La mayoría de las cajas registradoras que se venden a los bares están pensadas para otro tipo de negocio. Los sistemas para restaurantes dan por hecho que todo el mundo se sienta a la mesa y paga al final, y los de bar asumen que nadie come. Un TPV para pubs tiene que incluir la comida y las bebidas en una sola cuenta, y mucho más, porque el mismo cliente se tomará una pinta en la barra, pedirá una hamburguesa indicando el número de mesa, abrirá una cuenta para la segunda ronda y lo pagará todo a las once.
Además, hay un montón de cosas con las que tiene que lidiar un pub y que un restaurante nunca hace. Medidas establecidas por ley. Condiciones de la licencia que llegan hasta la pantalla del TPV. Una bodega donde cada barril pierde silenciosamente unas cuantas pintas. Un equipo de empleados a tiempo parcial que cambia cada trimestre. En un pub donde predomina la venta de bebidas, la mayor parte del margen se gana o se pierde detrás de la barra y ahí abajo, en la bodega, así que la gestión del stock del bar importa al menos tanto como la rapidez con la que responde la pantalla.
Qué buscar en un TPV para pubs
Si solo tienes diez minutos con un proveedor, fíjate en esto. Todo lo que viene a continuación entra en detalles, incluidas las normas del Reino Unido.
- Comida y bebida pedidas en la barra, en la mesa y mediante código QR, todo en una sola cuenta.
- Un botón para cada medida legal, configurado como tamaños de un mismo producto en lugar de productos separados.
- Precios programados, con las cuentas abiertas que mantienen el precio inicial.
- Un aviso de verificación de edad para el alcohol, con un registro que puedas mostrar al responsable de licencias.
- Cuentas que puedes abrir, buscar, fusionar y repetir sin tener que rebuscar en los menús.
- Fichas de cocina que incluyen el número de mesa y cualquier alergia.
- Stock de barriles y botellas, con el mantenimiento de las líneas y las consumiciones gratis registradas tal y como son.
- Un inicio de sesión para cada miembro del personal, aprobación del gerente para las anulaciones e informes que separan las bebidas alcohólicas de las no alcohólicas.
- Una solución sensata para cuando se caiga la conexión a Internet.
Nada de esto es nada del otro mundo. Es solo que rara vez se encuentra todo en un mismo sistema, y las carencias solo se notan en las noches de mucho trabajo.
Una cuenta, tres formas de pedir
Un bar de cócteles vende bebidas a gente que está de pie. Un restaurante vende comida a gente sentada. Un pub hace ambas cosas en la misma sala, a menudo a la misma persona en la misma visita, y la caja tiene que seguir el ritmo mientras cambias de una cosa a otra.
Esta es la secuencia que pone en aprietos a los sistemas más débiles. Una pareja compra dos pintas en la barra y paga con tarjeta. Encuentran una mesa, vuelven y piden comida en la barra para la mesa 12. Más tarde, un camarero toma una segunda ronda en la mesa y la añade a la mesa 12. Uno de ellos quiere pagar las bebidas y el otro, la comida. En un TPV buena, eso te lleva menos de un minuto. En una mala, las bebidas se cobran dos veces, o la comida aparece en la mesa equivocada, o el camarero acaba haciendo cálculos en el reverso de un recibo.
Así que, en una demostración, simula exactamente eso: comida en la barra a cargo de una mesa, bebidas añadidas desde una segunda TPV, parte de la cuenta pagada por separado y el resto liquidado. Fíjate en cuántos toques hace falta. Si quieres detalles sobre cómo dividir la cuenta en sí, la sección sobre cómo dividir cuentas de restaurante lo explica todo.
Los pedidos por QR son la tercera opción, y en un pub se amortizan en la segunda y tercera ronda, cuando la mesa ya sabe lo que quiere y hay tres filas de gente en la barra. El sistema de pedidos con menú QR de Tableview viene incluido en el plan Starter y envía los pedidos a la caja y a la cocina como cualquier otro. La configuración que importa en un pub es qué artículos aparecen en el menú. Muchos propietarios están encantados de vender comida y refrescos desde la mesa, pero prefieren que las bebidas alcohólicas se compren en la barra, donde alguien puede ver quién está bebiendo qué.
