Bestes Kassensystem für kleine Betriebe

Die meisten Ratschläge zum Kauf einer Registrierkasse für ein Kleinunternehmen sind so verfasst, als würden Sie für eine Kette einkaufen, nur mit geringeren Stückzahlen. Das ist jedoch nicht dasselbe Problem. Ein Bistro mit 40 Plätzen, drei Mitarbeitern und einem Kartenlesegerät weist völlig andere Ausfallrisiken auf als eine Unternehmensgruppe mit zwölf Standorten, und was Ihnen tatsächlich schaden wird, ist so gut wie nie die Liste der Funktionen. Es sind der Vertrag, die Hardware, von der Ihnen gesagt wurde, dass Sie sie benötigen, und die Gebühr pro Gerät, die in der Demo kaum ins Gewicht fiel. Die Auswahl eines Restaurant-Kassensystems in dieser Größenordnung ist vor allem eine Übung darin, nicht zu viel zu kaufen.

Darum geht es in diesem Leitfaden. Was wirklich zählt, wenn Sie noch klein sind, was Sie zwei Jahre lang ausgeschaltet lassen können und wie Sie die beiden Fallstricke vermeiden, in die fast jeder unabhängige Betreiber tappt. Ich werde die Zahlen von Tableview selbst als Beispiel heranziehen, da diese veröffentlicht sind und ich so konkret statt vage argumentieren kann: Die Preispläne von Tableview beginnen bei 69 US-Dollar pro Monat und Standort ohne Einrichtungsgebühr. Wo die ehrliche Antwort lautet: „Das hängt von Ihrem Kartenabwickler ab, und niemand veröffentlicht diese Informationen“, werde ich dies auch so sagen.

Was „Kleinunternehmen“ für einen POS-Anbieter tatsächlich bedeutet

Anbieter verwenden diesen Begriff im Sinne von „günstigem Tarif“. Es ist sinnvoller, darüber nachzudenken, welchem der vier Modelle Sie entsprechen, da diese unterschiedliche Anforderungen haben und gerade bei einer Fehlanpassung Geld verschwendet wird.

Der Einzelhändler am Tresen. Eine Person, eine Kasse, kein Tischservice. Ein Kaffeewagen, ein Marktstand, eine Bäckertheke um 7 Uhr morgens. Die Geschwindigkeit einer einzelnen Transaktion ist entscheidend, und Sie benötigen fast keine Auswertungen. Sie sind das gesamte Personal.

Das kleine Lokal mit Tischservice. Zwanzig bis sechzig Sitzplätze, zwei bis fünf Mitarbeiter, eine Küche mit ein oder zwei Personen. Sie benötigen Tische, die Möglichkeit zur getrennten Abrechnung und Bestellungen, die die Küche erreichen, ohne dass jemand hin- und herlaufen muss. Hier sind die meisten unabhängigen Betriebe einzuordnen.

Der mobile oder saisonale Betreiber. Ein Food-Truck, eine Event-Bar, ein nur im Sommer geöffneter Kiosk. Ihre Einschränkungen betreffen die Internetverbindung und die Stromversorgung, nicht die Funktionen, und möglicherweise möchten Sie vier Monate im Jahr keine Gebühren mehr zahlen.

Das kleine Multi-Channel-Geschäft. Ein Feinkostgeschäft mit Verkauf an der Theke, Abholbestellungen und einigen Lieferplattformen. Eine Kasse, vier Bestellquellen, und das eigentliche Problem besteht darin, dass die Bestellungen auf unterschiedlichen Bildschirmen eingehen.

Finden Sie heraus, zu welcher Gruppe Sie gehören, bevor Sie auch nur einen einzigen Funktionsvergleich lesen. Der Einzelhändler mit Thekenverkauf und das kleine Restaurant mit Tischservice sollten tatsächlich unterschiedliche Lösungen erwerben, und wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie überhaupt ein vollständiges System benötigen, erklärt der Vergleich zwischen EPOS und POS, ab wann ein einfaches Kartenterminal nicht mehr ausreicht.

Die beiden Zahlen, die über Ihren Preis entscheiden

Alles andere in einem Angebot ist im Vergleich dazu nebensächlich.

