Plantilla de plan de cuentas para restaurantes

La mayoría de los libros de contabilidad de los restaurantes tienen una partida que se llama algo así como «Compras de comida y bebida», y esa única línea es la razón por la que el dueño no puede saber si la carta de vinos da beneficios. El plan de cuentas de un restaurante determina qué preguntas podrán responder tus cifras. Si lo configuras mal, ni todo el software de contabilidad para restaurantes, ni las horas de trabajo del contable, ni los esfuerzos de última hora a final de año conseguirán desglosar esa cifra global en las partes que necesitas.

El plan de cuentas es también el lugar donde se unen los dos extremos del negocio. Las ventas llegan de la caja cada noche, ya desglosadas por categorías. Los costes llegan de los proveedores en forma de facturas, y si compras a través de un software de compras para restaurantes con órdenes de compra, cada factura ya indica si se trata de carne, vino o limpiador de hornos. Un buen plan de cuentas permite que esos dos flujos coincidan: las ventas de comida frente al coste de la comida y las ventas de cerveza frente al coste de la cerveza, de modo que los porcentajes que revisas cada semana realmente signifiquen algo.

No tiene nada de glamuroso. Es una lista numerada, que se configura una vez y que, en su mayor parte, se deja tal cual durante años, y precisamente por eso merece la pena dedicarle una tarde a hacerlo bien. Puedes ahorrarte la mayor parte de esa tarde: el ejemplo de plan de cuentas que aparece a continuación se puede descargar gratis, en formato PDF para imprimir o como archivo de Excel para editar.

¿Qué es un plan de cuentas para restaurantes?

Un plan de cuentas de un restaurante es la lista numerada de todas las cuentas que se utilizan en la contabilidad del restaurante para registrar las ventas, los costes, los activos, las deudas y el patrimonio neto de los propietarios.

• Ventas por categoría de menú
• Coste de comida y bebida
• Manodobra e impuestos sobre nóminas
• Dinero en custodia para terceros
• Alquiler, suministros y gastos generales

El plan de cuentas va debajo del libro mayor, así que cada transacción de la caja, del banco o de una factura de un proveedor va a parar exactamente a una cuenta numerada.

El plan de cuentas de un restaurante suele encontrarse en uno de estos tres sitios:

• Un programa de contabilidad general como Xero, QuickBooks, Sage o DATEV
• Integrado en un software de contabilidad para restaurantes alimentado por el TPV
• Una hoja de cálculo que lleva el contable, en locales más pequeños

En resumen: el plan de cuentas de un restaurante es el sistema de clasificación de tu dinero, y la cuenta de resultados solo puede ser tan detallada como las carpetas que contiene.

Plan de cuentas frente a libro mayor

La gente usa estos dos términos como si significaran lo mismo, y a los contables se les hace un nudo en el estómago cada vez que lo oyen. Están relacionados de la misma forma que las etiquetas de un archivador lo están con los papeles que hay dentro.

Plan de cuentas

La lista de cuentas, cada una con un número, un nombre y un tipo. No contiene ningún importe, solo la estructura.

Libro mayor

El registro de todas las transacciones, contabilizadas en las cuentas del plan de cuentas. Cada línea incluye una fecha, un importe, un cargo o un abono, y la cuenta a la que afecta.

Diferencia clave:

• El plan de cuentas indica adónde se puede destinar el dinero.
• El libro mayor registra adónde fue realmente, y la cuenta de resultados y el balance son resúmenes de ello.

En el Reino Unido aparece un tercer término: «códigos nominales». Es simplemente como Sage y la mayoría de los contables británicos llaman a los números de cuenta, y el «libro mayor nominal» es el libro mayor general con otro nombre.

Los seis tipos de cuentas en el plan contable de un restaurante

Los libros de texto de contabilidad enumeran cinco tipos de cuentas. Los restaurantes casi siempre separan el coste de las ventas de los gastos y le dan una categoría propia, porque es la cifra que más te cuesta gestionar y la que varía más rápido cuando algo va mal.

Estos rangos son una convención, no una ley, al menos en EE. UU. y el Reino Unido. Existen para que cualquiera que haya leído unos libros de contabilidad pueda abrir los tuyos y saber que un 4-algo es una venta y un 7-algo es un gasto general. Varios países europeos son mucho más estrictos al respecto, lo cual se trata en una sección aparte más adelante.