La oferta también cambia a lo largo del día. Al mediodía, un pub donde prima la comida parece una cafetería. A las nueve de la noche de un sábado, es un local de copas con la cocina cerrada. Los días de partido, se convierte en un bar deportivo. La misma caja tiene que gestionar estas tres situaciones sin que nadie tenga que reconfigurarla a las cuatro en punto.
Configurar el TPV del pub para las medidas legales
En el Reino Unido, las medidas en las que se puede vender están establecidas por ley, y merece la pena configurar el TPV en función de ellas desde el primer día, en lugar de basarte en lo que por casualidad utilice la demo del proveedor.
La cerveza y la sidra de barril se pueden vender en un tercio de pinta, media pinta, dos tercios de pinta o múltiplos de media pinta. La ginebra, el ron, el vodka y el whisky se sirven en medidas de 25 ml o 35 ml, o múltiplos de estas, y un pub tiene que elegir una de las dos opciones y usarla en todo el local. El vino por copa se sirve en 125 ml, 175 ml o múltiplos de esas cantidades, siendo 250 ml la copa grande habitual. Además, las condiciones obligatorias de la licencia establecen que debe haber disponible media pinta, una copa de vino de 125 ml y una medida individual de licores, y hay que informar a los clientes de ello, por ejemplo, en la carta y en la lista de precios.
En la pantalla, eso significa que cada grifo tiene un botón por cada tamaño que sirvas, cada licor tiene una medida simple y una doble, y cada vino por copa tiene una opción de 125 ml, aunque nadie lo pida de un mes a otro. Configúralas como tamaños de un mismo producto. Así, el stock se deduce de un solo barril, botella o caja, y el informe de ventas muestra lo que realmente se sirve, en lugar de cuarenta líneas casi idénticas.
Las raciones dobles y los combinados son por donde se escapa el dinero sin que nadie se dé cuenta. Una ginebra doble que se registra como simple, o una tónica que nunca se cobra, no parece nada esa noche, pero sí mucho a la hora de hacer inventario. Vale la pena calcular cuánto te debería costar cada medida, y el artículo sobre el coste por copa te guía en los cálculos.
Lo que la licencia exige al TPV
Una licencia de local conlleva una serie de condiciones, y varias de ellas recaen sobre el TPV. Hay dos en particular que merece la pena configurar correctamente.
Promociones, horas felices y precios mínimos
Casi todos los bares tienen alguna oferta: una pinta más barata las tardes entre semana, una noche de filetes con una copa de vino, dos cócteles por un precio fijo. Tableview admite precios programados y reglas de «happy hour», por lo que los precios cambian a una hora determinada sin que nadie tenga que editar el menú a mano. Cuando el menú cambia, las cuentas abiertas anteriormente mantienen los precios iniciales. Eso te ahorra una conversación incómoda con la mesa que pidió tres rondas al precio de «happy hour» y a la que estás a punto de cobrar el precio completo por todas ellas.
Lo que puedes ofrecer depende de dónde esté el pub. En Inglaterra y Gales, las condiciones obligatorias prohíben las promociones irresponsables, como los juegos de beber o las bebidas ilimitadas por un precio fijo, y el alcohol no se puede vender por debajo del coste del impuesto más el IVA. Escocia es mucho más estricta. El precio del alcohol solo puede cambiar al inicio de un periodo de al menos 72 horas, lo que descarta la clásica «happy hour», y las ofertas de compra múltiple están prohibidas. Escocia también tiene un precio mínimo por unidad de 65 peniques, y Gales tiene su propio precio mínimo por unidad. Irlanda cuenta con un precio mínimo por unidad desde enero de 2022. Si tienes un negocio en un lugar donde se permiten las «happy hours», lo que importa es saber cómo organizar una que te dé beneficios.
Antes de activar una promoción, comprueba dos cosas: que esté permitida donde tienes tu negocio, tu responsable de licencias o tu asociación profesional te lo pueden confirmar, y que el TPV la aplique solo a los artículos y horarios que tú querías. Un descuento programado que también se aplique a las bebidas espirituosas un sábado por la noche es un error de tipografía que te puede salir caro.
«Challenge 25» en el TPV
Todos los locales con licencia en Inglaterra y Gales deben tener una política de verificación de edad, y la mayoría de los pubs utilizan «Challenge 25»: a cualquiera que parezca menor de 25 años se le pide un documento de identidad con foto. Un TPV puede convertir esa política, que suele ser solo una pegatina en la puerta, en un hábito.