Wie die Software berechnet wird: pro Standort, pro Kasse oder pro Gerät. Das klingt nach einem buchhalterischen Detail, ist aber der wichtigste Faktor dafür, was Sie über einen Zeitraum von fünf Jahren tatsächlich bezahlen werden. Bei der Preisgestaltung pro Standort kostet das Hinzufügen einer zweiten Kasse nichts. Eine Abrechnung pro Kasse bedeutet, dass jeder Bildschirm, den Sie hinzufügen, dauerhaft mit monatlichen Kosten verbunden ist, und die Anzahl der Bildschirme steigt immer weiter an.

Ihre Gebühr für die Kartenabwicklung. Für die meisten kleinen Betriebe ist diese deutlich höher als die Softwaregebühr. Ein Betrieb mit einem monatlichen Umsatz von 30.000 Dollar bei einer Gebühr von 1,8 Prozent zahlt monatlich 540 Dollar für die Kartenabwicklung. Die POS-Software desselben Betriebs kostet möglicherweise 69 $. Wenn Sie drei Wochen damit verbringen, Software zu vergleichen, und fünf Minuten mit der Zahlungsabwicklung, haben Sie den kleinen Betrag optimiert. Unsere Aufschlüsselung der Zahlungsabwicklungsgebühren ist mehr Ihrer Zeit wert als jede Funktionsübersicht.

Tableview berechnet pro Standort: 69 $ pro Monat im „Starter“-Tarif, der zwei Kassen umfasst, und 49 $ pro Monat für jede weitere Kasse. Der „Pro“-Tarif kostet 189 $ pro Monat pro Standort mit einer unbegrenzten Anzahl an Kassen. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über externe Zahlungsdienstleister, und der Satz variiert je nach Land, weshalb er nirgendwo veröffentlicht wird, auch nicht hier.

Warum die Hardware die Falle ist

Hier ist das Muster, das sich seit fünfzehn Jahren wiederholt. Ein Anbieter unterbreitet Ihnen ein Angebot mit einer niedrigen monatlichen Softwaregebühr und einem Hardware-Paket: ein Terminal, ein Ständer, eine Kassenschublade, ein Drucker, ein Kartenlesegerät. Zwei- oder dreitausend Dollar oder finanziert mit einer auf den ersten Blick attraktiven monatlichen Rate über 36 Monate.

Das Terminal in diesem Paket ist in der Regel ein Android-Tablet in einem Kunststoffgehäuse. Es ist nicht schneller als das iPad auf Ihrem Schreibtisch. Es ist jedoch an diesen Anbieter gebunden, was bedeutet: An dem Tag, an dem Sie den Anbieter wechseln möchten, geht auch die Hardware mit. Genau darum geht es.

Die Finanzierung verschlimmert die Situation in einer spezifischen Weise, die leicht zu übersehen ist: Wenn die Geräte im Rahmen eines 36-monatigen Vertrags bereitgestellt werden und Sie im achten Monat entscheiden, dass die Software nicht zu Ihnen passt, wählen Sie nicht mehr zwischen zwei Softwareprodukten. Sie entscheiden sich entweder dafür, bei einer Software zu bleiben, die Sie nicht mögen, oder die Leasingrate für die Hardware zu bezahlen. Die Bindung lag nie in der Softwarelizenz.

Die Frage, die Sie also frühzeitig, noch vor der Betrachtung der Funktionen, stellen sollten, lautet schlicht: Was passiert, wenn ich meine eigenen Geräte nutzen möchte? Ein Anbieter, der diese Frage nicht ohne zu zögern beantworten kann, verrät Ihnen damit, wo seine Gewinnspanne liegt.

Das Ganze auf Geräten ausführen, die Sie bereits besitzen

Tableview läuft im Browser. Das ist die Designentscheidung, die für ein kleines Unternehmen am wichtigsten ist, und es lohnt sich, genau zu klären, was dies bedeutet und was nicht.