Plantilla de plan de cuentas para un restaurante

A continuación te muestro un plan de cuentas operativo para un restaurante independiente de servicio completo con bar, con una capacidad de entre 60 y 120 comensales. Suma un total de 70 cuentas. Descárgatelo, borra lo que no uses y resiste la tentación de añadir nada hasta que surja una necesidad real. La versión de Excel tiene una fila por cuenta, así que puedes renombrar las filas, añadir subcuentas y filtrar por tipo antes de configurarlo en tu programa de contabilidad.

La numeración deja huecos a propósito. Las bebidas van del 4020 al 4050 en intervalos de diez, así que cuando empieces a servir cócteles de barril, ya tendrás el 4045 esperando y no tendrás que renumerar nada.

1000 a 1999: activo

• 1010 Efectivo en caja y caja fuerte
• 1020 Cuenta bancaria principal
• 1030 Cuenta de reserva fiscal
• 1110 Cobros con tarjeta pendientes de liquidar
• 1120 Plataformas de reparto pendientes de liquidar
• 1130 Vales de terceros pendientes de cobro
• 1210 Existencias de alimentos
• 1220 Existencias de bebidas
• 1310 Seguros y licencias pagados por adelantado
• 1320 Fianza del alquiler
• 1510 Equipamiento de cocina
• 1520 Mobiliario y equipamiento
• 1530 Hardware de punto de venta y de TI
• 1590 Amortización acumulada

2000 a 2999: pasivo

• 2010 Proveedores
• 2110 IVA o impuesto sobre las ventas a pagar
• 2120 Retenciones y cotizaciones a pagar
• 2130 Salarios pendientes de pago
• 2210 Propinas a pagar al personal
• 2220 Cargo por servicio a distribuir
• 2310 Tarjetas regalo pendientes de canje
• 2320 Depósitos de reservas y eventos
• 2410 Tarjeta de crédito de la empresa
• 2510 Financiación de equipos
• 2520 Préstamo bancario

3000 a 3999: patrimonio neto

• 3010 Capital aportado por los socios
• 3020 Retiradas de los socios
• 3900 Beneficios no distribuidos

4000 a 4999: ventas

• 4010 Ventas de comida
• 4020 Ventas de vino
• 4030 Ventas de cerveza y sidra
• 4040 Ventas de bebidas espirituosas y cócteles
• 4050 Ventas de refrescos y café
• 4110 Ventas a domicilio y para llevar
• 4210 Eventos privados y alquiler del local
• 4310 Venta de productos y merchandising
• 4910 Descuentos e invitaciones

5000 a 5999: coste de ventas

• 5010 Coste de los alimentos
• 5020 Coste del vino
• 5030 Coste de la cerveza y la sidra
• 5040 Coste de bebidas espirituosas
• 5050 Coste de los refrescos y el café
• 5110 Envases para comida para llevar
• 5310 Coste de productos y merchandising

6000 a 6999: personal

• 6010 Salarios de cocina
• 6020 Salarios del personal de sala
• 6030 Salarios de la dirección
• 6110 Seguridad Social a cargo de la empresa
• 6120 Pensiones y prestaciones
• 6130 Comidas del personal
• 6210 Selección de personal y formación

7000 a 7999: gastos de explotación

• 7010 Comisiones por el procesamiento de tarjetas
• 7020 Comisión de la plataforma de reparto
• 7110 Marketing y publicidad
• 7210 Gas, electricidad y agua
• 7310 Reparaciones y mantenimiento
• 7320 Productos de limpieza y productos químicos
• 7330 Menaje y roturas
• 7340 Ropa de mesa y lavandería
• 7410 Suscripciones a software
• 7510 Honorarios contables y jurídicos
• 7520 Licencias y permisos
• 7610 Seguros
• 7910 Música y entretenimiento

8000 a 8999: local y partidas no operativas

• 8010 Alquiler
• 8020 Tributos locales y gastos del arrendador
• 8030 Renting de equipos
• 8110 Amortización
• 8210 Intereses
• 8910 Impuesto sobre la renta o impuesto de sociedades

Hay tres opciones en esa lista que merecen una segunda mirada, porque son las que el plan de cuentas predeterminado del software suele equivocar.

