Software cassa per ristoranti: cosa cercare

Il conto è l’ultima cosa che legge un cliente e una delle prime cose che fa un ispettore fiscale. Un software cassa per ristoranti deve soddisfare entrambi: un cliente che alle 22:40 vuole dividere il conto di un tavolo da otto in quattro parti, e un revisore che vuole sapere perché una bottiglia di vino da 38,00 è diventata una riga a 0,00 un martedì di marzo. Nella maggior parte dei ristoranti non si tratta di un programma a sé stante. È la parte del sistema POS del ristorante che trasforma le ordinazioni in conti, e quanto bene svolge questo compito si riflette sui tuoi margini ben prima che appaia in una recensione.

La fatturazione è anche il momento in cui il denaro cambia di mano. Il conto deve tenere conto di tutti i modi in cui un cliente può pagare, carta, telefono, contanti o una combinazione dei tre, e deve chiudersi in modo corretto con i pagamenti del ristorante, così che l’incasso della serata corrisponda a quanto arriva in banca. Quando si tratta di due sistemi separati, qualcuno passa la mattinata a riconciliarli a mano.

Il termine ha significati leggermente diversi a seconda dei luoghi. In India e in gran parte dell’Asia meridionale, “billing software”, cioè software di fatturazione, è il nome comune della cassa. In Europa lo stesso lavoro lo fa quello che si chiama software cassa o POS, e la legge in diversi paesi stabilisce esattamente come deve registrare una vendita. Il lavoro è lo stesso ovunque: emettere il conto corretto, incassare e tenere una registrazione che regga a un controllo.

Cos’è un software cassa per ristoranti?

Il software cassa per ristoranti è un programma che trasforma le ordinazioni di un tavolo o di un cliente in un conto, applica tasse, sconti e costi di servizio, incassa il pagamento e registra la vendita.

• Conti per tavolo, posto a sedere o conto cumulativo
• Divisioni del conto, sconti e omaggi
• Voci relative a tasse e costi di servizio
• Pagamenti con carta, contanti e telefono
• Scontrini e totali di fine giornata

Si colloca tra l’ordine e la contabilità, quindi ogni vendita viene fatturata una volta sola, pagata una volta sola e registrata in contabilità senza doverla digitare di nuovo.

Il software cassa per ristoranti può essere:

• Integrato in un POS completo per ristoranti
• Parte di un sistema F&B alberghiero con addebito in camera
• Un programma di fatturazione autonomo su un computer desktop

In breve: il software cassa per ristoranti emette il conto, incassa il pagamento e tiene traccia di ogni vendita.

Software di fatturazione vs POS vs software di contabilità

I tre concetti si sovrappongono e i fornitori usano questi termini in modo piuttosto generico. Ecco a cosa serve ciascuno:

Software di fatturazione

Crea il conto e incassa il pagamento. I suoi dati sono le vendite stesse: cosa è stato venduto, quando, a quale prezzo, con quale imposta, come è stato pagato. Un programma di fatturazione di base fa solo questo, spesso su un unico computer al bancone.

Software POS

Si occupa della fatturazione e di tutto ciò che la circonda: prendere le ordinazioni al tavolo, inviarle in cucina, gestire la disposizione dei tavoli, monitorare le scorte in base a ciò che viene venduto. In un ristorante con servizio al tavolo, la sola fatturazione raramente è sufficiente, perché il conto vale solo quanto le ordinazioni che lo compongono.

Software di contabilità

Registra i dati finanziari dopo la vendita: ricavi, costi, fatture dei fornitori, buste paga, dichiarazioni fiscali. Ha bisogno dei dati di vendita provenienti dalla fatturazione, idealmente come totale giornaliero per aliquota fiscale e metodo di pagamento, piuttosto che come un unico lungo elenco di scontrini. Questo è il compito del software di contabilità per ristoranti, e più il passaggio dei dati è chiaro, meno ti addebiterà il tuo commercialista.

Differenza fondamentale:

• Il software di fatturazione finisce con la ricevuta; il software POS parte dall’ordine e include il conto.
• Il software di contabilità inizia dove finisce la fatturazione e funziona bene solo se i dati di vendita che riceve sono accurati.