Tableview te avisa para que compruebes la identificación cuando se registra un artículo con restricción de edad, registra cada comprobación con la hora y pide que un responsable lo apruebe manualmente si la identificación está caducada o parece falsa. El registro demuestra su utilidad la primera vez que se cuestiona una venta. Poder demostrar que al camarero se le avisó, que comprobó la identificación y que registró el resultado puede marcar la diferencia entre una advertencia y una revisión de la licencia. El panorama general está en licencias y permisos para restaurantes.
Pon el aviso en todos los productos alcohólicos, no solo en las bebidas espirituosas, y enséñaselo a los nuevos empleados en su primer turno. Solo sirve de algo si nadie aprende a saltárselo directamente.
Cuentas, rondas y clientes habituales
Las cuentas de los pubs no son como las de las discotecas. A menudo pertenecen a una mesa o a un grupo en lugar de a una sola tarjeta, pueden permanecer abiertas durante horas y la persona que las abrió no suele ser la que las paga.
Tableview puede preautorizar una tarjeta al abrir una cuenta, buscar una cuenta por nombre, mesa o los cuatro últimos dígitos de la tarjeta, mover artículos entre cuentas o fusionarlas con dos toques, y repetir la última ronda con un solo botón. Esto último puede parecer una tontería. Pero no lo es. «Lo mismo otra vez» es probablemente el pedido más habitual en cualquier bar un viernes, y un TPV que obliga al personal a volver a preparar la ronda desde cero ralentiza el servicio cada vez.
Luego están los clientes habituales. Muchos bares llevan una lista informal de la gente que conocen. Sea como sea que lo gestiones, ponlo en el TPV en lugar de en un cuaderno detrás de la barra, para que aparezca en la recaudación y nadie tenga que acordarse de ello al cerrar. Las cantidades pendientes, las salidas sin pagar y el cierre de cuentas a la hora de la última ronda se incluyen todos en la gestión de cuentas de bar.
Pedidos de comida que se toman en la barra
Muchas cajas registradoras de los pubs se diseñaron para bebidas y luego se les añadió la función de cocina, y eso se nota. En un pub donde prima la comida, cada pedido tiene que llegar al lugar correcto con toda la información que la cocina necesita.
Lo primero es el enrutamiento. Las bebidas no van a ningún sitio, la comida va a la cocina y los postres pueden ir a otra sección. Cada ticket debe incluir claramente el número de mesa, los modificadores y cualquier nota sobre alergias. En Tableview Pro, el sistema de visualización de cocina muestra los pedidos por puesto en una pantalla, con indicadores de alérgenos y restricciones dietéticas en cada ticket. Una impresora es más que suficiente en una cocina pequeña, y la comparativa KDS o impresora te ayuda a decidir cuándo empieza a amortizarse una pantalla.
Los alérgenos requieren un cuidado especial en un pub porque muchos pedidos de comida se toman en la barra, por alguien que no es camarero y que quizá no conozca bien los platos. Tableview etiqueta los platos del menú con los 14 alérgenos principales y estas indicaciones acompañan al pedido. La conversación con el cliente sigue siendo necesaria, pero es mucho más fácil cuando la pantalla le dice al camarero qué platos contienen qué. Esa es la parte del proceso relacionada con la gestión de alérgenos en el restaurante.
Y luego está la comida del domingo. Suele ser el servicio más ajetreado de la semana, el asado se agota y, cuando eso pasa, todas las cajas registradoras y el menú QR tienen que dejar de venderlo al instante. Marca «agotado» en cuanto la cocina lo confirme y comprueba durante la configuración que el cambio llegue a todas las pantallas sin que nadie tenga que reiniciar nada.
Barriles, toneles y las pintas que nunca vendiste
Un barril de 50 litros contiene 88 pintas. Si el TPV indica que se han servido 80, las otras ocho han ido a parar a algún sitio: limpieza de la línea, desperdicio, derrames, un servicio generoso, una copa para un amigo. Es normal que haya alguna pérdida. Lo que tienes que saber es cuánta y si está aumentando poco a poco.
