La plupart des caisses enregistreuses vendues aux pubs ont été conçues pour un autre type d’établissement. Les systèmes destinés aux restaurants partent du principe que tout le monde s’assoit et paie à la fin, tandis que ceux destinés aux bars partent du principe que personne ne mange. Une caisse pour pub doit regrouper les plats et les boissons sur une seule addition, et bien plus encore, car un même client peut acheter une pinte au bar, commander un hamburger en indiquant son numéro de table, ouvrir un compte pour la deuxième tournée et régler le tout à 23 heures.
Et puis, il y a tout ce à quoi un pub doit faire face et qu’un restaurant n’a jamais à gérer. Des mesures fixées par la loi. Des conditions de licence qui s’étendent jusqu’à l’écran de la caisse. Une cave où chaque fût perd discrètement quelques pintes. Une équipe d’employés à temps partiel qui change à chaque trimestre. Dans un pub où les boissons alcoolisées constituent l’essentiel du chiffre d’affaires, la majeure partie de la marge se gagne ou se perd derrière le bar et dans la cave ; la gestion des stocks du bar est donc au moins aussi importante que la rapidité de réponse de l’écran.
Ce qu’il faut exiger d’une caisse pour pub
Si vous ne disposez que de dix minutes avec un fournisseur, vérifiez ces points. Tout ce qui suit entre dans les détails, y compris la réglementation britannique.
- Les plats et boissons commandés au bar, à table et via un code QR sont tous regroupés sur une seule addition.
- Un bouton pour chaque mesure légale, configuré en fonction des tailles d’un même produit plutôt que comme des produits distincts.
- Des prix programmés, les comptes ouverts conservant le prix initial.
- Une demande de vérification de l’âge pour l’alcool, avec un journal que vous pourrez présenter à un agent chargé de contrôler les licences.
- Des onglets que vous pouvez ouvrir, rechercher, fusionner et réutiliser sans avoir à parcourir les menus.
- Des bons de cuisine indiquant le numéro de table et les éventuelles allergies.
- Stock de fûts et de bouteilles, avec le nettoyage des conduites et les consommations gratuites enregistrées en tant que telles.
- Un identifiant pour chaque membre du personnel, une validation par le responsable pour les annulations, et des rapports distinguant les boissons alcoolisées des boissons non alcoolisées.
- Une solution pratique en cas de coupure de la connexion haut débit.
Rien de tout cela n’a rien d’extraordinaire. C’est simplement que ces fonctionnalités sont rarement regroupées dans un seul système, et que les lacunes n’apparaissent que lors d’une soirée très chargée.
Une seule addition, trois façons de commander
Un bar à cocktails vend des boissons à des clients debout. Un restaurant sert des plats à des clients assis. Un pub fait les deux dans la même salle, souvent à la même personne au cours d’une même visite, et la caisse doit suivre le rythme alors qu’ils passent de l’un à l’autre.
Voici la séquence qui met à mal les systèmes les moins performants. Un couple achète deux pintes au bar et paie par carte. Il trouve une table, revient et commande à manger au bar pour la table n° 12. Plus tard, un serveur prend une deuxième commande à la table et l’ajoute à la table n° 12. L’un d’entre eux souhaite payer les boissons, l’autre le repas. Sur une bonne caisse, cela prend moins d’une minute. Sur une caisse moins performante, les boissons sont facturées deux fois, ou le repas apparaît sur la mauvaise table, ou encore le barman finit par faire ses calculs au dos d’un ticket de caisse.
Lors d’une démonstration, reproduisez donc exactement ce scénario. Des plats commandés au bar pour une table, des boissons ajoutées depuis une deuxième caisse, une partie de l’addition payée séparément et le reste réglé. Observez le nombre de clics nécessaires. Si vous souhaitez plus de détails sur le partage de l’addition en lui-même, la rubrique « Partage des additions au restaurant» aborde ce sujet.