Come passa il conto attraverso il software

Prendiamo un ristorante libanese da 64 coperti un sabato sera. I prezzi del menu includono l’IVA al 10% e il locale aggiunge un supplemento di servizio del 12,5% ai tavoli da otto o più persone.

1. Le ordinazioni vengono inserite in base al posto a sedere

Il tavolo 14 è composto da una famiglia di quattro persone e due coppie. Il cameriere inserisce nel sistema i mezze da condividere, i piatti principali per posto, due bottiglie di vino e un giro di arak. Dato che ogni piatto principale è associato a un posto, il conto sa già chi ha ordinato cosa prima ancora che qualcuno chieda di dividere il conto. Al momento del dessert, il tavolo ha ordinato per un totale di 412,00.

2. Un omaggio, con una motivazione

Un knafeh arriva freddo e viene rimandato indietro. La responsabile lo elimina dal conto, 9,00, selezionando “errore di cucina” da un elenco e approvandolo con il proprio login. La voce rimane sul conto a zero, così la cucina capisce cosa è andato storto e il report degli omaggi mostra chi ha concesso cosa. Il nostro articolo su annullamenti e omaggi spiega come funzionano i controlli.

3. Il conto viene calcolato

• Cibo e bevande dopo l’omaggio: 403,00, di cui 36,64 di IVA
• Costo del servizio al 12,5%: 50,38
• Totale: 453,38

Il costo del servizio è indicato in una riga a parte, non viene mai incluso nel conto del cibo, e l’IVA è indicata in modo che un ospite d’affari possa richiederne il rimborso.

4. Il conto viene diviso

La famiglia paga per i propri posti: 211,00 di cibo e bevande più il servizio, per un totale di 237,38. Le due coppie si dividono tutto il resto in parti uguali: 192,00 più il servizio fa 216,00, quindi 108,00 a testa. Il cameriere fa il conto in tre passaggi, prima per posto a sedere e poi in parti uguali, invece di usare la calcolatrice al bancone.

5. Tre modi per pagare

La famiglia paga con la carta. Una coppia paga con il telefono e aggiunge una mancia di 5,00 sul lettore. L’altra paga in contanti. La mancia viene registrata a nome del cameriere, separatamente dal costo del servizio, così l’ufficio paghe può trattarle in modo diverso.

6. Ricevute e chiusura

Una coppia vuole la ricevuta via e-mail per le spese; gli altri non vogliono affatto la carta. Alla chiusura, il report giornaliero mostra ogni vendita per aliquota fiscale e metodo di pagamento, le consumazioni gratuite con la relativa motivazione e le mance per cameriere. Il contante nel cassetto viene conteggiato rispetto a quanto previsto dal software e il totale va alla contabilità senza che nessuno debba ribatterlo a mano. Il nostro articolo sul report Z spiega cosa controllare durante la chiusura.

Imposte sul conto: IVA, GST e imposta sulle vendite

Il software deve applicare l’imposta in vigore nel tuo Paese e applicarla correttamente a ogni riga. Tre modelli coprono la maggior parte del mondo:

• IVA inclusa nel prezzo. La maggior parte dell’Europa. Il prezzo sul menu è quello che paga il cliente, e il conto mostra quanto di quello è IVA. Alcuni paesi applicano aliquote diverse per cibo e alcolici, o per mangiare sul posto e da asporto, quindi un conto può avere due o tre aliquote.
• Imposta sulle vendite aggiunta a parte. Gli Stati Uniti. Il menu mostra i prezzi al netto delle imposte e il conto aggiunge alla fine l’aliquota statale e quella locale.
• GST. India, Australia, Singapore e altri paesi, ognuno con le proprie regole. In India, ad esempio, la maggior parte dei ristoranti indipendenti applica una GST del 5% e il conto deve indicarla nel formato previsto dalle norme fiscali.

Qualunque sia il sistema, l’aliquota va indicata direttamente nella voce del menu, non inserita alla cassa. Un hamburger venduto da consumare sul posto e lo stesso hamburger venduto da asporto possono avere un’imposta diversa, e il software dovrebbe distinguere l’uno dall’altro in base al tipo di ordine. Il nostro articolo sulle aliquote IVA nei ristoranti analizza un conto con tre aliquote diverse.