Was dies bedeutet: Die Kasse ist eine Web-App. Sie läuft auf einem iPad, einem Android-Tablet, einem Android-Smartphone, einem Windows-Laptop, einem Mac oder dem Desktop-Computer im Backoffice. Es muss nichts installiert und nichts aktualisiert werden, und Sie können verschiedene Geräte am selben Standort mischen, ohne dass dies eine Rolle spielt. Wenn Sie bereits ein Tablet besitzen, beschränken sich Ihre Einstiegskosten auf das Abonnement und sonst nichts. Es muss kein proprietäres Terminal gekauft werden, und es gibt keine Funktionen, die Ihnen vorenthalten bleiben, sofern Sie kein solches Gerät erwerben.

Was dies nicht bedeutet: Sie können ein Unternehmen ohne jegliche Hardware betreiben. Wenn Sie Kartenzahlungen persönlich entgegennehmen, benötigen Sie ein Kartenlesegerät, und Tableview unterstützt Stripe-Terminal-Lesegeräte. Wenn Sie Küchenzettel oder Quittungen ausdrucken, benötigen Sie einen Drucker, und das System lässt sich mit Geräten von Star, Epson und Sunmi verbinden, die alle dem Industriestandard entsprechen und überall erhältlich sind. Was Sie vermeiden, sind proprietäre Bundles und Leasingverträge, nicht die Notwendigkeit eines Kartenlesegeräts.

Ein wirklich nützliches Detail für die kleinsten Setups: Gästesignaturen können auf dem Bildschirm erfasst statt ausgedruckt werden, sodass an der Theke vollständig auf den Belegdrucker verzichtet werden kann und dennoch Karten mit Unterschriftspflicht abgefertigt werden können. Das bedeutet ein Gerät weniger, ein Kabel weniger und eine Sache weniger, für die Sie Papier kaufen müssen.

Wenn Sie dazu neigen, den Service über ein Smartphone statt über ein Tablet abzuwickeln, bringt dies eigene Einschränkungen mit sich, und diese sind durchaus real. „Pocket POS“ erläutert, wie sich eine Ein-Daumen-Kasse auf die Menütiefe und die Akkuplanung auswirkt. Für die Entscheidung zugunsten eines Tablets vergleicht „POS Tablets“ die verschiedenen Formfaktoren.

Was passiert, wenn die Internetverbindung ausfällt?

Fragen Sie dies in der Demo nach. Nicht als Frage nach einer Funktion, sondern als „Zeigen Sie es mir“-Frage, denn die Antwort unterscheidet Systeme, die in einem echten Gebäude funktionieren, von solchen, die in einem Konferenzraum funktionieren.

Ein kleiner Veranstaltungsort verfügt selten über redundante Verbindungen. Ein Breitbandanschluss für Privatkunden, ein Router und ein WLAN-Netzwerk, das mit einer Mikrowelle konkurriert. Ausfälle sind keine hypothetische Gefahr, und sie treten immer zum ungünstigsten Zeitpunkt auf, denn genau dann ist das Netzwerk am stärksten ausgelastet.

Tableview ist „Offline-First“ ausgelegt, was in der Praxis bedeutet, dass Bestellungen, Belege, Küchenaufträge, das Öffnen und Schließen von Rechnungen sowie Kartenzahlungen auch ohne Internetverbindung weiterhin funktionieren und alles synchronisiert wird, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Die Food-Truck-Konfiguration ist für bis zu 72 Stunden Offline-Betrieb ausgelegt, was verdeutlicht, dass der Offline-Modus ein bewusst integriertes Feature ist und nicht nur ein Cache, der lediglich zehn Minuten lang Daten speichert.

Genau diesen letzten Punkt sollten Sie bei jedem Anbieter genau hinterfragen. „Offline-Modus“ wird von fast jedem Anbieter beworben, doch häufig bedeutet dies lediglich, dass der Bildschirm weiterhin die bereits angezeigten Inhalte anzeigt, während neue Bestellungen in der Warteschlange stehen und Kartenzahlungen einfach nicht mehr funktionieren. Bei einem Betrieb mit nur einer Kasse bedeutet das Ausfallen der Kartenzahlungen bereits einen Ausfall. Holen Sie sich eine klare Antwort darauf, ob Kartenzahlungen im Offline-Modus funktionieren und ob in der Warteschlange befindliche Transaktionen automatisch abgewickelt werden oder von jemandem manuell erneut eingegeben werden müssen.