La commande par QR code constitue la troisième option, et dans un pub, elle prend tout son sens lors de la deuxième et de la troisième tournée, lorsque la table sait déjà ce qu’elle veut et que le bar est pris d’assaut. La commande via le menu QR de Tableview est incluse dans la formule Starter et transmet les commandes à la caisse et à la cuisine comme n’importe quelle autre. Le paramètre qui importe pour un pub est le choix des articles qui y figurent. De nombreux tenanciers sont ravis de vendre des plats et des boissons non alcoolisées à table, mais souhaitent que les spiritueux soient achetés au bar, où l’on peut voir qui boit quoi.
La composition de l’offre évolue également au fil de la journée. À midi, un pub axé sur la restauration ressemble à un café. À 21 heures le samedi, c’est un lieu dédié aux boissons dont la cuisine est fermée. Les jours de match, c’est un bar sportif. La même caisse doit gérer ces trois situations sans que personne n’ait à la reconfigurer à 16 heures.
Configurer les caisses des pubs pour respecter les mesures légales
Au Royaume-Uni, les mesures autorisées pour la vente sont fixées par la loi, et il est préférable de configurer la caisse en fonction de celles-ci dès le départ plutôt qu’en fonction de ce que la démonstration d’un fournisseur utilise par hasard.
La bière et le cidre à la pression peuvent être vendus par tiers de pinte, demi-pinte, deux tiers de pinte ou par multiples d’une demi-pinte. Le gin, le rhum, la vodka et le whisky sont vendus en mesures de 25 ml ou 35 ml, ou en multiples de ces valeurs, et un pub doit choisir l’une des deux options et l’appliquer dans l’ensemble de l’établissement. Le vin au verre est servi en quantités de 125 ml, 175 ml ou en multiples de ces quantités, le grand verre habituel correspondant à 250 ml. De plus, les conditions obligatoires d’octroi de licence stipulent qu’une demi-pinte, un verre de vin de 125 ml et une dose simple de spiritueux doivent être disponibles, et que les clients doivent en être informés, par exemple sur la carte et la liste des prix.
À l’écran, cela signifie que chaque ligne de bière pression dispose d’un bouton par format servi, que chaque spiritueux propose une dose simple et une double, et que chaque vin au verre comporte une option de 125 ml, même si personne ne la commande d’un mois à l’autre. Configurez ces options comme des quantités d’un même produit. Ainsi, le stock est décompté d’un seul fût, d’une seule bouteille ou d’un seul carton, et le rapport des ventes indique ce qui est réellement servi, au lieu d’afficher quarante lignes quasi identiques.
Les doubles et les mélanges sont les sources de pertes financières dont personne ne se rend compte. Un double gin enregistré comme un simple, ou un tonic qui n’est jamais facturé, ne représente rien le soir même, mais un montant considérable lors de l’inventaire. Il est utile de calculer ce que chaque mesure devrait vous coûter, et la rubrique « Coût de service au bar» vous guide dans ce calcul.
Ce que la licence exige de la caisse
Une licence d’établissement s’accompagne de conditions, dont plusieurs concernent la caisse. Deux d’entre elles, en particulier, méritent d’être correctement mises en place.
Promotions, happy hours et prix planchers
Presque tous les pubs proposent des offres : une pinte moins chère les après-midis en semaine, une soirée steak accompagnée d’un verre de vin, deux cocktails à prix fixe. Tableview prend en charge la tarification programmée et les règles relatives aux happy hours : les prix changent ainsi à une heure définie sans que personne n’ait à modifier le menu manuellement. Lorsque le menu change, les additions ouvertes précédemment conservent les prix initialement indiqués. Cela évite une conversation délicate avec la table qui a commandé trois tournées au prix de l’happy hour et qui s’apprête à se voir facturer le prix plein pour chacune d’entre elles.
