Logiciel de commande fournisseurs

Demandez à un restaurateur combien il a dépensé en produits frais le mois dernier, et il vous donnera le chiffre. Demandez-lui ce qu’il a commandé, auprès de qui, à quel prix, et si c’est bien ce qui a été livré, et la réponse se trouve éparpillée entre les fils de discussion WhatsApp, les e-mails d’un fournisseur, un bloc-notes près de la porte de service et la mémoire du chef cuisinier. Un logiciel de commande fournisseurs rassemble toutes ces informations en un seul endroit : ce dont vous avez besoin, ce que vous avez commandé, ce qui a été livré et ce qui vous a été facturé. Dans un logiciel de gestion des achats, c’est la partie avec laquelle la cuisine interagit quotidiennement.

Les pertes financières se manifestent par de petits montants. Une caisse de tomates qui n’est jamais arrivée mais qui a été facturée. De la burrata dont le prix a augmenté de 25 centimes pièce en trois mois sans que personne n’ait donné son accord. Une course au « cash-and-carry » le samedi parce que personne n’avait remarqué que le stock de crème était bas le jeudi. Aucun de ces cas ne constitue une crise, et c’est là le problème : ils sont trop insignifiants pour être traités manuellement et trop fréquents pour être ignorés. L’approvisionnement fonctionne mieux lorsqu’il est lié à la gestion des stocks du restaurant, car la commande doit partir de ce qui se trouve réellement en rayon.

Une remarque qu’il convient de faire d’emblée : les suggestions de commande astucieuses retiennent l’attention lors des démonstrations, mais c’est dans la partie fastidieuse, à savoir la vérification des livraisons et des factures par rapport à la commande, que réside l’essentiel des économies. Évaluez tout système en fonction de cela avant toute chose.

Qu’est-ce qu’un logiciel de commande fournisseurs ?

Un logiciel de commande fournisseurs est un outil qui génère des commandes auprès des fournisseurs en fonction de vos besoins en stock, assure le suivi de celles-ci jusqu’à la livraison et vérifie chaque facture par rapport à ce qui a été commandé et reçu.

• Catalogues des fournisseurs et prix convenus
• Commandes d’achat en fonction des seuils de réapprovisionnement
• Validations avant l’envoi des commandes
• Réception et livraisons incomplètes
• Rapprochement des factures et alertes sur les prix

Il fait le lien entre vos inventaires et votre comptabilité, transformant une rupture de stock en commande et une livraison en facture validée.

Les logiciels d’achat pour restaurants se trouvent généralement à l’un des trois emplacements suivants :

• Au sein de votre logiciel de caisse, aux côtés de la gestion des stocks et des recettes
• Relié à la comptabilité du restaurant au sein d’une plateforme tout-en-un
• Sous la forme d’une application de commande autonome connectée aux deux

En résumé : chaque commande part d’un stock réel, et chaque facture est vérifiée avant que vous ne la régliez.

Commande fournisseurs vs achats vs gestion des stocks

Ces trois termes sont souvent utilisés comme s’ils désignaient la même chose, et les fournisseurs ne facilitent pas les choses en les regroupant tous dans une même liste de fonctionnalités. Ils se recoupent, mais chacun répond à une question différente.

Logiciel de commande fournisseurs

Les achats au quotidien : quels articles commander, auprès de quel fournisseur, à quel prix, et si la livraison et la facture correspondent bien à la commande. Les chefs et les responsables l’utilisent plusieurs fois par semaine.

Approvisionnement

La stratégie qui sous-tend les achats : choisir les fournisseurs, négocier les contrats, organiser des appels d’offres et décider du nombre de fournisseurs à retenir. Ce processus a lieu tous les trimestres ou tous les ans, et repose principalement sur le travail humain. Nous abordons cet aspect dans notre article consacré aux achats et fournisseurs.