Was ein kleines Unternehmen getrost weglassen kann

Dies ist der Abschnitt, mit dem Sie am meisten Geld sparen können, und fast kein Kaufratgeber erwähnt ihn, da die Anreize in die entgegengesetzte Richtung weisen.

Ein Küchenanzeigesystem, wenn Sie nur einen Koch haben. Ein Küchenmonitor bewährt sich erst dann, wenn Bestellungen auf verschiedene Arbeitsstationen aufgeteilt werden müssen und jemand feststellen muss, ob ein Tisch fertig bedient ist. Mit einer Person an der Kochzeile und einem Drucker zwei Schritte entfernt ist ein Bildschirm die Lösung für ein Problem, das Sie noch gar nicht haben. Kommen Sie darauf zurück, wenn Sie eine zweite Arbeitsstation hinzufügen.

Beschaffungs- und Bestellabläufe. Genehmigungswege und automatische Nachbestellungen bei Erreichen eines bestimmten Bestandsniveaus sind für Betriebsabläufe konzipiert, bei denen die bestellende Person nicht die zahlende Person ist. Wenn Sie beide Rollen innehaben, sind eine Tabellenkalkulation und ein Telefon schneller.

Erweiterte Bestandsführung, zunächst einmal. Die Kalkulation auf Rezeptur-Ebene ist wirklich wertvoll und stellt ein echtes Projekt dar. Dazu muss jede Rezeptur eingegeben und jede Lieferung erfasst werden; ein nur halbwegs gefülltes Bestandssystem liefert Zahlen, die schlimmer sind als gar keine Zahlen, weil die Leute ihnen Glauben schenken. Beginnen Sie mit einer einfachen Bestandsverfolgung Ihrer zwanzig umsatzstärksten Artikel.

Reservierungen, es sei denn, Sie nehmen sie tatsächlich entgegen. Viele kleine Lokale sind ausschließlich für Laufkundschaft gedacht und kaufen ein Reservierungsmodul, nur weil es im Paket enthalten war.

Kundenbindung, erst, wenn Sie Daten zu Wiederholungskäufen haben. Ein Treueprogramm, das entworfen wird, bevor Sie wissen, wer Ihre Stammgäste sind, ist nichts weiter als eine Vermutung mit einem Rabatt als Beigabe.

Berichterstellung für mehrere Standorte, das versteht sich von selbst. Beachten Sie jedoch, dass dies auch das Erste ist, was Sie benötigen werden, wenn ein zweiter Standort tatsächlich in Aussicht steht, und dies ist der einzige Fall, in dem es vertretbar ist, frühzeitig für das höhere Paket zu bezahlen.

Wenn Sie sich einen umfassenden Überblick darüber verschaffen möchten, was diese Module leisten, bevor Sie entscheiden, was Sie zurückstellen, bietet die Restaurant-Management-Software einen Überblick über das gesamte Leistungsspektrum.

Was Sie nicht auslassen sollten

Eine kürzere Liste, und jedes dieser Elemente lässt sich vom ersten Tag an kostengünstig richtig umsetzen, während eine nachträgliche Anpassung teuer wird.

Bestellmodifikatoren, die tatsächlich funktionieren, denn „keine Zwiebeln, extra Käse, glutenfreies Brötchen“ in einer einzelnen Position ist kein Ausnahmefall, sondern macht den Großteil Ihrer Bestellungen aus. Getrennte Rechnungen, falls Sie Tische haben, denn eine sechsköpfige Gruppe, die um 21 Uhr darum bittet, die Rechnung in fünf Teile aufzuteilen, gehört fest zum Gastronomiebetrieb dazu. Ein echter Offline-Modus, wie im obigen Abschnitt beschrieben. Exportierbare Daten, damit Ihr Buchhalter diese nicht erneut eingeben muss. Und rollenbasierte Zugriffsrechte, selbst bei nur drei Mitarbeitern, denn andernfalls kann jeder Transaktionen stornieren, und Sie werden nie herausfinden, wo die Kasse ein Minus aufweist.

