La maggior parte dei registratori di cassa venduti ai pub sono stati progettati per un altro tipo di attività. I sistemi per ristoranti partono dal presupposto che tutti si siedano a tavola e paghino alla fine, mentre quelli per bar partono dal presupposto che nessuno mangi. Una cassa per pub deve gestire cibo e bevande in un unico conto, e anche di più, perché lo stesso cliente comprerà una pinta al bancone, ordinerà un hamburger indicando il numero del tavolo, aprirà un conto per il secondo giro e salderà il tutto alle undici.
Poi ci sono tutte quelle cose di cui si occupa un pub e che un ristorante non fa mai. Misure stabilite per legge. Condizioni di licenza che arrivano fino allo schermo della cassa. Una cantina dove ogni fusto perde silenziosamente qualche pinta. Un team di part-timer che cambia ogni trimestre. In un pub dove le bevande sono il fulcro dell’attività, la maggior parte del margine si guadagna o si perde dietro al bancone e giù in cantina, quindi la gestione delle scorte del bar è importante almeno quanto la velocità di risposta dello schermo.
Cosa cercare in una cassa per pub
Se hai solo dieci minuti con un fornitore, controlla questi punti. Tutto ciò che segue entra nei dettagli, comprese le norme del Regno Unito.
- Cibo e bevande ordinati al bancone, al tavolo e tramite codice QR, tutti raggruppati in un unico conto.
- Un pulsante per ogni misura legale, impostata come taglie di un unico prodotto anziché come prodotti separati.
- Prezzi programmati, con i conti aperti che mantengono il prezzo iniziale.
- Una richiesta di verifica dell’età per gli alcolici, con un registro da poter mostrare a un funzionario preposto al controllo delle licenze.
- Conti che puoi aprire, trovare, unire e ripetere senza dover cercare nei menu.
- Ordini in cucina con il numero del tavolo e le eventuali allergie.
- Inventario di fusti e bottiglie, con la pulizia delle linee e le consumazioni gratuite registrate come tali.
- Un account di accesso per ogni membro del personale, l’approvazione del responsabile per gli annullamenti e report che distinguono le bevande alcoliche da quelle analcoliche.
- Una soluzione sensata quando la banda larga va in tilt.
Niente di tutto questo è una novità. È solo che raramente si trova tutto in un unico sistema, e le lacune si notano solo nelle serate di grande affluenza.
Un conto, tre modi di ordinare
Un cocktail bar vende da bere a chi sta in piedi. Un ristorante vende cibo a chi è seduto. Un pub fa entrambe le cose nella stessa sala, spesso alla stessa persona durante la stessa visita, e la cassa deve stare al passo mentre si passa da una cosa all’altra.
Ecco la sequenza che mette in crisi i sistemi più deboli. Una coppia compra due pinte al bancone e paga con la carta. Trova un tavolo, torna indietro e ordina da mangiare al bancone per il tavolo 12. Più tardi un cameriere prende il secondo giro al tavolo e lo aggiunge al tavolo 12. Uno dei due vuole pagare le bevande, l’altro il cibo. Su un buon cassa ci vuole meno di un minuto. Su uno scadente, le bevande vengono addebitate due volte, oppure il cibo finisce al tavolo sbagliato, oppure il barista si ritrova a fare i conti sul retro di uno scontrino.
Quindi, in una demo, simula esattamente questa situazione. Cibo al bancone a nome di un tavolo, bevande aggiunte da un secondo cassa, parte del conto pagato separatamente e il resto chiuso. Guarda quanti tocchi ci vogliono. Se vuoi i dettagli su come dividere il conto, la sezione dedicata alla suddivisione dei conti al ristorante ne parla.
L’ordinazione tramite QR è la terza opzione, e in un pub dà il meglio di sé al secondo e terzo giro, quando il tavolo sa già cosa vuole e il bancone è pieno zeppo. L’ordinazione tramite menu QR di Tableview è inclusa nel piano Starter e invia gli ordini alla cassa e in cucina come qualsiasi altro sistema. L’impostazione che conta per un pub è quali voci compaiono nel menu. Molti gestori sono felici di vendere cibo e bevande analcoliche al tavolo, ma vogliono che i superalcolici vengano acquistati al bancone, dove qualcuno può vedere chi sta bevendo cosa.
Anche l’assortimento cambia durante la giornata. A mezzogiorno un pub incentrato sul cibo sembra un bar. Alle nove di sabato è un locale dove si bevono drink, con la cucina chiusa. Nei giorni delle partite è un bar sportivo. Lo stesso cassa deve gestire tutte e tre le situazioni senza che qualcuno debba riconfigurarlo alle quattro del pomeriggio.