Logiciel de gestion des stocks

Ce qui se trouve en rayon : inventaires, niveaux de stock, gaspillage et écart entre ce que vous devriez avoir et ce que vous possédez réellement. C’est de là que proviennent les chiffres de référence pour les achats. La manière dont un système de gestion des stocks suit ces niveaux constitue un sujet à part entière.

Différence essentielle :

• L’approvisionnement détermine auprès de qui vous vous approvisionnez et à quelles conditions. Le service des achats passe et vérifie les commandes selon ces conditions.
• Un logiciel de gestion des stocks vous indique ce dont vous disposez. Un logiciel de commande fournisseurss transforme ces informations en ce que vous devez acheter.

Comment les restaurants gèrent-ils leurs achats aujourd’hui ?

La plupart des restaurants disposent déjà d’un système d’achats. Il ne s’agit simplement pas forcément d’un logiciel. Le tableau ci-dessous compare les configurations courantes, allant d’un téléphone et d’un ordinateur portable à une plateforme entièrement connectée.

Il faut reconnaître le mérite du tableur. De nombreux bons restaurants s’en servent depuis des années. Il cesse de fonctionner lorsque la personne qui le gère part, lorsque vous ajoutez un deuxième établissement, ou lorsque personne n’a le temps de mettre à jour les prix, et ce dernier cas se produit souvent sans que l’on s’en aperçoive.

Fonctionnement d’un logiciel de commande fournisseurs

Les étapes ci-dessous décrivent un processus d’achat relié aux stocks et aux ventes. Un outil autonome suit les mêmes étapes, mais les quantités et les coûts doivent être importés depuis une autre source, ce qu’il convient de vérifier en priorité lors d’une démonstration.

1. Les fournisseurs et les prix sont saisis une seule fois

Chaque fournisseur dispose d’une fiche contenant les coordonnées, les jours de livraison, les heures limites de commande, la quantité minimale de commande et le délai de livraison. Chaque article que vous achetez est associé à un ou plusieurs fournisseurs, avec son conditionnement et son prix convenu. La mozzarella de la laiterie est livrée en sachets de 1 kg à un certain prix ; la même mozzarella provenant du grossiste est livrée en paquets de 2,5 kg à un autre prix. Le logiciel a besoin de ces deux informations pour pouvoir les comparer au kilo.

2. Les niveaux de stock de sécurité définissent l’objectif

Pour chaque article, vous définissez un niveau de stock de référence : la quantité que vous souhaitez avoir en stock avant la prochaine livraison. Les niveaux de stock de référence varient au fil de la semaine : ils sont plus élevés avant le week-end et plus bas le lundi ; les meilleurs systèmes les proposent en fonction de vos ventes réelles.

3. La commande s’élabore automatiquement à partir de l’écart

Après un inventaire, ou à partir des niveaux de stock que le système met à jour au fur et à mesure des ventes, le logiciel compare les quantités en stock au niveau de sécurité et propose une commande pour chaque fournisseur. Le chef vérifie ces informations, ajuste ce que les chiffres ne peuvent pas prévoir (une réservation importante le samedi, un plat du jour nécessitant davantage de poisson) et valide la commande.

4. Validations et envoi

Les commandes dépassant un montant défini doivent être validées par un responsable. Une fois approuvées, chaque fournisseur reçoit sa commande, généralement par e-mail ou via un lien dédié, avant l’heure limite.

5. La livraison est vérifiée à la porte

La personne chargée de réceptionner la livraison ouvre la commande sur une tablette, coche les articles reçus et consigne tout manquant, tout produit endommagé ou toute substitution. C’est ce relevé qui permettra ultérieurement d’établir une note de crédit. Sans lui, en cas de caisse manquante, ce sera votre parole contre celle du livreur.

6. La facture est recoupée et les coûts mis à jour

À la réception de la facture, le logiciel la compare à la commande et à la livraison. Les prix erronés, les articles manquants et les quantités qui ne correspondent pas sont signalés avant tout paiement. Les nouveaux prix sont ensuite intégrés aux coûts des recettes ; ainsi, une hausse du prix de l’huile d’olive se répercute sur la marge de chaque plat qui en contient.