Los descuentos y las devoluciones se contabilizan como una cuenta de ventas negativa, la 4910, no como un gasto. Las ventas brutas se mantienen fieles a la realidad, y si alguien hace devoluciones con demasiada generosidad, se nota como un salto en una línea que puedes leer en diez segundos. Los detalles detrás de esa línea - quién ha ofrecido qué gratis y por qué - se encuentran en tu informe de anulaciones y obsequios de la caja registradora.

Las comidas del personal tienen su propia cuenta, la 6130, en lugar de esconderse en el coste de los alimentos. Si das de comer a una docena de personas cada día con una comida de turno a tres euros por persona, estás moviendo unos 250 euros a la semana que no tienen nada que ver con lo que han comido los clientes. Si lo dejas en la cuenta 5010, tu coste de comida parecerá uno o dos puntos peor de lo que es, y alguien perderá un mes buscando un problema de raciones que no existe.

Y cada cuenta de ventas tiene una cuenta de costes que termina con los mismos dígitos: 4020 ventas de vino, 5020 coste del vino. Esa correspondencia es la razón de ser de toda la estructura.

Por qué cada cuenta de ventas necesita una cuenta de costes correspondiente

Aquí tienes un mes en el mismo restaurante con las bebidas y la comida agrupadas. Ventas de 184 000 euros, coste de ventas de 57 110. Eso es un 31 %, y un 31 % parece estar bien. Nadie convoca una reunión por un 31 %.

Ahora dividámoslo por pares:

La cocina está funcionando al 34 %, varios puntos por encima de lo que la mayoría de los menús de servicio completo quieren alcanzar, y el bar lo está compensando discretamente. El vino, al 30 %, también es alto para una carta con márgenes normales, lo que suele indicar que hay algunas botellas con un precio fijo por encima del coste en lugar de un múltiplo. Ninguno de estos problemas se apreciaba en la cifra global. Ambos se ven claramente en unos cuatro segundos en cuanto se cotejan las cuentas, y el porcentaje que aparece detrás de cada fila es exactamente el porcentaje del coste de la comida que calcularías a mano.

Cómo funciona un plan de cuentas de un restaurante

Sigue un viernes en una trattoria de 70 plazas en Múnich, desde la caja registradora hasta la cuenta de resultados. Alemania es un ejemplo útil porque la comida que se consume en el local tiene un IVA del 7 % y las bebidas, del 19 %, así que el plan de cuentas tiene que separarlas desde el primer asiento.

1. Cierre de las ventas de la noche en la caja

Al cierre, el TPV muestra unas ventas netas de 8.845 euros: 5.720 en comida, 1.630 en vino, 512 en cerveza, 319 en licores y 664 en refrescos y café. A esto hay que sumarle 400,40 de IVA sobre la comida al 7 % y 593,75 sobre las bebidas al 19 %. Además, los clientes dejaron 412 euros de propinas en sus tarjetas.

2. Todo el día se contabiliza como una sola entrada

El día se anota en el libro mayor como un único asiento, no como 180 facturas separadas. El dinero entró de dos formas: 1.050 euros en efectivo y 9.201,15 con tarjeta, es decir, 10.251,15 en total, y ese total se distribuye entre las cuentas a las que corresponde:

Fíjate en lo que no es una venta. Los 994,15 de IVA son para Hacienda y los 412 de propinas son para el personal, así que ambos van directamente a pasivo. Si los contabilizas como ingresos, la trattoria parecerá un 16 % más grande de lo que es, lo cual es una sensación agradable hasta que llega el momento de presentar la declaración del IVA. Que el recargo por servicio sea un ingreso o dinero que retienes para el personal depende de tu política y de tu país, y la diferencia se refleja en los recargos por servicio y las propinas.

3. Llega el dinero de las tarjetas, menos las comisiones

Dos días después, la entidad procesadora ingresa 9.063,13 en la cuenta bancaria. Los 138,02 que faltan son la comisión de la tarjeta, el 1,5 % de la recaudación. El contable carga en la cuenta bancaria lo que ha llegado, carga en la cuenta 7010 «Comisiones de procesamiento de tarjetas» con 138,02 y abona en la cuenta de compensación de tarjetas el importe total de 9.201,15. La cuenta de compensación de tarjetas vuelve a ponerse a cero.