I costi di servizio hanno regole fiscali a sé stanti. In alcuni paesi il costo di servizio è tassato come il cibo; in altri, una mancia volontaria non è tassata affatto. Questo è un motivo in più per tenerli su righe separate. Il nostro articolo sul costo di servizio rispetto alle mance spiega chi si tiene cosa.

Quando il software cassa deve essere certificato

In un numero crescente di paesi, il modo in cui una cassa registra una vendita è stabilito per legge, per impedire che le vendite vengano cancellate a posteriori. I dettagli cambiano, quindi verifica le norme vigenti con il tuo commercialista, ma lo schema è chiaro:

• La Germania richiede che i registratori di cassa elettronici utilizzino un dispositivo di sicurezza tecnico certificato che autenti ogni transazione.
• La Francia richiede che il software della cassa sia a prova di manomissione, supportato da un certificato, con registrazioni protette di ogni vendita.
• L’Italia richiede che le vendite vengano registrate su un registratore telematico che invii i totali giornalieri all’agenzia delle entrate.
• La Spagna sta introducendo norme per i sistemi di fatturazione che rendono ogni registrazione tracciabile e, in alcuni casi, la inviano all’agenzia delle entrate.
• Il Portogallo, l’Austria e altri paesi hanno i propri sistemi di certificazione o registrazione.

Per un ristorante, la regola pratica è semplice: chiedi a qualsiasi fornitore di software cassa la prova scritta che il suo sistema rispetti le norme del tuo Paese, prima di firmare. Un programma di cassa economico ma non conforme può costarti di più in una sola ispezione fiscale di quanto ne costi uno conforme in dieci anni.

L’altra metà sta nel comportamento. Un software certificato rende difficile cancellare una vendita, ma non può impedire al personale di non registrarla. È proprio il fatto di tenere ogni ordine nel sistema, dalla prima bevanda all’ultimo caffè, che ti protegge. Il nostro articolo sui furti da parte dei dipendenti dei ristoranti illustra gli schemi che emergono dai rapporti.

Cosa cercare in un software cassa per ristoranti

La maggior parte dei software cassa è in grado di stampare un totale. Ecco cosa distingue quelli che ti aiutano nelle serate di punta da quelli che invece ti rallentano.

1. Suddivisione per posto a sedere, voce, importo e percentuale

I conti dei tavoli si suddividono in ogni modo immaginabile, spesso nella stessa fattura. Chiedi al fornitore di suddividere un tavolo da otto in tre parti davanti a te, con un ospite che paga per ogni voce e gli altri in parti uguali. Conta i tocchi sullo schermo.

2. Sconti e omaggi con motivazioni e autorizzazioni

Ogni modifica di prezzo dovrebbe riportare il motivo e il nome di chi l’ha approvata, e solo alcuni membri del personale dovrebbero poterla effettuare. Un conto che può essere modificato da chiunque senza lasciare traccia è una falla, non una funzionalità.

3. Regole fiscali per voce e tipo di ordine

Le aliquote sulle voci del menu, le diverse aliquote per il consumo in loco e da asporto (se previste nel tuo Paese) e i costi di servizio con il loro specifico trattamento fiscale. Controlla che un conto misto mostri ogni aliquota separatamente.

4. Costo del servizio distinto dalle mance

Il costo del servizio fissato dal locale e la mancia lasciata da un cliente sono somme diverse con regole diverse. Il software dovrebbe registrarle su righe separate e riportare le mance per cameriere.

5. Tutti i metodi di pagamento su un unico conto

Carta, contactless, portafogli digitali e contanti, anche più di uno nella stessa fattura. Rimborsi, rimborsi parziali e rettifiche delle mance a posteriori dovrebbero richiedere pochi secondi, senza dover ripassare la carta.

6. Ricevute che gli ospiti vogliono davvero

Stampate, via e-mail o tramite codice QR, e una fattura in regola con i dati dell’azienda per gli ospiti in viaggio d’affari che devono recuperare l’IVA. Negli hotel, l’addebito dovrebbe poter essere addebitato direttamente sulla camera.

7. Fatturazione che funziona offline

Quando Internet salta alle 21:00, i conti devono comunque essere stampati e le carte devono comunque essere accettate. Chiedi cosa succede ai conti e ai pagamenti con carta durante un’interruzione di connessione e come vengono sincronizzati in seguito.