Les promotions autorisées dépendent de la localisation du pub. En Angleterre et au Pays de Galles, les conditions obligatoires interdisent les promotions irresponsables, telles que les jeux à boire ou les boissons à volonté à prix fixe, et l’alcool ne peut être vendu à un prix inférieur au coût des droits d’accise majoré de la TVA. L’Écosse est beaucoup plus stricte. Le prix de l’alcool ne peut être modifié qu’au début d’une période d’au moins 72 heures, ce qui exclut l’« happy hour » classique, et les offres groupées sont interdites. L’Écosse applique également un prix unitaire minimum de 65 pence, et le Pays de Galles dispose de son propre prix unitaire minimum. L’Irlande applique un prix unitaire minimum depuis janvier 2022. Si vous exercez votre activité dans une région où les «happy hours» sont autorisées, notre article sur l’happy hour explique comment en organiser une qui soit rentable.
Avant de lancer une promotion, vérifiez deux choses : qu’elle soit autorisée là où vous exercez votre activité (ce que votre responsable des licences ou votre organisme professionnel pourra confirmer), et que la caisse l’applique uniquement aux articles et aux horaires que vous aviez prévus. Une remise programmée qui s’applique également aux spiritueux le samedi soir peut se révéler être une erreur de frappe coûteuse.
« Challenge 25 » à la caisse
Tous les établissements titulaires d’une licence en Angleterre et au Pays de Galles doivent disposer d’une politique de vérification de l’âge, et la plupart des pubs appliquent le « Challenge 25 » : toute personne semblant avoir moins de 25 ans se voit demander une pièce d’identité avec photo. Une caisse peut transformer cette politique, qui n’est qu’un autocollant sur la porte, en une pratique systématique.
Tableview vous invite à vérifier une pièce d’identité lorsqu’un article soumis à une restriction d’âge est enregistré, consigne chaque vérification avec un horodatage et demande l’intervention d’un responsable si une pièce d’identité est périmée ou semble suspecte. Ce journal de contrôle prend toute son importance dès la première vente contestée. Être en mesure de démontrer que le barman a reçu une invite, a procédé à la vérification et a consigné le résultat peut faire la différence entre un simple avertissement et une révision de la licence. Le contexte plus large des licences concerne les licences et autorisations de restauration.
Activez l’alerte pour chaque produit alcoolisé, et pas seulement pour les spiritueux, et montrez-la aux nouveaux employés dès leur premier service. Elle n’est utile que si personne n’apprend à la contourner.
Comptes, tournées et habitués
Les comptes de pub ne sont pas des comptes de boîte de nuit. Ils sont souvent associés à une table ou à un groupe plutôt qu’à une seule carte, ils peuvent rester ouverts pendant des heures, et la personne qui a ouvert le compte n’est souvent pas celle qui le règle.
Tableview permet de préautoriser une carte lors de l’ouverture d’un compte, de rechercher un compte par nom, par table ou par les quatre derniers chiffres de la carte, de déplacer des articles d’un compte à l’autre ou de les fusionner en deux clics, et de répéter la dernière tournée d’un simple bouton. Cette dernière fonctionnalité peut sembler mineure. Elle ne l’est pas. « La même chose » est probablement la commande la plus courante dans n’importe quel pub un vendredi, et une caisse qui oblige le personnel à refaire la tournée à partir de zéro ralentit le service à chaque fois.
Et puis il y a les habitués. De nombreux pubs tiennent une liste informelle pour les personnes qu’ils connaissent. Quelle que soit la manière dont vous gérez cela, enregistrez-la sur la caisse plutôt que dans un carnet derrière le bar, afin qu’elle apparaisse dans la recette et que personne n’ait à s’en souvenir à la fermeture. Les montants en attente, les départs sans payer et la clôture des comptes à la dernière commande sont tous pris en charge dans la gestion des comptes de bar.
Commandes de plats prises au bar
De nombreuses caisses de pubs ont été conçues à l’origine pour les boissons et ont vu la fonction cuisine s’y ajouter par la suite, et cela se voit. Dans un pub où la cuisine occupe une place centrale, chaque commande doit parvenir au bon endroit en comportant toutes les informations nécessaires à la cuisine.
