Logiciel de facturation restaurant : critères

L'addition est la dernière chose qu'un client lit, et l'une des premières choses qu'un contrôleur fiscal examine. Un logiciel de facturation pour restaurant doit satisfaire à la fois : un client qui souhaite diviser l’addition d’une table de huit personnes en quatre parts à 22 h 40, et un contrôleur qui souhaite savoir pourquoi une bouteille de vin à 38,00 est devenue une ligne à 0,00 un mardi de mars. Dans la plupart des restaurants, il ne s’agit pas d’un programme distinct. C’est la partie de la caisse du restaurant qui transforme les commandes en additions, et la qualité de ce travail se répercute sur vos marges bien avant qu’elle n’apparaisse dans un avis client.

La facturation est également le moment où l’argent change de mains. Le système de facturation doit prendre en compte tous les modes de paiement possibles : carte bancaire, paiement par téléphone, espèces ou une combinaison des trois. Il doit également permettre de clôturer correctement les encaissements du restaurant afin que le chiffre d’affaires de la soirée corresponde à la somme qui parvient à la banque. Lorsque ces deux systèmes sont distincts, quelqu’un passe la matinée à les rapprocher manuellement.

Ce terme revêt des significations légèrement différentes selon les endroits. En Inde et dans une grande partie de l’Asie du Sud, le « logiciel de facturation » est le nom couramment utilisé pour désigner la caisse. En Europe, cette fonction est assurée par ce que l’on appelle un logiciel de caisse ou un logiciel de point de vente (POS), et la législation de plusieurs pays définit précisément la manière dont il doit enregistrer une vente. La mission reste la même partout : établir une facture exacte, encaisser le paiement et conserver un registre fiable.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation pour restaurant ?

Un logiciel de facturation pour restaurant est un logiciel qui transforme les commandes d’une table ou d’un client en addition, applique les taxes, les remises et les frais de service, encaisse le paiement et enregistre la vente.

• Facturation par table, par place ou par compte
• Fractionnement de l’addition, remises et prestations offertes
• Lignes de taxe et de frais de service
• Paiements par carte, en espèces et par téléphone
• Reçus et totaux de fin de journée

Le système fait le lien entre la commande et la comptabilité : chaque vente est ainsi facturée une seule fois, payée une seule fois et enregistrée dans la comptabilité sans avoir à être saisie à nouveau.

Un logiciel de facturation pour restaurant peut être :

• Intégré à une caisse pour service à table
• Intégré à un système de restauration hôtelière avec facturation sur la note de la chambre
• Un programme de facturation autonome sur un ordinateur de bureau

En résumé : un logiciel de facturation pour restaurant établit l’addition, encaisse le paiement et conserve la trace de chaque vente.

Logiciel de facturation, caisse et logiciel de comptabilité

Ces trois concepts se recoupent, et les fournisseurs utilisent ces termes de manière assez vague. Voici à quoi sert chacun d’entre eux :

Logiciel de facturation

Établit l’addition et encaisse le paiement. Ses données concernent les ventes elles-mêmes : ce qui a été vendu, quand, à quel prix, avec quelle taxe, et comment le paiement a été effectué. Un logiciel de facturation basique ne fait que cela, souvent sur un seul ordinateur situé au comptoir.

Logiciel de caisse

Gère la facturation et tout ce qui s’y rapporte : prise de commande à table, transmission des commandes à la cuisine, gestion de l’agencement de la salle, suivi des stocks par rapport aux ventes. Dans un restaurant avec service à table, la facturation seule est rarement suffisante, car la facture n’a de valeur que si les commandes qui la composent sont correctes.

Logiciel de comptabilité

Enregistre les mouvements financiers après la vente : chiffre d’affaires, coûts, factures fournisseurs, paie, déclarations fiscales. Il a besoin des données de vente issues de la facturation, idéalement sous forme de totaux quotidiens par taux d’imposition et par mode de paiement, plutôt que d’une longue liste de reçus. C’est le rôle d’un logiciel de comptabilité pour restaurant, et plus le transfert de données est clair, moins votre comptable vous facturera.

Différence essentielle :

• Le logiciel de facturation s’arrête au niveau du ticket de caisse ; le logiciel de caisse commence au moment de la commande et inclut l’addition.
• Le logiciel de comptabilité commence là où la facturation s’arrête, et son efficacité dépend entièrement de la qualité des données de vente qu’il reçoit.

