Software per ordini ai fornitori

Chiedi al proprietario di un ristorante quanto ha speso in prodotti freschi il mese scorso e ti dirà la cifra. Chiedigli cosa ha ordinato, da chi, a quale prezzo e se è arrivato proprio quello che aspettava, e la risposta è sparpagliata tra le chat di WhatsApp, le email dei fornitori, un blocco note vicino alla porta sul retro e la memoria del capo cuoco. Un software per ordini ai fornitori riunisce tutto questo in un unico posto: cosa ti serve, cosa hai ordinato, cosa è arrivato e quanto ti è stato addebitato. In un gestionale acquisti per ristoranti, è la parte con cui la cucina ha a che fare ogni giorno.

I soldi se ne vanno a piccole dosi. Una cassa di pomodori che non è mai arrivata ma è stata fatturata. La burrata che è aumentata di 25 centesimi a pezzo nell’arco di tre mesi senza che nessuno fosse d’accordo. Una corsa al cash-and-carry di sabato perché giovedì nessuno si è accorto che la panna stava finendo. Nessuna di queste è una crisi, ed è proprio questo il problema: sono troppo piccole per essere rintracciate manualmente e troppo frequenti per essere ignorate. Gli acquisti funzionano al meglio quando sono collegati alla gestione delle scorte del ristorante, perché l’ordine dovrebbe partire da ciò che c’è effettivamente sugli scaffali.

Un’osservazione che vale la pena sottolineare fin da subito: i suggerimenti intelligenti per gli ordini attirano l’attenzione durante le demo, ma è nella parte noiosa, quella di controllare le consegne e le fatture rispetto all’ordine, che si concentra la maggior parte del risparmio. Giudica qualsiasi sistema prima di tutto in base a questo.

Cos’è un software per ordini ai fornitori?

Un software per ordini ai fornitori è uno strumento che crea ordini ai fornitori in base alle tue esigenze di magazzino, li monitora fino alla consegna e verifica ogni fattura rispetto a ciò che è stato ordinato e ricevuto.

• Cataloghi dei fornitori e prezzi concordati
• Ordini di acquisto in base ai livelli di scorta
• Approvazioni prima dell’invio degli ordini
• Ricezione delle merci e consegne incomplete
• Riconciliazione delle fatture e avvisi sui prezzi

Si colloca tra l’inventario e la contabilità, trasformando una mancanza di merce sugli scaffali in un ordine e una consegna in una fattura verificata.

Il software per ordini ai fornitori di solito si trova in uno di questi tre posti:

• All’interno del POS del tuo ristorante, insieme alle scorte e alle ricette
• Collegato alla contabilità del ristorante in una piattaforma all-in-one
• Come app autonoma per gli ordini collegata a entrambi

In breve: ogni ordine parte dalle scorte effettive e ogni fattura viene verificata prima che tu la paghi.

Ordini ai fornitori vs approvvigionamento vs gestione delle scorte

Questi tre termini vengono usati come se fossero la stessa cosa, e i fornitori non aiutano affatto inserendoli tutti nello stesso elenco di funzionalità. Si sovrappongono, ma ognuno risponde a una domanda diversa.

Software per ordini ai fornitori

Gli acquisti quotidiani: quali articoli ordinare, da quale fornitore, a quale prezzo e se la consegna e la fattura corrispondono all’ordine. Chef e responsabili lo usano più volte alla settimana.

Approvvigionamento

La strategia che sta dietro agli acquisti: scegliere i fornitori, negoziare i contratti, gestire le gare d’appalto e decidere quanti fornitori utilizzare. Si svolge ogni trimestre o ogni anno, ed è soprattutto un lavoro che coinvolge le persone. Ne parliamo nel nostro articolo su approvvigionamento e fornitori.

Software di gestione dell’inventario

Cosa c’è sugli scaffali: conteggi, livelli delle scorte, sprechi e la differenza tra ciò che dovresti avere e ciò che hai effettivamente. È da qui che gli acquisti prendono i dati di partenza. Il modo in cui un sistema di gestione dell’inventario tiene traccia di questi livelli è un argomento a sé stante.

Differenza fondamentale:

• L’approvvigionamento decide da chi acquistare e a quali condizioni. Il reparto acquisti effettua e verifica gli ordini in base a quelle condizioni.
• Il software di gestione dell’inventario ti dice cosa hai. Il software per ordini ai fornitori trasforma queste informazioni in ciò che devi comprare.