Ese cero es el cheque. Una cuenta de compensación que no se vacía significa que falta un pago, que nunca se contabilizó un reembolso o que las comisiones son más altas de lo que decía el contrato. Échale un vistazo cada semana.

4. Las facturas de los proveedores van a parar a las cuentas de gastos correspondientes

Llegan las facturas del lunes: 1.480 euros del carnicero y del proveedor de verduras, 860 del comerciante de vinos y 240 de la cervecería. Cada una va a su propia cuenta de gastos, 5010, 5020 y 5030, y el IVA que llevan se contabiliza en la cuenta de IVA para su devolución. Una factura mixta de un cash-and-carry se desglosa línea por línea. Es un rollo la primera vez, pero se hace automático en cuanto el sistema se acuerda de qué producto es cada uno.

5. Al final del mes, las compras se convierten en coste de ventas

Lo que has comprado no es lo mismo que lo que has consumido. La última noche del mes, el equipo hace el recuento de existencias, y la diferencia entre las existencias iniciales y finales ajusta cada cuenta de costes. El coste de ventas es igual a las existencias iniciales más las compras, menos las existencias finales. Si la cámara frigorífica tenía 2.100 euros en comida el día 1 y 2.650 el día 31, los 550 euros de más salen de la cuenta 5010 y van a la cuenta 1210 de existencias de comida, porque nadie se lo ha comido todavía.

6. La cuenta de resultados se lee directamente en el gráfico

No hace falta volver a calcular nada en una hoja de cálculo. Las ventas de comida se comparan con el coste de la comida, el vino con el vino, la mano de obra con las ventas totales y el alquiler con todo lo demás. Si quieres comparar tus propias cifras con los rangos habituales, la calculadora de la cuenta de resultados muestra las mismas líneas en el mismo orden.

Qué debes buscar en un plan de cuentas para un restaurante

Tanto si estás creando un plan de cuentas desde cero como si estás revisando el que venía con tu software, estas son las cosas que diferencian un plan de cuentas que puedes gestionar de uno que simplemente archivas. Cada punto termina con una pregunta que debes hacerle a tu contable. Si la respuesta tarda más de un minuto, el problema está en el plan de cuentas.

1. Las ventas se desglosan igual que tu carta

Comida, vino, cerveza, licores, refrescos. A continuación, añade una división por canal solo cuando influya en una decisión: la entrega a domicilio tiene su propia línea porque conlleva comisión y gastos de embalaje; los eventos privados, porque tienen precios y personal distintos. Si en tu país hay más de un tipo de IVA, la división por tipo tiene que aparecer en algún sitio, ya sea en las cuentas de ventas o en los códigos fiscales asociados a ellas.

Pregúntate: ¿puedo ver las ventas de vino del mes pasado por separado sin tener que abrir el TPV?

2. Cuentas de costes que reflejen las cuentas de ventas

Cada categoría de ingresos debe tener su propia cuenta de costes de ventas, emparejada por número. Sin este emparejamiento, solo podrás calcular el porcentaje del coste total y nada más.

Pregunta: ¿cuál fue nuestro porcentaje de coste de la cerveza en agosto?

3. Desglose de la mano de obra entre cocina y sala

Los sueldos de cocina, los de sala y los sueldos de la dirección en líneas separadas, con las cotizaciones patronales y las prestaciones en líneas propias. La división es importante porque las dos mitades responden a factores distintos. La mano de obra de cocina varía según la complejidad del menú y la preparación, la de sala según el número de comensales y el horario de apertura, y las cotizaciones patronales cambian cada vez que el gobierno modifica un tipo impositivo.

Pregúntate: ¿cuánto costó la cocina el mes pasado, incluidas las cotizaciones patronales?

4. Un lugar donde guardar el dinero que no es tuyo

Las propinas que se deben al personal, un recargo por servicio a la espera de ser repartido, tarjetas regalo vendidas pero aún sin canjear, depósitos por reservas que no se han materializado, el IVA o el impuesto sobre las ventas recaudado para el Estado. Todo eso pasa por tu cuenta bancaria y nada de eso son ingresos.