8. Chiusura e passaggio di consegne chiari

Il report di fine giornata dovrebbe mostrare le vendite per aliquota fiscale e metodo di pagamento, omaggi, annullamenti, rimborsi e mance, e inviarli alla tua contabilità senza bisogno di esportazioni e importazioni. Se il tuo commercialista ti chiede ancora un foglio di calcolo ogni mese, il passaggio di consegne non funziona.

9. Velocità a fine pasto

L’attesa del conto è la parte della cena che gli ospiti ricordano e di cui si lamentano. Di venerdì, con tutti i tavoli pieni, risparmiare due minuti per ogni conto su 40 tavoli significa più di un’ora di tempo in meno per i camerieri e tavoli che si liberano prima. Cronometra il tempo durante la demo: da “possiamo avere il conto” alla ricevuta, con una suddivisione del conto e una mancia nel mezzo. Pagare al tavolo, su un dispositivo portatile o sul telefono, di solito elimina del tutto l’attesa più lunga.

10. Diverse valute, se i tuoi ospiti ne hanno con sé

Nelle zone turistiche e negli hotel, gli ospiti potrebbero voler pagare nella loro valuta. Le ricevute che riportano entrambi gli importi e la contabilità tenuta nella tua valuta evitano discussioni da entrambe le parti.

Quanto costa un software cassa per ristoranti

I prezzi vanno da zero a qualche centinaio al mese, e le soluzioni più economiche spesso costano più di quanto sembri.

• Programmi desktop gratuiti o una tantum. Vanno bene per un bancone che ha solo bisogno di un conto e di una ricevuta. Di solito non riescono a prendere le ordinazioni al tavolo, raramente gestiscono bene i conti divisi e potrebbero non rispettare le norme fiscali del tuo paese.
• Abbonamenti POS con funzione di fatturazione integrata. Di solito da 50 a 300 al mese per sede, con l’hardware da acquistare a parte. È la soluzione che alla fine sceglie la maggior parte dei ristoranti con servizio al tavolo.
• Commissioni sulle carte. Una percentuale su ogni pagamento con carta, addebitata dal gestore dei pagamenti, e di solito è la voce più costosa delle tre nel corso di un anno.
• Hardware. Un tablet o un terminale, una stampante per scontrini, un cassetto portadenaro e un lettore di carte; in alcuni paesi è necessario anche un dispositivo fiscale certificato o una stampante fiscale.

Confronta il costo su base annuale, considerando insieme software, hardware e commissioni sulle carte, anziché il solo prezzo mensile. Il nostro articolo sui costi dei sistemi POS per ristoranti include un foglio di calcolo per confrontare i preventivi.

Come scegliere il software cassa per il tuo ristorante

Ciò che conta di più dipende da come pagano i tuoi clienti.

Ristoranti con servizio completo

Conto diviso, ordinazioni al tavolo, supplementi per tavoli numerosi e un modo veloce per pagare direttamente al tavolo. La fatturazione deve essere integrata nel POS, perché il conto viene calcolato in base alle ordinazioni raccolte durante tutta la serata.

Asporto, consegna a domicilio e servizio veloce

Velocità e calcolo delle imposte in base al tipo di ordine. Un sistema POS per asporto dovrebbe fatturare i pasti consumati in loco e quelli da asporto alle tariffe corrette senza che il cassiere debba scegliere, e gestire gli ordini online che arrivano già pagati.

Caffè e panetterie

Tante piccole spese, per lo più con carta. Tasti di scelta rapida, un lettore di carte veloce e una ricevuta solo se il cliente la richiede.

Bar

Conti che restano aperti per ore, consumazioni aggiunte per tutta la notte e una carta associata al conto. Un sistema POS per bar dovrebbe poter spostare una bevanda da un conto all’altro e chiudere un conto in base al nome, al posto a sedere o alla carta.

Food truck e pop-up

Fatturazione offline e un lettore di carte che funziona con i dati mobili. Il POS del food truck deve continuare a registrare gli acquisti anche quando il segnale va via.

Hotel

Addebiti in camera, diverse strutture con regole fiscali e costi di servizio propri, e conti per banchetti a testa. Il conto deve arrivare sul folio dell’ospite senza che la reception debba inserirlo manualmente.