Come i ristoranti gestiscono gli acquisti oggi

La maggior parte dei ristoranti ha già un sistema di acquisti. Semplicemente, potrebbe non essere un software. La tabella mette a confronto le configurazioni più comuni, dal telefono e un taccuino a una piattaforma completamente connessa.

Il foglio di calcolo merita un po’ di credito. Molti ottimi ristoranti lo usano da anni. Smette di funzionare quando se ne va la persona che lo gestisce, quando aggiungi una seconda sede o quando nessuno ha tempo di aggiornare i prezzi, e quest’ultimo caso succede in sordina.

Come funziona un software per ordini ai fornitori

I passaggi qui sotto descrivono un processo di acquisti collegato alle scorte e alle vendite. Uno strumento autonomo segue gli stessi passaggi, ma le quantità e i costi devono essere importati da qualche altra parte: questa è la prima cosa da verificare in una demo.

1. Fornitori e prezzi si inseriscono una volta sola

A ogni fornitore viene assegnata una scheda con i contatti, i giorni di consegna, gli orari limite, l’ordine minimo e i tempi di consegna. Ogni articolo che acquisti è collegato a uno o più fornitori con la quantità per confezione e il prezzo concordato. La mozzarella del caseificio arriva in sacchetti da 1 kg a un certo prezzo; la stessa mozzarella dal grossista arriva in confezioni da 2,5 kg a un altro prezzo. Il software ha bisogno di entrambi, così da poterli confrontare al chilo.

2. I livelli di scorta (par) definiscono l’obiettivo

Per ogni articolo, imposti un livello di scorta: la quantità che vuoi avere a disposizione prima della prossima consegna. I livelli ottimali variano a seconda della settimana: più alti prima del fine settimana e più bassi il lunedì; i sistemi migliori li suggeriscono in base a quanto hai effettivamente venduto.

3. L’ordine si crea automaticamente in base alle differenze

Dopo un inventario, o in base ai livelli di scorta che il sistema aggiorna man mano che i piatti vengono venduti, il software confronta ciò che è disponibile con il livello minimo e suggerisce un ordine per ogni fornitore. Lo chef lo controlla, aggiusta ciò che i numeri non possono prevedere (una prenotazione importante per sabato, un piatto speciale che richiede pesce in più) e invia l’ordine.

4. Approvazioni e invio

Gli ordini che superano un importo prestabilito devono essere approvati da un responsabile. Una volta approvati, ogni fornitore riceve il proprio ordine, di solito via e-mail o tramite un link dedicato, prima della scadenza prevista.

5. La consegna viene controllata all’ingresso

Chi riceve la consegna apre l’ordine su un tablet, spunta ciò che è arrivato e registra eventuali mancanze, prodotti danneggiati o sostituiti. È proprio questa registrazione che rende possibile in seguito l’emissione di una nota di credito. Senza di essa, in caso di una cassa mancante, è la tua parola contro quella dell’autista.

6. La fattura viene confrontata e i costi aggiornati

Quando arriva la fattura, il software la confronta con l’ordine e la consegna. Prezzi errati, articoli mancanti e quantità non corrispondenti vengono segnalati prima che qualcuno paghi. I nuovi prezzi vengono poi inseriti nei costi delle ricette, quindi un aumento del prezzo dell’olio d’oliva si riflette sul margine di ogni piatto che lo utilizza.

Ecco come funziona in una settimana in una trattoria da 85 coperti che si rifornisce da sette fornitori, con acquisti di cibo e bevande per circa 31.000 al mese. Giovedì mattina il capo cuoco fa l’inventario su un tablet. Il software suggerisce gli ordini per cinque fornitori in base alle scorte minime previste per il fine settimana: 42 burrate per riportare il reparto latticini alla scorta minima di 60, 14 casse di pomodori, 18 kg di polpo. Aggiunge 4 kg di polpo per una festa di 20 persone sabato e toglie le zucchine, che saranno in offerta speciale. L’ordine di prodotti ortofrutticoli arriva a 1.640, oltre il limite di 1.500, quindi aspetta l’approvazione del direttore generale, che lo approva dal suo telefono.

Venerdì alle 7:40 del mattino la merce arriva con due casse di pomodori in meno. L’aiuto cuoco lo segna sul tablet prima che l’autista se ne vada. Quando arriva la fattura dei latticini, il software segnala che la burrata è stata addebitata a 2,10 invece dei 1,85 concordati per 40 pezzi, dieci in più. Lo stesso pomeriggio un avviso sui prezzi segnala che l’olio d’oliva è aumentato del 12% dal grossista, e il costo della focaccia della casa si adegua di conseguenza. Nessuno di questi errori sarebbe stato individuato su carta. Insieme ammontano a qualche centinaio al mese, e il tempo necessario per individuarli è stato di pochi tocchi sullo schermo.