Las tarjetas regalo son las que más problemas dan. Una tarjeta de 100 euros vendida en diciembre es un pasivo en diciembre y una venta en marzo, cuando alguien la gasta. Si la contabilizas como ingresos el día que se vende, habrás inflado las cifras de diciembre, pagado impuestos antes de tiempo y, en algunos estados de EE. UU., puede que tengas que lidiar con normas sobre bienes no reclamados en el caso de las tarjetas que nadie canjea nunca.

Pregúntate: ¿cuánto debemos hoy en tarjetas regalo no canjeadas?

5. Una cuenta de compensación para cada forma en que llega el dinero

Las tarjetas, cada plataforma de reparto y los vales de terceros tienen cada uno su propia cuenta de compensación que se va llenando cuando se produce la venta y se vacía cuando llega el dinero. Los procesadores de tarjetas pagan a diario o cada pocos días, las plataformas semanalmente y las empresas de vales cuando les da la gana. Una cuenta de compensación convierte la pregunta «¿nos han pagado?» de una tarde entera de cotejar extractos en un único saldo.

Pregunta: ¿qué pagos de las plataformas de reparto siguen pendientes?

6. Ventas brutas, con los costes reflejados como gastos

Contabiliza las ventas de reparto por el precio total que pagó el cliente y la comisión de la plataforma como gasto en la cuenta 7020. El atajo más habitual es contabilizar como venta solo lo que la plataforma haya transferido realmente. De 1.000 euros en pedidos a domicilio con una comisión del 30 %, eso son 700 de ventas, y los 320 de comida que hay detrás de esos pedidos ahora se interpretan como un coste de comida del 46 % en lugar del 32 %. La comisión, la única cifra que realmente podías negociar, ha desaparecido por completo de la cuenta de resultados.

Pregúntate: ¿nuestros ingresos por entregas se contabilizan brutos o netos?

7. Las ubicaciones como etiquetas, no como copias del plan contable

Un segundo local no debería suponer un segundo conjunto de cuentas. Mantén un solo plan de cuentas y etiqueta cada transacción con su ubicación, utilizando lo que Xero llama «categorías de seguimiento» y QuickBooks llama «clases» o «ubicaciones». Si, en cambio, copias el plan contable por cada local, el 4010 se convierte en 4010, 4011 y 4012; el plan contable crece con cada nueva apertura, y comparar dos locales implica crear una hoja de cálculo a mano.

Pregúntate: ¿puedo ver el coste de los alimentos de cada local uno al lado del otro, en un solo informe?

¿Cuántas cuentas necesita un restaurante?

Menos de lo que crees. Un restaurante con un solo local funciona bien con entre 50 y 90 cuentas. Si bajas de 40, acabarás agrupando cosas que deberías separar. Si superas las 150, el contable empezará a contabilizar cada factura en la cuenta que le parezca más parecida, lo cual es peor que tener menos.

La prueba para cualquier cuenta nueva es muy clara: ¿alguien mirará esta cifra por sí sola y hará algo diferente a raíz de ella?

Hay dos reglas generales que te ayudan con la auditoría. Si una cuenta tuvo menos de cinco asientos el año pasado, fúndela con la contigua. Si una cuenta supone más de una décima parte de tus costes totales y no corresponde a comida, mano de obra ni alquiler, probablemente se trate de dos cuentas que se hacen pasar por una sola.

El Sistema Uniforme de Cuentas para Restaurantes

En EE. UU. existe un estándar del sector, y la mayoría de los operadores nunca lo han abierto. El Sistema Uniforme de Cuentas para Restaurantes, normalmente abreviado como USAR, lo publica la Asociación Nacional de Restaurantes. La edición actual, la octava, salió en 2012. Nadie está obligado legalmente a seguirlo. Se trata de un formato común, para que un prestamista, un comprador o un franquiciador pueda leer la cuenta de resultados de cualquier restaurante siguiendo el mismo orden.

Ese orden es el siguiente: primero las ventas, luego el coste de las ventas, después los gastos de personal, y el coste primario como subtotal de los dos anteriores. Después vienen los demás gastos controlables, aquellos sobre los que un gerente general puede influir: costes operativos directos, marketing, suministros, reparaciones y administración. A continuación, los gastos de ocupación y los demás costes que un gerente no puede modificar, como el alquiler, el arrendamiento de equipos y la amortización. Los intereses y los impuestos van al final.