L’acheminement est primordial. Les boissons ne vont nulle part, les plats sont envoyés en cuisine, les desserts peuvent être acheminés vers une autre section. Chaque bon de commande doit indiquer clairement le numéro de table, les modifications demandées et toute mention relative aux allergies. Sur Tableview Pro, le système d’affichage en cuisine présente les commandes par poste sur un écran, avec des indicateurs d’allergènes et de régimes alimentaires sur chaque bon. Une imprimante suffit amplement dans une petite cuisine, et le comparatif écran KDS ou imprimante vous aide à déterminer à partir de quand un écran devient rentable.
Les allergènes nécessitent une attention particulière dans un pub, car de nombreuses commandes sont prises au bar par une personne qui n’est pas serveuse et qui ne connaît peut-être pas bien les plats. Tableview associe aux plats du menu les 14 principaux allergènes, et ces indications accompagnent la commande. La discussion avec le client reste nécessaire, mais elle est bien plus aisée lorsque l’écran indique au barman quels plats contiennent quoi. C’est là tout l’enjeu de la gestion des allergènes en restaurant.
Et puis, il y a le déjeuner du dimanche. C’est souvent le service le plus chargé de la semaine : le rôti vient à manquer, et lorsque c’est le cas, toutes les caisses et le menu QR doivent immédiatement cesser de le proposer. Indiquez-le comme épuisé dès que la cuisine le signale, et vérifiez lors de la configuration que la modification est répercutée sur tous les écrans sans que personne n’ait à redémarrer quoi que ce soit.
Les fûts, les tonneaux et les pintes que vous n’avez jamais vendues
Un fût de 50 litres contient 88 pintes. Si la caisse indique que 80 ont été servies, les huit autres ont bien dû aller quelque part : nettoyage des conduites, gaspillage, renversements, un service un peu trop généreux, une boisson offerte à un ami. Un certain niveau de perte est normal. Ce que vous devez savoir, c’est quel est ce niveau, et s’il tend à augmenter.
Tableview suit les stocks au niveau des fûts avec une estimation du nombre de verres restants, compare le nombre de bouteilles aux ventes avec une alerte en cas d’écart à chaque service, et consigne les gaspillages et les consommations offertes en les attribuant à la personne qui les a enregistrés. Deux habitudes permettent de tirer parti de ces chiffres. Enregistrez chaque semaine dans la caisse la bière perdue lors du nettoyage des conduites en tant que gaspillage, afin qu’elle ne figure plus parmi les pertes inexpliquées. Et enregistrez les boissons offertes au personnel et aux habitués en tant que consommations gratuites au lieu de les omettre, car une consommation gratuite enregistrée est une décision, tandis qu’une non enregistrée constitue une fuite.
La bière en fût pose un problème différent. Une fois qu’un fût est ouvert, il doit être vendu en quelques jours ; le risque n’est donc pas tant le vol que de commander une quantité inadaptée. Les ventes par fût enregistrées à la caisse vous indiquent si la bière d’invité de ce mois-ci mérite d’être proposée à nouveau. Le comptage, les niveaux de stock de référence et la commande de réapprovisionnement relèvent de la gestion des stocks du restaurant.
Connexions du personnel, annulations et tiroir-caisse
Une forte affluence, beaucoup d’argent liquide et une équipe tournante de salariés à temps partiel : voilà à quoi ressemble un pub le week-end, et c’est le cadre idéal pour les pertes. La caisse est votre principal outil de contrôle, si vous la configurez comme tel.
Chacun dispose de son propre identifiant, et aucun identifiant partagé ne reste jamais ouvert au bar. Les annulations après le service d’une boisson, les remboursements et l’ouverture du tiroir-caisse sans vente nécessitent tous l’intervention d’un responsable. Ensuite, lisez attentivement les rapports. Un barman dont le nombre d’annulations est deux fois plus élevé que celui de ses collègues, ou dont le nombre de transactions non enregistrées augmente les soirs où il est seul en service, n’a rien prouvé, mais vous savez où chercher en premier. Les schémas habituels sont décrits dans l’article sur le vol interne en restauration.