Cosa fa risparmiare un software per gli ordini e cosa no

Ci sono pochissime ricerche indipendenti su quanto un software per ordini ai fornitori faccia risparmiare ai ristoranti, e la maggior parte dei dati pubblicati proviene dai fornitori stessi. Quindi, invece di citarne uno, ecco da dove provengono i risparmi, e puoi inserire le tue cifre per ciascuno.

Aumento graduale dei prezzi. I fornitori raramente annunciano piccoli aumenti. Qualche centesimo qua e là su decine di articoli alla fine si somma. Se una trattoria che acquista 31.000 al mese lascia che i prezzi salgano dell’1,5% rispetto a quanto concordato, sono 465 al mese, ovvero 5.580 all’anno, e nessuno ha approvato nulla di tutto ciò. Gli avvisi sui prezzi e il controllo delle fatture lo rilevano nella stessa settimana in cui succede.

Mancanze ed errori. Casse mancanti, articoli sbagliati e quantità fatturate ma non consegnate. La maggior parte dei fornitori te le accrediterà, ma solo se riesci a dimostrare cosa è arrivato. La registrazione in entrata su un tablet ti fornisce proprio questa prova.

Acquisti d’emergenza. La corsa del sabato al cash-and-carry costa di più al chilo, allontana uno chef o un responsabile dal locale e spesso succede perché giovedì nessuno si è accorto che una merce era in esaurimento. Le quantità minime e gli ordini suggeriti rendono queste corse più rare.

Ordini eccessivi e sprechi. Ordinare d’istinto porta spesso ad arrotondare per eccesso, e ciò che viene arrotondato finisce spesso nella spazzatura. Gli ordini basati sulle vendite reali e sulle scorte mantengono la cella frigorifera più snella. Il resto di questo problema, dallo stoccaggio alla preparazione, è trattato nel nostro articolo sulla riduzione degli sprechi alimentari.

Tempo dedicato alle attività amministrative. Preparare gli ordini, seguire i crediti e inserire le fatture in contabilità richiede ore ogni settimana. Parte di quel tempo viene recuperato.

Ora i limiti. Un software per ordini ai fornitori non negozia prezzi migliori; ti mostra solo se stai ottenendo quelli concordati. Non risolverà il costo delle materie prime causato da porzioni, ricette o furti, e se la tua percentuale di food cost è alta perché i piatti vengono serviti troppo abbondanti, la soluzione è in cucina, a partire dal controllo delle porzioni. E funziona bene solo se i conteggi su cui si basa sono accurati. I sistemi di gestione delle scorte basati su inventari che nessuno fa correttamente generano ordini inaffidabili e sbagliati.

Cosa cercare in un software per ordini ai fornitori

Ogni demo mostra una schermata degli ordini ben ordinata. Queste sono le domande che distinguono un sistema che il tuo chef userà un giovedì mattina da uno che finirà per essere abbandonato dopo un mese.

1. Ordini che partono dalle scorte reali

Gli ordini suggeriti dovrebbero derivare dalle scorte attuali rispetto ai livelli di scorta standard (par), con valori che possono variare a seconda del giorno della settimana. Se il sistema ti offre solo un modulo d’ordine vuoto con l’elenco delle voci, è un semplice foglio di calcolo con un login. Chiedi: «Fammi vedere come viene calcolato l’ordine del venerdì».

2. Cataloghi dei fornitori con prezzi concordati e confezioni

Ogni articolo deve avere il proprio fornitore, la confezione, l’unità di misura e il prezzo concordato; l’ideale è avere più di un fornitore per articolo, così puoi confrontare le offerte. Chiedi come vengono aggiornati i prezzi e chi viene avvisato quando uno di essi cambia.

3. Regole di approvazione che puoi impostare

Approvazione in base al valore dell’ordine, al fornitore o al ruolo, in modo che un sous chef possa ordinare i prodotti freschi, mentre un ordine di vino di grandi quantità vada al direttore generale. Chiedi se i responsabili possono approvare da un telefono, perché non saranno sempre al pass.

4. Ricezione su tablet all’ingresso

La persona che riceve la consegna dovrebbe poter spuntare gli articoli, registrare eventuali mancanze o sostituzioni e aggiungere una foto della merce danneggiata in un minuto o due mentre l’autista aspetta. Chiedi di vedere come viene registrata una consegna incompleta, dall’inizio alla fine.