Parcours d’une facture dans le logiciel

Prenons l’exemple d’un restaurant libanais de 64 couverts un samedi soir. Les prix du menu incluent une TVA de 10 %, et l’établissement ajoute un pourboire de 12,5 % aux tables de huit personnes ou plus.

1. Les commandes sont saisies par place

La table 14 est composée d’une famille de quatre personnes et de deux couples. Le serveur enregistre des mezze à partager, des plats principaux par place, deux bouteilles de vin et une tournée d’arak. Comme chaque plat principal est associé à une place, l’addition indique déjà qui a commandé quoi avant même que quiconque ne demande à partager l’addition. Au moment du dessert, la table a commandé pour un montant de 412,00.

2. Une gratuité, justifiée

Un knafeh est servi froid et renvoyé en cuisine. La responsable l’annule sur l’addition, soit 9,00, en sélectionnant « erreur de cuisine » dans une liste et en validant l’opération avec son propre identifiant. La ligne reste sur l’addition avec un montant de zéro, ce qui permet à la cuisine de voir ce qui s’est passé et au rapport des gratuités d’indiquer qui a offert quoi. Notre article sur les annulations et les gratuités aborde les contrôles à mettre en place.

3. L’addition est calculée

• Nourriture et boissons après la gratuité : 403,00, dont 36,64 de TVA
• Frais de service à 12,5 % : 50,38
• Total : 453,38

Le pourboire figure sur une ligne distincte, il n’est jamais inclus dans le montant des plats, et la TVA est indiquée afin qu’un client d’affaires puisse la déduire.

4. La table partage l’addition

La famille paie sa propre addition : 211,00 pour les plats et les boissons, plus le pourboire, soit 237,38. Les deux couples se partagent le reste à parts égales : 192,00 plus le pourboire, soit 216,00, ce qui fait 108,00 chacun. Le serveur effectue le calcul en trois étapes, par place puis à parts égales, au lieu d’utiliser une calculatrice au bar.

5. Trois façons de payer

La famille passe sa carte. Un couple paie par téléphone et ajoute un pourboire de 5,00 sur le terminal de paiement. L’autre couple paie en espèces. Le pourboire est enregistré au nom du serveur, séparément des frais de service, afin que le service de paie puisse traiter ces deux montants différemment.

6. Les reçus et la clôture

Un couple souhaite recevoir un reçu par e-mail pour ses dépenses ; les autres ne veulent aucun reçu papier. À la clôture, le rapport quotidien présente chaque vente par taux d’imposition et mode de paiement, les services offerts avec leur motif, ainsi que les pourboires par serveur. L’argent en caisse est compté par rapport au solde prévu par le logiciel, et le total est transmis à la comptabilité sans que personne n’ait à le ressaisir. Notre article sur le rapport Z explique ce qu’il faut vérifier lors de cette clôture.

Taxes sur l’addition : TVA, GST et taxe sur les ventes

Le logiciel doit appliquer la taxe en vigueur dans votre pays et l’appliquer correctement à chaque ligne. Trois cas de figure couvrent la majeure partie du monde :

• TVA incluse dans le prix. C’est le cas dans la plupart des pays d’Europe. Le prix indiqué sur la carte correspond au montant que le client paie, et l'addition précise la part correspondant à la TVA. Certains pays appliquent des taux différents pour les plats et les boissons alcoolisées, ou pour les repas sur place et à emporter ; une même addition peut donc comporter deux ou trois taux.
• Taxe sur les ventes ajoutée en sus. Aux États-Unis. Le menu indique les prix hors taxes, et l’addition ajoute le taux de l’État et le taux local à la fin.
• GST. L’Inde, l’Australie, Singapour et d’autres pays, chacun avec ses propres règles. En Inde, par exemple, la plupart des restaurants indépendants facturent une GST de 5 %, et l’addition doit l’indiquer selon le format requis par la réglementation fiscale.

Quel que soit le système, le taux doit figurer sur la ligne du menu, et non être saisi à la caisse. Un hamburger vendu pour être consommé sur place et le même hamburger vendu à emporter peuvent être soumis à des taxes différentes, et le logiciel doit savoir distinguer les deux en fonction du type de commande. Notre article sur les taux de TVA dans la restauration présente un exemple de note comportant trois taux différents.