Unbegrenzte Mitarbeiterlizenzen sind in kleinen Betrieben wichtiger, als man erwartet. Jedes System, das pro Benutzer abgerechnet wird, zwingt Sie dazu, einen Login gemeinsam zu nutzen, und gemeinsam genutzte Logins zerstören den einzigen Prüfpfad, über den Sie verfügen.

Was die 69 $ pro Monat tatsächlich beinhalten

Konkrete Zahlen, denn mit „ab“-Preisen weichen Anbieter dieser Frage aus.

Der Starter-Tarif richtet sich an kleine Cafés, Food Trucks und Einzelbetriebe und umfasst Raum- und Tischplanung, QR-Bestellungen, grundlegende Bestandsverwaltung, grundlegende Berichterstellung, die Kombi- und Modifikations-Engine, den Offline-Modus sowie eine unbegrenzte Anzahl an Mitarbeiterlizenzen. Der Support erfolgt per E-Mail und über das Hilfezentrum. Der Tarif umfasst zwei Kassen: Ein Bildschirm am Tresen und einer im Backoffice oder zwei Kassen an einer Theke kosten zusammen 69 $.

Bei keinem Tarif fallen Einrichtungsgebühren an. Die Tarife „Starter“ und „Pro“ sind monatlich kündbar und können jederzeit gekündigt werden, was für saisonale Betreiber wichtiger ist als fast alles andere auf dieser Seite. Unterstützung bei der Einarbeitung, einschließlich Mitarbeiterschulung, Menükonfiguration und Datenmigration, ist als einmalige Pauschale erhältlich und optional, nicht im Paket enthalten.

Ein wichtiger Hinweis zu einer Einschränkung: Die Verwaltung mehrerer Standorte ist nur im Pro-Tarif enthalten, nicht im Starter-Tarif. Wenn Sie von Beginn an zwei Standorte betreiben, ist der Starter-Tarif nicht die richtige Wahl für Sie, auch wenn der Preis attraktiv ist.

Wann Sie stattdessen für den Pro-Tarif zahlen sollten

Vier Auslöser, und wenn keiner davon zutrifft, zahlen Sie nicht 189 $ nur aus Sicherheitsgründen.

Sie haben einen zweiten Standort oder werden im Laufe des Jahres einen weiteren eröffnen. Sie verfügen über eine Küche mit mehr als einer Arbeitsstation und möchten, dass die Bestellungen auf mehrere Bildschirme verteilt werden. Sie benötigen eine direkte Übertragung Ihrer Umsätze in Ihre Buchhaltungssoftware ohne monatlichen Export, was die Buchhaltungsintegration im Pro-Tarif ermöglicht. Oder Sie verfügen über mehr als drei Kassen; ab diesem Punkt rechnet sich der Preis von 49 $ pro Kasse im Starter-Tarif nicht mehr aus, und die unbegrenzte Anzahl an Kassen im Pro-Tarif ist schlichtweg günstiger.

Diese Kalkulation lohnt sich auf dem Papier. „Starter“ mit fünf Kassen kostet 69 $ plus drei zusätzliche Kassen à 49 $, also 216 $ pro Monat, gegenüber 189 $ für „Pro“ mit unbegrenzter Kassenanzahl und dem gesamten Funktionsumfang. Die scheinbar teurere Tarifstufe ist bereits ab vier zusätzlichen Bildschirmen nicht mehr teurer.

Ein weiterer entscheidender Faktor ist der Support. Bei der Starter-Version erfolgt der Support per E-Mail; die Pro-Version umfasst telefonischen Support rund um die Uhr. Wenn Sie als Einzelbetreiber ohne technische Unterstützung arbeiten und sich einen reibungslosen Samstagabend sichern möchten, ist die Möglichkeit, um 20:00 Uhr einen Mitarbeiter am Telefon zu erreichen, kein Thema, das sich im Rahmen eines reinen Funktionsvergleichs beurteilen lässt.