5. Confronto delle fatture che segnala le discrepanze

Il software dovrebbe confrontare fattura, ordine e consegna, e segnalare prezzi e quantità non corrispondenti prima che la fattura venga approvata per il pagamento. Chiedi cosa succede a una fattura segnalata e come viene tracciata la nota di credito.

6. Avvisi sui prezzi con soglie

Un avviso per ogni centesimo di variazione è solo rumore di fondo. Ti conviene impostare una soglia, ad esempio il 5% sulle proteine, e visualizzare la cronologia dei prezzi per fornitore. Chiedi se una variazione di prezzo aggiorna automaticamente i costi delle ricette.

7. Un collegamento alle ricette e ai margini

I dati sugli acquisti sono più utili quando arrivano al menu. Quando il prezzo di un ingrediente chiave cambia, dovresti vedere quali piatti ne risentono e qual è ora il loro margine. Chiedi di vedere quel percorso dalla fattura al piatto.

8. Più sedi, un’unica visione

I gruppi devono confrontare quanto paga ogni sede per lo stesso articolo, impostare cataloghi fornitori condivisi e, a volte, effettuare ordini centralizzati. Chiedi come un prezzo concordato dalla sede centrale arrivi a ogni sede.

9. Report che leggerai davvero

Spesa per fornitore e categoria, andamento dei prezzi, ammanchi e crediti per fornitore e sprechi per motivo. Chiedi quali report usano settimanalmente i manager presso i clienti attuali, non quali esistono.

Quanto costa un software per ordini ai fornitori?

I costi variano da zero a un canone mensile significativo, e le opzioni più economiche spesso sono quelle che richiedono più tempo.

Fogli di calcolo e messaggi. Gratis, a parte le ore passate ad aggiornarli e gli errori che nessuno nota.

App per gli ordini dai fornitori. Di solito gratuite per il ristorante perché le paga il fornitore. Sono comode per un singolo fornitore, ma ognuna mostra solo i propri prezzi e nessuna ti dirà che un concorrente è più economico.

Software per ordini ai fornitori autonomo. Di solito prevede un canone mensile per sede, a volte con costi aggiuntivi per l’elaborazione delle fatture o per utenti extra. Ottimo per i flussi di lavoro, ma i dati sulle scorte e sulle vendite devono arrivare dai tuoi altri sistemi.

Acquisti su una piattaforma all-in-one. Inclusi in un unico piano con magazzino, ricette e POS. Paghi solo la piattaforma e non c’è un secondo sistema da tenere sincronizzato.

Qualunque opzione tu prenda in considerazione, confronta il prezzo con un unico dato: quanto della tua spesa mensile per cibo e bevande oggi sfugge al controllo. Anche una piccola percentuale di una spesa mensile di 30.000 probabilmente vale più del software stesso. In Tableview, la gestione degli acquisti fa parte del piano Pro; i dettagli sono nella nostra pagina dei piani e dei prezzi.

Come scegliere un software per ordini ai fornitori per il tuo ristorante

La configurazione giusta dipende meno dalle dimensioni del locale che dal numero di fornitori da cui ti rifornisci e dal numero di persone che effettuano gli ordini.

Ristoranti con servizio completo

Tanti fornitori, consegne di prodotti freschi quasi ogni giorno e uno chef che effettua la maggior parte degli ordini. La gestione delle merci in entrata e la riconciliazione delle fatture sono fondamentali, perché è proprio con i prodotti freschi e il pesce che le mancanze e le variazioni di prezzo si fanno sentire di più. Il software per ordini ai fornitori funziona al meglio quando condivide i dati con il resto del POS per servizio al tavolo.

Bar e discoteche

Meno fornitori, articoli di valore più elevato e molte scorte dietro al bancone. I limiti di spesa per alcolici e fusti, insieme alle approvazioni per ordini consistenti di vino e liquori, proteggono la liquidità. La parte relativa ai costi di spillatura è trattata nel nostro articolo sui costi di spillatura al bar, mentre gli strumenti per il locale sono descritti nella nostra pagina sul POS per bar.

Asporto e consegna a domicilio

Gli imballaggi diventano una voce di spesa importante, e rimanere senza contenitori blocca il servizio proprio come rimanere senza pollo. Imposta dei limiti minimi per gli imballaggi proprio come faresti con qualsiasi ingrediente. Un sistema POS per asporto che tiene traccia delle vendite per canale aiuta a impostare questi limiti.

