware, cosa che capita più spesso di quanto dovrebbe con contratti da 48 e 60 mesi.

Due cose da verificare su qualsiasi offerta in bundle. Alla fine l’hardware è tuo o torna al fornitore? E puoi disdire il software senza dover riscattare l’hardware? Un pacchetto che ti vincola al software perché gli schermi sono finanziati è un contratto, non un prezzo.

Il totale quinquennale, non il prezzo di listino

L’hardware è una spesa una tantum che ripeterai più o meno una volta sola, perché i pannelli commerciali durano dai quattro ai sei anni in una cucina e i tablet non arrivano nemmeno a due. Il software invece dura per sempre. Quindi il totale quinquennale comprende l’hardware, l’installazione, sessanta mesi di software e circa un ciclo di sostituzione degli schermi dei tablet.

Fai il calcolo per il bistrot di cui sopra e vedrai che il software è diventato tranquillamente il 60% del totale. Fai lo stesso calcolo per il QSR e succede la stessa cosa, solo su scala maggiore. Ecco perché la tariffa per schermo merita più attenzione del prezzo dello schermo stesso, ed ecco perché un fornitore che addebita 15 dollari in più al mese per schermo non è una differenza irrisoria: su sette schermi e cinque anni, quella singola cifra arriva a 6.300 dollari.

Costi nascosti da chiedere

Chiedile in modo esplicito, per iscritto, prima di firmare. Ognuna di esse ha già colto qualcuno di sorpresa.

Il prezzo è per schermo, per dispositivo o per sede, e quanto costa lo schermo successivo? Il routing multi-stazione è incluso o è un’opzione aggiuntiva? La reportistica è inclusa, o quella utile è disponibile solo su un piano superiore? C’è un costo di installazione o di attivazione? Qual è la durata del contratto e cosa succede al prezzo al momento del rinnovo? Quanto costa uno schermo di ricambio e quanto ci vuole per riceverlo? L’assistenza è inclusa, e c’è un livello di assistenza più veloce che alla fine vorrai? E se aggiungi una seconda sede, il prezzo attuale rimane lo stesso?

Quest’ultimo punto è una trappola per chi sta crescendo. Un prezzo concordato per una sede a volte non regge per la seconda, ed è una brutta sorpresa da scoprire quando sei già impegnato.

Dove si recupera davvero il denaro

Un KDS di solito non si giustifica con il risparmio sui costi, e dovresti essere scettico nei confronti di chiunque lo venda in questo modo. Si giustifica con la produttività e il tasso di errore, entrambi fattori che valgono più del costo del servizio.

I numeri reali: le cucine che passano dalla carta in genere riducono da uno a tre minuti il tempo medio di preparazione dello scontrino, soprattutto eliminando il tempo per andare alla stampante e la necessità di rileggere gli scontrini arricciati. In un venerdì da 120 coperti, due minuti per tavolo significano un giro tavoli notevole. Il lato degli errori conta ancora di più. Una rielaborazione ti costa il costo delle materie prime, la manodopera, il ritardo per quel tavolo e spesso uno sconto, quindi diciamo dai 18 ai 30 dollari in totale. Eliminare due rielaborazioni a servizio a 24 dollari significa circa 1.400 dollari all’anno, che coprono il costo del software su tre schermi.

Nessuna di queste voci compare sulla fattura, ed è per questo che il business case va valutato con attenzione, invece di darlo per scontato. Se vuoi approfondire la questione della produttività, l’articolo “KDS vs stampanti” ti offre tutti i dettagli.

Modi per spendere meno senza pentirsene

Compra meno schermi. Tre schermi ben posizionati valgono più di sei mal posizionati, e puoi sempre aggiungerne altri in seguito. La maggior parte delle cucine esagera con le specifiche fin dal primo giorno.

Usa i tablet dove l’ambiente lo permette. Una postazione fredda o un bancone del caffè non hanno davvero bisogno di un pannello da 900 dollari.

Prendi il modulo KDS dal tuo POS esistente se è all’altezza. L’integrazione gratuita e un unico numero di assistenza valgono molto di più di un’interfaccia leggermente più carina.

Negozia un prezzo per sede se gestisci più di quattro schermi. I fornitori lo offrono anche se non è indicato sul sito web.

Acquista pannelli commerciali ricondizionati per le postazioni di retrobottega. In genere hanno uno sconto dal 40 al 60% e, in caso di guasto, basta sostituire lo schermo, senza perdere il servizio.

E non comprare ovunque unità rinforzate solo per sicurezza. Quella singola decisione può aggiungere 4.000 dollari a una piccola cucina senza alcun vantaggio per le cinque postazioni che non sono affatto vicine al calore.

Quando la configurazione più economica è quella giusta

C’è una versione di questo articolo che conclude che dovresti sempre comprare l’hardware migliore. È un errore talmente comune che vale la pena dirlo chiaramente.

Se gestisci una sola postazione a freddo e un bancone, un tablet da 250 dollari con il modulo KDS incluso dal tuo fornitore di POS è la risposta completa e corretta. Spenderai 250 dollari e 0 dollari al mese e otterrai la maggior parte dei vantaggi: nessun ordine perso, un timer su ogni ordine, consegna nella stessa coda. Spendere 900 dollari per un pannello sigillato in una postazione che non vede mai il vapore non ti porta alcun vantaggio.

Allo stesso modo, se apri tra sei settimane e sei a corto di soldi, uno schermo adesso e un secondo al quarto mese è meglio di un impianto perfetto a quattro schermi che non ti puoi permettere. Un KDS si espande in modo semplice. Aggiungere uno schermo in un secondo momento significa solo un supporto, un cavo e una riga in più sulla fattura, non una reimplementazione.

L’unico posto dove non devi risparmiare è lo schermo espositivo e la posizione sopra la zona di cottura. Queste due decisioni sono quelle che ti costano caro se le sbagli, perché una ti costa un servizio malfunzionante e l’altra ti costa uno schermo all’anno.

Come confrontare correttamente due preventivi

Mettile entrambe sulla stessa pagina con le stesse righe: schermi e relativa categoria, supporti, barre di protezione, cablaggio, costo di installazione, canone mensile per il software, durata del contratto, prezzo di sostituzione dello schermo. Compila ogni riga per entrambi e, se un fornitore non ti dà una cifra, scrivi “sconosciuto” invece di zero, perché lo zero è proprio quello che sperano tu dia per scontato.

Poi calcola il totale a dodici mesi e a sessanta. Se i due preventivi si incrociano da qualche parte tra questi due periodi, hai capito qual è la vera decisione: l’opzione più economica oggi è una scommessa sul fatto che non lo userai ancora tra cinque anni.

Una volta sistemata la questione economica, ciò che determina se il sistema funziona non è affatto nel preventivo. È la mappa delle postazioni. La nostra guida su come funziona un KDS tratta l’instradamento, il layout dei ticket e come gestire l’implementazione senza bloccare il servizio.

Leggi anche: come scegliere un POS, dato che il KDS di solito dipende da questa scelta; l’elenco delle attrezzature da cucina per capire cos’altro deve coprire il budget di apertura; e lo stack tecnologico del ristorante per capire dove si inseriscono gli schermi nel sistema più ampio.