Tableview realiza un seguimiento del stock a nivel de barril con una estimación de los servidos restantes, compara el recuento de botellas con las ventas con una alerta de desviación en cada turno y registra los desperdicios y las bebidas gratis a nombre de la persona que los ha anotado. Hay dos hábitos que hacen que las cifras sean útiles. Anota en caja la cerveza perdida por la limpieza de la línea como desperdicio, cada semana, para que deje de aparecer como pérdida inexplicable. Y registra las bebidas para el personal y los clientes habituales como consumiciones gratis en lugar de dejarlas fuera, porque una consumición gratis registrada es una decisión y una no registrada es una fuga.
La cerveza de barril es otro tema. Una vez que se abre un barril, hay que venderla en unos días, así que el riesgo no es tanto el robo como pedir la cantidad equivocada. Las ventas por barril que aparecen en la caja te dicen si la cerveza invitada de este mes merece que la vuelvas a pedir. El recuento, los niveles de stock y la reposición forman parte de la gestión de inventario de un restaurante.
Inicios de sesión del personal, anulaciones y el TPV
Mucho ajetreo, mucho efectivo y un equipo rotativo de trabajadores a tiempo parcial: así es un pub durante el fin de semana, y es el escenario ideal para las pérdidas. El TPV es tu principal herramienta de control, si la configuras como tal.
Cada uno tiene su propio inicio de sesión, y nunca se deja abierto un inicio de sesión compartido en la barra. Las anulaciones después de haber servido una bebida, los reembolsos y abrir la caja sin que haya habido una venta requieren la intervención de un responsable. Después, lee bien los informes. Un camarero cuyas anulaciones duplican las de los demás, o cuyas ventas nulas se disparan las noches que cierra solo, no ha demostrado nada, pero ya sabes dónde mirar primero. Los patrones habituales se describen en el artículo sobre los robos de empleados en restaurantes.
Los informes de Tableview desglosan las ventas y el rendimiento por empleado, así que estas cosas salen a la luz durante la semana en lugar de en el inventario trimestral. El objetivo no es pillar a nadie con las manos en la masa. Es hacer que trabajar con honestidad sea la forma más fácil de hacerlo.
Propinas, cierre de caja e IVA
Propinas según la Ley de 2023
Desde el 1 de octubre de 2024, la Ley de Empleo (Asignación de Propinas) de 2023 exige a los empresarios de Gran Bretaña que entreguen todas las propinas, gratificaciones y cargos por servicio a los trabajadores sin deducciones, que las repartan de forma justa, que cuenten con una política de propinas por escrito y que mantengan registros de cómo se repartieron las propinas durante tres años. Las propinas pagadas en un mes tienen que llegar al personal antes de que acabe el mes siguiente.
La mayoría de esas propinas se registran en el TPV, así que configúrala para que te ayude. Anota las propinas de la tarjeta junto con la cuenta y la persona que la atendió, mantén los recargos de servicio discrecionales separados de los precios del menú y guarda los informes semanales. Tableview cuenta con avisos personalizados sobre propinas y un sistema de reparto de propinas, y tu contable o tu proveedor de nóminas se encarga de convertir las cifras en los registros que exige la ley. Si alguna vez surge una discusión por la diferencia entre ambos conceptos, el artículo cargo por servicio y propinas lo aclara todo.
El informe Z
Al cerrar, el TPV debería agilizar el cierre de caja. Tableview genera un informe Z de fin de noche que concilia el efectivo, los pagos con tarjeta y las cuentas pendientes, de modo que quien esté cerrando pueda contar la caja, compararla con lo que indica el TPV y detectar cualquier discrepancia al instante. El significado de cada línea se explica en la guía de cómo leer un informe Z.
IVA y «Making Tax Digital»
La comida y la bebida que se sirven en un pub del Reino Unido tienen un tipo impositivo estándar del 20 %, y las empresas registradas a efectos del IVA llevan registros digitales y presentan sus declaraciones a través de un software en el marco de «Making Tax Digital». Tus registros de ventas empiezan en el TPV, así que asegúrate de que genere informes por categoría y tipo de IVA y que exporte los datos a tu software de contabilidad sin que nadie tenga que volver a teclear las cifras. Los tipos y los casos especiales se recogen en los tipos de IVA para restaurantes.
Separa las ventas de bebidas y comida en los informes, incluso cuando el tipo de IVA sea el mismo. Las bebidas y la comida tienen márgenes muy diferentes, y un pub que conoce su distribución semanal entre bebidas y comida sabe qué parte es la que paga el alquiler.
Pubs vinculados: ¿puedes elegir?