Voici un exemple sur une semaine dans une trattoria de 85 couverts s’approvisionnant auprès de sept fournisseurs, avec des achats de produits alimentaires et de boissons d’environ 31 000 par mois. Le jeudi matin, le chef cuisinier effectue l’inventaire sur une tablette. Le logiciel propose des commandes auprès de cinq fournisseurs en fonction des niveaux de stock de référence pour le week-end : 42 burrata pour ramener le stock de produits laitiers à son niveau de référence de 60, 14 caisses de tomates, 18 kg de poulpe. Elle ajoute 4 kg de poulpe pour un groupe de 20 convives prévu samedi et supprime les courgettes, qui feront l’objet d’une promotion. La commande de fruits et légumes s’élève à 1 640, dépassant la limite de 1 500 ; elle est donc mise en attente jusqu’à ce que le directeur général l’approuve depuis son téléphone.

Vendredi à 7 h 40, la livraison de produits frais arrive avec deux caisses de tomates en moins. L’aide de cuisine le note sur la tablette avant que le livreur ne parte. Lorsque la facture des produits laitiers arrive, le logiciel signale que la burrata a été facturée à 2,10 au lieu des 1,85 convenus pour 40 pièces, soit dix de trop. Le même après-midi, une alerte de prix indique que le prix de l’huile d’olive a augmenté de 12 % chez le grossiste, et le coût de la focaccia maison suit cette hausse. Aucune de ces anomalies n’aurait été détectée sur papier. Au total, cela représente quelques centaines par mois, et le temps nécessaire pour les repérer s’est limité à quelques clics.

Ce que fait économiser un logiciel de commande, et ce qu’il ne fait pas

Il existe très peu d’études indépendantes sur les économies que les logiciels d’achat permettent aux restaurants de réaliser, et la plupart des chiffres publiés proviennent des éditeurs. Plutôt que d’en citer un, voici donc d’où proviennent ces économies, et vous pouvez y appliquer vos propres chiffres.

La hausse insidieuse des prix. Les fournisseurs annoncent rarement les petites hausses. Quelques centimes ici et là sur des dizaines d’articles finissent par représenter une somme importante. Si une trattoria qui achète 31 000 par mois laisse les prix dériver de 1,5 % au-dessus de ce qui avait été convenu, cela représente 465 par mois, soit 5 580 par an, et personne n’a donné son accord pour cela. Les alertes de prix et le rapprochement des factures permettent de repérer ce problème dès la semaine où il survient.

Manquants et erreurs. Caisses manquantes, articles erronés et quantités facturées mais non livrées. La plupart des fournisseurs vous les créditeront, mais uniquement si vous pouvez prouver ce qui a été livré. La réception sur tablette vous fournit ce justificatif.

Achats d’urgence. La course du samedi au cash-and-carry coûte plus cher au kilo, oblige un chef ou un responsable à quitter les lieux et survient souvent parce que personne n’a remarqué jeudi qu’un article était en rupture de stock. Les quantités minimales requises et les suggestions de commande permettent de réduire la fréquence de ces courses.

Surcommandes et gaspillage. Commander au feeling conduit souvent à arrondir les quantités à la hausse, et ce qui est arrondi finit souvent à la poubelle. Les commandes établies à partir des ventes réelles et des stocks permettent de garder la chambre froide mieux approvisionnée. Le reste de ce problème, du stockage à la préparation, est abordé dans notre article sur la réduction du gaspillage alimentaire.

Temps consacré aux tâches administratives. Établir les commandes, relancer les crédits et saisir les factures dans la comptabilité prend des heures chaque semaine. Une partie de ce temps est récupérable.