La distinción entre costes controlables y no controlables es la idea más útil de todo el libro. Te indica en qué parte de la cuenta de resultados se debe evaluar a un gerente general, y qué parte corresponde al propietario y al contrato de alquiler. La plantilla de arriba sigue el mismo orden, así que el coste primario se desglosa como coste de ventas más mano de obra, sin necesidad de reordenarlo.

Los hoteles tienen su propio equivalente, el Sistema Uniforme de Cuentas para el Sector Hotelero, que trata la restauración como un departamento más entre varios. Si tu restaurante está dentro de un hotel, la contabilidad sigue esa estructura, y la gestión de la restauración en el hotel explica cómo influye en las cifras de restauración.

Planes de cuentas en Alemania, Francia, España e Italia

Fuera de EE. UU. y del Reino Unido, a menudo no te toca diseñar el plan de cuentas partiendo de cero. Varios países europeos tienen un plan de cuentas estándar nacional, y tu contable esperará que los libros lo sigan. La plantilla de arriba sigue siendo útil, porque las divisiones por categorías que establece son las que te interesará tener como subcuentas dentro de la estructura nacional.

Alemania: SKR 03 y SKR 04

La mayoría de los restaurantes alemanes usan uno de los planes contables estándar publicados por DATEV, el SKR 03 o el SKR 04. La ley no exige ninguno de los dos, pero casi todos los Steuerberater trabajan con uno de ellos. El SKR 03 clasifica los ingresos en la clase 8, por lo que la comida vendida al 7 % y las bebidas al 19 % suelen ir a las cuentas 8300 y 8400. El SKR 04 sigue el orden del balance y clasifica los mismos ingresos en la clase 4, en los códigos 4300 y 4400. Dado que la comida que se consume en el local pasó al 7 % a principios de 2026, mantener separadas esas dos partidas de ingresos ha dejado de ser una simple cuestión de conveniencia, y los propios tipos están establecidos en los tipos del IVA para restaurantes.

Francia: el plan contable general

Las empresas francesas llevan su contabilidad según el plan contable general, y este no es opcional. Las cuentas se agrupan en clases numeradas: la clase 6 para los gastos, la clase 7 para los ingresos y la clase 4 para terceros, como proveedores, personal y la Agencia Tributaria. Puedes añadir subcuentas debajo de las estándar, que es como un restaurante separa la comida del vino, pero no puedes inventarte tu propia estructura de nivel superior.

España: el plan general de contabilidad

En España se aplica el mismo principio. En el plan general de contabilidad, el grupo 6 recoge las compras y los gastos, y el grupo 7, las ventas y los ingresos. La comida y la bebida compradas suelen figurar en las cuentas 600 o 601, los gastos de personal en las 640 y 642, y el IVA que se cobra a los clientes en la 477. Los restaurantes abren subcuentas dentro de esas para separar la comida de la bebida.

Italia: el piano dei conti

En Italia no hay un plan contable nacional obligatorio. Cada negocio tiene su propio «piano dei conti», pero las cuentas anuales deben seguir los formatos de balance y cuenta de resultados establecidos en el Código Civil, así que, en la práctica, los contables elaboran planes contables que se ajustan directamente a ellos. Un restaurante que siga esa estructura y separe la comida de la bebida en sus subcuentas acabará teniendo un plan muy parecido al de la plantilla anterior.

Cómo adaptar el plan de cuentas a tu tipo de restaurante

La plantilla se adapta a un local con servicio completo y barra. Otros formatos mantienen la estructura básica y modifican los detalles.

Restaurantes de servicio completo

El vino suele merecer más de una línea. Separa el vino por copa del vino por botella si la carta es larga, porque los costes de ambos son muy diferentes y es en el servicio por copa donde se esconden los desperdicios. Los comedores privados y los eventos tienen su propia línea de ingresos, y para los restaurantes de servicio completo la cuenta del recargo por servicio es más importante que en cualquier otro sitio.

Bares y discotecas

Las bebidas son el negocio, así que desglósalas aún más: separa la cerveza de barril de la embotellada, los licores de los cócteles, y crea una cuenta para la entrada y otra para el guardarropa si cobras por ellos. El coste por copa de cada categoría es la cifra que más te costará controlar. Un TPV para bares y discotecas ya clasifica las ventas de esa forma en caja, así que el cuadro solo tiene que coincidir con ello.