No todos los pubs eligen su propio TPV. En un local gestionado, la empresa del pub elige el TPV y la utiliza en todos sus establecimientos. En un pub alquilado o en régimen de arrendamiento, el arrendatario suele llevar el negocio, pero puede estar vinculado a la empresa del pub en lo que respecta a la cerveza y, a veces, a otras cosas. Un local independiente elige todo por sí mismo.
Si eres arrendatario, lee el contrato antes de comprar. En algunos se especifica qué sistemas debes usar o qué datos de ventas debes compartir. En Inglaterra y Gales, el Código de Bares otorga a los arrendatarios de las mayores cadenas de bares ciertos derechos, incluida la opción de solicitar un acuerdo de alquiler a precio de mercado, lo que te libera de la vinculación. Escocia tiene su propia legislación para los bares vinculados. Nada de eso te impide elegir una buena TPV. Solo significa que debes comprobarlo primero.
Terrazas, noches de concursos y el partido
Las noches que ponen a prueba el TPV de un pub rara vez son normales. Una tarde soleada llena la terraza. El concurso atrae a quince equipos, cada uno con su cuenta. El gran partido llena el bar durante noventa minutos y lo vacía en cinco.
En la terraza hay que tomar pedidos al aire libre, lo que significa un terminal portátil o un móvil y una señal de wifi que llegue hasta las mesas más alejadas. Recórrela con un dispositivo durante la puesta a punto y localiza los puntos sin cobertura antes de que lo haga un cliente. Tomar pedidos con el móvil, batería incluida, se explica en el artículo sobre el TPV de bolsillo. La noche de concursos requiere abrir cuentas rápidamente y nombrarlas por equipo. El partido exige velocidad pura: una pantalla con teclas rápidas con las diez bebidas que más se venden, una segunda TPV en la barra y ese botón para repetir ronda.
Los pubs rurales, en particular, suelen tener una conexión de banda ancha irregular, y todos los pubs pierden la conexión en algún momento. Tableview funciona en modo totalmente sin conexión, tomando pedidos, imprimiendo recibos y aceptando pagos con tarjeta sin internet, y se sincroniza cuando vuelve la conexión. Lo que hay que probar antes de confiar en él es el sistema POS sin conexión.
¿Cuánto cuesta un TPV para pubs?
Hay tres cosas que componen el coste: la suscripción al software, el hardware y el procesamiento de tarjetas. Las comisiones por pago con tarjeta suelen ser el mayor gasto recurrente, y varían según el procesador y el país, así que pide que te den la tarifa por escrito en lugar de una cifra aproximada. El hardware puede salir barato si el sistema funciona en las tabletas que ya tienes. Y fíjate bien en la duración del contrato. Un contrato de alquiler de tres años para los terminales es un compromiso muy diferente a una suscripción mensual que puedes cancelar.
Tableview cobra por local en lugar de por TPV, en dólares estadounidenses. El plan Starter cuesta 69 dólares al mes con dos cajas registradoras incluidas, más 49 dólares por cada caja adicional. El plan «Pro» cuesta 189 dólares al mes con cajas registradoras ilimitadas, y añade la pantalla de cocina, gestión avanzada de inventario, informes avanzados y pagos integrados, que es por donde pasa la preautorización de tarjetas en las cuentas a crédito. Un bar que sirva comida y lleve cuentas a crédito te conviene el plan «Pro». No hay cuotas de alta y puedes cancelarlo en cualquier momento. Todos los planes se detallan en la página de planes de precios de Tableview.
Pruébalo un viernes, no un martes
Las demostraciones se hacen en tardes tranquilas, con una sola persona frente a la pantalla. En los bares no es así. Así que, una vez que el sistema haya superado la lista de comprobación de arriba, haz una prueba durante una auténtica noche de viernes con tu propio personal, tu propio menú y el bar a rebosar. Y ya que estás, desconecta el router durante cinco minutos.
Después, configura el sistema pensando en tu pub en lugar de en la demostración: tus medidas, tus promociones, tus mesas, tu gente. Esa es la diferencia entre un sistema de caja para pubs que te da problemas cada fin de semana y uno en el que nadie del equipo tiene que pensar.
Siguiente lectura: cómo llevar un gastropub si la comida está ganando terreno, cómo abrir un bar (licencias y costes de puesta en marcha) y formación del personal de restaurante para que el nuevo equipo se sienta seguro con el TPV.