Drei Anwendungsbeispiele

Eine Ein-Personen-Kaffeetheke. Ein iPad, das Sie bereits besitzen, ein Stripe-Terminal-Lesegerät, kein Drucker, da Unterschriften auf dem Bildschirm erfolgen und Quittungen per E-Mail versendet werden. „Starter“ für 69 $ pro Monat, eine der beiden Kassen, auf die Sie Anspruch haben. Softwarekosten im ersten Jahr: 828 $, zuzüglich des Lesegeräts. Verzichten Sie auf die Bestandsverwaltung über den Grundbestand an Bohnen und Milch hinaus, verzichten Sie vollständig auf Reservierungen und verzichten Sie auf den Küchenbildschirm. Dies ist der Fall, in dem die günstigste richtige Konfiguration und die beste Konfiguration ein und dasselbe sind.

Ein Nachbarschaftsbistro mit 45 Sitzplätzen. Zwei Tablets im Gastraum, ein Laptop im Büro, ein Belegdrucker, ein Küchendrucker. Das Starter-Paket deckt zwei Kassen ab, der Laptop ergibt die dritte, also 69 $ plus 49 $, also 118 $ pro Monat. Sie erhalten Tischplanung und geteilte Rechnungen, und genau darum geht es bei dieser Größe. Im ersten Jahr: 1.416 $ für die Software. Wechseln Sie zu „Pro“, wenn eine zweite Küchenstation hinzukommt oder wenn der Buchhalter eine Integration statt eines Exports verlangt.

Ein Food-Truck, der auf Veranstaltungen im Einsatz ist. Ein Android-Tablet, ein Kartenlesegerät, eine Powerbank. Das „Starter“-Paket für 69 $, und der Offline-Betrieb ist der entscheidende Grund, warum dies funktioniert: Ein Einsatzort ohne Empfang ist der normale Betriebszustand, nicht die Ausnahme. Kündigen oder pausieren Sie je nach Saison, anstatt zwölf Monate für sechs Monate Geschäftstätigkeit zu bezahlen. Im ersten Jahr könnten die Kosten 414 $ für sechs Monate statt 828 $ betragen.

Wo kleine Käufer auf der Strecke bleiben

Dies sind die Klauseln und Besonderheiten, auf die Sie besonders achten sollten, ganz gleich, bei wem Sie letztendlich kaufen.

Die Gebühr pro Kasse, die steigt. Dies wurde oben bereits angesprochen, ist jedoch die häufigste Klausel und verdient es daher, in dem Abschnitt, den Sie nur überfliegen werden, noch einmal erwähnt zu werden.

Mehrjährige Laufzeiten bei einem neuen Unternehmen. Ein 36-monatiger Softwarevertrag, der unterzeichnet wird, bevor Sie wissen, ob das Konzept funktioniert, ist eine Wette mit dem Geld eines anderen. Eine monatliche Verlängerung kostet etwas mehr, lohnt sich aber.

Bindung an einen Zahlungsabwickler. Manche Systeme verlangen die Nutzung ihres eigenen Zahlungsabwicklers, was bedeutet, dass Ihr Tarif von deren Festlegung abhängt und Sie keine Vergleichsmöglichkeiten haben. Die Möglichkeit, Ihren eigenen Zahlungsabwickler einzubinden, spart Ihnen über fünf Jahre hinweg erhebliche Kosten.

Funktionen, die erst in der nächsthöheren Preisstufe verfügbar sind. Prüfen Sie, ob genau die Funktion, für die Sie das System erwerben, in dem von Ihnen in Betracht gezogenen Tarif enthalten ist. Das Berichtswesen ist hier oft der Übeltäter: Grundlegende Berichte in der Einstiegsstufe beschränken sich manchmal auf Tagesumsätze und liefern keine Informationen, auf deren Grundlage Sie Maßnahmen ergreifen können.

Daten, die Sie nicht exportieren können. Fragen Sie, wie Sie Ihre Speisekarte, Ihre Umsatzhistorie und Ihre Kundenliste exportieren können und in welchem Format. „Sie können Berichte erstellen“ ist keine Antwort.

Wenn Sie eine strukturierte Version dieses Gesprächs wünschen, einschließlich eines Demo-Skripts, das Sie selbst statt des Verkäufers steuern, finden Sie unter „Kassensystem richtig wählen“ den vollständigen Prozess. Und wenn Sie ein bestehendes System ersetzen, anstatt Ihr erstes System zu kaufen, behandelt der Artikel „Wechsel des Kassensystems“ die Migration.