Configurare la cassa del pub per le misure di legge
Nel Regno Unito le misure in cui puoi vendere sono stabilite per legge, e conviene impostare la cassa in base a queste fin dall’inizio, piuttosto che in base a ciò che capita di vedere nella demo di un fornitore.
La birra alla spina e il sidro possono essere venduti in un terzo di pinta, mezza pinta, due terzi di pinta o multipli di mezza pinta. Gin, rum, vodka e whisky si vendono in dosi da 25 ml o 35 ml, o in multipli di queste, e un pub deve scegliere una delle due opzioni e usarla in tutto il locale. Il vino al bicchiere è disponibile in 125 ml, 175 ml o multipli di queste quantità, con 250 ml come bicchiere grande standard. Inoltre, le condizioni obbligatorie per la licenza prevedono che siano disponibili una mezza pinta, un bicchiere di vino da 125 ml e una singola dose di superalcolici, e che i clienti ne siano informati, ad esempio sul menu e sul listino prezzi.
Sullo schermo, questo significa che ogni linea di spillatura ha un pulsante per ogni formato che servi, ogni superalcolico ha una dose singola e una doppia, e ogni vino al bicchiere ha un’opzione da 125 ml anche se nessuno lo ordina da un mese all’altro. Impostale come formati di un unico prodotto. In questo modo le scorte vengono prelevate da un unico fusto, bottiglia o confezione, e il resoconto delle vendite mostra cosa viene effettivamente servito, invece di quaranta voci quasi identiche.
I doppi e i mixer sono dove i soldi se ne vanno senza che nessuno se ne accorga. Un gin doppio registrato come singolo, o un tonico che non viene mai addebitato, sembra una sciocchezza durante la serata ma fa una bella differenza al momento dell’inventario. Vale la pena calcolare quanto dovrebbe costarti ogni misura, e il costo di spillatura al bar ti aiuta a fare i conti.
Cosa richiede la licenza alla cassa
Una licenza per il locale comporta delle condizioni, e molte di queste riguardano la cassa. Due in particolare meritano di essere impostate correttamente.
Promozioni, happy hour e prezzi minimi
Quasi ogni pub propone qualcosa: una pinta più economica nei pomeriggi feriali, una serata dedicata alla bistecca con un bicchiere di vino, due cocktail a un prezzo fisso. Tableview supporta i prezzi programmati e le regole dell’happy hour, quindi i prezzi cambiano a un orario prestabilito senza che nessuno debba modificare manualmente il menu. Quando il menu cambia, i conti aperti in precedenza mantengono i prezzi iniziali. Questo ti evita una conversazione imbarazzante con il tavolo che ha ordinato tre giri al prezzo dell’happy hour e sta per pagare il prezzo pieno per tutti.
Le promozioni che puoi proporre dipendono da dove si trova il pub. In Inghilterra e Galles le condizioni obbligatorie vietano le promozioni irresponsabili, come i giochi alcolici o le bevande illimitate a prezzo fisso, e l’alcol non può essere venduto a un prezzo inferiore al costo dell’accisa più l’IVA. La Scozia è molto più severa. Il prezzo dell’alcol può cambiare solo all’inizio di un periodo di almeno 72 ore, il che esclude il classico happy hour, e le offerte multiple, come il 3x2, sono vietate. La Scozia ha anche un prezzo minimo unitario di 65 pence, mentre il Galles ha un proprio prezzo minimo unitario. L’Irlanda ha introdotto il prezzo minimo unitario da gennaio 2022. Se gestisci un locale dove l’happy hour è consentito, “Che cos’è l’happy hour” spiega come organizzarne uno che ti faccia guadagnare.
Prima di attivare una promozione, controlla due cose: che sia consentita nella zona in cui operi, cosa che può confermare il tuo funzionario preposto alle licenze o l’ente di categoria, e che la cassa la applichi solo agli articoli e alle fasce orarie che avevi previsto. Uno sconto programmato che si applica anche ai superalcolici il sabato sera è un errore di battitura che ti costa caro.
Challenge 25 al punto vendita
Ogni locale con licenza in Inghilterra e Galles deve avere una politica di verifica dell’età, e la maggior parte dei pub usa la “Challenge 25”: a chiunque sembri avere meno di 25 anni viene chiesto un documento d’identità con foto. Una cassa può trasformare questa politica da un semplice adesivo sulla porta in un’abitudine.