Les frais de service sont soumis à des règles fiscales qui leur sont propres. Dans certains pays, les frais de service sont taxés au même titre que les plats ; dans d’autres, un pourboire volontaire n’est pas taxé du tout. C’est une raison supplémentaire de les faire figurer sur des lignes distinctes. Notre article sur les frais de service et pourboires explique qui conserve quoi.

Quand un logiciel de facturation doit être certifié

Dans un nombre croissant de pays, la manière dont une caisse enregistre une vente est régie par la loi, afin d’empêcher la suppression a posteriori des ventes. Les détails varient, veuillez donc vérifier les règles en vigueur auprès de votre comptable, mais le principe est clair :

• L’Allemagne exige que les caisses électroniques utilisent un dispositif technique de sécurité certifié qui valide chaque transaction.
• La France exige que les logiciels de caisse soient inviolables, accompagnés d’un certificat, et qu’ils conservent des enregistrements sécurisés de chaque vente.
• L’Italie exige que les ventes soient enregistrées sur une caisse télématique qui transmet les totaux quotidiens à l’administration fiscale.
• L’Espagne met en place des règles relatives aux systèmes de facturation qui rendent chaque enregistrement traçable et, dans certains cas, l’envoient à l’administration fiscale.
• Le Portugal, l’Autriche et d’autres pays disposent de leurs propres systèmes de certification ou d’enregistrement.

Pour un restaurant, la règle pratique est simple : demandez à tout fournisseur de logiciel de facturation de vous fournir, par écrit et avant de signer, la preuve que son système respecte la réglementation en vigueur dans votre pays. Un logiciel de facturation bon marché non conforme peut vous coûter plus cher lors d’un seul contrôle fiscal que ce que coûte un logiciel conforme en dix ans.

L’autre aspect concerne les comportements. Un logiciel certifié rend difficile la suppression d’une vente, mais il ne peut empêcher le personnel de ne pas l’enregistrer. C’est le fait de conserver chaque commande dans le système, de la première boisson au dernier café, qui vous protège. Notre article sur le vol interne en restauration passe en revue les schémas qui ressortent des rapports.

Ce qu’il faut rechercher dans un logiciel de facturation pour restaurant

La plupart des logiciels de facturation permettent d’imprimer un montant total. Voici ce qui distingue ceux qui facilitent le travail lors d’une soirée de grande affluence de ceux qui la ralentissent.

1. Répartition par convive, par article, par montant et par pourcentage

Les tables peuvent être fractionnées de toutes les manières imaginables, souvent sur une même facture. Demandez au fournisseur de fractionner une table de huit personnes en trois parts devant vous, un client payant à la ligne et les autres à parts égales. Comptez le nombre de clics.

2. Remises et prestations gratuites avec justification et autorisations

Chaque modification de prix doit être accompagnée d’une justification et du nom de la personne qui l’a approuvée, et seuls certains membres du personnel doivent être habilités à en effectuer. Une facture pouvant être modifiée par n’importe qui sans laisser de trace constitue une faille de sécurité, et non une fonctionnalité.

3. Règles fiscales par plat et par type de commande

Les taux applicables aux plats du menu, les taux différents pour les repas sur place et à emporter (si votre pays les applique), ainsi que les frais de service avec leur propre traitement fiscal. Vérifiez qu’une addition mixte indique chaque taux séparément.

4. Distinction entre le supplément de service et les pourboires

Un frais de service fixé par l’établissement et un pourboire laissé par un client sont des montants distincts soumis à des règles différentes. Le logiciel doit les enregistrer sur des lignes distinctes et ventiler les pourboires par serveur.

5. Tous les modes de paiement sur une seule facture

Carte bancaire, paiement sans contact, portefeuilles électroniques et espèces, et plusieurs de ces modes de paiement sur une même facture. Les remboursements, remboursements partiels et ajustements des pourboires a posteriori doivent s’effectuer en quelques secondes, sans avoir à repasser la carte.

6. Des reçus qui répondent aux attentes des clients

Imprimés, envoyés par e-mail ou via un code QR, ainsi qu’une facture en bonne et due forme comportant les coordonnées de l’établissement pour les clients d’affaires qui doivent se faire rembourser la TVA. Dans les hôtels, il doit être possible d’imputer la note à la chambre.

7. Une facturation qui fonctionne hors ligne

Lorsque la connexion Internet est coupée à 21 h, les factures doivent tout de même être imprimées et les paiements par carte doivent tout de même être enregistrés. Renseignez-vous sur ce qu’il advient des factures et des paiements par carte en cas de panne, et sur la manière dont ils sont synchronisés par la suite.