Maintenant, les limites. Un logiciel de commande fournisseurs ne négocie pas de meilleurs prix ; il se contente de vous indiquer si vous obtenez bien ceux convenus. Il ne résoudra pas les problèmes de coût des denrées alimentaires liés aux portions, aux recettes ou au vol, et si votre pourcentage de coût matière est élevé parce que les assiettes sont trop garnies, la solution se trouve en cuisine, à commencer par le contrôle des portions. Et son efficacité dépend entièrement de la qualité des inventaires sur lesquels il s’appuie. Un logiciel de commande fournisseurs basé sur des inventaires que personne ne réalise correctement génère des commandes erronées.

Ce qu’il faut rechercher dans un logiciel de commande fournisseurs

Toutes les démonstrations présentent un écran de commande bien ordonné. Voici les questions qui font la différence entre un système que votre chef utilisera un jeudi matin et un autre qui finira par être abandonné au bout d’un mois.

1. Des commandes basées sur les stocks réels

Les suggestions de commandes doivent provenir des stocks actuels par rapport aux niveaux de référence, ces derniers pouvant varier selon le jour de la semaine. Si le système ne vous propose qu’un formulaire de commande vierge avec votre liste d’articles, il s’agit d’un simple tableur avec un identifiant de connexion. Demandez : « Montrez-moi comment la commande du vendredi est calculée. »

2. Des catalogues de fournisseurs avec des prix et des conditionnements convenus

Chaque article doit être associé à son fournisseur, à son conditionnement, à son unité de mesure et à son prix convenu ; idéalement, il devrait y avoir plusieurs fournisseurs par article afin que vous puissiez comparer. Demandez comment les prix sont mis à jour et qui est informé lorsqu’un prix change.

3. Règles de validation que vous pouvez définir

Validation en fonction de la valeur de la commande, du fournisseur ou du rôle, de sorte qu’un sous-chef puisse commander des produits frais, mais qu’une commande importante de vin soit transmise au directeur général. Demandez si les responsables peuvent valider depuis un téléphone, car ils ne se trouvent pas toujours au passe.

4. Réception sur tablette à la porte

La personne chargée de réceptionner la livraison doit pouvoir cocher les articles, enregistrer les manquants et les remplacements, et ajouter une photo des marchandises endommagées en une minute ou deux pendant que le livreur attend. Demandez à voir le processus d’enregistrement d’une livraison incomplète, du début à la fin.

5. Rapprochement des factures signalant les écarts

Le logiciel doit comparer la facture, la commande et la livraison, et signaler les écarts de prix et de quantités avant que la facture ne soit validée pour paiement. Demandez ce qu’il advient d’une facture signalée et comment la note de crédit est suivie.

6. Alertes de prix avec seuils

Une alerte pour chaque centime de variation est une source de bruit. Vous souhaitez définir un seuil, par exemple 5 % sur les protéines, et consulter l’historique des prix par fournisseur. Demandez si une variation de prix met automatiquement à jour les coûts des recettes.

7. Un lien vers les recettes et les marges

Les données d’achat sont particulièrement utiles lorsqu’elles se répercutent sur le menu. Lorsque le prix d’un ingrédient clé varie, vous devez pouvoir identifier les plats concernés et connaître leur marge actuelle. Demandez à visualiser ce parcours, de la facture au plat.

8. Plusieurs sites, une seule vue d’ensemble

Les groupes doivent comparer ce que chaque site paie pour un même article, définir des catalogues fournisseurs communs et, parfois, passer des commandes de manière centralisée. Demandez comment un prix convenu par le siège social est répercuté sur chaque site.

9. Des rapports que vous lirez réellement

Dépenses par fournisseur et par catégorie, tendances des prix, écarts et avoirs par fournisseur, et gaspillage par motif. Demandez quels rapports les responsables utilisent chaque semaine chez les clients existants, et non pas simplement quels rapports existent.

Combien coûte un logiciel de commande fournisseurs ?

Les coûts varient de zéro à un abonnement mensuel important, et les options les moins chères sont souvent celles qui coûtent le plus en temps.