Gruppi con più sedi

Le stesse regole di sconto, i costi di servizio e i motivi delle omaggi in ogni sede, impostati una volta sola dalla sede centrale, e un unico report che li mette a confronto. Quando le omaggi del martedì in una filiale sono tre volte superiori rispetto alle altre, vuoi accorgertene quella stessa settimana, non solo alla chiusura dei conti di fine anno. Se le sedi si trovano in paesi diversi, ognuna deve avere la propria configurazione fiscale e tributaria sullo stesso sistema.

Errori di fatturazione che costano soldi ai ristoranti

• Fatture scritte a mano e fogli di calcolo. Non è possibile verificarle rispetto agli ordini e ogni correzione rimane invisibile.
• Sconti senza motivo. Se nessuno deve spiegare uno sconto, nessuno ne è responsabile.
• Il costo del servizio confuso con le mance. Questo crea confusione nelle buste paga, nelle tasse e in ciò che il personale ritiene gli spetti.
• L’imposta sbagliata sul cibo da asporto. Un’aliquota digitata alla cassa invece che impostata sull’articolo è un’aliquota che alla fine risulterà errata.
• Fatturazione e pagamenti su due sistemi diversi. Ogni pagamento con carta deve poi essere abbinato manualmente a una fattura.
• Ignorare le norme fiscali fino a un controllo. La multa si aggiunge al costo di sostituzione della cassa.

Dove Tableview è adatto e dove no

In Tableview, la fatturazione fa parte del POS invece di essere un programma a parte. I conti possono essere suddivisi per posto a sedere, articolo, importo personalizzato o percentuale; su un unico conto possono essere inseriti diversi metodi di pagamento e i conti rimangono aperti da un turno all’altro. Carte, contactless, Apple Pay, Google Pay e contanti vengono accettati sullo stesso dispositivo; le mance possono essere modificate a posteriori senza dover ripassare la carta, e i rimborsi totali o parziali richiedono pochi secondi. Gli ospiti possono firmare sullo schermo e ricevere la ricevuta via email invece che stampata.

Ogni vendita viene registrata in base al metodo di pagamento, le mance vengono riportate per cameriere e turno, e i ricavi vengono trasferiti alla contabilità con un file di esportazione pronto per le dichiarazioni fiscali per il tuo commercialista. I conti continuano a funzionare anche se il Wi-Fi si interrompe, con i pagamenti con carta messi in coda fino al ripristino della connessione. Negli hotel, ogni punto vendita ha le proprie regole fiscali e i propri costi di servizio; i pasti possono essere addebitati sulla camera e le ricevute possono riportare due valute. Il piano Starter costa 69 dollari al mese con due registratori di cassa, il Pro 189 dollari, e i nuovi clienti hanno i primi tre mesi gratis.

An Na, proprietaria dell’A&D Holiday Inn a Li Jiang, in Cina, ha abbandonato i fogli di calcolo: «Negli anni precedenti abbiamo subito perdite ingenti perché tenevamo i registri delle vendite in file Excel. Dopo essere passati a Tableview, abbiamo registrato un aumento del 32% del nostro fatturato, probabilmente grazie all’eliminazione di quelle perdite finanziarie».

Quando non è la scelta giusta:

• Se hai bisogno di una certificazione fiscale immediata. Le norme variano da paese a paese, quindi assicurati per iscritto che Tableview soddisfi i tuoi requisiti prima di firmare, come dovresti fare con qualsiasi fornitore.
• Formati di fattura specifici per paese. Se hai bisogno di un layout di fattura GST locale o di un collegamento alla fatturazione elettronica nazionale che non è supportato, un programma di fatturazione locale creato appositamente per quel mercato potrebbe essere la soluzione più adatta.
• Un bancone a cui basta un totale stampato. Se non prendi ordini ai tavoli e non dividi mai il conto, un semplice programma di fatturazione potrebbe essere tutto ciò di cui hai bisogno.

Leggi anche: come dividere il conto in tutti i modi possibili per un tavolo, come scegliere un POS per ristorante per il resto della cassa e il piano dei conti del ristorante per capire dove vanno registrate le vendite nei libri contabili.