Les rapports de Tableview ventilent les ventes et les performances par membre du personnel, ce qui permet de repérer ces anomalies au cours de la semaine plutôt que lors de l’inventaire trimestriel. L’objectif n’est pas de prendre les gens en flagrant délit. Il s’agit de faire en sorte que travailler honnêtement soit la solution la plus simple.
Pourboires, clôture de caisse et TVA
Pourboires en vertu de la loi de 2023
Depuis le 1er octobre 2024, la loi de 2023 sur l’emploi (répartition des pourboires) impose aux employeurs de Grande-Bretagne de reverser l’intégralité des pourboires, gratifications et frais de service aux salariés sans aucune retenue, de les répartir équitablement, de disposer d’une politique écrite en matière de pourboires et de conserver pendant trois ans les registres détaillant la manière dont les pourboires ont été répartis. Les pourboires versés au cours d’un mois doivent parvenir au personnel au plus tard à la fin du mois suivant.
La plupart de ces pourboires sont enregistrés à la caisse ; configurez donc celle-ci pour faciliter cette tâche. Enregistrez les pourboires versés par carte en fonction de l’addition et de la personne qui a servi le client, séparez les frais de service discrétionnaires des prix figurant sur le menu et conservez les rapports hebdomadaires. Tableview propose des messages personnalisés relatifs aux pourboires et un système de mise en commun des pourboires ; votre comptable ou votre prestataire de services de paie convertit ensuite ces chiffres en registres conformes aux exigences de la loi. Si la différence entre les deux éléments venait à susciter des litiges, l’article frais de service et pourboires permet de clarifier la situation.
Le rapport Z
À la fermeture, la caisse doit permettre un décompte rapide. Tableview génère un rapport Z de fin de soirée qui rapproche les montants en espèces, par carte et sur les comptes, de sorte que la personne chargée de la fermeture puisse compter le tiroir-caisse, le comparer au montant prévu par la caisse et repérer immédiatement tout écart. La signification de chaque ligne est expliquée dans la section « Comment lire un rapport Z ».
TVA et «Making Tax Digital»
Les aliments et boissons servis dans un pub britannique sont soumis à un taux standard de 20 %, et les entreprises assujetties à la TVA tiennent des registres numériques et déposent leurs déclarations via un logiciel dans le cadre du programme «Making Tax Digital». Vos registres de ventes commencent à la caisse ; veillez donc à ce qu’elle génère des rapports par catégorie et par taux de TVA, et qu’elle exporte ces données vers votre logiciel de comptabilité sans que personne n’ait à ressaisir les chiffres. Les taux et les cas particuliers sont détaillés dans l’article sur les taux de TVA en restauration.
Distinguez clairement les ventes de boissons et de plats dans les rapports, même lorsque le taux de TVA est identique. Les boissons et les plats génèrent des marges très différentes, et un pub qui connaît chaque semaine la répartition entre ses ventes de boissons et de plats sait quelle activité finance ses frais d’exploitation.
Pubs liés à une chaîne : avez-vous le choix ?
Tous les pubs ne choisissent pas leur propre caisse. Dans un établissement géré, c’est la chaîne de pubs qui choisit la caisse et la met en place dans l’ensemble de son réseau. Dans un pub en location ou en bail, le locataire gère généralement l’activité, mais peut être lié à la chaîne de pubs pour l’approvisionnement en bière, et parfois pour d’autres aspects. Un pub indépendant choisit tout lui-même.
Si vous êtes locataire, lisez le contrat avant de faire votre achat. Certains précisent les systèmes que vous devez utiliser ou les données de vente que vous devez communiquer. En Angleterre et au Pays de Galles, le « Pubs Code » accorde aux locataires des plus grandes chaînes de pubs certains droits, notamment la possibilité de demander un accord de loyer au prix du marché, ce qui les libère de toute obligation d’approvisionnement. L’Écosse dispose de sa propre législation concernant les pubs liés. Rien de tout cela ne vous empêche de choisir un bon système de caisse. Cela signifie simplement qu’il faut vérifier au préalable.