Cloud kitchen e locali multimarca

Diversi marchi condividono un unico magazzino, quindi gli acquisti devono basarsi sulla domanda complessiva. I collegamenti tra le ricette sono più importanti del solito, perché un ingrediente può essere utilizzato in cinque menu diversi. Questa è la quotidianità delle cloud kitchen.

Hotel e resort

Punti di ristoro multipli, magazzini centrali e procedure di approvazione formali. Il reparto acquisti deve gestire gli ordini provenienti dalla cucina, dai bar e dal servizio banchetti, spesso con il coinvolgimento del reparto finanziario. È la norma nel settore F&B alberghiero.

Gruppi di ristoranti

Diverse sedi che acquistano gli stessi prodotti. Cataloghi condivisi, accordi centralizzati sui prezzi e confronti tra le singole sedi sono gli elementi che fanno la differenza. Alcuni gruppi gestiscono anche una cucina centrale che ordina per tutti, il modello descritto nel nostro articolo sulle cucine di appoggio.

Come iniziare: un’implementazione in 30 giorni

I software per ordini ai fornitori falliscono più spesso nel primo mese, quando la configurazione sembra un lavoro in più e le vecchie abitudini sono ancora più comode. Un piano semplice ti aiuta ad andare avanti.

Settimana 1: fornitori e articoli principali. Inserisci tutti i fornitori, poi gli articoli che rappresentano la maggior parte della tua spesa. Nella maggior parte delle cucine, circa 50 articoli costituiscono l’80% degli acquisti, quindi inizia da quelli piuttosto che da tutti e 400.

Settimana 2: livelli di scorta minimi e un conteggio accurato. Fai un inventario completo, imposta i livelli di scorta minimi per quelle voci e concorda chi ordina da quale fornitore. Informa i fornitori che d’ora in poi gli ordini arriveranno dal nuovo sistema.

Settimana 3: ordina e registra le consegne nel sistema. Effettua ogni ordine tramite il software, anche quando sarebbe più veloce farlo al telefono, e registra ogni consegna sul tablet. Preparati a modificare i livelli di scorta più di una volta.

Settimana 4: abbina le fatture e controlla. Abbina ogni fattura, verifica ogni segnalazione e dai un’occhiata ai primi report. Poi aggiungi il prossimo lotto di articoli.

Scegli una persona a cui affidare la responsabilità durante quel mese, di solito il capo cuoco o il direttore generale. Se la responsabilità è condivisa nel primo mese, di solito non è di nessuno.

Dove Tableview è utile e dove non lo è

In Tableview, gli acquisti rientrano nella gestione degli approvvigionamenti, collegata alle scorte, alle ricette e alle vendite dallo stesso POS. Tieni un elenco dei fornitori con contatti, tempi di consegna, accordi sui prezzi e valutazioni delle prestazioni, confronti i prezzi tra i vari fornitori e imposti un fornitore preferito per ogni ingrediente. Ogni articolo ha il suo livello di scorta minimo e, quando le scorte scendono al di sotto di esso, Tableview crea l’ordine di acquisto con un clic o automaticamente, scegliendo il fornitore in base ai tempi di consegna e al costo.

Gli ordini possono passare attraverso catene di approvazione a più livelli e puoi seguirne ogni fase, dall’invio alla consegna. Al ricevimento, l’ordine di acquisto viene abbinato automaticamente alla fattura e le discrepanze vengono segnalate. I costi degli ingredienti si aggiornano al variare dei prezzi, con avvisi quando un aumento supera la percentuale che hai impostato e l’andamento dei costi per fornitore; inoltre, poiché gli ingredienti sono associati alle ricette, puoi vedere l’effetto sul margine di ogni piatto. Gli sprechi vengono registrati con codici motivo e calcolati per articolo. La gestione degli acquisti è inclusa nei piani Pro ed Enterprise.

Quando è meglio optare per un’altra soluzione:

• Se l’app per gli ordini del tuo fornitore principale fa tutto quello che ti serve e non ti rifornisci praticamente da nessun altro, uno strumento di acquisto separato potrebbe non essere ancora conveniente.
• Se hai bisogno di uno scambio elettronico di dati con specifici distributori nazionali, verifica prima l’integrazione con il fornitore; Tableview non pubblicizza integrazioni specifiche per i fornitori.
• Una catena con centinaia di punti vendita e un reparto acquisti centralizzato trova più vantaggioso utilizzare una suite di approvvigionamento aziendale costruita attorno a quel team.

Leggi anche: la gestione delle scorte del ristorante per capire i numeri dietro ogni ordine, il costo primario per vedere dove gli acquisti si riflettono nei tuoi conti e il flusso di cassa del ristorante per pagare i fornitori in tempo.