8. Une clôture et un transfert de service sans faille

Le rapport de fin de journée doit présenter le chiffre d’affaires par taux d’imposition et par mode de paiement, ainsi que les services offerts, les annulations, les remboursements et les pourboires, et les transmettre à votre service comptable sans nécessiter d’exportation ni d’importation. Si votre comptable vous demande encore chaque mois un tableau Excel, cela signifie que le transfert des données ne fonctionne pas.

9. Rapidité en fin de repas

L’attente de l’addition est le moment du dîner dont les clients se souviennent et dont ils se plaignent. Un vendredi où toutes les tables sont occupées, gagner deux minutes par addition sur 40 tables représente plus d’une heure de temps de travail pour les serveurs, et permet de libérer plus rapidement les tables. Chronométrez ce temps lors de la démonstration : du moment où l’on demande « pouvons-nous avoir l’addition » jusqu’à la remise du reçu, en passant par le partage de l’addition et le calcul du pourboire. Le paiement à table, sur une tablette ou un téléphone, élimine généralement le temps d’attente le plus long.

10. Plusieurs devises, si vos clients en possèdent

Dans les zones touristiques et les hôtels, les clients peuvent souhaiter payer dans leur propre devise. Des tickets de caisse indiquant les deux montants, ainsi qu’une comptabilité tenue dans votre propre devise, évitent les litiges de part et d’autre.

Combien coûte un logiciel de facturation pour restaurant ?

Les prix varient de la gratuité à quelques centaines par mois, et les solutions les moins chères reviennent souvent plus cher qu’il n’y paraît.

• Programmes de bureau gratuits ou à achat unique. Ils conviennent pour un comptoir qui n’a besoin que d’une facture et d’un ticket de caisse. Ils ne permettent généralement pas de prendre les commandes à table, gèrent rarement bien le partage de l’addition et peuvent ne pas respecter les règles fiscales de votre pays.
• Abonnements à une caisse avec facturation intégrée. Généralement entre 50 et 300 par mois et par établissement, le matériel étant acheté séparément. C’est la solution retenue par la plupart des restaurants proposant un service à table.
• Frais liés aux paiements par carte. Un pourcentage prélevé sur chaque paiement par carte par le prestataire de services de paiement, qui représente généralement le poste de dépense le plus important des trois sur une année.
• Matériel. Une tablette ou un terminal, une imprimante de tickets de caisse, un tiroir-caisse et un lecteur de carte, ainsi que, dans certains pays, un dispositif ou une imprimante fiscale certifiée.

Comparez le coût annuel global, c’est-à-dire le logiciel, le matériel et les frais de carte, plutôt que le prix mensuel pris isolément. Notre article sur le coût d’une caisse de restaurant propose une feuille de calcul permettant de comparer les devis.

Comment choisir un logiciel de facturation pour votre restaurant

Les critères les plus importants dépendent du mode de paiement de vos clients.

Restaurants à service complet

Paiement à plusieurs, commande par table, frais de service pour les grandes tables et moyen de paiement rapide à table. La facturation doit faire partie intégrante du système de point de vente, car l’addition est établie à partir des commandes prises tout au long de la soirée.

Plats à emporter, livraison et restauration rapide

Rapidité et calcul des taxes en fonction du type de commande. Un système de caisse pour la vente à emporter doit facturer les repas sur place et à emporter aux tarifs appropriés sans que le caissier ait à faire de choix, et gérer les commandes en ligne qui arrivent déjà payées.

Cafés et boulangeries

Beaucoup de petits montants, principalement par carte. Touches de raccourci, lecteur de carte rapide et ticket de caisse uniquement lorsque le client en fait la demande.

Bars

Des comptes restés ouverts pendant des heures, des tournées ajoutées toute la nuit et une carte associée au compte. Un système de caisse pour bar doit permettre de transférer une boisson d’un compte à l’autre et de clôturer un compte par nom, par table ou par carte.

Camions-restaurants et pop-ups

Facturation hors ligne et lecteur de carte fonctionnant avec les données mobiles. Le système de caisse du food truck doit continuer à enregistrer les transactions même en cas de perte de signal.