Wie die Cloud die Situation für kleine Unternehmen verändert

Vor einem Jahrzehnt lief die Software für einen Betrieb dieser Größe auf einem PC im Backoffice, und dieser PC war der einzige Schwachpunkt für das gesamte Unternehmen. Backups waren die Aufgabe von jemandem und daher die Aufgabe von niemandem.

Ein cloudbasiertes Kassensystem verändert drei Dinge, die gerade dann von Bedeutung sind, wenn Sie ein kleines Unternehmen sind und keinen technischen Mitarbeiter beschäftigen. Updates erfolgen, ohne dass Sie etwas tun müssen. Ihre Daten befinden sich an einem Ort, der auch eine Überschwemmung im Büro übersteht. Und Sie können sich die heutigen Umsätze von zu Hause aus ansehen, was wie eine Kleinigkeit klingt, bis Sie versucht haben, einen Veranstaltungsort zu leiten, an dem Sie sich gerade nicht persönlich befinden.

Der Nachteil ist die Abhängigkeit von der Internetverbindung, genau deshalb ist die oben gestellte Frage nach der Offline-Funktionalität nicht optional. Die Kombination aus Cloud und einer echten Offline-Lösung ist genau das, was Sie benötigen. Eine Cloud ohne Offline-Lösung bedeutet, dass Ihr Geschäft stillsteht, sobald der Router ausfällt.

Online-Verkauf ohne Tablet-Flotte

Das kleine Multichannel-Geschäft aus dem Anfang dieses Artikels hat ein spezifisches Problem, und es lohnt sich, dieses anzusprechen, da die übliche Lösung katastrophal ist.

Bestellungen gehen an der Theke, über die eigene Website sowie über eine oder zwei Lieferplattformen ein. Die Standardlösung besteht aus einem Tablet pro Plattform, die nebeneinander an der Kasse aufgereiht sind, wobei jedes piept und jemand die Bestellungen erneut in das Kassensystem eingibt. Genau dort entstehen Fehler, und es wird gerade dann noch schlimmer, wenn Sie am meisten zu tun haben.

Die Alternative besteht darin, dass alle Bestellquellen in einer einzigen Warteschlange zusammenlaufen. Tableview bietet im „Starter“-Paket die Bestellung per QR-Code an, wodurch der Fall „Gast scannt und bestellt“ abgewickelt wird, ohne dass pro Bestellung eine Provision an einen Dritten geht. Durch die Integration von Lieferaggregatoren werden die Bestellungen der Plattformen in denselben Arbeitsablauf eingezogen, anstatt auf einem separaten Bildschirm angezeigt zu werden.

Sollten direkte Online-Bestellungen einen nennenswerten Anteil Ihres Umsatzes ausmachen, sollten Sie die Provisionskalkulation ernsthaft abwägen. Plattformprovisionen im Bereich von 20 bis 30 Prozent stellen jede Softwareentscheidung, die Sie auf dieser Seite treffen, in den Schatten.

In Betrieb gehen, ohne ein Wochenende zu opfern

Die Einrichtung in dieser Größenordnung ist eine Tagesarbeit, kein Projekt, und der Teil, der Zeit in Anspruch nimmt, ist die Speisekarte.

Konzentrieren Sie den Großteil Ihrer Bemühungen darauf, Artikel, Preise und Optionen korrekt einzugeben, denn eine nachlässig eingegebene Speisekarte verursacht bei jeder einzelnen Bestellung anschließend Probleme. Alles andere, die Zahlungsanbindung, der Drucker, die Benutzerkonten, ist in einem Nachmittag erledigt.

Starten Sie den Betrieb an Ihrem ruhigsten Servicezeitpunkt. Dienstagmittag, nicht Freitagabend. Halten Sie das alte System oder das Kartenterminal in der ersten Woche erreichbar, denn der Sinn eines Fallbacks besteht darin, dass Sie nicht damit gerechnet haben, ihn zu benötigen. Tableview gibt für die Migration aus einem anderen System eine Dauer von zwei bis drei Werktagen an, wenn Daten übertragen werden müssen, sowie ein optionales, kostenpflichtiges Onboarding, falls Sie die Speisekarte lieber nicht selbst erstellen möchten.