Tableview richiede un controllo del documento d’identità quando viene registrata una vendita di un prodotto soggetto a limiti di età, registra ogni controllo con un timestamp e richiede l’intervento del responsabile quando il documento è scaduto o sembra non essere valido. Il registro dimostra la sua utilità già dalla prima volta che una vendita viene messa in discussione. Poter dimostrare che il barista ha ricevuto la richiesta, ha effettuato il controllo e ha registrato il risultato può fare la differenza tra un semplice avvertimento e una revisione della licenza. Il quadro più ampio delle licenze riguarda le licenze e i permessi per i ristoranti.
Imposta la richiesta di verifica per ogni prodotto alcolico, non solo per i superalcolici, e mostrala ai nuovi assunti durante il loro primo turno. È utile solo se nessuno impara a ignorarla.
Conti, giri di bevute e clienti abituali
I conti dei pub non sono come quelli dei locali notturni. Spesso appartengono a un tavolo o a un gruppo piuttosto che a una singola carta, possono rimanere aperti per ore e chi ha aperto il conto spesso non è chi lo paga.
Tableview può pre-autorizzare una carta quando si apre un conto, trovare un conto per nome, posto a sedere o le ultime quattro cifre della carta, spostare articoli tra i conti o unirli con due tocchi, e ripetere l’ultimo giro con un solo pulsante. Quest’ultima funzione può sembrare una sciocchezza. Ma non lo è. “Lo stesso di prima” è probabilmente l’ordine più comune in qualsiasi pub il venerdì, e una cassa che costringe il personale a ricreare il giro da zero rallenta il servizio ogni singola volta.
Poi ci sono i clienti abituali. Molti pub tengono un conto informale per le persone che conoscono. Comunque tu lo gestisca, inseriscilo nella cassa invece che in un taccuino dietro al bancone, così compare negli incassi e nessuno deve ricordarsene alla chiusura. Importi in sospeso, clienti che se ne vanno senza pagare e chiusura dei conti all’ultima ordinazione sono tutti aspetti gestiti nella gestione dei conti da bar.
Ordini di cibo presi al bancone
Molti registratori di cassa dei pub sono stati progettati per le bevande e la funzione cucina è stata aggiunta in un secondo momento, e si vede. In un pub incentrato sul cibo, ogni ordine deve arrivare nel posto giusto con tutte le indicazioni necessarie per la cucina.
L’assegnazione delle destinazioni è fondamentale. Le bevande non vanno da nessuna parte, il cibo va in cucina, i dessert potrebbero andare in una sezione diversa. Ogni scontrino deve riportare chiaramente il numero del tavolo, le modifiche richieste e eventuali note sulle allergie. Su Tableview Pro, il sistema di visualizzazione in cucina mostra le ordinazioni per postazione su uno schermo, con indicatori di allergeni e esigenze alimentari su ogni ticket. Una stampante va benissimo in una cucina piccola, mentre il confronto KDS o stampante ti aiuta a capire quando lo schermo inizia a ripagarsi.
Gli allergeni richiedono particolare attenzione in un pub perché molte ordinazioni vengono prese al bancone, da qualcuno che non è un cameriere e potrebbe non conoscere bene i piatti. Tableview contrassegna le voci del menu con i 14 allergeni principali e questi contrassegni seguono l’ordine. La conversazione con il cliente va comunque fatta, ma è molto più facile quando lo schermo dice al barista quali piatti contengono cosa. Questo è il lato operativo della gestione degli allergeni al ristorante.
E poi c’è il pranzo della domenica. Spesso è il servizio più affollato della settimana, l’arrosto finisce e, quando succede, tutti i registratori di cassa e il menu QR devono smettere subito di venderlo. Segnalalo come esaurito nel momento stesso in cui la cucina lo comunica e controlla durante l’allestimento che la modifica arrivi su tutti gli schermi senza che nessuno debba riavviare nulla.
Fusti, barili e le pinte che non hai mai venduto
Un fusto da 50 litri contiene 88 pinte. Se la cassa dice che ne sono uscite 80, le altre otto sono finite da qualche parte: pulizia delle tubature, spillature a vuoto, versamenti accidentali, una mano generosa, un drink per un amico. Una certa perdita è normale. Quello che devi sapere è quanta sia e se sta aumentando.