Tableurs et messages. Gratuits, si l’on ne tient pas compte des heures passées à les mettre à jour et des erreurs que personne ne repère.

Applications de commande auprès des fournisseurs. Généralement gratuites pour le restaurant, car c’est le fournisseur qui les finance. Elles sont pratiques pour un seul fournisseur, mais chacune n’affiche que ses propres prix, et aucune ne vous indiquera qu’un concurrent propose des tarifs plus avantageux.

Logiciels de commande fournisseurs autonomes. Ils impliquent généralement des frais mensuels par établissement, parfois assortis de frais supplémentaires pour le traitement des factures ou les utilisateurs supplémentaires. Ils sont performants en matière de flux de travail, mais les données relatives aux stocks et aux ventes doivent provenir de vos autres systèmes.

Les achats sur une plateforme tout-en-un. Intégrés à une formule comprenant la gestion des stocks, les recettes et le point de vente. Vous payez pour la plateforme, et il n’y a pas de deuxième système à synchroniser.

Quelle que soit l’option que vous envisagez, comparez le prix à un seul chiffre : quelle part de vos dépenses mensuelles en produits alimentaires et boissons n’est pas contrôlée à l’heure actuelle ? Même une petite partie d’une dépense mensuelle de 30 000 vaut probablement plus que le logiciel. Chez Tableview, la gestion des achats fait partie de la formule Pro ; vous trouverez les détails sur notre page formules et tarifs.

Comment choisir un logiciel de commande fournisseurs pour votre restaurant

Le choix de la configuration adaptée dépend moins de la taille de votre établissement que du nombre de fournisseurs auprès desquels vous vous approvisionnez et du nombre de personnes qui passent des commandes.

Restaurants à service complet

De nombreux fournisseurs, des livraisons de produits frais presque tous les jours et un chef de cuisine qui passe la plupart des commandes. La réception des marchandises et le rapprochement des factures sont primordiaux, car c’est sur les produits frais et le poisson que les ruptures de stock et les variations de prix ont le plus d’impact. Le module d’achats fonctionne de manière optimale lorsqu’il partage ses données avec le reste d’une caisse pour service à table.

Bars et discothèques

Moins de fournisseurs, des articles de grande valeur et un stock important derrière le bar. La gestion des quantités servies pour les spiritueux et les fûts, ainsi que la validation des commandes importantes de vins et de spiritueux, permettent de préserver la trésorerie. Le coût de service est abordé dans notre article consacré au coût de service au bar, et les outils dédiés à l’établissement sont présentés sur notre page sur la caisse pour bars.

Plats à emporter et livraison

Les emballages constituent un poste d’achat important, et manquer de contenants interrompt le service aussi sûrement que manquer de poulet. Fixez des seuils de sécurité pour les emballages comme pour n’importe quel ingrédient. Une caisse pour vente à emporter qui suit les ventes par canal aide à définir ces seuils.

Cuisines virtuelles et sites multimarques

Plusieurs marques partagent une même réserve ; les achats doivent donc s’appuyer sur la demande combinée. Les liens entre les recettes revêtent une importance accrue, car un même ingrédient peut entrer dans la composition de cinq menus différents. C’est le quotidien des cuisines virtuelles.

Hôtels et complexes touristiques

Plusieurs points de vente, des entrepôts centraux et des chaînes d’approbation formelles. Le service des achats doit gérer les commandes provenant de la cuisine, des bars et des services de banquet, souvent en collaboration avec le service financier. C’est la norme dans le secteur de la restauration hôtelière.

Groupes de restauration

Plusieurs établissements achètent les mêmes articles. Des catalogues partagés, des accords tarifaires centralisés et des comparaisons établissement par établissement sont les éléments qui font la différence. Certains groupes gèrent également une cuisine centrale qui passe les commandes pour l’ensemble des établissements, un modèle décrit dans notre article sur les cuisines de centralisation.