Comida para llevar y a domicilio

El embalaje va en el coste de las ventas, no en los gastos generales, porque varía con cada pedido. Asigna a cada plataforma de reparto su propia cuenta de compensación y su propia línea de comisiones, para que puedas ver cuál te da realmente beneficios después de descontar las comisiones. Un sistema de TPV para comida para llevar que clasifique los pedidos por canal hace que esos desgloses sean automáticos.

Restaurantes de hotel

Cada establecimiento se convierte en un departamento con sus propios ingresos y gastos, y todo lo que se cargue a una habitación va a la cuenta del huésped en lugar de al efectivo o a las tarjetas, hasta que el huésped haga el check-out y pague. En el sector de restauración de los hoteles, el plan contable del restaurante tiene que ajustarse al del hotel, y no al revés.

Grupos con varios establecimientos

Un plan de cuentas con etiquetas de ubicación, como el anterior, más una ubicación de la sede central para los gastos generales, como el director de operaciones y el marketing del grupo, de modo que la cuenta de resultados de cada establecimiento muestre solo lo que ese establecimiento controla.

Modificar el plan de cuentas que ya tienes

La mayoría de los operadores que leéis esto ya tenéis un plan de cuentas, normalmente el predeterminado que venía con el software más cinco años de cuentas que alguien añadió a última hora. No hace falta empezar de cero. Lo que necesitas es un mapa.

1. Exporta el balance de comprobación y haz una lista de todas las cuentas que hayan tenido algún asiento en los últimos doce meses. El resto probablemente puedas eliminarlas.
2. Crea una hoja con dos columnas: la cuenta antigua a la izquierda y la nueva a la derecha. Varias cuentas antiguas pueden apuntar a una sola nueva.
3. Si puedes, haz el cambio al inicio del ejercicio, para que este año y el anterior sigan siendo comparables. Como mínimo, hazlo el primer día del mes.
4. Archiva las cuentas antiguas en lugar de borrarlas, para que los informes del año pasado sigan estando disponibles.
5. Actualiza la asignación en tu TPV y en tu sistema de compras el mismo día. Si no, las ventas de la primera noche acabarán en una cuenta que ya no existe.
6. Avisa a tu contable antes de empezar, no después. Te dará su opinión y algunos de sus consejos te ahorrarán un fin de semana.

Dónde encaja Tableview y dónde no

Tableview lleva la contabilidad en la misma plataforma que gestiona el local. Los ingresos se registran automáticamente desde el TPV del restaurante en el libro mayor, y cada transacción con tarjeta se concilia con las cuentas según el método de pago, así que la comprobación de la cuenta de compensación del paso tres no es un trabajo de hoja de cálculo. Los gastos se clasifican por tipo a medida que se registran, con escaneo de recibos y plantillas para gastos recurrentes como el alquiler y el software.

En cuanto a las compras, las facturas de los proveedores se cotejan con las órdenes de compra y cualquier discrepancia se señala antes de que se pague, con informes de antigüedad de lo que aún se debe. El stock se cuenta en la gestión de existencias de la misma plataforma, lo que le da a tu contable la cifra de cierre de fin de mes sin necesidad de un portapapeles. Los informes incluyen la cuenta de resultados, el balance y el flujo de caja, ya sean diarios, semanales o mensuales, filtrados por rango de fechas y ubicación, y se pueden consolidar varios centros en una sola vista. Cuando el contable necesita las cifras, hay una exportación lista para la declaración de impuestos, incluso a Xero y QuickBooks.

Cuándo otra opción es mejor:

• Si tu Steuerberater o expert-comptable lleva los libros contables obligatorios en su propio programa y quiere que siga siendo así, Tableview se convierte en la fuente de tus datos de ventas y compras, en lugar de los libros contables oficiales. Acuerda primero con ellos el formato de exportación.
• Tableview no presenta declaraciones de impuestos ni sustituye a un contable que conozca la normativa de tu país.
• Un grupo con cientos de sedes que gestiona sus finanzas mediante un ERP se beneficia más de herramientas diseñadas en torno a ese ERP.

Siguiente: cómo interpretar la cuenta de resultados de un restaurante según lo que refleja el plan contable, cómo elegir un programa de contabilidad según dónde se aloje y cómo analizar el flujo de caja del restaurante para ver el dinero que no aparece en la cuenta de resultados.