Tableview tiene traccia delle scorte a livello di fusto con una stima delle spillature rimanenti, confronta le bottiglie con le vendite con un avviso di scostamento a ogni turno e registra gli sprechi e gli omaggi a nome della persona che li ha registrati. Due abitudini rendono utili questi dati. Inserisci ogni settimana nella cassa la birra persa per la pulizia delle linee come scarto, così smette di apparire come perdita inspiegabile. E registra le bevande per il personale e i clienti abituali come omaggi invece di tralasciarle, perché un omaggio registrato è una decisione, mentre uno non registrato è una perdita.
La birra in fusto è un altro discorso. Una volta aperto il fusto, va venduta entro pochi giorni, quindi il rischio non è tanto il furto quanto ordinare la quantità sbagliata. Le vendite per fusto registrate in cassa ti dicono se la birra ospite di questo mese merita di tornare. Il conteggio, i livelli di scorta e il riordino fanno parte della gestione dell’inventario del ristorante.
Accessi del personale, annullamenti e cassetto della cassa
Affollato, con un sacco di contanti e gestito da un team a rotazione di part-time: ecco com’è un pub nel fine settimana, ed è l’ambiente ideale per le perdite. La cassa è il tuo strumento di controllo principale, se lo imposti come tale.
Ognuno ha il proprio accesso, e un accesso condiviso non rimane mai aperto al bancone. Gli annullamenti dopo che un drink è stato servito, i rimborsi e l’apertura del cassetto senza una vendita richiedono sempre l’intervento di un responsabile. Poi leggi davvero i report. Un barista che ha il doppio degli annullamenti rispetto agli altri, o il cui numero di mancate vendite aumenta nelle serate in cui chiude da solo, non ha ancora dimostrato nulla, ma sai già dove cercare per primo. Gli schemi tipici sono descritti nell’articolo sui furti dei dipendenti nei ristoranti.
I report di Tableview suddividono le vendite e le prestazioni per singolo membro del personale, così queste cose vengono alla luce durante la settimana anziché durante l’inventario trimestrale. L’obiettivo non è cogliere qualcuno in fallo. È rendere il lavoro onesto il modo più semplice per farlo.
Mance, chiusura di cassa e IVA
Mance ai sensi della legge del 2023
Dal 1° ottobre 2024, la legge sull’occupazione (ripartizione delle mance) del 2023 impone ai datori di lavoro in Gran Bretagna di trasferire ai lavoratori tutte le mance, i compensi extra e i supplementi di servizio senza detrazioni, di ripartirli equamente, di avere una politica scritta sulle mance e di conservare per tre anni i registri su come sono state ripartite. Le mance pagate in un mese devono arrivare al personale entro la fine del mese successivo.
La maggior parte di queste mance parte dalla cassa, quindi impostalo in modo che ti sia d’aiuto. Registra le mance delle carte di credito in relazione al conto e alla persona che ha servito il cliente, tieni separati i supplementi di servizio discrezionali dai prezzi del menu e conserva i resoconti settimanali. Tableview offre suggerimenti personalizzati sulle mance e la raccolta collettiva delle mance, e il tuo commercialista o il tuo fornitore di servizi di gestione stipendi trasformerà le cifre nei registri richiesti dalla legge. Se la differenza tra i due dovesse mai causare discussioni, l’articolo servizio e mance chiarirà la situazione.
Il rapporto Z
Alla chiusura, la cassa dovrebbe velocizzare il conteo. Tableview genera un rapporto Z di fine serata che riconcilia contanti, pagamenti con carta e conti aperti, così chi chiude può contare il cassetto, confrontarlo con quanto previsto dalla cassa e individuare immediatamente eventuali discrepanze. Il significato di ogni riga è spiegato nella guida alla lettura del rapporto Z.
IVA e Making Tax Digital
Cibo e bevande serviti in un pub del Regno Unito sono soggetti all’aliquota standard del 20%, e le aziende registrate ai fini IVA tengono registri digitali e presentano le dichiarazioni tramite software nell’ambito del programma “Making Tax Digital”. I tuoi registri di vendita partono dalla cassa, quindi assicurati che riporti i dati per categoria e aliquota IVA e che esporti i dati al tuo software di contabilità senza che nessuno debba digitare di nuovo le cifre. Le aliquote e i casi particolari sono riportati nelle aliquote IVA per i ristoranti.
Separa le vendite di bevande e cibo nei resoconti anche quando l’aliquota IVA è la stessa. Bevande e cibo hanno margini molto diversi, e un pub che conosce la ripartizione settimanale tra bevande e cibo sa bene quale delle due parti sta pagando l’affitto.