Eine Sache, die Sie besser am ersten Tag erledigen sollten, anstatt sie aufzuschieben: Richten Sie Ihre Benutzerkonten ordnungsgemäß mit echten Rollen ein, selbst wenn Sie nur zu dritt sind. Das nachträgliche Anpassen von Berechtigungen, nachdem alle gelernt haben, den Administrator-Login zu nutzen, ist ein Gespräch, auf das niemand Lust hat.

Wachstum ohne Plattformwechsel

Der Grund, warum all dies von Bedeutung ist, liegt darin, dass die teuerste POS-Entscheidung die zweite ist. Der Austausch eines Systems im dritten Jahr kostet Sie die Migration, die Umschulung, den Verlust der bisherigen Berichtshistorie und einige Wochen Ihrer eigenen Zeit.

Der Maßstab für ein System in einem Kleinunternehmen ist also nicht, ob es heute passt. Es geht vielmehr darum, ob der Weg von Ihrer aktuellen Größe bis zur Verdreifachung Ihrer Größe eine Planänderung oder einen kompletten Neuaufbau erfordert. Das Hinzufügen weiterer Kassen, eines Küchenbildschirms, einer Bestandsverwaltung mit echter Rezeptkalkulation oder eines zweiten Standorts: All dies sollte durch eine einfache Konfiguration und eine Rechnung erledigt werden können, nicht durch den Wechsel zu einem neuen Anbieter.

Dies ist auch das Argument dafür, nicht das billigste Produkt ohne Upgrade-Möglichkeiten zu kaufen. Ein System, das perfekt für einen Einzelverkäufer am Tresen geeignet ist und darüber hinaus keine Erweiterungsmöglichkeiten bietet, müssen Sie in dem Moment ersetzen, in dem Sie Ihren dritten Mitarbeiter einstellen.

Was Sie vor der Unterzeichnung fragen sollten

Nehmen Sie diese Liste zur Vorführung mit. Schreiben Sie sie auf, denn Anbieter beantworten schriftliche Fragen präziser als mündliche.

Bezieht sich der Preis auf einen Standort, eine Kasse oder ein Gerät, und was kostet die nächste Kasse? Kann ich meine eigenen Tablets verwenden, und erfordert eine bestimmte Funktion Ihre Hardware? Kann ich meinen eigenen Kartenzahlungsdienstleister nutzen, und wie hoch ist die Gebühr, wenn ich Ihren verwende? Zeigen Sie mir die Kasse mit abgezogenem Netzwerkkabel, einschließlich einer Kartenzahlung. Wie lang ist die Vertragslaufzeit und was geschieht bei einer Verlängerung? Welche der Funktionen, die ich gerade gesehen habe, sind in dem von Ihnen angebotenen Tarif enthalten? Wie exportiere ich meine Speisekarte, meine Verkaufshistorie und meine Kundenliste, und in welchem Format? Wie sieht der Support um 20 Uhr an einem Samstag aus?

Acht Fragen. Wenn ein Anbieter bei diesen Fragen ungeduldig reagiert, haben Sie kostenlos etwas Nützliches gelernt.

Beginnen Sie mit dem Preismodell, nicht mit der Funktionsliste. Fast jedes kleine Unternehmen, das sein Kassensystem bereut, bedauert eher die Geschäftsbedingungen als die Software selbst, und genau diese Bedingungen werden in keiner Demo vorgestellt. Wenn Sie sehen möchten, wie die Antworten von Tableview auf diese Fragen im Vergleich zu den Systemen ausfallen, die Sie wahrscheinlich ebenfalls in Betracht ziehen, werden diese im Vergleich „Tableview vs. Square“ nacheinander durchgesprochen.

Lesen Sie als Nächstes: Kassensystem für Cafés für die Thekenbedienung, Kassensystem für Food Trucks, wenn Sie mobil oder saisonal tätig sind, und Startkosten für Restaurants, um zu erfahren, welchen Anteil die Kasse am Eröffnungsbudget einnimmt.