Hôtels

Frais de chambre, plusieurs points de vente avec leurs propres règles fiscales et frais de service, et factures de banquet par personne. La facture doit être enregistrée dans le dossier du client sans que la réception ait à la saisir manuellement.

Groupes disposant de plusieurs sites

Les mêmes règles de remise, frais de service et motifs de gratuité sur chaque site, définis une seule fois depuis le siège social, et un rapport unique permettant de les comparer. Lorsque les prestations gratuites du mardi dans une succursale représentent trois fois plus que dans les autres, vous souhaitez le constater dès cette semaine-là, et non lors de la clôture des comptes en fin d’année. Si les sites se trouvent dans des pays différents, chacun doit disposer de ses propres paramètres fiscaux et comptables sur le même système.

Les erreurs de facturation qui coûtent de l’argent aux restaurants

• Les factures manuscrites et les tableurs. Il est impossible de les recouper avec les commandes, et aucune correction n’est visible.
• Des remises sans justification. Si personne n’a à expliquer une remise, personne n’en est responsable.
• Frais de service confondus avec les pourboires. Cela brouille la paie, la fiscalité et ce que le personnel estime lui être dû.
• Une taxe erronée sur les plats à emporter. Un taux saisi à la caisse au lieu d’être défini pour chaque article est un taux qui finira par être erroné.
• Facturation et paiements dans deux systèmes distincts. Chaque paiement par carte doit alors être rattaché manuellement à une facture.
• Ignorer les règles fiscales jusqu’à un contrôle. L’amende s’ajoute au coût de remplacement de la caisse.

Les cas où Tableview est adapté, et ceux où il ne l’est pas

Dans Tableview, la facturation fait partie intégrante de la caisse et n’est pas gérée par un programme distinct. Les additions peuvent être fractionnées par place, par article, par montant personnalisé ou par pourcentage ; plusieurs modes de paiement peuvent figurer sur une même addition, et les comptes restent ouverts d’un service à l’autre. Les cartes, le sans contact, Apple Pay, Google Pay et les espèces sont acceptés sur le même appareil ; les pourboires peuvent être modifiés a posteriori sans avoir à repasser la carte, et les remboursements totaux ou partiels ne prennent que quelques secondes. Les clients peuvent signer à l’écran et se faire envoyer le ticket de caisse au lieu de le voir imprimé.

Chaque vente est enregistrée par mode de paiement, les pourboires sont répertoriés par serveur et par service, et le chiffre d’affaires est transféré vers la comptabilité avec un fichier prêt à l’emploi pour votre comptable. Les factures continuent de fonctionner en cas de coupure du Wi-Fi, les paiements par carte étant mis en file d’attente jusqu’au rétablissement de la connexion. Dans les hôtels, chaque établissement dispose de ses propres règles fiscales et frais de service ; les repas peuvent être facturés sur la chambre et les tickets de caisse peuvent afficher deux devises. L’offre « Starter » coûte 69 dollars par mois avec deux caisses, l’offre « Pro » 189 dollars, et les nouveaux clients bénéficient des trois premiers mois gratuits.

An Na, propriétaire de l’A&D Holiday Inn à Li Jiang, en Chine, a abandonné les tableurs : « Nous avons subi des pertes importantes les années précédentes parce que nous tenions nos registres de ventes dans des fichiers Excel. Après être passés à Tableview, nous avons constaté une augmentation de 32 % de notre chiffre d’affaires, probablement grâce à la suppression de ces fuites financières. »

Dans quels cas ce n’est pas le bon choix :

• La certification fiscale dont vous avez besoin aujourd’hui. Les règles varient d’un pays à l’autre ; veuillez donc vous assurer par écrit auprès de nous que Tableview répond à vos exigences avant de signer, comme vous devriez le faire avec n’importe quel fournisseur.
• Formats de factures spécifiques à chaque pays. Si vous avez besoin d’un modèle de facture GST local ou d’une connexion à la facturation électronique nationale qui n’est pas prise en charge, un logiciel de facturation local conçu pour ce marché pourrait mieux vous convenir.
• Un comptoir qui n’a besoin que d’un total imprimé. Si vous ne prenez aucune commande aux tables et ne divisez jamais l’addition, un simple logiciel de facturation pourrait suffire.

À lire ensuite : le partage de l’addition selon toutes les possibilités de répartition d’une table, le choix d’une caisse de restaurant pour la gestion du reste de la caisse, et le plan comptable du restaurant pour savoir où les ventes sont comptabilisées.