Pub in regime di vincolo: puoi scegliere?
Non tutti i pub scelgono autonomamente la propria cassa. In un locale gestito, è la catena a scegliere la cassa e a gestirlo in tutti i locali della rete. In un pub in affitto o in locazione, di solito è l’affittuario a gestire l’attività, ma potrebbe essere vincolato alla catena per la birra e, a volte, anche per altre cose. Un locale indipendente sceglie tutto da solo.
Se sei un affittuario, leggi il contratto prima di fare acquisti. Alcuni specificano quali sistemi devi usare o quali dati di vendita devi condividere. In Inghilterra e Galles, il Pubs Code garantisce agli affittuari delle più grandi catene di pub determinati diritti, tra cui la possibilità di richiedere un accordo basato esclusivamente sull’affitto di mercato, che li libera dal vincolo. La Scozia ha una propria legislazione per i pub vincolati. Niente di tutto ciò ti impedisce di scegliere un buon cassa. Significa solo che devi verificare prima.
Giardini all’aperto, serate quiz e la partita
Le serate che mettono alla prova la cassa di un pub sono raramente ordinarie. Un pomeriggio soleggiato riempie il giardino. Il quiz attira quindici squadre, ognuna delle quali vuole un conto aperto. La partita importante riempie il bar per novanta minuti e lo svuota in cinque.
Nel giardino bisogna prendere le ordinazioni all’aperto, il che significa un terminale portatile o un telefono e un segnale Wi-Fi che arrivi fino ai tavoli più lontani. Fai un giro con un dispositivo durante l’allestimento e individua i punti morti prima che lo faccia un cliente. Prendere le ordinazioni al telefono, batteria inclusa, fa parte della gestione di un POS tascabile. La serata di quiz richiede che i conti vengano aperti velocemente e intestati per squadra. La partita richiede velocità pura: una schermata con i tasti rapidi per le dieci bevande più vendute, una seconda cassa sul bancone e quel pulsante per ripetere il giro.
I pub di campagna, in particolare, tendono ad avere una connessione a banda larga instabile, e ogni pub prima o poi perde la connessione. Tableview funziona in modalità completamente offline, prendendo ordini, stampando scontrini e accettando pagamenti con carta senza Internet, e si sincronizza quando la connessione torna. Cosa testare prima di affidarti a un sistema POS offline.
Quanto costa una cassa per pub?
Il costo si compone di tre elementi: l’abbonamento al software, l’hardware e l’elaborazione delle carte. Le commissioni sulle carte sono di solito il costo ricorrente più alto e variano a seconda del gestore e del paese, quindi chiedi la tua tariffa per iscritto piuttosto che una cifra indicativa. L’hardware può essere economico se il sistema funziona sui tablet che già possiedi. E valuta attentamente la durata del contratto. Un contratto triennale per i terminali è un impegno molto diverso da un abbonamento mensile che puoi disdire.
Tableview addebita il costo per sede anziché per cassa, in dollari statunitensi. Il piano Starter costa 69 dollari al mese con due registratori inclusi, più 49 dollari per ogni registratore in più. Il piano Pro costa 189 dollari al mese con registratori di cassa illimitati e include il display in cucina, la gestione avanzata delle scorte, i report avanzati e i pagamenti integrati, che è ciò che gestisce la pre-autorizzazione delle carte sui conti aperti. Un pub che serve cibo e gestisce conti aperti avrà bisogno del piano Pro. Non ci sono costi di attivazione e puoi disdire in qualsiasi momento. Tutti i piani sono descritti nella pagina dei piani tariffari di Tableview.
Provalo di venerdì, non di martedì
Le demo si svolgono nei pomeriggi tranquilli con una sola persona davanti allo schermo. Nei pub non è così. Quindi, una volta che il sistema ha superato la lista di controllo qui sopra, fai una prova durante un vero venerdì sera con il tuo staff, il tuo menu e il bar pieno zeppo. Già che ci sei, stacca il router per cinque minuti.
Poi configura il sistema in base al tuo pub, non alla demo: le tue misure, le tue promozioni, i tuoi tavoli, il tuo personale. È questa la differenza tra un sistema di cassa per pub che ti dà filo da torcere ogni fine settimana e uno a cui nessuno del team pensa nemmeno.
Leggi anche: come gestire un gastropub se il cibo sta prendendo il sopravvento, come aprire un bar (licenze e costi di avvio) e la formazione del personale di ristorante per far acquisire sicurezza al nuovo team con la cassa.