Mise en route : un déploiement en 30 jours

Les logiciels d’achat échouent le plus souvent au cours du premier mois, lorsque la mise en place est perçue comme une charge de travail supplémentaire et que les anciennes habitudes restent plus faciles à suivre. Un plan simple permet de maintenir la dynamique.

Semaine 1 : les fournisseurs et les articles les plus importants. Saisissez tous les fournisseurs, puis les articles qui représentent la majeure partie de vos dépenses. Dans la plupart des cuisines, environ 50 articles représentent près de 80 % des achats ; commencez donc par ceux-là plutôt que par les 400.

Semaine 2 : niveaux de sécurité et inventaire complet. Effectuez un inventaire complet, définissez les niveaux de sécurité pour ces articles et convenez de qui passe commande auprès de quel fournisseur. Informez les fournisseurs que les commandes proviendront désormais du nouveau système.

Semaine 3 : passer commande et enregistrer les réceptions dans le système. Passez toutes les commandes via le logiciel, même si le téléphone serait plus rapide, et enregistrez chaque livraison sur la tablette. Prévoyez d’ajuster les niveaux de stock à plusieurs reprises.

Semaine 4 : rapprochement des factures et analyse. Effectuez le rapprochement de chaque facture, traitez chaque alerte et examinez les premiers rapports. Ajoutez ensuite le lot d’articles suivant.

Désignez une personne qui en sera responsable pendant ce mois, généralement le chef cuisinier ou le directeur général. Une responsabilité partagée au cours du premier mois revient généralement à ce que personne n’en soit responsable.

Où Tableview est adapté, et où il ne l’est pas

Dans Tableview, les achats s’inscrivent dans la gestion des approvisionnements, en lien avec les stocks, les recettes et les ventes depuis le même point de vente. Vous tenez à jour un annuaire des fournisseurs contenant les coordonnées, les délais de livraison, les accords tarifaires et les évaluations de performance ; vous comparez les prix entre les fournisseurs et désignez un fournisseur privilégié pour chaque ingrédient. Chaque article dispose d’un niveau de stock de référence, et lorsque le stock passe en dessous de ce seuil, Tableview génère le bon de commande en un clic ou automatiquement, en sélectionnant le fournisseur en fonction du délai de livraison et du coût.

Les commandes peuvent suivre des chaînes d’approbation à plusieurs niveaux, et vous pouvez suivre chacune d’entre elles de la soumission à la livraison. À la réception, la commande d’achat est automatiquement rapprochée de la facture et les écarts sont signalés. Les coûts des ingrédients sont mis à jour à mesure que les prix évoluent, avec des alertes lorsqu’une augmentation dépasse le pourcentage que vous avez défini et des tendances de coûts par fournisseur ; de plus, comme les ingrédients sont associés aux recettes, vous pouvez voir l’impact sur la marge de chaque plat. Les déchets sont enregistrés avec des codes de motif et chiffrés par article. La gestion des achats est incluse dans les formules Pro et Enterprise.

Quand une autre solution est préférable :

• Si l’application de commande de votre fournisseur principal répond à tous vos besoins et que vous n’achetez pratiquement qu’auprès de lui, un outil d’achat distinct n’est peut-être pas encore rentable.
• Si vous avez besoin d’un échange de données informatisé avec des distributeurs nationaux spécifiques, vérifiez d’abord l’intégration avec ce fournisseur ; Tableview ne propose pas d’intégrations spécifiques aux fournisseurs.
• Une chaîne comptant des centaines de sites et disposant d’un service d’approvisionnement centralisé a tout intérêt à opter pour une suite logicielle d’approvisionnement d’entreprise conçue autour de cette équipe.

À lire ensuite : la gestion des stocks de restaurant pour connaître les quantités derrière chaque commande, le coût de revient pour identifier où les achats apparaissent dans vos chiffres, et la trésorerie du restaurant pour payer vos fournisseurs dans les délais.