Les terrasses, les soirées quiz et les matchs
Les soirées qui mettent à l’épreuve la caisse d’un pub sont rarement ordinaires. Un après-midi ensoleillé remplit la terrasse. Le quiz attire quinze équipes, chacune souhaitant ouvrir un compte. Le grand match bondé le bar pendant quatre-vingt-dix minutes et le vide en cinq.
Dans la terrasse, les commandes doivent être prises à l’extérieur, ce qui nécessite un terminal portable ou un téléphone, ainsi qu’un signal Wi-Fi qui atteigne les tables les plus éloignées. Parcourez les lieux avec un appareil lors de la mise en place et repérez les zones sans couverture avant qu’un client ne les remarque. La prise de commandes sur un téléphone, autonomie de la batterie comprise, est détaillée dans l’article sur la caisse de poche. La soirée quiz nécessite l’ouverture rapide de comptes et leur identification par équipe. Le match exige une rapidité fulgurante : un écran à accès rapide affichant les dix boissons les plus vendues, une deuxième caisse sur le comptoir et ce bouton de « redémarrage du tour ».
Les pubs ruraux, en particulier, ont souvent une connexion haut débit irrégulière, et tous les pubs perdent leur connexion à un moment ou à un autre. Tableview fonctionne entièrement en mode hors ligne : il prend les commandes, imprime les tickets de caisse et traite les paiements par carte sans Internet, puis se synchronise dès que la connexion est rétablie. Ce qu’il faut tester avant de s’en fier : le système de TPV hors ligne.
Combien coûte une caisse pour pub ?
Trois éléments composent la facture : l’abonnement au logiciel, le matériel et le traitement des paiements par carte. Les frais liés aux cartes constituent généralement le principal coût récurrent ; ils varient selon le prestataire de paiement et le pays. Demandez donc à connaître votre tarif par écrit plutôt que de vous fier à un chiffre indicatif. Le matériel peut s’avérer peu coûteux si le système fonctionne sur des tablettes que vous possédez déjà. Et examinez attentivement la durée du contrat. Un contrat de location de trois ans pour des terminaux représente un engagement très différent d’un abonnement mensuel que vous pouvez résilier.
Tableview facture par établissement plutôt que par caisse, en dollars américains. L’offre « Starter » coûte 69 dollars par mois avec deux caisses incluses, plus 49 dollars pour chaque caisse supplémentaire. La formule « Pro » coûte 189 dollars par mois avec un nombre illimité de caisses, et inclut l’écran de cuisine, la gestion avancée des stocks, les rapports avancés et les paiements intégrés, qui permettent notamment la préautorisation des cartes sur les comptes ouverts. Un pub qui sert des plats et gère des comptes ouverts optera pour la formule « Pro ». Il n’y a pas de frais d’installation et vous pouvez résilier à tout moment. Toutes les formules sont présentées sur la page des formules tarifaires de Tableview.
Testez-le un vendredi, pas un mardi
Les démonstrations ont lieu lors d’après-midis calmes, avec une seule personne devant l’écran. Ce n’est pas le cas dans les pubs. Ainsi, une fois qu’un système a satisfait aux critères de la liste de contrôle ci-dessus, effectuez un essai lors d’un véritable vendredi soir avec votre propre personnel, votre propre carte et le bar bondé. Profitez-en pour débrancher le routeur pendant cinq minutes.
Configurez ensuite le système en fonction de votre pub plutôt qu’en fonction de la démonstration : vos mesures, vos promotions, vos tables, votre personnel. C’est ce qui fait la différence entre un système de caisse de pub qui vous donne du fil à retordre chaque week-end et un système auquel personne de l’équipe ne pense.
À lire ensuite : comment gérer un gastropub lorsque la restauration prend le dessus, comment ouvrir un bar (licences et frais d’installation), et la formation du personnel de restaurant pour que votre nouvelle équipe maîtrise la caisse en toute confiance.
